RE - Immobilienmanagement. SAP ERP Central Component

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1 RE - Immobilienmanagement SAP ERP Central Component Release 5.0 Release-Informationen

2 Copyright 2004 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software-Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, das Citrix-Logo, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. Design: SAP Communications Media

3 Release-Informationen Inhaltsverzeichnis SAP AG 8 RE Immobilienmanagement RE-FX Flexibles Immobilienmanagement RE-FX-BD Basisdaten Belegungsplanung (geändert) Grundlegende Änderungen an den Stammdatentabellen (geändert) Leerstandsgrund / Leerstehende Mietobjekte (neu) Anschluss der Komponente Records Managemen Stammdaten (neu) Wiedervorlage (geändert) Anbindung der Stammdaten an FI-AA, PS, COgeändert) Anbindung der Stammdaten an die Instandhal (geändert) Zusammenfassung von Immobilienobjekten zu Sets (neu) RE-FX-CN Immobilienvertrag und Angebot Verlängerungs- und Kündigungsvereinbarung (geändert) RE-FX-BP Geschäftspartner Rollenkonzept des SAP-Geschäftspartners (geändert) RE-FX-RA Mietenbuchhaltung Abgrenzung (geändert) Mietbuchhaltung (geändert) RE-FX-SC Nebenkostenabrechnung Nebenkostenabrechnung (geändert) RE-FX-AJ Mietanpassung Erfassungshilfe für Staffelmiete (neu) Mietanpassung (geändert) RE-FX-CP Korrespondenz Mietrechnung (neu) RE-FX-CO Immobiliencontrolling CO-Umlage auf Immobilienobjekte (neu) CO-Abrechnung von Immobilienobjekten (neu) Übernahme von Bemessungen in Statistische Kennzahlen (neu) Zusammenfassung von Immobilienobjekten zu Sets (neu) RE-FX-IS Informationssystem Zusammenfassung von Immobilienobjekten zu Sets (neu) Auswertungen (neu) 20 SAP AG iii

4 8 RE Immobilienmanagement 8.1 RE-FX Flexibles Immobilienmanagement RE-FX-BD Basisdaten Belegungsplanung (geändert) In SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) wurde das Programm zur Belegungsplanung erweitert. Es erlaubt nun die komplette oder teilweise Zuordnung von Architektonischen Objekten zu Nutzungsobjekten. Dabei können Sie auch Teile von Architektonischen Objekten den Mietflächen zuordnen. Hierbei werden beispielsweise Bemessungen des Architektonischen Objektes auf die Mietfläche entsprechend der Zuordnungsrate übernommen. Die Zuordnung können Sie wahlweise im RE-Navigator von den Architektonischen Objekten oder von den Nutzungsobjekten aus treffen Grundlegende Änderungen an den Stammdatentabellen (geändert) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) werden einige Anwendungsdaten in anderen Datenbanktabellen als zuvor gespeichert. Darüber hinaus haben sich auch einige Feldnamen geändert. Da die betroffenen Stammdaten nicht automatisch umgesetzt werden, stellt Ihnen SAP den Report RFREMI50 zur Verfügung. Dieser Report nimmt alle Änderungen vor, die seitens der SAP AG 1

5 von SAP ausgelieferten Programme notwendig sind. Auswirkungen auf den Datenbestand Gehen Sie bei einem Upgrade folgendermaßen vor: - Starten Sie mit der Transaktion SA38 den Report RFREMI50. Überprüfen Sie anhand des Protokolls, ob Fehler aufgetreten sind. - Wenn Sie kundeneigene Programme verwenden, die direkt auf die alten Datenbanktabellen zugreifen, dann müssen Sie diese anpassen (siehe SAP-Hinweis ). - Wenn Sie in ihrem Produktivmandanten schon eigene Korrespondenzformulare angelegt haben (ggf. durch Kopieren der SAP-Standard-Formulare) und in diesen Formularen Felder vorkommen, die sich geändert haben, dann müssen Sie diese Formulare ebenfalls anpassen (siehe SAP-Hinweis ). Weitere Informationen finden Sie im SAP-Hinweis Leerstandsgrund / Leerstehende Mietobjekte (neu) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie für leerstehende Mietobjekte zeitabhängig angeben, aus welchem Grund das Mietobjekt leersteht. Soll der Leerstand gebucht werden, können Sie abhängig vom Leerstandsgrund festlegen, welches Konto und welche Kostenstelle bei der Buchung verwendet werden soll. Der Leerstandsgrund kann zum einen manuell bearbeitet werden. Sie können den Leerstandsgrund auch automatisch setzen lassen, wenn bestimmte Ereignisse, die Einfluss auf den Leerstand des Mietobjekts haben, eintreten (z. B. Änderung der Laufzeit des belegenden Vertrages, Kündigung etc.). Darüber hinaus können Sie für einen Zeitraum festlegen, in dem ein Mietobjekt leersteht, dass eine Vermietung (zunächst) nicht erlaubt ist oder nur mit Warnung erlaubt ist. Nehmen Sie die nötigen Einstellungen im IMG zum Mietobjekt im Kapitel Leerstandsgrund in folgenden IMG-Aktivitäten vor: - Leerstandsgrund - Leerstandsgrund in Abhängigkeit des Leerstandsereignisses bestimmen - Leerstandsgrund in Abhängigkeit des Kündigungsgrundes bestimmen Für die Bearbeitung der Vorschlagstexte für die Klauseln im Vertrag nutzen Sie folgende IMG-Aktivität: SAP AG 2

6 - Vorschlagstext für die Bezeichnung von Klauseln festlegen Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen -> Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX)--> Stammdaten --> Nutzungssicht --> Mietobjekt --> Leerstandsgrund Anschluss der Komponente Records Management an die Stammdaten (neu) Die Stammdaten des Flexiblen Immobilienmanagements können jetzt an das Dokumentenmanagementsystem SAP Records Management (BC-SRV-RM) angeschlossen werden. Das SAP Records Management ist eine Standardlösung für die elektronische Aktenverwaltung. Es ermöglicht die flexible Definition von Aktenstrukturen (Aktenmodellen), also z.b. der kundenspezifischen Struktur einer Vertragsakte. Damit besteht die Möglichkeit, zu den Bearbeitungsvorgängen dieser Stammdaten Dokumente / bzw. Referenzen auf Dokumente anzulegen. Für folgende Stammdaten können Sie nun genau eine Akte automatisch anlegen lassen: - Wirtschaftseinheit - Gebäude - Grundstück - Mietobjekt - Immobilienvertrag - Architektonisches Objekt - Abrechnungseinheit - Teilnahmegruppe - Vergleichsbestand Die Aktenmodelle können sich pro Objektart unterscheiden. Über eine BAdI-Implementierung kann für die Erstellung einer Akte jedoch ein beliebiges Aktenmodell zu Grunde gelegt werden. Aus dem RE-Navigator heraus ist ein direkter Absprung in die Akte möglich. Ordnen Sie ein angelegtes Aktenmodell der gewünschten Objektart in folgender Aktivität zu: SAP AG 3

7 - Grundeinstellungen für Records Management definieren An dieser Stelle finden Sie auch den BAdI sowie weitere Informationen. Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen -> Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX)--> Sonstige Funkionen --> Records Managment in Wiedervorlage (geändert) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie die neue Wiedervorlageregel A02 (Vor einmaligem Termin) verwenden. Diese wird standardmäßig ausgeliefert und ist für alle Immobilienobjektarten einsetzbar. Die Regel berechnet einen Wiedervorlagetermin in Bezug zu einem festgelegten Datum: X Monate / Tage vor Datum Y. Außerdem ist die Wiedervorlagefunktionalität jetzt auch verfügbar für folgende Objektarten: - Teilnahmegruppe - Abrechnungseinheit - Vergleichsbestand Nehmen Sie die nötigen Einstellungen in folgenden IMG-Aktivitäten vor: - Wiedervorlagegründe definieren - Wiedervorlageregeln definieren - Einstellungen pro Objektart definieren -> Werkzeuge -> Wiedervorlage und in der Dokumentation Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen -> Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) zur jeweiligen IMG-Aktivität Anbindung der Stammdaten an FI-AA, PS, CO-OM (neu / geändert) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) wurde die Anbindung der Anlagen an die Stammdaten in RE-FX geändert. Für Projekte und CO-Aufträge steht die Anbindung neu zur Verfügung. Sie können jetzt für alle Objektarten, für die Sie eine Anbindung im Customizing einstellen, in der SAP AG 4

8 Bearbeitung der Stammdaten auf der Registerkarte Zuordnungen die zugeordneten Objekte (Anlagen, PSP-Elemente, CO-Aufträge) sehen. Die zugeordneten Objekte können Sie im Reporting optional anzeigen lassen. Die CO- bzw. Anlagenwerte dieser Objekte können im BW-Reporting angezeigt werden. Definieren Sie zulässige Zuordnungsobjekte pro Objektart in folgender IMG-Aktivität: Zuordnung Technischer Plätze / Anlagen / Projekte / CO-Auftrag Anbindung der Stammdaten an die Instandhaltung (PM) (geändert) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) wurde die Anbindung der Stammdaten an die Instandhaltung (PM) erweitert. Sie können jetzt für alle Objektarten, für Sie eine Anbindung ermöglicht haben (siehe Abschnitt ), in der Bearbeitung auf der Registerkarte Zuordnungen die zugeordneten Technischen Plätze und die Instandhaltungsaufträge zu diesen Technischen Plätzen sehen. Zu jedem Technischen Platz gibt es ein Detailbild, auf dem Sie die Schadensmeldungen zu diesem Technischen Platz sehen und neue Schadensmeldungen erfassen können. Die zugeordneten Technischen Plätze und Aufträge können Sie im Reporting anzeigen lassen. Die Auftragswerte der Objekte können im BW-Reporting angezeigt werden. Für das automatische Anlegen von Technischen Plätzen stehen Ihnen jetzt zwei BAdIs zum Erzeugen der Namen und Daten zur Verfügung. Sie haben für alle gewünschten Objektarten die PM-Anbindung in folgenden IMG-Aktivitäten eingestellt: PM Anbindung: Einstellungen pro Objektart definieren (und wenn Sie die Architektur nutzen ggf. auch Einstellungen pro Architektonischem Objekttyp definieren). - Definieren Sie zulässige Zuordnungsobjekte pro Objektart in folgender IMG- Aktivität: Technische Plätze / Anlagen / Projekte / CO-Aufträge zuordnen. - Ordnen Sie pro Objektart die Meldungen zu, die im PM erfasst werden sollen: PM-Meldungenpro Objektart definieren. - Um die BAdIs zum automatischen Anlegen der Technischen Plätze zu nutzen, implementieren Sie diese unter Erweiterungen zur Anbindung Instandhaltung implementieren. SAP AG 5

9 Zusammenfassung von Immobilienobjekten zu Sets (neu) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie verschiedene Immobilienobjekte derselben Objektart zu Sets zusammenfassen. Für folgende Objektarten stehen Ihnen Sets zur Verfügung: - Wirtschaftseinheit - Gebäude - Grundstück - Mietobjekt - Immobilienvertrag - Abrechnungseinheit Sets sind beispielsweise Grundlage folgender Funktionen: - Speicherung häufig vorkommende Selektionen der gleichen Objekte (die meisten Reports erlauben es, über Sets zu selektieren). Damit ist auch die Definition einer oder mehrerer Sets z. B. nach Zuständigkeit möglich. - Gruppen von Objekten definieren, die im RE-Navigator hintereinander bearbeitet werden sollen. - Gruppen von Objekten definieren, die Empfänger einer CO-Umlage sind. Das Anlegen von Sets ist zum einen über den RE-Navigator (Transaktion RE80) möglich. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, hierarchische Sets zu definieren, indem Sie einem Set ein anderes Set (der gleichen Objektart) zuordnen. Die Objekte des untergeordneten Sets sind dann automatisch Bestandteil des übergeordneten Sets. Zum anderen stehen im Anwendungsmenü unter Werkzeuge -> Immobiliensets Programme zur Definition von Sets zur Verfügung. Diese Programme sind Reports, die Sie auch über Batch einplanen können. Dies ist empfehlenswert, wenn unternehmensweit Konventionen für Sets bestehen. So können sie z. B. (bei Bedarf unter von freien Abgrenzungen) eine Variante definieren, die alle Mietobjekte der Region West selektiert. In dieser Variante ordnen Sie den Setnamen REG-WEST diesen Objekten zu. Durch regelmäßige Einplanung des Reports im Batch stellen Sie sicher, dass die Sachbearbeiter bei dieses Sets immer auch die Objekte selektieren, die ggf. neu in dieser Region angelegt worden sind. Die Reports erlauben außerdem die automatische Erzeugung mehrerer Sets in einem Lauf anhand eines Gruppierungskriteriums. So könnten Sie z. B. als Differenzierungskriterium Profitcenter wählen. Der Report erzeugt (bzw. aktualisiert) dann für jedes Profitcenter, das in den selektierten Objekten vorkommt, ein Set. Diesem sind alle selektierten Objekte des entsprechenden Profitcenters zugeordnet. SAP AG 6

10 Name der Sets bei Nutzung des Gruppierungskriteriums Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen -> Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) -> Werkzeuge -> Immobiliensets RE-FX-CN Immobilienvertrag und Angebot Verlängerungs- und Kündigungsvereinbarung (geändert) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) stehen Ihnen in der Vertragsbearbeitung auf der Registerkarte Laufzeit folgende neue Funktionen zur Verfügung: - Klausel Kündigung: Für das Hinzufügen einer Fristenregel steht Ihnen jetzt eine einfachere Form der Erfassung zur Verfügung. Die bisherige tabellarische Darstellung ist nur noch über den Expertenmodus erreichbar. Dieser Modus ist weiterhin erforderlich, um eine Fristenregel zu definieren, die abhängig von der Vertragslaufzeit ist. - Klausel Kündigung und Klausel Verlängerung: - Für individuelle Verlängerungsregeln und individuelle Kündigungsschemata ist es möglich, einen beliebig langen Text zur Beschreibung des Sachverhalts zu erfassen (insbesondere für die Korrespondenz). Für diesen wird über die Farbe einer Drucktaste visualisiert, ob er vorhanden ist oder nicht (Drucktasten mit weißem Textsymbol = kein Text vorhanden; grünes Textsymbol = Text vorhanden). - Zusätzlich kann jetzt auch die Bezeichnung der Klausel geändert werden, die bisher immer durch das System mit Individuelle Verlängerungsregel bzw. Individuelles Kündigungsschema festgelegt war. Da dieser Text z. B. auch im Navigationsbereich des RE-Navigators angezeigt wird, ist die Bedeutung der Regel schneller ersichtlich. - Klausel Verlängerung: Die Art der automatischen Verlängerung wird bei der Individuellen Verlängerungsregel über eine Drucktaste eingestellt. Die Beschriftung der Drucktaste zeigt immer die aktuelle Einstellung RE-FX-BP Geschäftspartner Rollenkonzept des SAP-Geschäftspartners (geändert) SAP AG 7

11 Beim SAP-Geschäftspartner, der auch in RE-FX verwendet wird, wurde bisher nicht zwischen der betriebswirtschaftlichen Bedeutung einer Rolle und deren technischer Attribute (Aufbau des Bearbeitungsdialogs für Partner in dieser Rolle) unterschieden. Alle diese Attribute waren im Rollentyp (Wertetabelle TBZ0, im RE-Kontext auch Rolle genannt) verschlüsselt. Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) wird jetzt beim SAP-Geschäftspartner unterschieden nach: - Betriebswirtschaftlicher Rolle (GP-Rolle) Diese ist frei customizbar. Der Feldstatus kann im Customizing für jede betriebswirtschaftliche Rolle eingestellt werden. - Zugehöriger technischer Funktion (GP-Rollentyp) Die GP-Rollentypen werden von SAP ausgeliefert (sind durch Kunden erweiterbar). Auf sie kann in der Anwendung direkt programmiert werden. - Sicht (GP-Sicht) Die GP-Sicht definiert, wie der Bearbeitungsdialog für Partner in dieser Rolle aufgebaut ist (Aufbau der Sichten, Bilder und Bildfolgen). Beachten Sie dazu auch die Release-Information zum SAP-Geschäftspartner (CA-BP). Da die Tabelle der GP-Rollen eine Customizing-Tabelle vom Typ C ist (die alte Rollentypentabelle ist dagegen vom Typ E), ist es jetzt möglich, im Customizing betriebswirtschaftliche Rollen neu anzulegen, ohne dafür die Sichten (als das Erscheinungsbild des GP-Dialogs) separat definieren zu müssen. im RE-Kontext Darüber hinaus haben Sie im RE-Umfeld neue Möglichkeiten, festzulegen, welche GP-Rollen für welche Objekte zulässig sind. Dies können Sie einstellen für: - Architektonische Objekte pro Objekttyp - Mietobjekte pro Nutzungsart - Immobilienverträge pro Vertragsart Sie können auch kennzeichnen, dass beim Anlegen eines Partners in bestimmten Rollen je nach Objektart (und ggf. Differenzierungskriterium) die Adresse des Objektes übernommen wird. Auswirkungen auf den Datenbestand Umsetzung für Customizing-Einstellungen des SAP-Geschäftspartners Die Customizing-Tabellen für GP-Rollen, GP-Rollentypen und GP-Sichten werden beim Upgrade automatisch umgesetzt. Dies bedeutet, dass bei der Bearbeitung eines Geschäftspartners dieselben Bilder, Sichten und Bildfolgen für die einzelnen Rollen verwendet werden wie vor dem Upgrade. Bei der Umsetzung wird für jeden vorher vorhandenen Rollentyp (Eintrag in Tabelle TBZ0) eine GP-Rolle (Tabelle TB003: GP-Rollen definieren) und eine technische Rolle (Tabelle TB003A) angelegt. Der alte Rollentyp, der die Bearbeitung steuerte (Tabelle TBZ0) wird jetzt als GP-Sicht interpretiert. Über Tabelle TB003 sind diese Einträge miteinander verknüpft. Umsetzung für immobilienspezifische Customizing-Einstellungen SAP AG 8

12 - Die Customizing-Tabelle für die Rollenzuordnung pro Objektart (RE-Tabelle Einstellungen zu Rollen pro Objektart) wird mit dem immobilienspezifischen Report RFREMI50 umgesetzt. Dieser berücksichtigt auch die Rollen, die Sie zuvor für bestimmte Vertragsarten ausgeschlossenen hatten. Diese Einstellung entfällt künftig, da Sie in der Tabelle Einstellungen zu Rollen pro Objektart pro Vertragsart einstellen können, welche Rollen Sie benötigen. - Darüber hinaus können Sie optional den Report RFREMI50BPROLE starten. Dieser Report verknüpft die immobilienspezifischen GP-Rollen in Tabelle TB003 mit den GP-Sichten, die von SAP im Auslieferungscustomizing vorgesehen sind. Dabei wird nur die Verknüpfung geändert, es werden keine Sichten gelöscht. Alle Sichten, die Sie selbst definiert oder ggf. geändert hatten, bleiben also bestehen, werden aber zunächst nicht mehr verwendet. Bei Bedarf können Sie den Rollen, für die Sie die Voreinstellung nicht wünschen, wieder die Sicht, die vor dem Upgrade gültig war zuordnen. Diese heißt für die von SAP ausgelieferten Rollen genauso wie die Rolle, also z. B. TR0600 für die GP-Rolle TR0600. SAP wird diese Sichten allerdings zukünftig nicht mehr warten. Der Report RFREMI50BPROLE nimmt eine Mehrfachzuordnung vor, wodurch die Anzahl der tatsächlich verwendeten Sichten reduziert wird. Damit wirken sich Änderungen, Sie an der GP-Sicht für eine GP-Rolle vornehmen, automatisch auf alle Rollen aus, die diese Sicht verwenden. Wenn Sie den Report nicht verwenden wollen, können Sie auch manuell den Rollen, die gleiche Sichten verwenden sollen, diese zuordnen. Orientieren Sie sich dabei am Auslieferungscustomizing. Falls Sie das vom Report geänderte Customizing in ein anderes System / in einen anderen Mandanten weitertransportieren möchten, so verwenden Sie dafür bitte die Transportfunktion des Pflegeviews GP-Rollen definieren. Bereinigung nicht mehr benötigter Sichten Aus technischen Gründen kann SAP die Sichten, die nicht mehr benötigt werden, im Auslieferungscustomizing nicht löschen. Sie können aber in Ihrem Mandanten diese Sichten manuell löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: - Vergewissern Sie sich im View GP-Rollen definieren, dass die Sichten tatsächlich nicht mehr benötigt werden. - Rufen Sie die Transaktion BUSD auf. - Markieren Sie die obsoleten Sichten (für RE heißen die von SAP-ausgelieferten obsoleten Sichten wie die GP-Rollen) und wählen Sie "Eintrag löschen" (falls eine der Sichten noch verwendet wird, wird eine Fehlermeldung ausgegeben). - Prüfen Sie im Einführungsleitfaden (IMG), ob Sie an der Zuordnung GP-Rollen zu GP-Sichten Änderungen vornehmen wollen und legen Sie bei Bedarf weitere GP-Rollen an: GP-Rollen definieren. - Prüfen Sie, ob Sie die Customizing-Einstellung mit den Rollen pro Objektart detaillierter einstellen wollen: Einstellungen zu Rollen pro Objektart definieren. SAP AG 9

13 Lesen Sie dazu auch in der Release-Information zum SAP-Geschäftspartner (CA-BP) unter Geschäftspartnerrolle (geändert) RE-FX-RA Mietenbuchhaltung Abgrenzung (geändert) Für die periodischen Abgrenzungsbuchungen wird in RE-FX das SAP Werkzeug Accrual Engine eingesetzt. In RE-FX werden zwei Abgrenzungsverfahren unterschieden: - antizipative Abgrenzung nachschüssiger Mieten - transitorische Abgrenzung vorschüssiger Mieten Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie nun: - Verträge abgrenzen (Datenüberleitung von RE-FX in die Accrual Engine) und die Abgrenzungsbuchungen durchführen (in einer Transaktion) - Abgrenzungsergebnisse anzeigen - Storno Abgrenzungsbuchungen (Storno der Datenüberleitung) Weiterhin können Sie nun pro Bewegungsart, Abgrenzungsart und Periode die Belege verdichten. Nehmen Sie im IMG alle notwendigen Einstellungen im Kapitel Abgrenzung vor: - Abgrenzung mit der Accrual Engine im RE-Umfeld Einstellungen für die Komponente RE nehmen Sie insbesondere in folgenden Aktivitäten vor: - Legen Sie für die Komponente RE Abgrenzungsarten an: Abgrenzungsarten definieren. - Geben Sie eine Rechnungslegungsvorschrift für die Komponente RE an: Kundeneinstellungen für Komponenten definieren. - In der Aktivität Standardeinstellungen zur Abgrenzungsberechnung definieren müssen Sie eine Standard-Abgrenzungsmethode hinterlegen. Da die Abgrenzungsobjekte automatisch angelegt werden, wird die hier angegebene Abgrenzungsmethode übernommen. SAP AG 10

14 - Ordnen Sie außerdem im Kapitel Konditionen und Bewegungen der Bewegungsart eine Abgrenzungsart zu: Bewegungsarten definieren Mietbuchhaltung (geändert) Für SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) wurden im Bereich der Mietbuchhaltung folgende Funktionen geändert: Elektronischer Kontoauszug - Über den Menüpunkt Kontoauszug können Sie nun mit der Funktion Nachbearbeitung Kontoauszug fehlerhafte Angaben im szweck berichtigen und so immobilienspezifische Zahlungseingänge identifizieren. - Weiterhin können Sie nun Lastschriftrückläufer verarbeiten. Dies wird über die FI-Standardbehandlung ermöglicht, es werden jedoch auch RE-spezifische Felder wie Vertragsnummer und -typ übernommen. Debitorische Zahlungseingänge - Diese können Sie jetzt aus Vertragssicht erfassen. Mit RE-spezifischen Transaktionen können Sie die offenen Posten statt über den Debitor über den Immobilienvertrag selektieren. Mieterkonto - In der Vertragsbearbeitung und im Reporting wird eine Übersicht des Mieterkontos zur Verfügung gestellt, wo Sie die Posten eines Mieters einzeln (offen / ausgeglichen) und kumuliert (nach Zeitraum) sehen können. Von dort können Sie auch in die Erstellung einer Ratenvereinbarung zu offenen Posten navigieren. An dieser Stelle können Sie offene Posten auch als uneinbringliche Forderungen auf ein Sachkonto ausbuchen. Belegzeilenverdichtung - Sie können nun eine Belegzeilenverdichtung für debitorische bzw. kreditorische Zeilen in Buchungsbelegen beispielsweise aus den periodischen Buchungen einstellen. Nehmen Sie die nötigen Einstellungen in folgenden IMG-Aktivitäten bzw. Kapiteln vor: Zum Kontoauszug: - alle IMG-Aktivitäten im Kapitel Kontoauszugsübernahme vorbereiten: Elektronische Kontoauszugsübernahme Zahlungseingangssteuerung bestimmen - Weiterhin für die Steuerung des Ausgleichs der offenen Posten des Debitors: SAP AG 11

15 Buchungsschlüssel für Ausgleich und Anzahlung hinterlegen Grundeinstellungen im Buchungskreis Zum Mieterkonto: - Ordnen Sie den Bewegungsarten geeignete Referenzbewegungsarten für die Ratenzahlung und Ausbuchung zu: Referenzbewegungsarten zuordnen. - Tragen Sie für diese die Kontenfindung ein: Kontosymbol zur Bewegungsart zuordnen. - Sie können weiterhin den Referenzbewegungsarten eine Vorschlagsbelegart zuordnen: Belegartenfindung definieren. Zur Belegverdichtung: - Beleg- oder Steuerverdichtung im Buchungskreis aktivieren - Ordnen Sie den Bewegungsarten Verdichtungsbewegungsarten zu: Bewegungsarten definieren - Einstellungen zur Verdichtungsbewegungsart definieren RE-FX-SC Nebenkostenabrechnung Nebenkostenabrechnung (geändert) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) stehen Ihnen folgende neue Verfahren, Funktionen und Reports zur Verfügung: - Länderspezifika Österreich: Die Nebenkostenabrechnung kann nun nach dem Raumschuldnerprinzip erfolgen. Dieses sieht vor, dass der Mieter, der zum Zeitpunkt der Nebenkostenabrechnung ein Mietobjekt bewohnt hat, die Kosten für den kompletten Abrechnungszeitraum trägt, auch wenn er das Mietobjekt nicht im ganzen Zeitraum belegt hat. Im Gegenzug werden ihm die Vorauszahlungen des gesamten Abrechnungszeitraums (für den Zeitraum des Leerstands die auf dem Mietobjekt vereinbarten kalkulatorischen Vorauszahlungen) gutgeschrieben. Dazu muss in den Abrechnungsparametern (Customizing) festgelegt sein, dass das Raumschuldnerprinzip zu berücksichtigen ist. Außerdem muss für die betreffende Abrechnungseinheit und für die betreffende Mieteinheit eingestellt sein, dass sie nach dem Raumschuldnerprinzip abzurechnen sind. Eine Vorbelegung ist pro Nebenkostenschlüssel (im IMG) und pro Gebäude möglich. Auf den Gebäudestammdaten können Sie ggf. über BAdI (siehe Gebäude-BAdI: Nummernvergabe, Validierung, Substitution) abhängig vom Baujahr das Kennzeichen automatisch setzen lassen. - Die Zählerzuordnung wurde geändert: SAP AG 12

16 - Zähler können auch einer Abrechnungseinheit (AE) zugeordnet werden. Dies dient dazu, bei der Vorverteilung auf AEs auch nach Zählerverbrauch verteilen zu können. - Die starre Verbindung eines Zähler zum Mietobjekt wird der Tatsache, dass Mietflächen flexibel definiert werden können, nicht gerecht. Zähler (Messpunkte) können Sie jetzt im PM und in RE-FX für eine Abrechnungseinheit, Gebäude oder für ein Mietobjekt (Flächenpool, Mieteinheit) anlegen, jedoch nicht für Mietflächen. Um für Mietflächen verbrauchsabhängig abrechnen zu können, ordnen Sie den Zähler dem zugehörigen Flächenpool zu. Die Zuordnung der jeweiligen Zähler zu bestimmten Mietflächen treffen Sie zeitabhängig in der Bearbeitung des zugehörigen Flächenpools oder der Mietfläche selbst. - Sie können über die Reports Zähler zu Mietobjekt anzeigen und Zähler zu Abrechnungseinheit anzeigen nach Zählern selektieren sowie Messbelege dazu erfassen. - Sie können jetzt mehrere Abrechnungseinheiten auf einmal anlegen. Dabei werden entweder die im Customizing voreingestellten Attribute übernommen oder die Abrechnungseinheiten-Struktur einer anderen WE übernommen. - Die Anpassung der Vorauszahlung basierend auf den Ergebnissen der Nebenkostenabrechnung wurde jetzt in die Abrechnung integriert, so dass Sie innerhalb des Abrechnungslaufes optional die Anpassung vornehmen können. - Mit dem Bericht Einzelnachweise Abrechnungseinheiten können Sie sich die auf eine Abrechnungseinheit kontierten Buchungen anzeigen lassen. Auswirkungen auf den Datenbestand Nehmen Sie die notwendigen Einträge zum Raumschuldnerprinzip in den folgenden IMG-Aktivitäten vor: - zum Abrechnungsschema: Parameter einer Abrechnung definieren - für die Vorbelegung in der Abrechnungseinheit: Vorschlagswerte zum Raumschuldnerprinzip definieren Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen -> Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) --> Kaufmännisches Immobilienmanagement --> Nebenkostenabrechnung. SAP AG 13

17 8.1.6 RE-FX-AJ Mietanpassung Erfassungshilfe für Staffelmiete (neu) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) wird Ihnen bei der Erfassung von Konditionen auf dem Vertrag und auf dem Mietobjekt die neue Funktion Staffel generieren angeboten. Damit können Sie zur gewählten Konditionsart zeitabhängig für eine Staffel Laufzeit, Abstand und Erhöhung definieren Mietanpassung (geändert) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) stehen Ihnen zwei neue Mietanpassungsverfahren zur Verfügung, die nach deutschem Recht für die Anpassung freifinanzierter Wohnungen verwendet werden dürfen: - Mietanpassung nach Mietspiegel - Mietanpassung über Vergleichswohnungen Berechnung der Vergleichsmiete über Mietspiegel Bei diesem Verfahren hinterlegen Sie das Regelwerk zur Bestimmung der Vergleichsmiete über Mietspiegelmiete dabei für jeden benötigten Mietspiegel im Customizing. I.d.R. wir dieser von der jeweiligen Stadt, in der sich die Wohnung befindet, vorgegeben. Da die Mietspiegel der einzelnen Städte nicht nur in den Werten, sondern auch in ihrer Struktur höchst unterschiedlich sein können, existieren Customer-Exits und umfangreiche Steuerungstabellen, mit denen Sie die üblichen Verfahren erweitern und modifizieren können. Üblicherweise gehen in die Berechnung der Mietspiegelmiete folgende Attribute des Mietobjekts ein: - Größe - Lage - Baualter - Ausstattungsklasse - Ausstattungsmerkmale (diese können auch mit Punkten bewertet sein, wenn der zugrunde liegende Mietspiegel dies vorsieht) Bei der Anpassung wird aus diesen und ggf. zusätzlichen Attributen des Mietobjekts über das Regelwerk zum Mietspiegel i. d. R. eine Miete pro Flächeneinheit berechnet, die dann multipliziert mit der Fläche die Vergleichsmiete für dieses Mietobjekt ergibt. Berechnung der Vergleichsmiete über Vergleichswohnungen Bei diesem Verfahren ordnen Sie einem Mietobjekt einen so genannten Vergleichsbestand zu. Dieser Vergleichsbestand enthält eine (auf der Anpassungsregel festzulegende) Mindestanzahl von Vergleichswohnungen. Diese sind entweder Wohnungen aus dem eigenen Bestand oder externe SAP AG 14

18 Vergleichswohnungen, die als Mietobjekt eines gesonderten Typs im System abgelegt werden. Bei der Anpassung wird die Vergleichsmiete des Mietobjekts aus den tatsächlichen Mieten der über den Vergleichsbestand zugeordneten Vergleichswohnungen berechnet, wobei leerstehende Wohnungen im eigenen Bestand nicht berücksichtigt werden. Nehmen Sie im IMG des Flexiblen Immobilienmanagements die nötigen Einstellungen für die entsprechenden Anpassungsregeln in folgenden IMG-Aktivitäten vor: - Anpassungsregeln definieren - Änderungsgrund definieren - Anpassungsgrund definieren - Rundung, Änderungsgrund und Zuschläge pro Anpassungsregel definieren - Laufzeitabhängige Anpassungsparameter definieren Hier können Sie jetzt abhängig von Laufzeit und vom Anpassungsgrund nicht nur eine maximale Erhöhung, sondern auch minimale Erhöhungen pro Bemessungsart oder insgesamt definieren. Nehmen Sie zudem die nötigen Einstellungen für den Mietspiegel in allen IMG-Aktivitäten des Kapitels Mietspiegel vor: - Ausstattungsmerkmale für Gebäude und Mietobjekt definieren - Wenn Sie spezielle Berechnungen innerhalb der Anpassung von Konditionen nutzen möchten, dann können Sie mit Hilfe eines Formeleditors eine Anpassungssteuerung im Kapitel Standardberechnungsregeln zur Anpassung modifizieren vornehmen: Variablen zur Steuerung der Anpassung definieren Nehmen Sie die nötigen Einstellungen für die Vergleichswohnungen in folgender Aktivität vor: - Regeln für die Ermittlung der Vergleichsmiete definieren Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen -> Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) --> Kaufmännisches Immobilienmanagement --> Anpassung von Konditionen (Mietanpassung) --> Anpassungsverfahren: Mietspiegel und Anpassungsverfahren: Vergleichswohnung RE-FX-CP Korrespondenz Mietrechnung (neu) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie nun auch die Mietrechnung aus den SAP AG 15

19 periodischen Buchungen drucken und den Mietern zusenden. Die Rechnungsbelegzeilen werden gruppiert. Die Rechnungsnummer wird auf Basis des RE-Belegs vergeben RE-FX-CO Immobiliencontrolling CO-Umlage auf Immobilienobjekte (neu) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) kann der Empfänger einer CO-Umlage nun auch ein Immobilienobjekt sein. Dies gilt für die folgenden Objekte: - Wirtschaftseinheit - Gebäude - Grundstück - Abrechnungseinheit Kosten, die auf die Abrechnungseinheit umgelegt werden sollen, werden in der Nebenkostenabrechnung an die entsprechenden Empfänger verteilt (immer Netto!). Die Verteilungsgrößen werden i.d.r. über statistische Kennzahlen definiert. Diese können Sie entweder direkt mit den entsprechenden Einzelerfassungstransaktionen auf die Objekte buchen oder aus den Bemessungen übernehmen (siehe Übernahme von Bemessungen als Statistische Kennzahl). Die Objekte, auf die zu verteilen ist, werden i.d.r. durch Sets beschrieben. Nehmen Sie die nötigen Einstellungen in allen Aktivitäten des Kapitels Istbuchungen vor: Bemessungsarten den Statistischen Kennzahlen zuordnen - zur CO-Abrechnung - zur Umlage - zur Verteilung - zur periodischen Umbuchung CO-Abrechnung von Immobilienobjekten (neu) SAP AG 16

20 Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie in der Bearbeitung der folgenden Immobilienobjekte Abrechnungsvorschriften über das Menü Bearbeiten --> CO Abrechnungsvorschrift definieren: - Wirtschaftseinheit - Gebäude - Grundstück - Mietobjekt - Immobilienvertrag Die auf diesen Objekten gebuchten Kosten können nach den dort definierten Vorschriften im CO abgerechnet werden (Netto!). Diese Funktionalität wurde schon in einem Support Package zum vorhergehenden Release bereitgestellt, steht aber jetzt erstmals vollständig (mit Dokumentation etc.) zur Verfügung Übernahme von Bemessungen in Statistische Kennzahlen (neu) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie die Bemessungswerte von Immobilienobjekten in die statischen Kennzahlen des Controllings (CO) übernehmen und somit z.b. für die Umlage auf Immobilienobjekte verwenden. Tragen Sie im IMG ein, welche Bemessungsart welcher statistischen Kennzahl entspricht: Bemessungsarten den Statistischen Kennzahlen zuordnen Zusammenfassung von Immobilienobjekten zu Sets (neu) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie verschiedene Immobilienobjekte derselben Objektart zu Sets zusammenfassen. Für folgende Objektarten stehen Ihnen Sets zur Verfügung: SAP AG 17

21 - Wirtschaftseinheit - Gebäude - Grundstück - Mietobjekt - Immobilienvertrag - Abrechnungseinheit Sets sind beispielsweise Grundlage folgender Funktionen: - Speicherung häufig vorkommende Selektionen der gleichen Objekte (die meisten Reports erlauben es, über Sets zu selektieren). Damit ist auch die Definition einer oder mehrerer Sets z. B. nach Zuständigkeit möglich. - Gruppen von Objekten definieren, die im RE-Navigator hintereinander bearbeitet werden sollen. - Gruppen von Objekten definieren, die Empfänger einer CO-Umlage sind. Das Anlegen von Sets ist zum einen über den RE-Navigator (Transaktion RE80) möglich. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, hierarchische Sets zu definieren, indem Sie einem Set ein anderes Set (der gleichen Objektart) zuordnen. Die Objekte des untergeordneten Sets sind dann automatisch Bestandteil des übergeordneten Sets. Zum anderen stehen im Anwendungsmenü unter Werkzeuge -> Immobiliensets Programme zur Definition von Sets zur Verfügung. Diese Programme sind Reports, die Sie auch über Batch einplanen können. Dies ist empfehlenswert, wenn unternehmensweit Konventionen für Sets bestehen. So können sie z. B. (bei Bedarf unter von freien Abgrenzungen) eine Variante definieren, die alle Mietobjekte der Region West selektiert. In dieser Variante ordnen Sie den Setnamen REG-WEST diesen Objekten zu. Durch regelmäßige Einplanung des Reports im Batch stellen Sie sicher, dass die Sachbearbeiter bei dieses Sets immer auch die Objekte selektieren, die ggf. neu in dieser Region angelegt worden sind. Die Reports erlauben außerdem die automatische Erzeugung mehrerer Sets in einem Lauf anhand eines Gruppierungskriteriums. So könnten Sie z. B. als Differenzierungskriterium Profitcenter wählen. Der Report erzeugt (bzw. aktualisiert) dann für jedes Profitcenter, das in den selektierten Objekten vorkommt, ein Set. Diesem sind alle selektierten Objekte des entsprechenden Profitcenters zugeordnet. Name der Sets bei Nutzung des Gruppierungskriteriums Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen -> Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) -> Werkzeuge -> Immobiliensets. SAP AG 18

22 8.1.9 RE-FX-IS Informationssystem Zusammenfassung von Immobilienobjekten zu Sets (neu) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie verschiedene Immobilienobjekte derselben Objektart zu Sets zusammenfassen. Für folgende Objektarten stehen Ihnen Sets zur Verfügung: - Wirtschaftseinheit - Gebäude - Grundstück - Mietobjekt - Immobilienvertrag - Abrechnungseinheit Sets sind beispielsweise Grundlage folgender Funktionen: - Speicherung häufig vorkommende Selektionen der gleichen Objekte (die meisten Reports erlauben es, über Sets zu selektieren). Damit ist auch die Definition einer oder mehrerer Sets z. B. nach Zuständigkeit möglich. - Gruppen von Objekten definieren, die im RE-Navigator hintereinander bearbeitet werden sollen. - Gruppen von Objekten definieren, die Empfänger einer CO-Umlage sind. Das Anlegen von Sets ist zum einen über den RE-Navigator (Transaktion RE80) möglich. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, hierarchische Sets zu definieren, indem Sie einem Set ein anderes Set (der gleichen Objektart) zuordnen. Die Objekte des untergeordneten Sets sind dann automatisch Bestandteil des übergeordneten Sets. Zum anderen stehen im Anwendungsmenü unter Werkzeuge -> Immobiliensets Programme zur Definition von Sets zur Verfügung. Diese Programme sind Reports, die Sie auch über Batch einplanen können. Dies ist empfehlenswert, wenn unternehmensweit Konventionen für Sets bestehen. So können sie z. B. (bei Bedarf unter von freien Abgrenzungen) eine Variante definieren, die alle Mietobjekte der Region West selektiert. In dieser Variante ordnen Sie den Setnamen REG-WEST diesen Objekten zu. Durch regelmäßige Einplanung des Reports im Batch stellen Sie sicher, dass die Sachbearbeiter bei dieses Sets immer auch die Objekte selektieren, die ggf. neu in dieser Region angelegt worden sind. Die Reports erlauben außerdem die automatische Erzeugung mehrerer Sets in einem Lauf anhand eines Gruppierungskriteriums. So könnten Sie z. B. als Differenzierungskriterium Profitcenter wählen. Der Report erzeugt (bzw. aktualisiert) dann für jedes Profitcenter, das in den selektierten Objekten vorkommt, ein Set. Diesem sind alle selektierten Objekte des entsprechenden Profitcenters zugeordnet. SAP AG 19

23 Name der Sets bei Nutzung des Gruppierungskriteriums Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen -> Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) -> Werkzeuge -> Immobiliensets Auswertungen (neu) Ab SAP ECC 5.00 (SAP_APPL 500) können Sie jetzt in allen Berichten des RE-Navigator auch über Sets selektieren. Es stehen Ihnen folgende neue Berichte zur Verfügung: - Stammdaten: - Zugeordnete Objekte - Verträge: - Laufzeit - Kündigung - Verlängerung - Kautionsvereinbarung - Controlling: Stammdaten Einzelposten Ist, Verträge Einzelposten Ist - Abrechnungseinheit: - Einzelnachweise Abrechnungseinheiten (die auf die AE kontierten Buchungen) - Zähler zu Mietobjekt anzeigen - Zähler zu Abrechnungseinheit anzeigen SAP AG 20