White Paper NGx_PC E131 Dokumentation

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1 White Paper NGx_PC E131 Dokumentation, NGx_PC Kassensystem Version 2.0, , AS AK Dieses White-Paper zeigt auf, wie unsere Software NGx_PC (PC-Kassensystem) die einzelnen Passagen der Gesetzestexte genau erfüllt. Diese Lösung wurden zusammen mit Ing. Dr. Axel Kutschera, Fachvortragender zum Thema Betrugsbekämpfungsgesetz, entwickelt und geprüft. Für Fragen zur technischen Umsetzung wenden Sie sich bitte an unseren CTO Ing. Andreas Schloffer. Kein Finanzamt in Österreich (auch das BMF selbst) kann (will) eine Zertifizierung der Fiskaltauglichkeit für Geräte herausgeben. Dies ist dadurch begründet, dass die geforderte Ordnungsmäßigkeit nicht nur von den technischen Voraussetzungen abhängt sondern immer auch von der jeweiligen Verwendung durch den Steuerpflichtigen. Im Folgenden werden jeweils Gesetzestexte zitiert und kommentiert bzw. unsere technische Umsetzung dokumentiert. So soll sichergestellt sein, dass jeder der diese Systeme benutzt, diese auch versteht. Weiter soll deutlich werden wo zusätzlicher, eigener Handlungsbedarf (z.b. zyklische Datensicherungen, usw.) besteht. In Klammern finden Sie jeweils die Literaturstelle des zitierten Textes. Wichtiger Hinweis: Der NGx_PC erfüllt FÜR SICH genommen die fiskalen Erfordernisse. Der NGx_PC (bzw. jedes andere Kassensystem) kann aber niemals die Bedingungen und Gesetze ALLEIN erfüllen. Die Ordnungsmäßigkeit ist (entsprechend des Fachgutachtens der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, KFS/DV1) immer ein Zusammenspiel aus technischen (z.b. Manipulationssicherheit), organisatorischen (z.b. Personalschulung, Arbeitsanweisungen) und dokumentarischen (z.b. Handbuch) Mitteln, die ein System ordnungsgemäß (=gesetzeskonform) machen oder nicht. Jeder einzelne Steuerpflichtige kann hierbei durch die eigene Situation in eine Regelung fallen oder nicht (z.b. Umsatzgrenzen) und daher andere Auflagen erfüllen müssen oder nicht. Der Steuerpflichtige (Anwender des Systems) muss sich daher immer selbst, rechtzeitig und vor allem zielgerichtet entsprechend der eigenen Situation informieren! Lassen Sie sich kompetent beraten. Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder beauftragen Sie uns zur individuellen Beratung! 131 Abs. 1 Z 2 BAO: Soweit nach den 124 oder 125 eine Verpflichtung zur Führung von Büchern besteht oder soweit ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt werden, sollen alle Bareingänge und Barausgänge in den Büchern oder in den Büchern zu Grunde liegenden Grundaufzeichnungen täglich einzeln festgehalten werden. Das System schreibt jede Bewegung mit Datum, Uhrzeit und laufender Nummer unverzüglich auf den Datenträger in zwei voneinander unabhängigen Dateien. Eine davon ist eine durch Passwort geschützte SQL Datenbank. 131 Abs. 1 Z 6 BAO: Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen oder bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle Datenträger verwendet, sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Eine Überprüfung der vollständigen,

2 Seite 2 von 5 richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle, beispielsweise durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen, soll möglich sein. Die beiden Dateien werden immer ergänzt (APPEND), nie überschrieben. Bei Abrechnungen mit Konsolidierungswirkung (begrenzter Speicherplatz) muss der Anwender die Originaldateien auf einem anderen Datenträger (SD-Karte/externe Harddisk/CD-ROM usw.) als Backup sichern. Nur wenn dieser Vorgang erfolgreich durchgeführt werden konnte werden die Arbeitsdateien gelöscht und neu erstellt also auch hier nicht überschrieben sondern verschoben. 131 Abs. 3 BAO: Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden. Die Dateien werden intern auf Festplatten oder Flash-Datenträgern gesichert, die nach Stand der Technik als sicher gelten. Die Speicher sind ausreichend dimensioniert, dass mindestens 7 Jahre darauf Platz finden. Zusätzlich dazu können jederzeit Sicherungen auf USB-Stick, LAN oder PCs (und damit CD-ROMs oder ähnliches) durchgeführt werden, sodass dem Anwender eine breite Palette von Datensicherungsmedien zur Verfügung steht. Wir gehen davon aus, dass die Anwender die zwingende elektronische Lieferung der Journaldaten auch zum eigenen Vorteil benutzen wollen wird (z.b. elektronische Weiterverarbeitung der Daten in höheren Systemen etwa Warenwirtschaft oder Buchhaltung) und so ebenfalls Datensicherungen entstehen. 163 BAO: (1) Bücher und Aufzeichnungen, die den Vorschriften des 131 entsprechen, haben die Vermutung ordnungsmäßiger Führung für sich und sind der Erhebung der Abgaben zugrunde zu legen, wenn nicht ein begründeter Anlass gegeben ist, ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen. (2) Gründe, die nach dem Gesamtbild der Verhältnisse Anlass geben, die sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen, liegen insbesondere dann vor, wenn die Bemessungsgrundlagen nicht ermittelt und berechnet werden können oder eine Überprüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit wegen Verletzung der Mitwirkungspflicht nicht möglich ist. : Das System arbeitet nach den Regeln der ordnungsmäßigen Buchführung (siehe auch (4) und weiter unten). Die Mitwirkungspflicht wird erfüllt sobald Sie eine Sicherung Ihres Datenbestands auf USB-Stick oder eine externe Festplatte abgeben. Benutzen Sie daher die Menüfunktion Sicherung auf USB-Stick (FULLSAVE). Barbewegungs-VO (2) 1. (1) Die vereinfachte Losungsermittlung kann unter folgenden Voraussetzungen ab Beginn eines Wirtschaftsjahres für einen Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb in Anspruch genommen werden: 1. Die Umsätze für den einzelnen Betrieb oder einzelnen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb haben in den beiden unmittelbar vorangegangenen Wirtschaftsjahren den Betrag von Euro nicht überschritten. Als Umsätze gelten solche im Sinne des 125 Abs. 1 Unterabs. 2 BAO. 2. Für die Dauer der Inanspruchnahme der Barbewegungs-VO werden über die Bareingänge keine Einzelaufzeichnungen geführt, die eine Losungsermittlung ermöglichen. Vorsicht Falle: Wenn Sie (freiwillig) ein System haben, das Einzelaufzeichnungen aufzeichnet (z.b. eine Waage mit Ausdruck, elektronische Schankanlage, Registrierkasse mit Bonstreifen) sind Sie auch unter der EUR Grenze NICHT berechtigt die vereinfachte Losungsermittlung durchzuführen, weil die Voraussetzungen nicht erfüllt werden. Es müssen die Einzelaufzeichnungen entsprechend dem 132 BAO (elektronisch) aufbewahrt werden!

3 Seite 3 von 5 Barbewegungs-VO (2) 1. (5) Entsprechen die im Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb geführten Bücher und Aufzeichnungen nicht den Vorschriften des 131 BAO, kann das zuständige Finanzamt für die Dauer von maximal drei Wirtschaftjahren begründet die Berechtigung zur vereinfachten Losungsermittlung entziehen. Zwar wird in der Barbewegungs-VO eine Umsatz-Grenze von EUR eingeführt, ab der genaue Aufzeichnungen jeder einzelnen Barbewegung (Umsatz) verpflichtend sind. Trotzdem kann es bei kleineren oder grenznahen Betrieben sinnvoll sein genaue Aufzeichnungen freiwillig zu führen, weil sonst die Vereinfachung entzogen werden kann Betroffene Abgabepflichtige Die im Gesetz normierte Einzelaufzeichnungspflicht der Barbewegungen betrifft Buchführungspflichtige, freiwillig Buchführende, sowie nach 126 Abs. 2 BAO Aufzeichnungspflichtige mit ihren betrieblichen Einkünften. Von der Aufzeichnungspflicht betroffen sind daher auch Abgabepflichtige, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 3 EStG 1988 oder nach 17 EStG 1988 (hinsichtlich derjenigen Größen, die nicht pauschaliert sind) ermitteln. Die in der Folge für Bareingänge und Barausgänge getroffenen Ausführungen gelten auch für Bareinnahmen und Barausgaben bei Einnahmen/Ausgabenrechnern. Es geht also (fast) jeden etwas an Insbesondere Branchen mit hohem Bargeldverkehr. Es besteht, außer bei Vorliegen der durch die Verordnung geschaffenen Ausnahmeregelungen, die Verpflichtung die Barbewegungen (Bareingänge und Barausgänge) einzeln festzuhalten und aufzuzeichnen, wobei grundsätzlich die Aufzeichnung des einzelnen Bareingangs pro Geschäftsfall ausreichend ist. Allein aus 131 Abs.2 Z.1 BAO ist eine darüber hinausgehende Verpflichtung die einzelnen Produkte und Dienstleistungen zum Zweck der Losungsermittlung festzuhalten, nicht abzuleiten. Andere bestehende Aufzeichnungsverpflichtungen werden dadurch weder aufgehoben noch eingeschränkt. Wenn Aufzeichnungen geführt werden, die über die Aufzeichnung der einzelnen Bareingänge hinausgehen und für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind (beispielsweise die Aufzeichnung der einzelnen verkauften Produkte oder Leistungen), sind diese aufzubewahren. Das System arbeitet nach den Regeln der ordnungsmäßigen Buchführung. Jede Bewegung (Einzelleistung) wird einzeln und sofort im Datenerfassungsprotokoll (DEP) erfasst. Die Kasse erlaubt keine Eingabe der Barsumme ohne Artikelzuordnung. Der Preis der Einzelleistung kann aber in Ausnahmefällen manuell eingegeben werden (Spartenbonierung; Artikeltyp Preisabfrage ). Die Form der Einzelaufzeichnungen bleibt dem Unternehmer überlassen, wobei unter Einzelaufzeichnungen insbesondere chronologische händische Aufzeichnungen der Einzellosungen, Paragondurchschriften, Rechenstreifen, Losungsblätter, Kassabucheinzelaufzeichnungen, Registrierkassenstreifen von mechanischen Registrierkassen oder elektronische Registrierkassensysteme und andere Aufzeichnungen, die aufgrund Summenbildung der einzelnen Bareingänge eine Ermittlung der Tageslosung ermöglichen, zu verstehen sind. Vorsicht Falle: bei elektronischen Geräten steht an anderer Stelle ( 131 Abs. 3 und im 132 Abs. 3 BAO "Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.", dass die Daten der Registrierkassenstreifen auch elektronisch als Datei (Exportdatei, Druckdateien) zur Verfügung gestellt werden müssen! Diese Regelung ist übrigens nicht neu sondern gilt bereits seit dem Abgabenänderungsgesetz 1998 (AbgÄG 1998), BGBl 28/99 unter Berücksichtigung sämtlicher Übergangsfristen seit Die Zurverfügungstellung von Druck- oder Exportdateien auf Datenträgern ist durch Zwangsstrafe erzwingbar. Die Nichtvorlage stellt eine Verletzung von Mitwirkungspflichten dar. Dies hätte auch Auswirkung auf die Ermessensübung, soweit es sich um Fragen handelt, die dem abgabenrechtlichen Verhalten der Partei Bedeutung beimessen.

4 Seite 4 von Tischabrechnung Wenn beim Inkasso mehrere Produkte zu einem bestimmten Zeitpunkt an Kunden in einer Gesamtsumme abgerechnet und boniert werden und das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen (Tischabrechnung) zeitnah erfolgt, kann die Tischbonierung als einzelne Bareingangsaufzeichnung gewertet werden. Voraussetzung ist, dass der Zeitpunkt der Bonierung, der Verrechnungskreis (Tisch) und die auf die einzelnen Produkte entfallenden Teilbeträge ersichtlich oder ermittelbar sind. Die Systeme erfüllen diesen Passus durch Eintrag des Zahlungsvorgangs als separate Journal-Zeile. Beim Tisch-Splitten und allen anderen Situationen wo dies zutrifft, wird ebenfalls buchhalterisch vorgegangen, d.h. es erfolgt ein Storno der gesplitteten Artikel auf dem Quelltisch und eine Bonierung am Zieltisch. So sind wiederum alle Summenbildungen nachvollziehbar Stock- oder Standverrechnung Bei einer Stockverrechnung oder Standverrechnung ist der Anknüpfungspunkt der innerbetriebliche Warenverkehr und nicht die vom Unternehmer erzielten Einnahmen. Der Kellner als Mitarbeiter (Erfüllungsgehilfe) des Unternehmers kassiert für diesen in dessen Namen und für dessen Rechnung die Einnahmen und kann daher nicht selbstständig kontrahieren. Eine Stockverrechnung kann etwa für die Kontrolle der Mitarbeiter oder im Rahmen Warenlagerbuchführung verwendet werden, ersetzt aber nicht eine ordnungsgemäße Losungsermittlung. Die Kasse stellt die ideale Ergänzung zur Stockkontrolle dar. An der Kasse werden die Umsätze zeitnah erfasst und die Losung ermittelt. Über den Stock werden die Kellner kontrolliert Automatenumsätze Wenn Waren oder Dienstleistungen durch Automaten (z.b. Zigarettenautomaten, Personenwaage) verkauft werden, ist die Einzelaufzeichnungspflicht gesondert für jeden einzelnen Automaten durch Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren oder Dienstleistungen (bzw. Zählwerkstand) und Erfassung und Aufzeichnung der vereinnahmten Erlöse möglich. Die Zählwerkstände der einzelnen Automaten sind festzuhalten. Eine tägliche Entleerung der Automaten ist nicht notwendig. Als nächstfolgender Arbeitstag ist der Tag der nächstfolgenden Kassenentleerung des Automaten (siehe Abschnitt 3) anzusehen. Die Kasse ist nicht als Automatenumsatz zu verstehen. Es gibt keine Zählwerke. Fachgutachten der Kammer der Wirtschaftstreuhänder KFS/DV 1 (4) Die Ordnungsmäßigkeit von EDV-gestützten Buchführungssystemen kann prinzipiell durch technische, organisatorische und dokumentarische Maßnahmen gewährleistet werden. Technische Maßnahmen (z.b. automatische Programmkontrollen) besitzen dabei den höchsten Sicherheitsgrad (werden aber, v.a. bei älteren Programmsystemen, nicht immer im optimalen Ausmaß zur Verfügung stehen). Durch technische Kontrollen nicht abgedeckte Bereiche können jedoch auch durch organisatorische Maßnahmen (z.b. manuelle Kontrollen in den Fällen, in denen keine programmierten Kontrollen existieren) in ordnungsgemäßer Weise ergänzt werden. : Organisatorische und dokumentarische Maßnahmen können nur durch den Anwender individuell umgesetzt werden! Lassen Sie sich von einem Fachmann beraten und dokumentieren Sie diese Beratung schriftlich. Fachgutachten der Kammer der Wirtschaftstreuhänder KFS/DV 1 (4) Sinngemäß: Eine Buchhaltung muss den Grundsätzen nach a) der Verantwortung für die Ausführung delegierter Funktionen, b) Transparenz, c) Kontrollierbarkeit, d) Funktionssicherheit genügen und die Vorgänge über e) die Belegfunktion, f) die Journalfunktion und g) die Kontenfunktion sicherstellen. Der Unternehmer (in unserem Fall Inhaber/Anwender des Geräts)

5 Seite 5 von 5 trägt IMMER die Verantwortung und muss daher eine interne Kontrollfunktion aufbauen und pflegen, die sicherstellt, dass alle Komponenten seiner Buchhaltungskette korrekt arbeiten und Fehler erkannt werden. : Die Kasse stellt einen Teil dieser Buchhaltungskette dar und erfordert ihre entsprechende Aufmerksamkeit und Kontrolle im Rahmen der Buchhaltung. Kassenrichtlinie (7) Das NGx_PC Kassensystem ist ein Typ 3 PC-Kassensystem für Windows. Die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe werden durch das Datenerfassungsprotokoll (DEP) sichergestellt. Im DEP liegen die fortlaufende Nummerierung der Geschäftsfälle als auch die fortlaufende Nummerierung der Einzelleistungen vor. Änderungen an den Stammdaten oder der Konfiguration werden in den LOG-Dateien verzeichnet. Zusätzliche Informationen zu den technischen und logischen Gegebenheiten wurden in den anderen Punkten dieser Dokumentation beschreiben. Literaturverweise (1) BUNDESGESETZBLATT FÜR DIE REPUBLIK ÖSTERREICH Jahrgang 2006 Ausgegeben am 26. Juni 2006 Teil I 99. Bundesgesetz: Betrugsbekämpfungsgesetz 2006 (NR: GP XXII RV 1435 AB 1470 S BR: AB 7552 S. 735.) (2) BUNDESGESETZBLATT FÜR DIE REPUBLIK ÖSTERREICH Jahrgang 2006 Ausgegeben am 21. November 2006 Teil II 441. Verordnung: Barbewegungs-VO (3) BMF - IV/2 (IV/2) 27. Dezember 2006 BMF /0004-IV/2/2006 Durchführungserlass zur Barbewegungsverordnung (4) Erlass des BMF, GZ BMF /0001-IV/2/2007 vom Ergänzende Ausführungen zum Durchführungserlass (5) Fachgutachten Die Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen Kommentierte Fassung des Fachsenats für Datenerfassung vom (6) Die Zurverfügungstellung von Unterlagen auf Datenträgern von Bernhard Kurz, Leiter des Projekts "Einsatz von Prüfsoftware in der Betriebsprüfung" des BMF (7) Kassenrichtlinie 2012, Erlass des BMF vom , BMF /0007-IV/2/2011, A-8580 St. Martin a.w., AUSTRIA, Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieser Dokumentation unterliegt ständiger Überarbeitung und Verbesserung ohne vorherige Information. Insbesondere zum Zweck der technischen Verbesserung.