speedikon FM Technologietage Instandhaltungsmanagement mit speedikon im Inselspital Bern

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1 Instandhaltungsmanagement mit speedikon im Inselspital Bern pom+consulting AG

2 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Störungsmanagement (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate 9. Erfahrungen / Feedback 2

3 pom+consulting AG Adresse Zürich > pom+consulting AG Technoparkstrasse Zürich +41 (0) / Firmengründung > 1. Februar 1996 Geschäftsführer > Dr. Peter Staub Adresse Bern > pom+consulting AG Bubenbergplatz 4 Postfach 3001 Bern +41 (0) Anzahl Mitarbeitende > 40 Geschäftsleitung > Giuseppe Bilotta > Martin Cremosnik > Manuela Lee > Daniel Meier > Beat Schenker 3

4 pom+ Leistungen Unternehmungsentwicklung Prozess- und Strukturgestaltung Informations- und Kommunikationsmanagement Projektmanagement 4

5 Publikationen pom+consulting AG

6 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate 9. Erfahrungen / Feedback 6

7 Facts und Figures Inselspital Bern Geschichte Inselspital Gründung 1354 Testament von Frau Anna Seiler dass fortan ständig 13 bedürftige Berner im Spital behandelt werden sollen 7

8 Facts und Figures Inselspital Bern Inselareal um

9 Facts und Figures Inselspital Bern Inselareal

10 Facts und Figures Inselspital Bern Auftrag Inselspital/Universitätsspital Sicherstellung der hochspezialisierten medizinischen Versorgungskette des Kantons Bern Spitzenmedizin mit individueller Betreuung zu kombinieren Innovationen und neue Erkenntnisse aus der Forschung Die optimale Behandlung und Betreuung der Menschen, die sich uns anvertrauen, ist unser oberstes Ziel, das wir an 365 Tagen während 24 Stunden mit besten Wissen hoch halten. 10

11 Facts und Figures Inselspital Bern Kennzahlen Inselspital 2004 Betten 960 PatientInnen stationär Pflegetage Durchschnittliche Aufenthaltsdauer 6.5 Tage Stellen 100% Mitarbeitende gesamt ca

12 Facts und Figures Inselspital Bern Arealfläche Inselspital m 2 ½ der Altstadt von Bern 12

13 Facts und Figures Inselspital Bern Direktion Betrieb 13

14 Facts und Figures Inselspital Bern Einsatz speedikon FM 14

15 Facts und Figures Inselspital Bern Bereich Technik Mitarbeiter Bereich Technik 105 Berufsausbildungen 37 Anzahl Gebäude 55 Geschätzter Gebäude- und Anlagenwert 600 Mio Fr EBF nach SIA 180/ m2 Energiekennzahl MJ/m2a Elektroenergieverbrauch MWh Fernwärmeenergieverbrauch MWh Wasserverbrauch m3 Flüssigsauerstoff O m3 15

16 Facts und Figures Inselspital Bern Bereich Technik Volumen Leistungserbringung intern 70 % Volumen Leistungserbringung extern 30 % 16

17 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate 9. Erfahrungen / Feedback 17

18 Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik Prozesse Bereich Technik 18

19 Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik Systemlandschaft 19

20 Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik Fachspezifische Organisation Direktor Betrieb Leiter Bereich Technik Ingenieurteam Technisches Büro Fachbereich Elektrodienste Fachbereich HLK Fachbereich Sanitär Fachbereich Mechanik Fachbereich Gebäudewartung Fachbereich Gärtnerei 20

21 Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik Ist-Situation Instandhaltungsmanagement Anlagen- und Geräteverwaltung > Access-Datenbank Real Hospital > Diverse Listen Störungsmanagement > -Maske auf Intranet > Diverse Listen Instandhaltung > Dispograph > Diverse Listen 21

22 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate 9. Erfahrungen / Feedback 22

23 Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement Projekthistorie 1998 > FM-Konzept Direktion Betrieb Inselspital > Ausschreibung CAFM Wahl von speedikon 1999 > Realisierung Teil Geräteverwaltung > Pilotierung Modul Instandhaltung 2000 > Produktivstart Geräteverwaltung 2002 > Wechsel Geschäftsleitung sfm Neupositionierung IH 2003 > Bereinigung Anforderungen Inselspital 2004 > Projektstart PISA 23

24 Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement Projektname - PISA P = Programm für I = Instandhaltung S = Störungsmanagement A = Anlagen- und Geräteverwaltung 24

25 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate 9. Erfahrungen / Feedback 25

26 Vorgehen PISA Vorgehen allgemein 26

27 Vorgehen PISA Managementsystem Bereich Technik 27

28 Vorgehen PISA Prozessunterstützung Welche Prozesse / Teile aus Prozessen sollen durch ein PISA unterstützt werden? Informationsbedürfnisse Welche Informationen sollen mit PISA ermittelt werden können (Nachweise, Kennzahlen etc.)? 28

29 Vorgehen PISA Prozessunterstützung / Informationsbedürfnisse 29

30 Vorgehen PISA Terminplan Realisierung / Einführung 30

31 Vorgehen PISA Organisation Projekt Auftraggeber Projektausschuss Projektleitung Beratung Lieferant Software RZW/SFM Pilotteam Nutzer Datenerfassungsteam 31

32 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate 9. Erfahrungen / Feedback 32

33 Konzept PISA Ziele Die Software ist voll funktionsfähig und einsatzbereit Die Software unterstützt die Prozesse des Bereichs Technik in idealer Weise Die Software ist einfach zu bedienen (kein System-Spezialist notwendig) Alle Fachbereiche und das technische Büro können mit dem Programm ihre Aufgaben effizient unterstützen 33

34 Konzept PISA Tools und Einbindung Kunden Nutzer: Bereich Technik Hauswirtschaft ELME P+B Bereich Technik Hauswirtschaft P+B 34

35 Konzept PISA Schnittstelle Ablauf Helpdesk TGA Manager 35

36 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate 9. Erfahrungen / Feedback 36

37 Konzept Instandhaltung Wechsel Real Hospital TGA-Manager TGA-Manager voll integriert in andere speedikon-module Mittelfristig Real Hospital weniger unterstützt Gleiche Bedienphilosophie wie andere speedikon-module Geräteverwaltung Abfrage Identifizierung Standort Kosten Inventarnummer Areal Abschreib.-art Bezeichnung GAK Objekt Lebensdauer Jahre Bezeichnung 2 Geschoss Wiederb.-wert sfr Bereich Raum Org.-einheit Fachbereich Detailangaben Kostenstelle Adressen Hersteller Fabrikat Typ Verträge Garantie Lieferant Servive extern Serienummer Wartungsvertrag Service extern Neuwert suchen leeren Inbetriebnahme Auswahl Gerät Nr. Inventarnummer Bezeichnung GAK Bezeichnung 2 Fabrikat Objekt Geschoss Raum Zugehörige Anlagen technische Anlagedaten Dokumentationen Versorgungsbereich Berichte übergeornet untergeordnet neues Gerät erfassen Gerät bearbeiten Gerät kopieren Gerät löschen 37

38 Konzept Instandhaltung Konzept 38

39 Konzept Instandhaltung Auftragsablauf 39

40 Konzept Instandhaltung Kleinanlagen / anlagenübergreifende Arbeiten Viele anlageübergreifende Bauteile müssen gewartet werden (z.b. alle Kondensat-Töpfe, Schmierplan) Viele Kleinanlagen müssen gemeinsam gewartet werden (z.b. Sauerstoffentnahmestellen, Kaffeemaschinen) Inspektionen 40

41 Konzept Instandhaltung Variante 1 Bildung von anlageübergreifenden Aufträgen Variante 2 Bildung von Massnahmengruppen Massnahmengruppen Auftrag: Alle Kondensattöpfe Sektor xy Massnahme: Kondensattöpfe kontrollieren Checkliste Kondensattopf Anlage 1 Kondensattopf Anlage 2 Kondensattopf Anlage 3 Kondensattopf Anlage 4 Kondensattopf Anlage 5 Etc. Auftrag: Kaffeemaschine 1 Massnahme: Kaffee degustieren Auftrag: Kaffeemaschine 2 Massnahme: Kaffee degustieren Auftrag: Kaffeemaschine 3 Massnahme: Kaffee degustieren 41

42 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate / Ausblick 9. Erfahrungen / Feedback 42

43 Konzept Auftragsmanagement (Helpdesk) FM Webdesk Intranet-Portal Prozessabbildung mittels Workflow Rollenabhängiger Benutzerzugriff 43

44 Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) Workflow und Rollen Meldung erfassen Meldung direkt zuweisen Melder Meldung zuweisen Koordinator Zuweisung annehmen Zuweisung ablehnen Priorisieren Arbeitsauftrag zuweisen und terminieren Arbeitsauftrag rückmelden, zuordn. Anl. Wartung / Inspektion ausführen Ausführungsverantwortlicher Mitarbeiter Bereich Technik Abschliessen archivieren Koordinator 44

45 Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) Ablauf Meldungen Gebäudeautomation 45

46 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate 9. Erfahrungen / Feedback 46

47 Projektstand / Resultate Projektstand 47

48 Projektstand / Resultate Instandhaltung Massnahmen 48

49 Projektstand / Resultate Instandhaltung Auftragsgenerierung 49

50 Projektstand / Resultate Instandhaltung Aufträge vorbereiten 50

51 Projektstand / Resultate Instandhaltung Aufträge bestellen 51

52 Projektstand / Resultate Helpdesk Maske Melder 52

53 Projektstand / Resultate Helpdesk Übersicht Koordinator 53

54 Projektstand / Resultate Helpdesk Zuweisung Koordinator 54

55 Projektstand / Resultate Helpdesk Beauftragung Ausführungverantwortlicher 55

56 Projektstand / Resultate Helpdesk - Rückmeldung 56

57 Projektstand / Resultate Helpdesk - Übersicht Bearbeitungsstand für Melder 57

58 Inhalt 1. Facts und Figures Inselspital Bern 2. Prozesse / Ausgangslage Bereich Technik 3. Vorgeschichte Instandhaltungsmanagement 4. Vorgehen PISA 5. Konzept PISA 6. Konzept Instandhaltung 7. Konzept Auftragsmeldungen (Helpdesk) 8. Projektstand / Resultate 9. Erfahrungen / Feedback 58

59 Erfahrungen / Feedback Erfahrungen I/II Einsatzgebiet Instandhaltung / TGA: > TGA-Manager deckt auch erweiterte Bedürfnisse gut ab > IH gut geeignet für systematisches Management der Instandhaltung (insb. wenn Flächenmanagement bereits im Einsatz) > IH für die vollständige Abbildung der operativen Prozesse (inkl. Ersatzteil-, Lagerbewirtschaftung etc.) noch nicht 100% bereit Einsatzgebiet Helpdesk (Webdesk): > Flexible Abbildung einfacher Prozesse > Ideal für Intranet- / Internet-Lösungung > Schnittstelle zu Instandhaltung / TGA brauchbar, aber noch verbesserungsfähig 59

60 Erfahrungen / Feedback Erfahrungen II/II Projektorganisation: > Einbezug aller Beteiligten (inkl. Programmierer) > Der Berater als Übersetzer zwischen den Beteiligten Projektablauf: > Massnahmen im Zentrum > Intensive Pilotierung postitiv > Veränderungsprozess begleiten Konzept: > Prozessorientiertes Gesamtkonzept als Basis > Priorisierung der Entwicklungsschritte (nicht alles auf einmal) > Datenmenge minimieren (weniger ist oft mehr) > Einführung allenfalls ebenfalls schrittweise 60

61 Erfahrungen / Feedback Konzentration auf das Wesentliche Nicht komplizierter als notwendig keep it as simple as possible but not simpler 61

62 Erfahrungen / Feedback Konzentration auf das Wesentliche den Karren nicht überladen 62

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