Fallbeispiel. Office 365

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1 Experton Research Fallbeispiel Use Case Office 365 in Unternehmen mit am Beispiel der Melampo AG Version 1.1 Juli 2013

2 Inhalt 1. Einleitung & Zusammenfassung Ausgangssituation Lösung & Ergebnis Page 2 of 9

3 1. Einleitung & Zusammenfassung Der (Büro-)Arbeitsplatz der Zukunft unterliegt in den letzten 10 bzw. eigentlich schon in den letzten 100 Jahren einem drastischen Wandel, ob gesellschaftlich, individuell oder technologisch. Im 19ten Jahrhundert waren es zum Beispiel Telegraphie und Telefonie. Im 20ten Jahrhundert waren es moderne Schreibmaschinen, die Gestaltung von Arbeitsplätzen oder das papierfreie Büro. Vor etwas mehr als einem Jahrzehnt war die oder der Heimarbeitsplatz das Leitbild der neuen Arbeitswelt. Im neuen Jahrtausend kamen die Themen Kollaboration und gemeinschaftliches Arbeiten (Social Business) auch über Unternehmensgrenzen hinweg hinzu. Was allerdings in all den Jahren und Jahrzenten gleichgeblieben ist, ist der Zwang, in weniger Zeit mit weniger Mitarbeitern immer mehr zu erreichen. Das Credo lautet(e) schneller, höher und weiter. Die Gründe haben sich hierfür allerdings im Laufe der Jahre geändert. Aktuell sind zwei zentrale Trends für die Entwicklung zu sehen: Einerseits der hohe Wettbewerbsdruck in vielen Branchen und Märkten, der durch die anhaltenden wirtschaftliche Verschiebung der letzten Jahre noch verstärkt wird. Auf der anderen Seite prägen oftmals fehlende personelle Ressourcen und Kompetenzträger den Wandel der Arbeitswelt. Neben dem wirtschaftlichen Drang, die Unternehmensorganisation und die Arbeitskonzepte zu modernisieren, kommen immer häufiger gesellschaftliche Strömungen hinzu. Diese Strömungen werden abermals durch Technologie getrieben und gefördert. So wünschen sich immer mehr Mitarbeiter mehr Freiraum bei der räumlichen und insbesondere der zeitlichen Gestaltung des Arbeitsplatzes. In Zukunft werden mehr Mitarbeiter ihre stationären Büros entsprechend ihrem Lebensstil und ihren aktuellen Anforderungen - teilweise oder ganz verlassen. Das Prinzip des Büros, als räumlich und zeitlich definierte Größe der Erbringung der Arbeitsleistung, könnte sich künftig als bloße Alternative darstellen. Im Blickpunkt stehen agile Arbeitsplatzkonzepte und mobile Arbeitsplätze. Diese Ansätze und Konzepte, die sich in den einzelnen Unternehmen zu einer neuen Organisationsform ja sogar einer neuen Leitkultur entwickeln, sind geprägt durch Informationstechnologie als zentrales Instrument. Hierbei wird IT sowohl als Produktionsfaktor als auch als Wettbewerbsfaktor identifiziert. In Bezug auf Arbeitsplatzkonzepte der Zukunft gilt es hier sowohl Endgeräte, Software und Services sowie die Verfügbarkeit von Datenverbindungen in die Überlegungen einzubeziehen. Bei den Endgeräten ist es egal, ob diese Geräte im 26/07/2013 Page 3 of 9

4 Besitz des Unternehmens, eines Dienstleisters oder des Mitarbeiters sind. Für eine Fülle der bereits heute entwickelten und umgesetzten Arbeitsplatzmodelle wird der mobile Datenzugriff, egal von welchem Ort und zu welcher Zeit, dabei vorausgesetzt. Die Herausforderungen bestehen insbesondere darin, sowohl die Sicherheit als auch den bequemen Zugriff auf die Daten und somit auch die Nutzerfreundlichkeit (Usability) sicherzustellen. Dafür muss die Technik hochverfügbar, einfach zu bedienen und zu verwalten sein. Gleichzeitig natürlich auch noch kostengünstig! Um einen solchen (Büro- )Arbeitsplatz der Zukunft für Wissensarbeiter zu ermöglichen, sind neben der technologischen Basis, dem technologischen Know-how und den entsprechenden Ressourcen vor allem auch ein ganzheitliches Verständnis und eine ganzheitliche Systematik rund um den Arbeitsplatz notwendig. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn arbeitsteilig innerhalb von Wertschöpfungsketten an unterschiedlichen Standorten gearbeitet wird. Zentrale Voraussetzungen für alle Arbeitsplatzmodelle, seien es stationäre, mobile Arbeitsplätze oder auch Heimarbeitsplätze, sind der Zugriff auf Daten und der Austausch mit den Kollegen. Der Mitarbeiter möchte hierbei im Alltag möglichst pragmatisch und nahtlos arbeiten. Er möchte sich keine Gedanken über Sicherheit, genutzte Geräte oder Arbeitsplatz machen. Unternehmensleitung und IT hingegen legen besonderen Wert auf Sicherheit der Daten, deren Auffindbarkeit und integrierte Prozesse. Wird heute über eine Client-Strategie gesprochen, gilt es all diese Anforderungen zu integrieren. Benötigt werden Lösungen, die sowohl den Anwendern, dem IT-Management, als auch der Unternehmensstrategie gerecht werden. Für Unternehmen mit mehr als Mitarbeitern lohnt sich hier die Prüfung der unterschiedlichen Services von Microsoft im Bereich Office-Anwendungen und Office- Produktivitätslösungen. So, wie für die Melampo AG 1. 1 Name des Unternehmens wurde geändert 26/07/2013 Page 4 of 9

5 2. Ausgangssituation Die Melampo AG ist ein Ingenieur- und Planungsbüro mit Hauptsitz in Leipzig. Beschäftigt werden Mitarbeiter; davon 500 Ingenieure. In Deutschland gibt es vier weitere Niederlassungen. In Europa ist das Unternehmen bisher in Österreich, der Schweiz und Spanien vertreten. Eine weitere Expansion ist innerhalb Europas und in Indien für die kommenden Jahre geplant. Das Unternehmen hat erkannt, dass IT ein Produktionsfaktor und für die eigene Leistungserbringung unabdingbar ist. D.h., die Informationstechnologie muss unter anderem. aktiv gemanagt werden und darf nicht als reine Kostenstelle oder purer Erbringer einer Leistung verstanden werden. Die IT-Abteilung besteht aus 50 Mitarbeitern. Inbegriffen sind Entwickler und Spezialisten für Datenanalysen. Eingesetzt werden überwiegend Laptops mit Windows 7 und Office Zunehmend nutzen die Ingenieure und Vertriebsmitarbeiter auch ipads oder Android-Tablets. Insbesondere durch die Vielzahl an unterschiedlichen Hardware-Clients und Betriebssystemen besteht die größte Aufgabe darin, plattformübergreifende Lösungen zu implementieren. Der Einsatz von Smartphones ist Standard. Der mobile Arbeitsplatz mit Smartphone, Tablet und Laptop gewinnt zunehmend an Bedeutung. Dabei werden Tablets zukünftig in der Regel kein Verarbeitungsgerät sein, sondern mehr Präsentationsgerät. Der Laptop wird weiterhin den Charakter des Verarbeitungsgeräts haben. CRM-Daten werden auf allen Geräten bereitgestellt. Nahezu der gesamte IT-Betrieb wird auf einer eigenen Infrastruktur betrieben. Die IT-Abteilung wird durch externe Dienstleister und Berater unterstützt. Das Ingenieurbüro arbeitet mit vielen externen Partnern, spezialisierten Unternehmen und Auftraggebern zusammen. Durch diese kontextbezogene Zusammenarbeit aller Fachleute kann die Melampo AG technisch und organisatorisch komplexe Vorhaben realisieren. Aktuell erfolgt der Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen den beteiligten Partnern per oder über einen herkömmlichen File Transfer Server (FTP). Größtenteils sind es Projektpläne, Protokolle oder Bauzeichnungen, die allen involvierten Unternehmen bereitgestellt werden. Bisher wurde für jedes Projekt ein dezidierter Projektordner angelegt. Der Zugriff wurde über Passwörter geregelt. Eine umfassende Übersicht über alle Projekte fehlte bisher. Das Dokumentenmanagement und das Arbeiten mit Dokumenten (hoch- und herunterladen) erfolgte über einen lokal installierten FTP-Softwareclient. Dieser Client respektive der Zugriff auf die Daten ist in diesem Modell jedoch nicht mit allen eingesetzten Endgeräten möglich. Ferner gibt es enorme Probleme bei der Versionierung der einzelnen Dokumente. 26/07/2013 Page 5 of 9

6 Ein weiterer Nachteil der aktuellen Situation ist, dass weder innerhalb des Unternehmens, noch über die Unternehmensgrenzen hinweg eine Identifikation und Vernetzung von Kompetenzträgern möglich ist. Im Kern geht es um eine schnelle Suche und digitale Vernetzung der Mitarbeiter Für den Vorstand der Melampo AG liegt die größte Herausforderung darin, einerseits das Wachstum zu ermöglichen, und auf der anderen Seite bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe zu verbessern. Ziel bei den Planungen ist das Ergebnis also der angestrebte Output. Dieser Maxime folgen die Investitionen. Gemeinsam mit den einzelnen Fachabteilungen und in enger Abstimmung mit dem Vorstand, hat die IT-Leitung einen Anforderungskatalog für die neue Generation der IT-Infrastruktur und Arbeitsplatzmodelle erarbeitet. Neben genauen Definitionen für den Hardware-Client wurden insbesondere Anforderungen an Office-Produktivitätslösungen festgelegt. Hierzu zählen Einfacher Dokumentenaustausch und Projektplanung Sicherer Austausch von Dokumenten Schutz von schützenswerten Inhalten Versionierung von Dokumenten Veröffentlichen einer Projektbeschreibung/Übersicht Zuweisung und Kontrolle von Aufgaben an Personen Personalisierte Zugänge mit einfacher Benutzerverwaltung und granularer Berechtigungsverwaltung Keine zusätzliche Installation von Software Übersicht über aktuell offene Aufgaben aller Projekte Migration und Bereinigung der bestehenden Inhalte Suche nach Mitarbeitern basierend auf Namen, Standort, Abteilung oder Tätigkeitsfeld Reduzierung der lokalen Wartungskosten in den Niederlassung und gleichzeitige Zentralisierung Einfache, kalkulierbare Lizenzierung Allen Beteiligten war klar, dass ein Umstieg schnell und zuverlässig erfolgen muss. Längere Ausfallzeiten bei den Ingenieuren oder Verschiebungen in den Projektabläufen wären nicht akzeptabel. 26/07/2013 Page 6 of 9

7 3. Lösung & Ergebnis Auf Vorschlag der IT-Leitung hat sich der Vorstand für die Einführung von Office 365 entschieden. Office 365 ist ein Online-Dienst von Microsoft. Im Fokus steht die prompte und pragmatische Bereitstellung der Office-Produktivitätswerkzeuge, auch ohne tiefergehende IT-Kenntnisse bzw. umfassende IT-Ressourcen. Microsoft bietet in sogenannten Service- Plänen unterschiedliche Varianten seiner Office-Produktivitätslösung an. Diese Angebote sind auf die verschiedensten Anforderungen unterschiedlicher Kunden/-Nutzergruppen ausgelegt. Für die breite Masse der Mitarbeiter wurde der Plan E3 gewählt. Dieser Service ist ausgelegt für Unternehmen, die ein umfassendes Portfolio an Produktivitätsdiensten in der Cloud, die Desktopversion von Office und erweiterte Unternehmensdienste wünschen. Der Plan beinhaltet neben einer aktuellen Version des Office-Clients, also den aktuellen Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, Lync & Infopath, insbesondere Lösungen für integrierte Unternehmens- , Dateifreigabe und Webkonferenzen. Ein webbasiertes Verwaltungsportal bietet Kontrolle und Sicherheit für die IT-Mitarbeiter. Hierdurch wird ihnen der Arbeitsalltag erleichtert. Der Serviceplan E3 bietet volle -Unterstützung mit Exchange Online, Dokumentenaustausch mit SharePoint Online und Instant Messaging und virtuelle Besprechungen mit Lync Online. Durch eine Active Directory Integration ist die Verwaltung von Benutzeranmeldeinformationen und -berechtigungen möglich. Einmaliges Anmelden und Synchronisierung mit Active Directory erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und ermöglicht ein hohes Niveau an Datenschutz und Datensicherheit. Tools zur Unterstützung bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sind ein zusätzlicher Sicherheitsfaktor Darüber hinaus bieten Lösungen zur Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) zusätzliche Sicherheit. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Aspekt in Messagingsystemen von Unternehmen, da s in sehr hohem Maße in der geschäftskritischen Kommunikation verwendet werden, die häufig auch vertrauliche Daten umfasst. DLP-Funktionen vereinfachen die Verwaltung von vertraulichen Daten erheblich und tragen so dazu bei, die Anforderungen an die Richtlinientreue für solche Daten einzuhalten und die Verwendung dieser Daten in s zu verwalten, ohne die Produktivität der Benutzer einzuschränken. Für die Melampo AG ist diese Funktion insbesondere im internationalen Projektgeschäft von größter Relevanz, da hierdurch unterschiedliche rechtliche Rahmenanforderungen eingehalten werden können. Einen vergleichbaren Sachverhalt greift die Funktion Information Rights Management (IRM). Mit IRM können in Microsoft Office-Dokumenten oder Outlook- -Nachrichten enthaltene vertrauliche 26/07/2013 Page 7 of 9

8 Informationen vor dem Anzeigen und Verbreiten durch nicht autorisierte Personen geschützt werden. Im kleinen Rahmen kann IRM die persönlichen Präferenzen bei der Übermittlung von persönlichen oder vertraulichen Informationen unterstützen. Im großen Rahmen dient IRM in großen Unternehmen dem Durchsetzen der Unternehmensrichtlinien für die Sicherung und Weitergabe von vertraulichen und geschützten Informationen. Eine weitere wichtige Funktion, die Vorstand und IT bewogen hat, sich für Office 365 zu entscheiden. Im Tagesgeschäft werden nun die Projekte zentral über SharePoint orchestriert. Es besteht ein ausreichender Überblick über Ressourcen und Projekte. In einem weiteren Schritt werden einzelne proprietäre Projektmanagementlösungen abgelöst. Ziel ist es, Office 365 und Project online gemeinsam einzusetzen. Die Umstellung auf Office 365 erfolgte zunächst probeweise im Hybridmodus. Das bedeutet, es wurde eine Koexistenz von eigenen Servern- und Cloud-Lösungen von Microsoft hergestellt. Dieser Schritt wurde gewählt, um einen nahtlosen Übergang zu ermöglichen und in einem ersten Schritt Erfahrungen zu sammeln. Nach kurzer Zeit wurde komplett auf Office 365 umgestellt. Die Migration der Mailboxen konnte, bedingt durch die guten Vorarbeiten, innerhalb von nur zwei Tagen erfolgen. Dabei wurden sowohl die öffentlichen Ordner des alten lokalen Exchange-Servers, als auch alle Gruppenkalender und globale Adressbücher in das neue Intranet, basierend auf SharePoint Online, eingebunden. Nahezu alle Endgeräte seien es Smartphones oder Tablets - wurden mit Lync ausgestattet, um aktuelle Präsenz- und Anwesenheitsinfos von allen Kompetenzträgern an allen Standorten zu erhalten. So sieht jeder Mitarbeiter sofort, welche Kollegen welche Kompetenzen gerade verfügbar sind. Durch die Integration in Exchange sind auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Besprechung sofort im Präsenzstatus ersichtlich. Die Melampo AG konnte durch die Einführung von Office 365 die Flexibilität im Projektgeschäft nachhaltig steigern. Durch die bessere Vernetzung der Mitarbeiter erfolgt eine bessere Kommunikation und ein schnellerer Projektverlauf. Die verbesserte Übersicht über die Projekte und Ressourcen gibt Planungssicherheit, und die Funktionen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit bieten im Alltag einen höheren Schutz, als er bisher vorhanden war. 26/07/2013 Page 8 of 9

9 Weitere Ausführungen der Experton Group zum Thema Office 365 finden Sie u.a. unter Office 365: Es geht um mehr als Mail und Collaboration Microsoft Office ist tot (lang) lebe das neue Office?! Remote-Desktop-Services- (RDS-) Lizenzierung und Office 365 Pro Plus ein Kurzüberblick Informationen von Microsoft zum Thema Office 365 finden Sie u.a. unter office365.de 26/07/2013 Page 9 of 9