1 Einführung ins Projektmanagement

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1 1 Einführung ins Projektmanagement In diesem Kapitel gehen wir den Fragen nach, welche Rahmenbedingungen eine komplexe Aufgabe zu einem Projekt machen, und was sich hinter dem Begriff Projektmanagement verbirgt. Anschließend klären wir einige wichtige Fachausdrücke des Projektmanagements und führen Sie ein in den Wirkungsbereich der Projektassistenz. Zunächst: Was ist überhaupt ein Projekt? Ist die Planung des Betriebsausflugs bereits ein Projekt? Wie sieht es mit dem Abteilungsumzug in ein anderes Gebäude aus? Kann die Vereinheitlichung der Abteilungsablage als Projekt bezeichnet werden? Grundsätzlich können Sie immer dann von einem Projekt sprechen, wenn Aufgaben zu erledigen und Ziele zu erreichen sind, die nicht der originären Geschäftsidee Ihres Unternehmens entsprechen. Was bedeutet das genau? Starten wir mit einem Beispiel: Beispiel: Umstellung der Produktionsanlagen Die originäre Geschäftsidee der Schuhfabrik Liliput besteht darin, bequeme Kinderschuhe herzustellen. Stellt jedoch unsere Schuhfabrik Liliput die Fertigung von Kinderschuhen auf Neoprenschuhe für Surfer und Taucher um, dann ist der zeitlich begrenzte Umbau der Produktionsanlagen mit einem definierten Endtermin und freigegebenen finanziellen Mittel durchaus ein Projekt. Die anschließend neu startende Fertigung der Surfschuhe wird wieder in den bereits bestehenden Bereichen und Organisationsstrukturen abgewickelt. Das Projekt Umbau der Produktion ist abgeschlossen, das Projektziel erreicht. Natürlich gibt es auch eine wissenschaftliche Definition, welche Aufgaben Sie als Projekt bezeichnen dürfen, und welche Tätigkeiten nicht unter diese Kategorie fallen. 1.1 Projektdefinition nach DIN Auf Ihrem Weg zu einem aktiv betriebenen Projektmanagement müssen gleich zu Beginn bestimmte Kriterien erfüllt sein, damit Sie Ihre Aufgabe nach DIN überhaupt als Projekt bezeichnen können. 1

2 Das DIN Deutsche Institut für Normung e. V. ist die zuständige Normungsorganisation der Bundesrepublik Deutschland für europäische und internationale Normungsaktivitäten. Normung ist ein strategisches Instrument im Wettbewerb. Unternehmen, die sich an der Normungsarbeit beteiligen, erzielen Vorteile durch ihren Wissens- und Zeitvorsprung. Sie können dadurch zum Beispiel Forschungsrisiken und Entwicklungskosten senken. Was sagt also die DIN über ein Projekt : Ein Projekt ist nach DIN ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist. Jegliche Arbeit ist also als Projekt zu bezeichnen, wenn damit Folgendes verbunden ist: die Einmaligkeit der Aufgabenstellung eine bestimmte Zielvorgabe Begrenzungen zeitlicher, finanzieller, personeller oder anderer Art Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben eine projektspezifische Organisation Die Größe spielt bei der Definition eines Projektes übrigens keine Rolle. Es kann über zwei Monate (Organisation einer Veranstaltung) oder zwei Jahre (Entwicklung einer neuen Maschine) gehen, es können einige Mitarbeiter oder ein ganzes Team involviert sein, es kann ein Budget von mehreren Millionen oder von wenigen hundert Euro veranschlagt sein. Wenn Sie somit von Ihrem Projekt sprechen wollen, stellen Sie sich zunächst die folgenden Fragen: Projektmerkmale ja nein Hat mein Vorhaben konkrete Ziele? Gibt es eine zeitliche Begrenzung? Wann soll meine Aufgabe abgeschlossen sein? Benötige ich andere Personen zur Unterstützung? Benötige ich finanzielle Mittel? Handelt es sich bei meinem Vorhaben um eine einmalig umzusetzende Aufgabe? Mit dieser Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihr Vorhaben die Merkmale eines Projektes erfüllt. 2

3 Nachdem Sie anhand der oben aufgeführten Kriterien Ihr Vorhaben als Projekt eingestuft haben, beginnen Sie mit der Grobplanung (siehe Kapitel 2). 1.2 Typische Projektinhalte Mit Projektmanagement hat man üblicherweise im Geschäftsleben zu tun. Projekte zeichnen sich durch ihren individuellen Charakter aus und haben sehr häufig folgende Aufgabenstellungen: Veränderung eines Prozesses Entwicklung eines Produktes Einführung neuer Standards Hier einige Beispiele aus der Praxis: Einführung eines neuen Adressverwaltungssystems Organisation einer Kundenveranstaltung Entwickllung eines einheitlichen Ablagesystems Umstellung auf ein elektronisches Zeiterfassungssystem Konstruktion einer neuen Maschine Markteinführung einer Kollektion in einen neuen Markt Wir alle führen aber auch in unserem privaten Alltag ständig irgendwelche Projekte durch. Die Planung eines Urlaubs, einer Geburtstagsfeier oder größerer Renovierungsarbeiten im Haus sind beispielsweise Projekte, auch wenn wir uns dessen gar nicht bewusst sind Projekte leiten: Was bedeutet das? Beschäftigen wir uns nun mit dem zweiten Teil des Begriffes Projektmanagement. Ein Projekt managen bedeutet: Das Projekt leiten. Das Projekt organisieren. Das Projekt abwickeln. Das Projekt überwachen. Das Projekt abschließen. Sie sehen selbst: Es handelt sich hierbei um anspruchsvolle Tätigkeiten. Projektmanagement hilft unter anderem dabei, Projekte schneller und in gelenkten Bahnen durchzuführen. 3

4 In Deutschland etablierte sich der Begriff Projektmanagement in den 60er Jahren. Bis dahin plante man große Vorhaben durchaus auch gründlich, errechnete und verfolgte regelmäßig die angefallenen Kosten, erstellte Terminpläne und setzte Meilensteine. Den Durchbruch erreichte das Projektmanagement, als zusätzlich neue Formen für die Zusammenarbeit in Teams entwickelt und eingeführt wurden. Da zeitlich befristete Projekte mit wechselnden Teammitgliedern einer erhöhten Flexibilität jedes Einzelnen bedürfen, entstanden spezielle Konzepte für den Aufbau und die Organisation von Projektteams. Je nach Größe und Dauer eines Vorhabens stehen nun verschiedene Modelle zur Verfügung, die einen reibungsloseren Projektverlauf und ein effektiveres Zusammenspiel aller Beteiligten ermöglichen. Erkennen Sie den Vorteil dieser Entwicklung? Ganz einfach: Projekte können mit dieser Methoden-Erweiterung ganzheitlich bearbeitet werden. In der Praxis kann das so aussehen: Beispiel: Ganzheitliche Bearbeitung im Projekt Büroumzug Lutz Kirchmann, Leiter der Personalabteilung, beauftragt seine Assistentin Andrea Frohme mit dem geplanten Umzug seiner Abteilung in einen neuen Gebäudekomplex bis zum Ende des Jahres. Er informiert sie über seine konkreten Wünsche und Vorstellungen, die mit dem Umzug einhergehen. Andrea erarbeitet daraufhin unter Einbezug von Fachleuten einen detaillierten Termin- und Kostenplan (klassische Elemente zur Planung größerer Vorhaben). Darüber hinaus nutzt sie aber auch die neueren Formen der Zusammenarbeit, indem sie ein 5-köpfiges Projektteam zusammenführt und damit sicherstellt, dass ihre Kollegen zu einem definierten Anteil ihrer Arbeitszeit für ihr Projekt zur Verfügung stehen. Sie legt regelmäßige Teamsitzungen fest und überlegt sich, wie sie die kleine Mannschaft am besten motiviert und auf das gemeinsame Ziel einschwört. Bei Routineaufgaben werden Sie aller Wahrscheinlich nach keine vollständigen Projektmanagementmethoden anwenden. Für komplexe Aufgabenstellungen benötigen Sie jedoch bereits Kenntnisse aus dem Projektmanagement, die Ihnen bei der ganzheitlichen Abwicklung größerer Vorhaben hilfreich sind. 1.4 Wirkungsbereich der Projektassistenz Eine präzise und detaillierte Projektplanung ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt. Projekte müssen geplant, überwacht und ausgewertet werden. 4

5 Eine professionelle Projektassistenz und ein funktionierendes Project Management Office ermöglicht die Zielerreichung in time und in budget, sprich im Zeit- und Kostenrahmen. Die Projektassistenz umfasst nach DIN Aufgaben zur Entlastung und im Auftrag der Projektleitung. Der Betrieb des Projektsekretariates, die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, der Informationsfluss von und zu den Projektbeteiligten sind typische Bestandteile der Projektassistenz. Unternehmen werden zunehmend mit zeitlich begrenzten Aufgabenstellungen konfrontiert, zum Beispiel die Einführung neuer Produkte, die Entwicklung innovativer Konzepte usw. Und immer häufiger sind Sekretärinnen und Assistentinnen als Teammitglieder oder als Unterstützung für das Management mit Projekten befasst. Wer ein Projekt erfolgreich managt, beweist Organisationsvermögen, Führungsstärke und unternehmerisches Denken. Mögliche Aufgaben der Projektassistentin: Protokollführung während der Projektbesprechungen Terminkoordination mit in- oder externen Auftraggeber und Lieferanten sowie innerhalb des Teams Laufende Auflistung und Verfolgung der angefallenen Kosten Schreiben der Projektberichte Organisation von Projektmeetings und -veranstaltungen Für Sekretärinnen und Assistentinnen gewinnt das Arbeiten in Projekten stetig an Bedeutung. Sie sind unter anderem Ansprechpartnerinnen für externe sowie interne Kunden und tragen somit maßgeblich zur Qualität von Geschäftsbeziehungen bei. Das Projektsekretariat ist auch laut DIN zentrale Anlaufstelle der Projektleitung für Kommunikation, Entlastung des Projektleiters, Stellvertretung, Sicherung, Betreuung, Archivierung und Sicherung der Dokumentation. 1.5 Fachbegriffe im Projektmanagement Sie werden in den folgenden Kapiteln mit dem einen oder anderen Fachausdruck konfrontiert. Wir möchten Ihnen diese im Alltag von Projektmanagern verwendeten Begriffe an dieser Stelle verständlich erklären. 5

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