SJ Berwin Compliance-Kompass. Compliance-Management mit Sicherheit

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1 SJ Berwin Compliance-Kompass Compliance-Management mit Sicherheit

2 Kartellrecht Arbeitsrecht Datenschutzrecht Gesellschaftsund Konzernrecht Kapitalmarktrecht ComplianceManagement Steuerrecht Gewerbliche Schutzrechte

3 Compliance-Management Sicher mit SJ Berwin Haftungsrisiken Insiderrecht Mitarbeiterdaten Compliance-Regeln Code of conduct Datensicherheit Schadensersatzansprüche Haftungsbegrenzung Spezielles Know-how und praktische Compliance-Erfahrungen sind heute für Ihre Sicherheit und Ihren Erfolg entscheidender denn je. Sichern Sie Ihr Compliance-Management mit unserer Unterstützung, damit der Ernstfall gar nicht erst eintritt.

4 Auf einen Blick Warum Compliance-Management? 3 Expertise für Ihren Erfolg Kartellrecht 5 Arbeitsrecht 6 Datenschutzrecht 7 Gesellschafts- und Konzernrecht 8 Kapitalmarktrecht 9 Steuerrecht 10 Gewerbliche Schutzrechte 11 Der SJ Berwin Compliance-Kompass 12 SJ Berwin weltweit 14 in Deutschland 15 aus Mandantensicht 16

5 Warum Compliance-Management? Ein essenzielles und mitunter existenzielles Thema für jedes einzelne Unternehmen Compliance ist ein schillernder Begriff. Ursprünglich nur sehr eng im strafrechtlichen Sinne verstanden, umfasst Compliance jetzt die Einhaltung aller Rechtsvorschriften und interner Richtlinien daher sind auch sämtliche Unternehmensbereiche und Branchen betroffen. Dementsprechend existiert nicht ein spezielles Rechtsgebiet Compliance, sondern es geht um eine Thematik, die sich durch alle Rechtsmaterien zieht. Neben der umfassenden Bedeutung in materiellrechtlicher Hinsicht hat Compliance auch erhebliche Auswirkungen auf die interne Unternehmensorganisation. Die Zeit ist vorbei, in der einzelne Compliance-Anforderungen von einem anderweitig zuständigen Mitarbeiter en passant erledigt werden konnten. Unternehmen modernen Zuschnitts richten Stellen für Compliance-Officer und Compliance-Abteilungen mit Querschnittsfunktion ein. Auch auf Führungsebene gewinnen diese Aufgaben stark an Bedeutung, was die in einigen Großkonzernen erfolgte Aufwertung der Compliance- Funktion zu einem Vorstandsressort eindrucksvoll beweist. An Aktualität ist das Thema Compliance kaum zu überbieten. Dies zeigen die aktuellen Fälle von Pflichtverletzungen in deutschen und internationalen Großunternehmen, die erhebliche Folgekosten verursacht haben. Teils als Reaktion hierauf hat der Gesetzgeber eine Reihe von Vorschriften verschärft. Auch von richterlicher Seite her sind die Anforderungen an die Compliance-Organisation gewachsen, wie die jüngste Rechtsprechung zeigt. 3

6 Bei Verstößen drohen nicht nur Bußgelder, Gewinnabschöpfungen und andere aufsichtliche Sanktionen, sondern auch Schadensersatzansprüche, negative Öffentlichkeitswirkungen und sogar strafrechtliche Konsequenzen für einzelne Personen, einschließlich der Geschäftsführung. Compliance ist daher ein unternehmerisches Kernthema, das die volle Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung verlangt, komplexe organisatorische Anforderungen stellt, umfassendes internes und externes Know-how erfordert und zuverlässig in der Unternehmenspraxis umgesetzt werden muss. Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen anhand repräsentativer Einzelgebiete der Compliance dar, wie SJ Berwin Sie im Bereich der Haftungsvermeidung in Ihrem Unternehmen unterstützen kann. Auch andere Bereiche (insbesondere regulatorische Compliance, Vertragsmanagement, Produkthaftungsthemen und strafrechtliche Aspekte) werden maßgeschneidert abgedeckt und in enger Zusammenarbeit mit weiteren Kollegen betreut. Bundesgerichtshof erhöht Haftungsrisiko für Compliance-Officer Compliance-Officers wird regelmäßig strafrechtlich eine Garantenpflicht treffen, im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Unternehmens stehende Straftaten von Unternehmensangehörigen zu verhindern. Bundesgerichtshof, Urteil vom 17. Juli 2009, 5 StR 394/08 4

7 Kartellrecht Können Sie sicher sein, dass die Mitarbeiter Ihres Unternehmens die kartellrechtlichen Anforderungen im Umgang mit Wettbewerbern, Kunden oder Lieferanten beachten? Haben Sie schon einmal erwogen, ein unternehmensinternes Anreizprogramm zu implementieren, um mögliche Kartellrechtsverstöße frühzeitig zu entdecken? Gibt es eine Möglichkeit für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, kartellrechtliche Compliance-Fragen kurzfristig zu klären? Wissen Ihre Mitarbeiter, wie sie sich bei Durchsuchungen der Kartellbehörden zu verhalten haben? Ein Verstoß gegen kartellrechtliche Vorgaben selbst ein versehentlicher kann weit reichende persönliche und wirtschaftliche Folgen für Ihr Unternehmen und die verantwortlichen Personen haben: erhebliche Geldbußen gegen das Unternehmen (bis zu 10% des weltweiten Konzernumsatzes) und die verantwortlichen Einzelpersonen (bis zu 1 Mio.), in bestimmten Fällen bzw. Ländern: strafrechtliche Sanktionen gegen die Verantwortlichen, Unwirksamkeit von Verträgen, Schadensersatzklagen von Kunden und Wettbewerbern sowie schädliche Berichterstattung in den Medien. Schutz können wirksame Compliance-Regeln bieten. Dafür können wir maßgeschneiderte Konzepte anbieten bis hin zur Abwendung von Schaden, wenn es dennoch zu einem Verstoß gekommen sein sollte. Ihr Ansprechpartner für kartellrechtliche Compliance: Dr. Alexander Rinne Partner und Leiter des EU & Competition Departments bei SJ Berwin LLP in München T +49 (0) E alexander.rinne@sjberwin.com 5

8 Arbeitsrecht Sind die internen Compliance-Regeln in Ihrem Unternehmen wirksam verankert? Die Entwicklung von Regeln für die Fachabteilungen und die Mitarbeiter alleine reicht nicht aus. Die Implementierung eines funktionierenden Compliance-Systems erfordert vorrangig eine arbeitsrechtliche Umsetzung. Fehlt es an einer wirksamen Verankerung der Compliance-Regeln im Unternehmen durch entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag, durch wirksame Arbeitsanweisungen oder die Mitbestimmungsrechte beachtende Betriebsvereinbarungen, mangelt es sowohl an einer rechtsverbindlichen Handlungsgrundlage für die Mitarbeiter als auch an der Basis für notwendige Sanktionen durch den Arbeitgeber bei Pflichtverletzungen. Wir kennen die arbeitsrechtlichen Instrumente und Strategien für eine wirksame und verbindliche Implementierung der Compliance- Regelungen im Unternehmen. Dabei können wir Ihnen für Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen anbieten. Wir sind Ihnen aber nicht nur bei der Implementierung behilflich, sondern auch bei der Feststellung, Aufklärung und Sanktionierung von Verstößen. Ihr Ansprechpartner für Arbeitsrechts-Compliance: Dr. Holger Thomas Partner und Leiter des Employment Departments bei SJ Berwin LLP in Frankfurt T +49 (0) E holger.thomas@sjberwin.com 6

9 Datenschutzrecht Schützen Sie die persönlichen Daten Ihrer Kunden und Mitarbeiter ausreichend, um vor negativer PR oder einem Bußgeld der Datenschutzbehörde sicher zu sein? Haben Sie Ihre internen -Policies so aufgesetzt, dass eine unbeschränkte Nutzung der s (z.b. bei Krankheit des betreffenden Mitarbeiters oder in einer gerichtlichen Auseinandersetzung) möglich ist? Haben Sie bei der Nutzung von Mitarbeiterdaten die Rechte der Arbeitnehmer und des Betriebsrats berücksichtigt? Die Datenschutzbehörden werden von Jahr zu Jahr aktiver und überprüfen, ob die Unternehmen die Vorgaben des Datenschutzrechts beachten. Stellen sie Verstöße fest oder gelangen Rechtsverletzungen auf andere Weise an die Öffentlichkeit, zieht das regelmäßig negative PR nach sich. Schutz davor kann ein Datenschutz-Audit bieten, bei dem alle datenrelevanten Prozesse in einem Unternehmen auf ihre rechtliche Zulässigkeit hin überprüft werden. Wir kennen die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die Vorgehensweise der Datenschutzbehörden. Wir können Ihnen einen maßgeschneiderten Datenschutz-Audit anbieten, der die datenschutzrechtlichen Probleme kosteneffizient identifiziert und löst. Ihr Ansprechpartner für Datenschutz-Compliance: Dr. Stefan Krüger Partner und Leiter des IP/IT Departments bei SJ Berwin LLP Frankfurt T +49 (0) E stefan.krueger@sjberwin.com 7

10 Gesellschafts- und Konzernrecht Für Unternehmen geht es neben der Betreuung der jeweiligen Kernbereiche im Rahmen allgemeiner Compliance aus gesellschaftsund konzernrechtlicher Sicht insbesondere darum, effektive Abläufe zu etablieren um sicherzustellen, dass an den Schnittstellen zwischen den verschiedenen Rechtsgebieten nichts übersehen wird. Werden relevante Informationen konzernweit richtig erkannt? Handelt es sich bei Sachverhalten auf Ebene von Tochtergesellschaften z. B. um eine Insiderinformation? Wann sollten Vorstands- oder Geschäftsführerträge verlängert werden? Inwieweit sind erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile erlaubt und angemessen? Wie ändert man bestehende Verträge sinnvoll? SJ Berwin berät Sie unter Berücksichtigung anderer etwa kapitalmarkt- oder steuerlicher Gesichtspunkte bei der gesellschaftsund konzernrechtsoptimierten Gestaltung und Anpassung von Strukturen. Dabei werden im engen Zusammenspiel mit Ihnen und anderen Beratern potentielle Risiken identifiziert und Prozesse und Abläufe zur Risikoreduzierung implementiert. Ihr Ansprechpartner für gesellschafts- und konzernrechtliche Compliance: Dr. Christian Cornett Partner im Corporate Department bei SJ Berwin LLP in Frankfurt T +49 (0) E christian.cornett@sjberwin.com 8

11 Kapitalmarktrecht Nur ein Beispiel von vielen aus dem Kapitalmarktrecht: Hat Ihr Unternehmen ausreichende organisatorische Vorsorge getroffen, um zu gewährleisten, dass kurserhebliche Informationen rechtzeitig veröffentlicht werden? Sie sollten zur Haftungsvermeidung nicht nur Zuständigkeiten festlegen, sondern auch feste Abläufe und Kriterien anhand eines unternehmenseigenen Insiderleitfadens etablieren sowie Ihre Mitarbeiter dazu regelmäßig schulen. Andernfalls ist nicht nur Ihr Unternehmen Sanktionen, aufsichtsrechtlichen Maßnahmen, zivilrechtlichen Ansprüchen und negativen Kursauswirkungen ausgesetzt, sondern auch Ihnen persönlich drohen rechtliche Konsequenzen. Wir kennen die rechtlichen Anforderungen wie auch die internationalen Marktstandards genau und können eine für Ihre Konzernstruktur maßgeschneiderte Lösung konzipieren sowie auch praktische Hilfestellung in der täglichen Umsetzung bieten. Kommunikative Verwerfungen sind vermeidbar: Durch die richtigen Prozesse und entsprechendes Know-how können Sie sicherstellen, dass Analysten, Medien, Banken, Mitarbeiter und andere Stellen in rechtlich ausreichender Weise informiert werden. Ihr Ansprechpartner für Kapitalmarkt-Compliance: Dr. Dietmar Anders Partner im Corporate Department bei SJ Berwin LLP in Frankfurt T +49 (0) E dietmar.anders@sjberwin.com 9

12 Steuerrecht Anders als in anderen Rechtsgebieten sind die steuerrechtlichen Compliance-Anforderungen gesetzlich weitestgehend formalisiert. Jedoch bestehen vielfältige steuerrechtliche Haftungstatbestände, insbesondere für die gesetzlichen Vertreter von Unternehmen. Ebenso können sich die für die steuerrechtliche Compliance verantwortlichen Personen Haftungsansprüchen oder steuerstrafrechtlichen Risiken ausgesetzt sehen, auch wenn sie nicht als Geschäftsführer oder Vorstand bestellt sind. Im schlimmsten Fall kann dies bedeuten, dass die verantwortlichen Personen für die Steuern des Unternehmens oder von Mitarbeitern persönlich aufkommen müssen oder sogar strafrechtlich belangt werden. Bei einer Analyse des potenziell betroffenen Personenkreises in Ihrem Unternehmen unterstützen wir Sie gerne. Eine klare Festlegung von Zuständigkeiten und ein effizientes Kontrollsystem für die etablierten Abläufe sind daher essenziell für die Vermeidung von Haftungs- und steuerstrafrechtlichen Risiken. Dies erfordert insbesondere, dass konkrete Sachverhalte steuerrechtlich überprüft werden, um die Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit von Steuererklärungen zu gewährleisten. Ob Ihre betriebsinternen Abläufe den einschlägigen Anforderungen genügen, stellen wir gerne für Sie fest. Wir können Sie gezielt zu sich daraus ergebenden Fragestellungen in allen Bereichen des Steuerrechts beraten und Sie bei der steuerlichen Deklaration bestimmter, gegebenenfalls problematischer Sachverhalte unterstützen. Wurden bereits steuerliche Risiken oder Unregelmäßigkeiten aus der Vergangenheit identifiziert, können wir Ihnen zeigen, wie mit diesen Risiken umgegangen werden kann. Ihr Ansprechpartner für Steuerrechts-Compliance: Boris Meissner Steuerberater und Partner der Steuerabteilung von SJ Berwin LLP in Frankfurt T +49 (0) E boris.meissner@sjberwin.com 10

13 Gewerbliche Schutzrechte Haben Sie alle Erfindungen Ihrer Arbeitnehmer form- und fristgerecht in Anspruch genommen? Wenn nicht, können die Arbeitnehmer eine Übertragung der entsprechenden Patente verlangen. Haben Sie für in Anspruch genommene Arbeitnehmererfindungen Vergütungen vereinbart oder festgesetzt und rechnen Sie diese richtig ab? Haben Sie Mechanismen zum Schutz Ihres Know-how etabliert? Wie sehen die Verschwiegenheitserklärungen Ihrer Mitarbeiter aus, sind diese hinreichend bestimmt? Ist das Know-how nach Ausscheiden von Arbeitnehmern? Haben Sie bei gemeinsamen Forschungsaktivitäten mit anderen Unternehmen oder Forschungseinrichtungen Vorkehrungen dagegen getroffen, dass Ihre Schutzrechte kontaminiert werden? Ist Ihre Werbung sicher vor Angriffen durch Wettbewerber oder Verbraucherverbände? In allen diesen und vielen weiteren Fragen können wir Sie umfassend beraten und unterstützen. Ihr Ansprechpartner für Compliance im Bereich Gewerblicher Schutzrechte: Dr. Jan Dirk Heerma Partner und Leiter des IP Departments bei SJ Berwin LLP in Berlin T +49 (0) E jan.dirk.heerma@sjberwin.com 11

14 Der SJ Berwin Compliance-Kompass Entscheidende Problematik für Sie: Die Identifizierung und Minimierung von Risiken Das übergeordnete Ziel der Compliance in Ihrem Unternehmen muss sein, Risiken rechtzeitig zu identifizieren, risikoreduzierende Abläufe zu implementieren und regelmäßig zu optimieren sowie jegliche Haftung so weit wie möglich zu vermeiden. Der Rückgriff auf externe Berater und deren umfassende, nicht nur punktuelle Einbindung ist dabei unerlässlich, etwa um spätere Fahrlässigkeitsvorwürfe entkräften zu können. Das Compliance-Expertenteam von SJ Berwin kann Sie beim Compliance-Management in vielfältiger und umfassender Weise unterstützen: Entsprechend der heterogenen Natur der verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen haben wir ein Team erfahrener Experten zusammengestellt, das alle relevanten Fachbereiche abdeckt. Für die Haftungsvermeidung zählt vor allem das materielle Recht. Eine Situation, in der strafrechtliche Beratung erforderlich wird, wollen wir gerade vermeiden. Sollte es im Einzelfall doch zu Sanktionen kommen, arbeitet SJ Berwin mit namhaften Strafrechtsexperten eng zusammen. Auf unsere fachliche Expertise und unsere personellen Ressourcen können Sie jederzeit zugreifen. Ihre vorhandene interne Aufstellung wird durch unsere Einbindung inhaltlich ergänzt und personell entlastet. 12

15 Der sicherste Weg: Eine externe, methodische und wirkungsvolle Absicherung in Compliance-Angelegenheiten 1. Compliance-Audit Wir kommen zu Ihnen, untersuchen in von Ihnen ausgewählten Unternehmensteilen und Fachbereichen die Abläufe und identifizieren etwaige Rechtsverstöße sowie sonstige haftungsrelevante Themen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Abhilfe schaffen, und helfen Ihnen bei der Erzielung eines bestmöglichen Status Quo zur Haftungsvermeidung. Hierzu gehören je nach Einzelbereich materielle Prüfungen und organisatorische Anpassungen, die den Startpunkt für Ihre künftige Enthaftung bilden. 2. Laufende Beratung und Betreuung Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Compliance-Struktur im gesamten Unternehmen. Compliance- Management Datenschutzrecht Kartellrecht Steuerrecht Arbeitsrecht Gewerbliche Schutzrechte Kapitalmarktrecht Gesellschafts- und Konzernrecht Ihre Vorteile: Umfangreiche Compliance-Erfahrung in den einzelnen Gebieten Individuelle sowie eingehende Analyse der Compliance-Fragen Ihres Unternehmens Maßgeschneiderte Lösungen, geprägt von wirtschaftlicher Herangehensweise 13

16 SJ Berwin weltweit Eine internationale Wirtschaftskanzlei im Premium-Segment seit über 25 Jahren am Rechtsberatungsmarkt mit traditionell starker Präsenz in den europäischen Wirtschaftsmetropolen: Berlin, Brüssel, Frankfurt, London, Madrid, Mailand, München, Paris, Turin seit 2009 starken Mandanten-Bedürfnissen und Wünschen folgend auch in Hongkong und Dubai über 600 spezialisierte Rechtsanwälte und Steuerberater, darunter 175 Partner lösungsorientierter Ansatz für anspruchsvolle Mandanten national und international anerkannt nur einige der bisherigen Auszeichnungen: Best law firm (fund formation) in Europe SJ Berwin Financial Times Innovative Lawyers Awards European Law Firm of the Year (Fund Formation) 2008 for the seventh year running Private Equity International Awards 2008 Real Estate Team of the Year Legal Business Awards 2009

17 SJ Berwin in Deutschland Starke Präsenz in Deutschland Über 100 Rechtsanwälte und Steuerberater (davon 32 Partner) stehen Ihnen an drei deutschen Standorten in folgenden Bereichen zur Seite: Corporate Employment EU & Competition Finance Financial Markets Intellectual Property & Information Technology Litigation & Alternative Dispute Resolution Private Client Services Private Equity Fonds Real Estate Tax 15

18 SJ Berwin aus Mandantensicht unternehmerisch, für kluges Abwägen zu loben (JUVE Handbuch 2008/2009) schnell und praxisnah (JUVE Handbuch 2007/2008) the firm is packed full of excellent people (Client survey) unbedingte Service- und Einsatzbereitschaft; Verständnis für wirtschaftliche Belange (JUVE Handbuch 2006/2007) their due diligence and attention to detail is just extraordinary (Chambers & Partners Legal Directory) clients enjoy easy access to the most senior and experienced members of the team, a highly valued factor of the thoughtful service of this group (Chambers & Partners Legal Directory) in short, SJ Berwin is a firm at the top of its game (Client survey) 16

19 Berlin Brüssel Dubai Frankfurt Hongkong London Madrid Mailand München Paris Turin

20 Berlin Kurfürstendamm Berlin T +49 (0) F +49 (0) E berlin@sjberwin.com Brussels Square de Meeûs Brussels T +32 (0) F +32 (0) E brussels@sjberwin.com Hong Kong 32nd Floor Lippo Centre Tower Two 89 Queensway, Hong Kong T F E east.asia@sjberwin.com London 10 Queen Street Place London EC4R 1BE T +44 (0) F +44 (0) E info@sjberwin.com Munich Karolinen Karree Karlstraße Munich T +49 (0) F +49 (0) E munich@sjberwin.com Paris 64, avenue Kléber Paris T +33 (0) F +33 (0) E paris@sjberwin.com Dubai Park Place Suite 303 Sheikh Zayed Road Dubai, United Arab Emirates T (0) F (0) E dubai@sjberwin.com Madrid Claudio Coello, 37, 1ª Planta Madrid T +34 (0) F +34 (0) E madrid@sjberwin.com Turin Via Lamarmora Turin T +39 (0) F +39 (0) E turin@sjberwin.com Frankfurt Poseidon-Haus Hamburger Allee Frankfurt am Main T +49 (0) F +49 (0) E frankfurt@sjberwin.com Milan Corso Matteotti Milan T +39 (0) F +39 (0) E milan@sjberwin.com SJ Berwin LLP is a limited liability partnership registered in England no OC It is regulated by the Solicitors Regulation Authority. A list of the members of SJ Berwin LLP and of the non-members who are designated as partners is open to inspection at 10 Queen Street Place, London EC4R 1BE, its principal place of business and registered office. Any reference to a partner in relation to SJ Berwin LLP is to a member of SJ Berwin LLP or to an employee or consultant with equivalent standing. SJ Berwin LLP or an affiliated undertaking has an office in Berlin, Brussels, Dubai, Frankfurt, Hong Kong, London, Madrid, Milan, Munich, Paris and Turin. SJ Berwin LLP