Mag. Helmut Katzenberger, WP/StB

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1 Methoden aus der Abschlussprüfung zur Qualitätssicherung von digital geführten Buchhaltungen Wie können Steuerberater von Abschlussprüfern lernen und von praxiserprobten Methoden der Abschlussprüfung profitieren? Dipl.-Inform. (FH) Christian Weinzierl Mag. Helmut Katzenberger, WP/StB Im Berufstand wird derzeit heftig darüber diskutiert, in wie weit es sinnvoll erscheinen mag den direkten Zugang zum Wirtschaftsprüfer ohne eine vorherige Ausbildung und Prüfung zum Steuerberater zu ermöglichen. Manche Gespräche erwecken den Eindruck, dass es sich um zwei völlig voneinander unabhängige Berufsgruppen handeln könnte. Synergien zwischen Steuerberatung und Abschlussprüfung Wir möchten in unserem Aufsatz einige mögliche Gemeinsamkeiten aufzeigen. Wir sehen Synergien aus bereits heute praktizierten Verfahren in der Abschlussprüfung und den daraus ableitbaren Arbeitserleichterungen in der Steuerberatung. Im Speziellen möchten wir auf Prüfungsprozesse in der Abschlussprüfung eingehen, die sich unseres Erachtens auch für Qualitätssicherungsverfahren im Buchführungsprozess eignen. Diese Verfahren werden unserer Meinung nach dann notwendig und vorteilhaft, wenn die Arbeitsabläufe einer digital geführten Buchhaltung möglichst weitreichend automatisiert werden sollen. Grundlegend lässt sich eine digital und automatisiert geführte Buchhaltung auch ohne neue Methoden oder Anleihen aus der Abschlussprüfung umsetzen, wir können jedoch aus der Praxis der bisherigen Erfahrung mit digitalen Buchführungsabläufen schon erkennen, dass dann entweder statt Kosteneinsparungen Mehraufwände mit der digitalen Buchführung verbunden sind, oder die Qualität der Buchführung gefährdet sein kann. Hierzu scheint es uns sinnvoll den Begriff bzw. das Verfahren einer digitalen und automatisierten Buchführung einmal konkreter zu definieren. Digitale und automatisierte Buchführung Wesentliche Kriterien einer digitalen und - automatisierten Buchführung sind für uns - Möglichst vollständige elektronische Verfahren der Belegverarbeitung - Möglichst vollständiges Erzeugen von Buchungssätzen aus Daten- oder Belegsätzen - Bestenfalls keine manuelle Erfassung von Buchungssätzen. Dies bedeutet, dass im besten Fall ein Buchhalter alle Buchungssätze über die (bis zu) fünf Belegarten - Kassa - Bank - Eingangsrechnung - Ausgangsrechnung - Lohnbeleg vollständig automatisiert im Buchhaltungssystem zu Buchungssätzen verarbeitet und bereitgestellt bekommt. Dies klingt nach der Buchführung auf Mausklick. Nun, die Praxis zeigt, dass - ein - Mausklick (noch) nicht ausreicht und erst wenige Buchhaltungsmandate die (Daten-/Beleg-) Basis für dieses Bearbeitungsszenario liefern, jedoch zeigt die Praxis gleichermaßen durch die bereits weitestgehend so abbildbaren Buchhaltungen, dass diese Idealvorstellung in nicht allzu ferner Zukunft technologisch sicher machbar ist. Die eigentliche Herausforderung bei der Einführung und Umsetzung ist nämlich nicht die Technologie sondern, dass das Buchhaltungssystem nur so intelligent ist, wie es vom Anwender Informationen zur Mandantenbuchhaltung mit bekommt. Und dann gilt der Grundsatz: Je mehr Buchhalterwissen wir dem Buchhaltungssystem mitgeben, desto mehr Arbeit wird das System für den Buchhalter übernehmen. Die Krux an der Sache ist, dass dieses 1

2 Buchhalterwissen systematisch, also vom Buchhaltungssystem korrekt einsetzbar quasi programmiert werden muss. Und wie bei jedem Programm muss dieses System dann getestet und gewartet werden. Und zwar nicht einmal, sondern immer dann, wenn in der Mandantenbuchhaltung Änderungen vorgenommen werden, z.b. neue Konten hinzugenommen oder z.b. Kontenzuordnungen verändert werden. Aber dazu später mehr. Qualität einer Buchführung Nachdem wir bisher noch keine allgemein gültige Definition für die (Steuerberater-) Qualität einer Buchführung vorgefunden haben, versuchen wir diese im Interesse der Frage der Qualitätssicherung einer digital und automatisiert geführten Buchhaltung an dieser Stelle einmal grundlegend und beispielhaft 1 zu definieren. Basis hierfür ist der für uns logische Ansatz, dass ich nur eine Qualität sichern kann, wenn ich diese auch vorher definiert habe. Zur Definition einer Buchführungsqualität erscheinen uns zwei Blickwinkel sinnvoll. Zum einen der Blickwinkel aus Klientensicht, zum anderen der Blickwinkel aus Kanzlei- und Produktionssicht. Für die Ableitung von Maßnahmen zur Qualitätssicherung können wir uns auf die Kanzlei- und Produktionssicht beschränken, wenngleich natürlich die Leistungsseite hin zum Klienten einen maßgeblichen Anteil auf die Produktion haben kann und dadurch die Produktionsbreite vor allem beeinflusst wird. Um den Rahmen dieses Aufsatzes nicht zu sprengen, möchten wir uns auf die Produktionsqualität für eine übliche Buchhaltung beschränken und diese ist definiert durch den wesentlichen Faktor sachlich richtig. Wann also ist eine Buchhaltung in Steuerberaterqualität sachlich richtig? Wir sehen diesen Faktor erfüllt, wenn die Rechtssachverhalte aus handelsrechtlicher Sicht (UGB), dem individuellen Informationsbedürfnis des Mandanten entsprechend und aus steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Sicht (EStG, KöStG, GebG, KVG und vor allem UStG) erfüllt sind. Damit sehen wir auch keinen bahnbrechenden Unterschied in der Frage der Qualität zwischen einer manuell oder auf Papierbasis geführten Buchhaltung und einer digitalen Buchhaltung. Somit bedarf es im Grunde auch keiner neuen Definition der Buchhaltungsqualität, sondern es genügt die bestehende Qualität einer Buchhaltung (ggf. je Mandat) auf Basis der vorliegenden Qualitätsdefinition (möglichst transparent für alle betreffenden Mitarbeiter und ggf. Klienten schriftlich-) festzuhalten. Wozu dann die Frage nach einer definierten Buchhaltungsqualität? Diese Fragestellung ist relevant, weil das Verfahren der Qualitätssicherung bei einer von einem IT-System (als Blackbox) durchgeführten Buchhaltung vom Verfahren einer vom Papier gebuchten Buchführung maßgeblich abweicht. Die papiergeführte Buchführung erlaubt dem Buchhalter bei jedem Beleg während der Erfassung per Sichtkontrolle alle qualitätsrelevanten Kriterien 2 einzeln zu prüfen. Ob dies in allen Fällen bisher geschehen ist und auch ob all diese Kriterien jedem Buchhalter bewusst waren, soll an dieser Stelle unbeantwortet bleiben. Fakt ist aber allenfalls, dass dies der absolute Unterschied des papiergebundenen Buchhaltungsprozesses gegenüber dem digitalen und automatisierten Buchführungsprozess ist. Beim digitalen und automatisierten Buchhaltungsprozess führt der Buchhalter im Bearbeitungsprozess (bei der Buchung) keine Sichtkontrolle durch. Daher benötigen wir, im Interesse der weiter oben aufgeführten Vorteile einer digital und automatisiert geführten Buchhaltung, alternative Methoden der Qualitätskontrolle. An dieser Fragestellung können wir Chance und Herausforderung einer digital geführten Buchhaltung gleichermaßen erkennen. Systematisierung von Qualitätskontrollen Mit dieser Frage stehen wir an der Schwelle eine individuelle und personenabhängige Arbeitsleistung Buchhaltung in eine EDV-basierte Leistung zu transformieren. Wir nutzen mit dem Überschreiten dieser Schwelle die faszinierenden Möglichkeiten unserer komplexen IT, wir partizipieren in der Buchhaltung an den Vorteilen der Informationsgesellschaft. Eine ähnliche Situation war in den 90er Jahren im freien Beruf bei den Architekten zu beobachten. Zu diesem Zeitpunkt begann der Siegeszug der CAD-Anwendungen. Einige Jahre gelang es altgedienten Architekten noch an der Konstruktion mit Bleistift auf Papier festzuhalten. Die vergleichbar günstigen Produktionskosten einer sich Schablonen und fertiger Konstruktionsteile bedienender EDV-gestützter Konstruktion (Computer Aided Design) und der Flexibilität bei Änderungswünschen der Kunden, hatte aber die Gruppe der traditionistischen Architekten auf Dauer nichts entgegenzusetzen. Der Nutzen durch Computer Aided hat den Aufwand für den einzelnen Architekten bei der Umstellung von Papierkonstruktionen auf CAD-Verfahren aus Sicht des Marktes (der Kunden) überstiegen und den Architekten zur Überschreitung dieser Schwelle gezwungen. Genau dieser Schritt macht für den Berufstand der Wirtschaftstreuhänder den Unterschied zwischen einer traditionellen Buchhaltung (papierbasiertes Industriezeitalter) und einer modernen digitalen und in weiterer Folge elektronischen Buchführung (Informationszeitalter) aus. Genau an dieser Schwelle stand innerhalb des gemeinsamen Berufstandes vor wenigen Jahren und somit mit einem kleinen Vorsprung vor der Steuerberatung, auch der Wirtschaftsprüfer. Beim Wirtschaftsprüfer ist es, banal dargestellt, der Unterschied zwischen einer rein materiellen Prüfung und einem risikoorientierten und werkzeugunterstützten ( computer aided ) Prüfungsansatz nach ISA. Was nun können wir als Steuerberater konkret von anderen Berufsgruppen, insbesondere den Methoden der Wirtschaftsprüfung (Abschlussprüfung) lernen? Prozesse, Werkzeuge, Methoden Die Änderung von Verfahren bei der Abschlussprüfung brachte zum einen eine stärkere Fokussierung auf die Prüfung von Prozessen im geprüften Betrieb. Zum Zweiten wurde die Prüfungsplanung weg von einer möglichst vollständigen materiellen Prüfung hin zur Evaluierung 2

3 von relevanten Risikofaktoren für einen konkreten Prüfungsfall verändert. Der EDV-Einsatz hat deutlich zugenommen, je komplexer der Prüfungsfall, desto intensiver der Einsatz entsprechender Prüfungssoftware. Beispiel für entsprechende Prüfungssoftware sind Prüfungschecklisten, Sampling zur Definition von Stichprobengrößen und spezialisierte Softwaremodule zur digitalen Datenanalyse auf Basis statistisch mathematischer Algorithmen 3. Was wir nun vom Abschlussprüfer für die Qualitätssicherung einer digital geführten Buchhaltung ableiten und übernehmen können, sind - Planungsmethoden, mit denen eine vollständige Sichtprüfung der Einzelbelege verhindert und durch eine risikoorientierte Qualitätskontrolle (analog Prüfungsschritten) ersetzt und somit der Aufwand massiv reduziert werden kann. - Prüfungs-, Qualitätsprüfungswerkzeuge (Software), die bei der Analyse fehlerhafter und auffälliger Buchungssachverhalte (analog Prüfungssachverhalte) unterstützen. Aus der Praxis in der Anwendung solcher Methoden in Wirtschaftsprüfungsbetrieben kann ein klarer Trend zur Aufwandsreduzierung bei gleichzeitiger Verbesserung der Prüfungsqualität im Vergleich mit auf rein materiellen Prüfungshandlungen aufgebauten Prüfungen erkannt werden. Es liegt auf der Hand, dass dieses Vorgehen dem Prüfer erlaubt, sich genau mit den Themen zu beschäftigen, die überhaupt ein Risiko bergen und damit insgesamt Prüfungsschritte und zeiten dort eingespart werden können wo (system- und organisationsbedingt) keine oder keine wesentlichen Risiken liegen. In der Regel wird nur ein Teil der bei den materiellen Prüfungshandlungen eingesparten Zeit für Risikoanalyse, Planung, Systemprüfung, Qualitätssicherung und intensiver Prüfung konkret erkannter Risikofelder investiert. Gehen wir nun in die Detailbetrachtung von Prozessen, Werkzeugen und Methoden aus der Abschlussprüfung, die in der Steuerberatung - im Speziellen in der Buchhaltung - Anwendung finden können, um die ganz oben dargestellten Effekte Zeit-/Kostenersparnis und bestenfalls auch Qualitätsverbesserung darstellen zu können. Betrachten wir zunächst die Prozesse, dann die Werkzeuge, die wir dann bereits den einzelnen Prozessschritten zuordnen können und zuletzt die Handlungsschritte. Prozesse Aus der Abschlussprüfung sehen wir die Möglichkeit den digitalen Buchführungsprozess effizienter und effektiver zu gestalten, wenn wir folgende Prozesse in die Steuerberatung respektive Buchhaltung transferieren: Risikoanalyse Analyse und Identifizierung von Risiken im Geschäftsmodell, den Geschäftspartnern und der Organisation des Mandanten. Prüfungsplanung Planung der Buchhaltungs-Qualitätssicherung auf Basis allgemein definierter und mandantenspezifischer risikoorientierter Fragestellungen und QS-Definitionen zu jedem Buchführungsbestand. Prüfungsdurchführung Abarbeitung von QS-Checklisten je Buchhaltung nach der automatisierten Verarbeitung der Belege in Buchungszeilen. Prüfungsdokumentation, -review Im Sinne eines selbstlernenden Systems dokumentiert der Buchhalter die festgestellte Qualität, programmiert für die jeweilige Buchhaltung hinzugewonnenes Wissen in das Buchhaltungssystem ein (Lerndatei) und ergänzt bei Bedarf die Kanzlei-, Branchen-, Klientenspezifische QS-Checkliste um neu erkannte Qualitäts- und Prüf-Sachverhalte. Unabhängig davon, um welchen Prozessschritt es sich handelt, es muss für die einzelnen, von der Kanzlei zur Sicherstellung der Qualität erforderlichen, Tätigkeiten einen verbindlichen Verantwortlichen geben. Wir nennen diesen Verantwortlichen in der Buchhaltung den Auftragsverantwortlichen 4. Der Auftragsverantwortliche steht mit seinem Namen für die Qualität und Korrektheit der Auftragsausführung, sprich der jeweiligen Klientenbuchhaltung. Die Prüfungsplanung befasst sich auch mit der Frage welches Risiko das Prüfungsmandat birgt. Diese Grundsatzfrage können wir auch zu einer Klientenbuchhaltung formulieren und versuchen zu beantworten. Dazu kann man eine Checkliste abarbeiten, die z.b. folgende Fragen zur Beantwortung stellt: - Welcher Branche gehört der Klient an (z.b.: Bauhaupt- und nebengewerbe)? - Unterhält der Klient ausländische Geschäftsbeziehungen? - Gibt es besondere Debitoren oder Kreditoren (Analyse: Drittländer, Geldwäsche etc.)? - Wer und wann hat zuletzt eine UID- Prüfung durchgeführt? - Wie ist die Kostenstruktur, wie die Erlösstruktur? - Welche Konten sind geschäftskritisch (z.b.: Volumen, Umsatzsteuersachverhalte)? - Welche Inventarsachverhalte, Abschreibungssachverhalte sind QSrelevant? - Handelt es sich um einen Produktionsbetrieb: sind Lagerbewertung, halbfertige Erzeugnisse etc. relevant? - Welche gesetzlichen Änderungen sind für diese Buchhaltung relevant? - gibt es Auftragnehmer, die versteckte Dienstverhältnisse sein könnten? - u.v.m. Anhand dieser Fragen, die eingangs für jede Klientenbuchhaltung zu beantworten sind, entsteht eine Risikolandkarte zur Klientenbuchhaltung und bereits eine Prozess- und Sachverhaltscheckliste, die in einem elektronischen System 5 für den Buchhalter aufbereitet werden sollte. Der Berufsträger sollte für seine Kanzlei analog der Risikoeinschätzung und der Wesentlichkeit in der Abschlussprüfung auch für jedes Buchführungsmandat die Risikogeneigtheit einzelner Konten und ggf. auch die Wesentlichkeit der Kontenbewegungen definieren und ganz am An- 3

4 fang der Prozess-Checkliste dokumentieren. Diese Dokumentation muss praktisch für jedes Buchhaltungsmandat ganz zu Beginn der Entscheidung zur Umstellung einer Buchhaltung auf digitale Buchung erstellt werden. Denn auf dieser Prozess- Checkliste basiert zukünftig die Arbeit des Buchhalters. Da im besten Fall der Buchhalter eine bereits vollständig verarbeitete Buchhaltung (alle Buchungsbelege wurden bereits in Buchungszeilen vom System konvertiert) bekommt und ja keine Erfassung mehr tätigen muss, beschränkt sich die klassische Buchhaltungsaufgabe auf Qualitätskontrolle 6. Im ersten Schritt steht die Abarbeitung der Prozess-Checkliste. Teile der Prozess-Checkliste können nun auf Software-Module zur Unterstützung der Qualitätskontrollen verweisen. Andere Prüfschritte definieren konkret, welche Belege der Buchhalter Einzelfallund damit Sicht-prüfen muss. Werkzeuge Im Prüfungsbetrieb werden Werkzeuge wie ACL 7 oder Sampling bereits genutzt. ACL wird heute nicht nur von Kollegen der Wirtschaftsprüfung eingesetzt, sondern zunehmend auch von der Finanzverwaltung und den GPLA-Prüfern bei Betriebsprüfungen genutzt. Es stellt statistisch-mathematische Algorithmen zur Analyse digital vorliegender Datenbestände (z.b. aus der Finanzbuchhaltung) zur Verfügung, mit denen ein Prüfer Aussagen über die Qualität der Daten erhält. Beispiele für solche Auswertungen sind fehlende Rechnungsnummern (fortlaufende Nummerierung unterbrochen), Lücken, Häufung von Beträgen, Crosschecks von Belegdatum und Feiertagen etc. Solche Werkzeuge sind also state of the art und bereits ein gängiges Instrument zur Analyse von Buchhaltungsbeständen. Nur noch nicht im Steuerberatungsbetrieb, sondern in der Abschlussprüfung und bei Betriebsprüfungen. Aber das ließe sich ändern. Mit Hilfe dieser Werkzeuge können dann einige Fragen aus der Qualitätssicherung bei digital geführten Buchhaltung mit professionellen Werkzeugen zur digitalen Datenanalyse unterstützt werden. Wir gehen davon aus, dass zukünftige Buchhaltungssysteme für Steuerberater auf anfangs niedrigerem Niveau zunehmend Qualitätssicherungsmechanismen und Prüfroutinen integriert anbieten. Beispielsweise um Buchungsfehler in der KERF zu erkennen, bei saldenfalsch bebuchten Konten dem Anwender einen Hinweis zu geben, oder Abweichungen von Haupt- und Nebenbüchern zu reklamieren. Teilweise sind heute bereits entsprechende Routinen Bestandteil der WT-Software 8. Weiters werden stets weitere Mechanismen, die gesetzlich vorgeschrieben sind, Bestandteil der Buchhaltungssoftware werden. Beispielhaft sei die lt. Gesetz regelmäßig durchzuführende UID-Prüfung genannt. Wir gehen davon aus, dass dieser Prüfschritt (Stufe1- und Stufe2-Prüfungen) zukünftig von der Buchhaltungssoftware vollautomatisch übernommen werden wird. Handlungsschritte Auf dem Weg zu einem vollautomatischen Buchhaltungsautomaten können wir bereits heute von den technologischen Errungenschaften profitieren, ohne den Weg bereits zu Ende gegangen zu sein. Wir halten das auch für durchaus gut im Sinne einer Implementierbarkeit mit unseren bestehenden Mitarbeitern. Die Zeit ist reif für erste Schritte. Dieser Artikel soll vor allem aufzeigen, dass es bereits Verfahren und Methoden gibt, um eine (teil-) automatisierte Buchhaltung auf einem für einen Steuerberatungsanspruch würdigen Qualitätsniveau zu erbringen. Buchhaltung in Steuerberaterqualität ist eine honorable und anspruchsvolle Aufgabe. Wir sehen den Bedarf diese anspruchsvolle Aufgabe so zu strukturieren und systemunterstützt zu organisieren, dass es für den Klienten eine Leistung bleibt, die er bereit ist vollumfänglich zu honorieren, dazu müssen wir unserer Meinung nach alle möglichen Automatisierungschancen nutzen. Um zum einen im Preiswettbewerb bestehen zu können, um aber zum anderen auch die erforderliche Qualität in diesem Preiswettbewerb kompromisslos halten zu können. Qualität erfordert Zeit. Ohne diese Zeit über Rationalisierungspotenziale im Bearbeitungsprozess zu gewinnen, wird es nicht möglich sein diesen gordischen Knoten zu lösen. Wir möchten Sie motivieren sich mit der automatisierten Buchhaltung zu beschäftigen und die Impulse aus diesem Aufsatz aufzugreifen um sich mit geeigneten Systemen, aber auch mit der Qualifikation Ihrer Mitarbeiter/innen im Interesse einer auch zukünftig preiswerten UND qualitativ hochwertigen Buchführungsleistung am Markt attraktiv positionieren zu können. Unser Resümee Wir hoffen wir konnten Ihnen mit diesem Aufsatz zwei Perspektiven vermitteln: 1. Die Umstellung auf digitale Buchführung ist mit einem durchaus beträchtlichen Aufwand verbunden, wenn damit die Effizienz erheblich gesteigert und die Qualität mindestens gehalten werden soll. 2. Der Aufwand dieser Umstellung rentiert sich, wenn man dies professionell und unter Berücksichtigung von vorliegenden Erfahrungen aus der Abschlussprüfung organisiert und umsetzt. Wir leiten folgende Thesen ab, die wir in der Praxis zunehmend mit Beweisen und Fakten fundamentieren können: 1. Digitale und automatisierte Verfahren in der Buchhaltung beschleunigen den Buchführungsprozess 2. Die beschleunigten Verfahren führen zu erheblich reduzierten Produktionskosten einer digitalen Buchführung gegenüber einer papierbasiert verarbeiteten Buchführung 3. Durch Investition gewonnener Bearbeitungszeiten bei digitalem Buchführungsprozess in Qualitätssicherung kann mit Verfahren aus der Abschlussprüfung die Qualität der Buchführung verbessert werden. Als Summary kann also festgehalten werden, dass eine digitalisierte und auto- 4

5 matisierte Buchhaltung bei angepassten Arbeitsabläufen, insbesondere bei der Qualitätssicherung, für den Steuerberatungsbetrieb sowohl quantitativ, als auch qualitativ Verbesserungen erzielen lässt. Steuerberater können für die Organisation der Geschäftsfelder in der Steuerberatung vom Erfahrungsschatz und der Praxis von Wirtschaftsprüfern profitieren. In unseren Beispielen haben wir aufgezeigt, wie Methoden und Werkzeuge aus der Abschluss- und Wirtschaftsprüfung im Steuerberatungsbetrieb berufsgruppenübergreifend sinnvoll eingesetzt werden können, um ein modernes Thema mit bereits vorliegenden Erfahrungen im Berufstand zu unterstützen. 7 ACL wird in Österreich von DATEV an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zu attraktiven Konditionen angeboten. Speziell für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bietet DATEV zudem eine bedienerleichternde Oberfläche und vordefinierte Routinen mit Standard-Checks zu Buchhaltungsbeständen. Mehr unter im Bereich Wirtschaftsprüfung. 8 DATEV Kanzlei Rechnungswesen pro bietet ein integriertes Modul FIBU Überwachungsbericht, der Auffälligkeiten in einer Mandantenbuchhaltung in Berichtsform darstellt und den Buchhalter auf entsprechende Ungereimtheiten hinweist. ACL tm ist ein eingetragenes Warenzeichen der Firma ACL, Vancouver/CAN Für eine Weiterentwicklung des Themas und Ihre kritischen Anmerkungen stehen wir gerne unter zur Verfügung. 1 Die Definition erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Allgemeingültigkeit. 2 Diese Kriterien sind für jede Buchhaltung von der Kanzlei in entsprechenden Standards zu definieren und bestenfalls in einer Prozess- und QM-Checkliste festzuhalten. 3 Als Beispiel sei hier ACL genannt, welches Wirtschaftsprüfer schon lange einsetzen und welches in Österreich auch von der Finanzverwaltung in der Betriebsprüfung genutzt wird um Buchhaltungsund Jahresabschlussbestände auf Plausibilität bzw. Lücken und GoB-Sachverhalte zu analysieren. 4 Das von uns genutzte Kanzleiverwaltungssystem DATEV Eigenorganisation comfort erlaubt für den Auftragsverantwortlichen sowohl QS- und prozessbasierte Auswertungen (Bearbeitungsstände), als auch Kennzahlenanalysen zu Kosten, Erlösen oder Deckungsbeiträgen. 5 Wir empfehlen hierzu zum Beispiel DATEV ProCheck. Diese Software erlaubt es jedem (Buchhaltungs-) Auftrag eine standardisierte und (Klienten-) spezifische Checkliste zuzuordnen, die vom Bearbeiter während des Buchens abzuarbeiten und die einzelnen, wesentlichen Schritte per abhaken zu bestätigen sind. Dieser vom Buchhalter notierte Status wird vom System mit Uhrzeit festgehalten und steht uns auch als Dokumentation zur Bearbeitungsqualität zur Verfügung. 6 Wieso klassische Buchhaltungsaufgabe? Wir können in Kanzleien die dieses Modell bereits anwenden sehen, dass der bisher mit Buchhaltung ausgelastete Mitarbeiter so hohe Zeiteinsparungen bei digital und automatisiert geführten Buchhaltungen lukriert, dass er sich neuen, zusätzlichen Aufgaben widmen kann. 5

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