Auszug aus dem Protokoll des Stadtrats von Zürich

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1 Auszug aus dem Protokoll des Stadtrats von Zürich vom 13. April Umwelt und Gesundheitsschutz Zürich, Überprüfung Papierreglement 2009 und Zielvorgaben 2020 für den Papierverbrauch der Stadtverwaltung IDG-Status: öffentlich Einsatz von Recyclingpapier Die für das Jahr 2014 durchgeführte Erfolgskontrolle zum Papierreglement (STRB Nr. 998/2009, STRB Nr. 982/2011) zeigt, dass Recyclingpapier in Druckern und Kopierern der Stadtverwaltung zum Standard geworden ist. Frischfaserpapiere werden nur noch in Einzelfällen oder für spezifische Erzeugnisse separat beschafft und eingesetzt. Mit dazu beigetragen hat Zürich Optimized Output Management (ZOOM), welches die Beschaffung und Bewirtschaftung der Drucker und Kopierer sowie der zugehörigen Betriebsmittel in einem integralen Prozess zusammenführt. Swisscom als Vertragspartner von Organisation und Informatik Zürich (OIZ) beschafft das in den ZOOM-Geräten eingesetzte Papier über die Schul- und Büromaterialverwaltung (SBMV). Der Papierverbrauch von 115 Millionen Blatt (Stadtverwaltung und Schulen) hatte 2014 Beschaffungskosten von rund 1,2 Millionen Franken zur Folge. Die SBMV stellt ein Recyclingpapier zur Verfügung, das höhere ökologische Anforderungen erfüllt (Label «Blauer Engel»). Diesem Anspruch soll auch bei künftigen, im Rahmen von ZOOM erfolgenden Ausschreibungen Rechnung getragen werden (Richtlinie ökologische Beschaffung, STRB Nr. 976/2014). Die Beschaffung des in ZOOM-Geräten eingesetzten Papiers ist Teil des im Gesamtpaket vergebenen «Outputmanagement». Die bisher im Papierreglement festgelegte konkrete Vorgabe zum Recycling-Anteil beim Kopierpapier kann somit durch eine für Papierbeschaffungen geltende Mindestanforderung ersetzt werden. Bei der Ausschreibung von Papierbeschaffungen ist das Label «Blauer Engel» oder ein nachweisbar gleichartiger Standard als ökologische Mindestanforderung einzufordern. Druck von Publikationen Die Erfolgskontrolle zum Papierreglement wies bei den Drucksachen / Publikationen für das Jahr 2012 einen Recyclingpapieranteil von rund 66 Prozent aus. Die Erhebung der Daten zum Druck auf Recyclingpapier wurden in die 2013 erfolgte Ersterhebung zum «Städtischen Publikationsregister» integriert. Die Auswertung des Jahres 2014 zeigt, dass gut 79 Prozent der Publikationen auf Recyclingpapier gedruckt wurden und der im Papierreglement festgehaltene Zielwert von 60 Prozent deutlich überschritten ist. In den «Städtischen Publikationsleitlinien» (Grundsätze, Beilage zu STRB Nr. 995/2014) sind die Anforderungen für den allfälligen Druck von Publikationen auf Recyclingpapier und eine entsprechende Deklaration im Impressum verankert. Das Umsetzungscontrolling ist integraler Bestandteil der zugehörigen Berichterstattung. Papierverbrauch Die in der Erfolgskontrolle zum Papierreglement ausgewiesenen Verbrauchsdaten basieren auf den Angaben zum Papiereinkauf im jeweiligen Kalenderjahr. Die Daten zu den Papierbe- 315/

2 stellungen der Dienstabteilungen und Betriebe wurden von der SBMV bereitgestellt (Kundennummern). Ergänzend dazu hat die Umweltschutzfachstelle des Umwelt- und Gesundheitsschutzes Zürich (UGZ) bei den Beschaffungsverantwortlichen der Dienstabteilungen Angaben zum Papiereinkauf bei anderen Anbietern eingeholt. Die über den gesamten Geltungsbereich des Papierreglements durchgeführte Erfolgskontrolle weist einen steten Anstieg des Papierverbrauchs über die letzten zehn Jahre aus. Das für 2014 gesetzte Ziel von 5000 Blatt A4 pro Stellenwert wird mit 5443 Blatt verfehlt. Eine mit Blick auf ZOOM vorgenommene differenzierte Analyse der Daten zum Papiereinkauf zeigt jedoch, dass das Volumen der Bestellungen von Kopier-/Druckerpapier bei der SBMV ausschliesslich in den Schulen gestiegen ist. Deren Bezug an Kopierpapier hat sich seit 2006 gut verdoppelt. Dieser Anstieg ist jedoch zu einem Teil darauf zurückzuführen, dass die seit 2006 geltende Regelung des zentralen Einkaufs über die SBMV (Art. 7 des Reglements über den Globalkreditbereich «Material der Schuleinheiten der Volksschule») dazu geführt hat, dass eine Verschiebung von nicht erfassten externen Papierbeschaffungen zu erfasstem zentralem Einkauf erfolgte. Die aktuelle Auswertung der Papierbestellungen für das Jahr 2015 weist zudem darauf hin, dass bei den Schulen eine Stabilisierung des Papierverbrauchs erfolgt. Abb. 1: Entwicklung des Papierverbrauchs der Schulen, Im Gegensatz dazu hat der Papierverbrauch der engeren Verwaltung seit 2007 um rund 13 Prozent abgenommen, von gut 93 Millionen Blatt A4 auf heute knapp 82 Millionen Blatt A4. Die Reduktion des Papierverbrauchs zeigt zwei Phasen: Ein erster Rückgang erfolgte 2010 nach Einführung des Zielwerts zum Papierverbrauch im Papierreglement. Ein zweiter, etwa gleich grosser Rückgang erfolgte im Jahr 2013 mit Beginn der Umsetzung von ZOOM. 315/

3 Abb. 2: Entwicklung des Papierverbrauchs der Verwaltung, Mit Blick auf die Umsetzung konkreter Massnahmen erscheint es zweckmässig, für die Bereiche Verwaltung und Schulen unterschiedliche Zielvorgaben zum Papierverbrauch zu setzen. Unter Berücksichtigung der spezifischen Rahmenbedingungen und Aufgaben, erachtet der Stadtrat folgende mittelfristige Zielvorgaben als angemessen: Reduktion des Papierverbrauchs auf 4000 Blatt A4 pro Stellenwert bis 2020 für den Bereich Verwaltung, Stabilisierung des Verbrauchs an Kopier-/Druckerpapier bis 2020 im Vergleich zu 2014 (rund 1200 Blatt A4 pro Schülerin und Schüler) für den Bereich Schulen. Die unterschiedlichen Stossrichtungen basieren auf einer Einschätzung der Umfeldentwicklungen sowie der Möglichkeiten und Instrumente, die zur Verfügung stehen, um den Papierverbrauch zu reduzieren. Im Bereich der allgemeinen Verwaltung sind mit der Umsetzung von ZOOM, der Weiterentwicklung elektronischer Ablagesysteme im Rahmen eines städtischen «Records Management» sowie der Weiterentwicklung von «e-government» die Voraussetzungen gegeben, um den Papierverbrauch weiter reduzieren zu können. Die Reduktion des Papierverbrauchs um rund 10 Prozent entspricht einer jährlichen Kosteneinsparung von rund Fr Im Gegensatz dazu sind die Schulen trotz Einführung von Informatikmitteln und der Nutzung von «e-learning» im Unterricht weiterhin auf Papier als Arbeitsmittel angewiesen, z. B. in Form von Arbeitsblättern, Prüfungen usw. Hinzu kommt ein zunehmendes Angebot an Lehrmitteln und an spezifischen Unterrichtsmaterialien mit einer grossen Zahl an zu kopierenden Arbeitsblättern sowie ein Ausbau des Betreuungsangebots, dessen Nutzung oft auch mit Papierverbrauch verbunden ist (Infoblätter und Anmeldeformulare). Gemäss Art. 7 des Reglements über den Globalkreditbereich «Material der Schuleinheiten der Volksschule» (AS ) haben die Schulen das von ihnen benötigte Papier über die SBMV zu beziehen. Gemäss Art. 94 Abs. 1 lit. b der Gemeindeordnung liegt die Zuständigkeit für den Erlass von Reglementen für die Volksschule bei der Präsidentinnen- und Präsidentenkonferenz der Stadt Zürich (PK). Dies bedeutet, dass die Schulen grundsätzlich ausserhalb des Geltungsbereichs des bisherigen Papierreglements stehen. Das Schulamt hat im Rahmen der Vorvernehmlassung zu dieser Vorlage signalisiert, eine Stabilisierung des Pa- 315/

4 pierverbrauchs der Schulen bis 2020 sowie den Einsatz von Recyclingpapier grundsätzlich zu befürworten und das Anliegen den zuständigen Entscheidungsinstanzen zu unterbreiten. Papierverbrauch für städtische Publikationen Die «Städtischen Publikationsleitlinien» (STRB Nr. 995/2014) haben zum Ziel, die digitale Bereitstellung und Verbreitung städtischer Publikationen zu akzentuieren. So weit als möglich soll auf den Druck von Publikationen und den postalischen Versand von Druckerzeugnissen verzichtet werden. Die Departemente, Dienstabteilungen und Betriebe sind zudem aufgefordert, im Zeitraum von 2015 bis 2017 auf die Lancierung neuer oder den Relaunch bestehender Printprodukte zu verzichten. Aufhebung des Papierreglements Seit Einführung des Papierreglements wurden darin enthaltene Anforderungen anderweitig verankert (Mindestvorgaben Papierbeschaffung, Druck von Publikationen) oder erfüllt (Zielvorgabe Recyclingpapier). Separat zu regeln ist einzig die im Rahmen dieser Vorlage vorgeschlagene Neufestsetzung mittelfristiger Zielvorgaben zum Papierverbrauch für Auf den Neuerlass eines eigenständigen Papierreglements kann somit verzichtet werden. Controlling und Reporting des Papierverbrauchs Das ZOOM-Konzept ermöglicht ein einfaches Controlling des Druckergebrauchs. Die entsprechenden Nutzungsdaten (Anzahl «Klicks») können direkt an den Geräten erfasst werden. OIZ hat den für die Bereitstellung und den Betrieb der Drucker verantwortlichen Vertragspartner verpflichtet, die «Klick»-Daten zu erfassen. Diese sind dem OIZ für das Controlling der Druckernutzung bereitzustellen. OIZ weist die Gesamtentwicklung der Druckernutzung (Anzahl «Klicks» des ZOOM-Geräteparks) künftig im Geschäftsbericht aus. Nicht in ZOOM integriert sind die in den Schulen eingesetzten Drucker. Die «Klick»-Daten dürfen nicht Eins-zu-eins mit dem Papierverbrauch (Anzahl Blatt A4) gleichgesetzt werden. So entsprechen z. B. zwei «Klicks» bei einseitigem Druck zwei Blatt Papier, bei doppelseitigem Druck hingegen nur einem Blatt. Die Daten zum zentralen und dezentralen Papiereinkauf (SBMV, Drittanbieter) sollen deshalb weiterhin erhoben werden, wenn auch weniger detailliert als bisher (veränderte Besteller- oder Nutzerstruktur). Die bei ZOOM-Geräten installierte Software erlaubt lediglich eine Differenzierung der Druck-/ Kopieraufträge nach mono (schwarz-weiss) und color (farbig) sowie nach A4/A3-Druck. Eine weitergehende Detaillierung der Druckaufträge, wie die Unterscheidung nach simplex/duplex-druck oder Broschürendruck ist nicht möglich. Die «Follow-me-Option» bietet grundsätzlich die Möglichkeit, die Druckernutzung (Druck- und Kopieraufträge) personalisiert oder abteilungsspezifisch zu erfassen und auszuwerten. Der Einsatz einer solchen Software hätte den Vorteil, dass eine direkte Erfolgskontrolle von Massnahmen zur Reduktion des Papierverbrauchs nach Organisationseinheiten möglich wäre. Die Abklärungen bei OIZ haben jedoch ergeben, dass auf die Beschaffung und den Einsatz einer entsprechenden Software verzichtet werden muss, da: kleinere Arbeitsplatzdrucker in der Regel nicht mit der «Follow-me-Option» ausgerüstet sind; einzelne Dienstabteilungen aus betrieblichen Gründen auf den Einsatz von «Follow-me» an den Multifunktionsdruckern verzichten und weiterhin den «Direktdruck» vorziehen; 315/

5 der Einsatz der detaillierten Software zusätzlichen Aufwand zur Sicherstellung des «Follow-me-Betriebs» erfordert und die Performance des IT-Betriebs negativ beeinflussen kann; jährlich wiederkehrende Zusatzkosten entstehen (Software-Lizenz). Ein Vergleich der Kenndaten zur Druckernutzug («Klick»-Daten) mit den Daten zum Papiereinkauf dürfte jedoch trotzdem ermöglichen, Entwicklungstrends und Massnahmenwirkungen sachgerecht zu beurteilen. Auf den im Einvernehmen mit dem Vorsteher des Schul- und Sportdepartements gestellten Antrag der Vorsteherin des Gesundheits- und Umweltdepartements beschliesst der Stadtrat: 1. Von den Ergebnissen der gemäss STRB Nr. 982/2011 zum Papierreglement durchgeführten Erfolgskontrolle wird Kenntnis genommen. 2. Für den Papierverbrauch der allgemeinen Verwaltung (ZOOM-Gerätepark) wird bis 2020 ein Zielwert von 4000 Blatt A4 pro Stellenwert angestrebt. Die Dienstabteilungen und Betriebe werden aufgefordert, in ihrem Zuständigkeitsbereich Massnahmen zur Reduktion des Papierverbrauchs vorzukehren. 3. Der Vorsteher des Schul- und Sportdepartements wird eingeladen, bei der Präsidentinnen- und Präsidentenkonferenz der Stadt Zürich in geeigneter Form darauf hinzuwirken, dass bis 2020 eine Stabilisierung des Verbrauchs an Kopier-/Druckerpapier im Vergleich zu 2014 erreicht werden kann (rund 1200 Blatt A4 pro Schülerin und Schüler). 4. Die für die Papierbeschaffung der Stadtverwaltung und der Schulen verantwortlichen Stellen werden beauftragt, Recyclingpapier mit dem Label «Blauer Engel» oder einem nachweislich vergleichbaren Standard als ökologische Mindestanforderung zu verlangen. 5. Der Umwelt- und Gesundheitsschutz wird beauftragt, die Entwicklung des Papierverbrauchs und die Einhaltung der Zielvorgaben zu überprüfen. Organisation und Informatik und die Schul- und Büromaterialverwaltung werden verpflichtet, die dazu notwendigen Gerätenutzungsdaten (Anzahl «Klicks») und Angaben zum zentralen Papiereinkauf bereitzustellen. 6. Der Umwelt- und Gesundheitsschutz wird beauftragt, nach Ablauf der Frist zur Zielerreichung 2020 dem Stadtrat Bericht zu erstatten. 7. Die im Papierreglement (STRB Nr. 998/2009) festgelegten Vorgaben werden durch die in den Ziffn. 1 6 enthaltenen Anforderungen ersetzt und das Papierreglement per sofort aufgehoben. 8. Mitteilung je unter Beilage an die Stadtpräsidentin, die Vorstehenden des Finanz-, des Gesundheits- und Umwelt-, des Tiefbau- und Entsorgungs- sowie des Schul- und Sportdepartements, die übrigen Mitglieder des Stadtrats, die Stadtschreiberin, den Rechtskonsulenten, die Stadtkanzlei (Kanzleidienste), Organisation und Informatik, den Umwelt- und Gesundheitsschutz, Geomatik + Vermessung, das Schulamt und die Schulund Büromaterialverwaltung. Für getreuen Auszug die Stadtschreiberin 315/