Verhaltenskodex - Code of Conduct Pfeifer GmbH

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1 Verhaltenskodex - Code of Conduct Pfeifer GmbH Die Umsetzung dieses Verhaltenskodex wird durch das Unternehmen Ohrndorf und Partner als Wirtschaftsprüfer der Pfeifer GmbH im Rahmen einer Compliance Prüfung überprüft.

2 I. Unsere Mission Der nachhaltige Erfolg der Pfeifer GmbH als deutschlandweit führender Anbieter von Dienstleistungen auf dem Gebiet der Schadenssanierung basiert auf unserer Kompetenz und Verlässlichkeit, Kunden- und Werteorientierung, vor allem aber auf unseren motivierten und verantwortungsvoll handelnden Mitarbeitenden. Die Pfeifer GmbH bekennt sich nachdrücklich und vorbehaltslos zur Einhaltung aller geltenden Rechtsvorschriften. Die Pfeifer GmbH ist an einer nachhaltigen Zusammenarbeit mit ihren Geschäftspartnern interessiert, die auf der überzeugenden Qualität ihrer Dienstleistungen und nachhaltigen Preisgestaltung beruht. Das Vertrauen unserer Kunden wie auch unserer Lieferanten und Subunternehmer darf nicht durch Korruption gefährdet werden. Gleiches gilt im Umgang mit allen staatlichen Stellen. Zu diesem Zweck hat die Pfeifer GmbH den vorliegenden Verhaltenskodex erstellt. Der Verhaltenskodex umreißt die Grundsätze der Firmenverantwortlichkeit bei der Pfeifer GmbH: Er beschreibt die persönlichen, ethischen und professionellen Prinzipien, die alle Mitarbeitenden der Pfeifer GmbH einhalten müssen. Reinhard Fries Geschäftsführer Pfeifer GmbH II. Compliance-Organisation Die Compliance-Struktur der Pfeifer GmbH definiert eine/n für Compliance verantwortlichen Mitarbeitenden, die/der außerhalb der direkten Führungslinie angeordnet ist und allen Mitarbeitenden und Anspruchsgruppen der Pfeifer GmbH als Anlaufstelle für Fragen und Meldungen zu Compliance-Themen dient. Die für Compliance verantwortliche Person stellt die Behebung und Sanktionierung von Verstößen gegen den Verhaltenskodex sicher. Sie rapportiert in erster Stufe an den Geschäftsführer sowie in zweiter Stufe direkt an den Beirat. Seite 2 von 9

3 Compliance-Organisation Pfeifer GmbH 1b Beirat Geschäftsführer 2 1a Compliance Verantwortliche/r Niederlassung 1 Niederlassung 2 Niederlassung [ ] 1 2 Eskalationsstufe: Geschäftsführer Eskalationsstufe: Beirat Die Position als Compliance-Verantwortliche der Pfeifer GmbH wird durch Frau Elke Taubitz wahrgenommen (Tel: , e.taubitz@pfeifer-gmbh.de). Für Fragen und Hinweise, die diesen Verhaltenskodex und seine Einhaltung betreffen, stehen den Mitarbeitenden Herr Fries als Geschäftsführer sowie Frau Taubitz als Compliance- Beauftragte jederzeit zur Verfügung. In Zweifelsfällen ist das richtige Verhalten unbedingt im Vorfeld mit der Geschäftsführung oder der Compliance-Beauftragten abzustimmen. Fragen Sie lieber einmal zu viel! III. Geltungsbereich Dieser Verhaltenskodex ist für jedes Organmitglied und für jede(n) andere(n) Mitarbeitende(n) der Pfeifer GmbH mit seiner Bekanntmachung unmittelbar verbindlich. Die in diesem Verhaltenskodex niedergelegten Grundsätze gelten als roter Faden zur Entscheidungsfindung. Sie sind nicht erschöpfend und entbinden keine(n) Mitarbeitende(n) der Pfeifer GmbH von der Pflicht, die (möglicherweise strengeren) nationalen und internationalen Gesetze sowie allfällige vertragliche Verpflichtungen zu beachten. Für die Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen und Verhaltensregeln ist jede(r) Mitarbeitende verantwortlich. Seite 3 von 9

4 IV. Unsere Mitarbeitenden: Professionalität, Zusammenarbeit und ökologisches Verhalten 1. Wir verlangen von allen Mitarbeitenden Professionalität Wir erwarten von jeder/jedem Mitarbeitenden, dass sie/er sich stets professionell verhält und ihren/seinen Pflichten auf verantwortungsvolle, gewissenhafte und ethisch saubere Art und Weise nachkommt. Jede(r) Mitarbeitende hat im besten Interesse der Pfeifer GmbH zu handeln und Geschäftschancen für die Pfeifer GmbH zu suchen und wahrzunehmen. Kein(e) Mitarbeitende(r) darf Aktivitäten nachgehen, die den Geschäftsinteressen der Pfeifer GmbH zuwiderlaufen. Solche Interessenkonflikte können z.b. bei Einstellung oder Förderung von Verwandten oder Freunden auftreten. Jede(r) Mitarbeitende hat das Eigentum der Pfeifer GmbH zu respektieren und mit ihr/ihm anvertrauter Ausrüstung und ihr/ihm überlassenem Material verantwortungsbewusst und mit der gebotenen Sorgfalt umzugehen. Anvertraute Ausrüstung und überlassenes Material sind ausschließlich im Rahmen der Geschäftsaktivität der Pfeifer GmbH einzusetzen, soweit den Mitarbeitenden eine private Nutzung nicht ausdrücklich gestattet ist. Unsere Mitarbeitenden sind oftmals beim Kunden in dessen Privaträumen tätig. Sie haben auf ein höfliches Auftreten und die gebotene Diskretion zu achten. Mitarbeitenden ist es streng untersagt, an ihrem Arbeitsplatz unter Einfluss von Alkohol oder sonstigen Drogen zu stehen. Jegliche Art von Diebstahl am Unternehmen oder an Kunden, Lieferanten oder anderen Parteien ist inakzeptabel und wird juristisch geahndet. 2. Wir wollen eine gute Arbeitsumgebung schaffen Die Pfeifer GmbH will für ihre Mitarbeitenden stets ein attraktiver Arbeitgeber sein. Unser Betriebsklima ist durch die Prinzipien "Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Vertrauen" gekennzeichnet. Alle Mitarbeitenden sind eingeladen, sich mit Vorschlägen einzubringen, wie das Betriebsklima noch weiter verbessert werden kann. Das Wohlergehen unserer Mitarbeitenden liegt uns in besonderem Maße am Herzen. Wir tolerieren daher keinerlei Form von Mobbing, z.b. Isolierung, Beschimpfung oder körperliche Misshandlung oder Schikanierung. Für ein angenehmes Betriebsklima und den Erfolg unserer Tätigkeit ist ein reger Informationsaustausch zwischen unseren Mitarbeitenden besonders wichtig. Bei der Pfeifer GmbH kann jeder mit jedem sprechen, über Funktionen und organisatorische Ebenen hinweg. Seite 4 von 9

5 3. Wir folgen dem Grundsatz der Gleichbehandlung Die Pfeifer GmbH bekennt sich zum Grundsatz der Chancengleichheit. Mitarbeitende werden allein aufgrund ihrer Qualifikation eingestellt und gefördert, unabhängig von Rasse, Religion, Alter, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung, politischer Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Familienstand oder Behinderung (ohne Bezug zu der jeweils zu erfüllenden Aufgabe). Jede(r) Mitarbeitende wird entsprechend ihrer/seiner individuellen Leistung und ihrem/seinem Beitrag zum Unternehmenserfolg fair entlohnt. 4. Wir fühlen uns dem Schutz unserer Umwelt verpflichtet Wir bekennen uns zum Umweltschutz und setzen uns daher dafür ein, alle negativen Auswirkungen unserer Tätigkeiten auf die Umwelt zu reduzieren. Wo dies möglich ist, wollen wir effiziente und ressourcenschonende Materialien und Prozesse einsetzen. V. Kunden und Lieferanten 1. Wir handeln ehrlich und integer Loyale, zufriedene Kunden sind die Grundlage unserer Reputation. Ehrlichkeit und Integrität bei allen Kontakten zu Kunden sind die Voraussetzung für gewinnbringende, langfristige Geschäftsbeziehungen. Die Pfeifer GmbH wird ihren Kunden stets die gebotenen Informationen zukommen lassen und nur Verpflichtungen eingehen, die wir auch einhalten können. Dazu gehört auch, dass wir unsere Kunden klar und umfassend über die Art und Weise, den Fortschritt und den Abschluss unserer Tätigkeiten informieren. Unseren Kunden gegenüber treten wir stets offen, höflich und hilfsbereit auf. 2. Wir achten auf eine angemessene Compliance bei Lieferanten/Unterauftragnehmern Die Pfeifer GmbH erwartet von ihren Lieferanten und Unterauftragnehmern, dass sie sich ebenfalls an die wesentlichen in diesem Verhaltenskodex niedergelegten Prinzipien halten. Wir machen keine Geschäfte mit Lieferanten und Unterauftragnehmern, die es versäumen, anwendbare Gesetze und Bestimmungen einzuhalten. Seite 5 von 9

6 VI. Gesetzestreues Verhalten Compliance Die Beachtung und Einhaltung von Gesetz und Recht ist für alle Mitarbeitenden der Pfeifer GmbH oberstes Gebot. Gesetzesverstöße müssen unter allen Umständen vermieden werden, insbesondere Korruption im Geschäftsverkehr. 1. Korruption im Geschäftsverkehr Korruption ist strafbar und wird nicht geduldet. Grundsatz Was ist Korruption? Korruption ist im Geschäftsleben und im Verkehr mit staatlichen Stellen anzutreffen. Korruption liegt vor, wenn ein Vorteil als Gegenleistung für eine unlautere Bevorzugung beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen gewährt werden soll. Wichtig: der Vorteil muss nicht zwingend in Geld oder in Geschenken bestehen. Es ist auch nicht entscheidend, ob der Vorteil der/dem Mitarbeitenden selbst oder einem Dritten zugutekommt. Korruption kommt insbesondere in der Form von Bestechungs- und Schmiergeldern vor. Bestechungsgelder werden bezahlt, um eine konkrete Gegenleistung zu erhalten, für die kein Rechtsanspruch besteht (z.b. Gewinnen eines Auftrags). Schmiergelder hingegen sollen häufig Keine Gewährung oder Entgegennahme von Vorteilen im Umgang mit Geschäftspartnern Umsetzung im Geschäftsalltag Jegliche private Rückvergütungen sind unzulässig (aufgepasst bei zweifelhaften Beraterverträgen) Geschenke (aktiv und passiv) müssen auftragsunabhängig sein, sind offen zu legen und dürfen EUR 100 nicht überschreiten Vermeidung von Bargeld im geschäftlichen Verkehr Wahren Sie Augenmaß und vermeiden Sie jegliche Vorteilsgewährung oderentgegennahme im Geschäftsverkehr. Im Zweifel: Fragen! Mitarbeitende von Geschäftspartnern oder staatlichen Stellen wohlgesonnen stimmen und so bestimmte Verfahren und Entscheidungen beschleunigen und deren Ausgang beeinflussen. Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Interessen der Pfeifer GmbH zu schützen. Die Interessen der Pfeifer GmbH und die privaten Interessen der Mitarbeitenden sind strikt zu trennen. Es gelten hierzu die folgenden Leitlinien: Seite 6 von 9

7 a. Anbieten und Gewähren von Vorteilen Die Pfeifer GmbH kämpft ausschließlich mit Hilfe der Qualität und dem Preis ihrer Dienstleistungen um Aufträge. Jede Form von privaten Rückvergütungen, Kickbacks sowie anderen privaten Wertvorteilen sind grundsätzlich unzulässig. Darüber hinaus sind Rückvergütungen und Rabatte im Geschäftsverhältnis mit der Geschäftsführung abzusprechen und transparent zu machen. Es ist daher unzulässig, sich durch Anbieten, Versprechen oder Gewähren von Vorteilen an Amtsträger oder Angestellte von Kunden bei der Auftragsvergabe oder im sonstigen geschäftlichen Verkehr eine unerlaubte Bevorzugung gegenüber unseren Wettbewerbern zu verschaffen. Dieses Verbot gilt für jede Art von Zuwendungen. Ausgenommen sind lediglich Geschenke und geringfügige Aufmerksamkeiten, die im Geschäftsverkehr üblich sind, z.b. symbolhafte oder geringwertige Gelegenheits- und Werbegeschenke, und keine unangemessene Einflussnahme darstellen. überschreiten. Geschenke dürfen nur unabhängig von bestimmten Aufträgen vergeben werden. Sie müssen im Unternehmen offen gelegt werden und dürfen den Wert von EUR 100 nicht b. Fordern und Annehmen von Vorteilen Kein(e) Mitarbeitende(r) darf ihre/seine berufliche Stellung gegenüber Geschäftspartnern (seien es Kunden, Zulieferer oder Unterauftragnehmer) zum eigenen Vorteil oder zum Vorteil eines Dritten ausnutzen. Die Geschäftspartner sind stets fair und korrekt zu behandeln und die Entstehung persönlicher Abhängigkeiten oder Verpflichtungen ihnen gegenüber ist zu vermeiden. Von Geschäftspartnern darf kein persönlicher Vorteil gefordert oder angenommen werden. Dies gilt auch für Vorteile zugunsten von Familienangehörigen, Freunden, Bekannten oder nahestehenden Organisationen (z.b. Sportvereine). Ausgenommen hiervon sind lediglich Einladungen von Geschäftspartnern, wenn Anlass und Umfang der Einladung angemessen sind, sowie geringfügige Aufmerksamkeiten, soweit dies den üblichen Geschäftsgepflogenheiten entspricht. Geschenke dürfen nur bis zu einem Wert von EUR 100 angenommen werden. Die Annahme von Geldgeschenken ist strikt untersagt. Seite 7 von 9

8 Ohne vorherige Genehmigung durch den Vorgesetzten dürfen Mitarbeitende keine Aufträge, Freigaben oder Ähnliches an Geschäftspartner erteilen, zu denen sie in einem verwandtschaftlichen oder einem anderen Näheverhältnis stehen, z.b. Erteilung eines Unterauftrags an einen Handwerkerbetrieb, der dem Bruder eines Mitarbeiters gehört. Mitarbeitende sollten private Aufträge an Unternehmen, die sie auch im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit für die Pfeifer GmbH beauftragen, nur zu marktüblichen Konditionen vergeben, d.h. insbesondere von diesen Unternehmen keine rabattierten Leistungen beziehen. Kleinere Werbegeschenke, Bewirtungen und Einladungen sind im Geschäftsverkehr häufig anzutreffen und auch nicht schlechthin ein Indiz für Korruption. Deshalb werden sie von der Pfeifer GmbH im Rahmen des geschäftlich und sozial Üblichen auch gebilligt. Es ist aber darauf zu achten, dass, wenn derartige Aufmerksamkeiten mit einer gewissen Regelmäßigkeit gewährt werden oder im Einzelfall von ungewöhnlich hohem Wert sind, die Gefahr besteht, dass sich Mitarbeitende einer schleichenden Abhängigkeit gegenüber Dritten aussetzen. Es ist daher auch hier stets Augenmaß und Zurückhaltung gefordert. c. Bargeldverkehr Barzahlungsgeschäfte (seien es Ein- oder Auszahlungen) sind im Rahmen des Geschäftsverkehrs der Pfeifer GmbH grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Vorgesetzten. Eine Ausnahme besteht weiterhin für Barzahlungen im Rahmen von Geschäftsreisen der Mitarbeitenden. Hier sind Barzahlungen in üblicher Höhe, z.b. für Hotel, Bewirtung oder Taxi, zulässig. 2. Vermeidung von wettbewerbswidrigem Verhalten Es ist strikt darauf zu achten, dass Mitarbeitende der Pfeifer GmbH sich nicht an wettbewerbswidrigem Verhalten (gleich in welcher Form) beteiligen. Zu unterlassen sind insbesondere: a) Preisabsprachen mit Wettbewerbern, wie z.b. Zeitpunkt von Preisänderungen, Abstimmung von Rabattstaffeln etc. b) Absprachen mit Wettbewerbern über nicht preisbezogene Konditionen, zu denen die Pfeifer GmbH ihre Leistungen erbringt. Seite 8 von 9

9 c) Absprachen mit Wettbewerbern über Marktaufteilung, wie z.b. die Aufteilung von Gebieten, Kunden oder Quoten. d) Austausch von marktrelevanten Informationen mit Wettbewerbern, z.b. Preise, Kosten, Rabatte, Konditionen und Marktanteile. VII. Einhaltung dieses Verhaltenskodex Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, diesen Verhaltenskodex und das geltende Recht streng zu beachten. Sämtliche Führungskräfte sind aufgefordert, ihre Mitarbeitenden über diesen Verhaltenskodex zu informieren und sicherzustellen, dass dieser Verhaltenskodex in der Praxis eingehalten wird. Verletzungen dieses Verhaltenskodex ziehen je nach Art und Ausmaß Konsequenzen nach sich. Wurde eine Verletzung des Kodex festgestellt, ist die Reaktion auf die Verletzung eine Untersuchung, die zu Disziplinarmaßnahmen, zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Erstattung einer Strafanzeige führen kann. Mitarbeitende, denen Verletzungen des Kodex zur Kenntnis gelangen, sollten diese dem unmittelbaren Vorgesetzten, der Geschäftsführung oder der/dem Compliance Beauftragten melden. Seite 9 von 9