Welche Aufgaben erwarten den neuen Verwalter nach Übernahme einer WEG-Verwaltung

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1 Welche Aufgaben erwarten den neuen Verwalter nach Übernahme einer WEG-Verwaltung Dipl.-Kfm. Richard Kunze Ein Überblick aus der Sicht des Praktikers 1

2 Inhalt: 1.Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Verwalterwechsels 2.Übernahme von Verwaltungsunterlagen -Unterlagen vor Beginn der Bestellung -Prüfung der Verwaltungsunterlagen auf Vollständigkeit -Übersicht über die laufenden Verwaltungsvorgänge -Übergabeprotokoll 3.Einrichtung des Verwaltungsmandats 4.Erstellung der Hausgeldabrechnung der Vorperiode 5.Technische Bestandsaufnahme 6.Prüfung der bisherigen Verwaltungsarbeit auf Ordnungsmäßigkeit 7.Information von Beirat/ Eigentümer über die Übernahme 2

3 1. Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Verwalterwechsels Beendigung des Verwaltungsmandats mit dem Vorverwalter - durch Ablauf der Bestellung -durch Abberufung -durch Mandatsniederlegung - durch einvernehmliche Beendigung Begründung des Verwaltungsmandats mit dem neuen Verwalter - Beschluss der Bestellung ordnungsgemäß und vollständig? -Heilung nicht ordnungsgemäßer Bestellung -wirksame Vereinbarung des Verwaltervertrags -wirksame Verwaltervollmacht 3

4 2. Übernahme von Verwaltungsunterlagen Hol- oder Bringschuld? welche Unterlagen muß der Vorverwalter herausgeben? Papierform oder Datenträger? wann sind die Unterlagen herauszugeben? 4

5 2. Übernahme von Verwaltungsunterlagen Verwaltungsunterlagen vor Verwaltungsübergang zum Einrichten des Mandats: - Teilungserklärung mit Nachträgen -aktuelle Eigentümerliste mit Eigentumswechsel in Vorperiode - letzte Gesamt- und Einzelabrechnungen - aktuelle (Einzel-)Wirtschaftspläne - Gläubiger ID der WEG 5

6 2. Übernahme von Verwaltungsunterlagen Prüfung der Verwaltungsunterlagen auf Vollständigkeit -Checkliste mit Standardunterlagen und zu erwartende Unterlagen nach Art der Liegenschaft - wichtig: vollständige Buchhaltungsunterlagen -wichtig: detailliertes Protokoll -Übergabe unter Zeugen (Beiräte)? - fehlende Unterlagen unverzüglich anfordern/ einklagen 6

7 3. Einrichtung des Verwaltungsmandats Analyse der Teilungserklärung und der Bestandsbeschlüsse Abbildung der Bestands- und Rechtsstruktur in Verwaltungsprogramm und Organisationsunterlagen - Einrichtung der Objektbuchhaltung - Aufnahme der laufenden Verwaltungsvorgänge - Einrichtung der Objektordner - Einrichten der Bankkonten 7

8 4. Erstellung der Hausgeldabrechnung der Vorperiode durch den neuen Verwalter? 28 III WEG: Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung zu erstellen. Verpflichtung des Vorverwalters durch Vertrag? Nachbuchung aller Geschäftsvorfälle oder Übernahme der Kontensalden? Vorsicht bei Übernahmen von Instandsetzungsrücklage? ohne Vermögensstatus! Behandlung nicht aufgelöster Jahresabgrenzungen der Vorjahre 8

9 5. Technische Bestandsaufnahme Objektbegehung mit Beirat/ Hausmeister/ informierten Personen Ausführliche Bestandsaufnahme mit Protokoll und Bildern Prüfung der Wartungsunterlagen auf Vollständigkeit Prüfung der Verkehrssicherheit Klärung behördlicher Auflagen 9

10 6. Prüfung der bisherigen Verwaltungsarbeit auf Ordnungsmäßigkeit entspricht die Abrechnung der TE und den Beschlüssen? ist das Objekt ordnungsgemäß versichert? sind bestehende Arbeitsverträge mit Hausmeister und Reinigungspersonen rechtskonform? sind bestehende Wartungsverträge aktuell? ist die Bearbeitung der Versicherungsschäden aktuell? bestehen Hausgeldrückstände? bestehen Klageverfahren? Der neue Verwalter haftet für die Fortführung nicht ordnungsgemäßer Verwaltung! 10

11 7. Information von Beirat und Eigentümer über die Übergabe Bericht über - den Zustand der übernommenen Unterlagen - fehlende Verwaltungsunterlagen - den Objektzustand - bisherige nicht ordnungsgemäße Verwaltung 11

12 Vielen Dank für Ihr Interesse! 12

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