ACHTUNG: Die postalische Einreichung ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich!

Transkript

1 Frequently Asked Questions (FAQ) zum ecall 1 Allgemeines Ab stellt auch der Bereich Basisprogramme der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft mbh zur Erleichterung und schnelleren Bearbeitung von Projektanträgen auf das elektronische Einreichsystem ecall ( um. Der ecall ersetzt vollständig die Einreichung von Projekten in Papierform und ermöglicht den Antragstellern dadurch eine unbürokratische Registrierung, da jeder Antragsteller sowie jeder Partner seine Stammdaten nur einmalig anlegen muss und diese jederzeit unter aktualisieren kann. ACHTUNG: Die postalische Einreichung ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich! Weitere Vorteile: Geographische Chancengleichheit, nur Internetzugang ist Voraussetzung Elektronische Ablage von Anträgen, Berichten und projektbezogener Kommunikation zwischen Ihnen und der FFG Einfachere Beratung bei der Antragsstellung / Berichtslegung einfache Datenpflege bei den Projekten Verbesserung des Kundenservices Basisinformationen und Hilfestellungen zum ecall erhalten Sie in Wort und Bild im Tutorial unter Was ist der ecall? Der ecall ist ein System zur elektronischen Antragstellung und zur nachfolgenden Berichtslegung geförderter Projekte. FFG ecall FAQ Seite 1 von 9 Stand

2 Im ecall werden in den Stammdaten die Daten zur Organisation eingegeben, die bei den nachfolgenden Einreichungen wiederverwendet werden. Ein Account im ecall repräsentiert immer nur eine Organisation. In den einzelnen Projektanträgen werden nur mehr die projektspezfischen Daten abgefragt und gegebenenfalls die chronologische Reihe der Bilanzdaten ergänzt. Der Aufbau des ecall : Am linken Rand befindet sich die Hauptnavigation. Wenn Sie am System angemeldet sind, werden mit Klick auf die Hauptnavigationspunkte Stammdaten, Antrag neu erstellen, Antrag bearbeiten, Projekte verwalten oder Meine Nachrichten die entsprechenden Übersichten angezeigt. Kopfleiste Hauptnavigation Fußleiste FFG ecall FAQ Seite 2 von 9 Stand

3 1.2 Was ändert sich in der Antragstellung bei der FFG durch das ecall- Ablaufprozedere? Die elektronische Antragstellung mittels ecall ersetzt die Antragstellung in Papierform und bietet eine übersichtlichere und vor allem schnellere Antragstellung und Verwaltung Ihrer Projekte in einem einzigen Tool. Die projektbezogene Kommunikation zwischen FördernehmerIn und FFG wird erheblich erleichtert und schneller. Verträge und vertragsrelevante Erklärungen werden weiter in Papierform abgewickelt werden. 1.3 Was sind die technischen Voraussetzungen für den ecall? Um auf einreichen zu können benötigen Sie eine Internetverbindung, einen gängigen Webbrowser sowie eine - Adresse. Cookies müssen akzeptiert und die Ausführung von JavaScript muss erlaubt sein. 1.4 Ich verwende den ecall das erste Mal, wie gehe ich vor? 1. Rufen Sie im Internet die Webseite auf 2. Legen Sie einen Account mittels Klick auf Registrieren an! 3. Tragen Sie in der Hauptnavigation unter Stammdaten ihre Daten ein 4. Wählen Sie in der Hauptnavigation Antrag neu erstellen das passende Förderprogramm aus folgen Sie den einzelnen Schritten Als Online-Hilfe mit Detailbeschreibung der einzelnen Schritte bis zur Einreichung stehen Ihnen das Tutorial in der Navigationsleiste ganz oben sowie Ihre Ansprechperson aus dem jeweiligen Bereich selbstverständlich gerne zu Verfügung. 1.5 Woher bekomme ich meinen Benutzernamen und das Passwort? Mit Ihrem ersten Besuch auf können Sie unter Registrieren Ihre Benutzerdaten eingeben. Das Passwort und Ihr Benutzername sind bei der Registrierung im Prinzip frei wählbar. Der Benutzername darf noch nicht im System vorhanden sein und keine Sonderzeichen enthalten. Das Passwort muss Mindestkriterien bezüglich Länge und Zusammensetzung genügen. Ausführliche Informationen entnehmen Sie bitte dem Tutorial. 1.6 Was muss ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe? Klicken Sie auf der Startseite des ecalls auf Passwort vergessen?. Sie werden gebeten Ihren Benutzernamen anzugeben. Ein temporäres Passwort wird an jene -Adresse geschickt, die Sie bei der Registrierung hinterlegt haben. FFG ecall FAQ Seite 3 von 9 Stand

4 1.7 Wo finde ich Informationen zum Tool ecall? Gibt es ein Handbuch oder einen Online-Support? Das Online-Tutorial steht unseren Kunden jederzeit unter in der Kopfleiste (siehe Grafik unter Frage 1.1) zur Verfügung. Sie finden dort alle Information und Detailschritte für die Einreichung Ihres Projektes. Bei Fragen zur elektronischen Einreichung stehen Ihnen außerdem Ihre Ansprechpartner aus den Fachbereichen zur Verfügung. 1.8 Gibt es den ecall auch auf Englisch? Mit Klick auf English in der Kopfleiste (siehe Grafik unter Frage 1.1) stehen Ihnen die Grundeinreichfunktionen auch in englischer Sprache zur Verfügung. 1.9 Wenn sich meine Stammdaten ändern, wie erfolgt die Änderung im ecall? Firmendaten und Ansprechpersonen können sich ändern. Diese Änderungen müssen in Eigenverantwortung durch den Hauptantragsteller im ecall aktualisiert werden Aktualisierungen Ihrer Stammdaten sind bis zur erstmaligen Einreichung eines Vollantrags ( Einreichung abschicken ) möglich. Spätere Änderungen erfolgen über den Menüpunkt Stammdaten. Dort können Sie mittels Klick auf Stammdaten überarbeiten ihre Stammdaten ändern. Hilfestellung bietet das ecall Tutorial. Wenn ein Teil eines Unternehmens abgespalten wird oder andere besondere Situationen vorliegen, kontaktieren Sie bitte das Programmteam der jeweiligen Ausschreibung. 2 Anwendungen im ecall 2.1 Wer ist meine Ansprechperson für Programm-relevante Fragen? In jedem Programm, das die FFG abwickelt, gibt es Ansprechpersonen. Ihre Ansprechpersonen sind auf der Informationsseite des Projektantrags im ecall bzw. auf der FFG- Homepage aufgelistet. 2.2 Was passiert, wenn ich vergesse zwischenzuspeichern? Nicht gespeicherte Daten können durch eine Unterbrechung der Internetverbindung oder unbeabsichtigtes Schließen des Browserfensters verloren gehen. Der ecall speichert Ihre Daten auch bei einem Klick auf das Weiter - Symbol >>. Dennoch empfehlen wir die Speicherfunktion mittel Klick auf Speichern regelmäßig selbst zu aktivieren. FFG ecall FAQ Seite 4 von 9 Stand

5 ACHTUNG: Um einen Projektantrag einreichen zu können, müssen alle Formularseiten vollständig ausgefüllt und gespeichert werden. Erst dann ist die Einreichung mittels Klick auf Einreichung abschicken möglich. 2.3 Was passiert mit Anträgen, die ich nicht abschicke? Anträge, die Sie nicht einreichen werden 6 Monate nach dem Ausschreibungs-Ende aus dem System gelöscht. 2.4 Wie lange kann ich an meinem Projektantrag im ecall arbeiten? Sie können an Ihrem Projektantrag so lange arbeiten und Änderungen vornehmen bis Sie mit Einreichung abschicken Ihre Antragstellung bestätigen und somit endgültig einreichen. Bitte beachten Sie bei zeitlich gebundenen Ausschreibungen die Antragsfrist. Nach dem Ablaufen der Antragsfrist, ist das Absenden nicht mehr möglich. Es kommt damit keine Antragstellung zustande. Nicht abgeschlossene Anträge werden nach dem Antragsschluss in einen nicht mehr veränderbaren Status gesetzt. 2.5 Wie groß dürfen die Dateien zum Hochladen sein? Um zu verhindern, dass das Hochladen zu einer Zeitüberschreitung im Webbrowser führt, sollten die Anhänge eine Größe von 10MB nicht überschreiten. Wir empfehlen den Antrag nach dem Hochladen einer Datei zu speichern. 2.6 Kann ein Unternehmen mehrere Projekte beantragen? Ja, die (auch gleichzeitige) Einreichung mehrerer Projekte eines Unternehmens ist möglich. 2.7 Können mehrere Benutzer pro Unternehmen auf das System zugreifen oder gibt es nur einen Account? Jedes Unternehmen kann mehrere Firmenaccounts anlegen. Diese Accounts sind voneinander unabhängig, daher müssen für jeden Account eigene Stammdaten erstellt werden. Die Anlage von mehreren Firmenaccounts liegt in der Eigenverantwortung des jeweiligen Hauptantragstellers. Wir machen Sie darauf aufmerksam und empfehlen den Antragsstellern dringend, sich vor Registrierung im ecall, firmenintern die Zuteilung von Benutzernamen und Passwörtern bei mehren Firmenaccounts gut zu überlegen, zu strukturieren und zu formulieren. TIPP bezüglich Ihrer -Adresse: Stellen Sie firmenintern sicher, dass das Projektteam auf diesen - Account zugreifen kann. Die FFG kommuniziert in Angelegenheiten zu Ihrem beantragten Projekt über die von Ihnen angegebene -Adresse. FFG ecall FAQ Seite 5 von 9 Stand

6 2.8 Wer hat Einsicht in meine Antragsunterlagen? Vorbehaltlich gesetzlicher Informationspflichten wie beispielsweise gegenüber dem Rechnungshof ist die FFG gegenüber dem Hauptantragsteller verpflichtet, alle im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit erhaltenen Firmen- und Projektinformationen geheim zu halten. Eine Veröffentlichung von Projektergebnissen durch die FFG ist entweder in den spezifischen Ausschreibungen definiert bzw. kann nur einvernehmlich mit dem Fördernehmer erfolgen. 2.9 Kann ich meine laufenden Projekte, die nicht über den ecall eingereicht wurden ebenfalls über den ecall bearbeiten? Nein. Nur wenn die Einreichung über ecall erfolgt ist, sind auch Folgeaktionen (z. B. Nachrichten senden, Berichte erstellen, ) möglich. Haben Sie per Papier eingereicht, ist auch die Abrechnung in Papierform notwendig. 3 Einreichung 3.1 Bekomme ich eine Bestätigung, dass mein gestellter Antrag bei der FFG eingegangen ist? Mit Einreichung abschicken schließt der Hauptantragsteller formal und inhaltlich die Antragstellung ab. Der Antrag wird durch den ecall angenommen. Auf der Abschlussseite wird bei nachfolgenden Zugriffen der Zeitpunkt der Absendung angezeigt. Zusätzlich wird Ihre Antragstellung durch ein an die von Ihnen hinterlegte -Adresse bestätigt. TIPP: Stellen Sie firmenintern sicher, dass das Projektteam auf diesen - Account zugreifen kann. Bitte beachten Sie, dass die Ihnen zugesandte s eventuell in Ihrem Spam-Filter landen. 3.2 Ich habe den Antrag vollständig ausgefüllt und kann trotzdem nicht einreichen. Klicken Sie auf Abschluss. Die aufscheinende Fehlermeldung informiert Sie über das entgegenstehende Hindernis. Kontrollieren Sie bitte, ob alle Registerblätter gespeichert ( Speichern ) und die Online- AGB s akzeptiert wurden. Der Button Einreichung abschicken sollte nun verfügbar sein. Bei anhaltenden Problemen wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson, die Ihnen sehr gerne weiterhilft. Handelt es sich um einen Partnerantrag? Dann überprüfen Sie bitte die Statusmeldungen unter Abschluss in der Hauptnavigation. FFG ecall FAQ Seite 6 von 9 Stand

7 Die FFG haftet nicht für Verbindungsprobleme. Bitte beachten Sie hierzu die Allgemeinen Nutzungsbedingungen (AGB-Online) des ecalls. Diese finden Sie in der Fußleiste unter (siehe Grafik unter Frage 1.1). 3.3 Fehlermeldung: Es gibt bereits einen Antrag mit diesem Zuordnungscode Dies bedeutet, dass der Link mit dem Zuordnungscode bereits verwendet wurde. Entweder haben Sie bereits vorher den Partnerantrag angelegt (dieser ist dann unter Meine Anträge zu finden) oder der Partnerantrag wurde von einer anderen Person angelegt. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte den Hauptantragsteller, damit er Ihnen den richtigen Link übermittelt, bzw. prüft, wer den Partnerantrag angelegt hat. Zur Erklärung: Der Link im Einladungsmail bildet einen eindeutigen Zuordnungsschlüssel, der nur einmal verwendet werden kann. 3.4 Kann der Antrag nach der Einreichung bearbeitet werden? Nein, nach der Einreichung ist der Antrag in einem Zustand, in dem er vom Antragsteller nur gelesen werden kann. Änderungen sind dann nicht mehr möglich. 3.5 Was muss ich tun, wenn ich auf einen Fehler im Antrag nach der Einreichung gestoßen bin? Wenn die Antragsfrist noch nicht abgelaufen ist, dann wenden Sie sich bitte an das Programmteam. 4 Kooperationen mit Partnern 4.1 Können mehrere Partner ein gemeinsames Projekt beantragen? Ja, bei manchen Programmen ist dies sogar explizit erforderlich. Dabei ist zu beachten, dass es einen Hauptantragssteller (Konsortialführer) geben muss. Der Hauptantragsteller legt das Projekt im ecall an, die Partner pflegen ihre Projektbeiträge als getrennte Partneranträge in den ecall ein. Der Hauptantragssteller finalisiert die Antragstellung durch Einreichung abschicken. 4.2 Welche Zugriffsmöglichkeiten hat der Partner im ecall? Partner sehen ihren eigenen Antrag bzw. können in manchen Ausschreibungen die Druckansicht des Hauptantrags sehen. Den Zugriff auf die Formularsicht und die Dateianhänge hat jedoch immer nur der jeweilige Antragsteller selbst. FFG ecall FAQ Seite 7 von 9 Stand

8 4.3 Ich habe eine Partnereinladung zu einem Förderantrag bekommen. Was muss ich jetzt tun? Sie haben ein vom Konsortialführer erhalten und haben bereits einen ecall- Account? Dann klicken Sie auf den darin enthaltenen Link. Die Seite öffnet sich. Bitte geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Sie haben noch keinen ecall- Account? Dann klicken Sie auf Registrieren um einen Account anzulegen. Nach Abschluss der Registrierung wird der Partnerantrag geöffnet. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Stammdaten nun einmalig anzugeben. Ihren Partnerantrag finden Sie in der Hauptnavigation unter Meine Anträge. Nach vollständiger Eingabe Ihrer Stammdaten speichern Sie bitte. Der Hauptantragsteller kann seinen Antrag nur absenden wenn alle Partneranträge zuvor abgesendet wurden. 4.4 Was kann ich tun, wenn der Konsortialpartner keinen Fortschritt zeigt und ich das Konsortium ändern muss? Solange der Partnerantrag noch nicht eingereicht worden ist, können Partner vom Hauptantragssteller aus dem Konsortium ausgeladen werden. Bitte beachten Sie, dass dies von Ihrer Seite mit Ihrem Partner abgesprochen werden muss. Auch wenn der Partnerantrag mittels Einreichung abschicken schon eingebracht worden ist, kann der Hauptantragsteller einen Partner noch ausladen. In diesem Fall bleibt der Partner in der Liste, wird aber nur zu dokumentarischen Zwecken mitgeführt. 4.5 Gibt es Informationen für die Partneranträge? Selbstverständlich erhalten Partner unter dem Tutorial- Punkt Erstellen eines Partnerantrags Informationen rund um die Partnerantragsstellung. Für die Partner beschränkt sich die Bedienung des ecall Systems im Wesentlichen auf 3 Schritte: 1. Klicken Sie auf den Einladungslink 2. Registrieren Sie sich bitte mit Ihren Stammdaten wenn Sie den ecall das erste Mal verwenden bzw. melden Sie sich wie gewöhnlich an, wenn Sie bereits registriert sind 3. Legen Sie Ihren Partnerantrag an und reichen Sie diesen ein 4.6 Was mache ich, wenn der Link in der Partnerantragseinladung nicht funktioniert? Beachten Sie bitte die Fehlermeldungen unter den Feldern für Benutzername und Passwort. Eventuell ist der Link durch einen Zeilenumbruch im unvollständig und kann dadurch nicht automatisch aufgerufen werden. In diesem Fall ergänzen Sie die fehlenden Zeichen des Links in der Partnerantragseinladung bitte händisch. FFG ecall FAQ Seite 8 von 9 Stand

9 5 Förderentscheidung 5.1 Kann ich im ecall die Förderentscheidung abrufen? Ja. Der Status einer positiven oder negativen Förderentscheidung zu jedem einzelnen Projekt kann im ecall abgerufen werden. Bitte beachten Sie, dass die FFG Sie jedenfalls schriftlich über die Förderentscheidung informiert. 5.2 Wie geht es nach der Förderentscheidung weiter? Vertragliche Vereinbarungen müssen schriftlich erfolgen um Rechtsgültigkeit zu erlangen. Korrespondenz und Informationsaustausch erfolgt elektronisch in Form von ecall- Nachrichten. Im Falle einer positiven Förderentscheidung erhalten Sie entweder ein Förderanbot oder sofort einen Fördervertrag. Nach Erfüllung etwaiger Auflagen und Bedingungen und der Unterzeichung des Fördervertrages kann in den meisten Fällen die erste Förderrate ausbezahlt werden und Ihre Einreichung geht in die programmspezifische Förderabwicklung über., welches Sie bitte rechtsverbindlich unterfertigt an die FFG retournieren. Danach - bzw. nach Erfüllung etwaiger Auflagen- können Fördermittel fließen und Ihre Einreichung geht in die programmspezifische Förderabwicklung über (siehe Projekte verwalten). 5.3 Wie kommuniziere ich projektbezogen mit der FFG? Die bislang erfolgte - Korrespondenz ist nunmehr zwingend über den ecall als Nachricht im ecall abzuhandeln und wird projektbezogen abgelegt. s informieren über neue abrufbare Nachrichten, die Daten selbst werden stets über gesicherte Verbindungen ausgetauscht in einem sensiblen Bereich wie der Produktentwicklung ein besonders wichtiges Thema. Vertragsrelevante. Zum Erstellen einer neuen Nachricht öffnen Sie bitte das Projekt im ecall und klicken Sie dort auf den Menüpunkt Nachrichten. Klicken Sie in der Nachrichtenansicht auf Neu. Dateianhänge können mittels Klick auf Neuen Anhang hinzufügen erstellt werden. Suchen Sie die gewünschte Datei mit Klick auf Durchsuchen.. und laden Sie diese mittels Upload hoch. Für weitere Dateien, die Sie hinzufügen möchten, klicken Sie bitte wieder auf Neuen Anhang hinzufügen. Änderungen (z. B. Änderung der Firmenstruktur, Ansuchen um Darlehenserstreckung, ) müssen, nach einer möglichen ersten Abklärung via , in Papierform abgewickelt werden. 5.4 Wie gehe ich mit der Anforderung einer elektronischen Bilanz um? Der ecall sieht vor, dass die Jahresabschlüsse in den Stammdaten als Upload in PDF- Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Ein Jahresabschluss in Papierform muss demnach vom Hauptantragsteller digitalisiert werden. FFG ecall FAQ Seite 9 von 9 Stand