Vortragstechnik und Rhetorik

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1 Univ.-Prof. Dr.-Ing. Ludger Lohaus Institut für Baustoffe Fachbereich Bauingenieurund Vermessungswesen A ppelstraße 9A und Nienburger Straße Hannover Vortragstechnik und Rhetorik - Hinweise zur Präsentation von wissenschaftlichen Vorträgen -

2 Impressum: Herausgeber: Universität Hannover Institut für Baustoffe Univ.-Prof. Dr.-Ing. Ludger Lohaus Nienburger Str. 3 und Appelstraße 9a Hannover Tel.: 0511 / institut@baustoff.uni-hannover.de bearbeitet von: Dipl.-Ing. Karen Harting Dipl.-Ing. Steffen Anders Dipl.-Ing. Holger Höveling Hannover, Mai 2003

3 Vortragstechnik und Rhetorik Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Allgemeines Die Komponenten eines Vortrags Mündliche Präsentation Visuelle Hilfsmittel Schriftliches Begleitmaterial Erstellen einer Präsentation Vorbereitung Präsentation planen Inhaltliche Gestaltung Allgemeines Einleitung Hauptteil Zusammenfassung und Ausblick Formale Gestaltung einer Präsentation Grundlagen Gestaltung der Folien Präsentation des Vortrags Vorbereitung Verhalten während des Vortrags Zusammenfassung Literatur...17

4 Vortragstechnik und Rhetorik 1 1 Einführung 1.1 Allgemeines Dieses Merkblatt des Instituts für Baustoffe soll den Studierenden eine Hilfestellung zur Vorbereitung und Präsentation von wissenschaftlichen Vorträgen geben. Hierzu werden zunächst die Bestandteile einer Präsentation erklärt. Im Weiteren werden Hinweise bzgl. der Planung, der Gestaltung, der Präsentation und der Rhetorik vorgestellt. Mit Hilfe dieser Anmerkungen soll es den Studierenden möglich sein, die wichtigsten formalen und inhaltlichen Punkte für einen guten Vortrag zu beachten. Da diese Hinweise im Wesentlichen auf die Präsentation von wissenschaftlichen Ergebnissen ausgelegt sind, kann es in Abhängigkeit der verfolgten Ziele und des Auditoriums bei anderen Vorträgen durchaus sinnvoll sein, von diesen Anmerkungen abzuweichen. 1.2 Die Komponenten eines Vortrags Ein guter Vortrag entsteht nicht dadurch, dass man sich vor ein Publikum stellt und locker zu erzählen beginnt, was man so weiß. Dazu gehört vielmehr eine gründliche Vorbereitung und eine gute Abstimmung verschiedener Komponenten [1]. mündliche Präsentation Vortrag visuelle Hilfsmittel schriftliches Begleitmaterial Bild 1: Komponenten eines Vortrags

5 Vortragstechnik und Rhetorik Mündliche Präsentation Die mündliche Präsentation erfolgt zur Darstellung der Kerngedanken und Grundzusammenhänge einer wissenschaftlichen Arbeit. Der Vortrag muss in sich geschlossen und alleine verständlich sein. Die Struktur des Vortrags, die zu behandelnden Grundlagen, die Auswahl der Beispiele und die Wahl der Fachwörter sollte gezielt auf das jeweilige Auditorium abgestimmt werden. Nur so kann der Vortrag verständlich vermittelt und ggf. nicht vorhandene Grundkenntnisse erklärt werden. In der mündlichen Präsentation sollten möglichst wenige technische Details dargestellt werden. Diese können in der Regel im schriftlichen Begleitmaterial nachgelesen werden. 1.4 Visuelle Hilfsmittel Visuelle Hilfsmittel in Form von Tageslichtprojektoren, Dias oder Beamern dienen zur Unterstützung des mündlichen Vortags. Die Darstellung von genannten Stichpunkten, aufbereiteten Grafiken und Bildern erleichtern es dem Zuhörer komplexe, Sachverhalte leichter zu verstehen und den roten Faden des Vortrages verfolgen zu können. Bilder und Grafiken prägen sich besser ein als gesprochene Worte. Ausführliche Texte sollten zu aussagekräftigen Stichpunkten zusammengefasst werden. In der Regel sollten die Folien mit Bildern, Grafiken und Text selbsterklärend sein. 1.5 Schriftliches Begleitmaterial Das Begleitmaterial beinhaltet die technischen Details der dargestellten Arbeit und stellt diese in den wissenschaftlichen Kontext. Im Allgemeinen beinhaltet es ausführlichere Informationen als durch die mündliche Präsentation vermittelt werden kann. Der Zuhörer soll die Möglichkeit haben, den Inhalt des Vortrags detailliert nachzulesen [1].

6 Vortragstechnik und Rhetorik 3 2 Erstellen einer Präsentation 2.1 Vorbereitung Die Vorbereitung ist eine entscheidende Phase auf dem Weg zu einem guten Vortrag. Zunächst müssen Fragen bezüglich der Randbedingungen des Vortrages geklärt werden, um anschließend die Präsentation planen zu können. Folgende Fragen sollte man sich stellen: Wie viel Zeit ist für den Vortrag vorgesehen? (Zeit möglichst genau einhalten) Welche technischen Einrichtungen (Tageslichtprojektor, Flip-Chart, Beamer) sind nutzbar? Wie viele Zuhörer werden erwartet? Welches Basiswissen haben die Zuhörer? Gibt es eine Abschlussdiskussion? Wie viel Zeit ist dafür reserviert? 2.2 Präsentation planen Bei der Planung der Präsentation sollte man sich einen Zeitplan aufstellen, innerhalb dessen folgende Aufgaben erledigt werden sollten: Orientiert an der Vortragszeit werden die wesentlichen Themenbereiche und Argumente gesammelt, die präsentiert werden sollen und können. Erfahrungsgemäß wird häufig versucht, in der Präsentation möglichst viele Punkte anzusprechen. In der Regel ist es aber sinnvoller, nur die wichtigsten Punkte fundiert und anhand eines roten Fadens zu präsentieren, als viele Punkte oberflächlich abzuhandeln. Detaillierte Fragen können eventuell in der Diskussion geklärt oder im schriftlichen Beitrag nachgelesen werden. Entwickeln einer Gliederung für den Vortrag. Einen Probevortrag halten und die Zeit sowie das Erkennen des roten Fadens prüfen. Die Folien vor dem Vortrag noch mal gut sortieren und ggf. Zusatzfolien für die Diskussion vorbereiten.

7 Vortragstechnik und Rhetorik Inhaltliche Gestaltung Allgemeines Gewöhnlich ist es nicht möglich, einen umfassenden Einblick in die gesamte Arbeit zu geben. Ein Versuch, dies in einem Vortrag unterzubringen, führt meistens zu einer unzureichenden fachlichen Tiefe. Daher wählt man nur einige wesentliche Aspekte und behandelt diese ausführlich. Was ist das zu lösende Problem? Wer hat bereits welche Lösungsansätze versucht? Welches sind die eigenen Ansätze? Welcher Erfolg wurde damit erzielt? Grundsätzlich kann man den Inhalt etwa in folgende Punkte unterteilen (ähnlich wie bei einem wissenschaftlichen Artikel): Problemstellung bisherige Lösungsansätze / Stand der Forschung Eigene Versuche Darstellung der Ergebnisse Beurteilung der Ergebnisse Schlussfolgerungen Einleitung Die Einleitung stellt einen wichtigen Teil des Vortrags dar. In den ersten Minuten entscheiden sich die Zuhörer, ob sie weiter bleiben oder lieber gehen wollen. Daher ist die Wahl eines passenden Vortragstitels ein besonders heikles Problem. Der Titel sollte folgenden Anforderungen genügen:

8 Vortragstechnik und Rhetorik 5 kurz sein die Hauptthematik des Vortrags widerspiegeln keine Abkürzungen beinhalten oder nur solche, die allgemein bekannt sind klar formuliert sein Die Titelfolie stellt den Beginn der Einleitung dar. Auf ihr sollten die wichtigsten Informationen über den Vortrag zu erkennen sein. Gegebenenfalls kann diese Folie mit einem Bild versehen sein, um das Interesse der Zuhörer zu steigern. Folgende Informationen sollten enthalten sein: Wie lautet der Vortragstitel? Wer sind die Autoren der Arbeit und von welcher Organisation kommen sie? Wie heißt die Veranstaltung? Bild 2: Beispiel einer Titelfolie Direkt im Anschluss an die Titelfolie folgt vor allem bei wissenschaftlichen Vorträgen eine Folie mit einer Übersicht der Gliederung des Vortrags. Sie enthält stichwortartig aufgelistet die wichtigsten Themengebiete des Vortrags.

9 Vortragstechnik und Rhetorik 6 Bild 3: Beispiel einer Gliederungsfolie Hauptteil Der Hauptteil des Vortrags enthält die gesamte Information, die man dem Publikum vermitteln möchte. Der konkrete Aufbau hängt stark vom Thema ab. Häufig verfügt das Publikum über ein Fachwissen im jeweiligen Bereich, kennt aber nicht die Details der speziellen Thematik des Vortrags. Das bedeutet: Das Fachwissen nicht zu hoch ansetzen. Am Anfang des Vortrags einige für das Verständnis wesentliche Begriffe und Sachverhalte erläutern. Danach auf die speziellen und wesentlichen Aspekte der Ergebnisse konzentrieren Zusammenfassung und Ausblick Eine wichtige Bedeutung besitzen die Abschlussbemerkungen. Sie dienen dazu, am Ende noch einmal kurz die Kernaussagen des Vortrages herauszustellen und sowohl zusammenfassende als auch wertende Bemerkungen zu den vorgestellten Inhalten zu liefern. Die letzten Worte bleiben den Zuhörern meistens am besten im Gedächtnis und es kann eine Überleitung in die Diskussion gegeben werden.

10 Vortragstechnik und Rhetorik 7 3 Formale Gestaltung einer Präsentation 3.1 Grundlagen Zunächst muss man ein Grunddesign (Masterfolie) schaffen, das sich durch den gesamten Vortrag zieht. Dabei sollte es ansprechend gewählt werden, aber nicht vom Inhalt ablenken. Das Bild 4 gibt einen Überblick der anzuwendenden Grundregeln. Bild 4: Aufbau eines Grunddesigns Beispiel für ein ungünstiges Design: Bild 5: Ungünstiges Design

11 Vortragstechnik und Rhetorik 8 Beispiele für günstige Designs: Bild 6: Günstiges Design Bild 7: Günstiges Design

12 Vortragstechnik und Rhetorik Gestaltung der Folien Die Lesbarkeit der Folien ist eine wichtige Grundeigenschaft. Daher ist eine günstige Wahl von Farben, Schriftgraden und Bildern ausschlaggebend. Eine Mindestgröße von 18 Punkten sollte nur in Ausnahmefällen unterschritten werden. Folgende Schriftgrößen sollten auf Folien eingehalten werden: - laufender Text: 18 Punkte - Hervorhebungen: 18 Punkte fett - Hauptüberschriften: 30 Punkte fett - sonstige Überschriften: 24 Punkte fett - Bildbezeichnungen: 18 Punkte Weiterhin sind kontrastschwache Kombinationen aus Farbfeldern, Bildern und Text zu vermeiden. Z. B. ist Weiß sehr schlecht auf gelbem Hintergrund zu sehen. Ein dichter Folieninhalt ist unbedingt zu vermeiden. Man sollte nur die wesentlichen Informationen knapp auf die Folien bringen und diese Informationen auch mündlich erwähnen. Andernfalls ist der Zuhörer geneigt, auch den nicht erwähnten Text zu lesen. Hierdurch kann er den gesprochenen Worten nicht folgen und verliert den roten Faden. Gleichzeitig wirkt aber ein stures Vorlesen der Folieninhalte langweilig und sollte ebenfalls vermieden werden. Nähere Informationen können im schriftlichen Begleitmaterial untergebracht werden [1].

13 Vortragstechnik und Rhetorik 10 Bild 8: Zu dichter Folieninhalt Beim Erstellen der Folien sollte man sparsam mit Hervorhebungen sein (nur wirklich wesentliche Punkte). Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten der Texthervorhebung, von denen aber nur neben der farblichen Hervorhebung die Fettschrift gute Ergebnisse liefert. Andere Varianten wie Kursivschrift, Kont turschriift ift, Schattierung oder Sperrung fallen in der Regel nicht stark genug ins Auge und gehen auf den Folien verloren. Man sollte also darauf achten, dass die Bilder nicht zu überladen sind. Ein schlecht zu erkennendes Bild mit kleinen Bezeichnungen und einem völligen Überangebot an Informationen führt zur Desinteresse.

14 Vortragstechnik und Rhetorik 11 Graphische Ausgabe Hashtabellen Datenstruktur A Fensterdarstellung Eingabeparser Grundfunktion Listenfunktion Hauptprogramm Oberflächensteuerung Graphverarbeitung Suchoperation Ausgabemodul Eingabemodul Bild 9: Zu komplexer Folieninhalt Große Tabellen sind ausdruckslos. Sicherlich stellen Tabellen eine hervorragende Möglichkeit zur kompakten Präsentation von quantitativen Sachverhalten dar. Sie bedürfen aber einer genauen Analyse, für die in einer Präsentation wenig Zeit bleibt. Tabellen müssen also übersichtlich und schnell erfassbar sein. Es macht keinen Sinn Zahlen mit 5 Nachkommastellen anzugeben, wenn die Zusammenhänge mit einer Grafik einfacher und schneller zu erklären sind [1].

15 Vortragstechnik und Rhetorik 12 CEM III / B 52,5R (Dyckerhoff) EFA-Füller KM/C Wasser w/p - Verhältnis Vol.-% g Vol.-% g g (Volumen) 50% 350,0 50% 283,0 213,2 0,90 50% 350,0 50% 283,0 236,9 1,00 50% 350,0 50% 283,0 260,6 1,10 50% 350,0 50% 283,0 284,3 1,20 50% 350,0 50% 283,0 308,0 1,30 50% 350,0 50% 283,0 331,6 1,40 50% 350,0 50% 283,0 355,3 1,50 50% 350,0 50% 283,0 379,0 1,60 50% 350,0 50% 283,0 402,7 1,70 50% 350,0 50% 283,0 430,1 1,80 50% 350,0 50% 283,0 451,5 1,90 50% 350,0 50% 283,0 475,8 2,00 50% 350,0 50% 283,0 485,2 2,10 50% 350,0 50% 283,0 501,1 2,20 Bild 10: Zu große Tabelle Es kann leicht passieren, dass die Folien allgemein zu voll gestaltet sind. Randinformationen sollten nur sehr unauffällig und möglichst klein dargestellt werden, um viel Platz für die eigentlichen Nutzinformationen zu behalten. Auch die Verwendung von Animationen in Form von dynamischen Texten und aufdringlichen akustischen Unterstreichungen sind nur in Ausnahmefällen sparsam anzuwenden. Bei notwendigen, aber komplizierten Grafiken kann eine Animation allerdings sinnvoll sein. Der Aufbau und die Ergebnisse können mit Hilfe der Animation verdeutlicht werden.

16 Vortragstechnik und Rhetorik 13 Universität Hannover Titel des Vortrags Hier ist der eigentlich Nutzinformationsraum, der durch die volle Folie zu sehr in den Hintergrund gerät. Erstellungsdatum: 06. November 2002, Datei: Umdruck.doc Vortrag: Wie erstelle ich eine übervolle Folie für die Veranstaltung Brandverhalten und Prüfen von Baustoffen und Bauteilen? Autoren: Lohaus und Mustermann Folie 23 von 65 Bild 11: Zu viele Randinformationen 4 Präsentation des Vortrags 4.1 Vorbereitung Vor der Präsentation sollte man noch mal eine kleine Checkliste durchgehen, um keine wichtigen Dinge zu vergessen: Präsentation / Folien zusammenpacken Ggf. leere Folien oder Zusatzfolien einpacken Zeigestock oder Lichtzeiger Folienstifte Uhr Schriftliches Begleitmaterial

17 Vortragstechnik und Rhetorik 14 Um beim Vortrag nicht unnötigem Stress ausgesetzt zu sein und technische Pannen zu vermeiden, sollte man sich vorher im Vortragsraum umsehen: Wie groß ist der Raum? Brauche ich eine Verdunklung und wie funktioniert sie? Wie funktioniert die Beleuchtung und welche Einstellung ist am besten geeignet? Wie funktionieren die Projektionsgeräte? Brauche ich ein Mikrofon und wie funktioniert es? Gibt es eine Tafel mit Kreide oder Ähnliches? Wurde das schriftliche Begleitmaterial verteilt? 4.2 Verhalten während des Vortrags Körperhaltung: Der Vortrag sollte im Stehen gehalten werden. Da die Zuhörer in aller Regel sitzen erhält man somit einen guten Blickkontakt mit dem Publikum. Man sollte dabei aufrecht und entspannt stehen und weder aggressiv noch gehemmt auftreten. Während des Vortrags sollte man nicht zu viel hin und her laufen, da das als Nervosität verstanden wird. Allerdings sollte man auch nicht wie ein Baum angewurzelt auf einer Stelle stehen. Etwas Dynamik durch Bewegung von Armen und Beinen kann durchaus hilfreich sein. Im Raum sollte man einen geeigneten Standort wählen. Dabei ist zu beachten, dass man von möglichst allen Zuhörern gesehen wird. Gleichzeitig sollte man vermeiden, die Sicht der Zuhörer auf die Projektionsfläche zu verstellen. Während des Vortrags sollte man den Blickkontakt mit dem Publikum suchen und nicht in den leeren Raum oder auf die Projektionsfläche richten. Hierdurch kann man wichtige Rückmeldungen erhalten und ggf. die Art und Geschwindigkeit des Vortrags anpassen.

18 Vortragstechnik und Rhetorik 15 Sprechweise: Zu Beginn sollte eine Begrüßung und Vorstellung des Referenten erfolgen. Die ersten Sätze sind wesentlich für die Sympathie zwischen Zuhörern und Referent. Die Sprechgeschwindigkeit geringer als in normalen Gesprächen wählen. Lieber zu langsam als zu schnell sprechen. Damit jeder Zuhörer den Vortrag versteht, sollte man laut und deutlich sprechen. Beim Plazieren von Zeigern auf der Projektionsfläche zur Hervorhebung von Aussagen ruhig kleine Sprechpausen nutzen und den Blickkontakt zum Publikum suchen. Monotones Vortragen wirkt wie auswendig gelerntes Herunterleiern und ist für den Außenstehenden sehr langweilig und schwer nach zu vollziehen. Keineswegs sollte man also seinen Vortrag Wort für Wort aufschreiben und dann vorlesen. Freies Sprechen ist für den Zuhörer viel interessanter und angenehmer. Zusätzlich ermöglicht es dem Referenten auf Rückmeldungen des Publikums zu reagieren und ggf. zusätzlich Erklärungen hinzuzufügen. Ablauf: Gerade wenn man noch nie oder nur selten einen Vortrag vor Publikum gehalten hat, kann man leicht nervös werden. Zur eigenen Beruhigung kann man sich Unterstützungstechniken erstellen, um den roten Faden nicht zu verlieren. Als Hilfsmittel kommen in Betracht: Karteikarten Folienkopien auf Papier mit Zusatzinformationen Verkleinerungen der Originalfolien mit zusätzlichen Informationen Als Hilfsmittel sollte man nicht vollständige Texte verwenden, da man selber die Zeilen aus den Augen verliert. Also nur die wichtigen Stichpunkte zu den einzelnen Folien notieren.

19 Vortragstechnik und Rhetorik 16 Beim Vortragen sollte man Verweise auf die Folien geben. Hierdurch kann die Aufmerksamkeit der Zuhörer von den sprachlichen Ausführungen auf die Folien gelenkt werden. Laufen der mündliche Vortrag und die Präsentation von Folien gleichzeitig ab, kann der Zuhörer nicht beiden Informationsquellen folgen. Zeitgestaltung: pro Folie etwa 2-3 Minuten bei Beamerpräsentation 1-2 Minuten Uhr sollte sichtbar in der Nähe sein Beispiele: Als Referent muss man versuchen einen Spannungsbogen aufzubauen, damit die Zuhörer das Interesse an dem Thema nicht verlieren. Allerdings ist es für die Zuhörer praktisch unmöglich, über einen längeren Zeitraum technischen und wissenschaftlichen Fragestellungen uneingeschränkt zu folgen. Man sollte daher von Zeit zu Zeit mit praktischen Beispielen oder eigenen Erlebnissen den Vortrag auflockern. Hierzu kann auch ein Scherz oder ein lustiges Bild beitragen. 5 Zusammenfassung Dieser Artikel soll Studierenden eine Hilfestellung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vorträgen geben. Dabei werden sowohl organisatorische und formale als auch rhetorische Fragestellungen behandelt. Anhand von Beispielen werden grundsätzliche Randbedingungen beschrieben, die bei einem wissenschaftlichen Vortrag eingehalten werden sollten.

20 Vortragstechnik und Rhetorik 17 6 Literatur [1] Baensch, A: Wissenschaftliche Arbeiten, 6. Auflage, Oldenburg 1998 [2] Becker, F: Anleitung zum wissenschaftlichen Arbeiten: Wegweiser zur Anfertigung von Haus- und Diplomarbeiten, Bergisch Gladbach 1994 [3] Karsmin, M.; Ribing, R.: Die Gestaltung wissenschaftlicher Arbeiten: ein Leitfaden für Haus-, Seminar- und Diplomarbeiten sowie Dissertationen, Wien: Wiener Universitätsverlag (WUV) 1999