Benutzeranleitung. Modul Kredite Jahrespläne

Transkript

1 Benutzeranleitung Modul Kredite Jahrespläne

2 Jahrespläne Klicken Sie auf Kredite / Jahrespläne, um diese Funktionalität in BelfiusWeb zu nutzen. Über diese Option haben Sie die Möglichkeit, alle Jahrespläne sowie die hiermit verknüpften Darlehen, die von Ihrer Entität angefordert werden, abzufragen. Wenn Sie im Rahmen des betreffenden Jahresplans für diesen Dienst berechtigt sind (siehe im Folgenden), können Sie über diese Option online neue Darlehen anfordern. Dieser Bildschirm stellt die Übersichtsseite alle Jahrespläne dar, die von Ihrer Entität angefordert wurden. Die Tabelle der Jahrespläne zeigt, pro Spalte, folgende Daten an: Jahr: Jahr, für das der Jahresplan angefordert und Belfius zugeteilt wird Ein Jahresplan kann für mehrere Jahre gleichzeitig angefordert werden. Anforderungsnummer: Jeder Jahresplan erhält eine eindeutige Nummer. Wenn sich der Jahresplan über mehrere Jahre erstreckt, kann dieselbe Anforderungsnummer in verschiedenen Haushaltsjahren vorkommen. Zuteilungsdatum: das Datum, an dem der Jahresplan von Ihrer Entität zugeteilt wird Anfänglicher Bewilligungsbetrag: der Gesamtbetrag, der von Ihrer Entität zugeteilt wird und für den Sie Darlehen anfordern können Bereits aufgenommener Betrag: der Betrag an Darlehen, die Sie bereits angefordert haben Dieser Betrag ist die Summe alle Darlehen, die bereits in der Option Verknüpfte Darlehen vorliegen, sowie aller Darlehen, die in der Option Nachverfolgung Anforderungsscheine Belfius Web den Status Abgezeichnet und In Erwartung aufweisen. Jahrespläne - 10/06/2012-3/15

3 Verfügbarer Betrag: der Betrag, für den Sie noch innerhalb des ausgewahlten Jahresplans Darlehen anfordern konnen tichtag : das Falligkeitsdatum des Jahresplans. Nach diesem Datum konnen Sie weder weitere Darlehen anfordern noch gegebenenfalls bereits eingegebene Anforderungsscheine unterzeichnen. Die verschiedenen Optionen, die auf diesem Bildschirm angezeigt werden, werden im Folgenden besprochen. Wir geben an dieser Stelle lediglich einen einstweiligen Überblick. Verknüpfte Darlehen: Auf diesem Bildschirm finden Sie die Darlehen vor, die innerhalb des ausgewählten Jahresplans bewilligt wurden. Anfängliche Angebote: Hier finden Sie die Modalitäten der verschiedenen Angebote vor, aus denen der ausgewählte Jahresplan besteht. Nachverfolgung Anforderungsscheine BelfiusWeb: eine Übersicht über die über Belfius Web eingegebenen Anforderungsscheine (*) Unterzeichnungsbefugnisse: Hier finden Sie die Namen der Personen vor, die für den ausgewählten Jahresplan eine Unterzeichnungsbefugnis haben. (*) (*) Wenn Sie im Rahmen des betreffenden Jahresplans für diesen Dienst berechtigt sind, können Sie über diese Option online neue Darlehen anfordern. Nur dann werden die Optionen Nachverfolgung Anforderungsscheine BelfiusWeb und Unterzeichnungsbefugnisse für Ihre Entität und für den betreffenden Jahresplan zugänglich. (siehe auch: Wie kann ich dafür sorgen, dass ich eine Berechtigung für den Dienst, über den ich über BelfiusWeb für einen bestimmten Jahresplan elektronische Anforderungsscheine eingeben und online nachverfolgen kann, erhalte? ) Wenn der Stichtag überschritten wurde, ist es nicht mehr möglich, die Option Nachverfolgung Anforderungsscheine BelfiusWeb und Unterzeichnungsbefugnisse abzufragen. Jahrespläne - 10/06/2012-4/15

4 Verknüpfte Darlehen Auf diesem Bildschirm finden Sie die Darlehen vor, die mit dem ausgewählten Jahresplan verknüpft sind. Dies betrifft alle Darlehen, die im Rahmen dieses Jahresplans sowohl online als auch über Anforderungsscheine auf Papier angefordert wurden. Die angeforderten langfristigen Darlehen werden auf diesem Bildschirm frühestens an dem ersten Werktag nach Unterzeichnung des Anforderungsscheins angezeigt. Die kurzfristigen Darlehen, die Diskontierungen, werden noch am selben Tag angezeigt. Je nach der Darlehensart wird sich der Inhalt der Spalten unterscheiden. Für Diskontierungen werden nur die Darlehensnummer, die Laufzeit und der Betrag angezeigt. Die Auswahl von Darlehen kann auf der Grundlage der eingegebenen Auswahlkriterien näher definiert werden. Darlehensnehmernummer (090- ) Laufzeit in Jahren (von/bis) Betrag (von/bis) Status: Gelöscht Diskontierung Krediteröffnung Konsolidierung Klicken Sie nach der Auswahl auf die Schaltfläche anzeigen zu lassen., um die ausgewählte Übersicht Wenn Sie nichts auswählen, wird eine Übersicht über alle verknüpften Darlehen, die zu dem ausgewählten Jahresplan gehören, angezeigt. Wenn der Jahresplan von Ihrer Entität Jahrespläne - 10/06/2012-5/15

5 angefordert wird, und zwar vor Ihrer Entität als auch vor einer anderen Entität (staatlicher Versorgungsbetrieb, Polizeidienste, etc.), dann werden auch hier die von der anderen Entität angeforderten Darlehen angezeigt. Sie können die Details aller Darlehen, die im Bestand Ihrer Darlehensanforderungen aufgenommen wurden, dadurch anzeigen lassen, dass Sie auf das Symbol Signaletik klicken. Auf dieses Symbol haben Sie folglich für Diskontierungen, gelöschte Darlehen und Darlehen, die von einer anderen Darlehensnehmernummer (090-) im Rahmen des ausgewählten Jahresplans angefordert wurden, keinen Zugriff. Jahrespläne - 10/06/2012-6/15

6 Anfängliche Angebote Klicken Sie auf Kredite / Jahrespläne / Anfängliche Angebote, um eine Übersicht über die Anzahl an Angeboten innerhalb des ausgewählten Jahresplans anzeigen zu lassen. Dieser Bildschirm wird nur dann angezeigt, wenn ein Jahresplan aus mehr als vier Angeboten besteht. Wenn dies nicht der Fall ist, wird sofort der folgende Bildschirm mit den Detailangaben des Angebots angezeigt. Jahrespläne - 10/06/2012-7/15

7 Sie können maximal vier Angebote auswählen und die entsprechenden Detailangaben miteinander vergleichen, indem Sie in der Spalte Auswahl das Kontrollkästchen aktivieren und anschließend auf klicken. Wenn Sie ein bestimmtes Angebot direkt auswählen möchten, klicken Sie auf Detail.(*) (*) Das Symbol ist nur verfügbar, wenn Sie im Rahmen des betreffenden Jahresplans für diesen Dienst berechtigt sind. Diese Option ist grau hinterlegt, wenn der Stichtag überschritten ist. (siehe auch: Wie kann ich dafür sorgen, dass ich eine Berechtigung für den Dienst, über den ich über BelfiusWeb für einen bestimmten Jahresplan elektronische Anforderungsscheine eingeben und online nachverfolgen kann, erhalte?) Der Bildschirm mit den Detailangaben der ausgewählten Angebote sieht folgendermaßen aus: Wenn Sie in einem bestimmten Angebot ein Darlehen anfordern möchten, klicken Sie auf das Symbol. Die Detailangaben des ausgewählten Darlehens werden auf dem folgenden Bildschirm aufgeführt. Jahrespläne - 10/06/2012-8/15

8 Darlehen anfordern Jahrespläne - 10/06/2012-9/15

9 Hier müssen abhängig von der Kreditart einige Bereiche zwingend (*) ausgefüllt werden. Art der Ausgabe: die Bestimmung des Darlehens, die mit dem Gegenstand des Lastenhefts und des Auftrags übereinstimmt (für zweisprachige Entitäten sind diese sowohl auf Niederländisch als auch auf Französisch auszufüllen.) Betrag: mindestens 125 EUR oder ein höher Betrag, wenn dies so im Lastenheft festgelegt ist Automatische Konsolidierung: Nein oder Ja (Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn diese Auswahl nach Maßgabe des Lastenhefts noch möglich ist.) Funktions Code / Aktivitätenzentrum Dieser Code ist von Ihrer Buchhaltungsart abhängig. Den ersten Teil des Codes können Sie über eine Dropdownliste (vorgegebener Teil) auswählen, den zweiten Teil können Sie frei wählen (variabler Teil). Zusammen können der vorgegebene und der variable Teil aus maximal sieben Ziffern bestehen. Wirtschafts Code / Budgetkonto Dieser Code ist von Ihrer Buchhaltungsart abhängig. Den ersten Teil des Codes können Sie unter Umständen über eine Dropdownliste (vorgegebener Teil) auswählen, den zweiten Teil können Sie frei wählen (variabler Teil). Zusammen können der vorgegebene und der variable Teil aus maximal sieben Ziffern bestehen. Vermögenscode Andere Spezifikationen Dieser Bereich ist kein zwingend erforderlicher Bereich. Wenn Sie jedoch die für das angeforderte Darlehen bestimmte Dienste aus dem Angebot aktivieren (Actiflex, etc.) oder Belfius bestimmte Spezifikationen geben möchten, müssen Sie dies hier vermerken. Wenn es sich bei dem Kredit um ein kurzfristiges Darlehen, sprich eine Diskontierung, handelt, können folgende Bereiche ausgefüllt werden: Visumnummer: Diese Nummer befindet sich auf der festen Zusage des Zuschusses. Budgetcode: Wählen Sie aus den Vorschlägen in der Dropdownliste die bezuschusste Behörde aus. Empfänger, Lieferanten, Berechtigte: Hier können die Namen der Berechtigten des Zuschusses vermerkt werden. Nachdem Sie diese Daten eingegeben haben, klicken Sie auf. Auf dem folgenden Bildschirm werden nochmals die Details des Angebots sowie die von Ihnen selbst eingegebenen Daten des Anforderungsscheins angezeigt. Unten auf dem Bildschirm können Sie den Anforderungsschein durch Eingabe Ihres Kennworts unterzeichnen und die Darlehensanforderung abschließen. Es ist möglich, dass der Anforderungsschein von mehreren Personen abzuzeichnen ist. Dies können Sie dadurch ermitteln, dass Sie im Menü auf die Option Unterzeichnungsbefugnis des ausgewählten Jahresplans klicken. Jahrespläne - 10/06/ /15

10 Nachverfolgung Anforderungsscheine BelfiusWeb Auf diesem Bildschirm wird eine Übersicht über die von Ihrer Entität über BelfiusWeb eingegebenen Anforderungsscheine angezeigt. Wenn Sie die Auswahl näher definieren möchten, können Sie hierzu die Schaltfläche verwenden: auf der Grundlage des Eingabedatums: von bis auf der Grundlage des Status: Gelöscht Abzuzeichnen Unterzeichnen Klicken Sie anschließend auf. Jahrespläne - 10/06/ /15

11 Die Tabelle der Anforderungsscheine zeigt, pro Spalte, folgende Daten an: Angebotsnummer (des ausgewählten Jahresplans) Datum der Eingabe (des Anforderungsscheins) Betrag (des angeforderten Darlehens / eingegebenen Anforderungsscheins) Darlehensnummer: Wenn der Anforderungsschein direkt in Ordnung ist und Belfius nicht einschreiten muss, wird in dieser Spalte die Nummer des neuen Darlehens online angezeigt. Wenn der Anforderungsschein noch nicht oder nicht hinreichend abgezeichnet wurde oder wenn Belfius noch vor der Bewilligung dieses Darlehens einschreiten muss, wird in dieser Spalte die Angabe In Erwartung angezeigt. Kontonummer: Wenn der Anforderungsschein direkt in Ordnung ist und Belfius nicht einschreiten muss, wird in dieser Spalte das Konto der Kontoeröffnung oder das Konto der Diskontierung des neu bewilligten Darlehens online angezeigt. Wenn der Anforderungsschein die Kennzeichnung In Erwartung aufweist oder wenn es sich um ein Darlehen ohne Vorauszahlung handelt, wird hier (noch) kein Konto angezeigt. Status (des Anforderungsscheins): Unterzeichnet / Abzuzeichnen / Gelöscht Abzuzeichnen: wenn das Darlehen noch von Ihnen oder einer anderen Person mit Unterzeichnungsbefugnis abzuzeichnen ist Wenn in diesem Kontrollkästchen bereits Nein eingetragen ist, dann haben Sie diesen Anforderungsschein für diesen Jahresplan bereits abgezeichnet. Es ist möglich, dass der Anforderungsschein von mehreren Personen abzuzeichnen ist. Dies können Sie dadurch ermitteln, dass Sie im Menü auf die Option Unterzeichnungsbefugnis des ausgewählten Jahresplans klicken. Nach dem Ankreuzen der gewünschten Anforderungsscheine, klicken Sie auf. Optionen Details: Auf diesem Bildschirm werden alle Detailangaben des eingegebenen Anforderungsscheins angezeigt. Hier können Sie auch sehen, wer den Anforderungsschein bereits unterzeichnet hat oder wer ihn noch abzeichnen muss. Änderungen: Wenn der Anforderungsschein noch nicht vollständig unterzeichnet ist, können Sie über die Option immer noch Änderungen an den eingegebenen Daten Ihres Anforderungsscheins vornehmen. Vorsicht! Wenn mehrere Unterschriften erforderlich sind, werden alle bereits geleisteten Unterschriften nach einer Änderung des Anforderungsscheins gelöscht. Jahrespläne - 10/06/ /15

12 X Loschen: Auf diesem Bildschirm konnen Sie den ausgewahlten Anforderungsschein, der noch nicht vollstandig unterzeichnet ist, loschen, indem Sie einfach unten auf dem Bildschirm lhr Kennwort eingeben. Alle Anforderungsscheine abzeichnen: Wenn Sie dieses Kontrollkastchen aktivieren, haben Sie auf dem folgenden Bildschirm die Moglichkeit, alle noch abzuzeichnenden Anforderungsscheine zusammen zu unterzeichnen. Jahrespläne - 10/06/ /15

13 Unterzeichnungsbefugnisse Klicken Sie auf Kredite / Jahrespläne / Unterzeichnungsbefugnisse, um eine Übersicht über die Personen anzeigen zu lassen, welche die Anforderungsscheine zu unterzeichnen haben. Ein oder mehrere Personen können (einzeln oder zusammen), über das Lastenheft, berechtigt sein, die Anforderungsscheine dieses Jahresplans abzuzeichnen. Klicken Sie auf Kredite / Jahrespläne / Nachverfolgung Anforderungsscheine BelfiusWeb / Details, um eine Übersicht über die Personen anzeigen zu lassen, die bereits ihre Unterschrift geleistet haben. Jahrespläne - 10/06/ /15

14 Wie kann ich dafür sorgen, dass ich eine Berechtigung für den Dienst, über den ich über BelfiusWeb für einen bestimmten Jahresplan elektronische Anforderungsscheine eingeben und online nachverfolgen kann, erhalte? Wenn in dem Lastenheft eine Klausel aufgenommen wird, die festlegt, dass die Berechtigung Darlehen anzufordern an eine bestimmte Funktion in Ihrer Verwaltung delegiert wird und dass darüber hinaus die Person in Ihrer Verwaltung, die diese Funktion ausübt, bereits bei Belfius bekannt ist, dann wird dieser Dienst automatisch für diesen Jahresplan aktiv sein, ohne dass man noch etwas machen muss. Wenn der Dienst nicht automatisch zugeteilt werden kann, können dem einer oder mehrere im Folgenden aufgeführte Gründe zugrunde liegen. (Gleichzeitig wird angegeben, was Sie tun müssen, damit wir diesen Dienst Ihrer Verwaltung dennoch zuteilen können.) Ihr Lastenheft enthält eine Delegationsklausel: Die Berechtigung Darlehen anzufordern fällt somit den Personen anheim, die Ihre Verwaltung rechtsgültig vertreten. Oder Sie lassen für den betreffenden Jahresplan nachträglich eine Delegierung zu: Dies können Sie tun, indem Sie Ihrem Analysten bei Backoffice-Krediten ein Dokument übermitteln, das diese Delegierung offizialisiert. Dieses Dokument ist von der in Ihrer Verwaltung hierzu ermächtigten Person zu unterzeichnen. Falls keine Delegierungsklausel möglich ist, sind es die Personen, die Ihre Verwaltung rechtgültig vertreten, die bei Belfius bekannt sein müssen (wie auch die Funktion, die sie in Ihrer.Verwaltung ausüben). Im Folgenden wird beschrieben, wie dies vonstatten gehen kann. Praktisch gesehen raten wir Ihnen jedoch, stets die Möglichkeit der Delegierungsklausel für den Jahresplan zu wählen, wenn Sie von diesem Dienst Gebrauch machen möchten, da anderenfalls die Personen, die Ihre Verwaltung rechtsgültig vertreten, die Anforderungsscheine elektronisch unterzeichnen müssten. Dies ist technisch sicherlich möglich, aber natürlich in der Praxis nicht anwendbar. UND/ODER Die Person, die die Funktion ausübt, an die delegiert wurde, ist noch nicht bei Belfius bekannt. Dann müssen Sie Ihrem Analysten bei Backoffice-Krediten die folgenden Dokumente übermitteln: ein offizielles Dokument, das von den hierzu ermächtigten Personen unterzeichnet wurde und das darlegt, dass eine bestimmte Person eine bestimmte Funktion in Ihrer Verwaltung ausübt und eine Kopie der Vorder- und Rückseite des Personalausweises der Person. Im Falle eines elektronischen Personalausweises ist darüber hinaus eine Kopie eines offiziellen Dokuments erforderlich, auf dem die Adresse dieser Person vermerkt ist. Sobald die notwendigen Dokumente in unserem Besitz sind, wird der Dienst für diesen Jahresplan zugeteilt werden können. Jahrespläne - 10/06/ /15