IT takes more than systems RAQUEST. Softwarelösung für die Abwicklung ausländischer Quellensteuern. halvotec.de

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1 IT takes more than systems RAQUEST Softwarelösung für die Abwicklung ausländischer Quellensteuern halvotec.de

2 RaQuest ZUVERLÄSSIG & AUTOMATISIERT Ihre Softwarelösung für die Abwicklung ausländischer Quellensteuern Die Rückforderung ausländischer Quellensteuer, welche auf Dividenden und Zinsen internationaler Wertpapiere erhoben werden, bedeutet für Sie einen großen Kosten- und Zeitaufwand? Die erfolgreiche Antragsstellung erfordert nicht nur ein hohes Maß an Spezialwissen sondern auch die Kontrolle von regelmäßig stattfindenden Gesetzesänderungen. RaQuest ist eine umfassende Softwarelösung, die den gesamten Rückforderungsprozess vom Antrag bis zur Ausbuchung spürbar beschleunigt. Durch den hohen Automatisierungsgrad werden Fehler bei der Erstellung, Erstattung und Vergütung von Anträgen vermieden. So können Ihre Kosten bei erhöhter Prozessqualität signifikant gesenkt werden. RaQuest wurde aus der Praxis heraus in enger Zusammenarbeit mit führenden Marktteilnehmern aus der Finanzbranche entwickelt. Automatisierte Prozesse: Um Zeit und Kosten zu sparen Klar strukturierte und benutzerfreundliche Oberflächen sorgen für eine einfache Bedienung und intuitive Nutzung von RaQuest. Durch zahlreiche Funktionen können Ihre Arbeitsprozesse weitgehend automatisiert, schnell und flexibel abgewickelt werden. 2

3 & HSBC Case Study Anforderungen Ausländische Quellensteuern zurückzufordern, ist weitaus komplexer, als viele annehmen. Der Prozess besteht längst nicht nur daraus, einen Antrag zu schreiben, diesen abzuschicken und anschließend den Ertrag auf ein Konto zu buchen. Vielmehr ist für die Rückforderung von ausländischen Quellensteuern ein umfangreiches fachliches Wissen zwingend notwendig, um Ansprüche korrekt geltend machen zu können. Dazu zählen etwa Kenntnisse darüber, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form der jeweilige Antrag gestellt werden kann, in welchem Land zurückgefordert werden kann und welche Gebührenund Ertrage damit einhergehen. Zudem haben Steuerbehörden und Staaten detaillierte Regelungen zur Rückforderung getroffen, die sich von Land zu Land unterscheiden. Diese Besonderheiten beeinflussen den hoch komplexen Prozess der Quellensteuerrückforderung maßgeblich. Die Vielfalt an Daten und Abhängigkeiten, die berücksichtigt werden muss, waren der Grund für HSBC Transaction Services GmbH, ihren bisherigen Prozess abzulösen. Frontendsysteme lieferten zwar die benötigten Daten, hatten jedoch keine weiteren Funktionsprozesse dahinter liegen. Alle Regeln und Spezialfälle mussten von den zuständigen Abteilungen im Einzelfall durchdacht und manuell umgesetzt werden. Ist der gesamte Prozess jedoch systembasiert, können Fehler vermieden und Ineffizienzen behoben werden. Besonderheiten Eine Herausforderung bei der Datenbeschaffung war, dass die HSBC als White Label-Anbieter fungiert. Für den Erhalt der Daten in der Position als Abwickler ist die HSBC abhängig von ihren Mandanten, die ihrerseits wieder Informationen von ihren Kunden einholen müssen. Dadurch mussten bei der Datenbeschaffung mehr Schnittstellen vorgesehen und Vorschriften verschiedener Finanzinstitute eingehalten werden. Während der gesamten Projektphase und auch darüber hinaus leistete Halvotec eine hochprofessionelle Arbeit, war kreativ, flexibel und schnell in der Lösungsfindung. Nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein sehr hohes Niveau an fachlichem Wissen prägte den Projekterfolg und war extrem hilfreich und wertvoll für die Zusammenarbeit. Roland Höbel, Leiter Taxation and Reporting Services HSBC Transaction Services GmbH 30% Aufwandsreduktion Automatisierte Prozesse in RaQuest führen zu deutlichen Zeiteinsparungen. 50% reduzierte Durchlaufzeiten Über den gesamten Nutzungszeitraum konnte der gesamte Zeitaufwand halbiert werden. 30 Sekunden pro Antrag von der automatisierten Beantragung bis zur Erstellung eines druckfertigen Antrags.

4 Funktionen für einen schnelleren Rückforderungsprozess Regelkontrolle & Gebührenbetrachtung RaQuest unterstützt Ihre Sachbearbeiter umfassend bei der Erstellung von Anträgen. Die Software überprüft automatisch, ob alle relevanten DBA-Richtlinien und steuerrechtlichen Bedingungen eingehalten werden. RaQuest fasst die Ertragsdaten zusammen und überwacht im Sinne Ihrer Kunden die Wirtschaftlichkeit jedes Antrags. Dabei können nicht nur eigene und fremde Gebühren, sondern auch Minimalertragsgrenzen Berücksichtigung finden. Umfangreiche Formular- bzw Dokumentenausgaben bieten Ihren Mitarbeitern eine vollständige Prozessunterstützung. Erstattung & Ausbuchung Mit Hilfe ausgeklügelter Analysefunktionen kann RaQuest Ihre täglichen Zahlungseingänge und Rückerstattungen automatisch den entsprechenden Anträgen zuordnen. Daraufhin erstellt die Software Ausbuchungsinformationen und bereitet diese für den möglichen Export vor. Ein integrierter Workflow stellt sicher, dass die Überprüfung und Freigabe an nachgelagerte Buchungssysteme nach dem Vier-Augen-Prinzip erfolgt. Zusätzlich bietet Ihnen RaQuest die Möglichkeit, während des Exportprozesses Kundenabrechnungsbelege zu erstellen und diese in Form von PDF-Dateien zur Verfügung zu stellen. Aufgabenorientierte Informationsdarstellung Mit so genannten Webparts können Sie individuell steuern, welche aktuellen Informationen einzelne Mitarbeiter Ihrer Fachabteilung erhalten, um sie bei Bedarf gezielt in weiterführende Prozesse weiterzuleiten. Im Wesentlichen gehören dazu Webparts zur Darstellung und Bearbeitung von Vier-Augen-Prinzip-Aufgaben, ausgelöst durch Stammdatenänderungen. Ebenfalls enthalten sind Informationen über den Status von Hintergrundaktionen (Batchverarbeitungen), Überwachungsmeldungen zum erwarteten Eingang von Rückerstattungen bzw. eine konstante Überwachung von Zahlungseingängen und anstehenden Ausbuchungen. Eine konstante Überwachung von Zahlungsströmen erhöht den Cash Flow Ihrer Kunden. 4

5 Funktionen für einen schnelleren Rückforderungsprozess Automatisierte Fristenüberwachung Ein besonderes Highlight für Ihre Prozesssicherheit stellt die automatische Überwachung Ihrer individuell gesetzten Bearbeitungs- und Beantragungsfristen dar. Ihre Mitarbeiter erhalten frühzeitig die Möglichkeit, proaktiv zu handeln. Vergessene Ansprüche, versäumte Fristen oder mögliche Haftungsfälle gehören so der Vergangenheit an. Auswertung & Berichterstellung Um Ihre Rückforderungsprozesse übersichtlich darzustellen, verfügt RaQuest über eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten. Dazu gehören z. B. Kontoabstimmungsberichte für Zahlungseingangskonten, Antragslisten, die über den Status der Bearbeitung berichten sowie umfangreiche Kundenreports, die eine individualisierte Berichterstattung ermöglichen. Darüber hinaus können alle Berichte, Auswertungen, Such- und Ergebnislisten in Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden. Intelligente Schnittstellen Bei der Entgegennahme Ihrer Bestandsund Transaktionsdaten führt RaQuest eine Plausibilitätsprüfung durch. Abgelehnte Daten werden in übersichtlichen Fehlerprotokollen mit aussagekräftigen Ablehnungsgründen geführt. Zusätzlich existiert eine Korrektur- und Wiederbereitstellungsfunktion. Erfolgreich importierte Daten werden transparent und nachvollziehbar für Sie dargestellt. Das Bereitstellen von Daten an nachgelagerte Prozesse erfolgt ebenfalls über einfache, festgelegte Formate. Dabei werden nicht nur Buchungs- und Beleginformationen angeboten sondern auch Informationen über die Stammdatenbestände des RaQuest-Datenhaushalts, um einfache Synchronisationsprozesse ausgehend von Ihren Bestandsdaten zu ermöglichen. 5

6 Folgende Nutzungsmodelle bieten wir Ihnen an: Lizenz-Modell Sie möchten in Ihrer Bank die Vorteile uneingeschränkter Lizenz- und Nutzungsrechte genießen? Bei der Installation von RaQuest als Lizenz-Modell behalten Sie die Datenhoheit und Datenkonformität durch Ihre Bestandssysteme. Dabei ist der Datenbestand stets aktuell. Sie sind unabhängig von externen Dienstleistern und können Ihre Rückforderungen selbst planen und steuern. Die Software RaQuest integriert sich ideal in Ihre bestehende Betriebsumgebung. Die technischen Gegebenheiten der Vorsysteme haben darauf keinen Einfluss, weil die Schnittstellenanbindung über CSV oder XML erfolgt. In einer zwei- bis dreitägigen Schulung erhält Ihre Fachabteilung eine umfassende Einführung in das System RaQuest. Dienstleistungs-Modell Sie suchen nach einer schnellen Lösung für die Rückforderung ausländischer Quellensteuern und möchten möglichst wenig Aufwand bei der Prozessabwicklung haben aber keine freien Ressourcen in Ihren IT-Abteilungen? Dann bietet Ihnen das Dienstleistungsmodell von RaQuest die passende Lösung. Wir übernehmen für Sie vor Ort den kompletten Prozess von der Beantragung bis zur Ausbuchung. Ihre Fachabteilung wird lediglich zur Prüfung und Validierung der Daten einbezogen. Auf IT-Seite bleibt der Aufwand für Sie denkbar gering. Mit dem Dienstleistungsmodell können Sie Ihren Kunden den Service der Quellensteuer-Rückforderung auf bequeme und Ressourcen schonende Weise anbieten. Insbesondere zur Abwicklung eines kleineren Datenvolumens kann dieses Modell eine dauerhafte Lösung darstellen. Bei größeren Datenmengen ist ein Umstieg zum Lizenzmodell jederzeit möglich.

7 Vorteile bei der Nutzung von RaQuest Gebündeltes Wissen in nur einem IT-System Das Spezialwissen zu Doppelbesteuerungsabkommen haben wir komplett in RaQuest integriert. Länderspezifische Regelwerke lassen sich flexibel aktualisieren und erweitern. Die Einarbeitungszeit Ihrer Mitarbeiter verkürzt sich dadurch erheblich. Zeitsparende Funktionen durch weitestgehende Automatisierung Daten-Import, Zuordnung von Zahlungseingängen, Export von Ausbuchungen: Durch intelligente Schnittstellenfunktionen kann RaQuest Ihre manuellen Prozesse weitestgehend automatisieren. Zentrale Datenhaltung für schnelle Informationserfassung RaQuest legt sämtliche Anträge und Dokumente kontextbezogen im System ab, so dass Sie sie leicht wiederfinden. Durch eine mögliche Anbindung an Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) gewinnen Sie einen zentralen und einheitlichen Zugangspunkt. Revisionssicherheit durch Historisierung, Überwachung und Rechtesystem Durch die Speicherung Ihrer Daten in einer Änderungshistorie gewährleistet Ihnen RaQuest revisionssicheres Arbeiten. Ein integriertes Vier-Augen-Prinzip überwacht die Datenänderungen zusätzlich und fordert eine Freigabe der Daten durch eine zusätzliche Person. Für einen umfassenden Schutz vor Veränderung, Verfälschung und Verlust der Daten sorgt auch das integrierte Rechtesystem. Reduzierte Kosten durch verkürzten Zeitaufwand Durch den hohen Automatisierungsgrad verkürzt sich der Zeitaufwand pro Antragstellung erheblich so sparen Sie Prozesskosten. Steigerung der Kundenzufriedenheit durch erweitertes Service-Angebot Durch den hohen Automatisierungsgrad von RaQuest erweitern Sie Ihren Depot-Service einfach und unkompliziert. Ihre Kunden danken es Ihnen. 7

8 Wir als Partner Wofür wir stehen Die Halvotec Information Services GmbH ist ein auf Business-Software spezialisiertes IT-Unternehmen. Seit 1998 bieten wir hochwertige eigene Softwareentwicklungen sowie unternehmensspezifisch angepasste und erweiterte Microsoft Lösungen an. Unsere hochwertigen IT-Produkte und Service-Leistungen stehen für Erfahrung, Zukunftssicherheit und neueste Technik. Anspruchsvolle mittelständische und große Unternehmen verlassen sich auf unsere innovativen Softwarelösungen. Durch die langjährige Zusammenarbeit mit führenden Marktteilnehmern aus der Finanzwirtschaft haben wir umfangreiches Branchen- Knowhow gesammelt und konnten so die Software RaQuest entwickeln. Dank ihres hohen Automatisierungsgrads können wir Ihre Effizienz steigern, Fehler in der Prozesskette meiden und die Durchführungskosten signifikant senken. Langfristige Geschäftsbeziehungen spiegeln die Qualität unserer Arbeit und die Zufriedenheit unserer Kunden wider. Wofür wir stehen Mit uns gewinnen Sie einen erfahrenen Partner, der RaQuest in Ihrem Unternehmen professionell einführt, optimiert und weiterentwickelt. Darüber hinaus bieten wir Ihnen ein umfassendes Dienstleistungs-Portfolio. Zertifizierung 8 Halvotec ist seit mehr als 15 Jahren zertifizierter Microsoft Partner. Wir lassen uns jährlich prüfen, um unseren Kunden höchste Qualität garantieren zu können. Mit Halvotec gewinnen Sie einen Partner, der verantwortungsbewusst und zuverlässig arbeitet und Sie mit Innovationen und Kundenorientierung überzeugt.

9 Kompetente Beratung Gemeinsam erarbeiten wir mit Ihnen ein Gesamtkonzept, das den Anforderungen und Abläufen Ihres Unternehmens vollends entspricht. Professionelles Projektmanagement Vom ersten Gespräch bis zur letzten Schulung stellt Ihnen Halvotec einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite, um die größtmögliche Transparenz zu gewährleisten. Individuelle Anpassungen Wir arbeiten flexibel und gehen auf Ihre speziellen Bedürfnisse ein, um eine passgenaue Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Integration Ihrer Lösung Halvotec hilft Ihnen dabei, die neue Software in Ihre bestehende Systemlandschaft einzuführen und die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Persönliche Betreuung Wir arbeiten eng mit Ihrer IT-Abteilung zusammen und schulen Ihre Mitarbeiter: vom Administrator bis zum End-Anwender. Auch nach dem erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts bieten wir Ihnen einen umfassenden Support, um eine reibungslose Systemanpassung zu garantieren. Sie haben Fragen? Zögern Sie nicht anzurufen! Sandra Krause Leitung Marketing T + 49 (0) 8031 / F + 49 (0) 8031 / E sandra.krause@halvotec.de 9

10 halvotec.de IT takes more than systems Halvotec Information Services GmbH Kunstmühlstr. 12 / D Rosenheim T + 49 (0) 8031 / F + 49 (0) 8031 / E info@halvotec.de