OMS. Offizielle Übergabe der OMS-Machbarkeitsstudie im BMAS. oms. April 2014

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1 oms April 2014 OMS OPTIMIERTES MELDEVERFAHREN IN DER SOZIALEN SICHERUNG Der Newsletter zur Machbarkeitsstudie Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung Offizielle Übergabe der OMS-Machbarkeitsstudie im BMAS Im Rahmen einer kleinen Feierstunde im Kleisthaus des Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Berlin übergab der Geschäftsführer der ITSG, Harald Flex, am 12. März 2013 offiziell die OMS-Machbarkeitsstudie an den zuständigen Abteilungsleiter, Herrn Ministerialdirektor Hans- Ludwig Flecken. Der neue Abteilungsleiter IV im Bundesministerium für Arbeit und Soziales überbrachte den Dank von Herrn Staatssekretär Jörg Asmussen an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Projekt OMS. Symbolisch wurde eine Mappe mit den Zwischenberichten überreicht und, um Papier 1

2 OPTIMIERTES MELDEVERFAHREN IN DER SOZIALEN SICHERUNG U R K U N D E oms und die Kräfte der Beteiligten zu schonen, die beiden ausführlichen Dokumentationen mit jeweils mehreren tausend Seiten nur auf elektronischen Datenträgern. Mit der Übergabe wurde das Projekt OMS 2012/2013 abgeschlossen. In seiner Rede machte Herr Ministerialdirektor Flecken deutlich, dass das Meldewesen in der Sozialversicherung nicht im Fokus der sozialpolitischen Debatten steht, doch gleichwohl der Schmierstoff ist, ohne den die Motoren der sozialen Sicherungssysteme nicht laufen würden. Das Projekt war am 15. Februar 2012 von der damaligen Staatssekretärin Frau Dr. Annette Niederfranke gestartet worden. Das Besondere an dem Projekt war, dass die Untersuchung der bestehenden Meldewege zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherungsträgern zur weiteren Optimierung ohne Vorfestlegung erfolgen sollte. Heute könnte man festhalten, dass die Erwartungen, die seitens des Ministeriums mit dem Projekt verbunden waren, voll und ganz erfüllt wurden. Durch die 30 bewerteten Optimierungsvorschläge, die umfangreiche Bestandsaufnahme der technischen Prozessabläufe in den Fachverfahren, die Erhebung der Erfüllungsaufwände und die Erfassung der Datensätze und Datenstrukturen in einem einheitlichen Datenlexikon wurde ein wichtiger Grundstein für die Optimierung und Vereinfachung des Meldeverfahrens gelegt. Im Weiteren dankte er den Mitgliedern des Projektbüros für die bisherige gelungene Organisation des Projektes und die gute Zusammenarbeit mit dem Ministerium. Daran anschließend machte er deutlich, dass das Projekt ohne die vielen Projektbeteiligten und den dahinterstehenden Organisationen und deren gute fachliche und zeitintensive Mitarbeit in den Arbeitsgruppen und bei der Erstellung der Berichte nicht gelungen wäre. Ein besonderer Dank ging auch an die Adresse des Statistischen Bundesamtes, das innerhalb einer vergleichsweise kurzen Frist seine Ergebnisse liefern musste und dies mit Bravour geleistet hatte. Verbunden mit diesen Danksagungen an alle Beteiligten wurden alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Projekt OMS mit einer Urkunde ausgezeichnet. Als besonderes Kennzeichen des Projektes hob Herr Flecken die Kompromissbereitschaft aller Beteiligten hervor. Es wäre unvermeidlich, dass in einem Projekt mit bis zu 260 Projektbeteiligten, bei dem auch unterschiedliche Interessen aufeinandertrafen, Reibungen nicht vermieden werden könnten. Umso wichtiger sei es, dass man sich, um das Projektziel zu erreichen, trotz inhaltlicher Differenzen auf Kompromisslösungen hätte einigen können. Abschließend machte er deutlich, dass nun das Ministerium aufgefordert sei, die Ergebnisse aus fachlicher wie politischer Sicht zu bewerten und eine Umsetzung anzustreben, damit die geleistete Arbeit auch schnellstmöglich Früchte trage. Nachdem dafür eine erste Weichenstellung durch Zustimmung der Leitung des Ministeriums für eine gesetzliche Umsetzung der Vorschläge erfolgt sei, würden die erforderlichen Gesetzesänderungen vor der Sommerpause erstellt werden, damit das Gesetzgebungsverfahren noch bis zum Ende diesen Jahres abgeschlossen werden könnte. Thomas Franke Berlin im März 2014 Heusenstamm im März 2014 Matthias Rockstroh Harald Flex HAT IN DEN JAHREN 2012 UND 2013 AN DER ERSTELLUNG DER OMS MACHBARKEITSSTUDIE MITGEWIRKT UND DAMIT MASSGEBLICH ZUM ERFOLG DES PROJEKTES BEIGETRAGEN. WIR BEDANKEN UNS FÜR DIE GUTE UND VERTRAUENSVOLLE ZUSAMMENARBEIT. Urkunde_OMS_Nachzu gler2_rz.indd :21 2

3 Projektbüro stellt die Ergebnisse vor! Der zuständige Referatsleiter im Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Prof. Dr. Thomas Molkentin, konnte anlässlich der Feierstunde fast 80 Aktive aus den Projektarbeitsgruppen des Projektes Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung (OMS) in Berlin begrüßen. Harald Flex, Geschäftsführer der ITSG und damit verantwortlich für die Arbeit des Projektbüros im Projekt OMS, stellte noch einmal die wichtigsten Arbeitsergebnisse des bisherigen Projektes vor. wie auch Verfahrensbeschreibungen verlässlich dokumentiert werden. Erstmalig nach Einführung des Standard-Kosten-Modells (SKM) und der erweiterten Kostenmessung nach Erfüllungsaufwand hat das Statistische Bundesamt die komplexen Verfahren durchgehend gemessen. Ergänzend zu der Machbarkeitsstudie wurden die Ergebnisse in den Abschlussbericht des Projektes OMS eingebracht. Die durch das Projekt OMS erstellte Bestandsaufnahme der Meldeverfahren innerhalb der Sozialversicherung bildet die Grundlage für alle weiteren Aktivitäten, die etablierten Verfahren hinsichtlich der Organisation und Technik zu überprüfen. Daraus können fundiert Optimierungspotentiale entwickelt werden. Durch das Wissen von bis zu 260 Beteiligten in den Verfahren konnten sowohl Prozessansichten 3

4 In der Bestandsaufnahme konnte konstatiert werden, dass die Verfahren seit Jahren in der Praxis mit erfreulich geringen Fehlerquoten (unter 1%) behaftet sind. Die Beteiligten haben mit mehr als 150 Einreichungen dokumentiert, wo sich möglicherweise Optimierungspotenziale erschließen lassen könnten. Diese Einreichungen (Optimierungsvorschläge = OVs) wurden detailliert aufbereitet, inhaltlich gruppiert und in sechs Themen-Arbeitsgruppen, zuzüglich einiger Unterarbeitsgruppen in mehr als 100 Arbeitsgruppen- / Team- und Abstimmungssitzungen diskutiert und hinsichtlich ihrer Machbarkeit bewertet. So konnten innerhalb des Projektrahmens 30 OV-Blöcke mit ausgesprochen zufriedenstellenden Ergebnissen abgeschlossen werden. Ergänzend dazu wurde die zusätzlich durch das BMAS vorgegebene Betrachtung des vom Bundesministerium des Inneren erarbeiteten Verfahrens P23R (Prozessdatenbeschleuniger) als mögliches, ergänzendes Kommunikationsverfahren abgeschlossen. Eine besondere Motivation stellt dabei die durch Herrn Dr. Molkentin im Rahmen der Veranstaltung offiziell angekündigte kurzfristige Umsetzung der als machbar bewerteten Optimierungsvorschläge dar. Mit der Gewissheit, dass praxisnahe Lösungen gefunden wurden und diese auch zeitnah zur Umsetzung kommen, lässt sich der gute Geist der Zusammenarbeit leicht in das Projekt Fortführung OMS 2014 transportieren. Auch für die Fortsetzung des Projektes ist die Unterabteilung Sozialversicherung unter der Leitung des Ministerialdirigenten Matthias Rockstroh zuständig und verantwortet das Projekt im BMAS. 4

5 Der Projektlenkungsausschuss OMS Startschuss für die Fortführung OMS 2014 Nach der Übergabe der Machbarkeitsstudie für das Projekt OMS am 12. März 2014 erfolgte auch der Startschuss für die Fortführung OMS 2014 durch Herrn Ministerialdirektor Hans-Ludwig Flecken. Zum Start des Fortführungsprojektes sagte er vor den versammelten Teilnehmerinnen und Teilnehmern: Erfreulich ist, dass das Projekt unter dem Namen Fortführung OMS 2014 noch bis zum Dezember 2014 fortgesetzt wird. Das BMAS unterstützt und fördert das Projekt weiterhin. Wir erwarten, dass durch die Prüfung weiterer Optimierungsvorschläge und aufbauend auf den Ergebnissen zur Bestandsaufnahme weitere Optimierungspotentiale durch Vereinfachung und Harmonisierung der Verfahren erschlossen werden können. Da die Arbeitgeber die meisten Kosten der Meldeverfahren tragen, gilt ein besonderes Augenmerk der Optimierung der Geschäftsprozesse bei den Arbeitgebern. Ein großer Gewinn des OMS-Projektes ist aus unserer Sicht, dass ein gemeinsames Problemverständnis MACHBARKEITSSTUDIE Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung Abschlussbericht 2013, Teil 1 vorgelegt von der ITSG Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH; Stand oms OPTIMIERTES MELDEVERFAHREN IN DER SOZIALEN SICHERUNG

6 unter den Verfahrensbeteiligten entstanden ist. Auf dieser Basis konnte im Laufe der Zeit eine positive Gesprächskultur entstehen. Es wäre sehr schön, wenn die Kultur der ergebnisoffenen Diskussion unter allen Verfahrensbeteiligten auch beim Folgeprojekt beibehalten werden könnte. Denn wirken alle Verfahrensbeteiligten an den Ergebnissen mit und bringen sie ihre Ideen und Erfahrungen in die Diskussion ein, dann wird auch das Folgeprojekt Erfolg haben. Daher möchte ich die Gelegenheit heute nutzen, Sie in diesem Geiste um Ihre weitere Unterstützung des Projektes im Jahr 2014 zu bitten. Wir würden uns sehr freuen, wenn wir die gemeinsame erfolgreiche Arbeit im Jahr 2014 fortsetzen könnten. Nur durch Ihre Ideen und den fachlichen Input lebt das Projekt OMS. Wenn die Ergebnisse von allen Verfahrensbeteiligten mitgetragen werden, gestaltet sich auch für den Gesetzgeber eine spätere Umsetzung erheblich leichter. Oberstes Ziel ist es, die Fachverfahren in der sozialen Sicherung zu verbessern und zu optimieren. Den Gewinn sollten Sie alle später bei ihrer täglichen Arbeit spüren. Nutzen wir daher gemeinsam die Chance für Veränderungen. Ich freue mich auf die gemeinsame Zusammenarbeit und bin gespannt auf Ihre neuen Ergebnisse und Erkenntnisse. Projektleiter Helmut Oppitz, ITSG 6

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