magazin Quo vadis SharePoint? Eine Einschätzung von SER Digitale Büroorganisation mit Enterprise Content Management

Transkript

1 magazin Digitale Büroorganisation mit Enterprise Content Management Nr. 01/14 Eine Einschätzung von SER Quo vadis SharePoint? Vollständiger Text des SER Magazin-Fachartikels

2 Autor: Dr. Gregor Joeris Produktmanager der SER-Gruppe Geschäftsführer der SER Software Technology GmbH SharePoint verabschiedet sich in die Cloud, Microsoft stellt SharePoint aufs Abstellgleis diese und ähnliche Schlagzeilen in der Berichterstattung von der SharePoint Conference 2014 haben die User aufgeschreckt. Was ist dran an diesen, für SharePoint User alarmierenden Berichten? Will Microsoft wirklich in Zukunft auf eines seiner erfolgreichsten Produkte verzichten? ECM-Experte und Produktmanager der SER-Gruppe, Dr. Gregor Joeris, geht den Gerüchten auf den Grund und erläutert die Sicht der SER auf diese Entwicklung. Auf der diesjährigen SharePoint Conference 2014 hat Microsoft weit reichende Änderungen bezüglich der Share- Point-Produktstrategie angekündigt. Über diese wurde in verschiedenen Medien umfassend berichtet. Eine gute Zusammenfassung bietet dabei ein Artikel der Computerwoche vom 06. März dieses Jahres, der aufgrund seiner reißerischen Überschrift Microsoft stellt SharePoint aufs Abstellgleis größere Wellen geschlagen hat. Abgesehen von der irreführenden Überschrift ist der Artikel inhaltlich zutreffend so auch die Meinung von Stephan Fasshauer, Produkt Marketing Manager 2 Die schnelle Adaption von Trends mit Inkaufnahme großer Technologiebrüche hat der Verbreitung von SharePoint zumindest bislang nicht geschadet vielleicht war dies sogar Grundlage für den Erfolg? der Microsoft Office Division Germany, die er in seinem Blog ( vertritt. Anlass genug, für die Leser des SER Magazins einige Informationen zusammenzutragen und die Einschätzung der SER auf die Entwicklung von SharePoint aus technischer Sicht zu erläutern. SharePoint Past, Present and Future SharePoint ist eines der erfolgreichsten Produkte von Microsoft der letzten Jahre trotz einer Entwicklung, die immer wieder große technologische Umbrüche hervorgebracht hat. Wohl berühmt ist die Darstellung der Entwicklung von SharePoint mit Nebenprodukten und ausgelagerten Funktionalitäten, die im Wikipedia-Artikel Kollaboratives Projektmanagement mit Windows Sharepoint Server zu bewundern ist, und die die Umbrüche nur bis MS Office SharePoint Server 2007 zeigt. Auch mit den weiteren Releases trat keine Ruhe ein: zwei Beispiele sind die stetige Neuentwicklung der Workflow Engine in SharePoint 2007, 2010 und 2013 oder die ständigen Änderungen in der Speicherung der Dokumentinhalte ( BLOBs ), von denen auch der Doxis4 SharePoint ILM Manager betroffen war und ist: von EBS (external binary storage provider) in 2007 ging es zum (ungenügenden Ersatz) RBS (remote blob store) in 2010, der in 2013 aufgrund des Shredded Storage als Schnittstelle für ein DMS nicht mehr nutzbar ist. Details dazu finden Sie im SER-WhitePaper Archivierung und ILM für SharePoint, das Sie im Media Center auf herunterladen können. Die schnelle Adaption von Trends mit Inkaufnahme großer Technologiebrüche hat der Verbreitung von SharePoint zumindest bislang nicht geschadet vielleicht war dies sogar Grundlage für den Erfolg? Aber genau vor diesem Hintergrund ist nicht nur eine Vorhersage der weiteren Entwicklung sehr schwierig, sondern auch die Festlegung einer längerfristigen Integrationsstrategie für Partner wie die SER.

3 SharePoint wird zum Social Workplace die Folgen des Folgens Bei der wechselvollen Historie von Share- Point gleicht die Vorhersage, in welche Richtung sich SharePoint entwickeln wird, somit eher einem Blick in die Glaskugel. Nicht selten hat Microsoft die Ausrichtung später nochmal geändert. Aber immer häufiger werden die Entscheidungen bei Microsoft offensicht lich durch Consumer-Trends be stimmt und weniger an den Bedürfnissen von Unternehmenskunden ausgerichtet: Windows 8 wurde auf den Tablet-Markt ausgerichtet. Bing folgt Google, Office Video folgt Youtube und SharePoint mit Office Graph folgt der Facebook-Idee. Aber was sind die Folgen dieses Folgens? Die Positionierung und Einordnung von SharePoint war schon immer schwierig. Bei der Diskussion, ob SharePoint nun ein ECM-System sei oder nicht, war man sich zumindest einig, dass SharePoint irgendwie anders sei. Bislang war wohl die Definition der Marktforscher von Gartner am zutreffendsten, die Share - Point als portal-enabled content management bezeichnet haben. Die Kombination von Portal-Funktionen (WebParts, Bei der wechselvollen Historie von SharePoint gleicht die Vorhersage, in welche Richtung sich SharePoint entwickeln wird, somit eher einem Blick in die Glaskugel. Enterprise Search, ), Web Content Management und Collaboration-Features präg(t)en das Bild von SharePoint. Neuerungen im ECM-Umfeld gab es vor allem in SharePoint 2010, wobei Share- Point bis heute viele Funktionen eines klassischen ECM-Systems vermissen lässt aber natürlich auch viele Funktionen bietet, die man in ECM-Systemen nicht findet. SharePoint ist eben kein klassisches ECM-System. Elektronische Akten, Belegerfassung und -verarbeitung, SAP- und -Archivierung oder die Steuerung dokumentenorientierter Geschäftsprozesse würde wohl kaum ein Anwender mit SharePoint realisieren bzw. so er es schon getan hat, nicht ein zweites Mal tun. Für Knowledge Worker hat SharePoint dagegen einen schnellen Zugang zu DMS- Funktionen geboten einen Markt, den die ECM-Hersteller bislang nicht erobern konnten. Entsprechend ist es zu einer friedlichen Koexistenz von ECM-Systemen und SharePoint gekommen. Bereits SharePoint 2013 hat dann den Fokus auf soziale Netzwerke gelegt. So waren Newsfeeds, FollowMe und LikeIt wichtiger als Erweiterungen bei ECM-Funktionen, wie auch Jürgen Rentergent von Zöller & Partner feststellt: Es wurden viele neue innovative Themen in das SharePoint Server 2013 Release aufgenommen, die für Microsoft offensichtlich einen höheren Stellenwert als die Vervollständigung der 3

4 DMS- oder Content Management-Funktionen haben. Die Positionierung von SharePoint 2013 als Facebook und Twitter für das Intranet z.b. ist ein interessanter Ansatz, geht jedoch an den Bedürfnissen der Anwender vorbei, die SharePoint vorrangig zur effizienten Verwaltung ihrer Dokumente verwenden möchten und hofften, dass mit SharePoint 2013 die Schwächen bei der Suche und bei der Handhabung von Dokumenten behoben wären. In die gleiche Richtung argumentiert Greg Clark von der AIIM: As for ECM there are a few minor improvements in SharePoint 2013, but my read is that Microsoft has said we ve done what we re going to do for ECM in Share- Point. Was sich mit SharePoint 2013 bereits vermuten ließ, ist mit dem Kauf von Yammer und den Ankündigungen auf der SharePoint Conference 2014 nun zur Gewissheit geworden: am Planet ECM ist man vorbeigeflogen, die Reise geht zum Social Workplace, zur Vernetzung von Benutzern und in die Cloud. Auf zur nächsten Wolke. Diese Informationen zusammen ergeben schon ein sehr klares und logisches Bild und geben die Gewissheit, dass SharePoint vor einem radikalen Wandel steht: Das Ende von SharePoint, wie ihn die User kennen, wie die Computerwoche postuliert. Die Zukunft von SharePoint liegt wohl in der Cloud Ob die Ausrichtung auf Social Workplace auch zwingend eine Ausrichtung auf die Cloud bedingen müsste, darüber darf man geteilter Meinung sein. Allerdings richtet Microsoft die Produktstrategie mit aller Macht auf die Cloud aus und benutzt Social, Big Data und Mobile als weitere Argumentationen für diesen Schritt. Dazu noch einmal Stephan Fasshauer, Produkt Marketing Manager der Microsoft Office Division Germany: Es zeigt sich nun zum ersten Mal, dass die Online-Produkte mehr sein werden als ein Nachbau der Server-Welt und das Hosten durch Microsoft. Office 365 wird durch das Zusammenwachsen der einzelnen Produkte wie SharePoint, Exchange, Lync und Yammer selbst zu der großen sozialen Plattform, die das vernetzte Arbeiten der Zukunft ermöglicht, von überall und mit jedem Gerät. Zum ersten Mal sehen wir nun Produkte wie den Office Graph oder die neue Videoplattform Office Video, die als reine Online-Services konzipiert sind. Nur was wird bei so viel Cloud-Euphorie aus SharePoint on-premise? Natürlich stirbt der lokal installierte Share- Point-Server nicht über Nacht, einen so großen Erfolg schmeißt auch Microsoft nicht mal nebenbei über Bord. Aber die SharePoint ist eben kein klassisches ECM-System. Elektronische Akten, Belegerfassung und -verarbeitung, SAP- und -Archivierung oder die Steuerung dokumentenorientierter Geschäftsprozesse würde wohl kaum ein Anwender mit Share- Point realisieren bzw. so er es schon getan hat, nicht ein zweites Mal tun. Richtungsaussagen von Microsoft sind schon sehr eindeutig: So bekannte sich Jeff Teper, Corporate Vice President, Office Servers and Services bei Microsoft dazu, dass es 2015 eine nächste On-premise-Version von SharePoint geben wird. Eine darüber hinaus gehende Festlegung gibt es aber nicht. Für den MS SQL Server gibt es derartige Einschränkungen beispielsweise nicht. Zudem weist Stephan Fasshauer ausdrücklich darauf hin, dass der Server nicht denselben Funktionsumfang mehr liefern kann, wie sie die Online-Welt anbietet. und Die Innovationen laufen also alle in der Cloud. Und Jeff Teper unterstreicht, dass aus Microsoft-Sicht 4

5 Office 365 der einzige Weg für eine zukünftige Produktivitätsplattform ist, da sie einen Funktionsumfang biete, der mit lokal installierten Systemen nicht wirtschaftlich zu realisieren sei. Microsoft stellt SharePoint also ganz sicher nicht aufs Abstellgleis, sondern vielmehr in die Cloud. Die Gretchenfrage wird sein, ob die SharePoint-Kunden diesen Weg in die Cloud mitgehen: Wird die Cloud zum Abstellgleis oder zur Hochgeschwindigkeitsstrecke? Zumindest im deutschsprachigen Raum herrscht nach wie vor eine sehr große Zurückhaltung beim Thema public cloud. Doch Zurückhaltung allein aus Old Europe wird Microsoft nicht bremsen. So einfach, wie Microsoft sich den Weg vorstellt, wird es dabei sicherlich nicht. Auf die Frage, wie Office Graph ausreichende Informationen erhält, um bei einem kleinen Unternehmen die Verknüpfungen zu erzeugen, erklärt Jeff Teper im Interview mit der Computerwoche: Selbst kleine Kunden müssen lediglich ihre Dokumente und s migrieren. Das reicht für die Engine aus, um genügend Social-Signale zu generieren. [ ] Microsoft stellt SharePoint also ganz sicher nicht aufs Abstellgleis, sondern vielmehr in die Cloud. Die Gretchenfrage wird sein, ob die SharePoint- Kunden diesen Weg in die Cloud mitgehen: Wird die Cloud zum Abstellgleis oder zur Hochgeschwindigkeitsstrecke? York entschieden, dass US-Behörden auch Zugriffsrecht auf Rechenzentren amerikanischer Unternehmen haben, die diese im Ausland betreiben. Das betrifft Microsoft direkt, speichern die Redmonder die Kundendaten aus dem Europa-Geschäft doch in Irland, um so die europäischen Datenschutzauflagen zu erfüllen. Wenn diese Gerichtsentscheidung sich bestätigen sollte, ist kaum vorstellbar, wie unter diesen Bedingungen die Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllt werden könnten. Microsoft hat angekündigt, gegen die Entscheidung vorzugehen. Nach Erfahrungen der SER ist die Zurückhaltung gerade im Kontext der Archivierung bei Cloud-Angeboten jedenfalls sehr groß. Und selbst aus der amerikanischen Brille ist diese Zurückhaltung gemäß AIIM Industry Watch SharePoint 2013 nicht geringer: 9% of smaller organizations plan to move all of their SharePoint content to the 365 cloud, compared to 2% of mid-sized and 3% of largest. 29% overall are looking to a hybrid cloud, but half of these will use a third-party or private cloud, not % are not going to cloud, and 43% are undecided. Hier endete der erste Teil des Fachartikels im SER Magazin 01/2014 Lediglich die Dokumente und s in Office 365 ablegen wer außer Startups wird das tun? Nicht nur der NSA-Skandal bremst hier, auch Microsoft selbst hat vor kurzem einen Vertrauensbruch begangen und in den privaten Mails eines Hotmail-Accounts geschnüffelt, wie Spiegel Online am 21. März 2014 vermeldete. Die aktuelle Rechtsprechung eines US-Gerichtes wird das Misstrauen gegen Cloud-Angebote amerikanischer Anbieter weiter verschärfen: Laut Spiegel Online-Meldung vom 28. April 2014 hat ein amerikanischer Bundesbezirksrichter in New 5

6 Fortsetzung des Fachartikels Quo vadis SharePoint? aus dem SER Magazin 01/2014 Was bedeutet die neue Ausrichtung für Partner? Auch für Microsoft Gold Partner wie die SER und viele andere stellt sich die Frage, wie mit dieser neuen Ausrichtung umzugehen ist. Die Integrationsmöglichkeiten mit einem SharePoint Online sind nämlich deutlich limitierter als bei einer lokalen Share- Point-Instanz. So sind alle Integrationen, für die eine Installation auf der Share- Point Farm nötig ist, nicht mehr möglich, wie in einem Beitrag des Microsoft Developer Network nachzulesen ist (MSDN: Apps for SharePoint compared with SharePoint solutions ). Dies betrifft im ECM-Umfeld nahezu alle SharePoint-Lösungen, die aus fehlenden Funktionen in SharePoint Kapital schlagen wollten, um diese dann in SharePoint zu ergänzen. Dies ist das Ende von Add-ons, den sogenannten SharePoint Solutions! geschaffen, die Apps for SharePoint. Zugleich empfiehlt Microsoft die Verwendung dieser Apps for SharePoint. Es handelt sich hierbei um eine wesentlich losere und stärker clientseitige Kopplung. Auf einer SharePoint-Farm läuft kein kundenspezifischer Code mehr ab. Entsprechend sind diese Apps auch in SharePoint Online möglich. Der Zugriff auf SharePoint-Inhalte, soweit nötig, erfolgt über eine clientseitige API. Zugriff auf die serverseitige API wie bei SharePoint Solutions/Add-ons besteht nicht mehr. Bereits mit SharePoint 2013 wurden neue Integrationsmöglichkeiten SharePoint Online ist das Ende der Add-ons, den sogenannten SharePoint Solutions! Denn alle Integrationen, die eine Installation auf einer SharePoint Farm benötigen, sind damit nicht mehr möglich. 6

7 Somit hat Microsoft auch die technologischen Grundlagen für das gesamte Partner-Ökosystem auf ein cloud-ready -Modell umgestellt und gleichzeitig die viel weitreichenderen Möglichkeiten der Integration mit einem on-premise SharePoint aufs Abstellgleis geschoben. Kein Zugriff auf die server-seitige API, kein RBS Interface und erhebliche Limitierungen bei den Business Connectivity Services sind einige Beispiele, die mit SharePoint Online nicht möglich sind. Die viel beschworene Koexistenz von On-Premise- und Cloud-Lösungen steckt also noch in den Kinderschuhen. Auf diesem Wege löst Microsoft auf die harte Tour auch ein Problem, in das sich viele Kunden durch den Einsatz vieler Add-ons gebracht haben: Die Release- und Updatefähigkeit von SharePoint wird durch die Add-ons eingeschränkt. Da Microsoft zudem die Abwärtskompatibilität in SharePoint nicht einhält, müssen die Add-ons angepasst werden, bevor ein SharePoint Update erfolgen kann. Zudem wird ein SharePoint Update mit jedem installierten Add-on komplexer. SharePoint und Doxis4 SER hat bereits einige Entscheidungen getroffen, um die Integration mit Share- Point an die neue Ausrichtung anzupassen wohl wissend, dass noch offen ist, ob die Kunden den Weg in die Cloud mitgehen. Entsprechend erfolgt die Produktstrategie so, dass technologische Entscheidungen so getroffen werden, dass die Integrationen möglichst - aber nicht zwingend - auch für Share- Point Online verfügbar sein werden. Doxis4 SharePoint ILM Manager Der Übernahme von Dokumenten aus SharePoint nach Doxis4 kommt durch die neue Ausrichtung von Microsoft eine noch größere Bedeutung als bislang zu. Statt die Dokumente in die Cloud zu migrieren, bietet sich doch eher die Übernahme in ein unternehmensweites ECM-System wie Doxis4 an. Genau dies bietet der Doxis4 SharePoint ILM Manager, der ein Plug-in des Doxis4 Gateway Service darstellt die zentrale Komponente der Doxis4 iecm Suite zur Archivierung von Objekten aus Microsoft Exchange, IBM Domino, Dateisystemen und Microsoft SharePoint. Technologisch ist aber auch dieses SharePoint Plug-in des Doxis4 Gateway Service von den Umbrüchen in Share- Point betroffen. Während mit Doxis4 Gateway Service bis V8.6 noch die RBS-Schnittstelle zusammen mit Share- Point 2010 unterstützt wird, wurde diese Anbindung mit dem Release V9.0 und der Unterstützung von SharePoint 2013 umgestellt. Ohne die bisherige Abhängigkeit zur RBS-Schnittstelle ist der Doxis4 Gateway Service damit auch bereits besser auf eine zukünftige Archivierung von Dokumenten aus SharePoint Online ausgerichtet. Möglich ist diese allerdings noch nicht, da zur Abdeckung aller nötigen Funktionen und aus Performancegründen noch die serverseitige SharePoint API verwendet wird. Diese steht aber bei SharePoint Online einem Integrationspartner nicht zur Verfügung. Da die clientseitige API von SharePoint sukzessive ausgebaut wird, sollte einer zukünftigen Umstellung und Unterstützung von SharePoint Online aber nichts im Wege stehen. Damit lassen sich dann wichtige, aufbewahrungswürdige Dokumente aus SharePoint Online wieder ins ECM-System Doxis4 überführen. Hierbei koexistieren dann Cloud und On-Premise-Lösungen produktübergreifend. Weiterführende Informationen zur Archivierung von SharePoint-Dokumenten finden Sie im Whitepaper Archivierung und ILM für SharePoint. Es steht zum Download im Media Center auf Sollten Sie noch eine Archivierung mit SharePoint 2010 planen, kontaktieren Sie bitte zuvor Ihren SER-Kundenbetreuer zwecks Beratung! Doxis4 SharePoint Portal Connector Der Doxis4 SharePoint Portal Connector stellt drei verschiedene Komponenten zur Verfügung, deren Planung wie folgt auf SharePoint Online ausgerichtet werden: Apps for SharePoint statt WebParts: Eine losere und stärkere clientseitige Integration von Web-Inhalten wurde bereits mit Doxis4 webcube 6.3 realisiert. Die dortigen Portlets, die auch vom Doxis4 SharePoint Portal Connector als Grundlage 7

8 genutzt wurden, wurden zu Mashups um- und ausgebaut, so dass sich wie bei Google Maps einzelne Ansichten in eine andere Web-Anwendung per iframe und URL integrieren lassen. Diese Umstellung passt wie die Faust auf s Auge auf die Ausrichtung von SharePoint und die dortige Einführung von Apps for SharePoint, die WebParts vorzuziehen sind. Die entsprechende Umstellung im Doxis4 Portal Connector ist gerade in Arbeit und erfolgt mit dem nächsten Major-Release (V5), das dann die auf SharePoint 2013 basierenden Apps for SharePoint verwendet, um im SharePoint Portal im Sinne eines single point of access auf Doxis4 Inhalte zugreifen zu können. Search Connector Framework (BCS): Mit der Unterstützung des Search Connector Framework von Share- Point durch den Doxis4 Portal Connector ist es möglich, dass die SharePoint Enterprise Search Inhalte aus Doxis4 crawlen kann, so dass mit dieser Such-Engine eine Suche über ausgewählte Inhalte aus Doxis4 möglich ist. Grundlage dieses Konnektors sind die sog. Business Connectivity Services (BCS) von SharePoint. Diese stehen bei Share- Point Online jedoch nur in einer eingeschränkten Art und Weise zur Verfügung. Zudem muss ein Zugriff aus der Microsoft Cloud in das Unternehmensnetz möglich sein, damit SharePoint Zugriff auf diese Daten erhält. Eine Vorhersage, ob eine solche Anbindung in Zukunft auch mit SharePoint Online erfolgen wird, kann heute noch nicht getroffen werden. Eine solche Integration hängt stark vom Kundenbedarf und dem Erfolg von SharePoint Online im Vergleich zur on-premise Variante ab. Doxis4-Inhalte als external lists (BCS) Neben der Einbindung in die Share- Point-Suche wird der Doxis4 Portal Connector mit dem nächsten Major- Release (V5) die Option bieten, Doku mente aus Doxis4 in Form von external lists und external content types in SharePoint Sites einzublenden. Diese Funktion beruht eben falls auf BCS und ist somit für SharePoint Online zunächst nicht verfügbar. Doxis4 Solution Package for SharePoint Während der Doxis4 SharePoint Portal Connector den Zugriff auf Doxis4-Inhalte aus SharePoint ermöglicht, wird der Spieß mit dem Doxis4 Solution Package for SharePoint umgedreht. Hierbei werden Dokumentlisten aus SharePoint in Doxis4-Akten als dynamische Register eingeblendet. Sogar die Ablage eines Dokuments in SharePoint ist hierüber möglich. Der Doxis4 SharePoint Portal Connector ermöglicht die SharePoint-Suche in Doxis4 unter SharePoint

9 SER treibt den Ausbau von Collaboration-Funktionen in Doxis4 voran, soweit diese sinnvoll mit einem ECM-System kombiniert werden können. Das Lösungspaket ist aktuell noch in Planung und liegt bislang als Prototyp vor. Hierbei erfolgt der Zugriff auf SharePoint bereits rein über die WebService/REST APIs von SharePoint, so dass einer Verwendung auch mit SharePoint Online nichts im Wege stehen wird. Mehr Collaboration in Doxis4 Last but not least wird SER den Ausbau von Collaboration-Funktionen in Doxis4 vorantreiben, soweit diese sinnvoll mit einem ECM-System kombiniert werden können. Im Fokus stehen hierbei Themen wie Datenraum / Projektraum, der Austausch von Dokumenten mit Partnern (Document Sharing), die Verwaltung von Aufgaben und ad-hoc Workflow sowie der Ausbau der integrierten Wiki-Funktion. Viele Anwendungsfälle, bei denen heute TeamSites verwendet werden, lassen sich so auch mit Doxis4 einfach umsetzen. Weiterführende Informationen und zitierte Quellen Computerwoche (2014): Microsoft stellt SharePoint aufs Abstellgleis Blog Stephan Fasshauer (Produkt Marketing Manager der Microsoft Office Division Germany) (2014): stefass.de/ Dr. Gregor Joeris (SER) WhitePaper (2013) Archivierung und ILM für SharePoint ser_solutions/mediacenter/whitepaper.cfm Jürgen Rentergent (Zöller & Partner) (2013): SharePoint Server 2013 Dokumenten Management Funktionen auf dem Prüfstand - Teil 1 Greg Clark (AIIM) (2012): 2012 SharePoint Conference - ECM? Nothing to See Here... Spiegel Online ( ) Vertrauensbruch: Microsoft filzt privates Hotmail-Postfach netzwelt/web/microsoft-schnueffelaktion-in-privatem-hotmail-postfach-a html AIIM Industry Watch: SharePoint 2013 Clouding the Issues (2013): MSDN: Apps for SharePoint compared with SharePoint solutions : jj163114%28v=office.15%29.aspx SER Solutions Deutschland GmbH, Joseph-Schumpeter-Allee 19, D Bonn, Telefon: , info@ser.de, Geschäftsführer: Kurt-Werner Sikora, Oswald Freisberg, Manfred Zerwas, Registergericht: AG Montabaur, HRB Nr , USt-ID: DE