Lösung auf einen Blick

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1 Datenblatt HP Digital Sending Software 5.0 Zeit, Kosten und Ressourcen einsparen durch die Digitalisierung von Papierdokumenten Lösung auf einen Blick Die HP Digital Sending Software 5.0 ist eine serverbasierte Lösung für ein verbessertes digitales Versenden über HP LaserJet s, HP Digital Sender und HP Scanjet Netzwerkgeräte, mit der Sie Ihren Dokument- und Informations-Workflow vereinfachen, Zeit sparen und Ihre Produktivität steigern können. Integrieren Sie Papierdokumente auf einfachste Weise in digitale Workflows, senden Sie Informationen schnell und sicher an , Netzwerkordner, Drucker, Fax-Services, Microsoft SharePoint und viele weitere Ziele und verwalten Sie mit einem einheitlichen Dienstprogramm und einer einheitlichen Benutzerschnittstelle simultan eine Vielfalt an Gerätetypen. Mehr Effizienz durch die Digitalisierung von Dokumenten Die HP DSS ermöglicht die Erfassung und Weiterleitung von Dokumenten durch Verknüpfung Ihrer HP Digital Sending-Geräte mit Ihren elektronischen Dateispeicher- und Verteilsystemen und kann in Ihre aktuellen Prozesse, darunter Netzwerkauthentifizierung, -Adressen und Faxdienste eingebunden werden. Adressbücher Die HP DSS bietet eine einfache Übertragung von Dokumenten von beliebigen Geräten. Mit der Funktion Persönliches Adressbuch greifen Benutzer direkt über das Bedienfeld des HP Geräts auf ihre Microsoft Exchange-Kontakte oder ein privates Adressbuch zu, das über jedes verbundene Gerät gesichert und verwaltet werden kann. 1

2 Schluss mit Netzwerküberlastung. Dank HP DSS kommunizieren Hunderte, vielleicht sogar Tausende von Multifunktionsgeräten nicht direkt mit Ihren LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)-Servern, sondern per LDAP-Replikation direkt mit dem HDDS-Server. Das Ergebnis: weniger Netzwerkbelastung und eine bessere Benutzererfahrung durch die direkte Steuerung über das Bedienfeld. Benutzerdefinierte Tasten Administratoren können durch Erstellung wiederholbarer Jobs zwecks Erfassung von Metadaten per Eingabeaufforderung eine präzisere Indizierung erzielen und Benutzer mithilfe spezifischer Tastenbelegungen bequem Dokumente an Workflow-Ziele wie z. B. Netzwerkordner senden. Die HP DSS lässt sich zudem mit Content Management-Anwendungen von Drittanbietern integrieren. Dokumenttypen Die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronischen Text bzw. von Bilddateien in gängige Dateiformate gestaltet sich dank modernster Texterkennungs-Software (I.R.I.S. OCR) kinderleicht. Dazu gehören auch durchsuchbare Formate wie PDF-, PDF/A 1, High Compression PDF 2, RTF, Microsoft Word- und.txt- sowie HTML-Dateien. Zudem lassen sich Dokumente zwecks einfacher Integration in Content-Management-Anwendungen anderer Hersteller ins XML- Format konvertieren. Effizientes Senden und Archivieren von Papierdokumenten Gesteigerte Wirtschaftlichkeit Durch digitales Senden reduzieren Sie nicht nur manuelle Prozesse und verbessern den Zugriff auf Inhalte, sondern können auch Ihre Kosten drastisch senken und Ressourcen wie Verbrauchsmaterialien und Papier einsparen. Darüber hinaus lassen sich die Kosten für die physische Aufbewahrung und Verteilung von gedrucktem Material durch analoges Faxen, Postversand und Kurierdienste verringern oder gar eliminieren. Mit ihrer benutzerfreundlichen Schnittstelle sorgt die HP DSS für eine einfache Verwaltung Ihrer Prozesse sowie die gleichzeitige Konfiguration von Gerätegruppen und bietet dazu umfangreiche Transaktions- und Fehlerprotokolloptionen mit -Alarmmeldungen für eine effiziente Problembehebung. Die Verwaltung der gesamten Flotte wird durch die Definition/Anwendung gemeinsamer Einstellungen per Konfigurationsvorlage zum Kinderspiel. 1 PDF/A Dateien erfüllen die Norm PDF/A1b ISO :2005 zur langfristigen Archivierung elektronischer Dokumente. 2 Die HP DSS nutzt einen Kompressionsalgorithmus zur Erstellung hochwertiger Farb- und Graustufen-PDFs, die wenig Speicherplatz beanspruchen und so Kosten bei der digitalen Archivierung sparen. Die Funktion High Compression PDF ist aktuell für das Scannen an Ordner, und Workflows verfügbar. 3 Für die FIPS-140-Unterstützung sind FutureSmart-Geräte oder Pre- FutureSmart-Geräte mit FIPS-140- konformen JetDirect EIO-Karten erforderlich. Flexible Optionen für das Senden von Dokumenten Die HP DDS ist das perfekte Bindeglied zwischen Ihren HP Digital-Sending-Geräten und elektronischen Verteilungs- und Dateispeichersystemen für eine einfache elektronische Integration von Dokumenten in bestehende Workflows. Dies verbessert nicht nur die Verfügbarkeit, sondern ermöglicht auch eine einfachere und schnellere Bearbeitung sowie das Scannen an gemeinsame Ordner bzw. mehrere Ziele auf einmal via Microsoft SharePoint. Ein weiterer Vorteil ist die Integration der HP DSS mit der Adobe LiveCycle Enterprise Suite 4 per DRM-Lizenz. Schutz für sensible Daten Die HP DSS bietet umfassenden Datenschutz. So kann die Kommunikation mit externen Servern über SSL-/TLS-Protokolle für eine Verschlüsselung von Nachrichten konfiguriert werden, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff zu schützen. DSS 5.02 kann jetzt bei aktivierter FIPS 140 Windows-Sicherheitsrichtlinie ausgeführt werden, bei der die geprüften Verschlüsselungsmodule FIPS_140 eingesetzt werden. 3 Oder Sie nutzen eigene LDAP- oder Microsoft Windows Authentifizierungsdienste zur Steuerung von Benutzerberechtigungen und Zielen bzw. die Nutzungsüberwachung für einzelne Geräte. 2

3 Persönlicher Ordner Fax Dokumente scannen Anwendung über das Bedienfeld aktivieren, Ziel auswählen bzw. eingeben und Dokument scannen HP Digital Sending Software Server Drucker/ (Multifunktionsgerät) Mehrere Ordner Netzwerk-/überwachter Ordner Dokumente in diesem Ordner können von anderen Systemen weiterverarbeitet werden Optimierung von Workflows als oberste Priorität Die America First Credit Union verzeichnet täglich ein immenses Dokumentenaufkommen von Darlehensanträgen über Hypothekenformulare und Ausgabenbelege bis hin zu Buchführungsdaten und vieles mehr. Seit fast zehn Jahren setzt das Unternehmen Multifunktionsdrucker () von HP ein, um eine hohe Qualität und Kosteneffizienz sowie eine zuverlässige Workflow-Funktionalität zu gewährleisten. Im Zuge seiner fortlaufenden Optimierungsstrategie hat America First nun auch die HP DSS für seine gesamte -Flotte implementiert. Diese Lösung ermöglicht die einfache und sichere Integration von Papierdokumenten in elektronische Geschäftsprozesse sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch die Steuerung von Benutzerberechtigungen über Authentifizierungsfunktionen. Mit EDM (Electronic Document Management)-Lösungen möchten wir den Verbrauch reduzieren und Prozesse vereinfachen sagt Randy Hunter, Senior IT Director von America First. Die Software eliminiert den Zeit- und Kostenaufwand durch das mühsame Heraussuchen oder erneute Drucken von Dokumenten und garantiert dazu eine höhere Sicherheit. Weitere Infos zu den Erfahrungen der America First Credit Union mit Produkten und Lösungen von HP erhalten Sie hier. 3

4 Unterstützte Geräte Die folgenden Druck- und Bildverarbeitungsgeräte von HP werden von der HP Digital Sending Software vollständig unterstützt. HP LaserJet s M525 / flow M525 M M4345 M4555 M5035 M630 M725 M /9050 M9040 / M9050 HP Color LaserJet s M575 / flow M575 CM3530 CM / CM4730 CM6030 CM6040 M680 M775 M HP Officejet Enterprise s X585 HP Document Capture Workstations Scanjet Enterprise 7000n/nx Document Capture Workstation Scanjet Enterprise 8500 fn1 Document Capture Workstation HP Digital Senders 9200c Digital Sender 9250c Digital Sender Digital Sender Flow 8500 fn1 Document Capture Workstation 4

5 Produktspezifikationen Funktionsübersicht Unterstützte LAN-Fax-/ Internet-Anbieter Metadaten Unterstützte Textindexdateien Anzahl der Indexbegriffe Adressbuchtypen Unterstützte Erstellungsformate Bildkompression Zu den unterstützten Zielen gehören: , Netzwerkordner, FTP, Drucker, Benutzerverzeichnis, Metadatenerfassung über benutzerspezifische Tasten/Workflows, direktes Senden an OCR; IPv6-Unterstützung; Authentifizierung: Microsoft Windows, LDAP; LAN Fax, Internet Fax, Backup-/Wiederherstellungsoptionen Anny Way, AccPac, Biscom, Captaris, Castelle, Cycos-mrs, Esker, FAXSys, Object, Intercope, Fenestrae, Interstar, Omtool, RedRock, RTEFax, Tobit, Topcall, Zetafax, NET SatisFAXtion XML, HPS, FNA Bis zu 20 (Dateiname kann am Bedienfeld ausgewählt werden); Beispielfelder: Datum, Uhrzeit, Benutzer-ID, Scandateiname, OCR-Dateiname Globales Exchange-Adressbuch, persönliches Adressbuch (Microsoft Exchange-Kontakte), privates und öffentliches Adressbuch, LDAP-Replikation Alle Dateiformate: PDF (Standard, komprimiert, AES-128 verschlüsselt), TIFF, JPEG, MTIFF (zusätzliche Formate unter Verwendung von OCR-Ausgabetypen [durchsuchbar] verfügbar: PDF, PDF/A, XPS, RTF, TXT, HTML, XML, CSV) JPEG, High-Compression PDF Server-Anforderungen Betriebssysteme Windows 7 Microsoft Windows 2008 Server 32- und 64-Bit (Service Pack 2) Microsoft Windows 2008 Server R2 Microsoft Windows 2012 Server Microsoft Windows 2012 Server R2 Windows Clustering Services VMware ESX 3.5 oder höher Microsoft HyperV Beachten: Die Software wird auf 64-Bit-Systemen als 32-Bit-Anwendung ausgeführt Mindest- Hardwareanforderungen 2 GHz Prozessor, 2 GB RAM, Festplatte mit 1 GB freiem Speicherplatz Hinweis: Bei einer Zunahme der Zahl der DSS-Aufträge und/oder OCR-Prozesse sollte die Hardware- Performance auf 2 oder 4 Prozessorkerne gesteigert werden. Bestellinformationen Produkt e-delivery PTO (Print to Order) D8G45AAE 1 Gerät e-ltu D8G45A 1 Gerät LTU D8G46AAE 5 Geräte e-ltu D8G46A 5 Geräte LTU D8G47AAE 10 Geräte e-ltu D8G47A 10 Geräte LTU D8G48AAE 50 Geräte e-ltu D8G48A 50 Geräte LTU D8G49AAE 250 Geräte e-ltu D8G49A 250 Geräte LTU Hinweis: Jedes Lizenzpaket muss auf demselben DSS-Server registriert werden. Lizenzpakete können nicht auf mehrere Server aufgeteilt werden. Unterstützung und Wartung HP Care Pack für ein Jahr: 1 Gerät (U0QT4E), 5 Geräte (U0QT6E), 10 Geräte (U0QT8E), 50 Geräte (U0QU0E), 250 Geräte (U0QU2E) HP Care Pack für drei Jahre: 1 Gerät (U0QT5E), 5 Geräte (U0QT7E), 10 Geräte (U0QT9E), 50 Geräte (U0QU1E), 250 Geräte (U0QU3E) 5

6 Gute Gründe für HP HP ist weltweit führend bei Bildverarbeitungs- und Drucklösungen und bietet technisches Fachwissen in Verbindung mit zuverlässigen Produkten und leistungsstarken Lösungen. Senken Sie Kosten und verbessern Sie Ihre Bildverarbeitungs- und Druckinfrastruktur. Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe, indem Sie Ihre Druckprozesse verändern. Reduzieren Sie Ihre Druckgesamtkosten und investieren Sie in zeit- und kostensparende Lösungen. Erfüllen Sie die IT-Ziele Ihres Unternehmens. Steigern Sie den Wert Ihrer Bildverarbeitungsund Druck-Hardware mithilfe von Lösungen, die auf Ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt sind. Vertrauen Sie darauf, dass die Technologie von HP und seinen Partnern auch die komplexesten Herausforderungen in Bezug auf Sicherheit, Workflow und Dokumentenverwaltung meistert. Wählen Sie Ihre Lösung aus einer Vielzahl an hochwertigen Angeboten. Alle Lösungen lassen sich problemlos mit Verwaltungstools einsetzen. Auf die Plätze, fertig, los! Informationen zu HP Digital Sending Software und anderen Bildverarbeitungs- und Drucklösungen, die Ihnen zu einem reibungslosen Geschäftsablauf verhelfen, erhalten Sie von Ihrem HP Händler oder Lösungspartner vor Ort. Weitere Infos unter hp.com/go/dss Der dreistufige Ansatz von HP HP und seine Partner arbeiten mit Ihnen zusammen an der Bewertung, Umsetzung und Verwaltung einer Bildbearbeitungs- und Druckumgebung speziell für Ihre Anforderungen und helfen Ihnen dabei, Kosten zu senken, Ressourcen zu schonen und dokumentlastige Prozesse zu vereinfachen. Infrastruktur optimieren Umgebung verwalten Workflows verbessern HP unterstützt Sie dabei, ein Gleichgewicht zwischen Gesamtdruckkosten, Benutzerfreundlichkeit und Produktivität zu erreichen. Durch die enge Zusammenarbeit unterstützen wir Sie bei der Pflege Ihrer optimierten Infrastruktur, der Verbesserung Ihrer Geschäftseffizienz und der Erhöhung der Sicherheit. Durch die Optimierung von Dokumentprozessen kann HP Ihnen helfen, eine effizientere Umgebung für die Erfassung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung Ihrer Informationen zu erzielen. Melden Sie sich noch heute an. hp.com/go/getupdated Copyright Hewlett-Packard Development Company, L.P. Änderungen vorbehalten. Die Garantien für HP Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt oder Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiterreichenden Garantieansprüche abzuleiten. HP übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in diesem Dokument. Microsoft, Windows und SharePoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. Adobe LiveCycle ist ein eingetragenes Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated. 4AA4-9118DEE, Dezember2014, Rev.1