CONVERIS Managing the complete Research Life Cycle

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1 Managing the complete Research Life Cycle

2 AVEDAS DAS FORSCHUNGS- INFORMATIONSSYSTEM Die Wissenschaftslandschaft ist vielschichtig und deren Akteure arbeiten immer häufiger in Netzwerken miteinander. Teilbereiche von Instituten schließen sich für Projekte zusammen, Universitäten und Forschungseinrichtungen kooperieren über Ländergrenzen hinweg. Immer mehr Daten werden generiert und Informationen ausgetauscht. Damit wächst das Bedürfnis der in den Wissenschaftseinrichtungen verantwortlichen Akteure, dem Informationsmanagement eine einheitliche Struktur zu geben und einen gezielten Zugriff auf Informationen über die eigenen Forschungsleistungen zu haben. Diese werden heute oft noch dezentral und unstrukturiert dokumentiert. Abgelegt in verschiedenen Formen und Medien müssen diese für Analysen mit großem Aufwand recherchiert, zusammen gestellt und quasi von Hand ausgewertet werden. Dabei kann es passieren, dass die verschiedenen Interessensgruppen für ihr jeweiliges Informationsbedürfnis dieselben Daten immer wieder neu aufbereiten. 2

3 FORSCHUNGSINFORMATIONSSYSTEM Was leistet? unterstützt den Forschenden während des gesamten Forschungsprozesses. Projektbeantragung, -abwicklung und Berichterstattung können webbasiert durch geführt werden. Das Forschungsinformationssystem macht verteilt vorliegende Daten über eine Plattform zugänglich und ermöglicht eine Vielzahl von Analysen auf qualitätsgesicherten Daten. ist ein Kommunikationsinstrument. Es unterstützt die Außendarstellung einer Wissenschaftseinrichtung mit tagesaktuellen Informationen zu Forschungsleistungen und Kompetenzen und fördert die interne und externe Vernetzung. 3

4 AVEDAS WELCHE FORSCHUNGS- INFORMATIONEN SIND ÜBER VERFÜGBAR? Verschiedene interne und externe Interessensgruppen haben jeweils ein sehr spezifisches Interesse an Daten und Informationen. Deshalb bietet mehr als nur die Informationen zu einzelnen Forschungsprojekten oder einzelnen Publikationen. ermöglicht einen Blick auf die innerhalb einer Wissenschaftseinrichtung vorhandenen Kompetenzen in der Forschung und deren interne und externe Vernetzung. Hierfür ist mehrdimensional angelegt: unterstützt durch elek tro - nische Workflows alle Serviceprozesse rund um den Forschungsprozess. D. h. die Forschungsinformationen werden aufgrund der Prozessunterstützung direkt bei ihrem Anfallen in erfasst und können dann für alle weiteren Prozessschritte oder Analysen wieder verwendet werden. 4

5 FORSCHUNGS INFORMATIONEN FORSCHUNGSPROZESS VERWERTUNG Uni Webseite Institutsdarstellung Controlling Projektnummer Nachverfolgung Fördermöglichkeiten ERGEBNISSE PROJEKT ANTRAG IDEE Bibliothekarische Arbeit Berichtswesen Promotionen Teilprojektstrukturen Dokumente Finanzabwicklung Budget Validierung/ Freigabe 5

6 AVEDAS TYPISCHERWEISE WERDEN IN DIE FOLGENDEN INFORMATIONSTYPEN ERFASST: PERSONEN Informationen zur Person und deren Organisationszugehörigkeiten. PUBLIKATIONEN Metadaten zu Publikationen ggf. auch Abstracts und Volltexte. PROJEKTANTRÄGE Erfassung aller für einen Förderantrag notwendigen Informationen unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Forschungsfinanziers. PROJEKTE Metadaten zu laufenden Forschungsprojekten, inklusive der Finanzinformationen. PATENTE Metadaten zu gewerblichen Schutzrechten und Lizenzen. WISSENSCHAFTLICHE LEISTUNGEN Erfassung aller Preise, Ehrungen, Gremientätigkeiten, etc. der Wissenschaftler. Hierdurch kann die Reputation, d. h. die Anerkennung der wissenschaftlichen Leistungen durch die Community, sichtbar gemacht und die Entwicklung der Reputation dargestellt werden. PROMOTIONEN ermöglicht die Abbildung aller Prozesse der Graduiertenverwaltung und die Erfassung der wissenschaftlichen Ergebnisse der Promovierenden. Welche Informationen relevant sind und wie sie verknüpft werden, kann die Einrichtung zu jedem Zeitpunkt neu entscheiden. Oft auch ohne die Hilfe von AVEDAS. 6

7 FORSCHUNGS INFORMATIONEN den Bedürfnissen anpassen ohne AVEDAS PUBLI KATIONEN PROJEKTE PERSONEN ORGANISATIONEN FUNDING Durch die Vernetzung der unterschiedlichen Forschungsinformationen in werden außerdem umfangreiche Netzwerkanalysen möglich, die z. B. die Einbindung in internationale Netzwerke oder die interne Vernetzung in unterschiedlichen Forschungsgebieten aufzeigen. 7

8 AVEDAS Alle Forschungsinformationen auf einen Blick erlaubt dem Forschenden künftig eine einfache und komfortable Pflege all seiner Forschungsinformationen. Der Wissenschaftler gibt seine Daten nur noch in ein zentrales Informationssystem ein. Somit entfällt die aufwändige Pflege verschiedener Datenbanken. Auf Basis dieser qualitätsgesicherten Forschungsinformationen können die Forschenden ihre Forschungsleistungen sowohl für die Öffentlichkeit automatisch darstellen lassen (CV auf der Webseite des Instituts) als auch zum Informationsaustausch mit der Industrie oder zum Vernetzen der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler untereinander nutzen. Forschungsinformationen werden einmal erfasst und mehrfach verwendet. 8

9 WISSENSCHAFTLER UNTERSTÜTZT DEN WISSENSCHAFTLER unterstützt den Wissenschaftler bei Forschungs projekten BERICHTSWESEN Dank können die Forschenden effizient ihren Berichtspflichten nachkommen und haben gleichzeitig die Möglichkeit, ihre erbrachten Forschungsleistungen zu präsentieren. Dafür können die Wissenschaftler alle Daten, die in zu ihrer Person und Arbeit vorhanden sind, auch in ihre persönliche Homepage oder ihr CV übernehmen. Die Datenhoheit verbleibt bei den einzelnen Wissenschaftlern, denn sie entscheiden, welcher Teil der personenverbundenen Daten wer sehen darf. 9

10 AVEDAS UNTERSTÜTZT DIE LEITUNG sorgt für Transparenz im eigenen Haus. Wer arbeitet intern an was? Wer kooperiert intern mit wem? Wer sind unsere externen Kooperationspartner? Wie steht das Ergebnis in Relation zu den eingesetzten Mitteln? Fragen, auf die ein basiertes Forschungsinformationssystem auf Knopfdruck tage s aktuelle Antworten liefert. Die Forschungsprojekte der einzelnen Organisationseinheiten können thematisch zugeordnet und auf Überschneidungen und Lücken in den Themenbereichen analysiert werden. Die Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen und Projektabläufen schafft Transparenz und entlastet durch eine einheitliche Abbildung in sowohl die Wissenschaftler wie die Mitarbeiter der Administration 10

11 LEITUNG Mit den Überblick behalten Per Knopfdruck können für statistische Zwecke Daten in Form von Standardberichten oder individuellen Auswertungen bereitgestellt werden. Es können individuelle, Organisations- oder Fachbereichsberichte zur Forschung oder entsprechende Bibliografien erstellt werden. Die statistische Auswertung der Daten erlaubt eine Optimierung der Forschungsförderung. Die Evaluation eines Projekts, wie steht das Ergebnis in Relation zu den eingesetzten Mitteln, ist mit geringem Zeitaufwand über Standardberichte möglich. Drittmittel als Inputgröße können mit den Outputgrößen (Publikationen, Patente, Preise,...) in Beziehung gesetzt werden. 11

12 AVEDAS UNTERSTÜTZT DIE ANTRAGS- UND PROJEKTVERWALTUNG ist ein Prozessmanagementtool, das die Serviceprozesse entlang eines Forschungsprojekts unterstützt. assistiert dem Antragssteller mit flexibel konfigurierbaren Prozessen, welche ideal auf das Rechtemanagement in zugeschnitten sind. So ist sichergestellt, dass nicht nur inhaltlich alle Vorgaben erfüllt werden, sondern der Antrag auch in der von den Mittelgebern geforderten Form verfasst wird. Wird ein Projekt von mehreren Partnern beantragt, kann die Erstellung und Abstimmung der Anträge durch die Konfiguration entsprechender Rollen, Rechte und Prozessschritte direkt in erfolgen. Forschungsförderer verlangen Rechenschaft über die Verwendung der von ihnen bereitgestellten Mittel. Die Empfänger von Fördermitteln sind verpflichtet, in bestimmten Zyklen die Verwendung der Gelder und den Verlauf des Projekts darzustellen. ermöglicht Wissenschaftlern und Wissenschaftsadministratoren diesen Pflichten mit einem möglichst geringen Arbeitsaufwand nachzukommen. 12

13 ANTRAGS- UND PROJEKTVERWALTUNG Wird der Antrag bewilligt, erfolgt die Drittmittelanzeige via. Das System stößt das Anlegen von Projektnummern an, übernimmt die Daten aus der Antragsstellung und verwendet diese zum Anlegen eines Projekts. Ganz gleich ob ein Forschungsvorhaben aus einem oder mehreren Töpfen gefördert wird, holt sich die verteilt vorliegenden Finanzinformationen aus den bestehenden Finanzsystemen ab. Diese Informationen stellt zentral und projektbezogen zu Verfügung. ermöglicht eine Steuerung der Zugriffs- und der Bearbeitungsmöglichkeiten in unterschiedlichen Phasen des Projekts über Rechte und Rollen. So ist zum Beispiel sichergestellt, dass nach der Bewilligung eines Antrags, dessen Inhalt geschützt ist und Zwischen berichte über den Projektverlauf ihren rechtsverbindlichen Charakter bewahren. 13

14 AVEDAS ANWENDUNGSBEISPIEL PROJEKTE steht für klare Informationsstruktur bei einfacher Datenpflege 14

15 ANTRAGS- UND PROJEKTVERWALTUNG AUSSENDARSTELLUNG Forschungsleistungen (Projekte, Veröffentlichungen und sonstige wissenschaftliche Erfolge) und die wissenschaftlichen Kompetenzen können über ein Forschungsportal interessierten Personen, Unternehmen und Institutionen strukturiert präsentiert werden. Die eingegebenen Daten erlauben eine schnelle Beantwortung von Anfragen, z. B. wer an welchen Themen forscht oder wer mit welchen wissenschaftlichen Einrichtungen kooperiert und vereinfacht dadurch die Kontaktanbahnung und -vermittlung. 15

16 AVEDAS IST ZUKUNFTSSICHER erfasst alle Forschungsinformationen und unterstützt die mit dem Forschungsprozess verbundenen Geschäftsprozesse. ist modular aufgebaut. So ist es möglich auch nur einzelne Aspekte des Forschungsprozesses durch abzubilden. Nach und nach können, ganz auf die Bedürfnisse der Wissenschaftseinrichtung angepasst, weitere -Module hinzugefügt werden. D.h. ermöglicht einen schrittweisen Aufbau eines Forschungsinformationssystems. 16

17 IST ZUKUNFTSSICHER ist zukunftssicher Bei der Implementierung von werden standardisierte Module eingesetzt. Dies ermöglicht die einen schnellen und kostengünstigen Aufbau eines Forschungsinformationssystems. Bei Bedarf können die Standardmodule individuell je nach Anforderungen der Wissenschaftseinrichtung angepasst werden: die Flexibilität von macht es möglich eine Standardlösung nach und nach in eine Individuallösung umzuwandeln. 17

18 AVEDAS IST ZUKUNFTSSICHER Das Modul Projektmanagement unterstützt alle Geschäftsprozesse rund um ein Forschungsprojekt, von der Projektidee über die Antragsphase bis zur Projektabwicklung und der Erfassung der Ergebnisse des Projekts. Das Modul Publikationsmanagement & Bibliometrie ermöglicht die Erfassung von Publikationen und deren bibliografischen und bibliometrischen Daten sowie deren Volltexten. Es können die Workflows rund um Publika tionen, inklusive Genehmigung und Einreichung, abgebildet werden. Um die Publikationserfassung möglichst einfach zu gestalten werden Informationen aus bestehenden Online-Quellen wie z. B. Pub- Med, Scopus oder Web of Science importiert und müssen im Nachgang nur noch validiert werden. Der Import und Export von Publikationsdaten in die gängigen Referenzformate ist in standardmäßig implementiert. AVEDAS unterstützt auch aktiv die Open Access Initiativen. Ausdruck hiervon ist die Funk tionalität als Open Access Repository. Das Modul Graduiertenmanagement unterstützt Doktoranden und deren Betreuer durch entsprechende Abbildung der notwendigen administrativen Prozesse in. Es stellt einen Studienplan für die gesamte Promo tionszeit zur Verfügung, erfasst alle Leistungen der Doktoranden während ihrer Promotion und dokumentiert die fristgerechte Leistungserbringung. 18

19 IST ZUKUNFTSSICHER Ein häufiges Ziel der Einführung von ist eine verbesserte Außendarstellung der wissenschaftlichen Leistungen einer Einrichtung. Diesem Kundenbedürfnis tragen das Modul Forschungsportal und die Grundfunktionalität Webservices des Basissystems Rechnung. Über die Webservices ist es möglich, alle Inhalte von in den Webauftritt einer Wissenschaftseinrichtung automatisch einzubinden. So können zum Beispiel alle Publikationen eines Instituts auf der entsprechenden Webseite über die Webservices aufgerufen werden. Ist eine neue Publikation validiert und für die Veröffentlichung im Webauftritt freigegeben, wird sie automatisch aus in den Webauftritt eingebunden. Die Webseite ist immer aktuell. Das Forschungsportal erlaubt ein komfortables intuitives Browsen über das Web durch die Forschungsinformationen der Wissenschaftseinrichtung. Vom Design wird das Forschungsportal an den Webauftritt der jeweiligen Institution angepasst. Welche Inhalte aus dem Forschungsinformationssystem der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden entscheiden die Nutzer selber. Der Wissenschaftler behält die Entscheidungshoheit, welche seiner Forschungsinformationen öffentlich, intern oder nur für ihn selbst sichtbar sind. verfügt über ein feingranular und individuell konfigurierbares Rollen- und Rechtemodell auf Basis der Nutzer-Accounts. Dabei gelten immer die strengen Richtlinien des Datenschutzes. 19

20 AVEDAS IST ZUKUNFTSSICHER passt sich der Forschungseinrichtung an Der modulare Aufbau von ermöglicht die Berücksichtigung der spezifischen Strukturen einer Forschungseinrichtung und somit ein individuell an die jeweiligen Bedürfnisse angepasstes Forschungsinformationssystem aufzusetzen. Eine Ergänzung mit zusätzlichen Funktionsmodulen ist jederzeit möglich. 20

21 IST ZUKUNFTSSICHER ist auch international zukunftssicher Um die Zukunftssicherheit von zu gewährleisten, engagiert sich AVEDAS aktiv bei der Weiterentwicklung von internationalen Standards, z. B. im Zusammenhang von CERIF, CASRAI und ORCID. Durch die Erfahrungen von -Installationen in vielen Ländern können die Standards erweitert und verbessert werden, gleichzeitig wird so sichergestellt, dass mit den neusten Versionen der Standards kompatibel ist. 21

22 AVEDAS VORTEILE ERKENNEN Entscheidend für die Akzeptanz eines Forschungsinformationssystems ist der Mehrwert, der aus den bereitgestellten Daten generiert wird. Dabei darf sich der Aufwand für die Eingabe und Pflege der Daten nicht erhöhen. schafft Transparenz wirkt durch seinen integrierenden Ansatz dem Aufbau von Datensilos entgegen. Die Notwendigkeit, immer wieder die gleichen Daten in unterschiedliche Systeme einzupflegen, entfällt. macht Forschungsinformationen transparent und tagesaktuell verfügbar. Die Forschungsleistungen einer Wissenschaftseinrichtung können so zeitnah und angemessen nach außen (Politik, Geldgeber, Öffentlichkeit) vermarktet werden, externe Kooperationspartner finden schneller und besser Anknüpfungspunkte, die erhöhte Transparenz nach innen macht Kompetenzen sichtbar und ermöglicht die Initiierung neuer Projekte mit Kollegen, die bisher nicht im Blickfeld waren. 22

23 VORTEILE ERKENNEN bedient alle modernen Kommunikationskanäle Welche Kompetenzen hat eine Forschungseinrichtung? In welchen Forschungsbereichen liegen Stärken? Wie gut ist die Forschungseinrichtung vernetzt? stellt die Basisinformationen bereit, um Fragen wie diese immer tagesaktuell beantworten zu können. Ein Forschungsinformationssystem wie schafft den Überblick über das Gesamtschaffen der Forschenden und kann per Knopfdruck die erforderlichen Informationen zusammenstellen: zeitnah für das öffentliche Berichtswesen, wie Marketing und Pressearbeit und in strukturierter Form für die Entscheidungsgremien und Kommissionen. Eine hochwertige Informationspolitik ist Voraussetzung für die erfolgreiche Einwerbung von Drittmitteln und der Steigerung des Renommees. 23

24 AVEDAS AG Zur Gießerei 2, Karlsruhe +49 (0)