Hinweise zur Antragstellung 2016:

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1 Erasmus+ Aufruf 2016 Leitaktion 2 (Strategische Partnerschaften) Hinweise zur Antragstellung 2016: So vermeiden Sie Kürzungen bei Ihren beantragten Finanzmitteln! Version 1 ( )

2 Vorwort Die Nationale Agentur beim Bundesinstitut für Berufsbildung (NA-BIBB) führt jedes Jahr kurze Analysen der Antragsrunden durch, um die Ursachen von Fehlern, Problemen und Missverständnissen zu erkennen. Mit der Existenz des neuen integrierten Programm Erasmus+ seit dem Jahr 2014 traten einige w e- sentliche Neuerungen in Kraft, die v.a. die administrative Abwicklung von Projekten und das gesamte Projektmanagement erleichtern sollten. Gleichzeitig brachten jedoch einige dieser Änderungen zunächst für die Projektbeantragung einen Mehraufwand mit sich und führten zu Irritationen bei der Antragstellung und bei vielen erfolgreichen Antragstellern zu oftmals beträchtlichen finanziellen Kürzungen. In Anbetracht dieser Erfahrungen hat die NA-BIBB im Jahr 2015 ihre Bemühungen bei der Unterstützung von antragstellenden Einrichtungen intensiviert und im Vorfeld der Antragsrunde den persönlichen, telefonischen und schrif t- lichen Kontakt mit potentiellen Projektträgern ausgeweit et. Im Ergebnis kam es im Antragsjahr 2015 auch tatsächlich zu geringeren Fehlerquoten seitens der antragstellenden Einrichtungen und zu dementsprechend geringeren Kü r- zungen in den Finanzplänen der Projektträger. Trotzdem waren einige wenige Projektträger von teilweise essentiellen Kürzungen betroffen und für jede einzelne Organisation hat eine Kürzung im Finanzplan des Vorhabens in der Regel sehr negative Auswirkungen bis hin zur Kündigung des Projekts durch den Projektträger. Die NA-BIBB möchte den Prozess der Verringerung von finanziellen Kürzungen weiter vorantreiben; in diesem Dokument Hinweise zur Antragstellung informieren wir Sie darüber, wie Sie Fehler bei der Erstellung Ihres Finanzplans vermeiden können. Darüber hinaus stellen wir Ihnen einige der grundlegenden Neuerungen des Aufrufs im Jahr 2016 vor. Was ist neu hinsichtlich der administrativen und finanziellen Verfahren? Eine der bedeutsamsten Veränderungen zu den Vorjahren liegt in der künftigen Unterscheidung zweier unterschiedlicher Arten von Strategischen Partnerschaften: Strategic Partnerships aiming at implementing innovative practices in the field of education, training and youth. Strategic Partnerships with a view to establishing exchanges of pra c- tices. 1 Die NA-BIBB plant, 30% des Budgets der Strategischen Partnerschaften für Projekte zu reservieren, die den Austausch guter Praxis zum Ziel haben. In den Jahren 2014 und 2015 war es nicht vorgesehen, sog. Strategische Partner in das Projekt einzubinden. Ab 2016 ist dies nun möglich (und damit kehrt man an diesem Punkt zu den Vorgänger -Programmen zurück). Allerdings ist der Mehrwert genau zu begründen, den die Einbeziehung dieser zusätzl i- chen Organisationen bedeutet. Diese Strategischen Partner sind jedoch 1 Zur Zeit der Erstellung dieses Dokuments liegt der Programmleitfaden noch nicht in einer freigegebenen deutschen Sprachversion vor; Hinweise auf den Programmleitfaden sind deshalb in englischer Sprache. Seite 1 von 4

3 nicht Teil des vertraglichen Partner-Konsortiums und sind keine Zuschussempfänger, d.h. können keine Mittel aus dem Budget erhalten. Als zusätzliche Orte, an denen Aktivitäten stattfinden können, auch ohne dass Partner aus diesen Orten/Ländern kommen, sind ab 2016 die folgenden Sitze von Institutionen der Europäischen Union möglich: Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg und den Haag. Da die Laufzeit von Projekten nunmehr variabel zwischen 12 und 36 Monate betragen kann, ist die finanzielle Obergrenze für transnationale Projekttreffen gestrichen worden. Wann kommt es zu Kürzungen? Wenn einzelne Positionen Ihres Finanzplans nicht nachvollziehbar oder nicht ausreichend begründet sind oder die Gutachterinnen und Gutachter einzelne Positionen als nicht angemessen in ihrer Höhe bewerten, so nimmt die NA- BIBB entsprechende Kürzungen im Budget des Projektantrages vor. Aus unseren Analysen der Anträge der Jahre 2014 und 2015 raten wir allen antragstellenden Einrichtungen zu besonderer Aufmerksamkeit, um die folgenden Fehler der Vergangenheit zu vermeiden: 1) Die angesetzte Personalkategorie zur Erbringung der geistigen Leistungen ist nicht ausreichend begründet. Die mit Wirkung des neuen Programms am häufigsten auftretende Ursache für Mittelkürzungen bestand in der nicht ausreichenden Begründung für den Einsatz der Personalkostenkategorien Manager und Verwaltungskräfte. Im Kapitel zu den Finanzierungsvorschriften für Projekte der Leitaktion 2 im Programmleitfaden finden Sie die Information, dass Personalkosten für die Tätigkeit von Managern und Verwaltungskräften bereits über die Kostenpos i- tion Projektmanagement und durchführung finanziert sein sollten. Um mögliche Überschneidungen mit dieser Position zu verhindern, müssen die Antragsteller Art und Umfang der beantragten Personalkosten dieser Kategorien in Verbindung mit den einzelnen geistigen Leistungen (intellektuellen Ergebnissen) begründen ( staff costs for managers and administrative staff are expected to be covered already under "Project management and impl e- mentation". To prevent potential overlap with such item, applicants will have to justify the type and volume of staff costs applied for in relation to each output proposed. ) Wir raten allen antragstellenden Einrichtungen, diese Informationen sehr genau im Antrag umzusetzen, d.h. in dem dafür vorgesehenen Freitext-Feld am Ende des Antragsformulars nachvollziehbar zu begründen, wenn z. B. für eine spezifische geistige Leistung Managertage in der Kostenkalkulation notwendig sind und diese Kosten nicht schon durch die Finanzierung der Kostenkategorie Projektmanagement und implementierung abgegolten sind. Die von den angesetzten Managertagen ausgeübte Tätigkeit sollte über normale Projektmanagement-Aufgaben hinausgehen. Nicht nur im Falle der Beantragung von Managertagen, sondern generell gilt, dass die ausgewählte Personalkategorie der ausgeübten Tätigkeit für das sp e- zifische intellektuelle Ergebnis entsprechen muss. Eine Begründung, die allein auf der hierarchischen Position innerhalb der antragstellenden Einrichtung Seite 2 von 4

4 fußt ( Herr/Frau XYZ ist Führungskraft in der Organisation ABC und deshalb sind Managerkosten angemessen ), ist i.d.r. nicht ausreichend für eine Genehmigung (in diesem Fall von Managertagen), sondern vielmehr sollte schon die Beschreibung der Aufgaben Hinweise auf die gewählte Personalkategorie geben. Die NA-BIBB kürzt oftmals dann Kostenpositionen, wenn bspw. in einzelnen Arbeitspaketen zwar die Kosten für Manager beantragt werden, die Beschreibung der Aufgaben jedoch auf andere Personalkategorien verweist (wie bspw. bei der Erstellung eines Handbuchs", der Adaption eines Curriculums, der Erstellung eines Handlungsleitfadens, der Übersetzung von Curricula, der Überwachung eines Testlaufs eines technischen Systems oder der Entwicklung einer Lernplattform ). 2) Die beantragte geistige Leistung wird als solche nicht anerkannt. Im gleichen Kapitel zu den Finanzierungsvorschriften für Projekte der Leitaktion 2 im Programmleitfaden finden Sie die Information, dass geistige Leistungen (intellektuelle Ergebnisse) substantiell in Qualität und Umfang sein müssen, um förderfähig zu sein. Geistige Leistungen müssen das Potential einer größtmöglichen Nutzung und Weiterverwendung sowie größtmögliche Wi r- kung besitzen. ( The outputs should be substantial in quality and quantity to qualify for this type of grant support. The outputs should prove their potential for wider use and exploitation, as well as for impact. ) Diese Aussage wird von den Expertinnen und Experten sowie von der NA-BIBB dahingehend interpretiert, dass bspw. ein sog. Flyer, der lediglich die Projektpartner und einige Rahmenbedingungen nennt und das Projektziel auflistet, eben keine geistige Leistung (intellektuelles Ergebnis) im Sinne des Programms darstellt; weder ist ein üblicher Flyer substantiell in Qualität und Umfang, noch wird von einem Flyer eine Wirkung ausgehen können. Ein einfacher Flyer ist viel eher ein gewöhnliches Mittel zur Information über das Projekt, zur Ansprache von interessierten Akteuren, zur allgemeinen Kommunikation des Projekts usw.; aus diesem Grund sind die Kosten für die Produktion eines solchen Flyers auch durch den Einheitskosten-Ansatz für Projektmanagement und implementierung zu decken. Generell gilt, dass die geistigen Leistungen (intellektuelle Ergebnisse) den gestellten Anforderungen in jedem Fall entsprechen müssen und keinesfalls Standard-Produkte sein können (wie die Erstellung einer einfachen Info- Website, das Aufsetzen eines Newsletters, die Erstellung von Informationsm a- terial, die Darstellung des Produkt-Portfolios, die Vorbereitung einer Konferenz, das Aufsetzen eines Arbeitsplanes für das Projekt u.ä.m.). Achten Sie auch darauf, dass sich die größtmögliche Nutzung und Weiterverwendung von anerkennungsfähigen geistigen Leistungen (intellektuellen Ergebnissen) auf Adressatengruppen außerhalb der Projektpartnerschaft beziehen muss; für ein rein projektinternes Positionspapier kann diese Nutzung und Weiterverwendung bspw. kaum nachvollziehbar beantragt werden. Ein förderfähiges intellektuelles Ergebnis erfordert vielmehr, die fachliche Welt außerhalb des Konsortiums zu adressieren, um Ergebnisse und Produkte zu verbreiten, diese anzuwenden oder ähnliches mehr. Seite 3 von 4

5 3) Die beantragten außergewöhnlichen Kosten werden als solche nicht anerkannt. Im gleichen Kapitel zu den Finanzierungsvorschriften für Projekte der Leitakt i- on 2 im Programmleitfaden finden Sie die Information, dass die Vergabe von Unteraufträgen mit Leistungen in Zusammenhang stehen muss, die von den teilnehmenden Organisationen aus berechtigten Gründen nicht selbst e r- bracht werden können. Es werden keine Mittel für Standard-Bürogeräte und -einrichtungen gewährt, die die teilnehmenden Organisationen ohnehin bei ihrer täglichen Arbeit nutzen würden. ( subcontracting has to be related to services that cannot be provided directly by the participating organisations for duly justified reasons. Equipment cannot concern normal office equipment or equipment normally used by the participating organisations. ) Außergewöhnliche Kosten (Sonderkosten) können also nicht für Ausstattungen beantragt werden, die zur Grundausstattung der Partner-Einrichtungen gehören oder gehören sollten und daher ein Bestandteil der Eignung und operationalen Kapazität der Einrichtung sind. Wenn jedoch bspw. in einer Projektpartnerschaft aus Bildungseinrichtungen und Interessensvertretungen kein Technologie-Partner vertreten ist, so kann eine Beauftragung eines entsprechenden Unterauftragnehmers für die Erstellung der vielleicht notwendigen avisierten interaktiven Lernplattform wahrscheinlich gut begründet werden. Werden dagegen für eine Multiplikatoren- Veranstaltung in der Kostenart der außergewöhnliche Kosten Sachkosten (wie Saalmiete, Ausstattung oder ähnliches mehr) beantragt, die schon in der Standard-Finanzierung beinhaltet sind, so werden diese Kosten seitens der NA-BIBB gestrichen, da ein und dieselben Kosten nicht doppelt geltend gemacht werden können. Generell gilt, dass außergewöhnliche Kosten auch nachvollziehbar außerg e- wöhnlich sein müssen und trotzdem gleichzeitig auch zwingend notwendig für das Projekt. Das heißt, die außergewöhnlichen Kosten müssen in einem logischen Zusammenhang zu den anderen Leistungen stehen, nur dass sie eben für das Konsortium als außergewöhnlich zu betrachten sind, wie bspw. die Beauftragung von Spezialisten. Dem gegenüber werden angesetzte Sonderkosten, die nur in einem sehr losen oder mittelbaren Zusammenhang mit dem Erfolg des Projekts insgesamt stehen (bspw. für eine besonders hochwertige Ausstattung statt einer einfachen Ausstattung eines Handbuchs) häufig gekürzt. 4) Die beantragten außergewöhnlichen Kosten werden in ihrer Höhe nicht anerkannt. Gutachterinnen und Gutachter sind angehalten, die außergewöhnlichen Kosten (Sonderkosten) hinsichtlich ihrer Zweckmäßigkeit und ihres Umfangs zu beurteilen. Die gutachtenden Expertinnen und Experten sind teilweise schon viele Jahre für die NA-BIBB und andere Organisationen tätig und besitzen entsprechend gute Erfahrungswerte über die Angemessenheit einzelner Kostenpositionen. Bitte gehen Sie also sehr realistisch an Ihre Finanzplanung heran. Verstehen Sie bitte den Hinweis, dass für außergewöhnliche Kosten (Sonderkosten) maximal EUR pro Projekt genehmigt werden können, nicht dahingehend, dass dieser Betrag auch auf jeden Fall ausgeschöpft werden sollte. Die Höhe der angesetzten außergewöhnlichen Kosten (Sonderkosten) muss im Gegenteil nachvollziehbar und angemessen sein. Seite 4 von 4