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1 bk documents Ihr IT-Dienstleister rund um Hardware und Dokument.

2 Wir können was wir tun Seit über 25 Jahren sind wir Ihr kompetenter und flexibler Dienstleister rund um das Dokument. Von der Vermarktung von Druck- und Kopiersystemen über den technischen Kundendienst bis hin zur Umsetzung von Lösungskonzepten wie Archivierung oder Scanlösungen. Die Optimierung Ihrer Dokumenten- Prozesse ist unsere Stärke, bk document services ist unser Konzept. Unsere Dienstleistung macht den Unterschied. Denn unser qualifiziertes Service-Team sorgt in Verbindung mit einer optimalen Steuerung der Arbeitsprozesse für effizientes Arbeiten und eine hohe Kundenzufriedenheit. Und damit hört es noch nicht auf! Auch Ihre IT-Systeme sind in den Bereichen Hardware, Service und Wartung bei uns in den besten Händen. Fordern Sie uns und lassen Sie sich überzeugen. Sie werden feststellen: Wir tun nicht nur was wir können, wir können auch was wir tun! IT-Hardware, Druck- und Kopiersysteme können Sie auch woanders kaufen die optimale Dienstleistung bekommen Sie nur bei uns. Unser Team macht den Unterschied Alexander Flamboe und Jörg Birkholz, Geschäftsführung bei bk documents

3 bk documents services bk documents ist der Maßschneider der Büro- und Dokumentenkommunikation. Unsere individuellen bk documents services stellen ein flexibles Kosten-Sparprogramm dar, mit dem Unternehmen ihre komplette Ausgabeumgebung nachhaltig und kontinuierlich optimieren können ohne Abstriche bei Kontrolle, Dokumentenqualität und Leistung. Widmen Sie sich Ihrem Tagesgeschäft wir übernehmen den Rest! Anhand unseres bk documents Diagramms möchten wir Ihnen nachfolgend die Grundzüge der Methodik von bk documents services erläutern. Weiterführende Informationen erhalten Sie unter oder am besten in einem persönlichen Gespräch. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Wir haben Spaß am Service. Jeden Tag neue Herausforderungen in Hard- und Software. Wir sind gut ausge bildet und konnten vor Ort allein oder im Team noch jede Herausforderung lösen Marcus Falk, Servicetechniker bei bk documents

4 Analyse Am Anfang einer jeden Zusammen arbeit steht die Analyse. Sie beinhaltet: Lösungen Dienstleistungen Analyse des Dokumenten-Outputs Nicht optimal an das Anforderungsprofil Ihres Unternehmens angepasste und aufeinander abgestimmte Druck-, Kopier- und Scantechnologie birgt ein durchschnittliches Kosten-Einsparpotential in Höhe von %. Produkte bk documents services Optimierung Analyse Mit einer Dokumenten-Output-Analyse schöpfen wir dieses gezielt aus, bei in der Regel höherer Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Analyse des Dokumenten-Workflows Wie viel Zeit am Tag verbringen Sie und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Dokumenten und wie gestaltet sich deren Fluss im Unternehmen? Mit einer gezielten Analyse dieser Faktoren gehen nicht nur eine Effizienzsteigerung und optimierte Arbeitsabläufe sondern auch niedrigere Kosten und erhöhte Transparenz einher. Analyse Ihrer IT-Infrastruktur Durch die Analyse der IT-Infrastruktur erkennen wir Probleme rechtzeitig, bevor sie zum echten Problem werden. Regelmäßige Sicherheitsupdates, automatisches Systemmonitoring für Backups und Fetsplatten und unser Rundum-Service sorgen für fehlerfreie Abläufe im Tagesgeschäft. Analyse der Energieeffizienz und der Ökobilanz Steigende Energiekosten, Klimawandel und Verknappung von Ressourcen haben dazu geführt, dass Umwelt, Energie und Nachhaltigkeit immer stärker in unser Bewusstsein rücken. Ich weiß, wie wichtig für unsere Kunden Zuverlässigkeit, Verbindlichkeit und eine professionelle Abwicklung sind. Dies sicherzustellen ist mein täglicher Anspruch. Nadia Volkmer, Assistentin der Geschäftsführung bei bk documents

5 Optimierung Auf Basis der vorgelagerten Analyse entwickeln wir konkrete Lösungen für folgende Bereiche: Optimierung des Dokumenten- Outputs Maschinenpark optimieren Produktivität erhöhen Kosten senken Dienstleistungen Lösungen bk services Analyse documents Produkte Optimierung Optimierung des Dokumenten-Workflows Optimale Vernetzung der Geräte und Prozesse Effizienz steigern Kosten senken Optimierung der IT-Infrastruktur Dokumentation der IT-Systeme Aktualisierung und Sicherheitsupdates Telefonsupport, Vor-Ort-Service oder Remotezugriff Verringerung von Ausfällen des Systems Kosten senken Optimierung der Energieeffizienz und der Ökobilanz Alte Energiefresser ersetzen + Anwenderverhalten verbessern ökonomisch und ökologisch sinnvoller Umgang mit den vorhandenen Ressourcen Energie-Effizienz und Ökobilanz perfektionieren Kosten senken. Um die Bedürfnisse unserer Kunden zu verstehen, setzen wir uns auf Ihren Stuhl. Das bedeutet mehr zuhören, genauer hinsehen, gezielter fragen und weniger reden. Jennifer Fiedler und Kai Wang, Vertriebs mitarbeiter bei bk documents

6 Produkte Zu unserer ganzheitlichen Optimierungsphilosophie gehören nicht nur exakte Analysen und eine professionelle Beratung sondern selbstverständlich auch modernste Geräte, die durch Bedienungskomfort, Effizienz und Kompatibilität zu überzeugen wissen. Analyse Dienstleistungen Optimierung bk documents services Produkte Ob zum Kauf, zur Miete oder mit ganz individuellen Rahmen- und Serviceverträgen wir bieten für jede Anforderung die passende Ausstattung. Lösungen Unser Produktprogramm: Arbeitsplatz-, Arbeitsgruppen- und Abteilungsdrucker und Multifunktionssysteme Produktionsdrucksysteme und Endverarbeitung Roland Druck-Schneideplotter und Zubehör IT-Hardware Client - Server - Storage... TK-Anlagen Ich mag meinen Beruf, weil ich Menschen mag. Viele unserer Kunden kenne ich persönlich seit über 18 Jahren Hannelore Kleist, Empfang und Leiterin Druckcenter bei bk documents

7 Lösungen Unsere maßgeschneiderten Lösungen sind so vielseitig und individuell wie unsere Kunden. Und vor allem: Sie erleichtern Ihnen die Arbeit. Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Gern unterstützen wir Sie bei: Scanlösungen Workflowlösungen Kostenerfassung/Flottenmanagement Archivierung/Dokumentenmanagement Datensicherheit Optimierung Analyse bk Produkte documents services Dienstleistungen Lösungen Lösungsgeschäft ist ganz ein fach. Es geht nicht darum was unsere Systeme und Software alles kön nen, sondern darum was Ih rem Geschäft nützt. Markus Dreblow und René Anthes, IT Consultants bei bk documents

8 Dienstleistungen Wir möchten nicht einfach nur Bürotechnik verkaufen. Aus diesem Grund haben wir mit bk documents services ein ganzheitliches Konzept entwickelt, das auf eine langfristige vertrauensvolle Partnerschaft mit unseren Kunden abzielt. Deshalb sind wir mit unserem umfangreichen Dienstleistungs- Programm immer für Sie da vor, während und auch nach Vertragsabschluss. Darauf können Sie sich verlassen. Überzeugen Sie sich selbst: Produkte Optimierung bk Lösungen documents services Analyse Dienstleistungen Technischer Service Kompetente und schnelle Hilfe durch unser eigenes Service-Team IT-Consulting Umfangreiche Beratung und Konzeptionierung im Hard- und Software-Bereich Training Individuelle Schulungen Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit unseren Hardund Software-Lösungen Facility Management und eigenes Druckzentrum Ergänzung Ihrer Kapazitäten durch unser Druckzentrum und Lieferservice von Papier und Verbrauchsmaterial Rollout Management Transport, Installation, Konfiguration und Verpackungsentsorgung Finanzierung Kauf, Miete, Wartung, All-In-Verträge, Seitenpreis-Modelle, Rahmenverträge, Seiten-Abnahmeverträge

9 DMS Dokumentenmanagement Immer häufiger ist der Zugriff auf Informationen und Dokumente zu einem Vorgang aus diversen Quellen, z.b. , Post, Dateien oder Fax, notwendig. Wir helfen Ihnen, Ihre Informationen an zentraler Stelle zu bündeln und alle Informationen schnell und zentral auffindbar zu machen! Gerne binden wir unsere Lösung auch in bestehende Softwarelösungen mit ein, um Dokumente die im Unternehmen erzeugt werden, direkt zu archivieren. Mit Hilfe unserer Dokumentenmanagement Lösung bilden wir z.b. Archivierung digitale Projektmappen digitale Kundenmappen digitale Auftragsbücher digitale Rechnungseingangsbücher und vieles mehr ab. Ergänzend hierzu kann über unser Dokumentenmanagement sehr einfach ein digitaler Rechnungsversand abgebildet werden. Workflow Wir begleiten Sie beim Optimieren Ihres internen Workflows und zeigen Ihnen auf, wie sich z.b. Eingangsrechnungen digital im Unternehmen verarbeiten lassen. Ihre Vorteile: Transparenz Eskalationswarnungen beim Erreichen von z.b. Skonto-Fristen Stellvertreter-Regelungen Gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Mitarbeiter auf das selbe Dokument Wir unterstützen auch beim Erstellen von dokumentenlosen Workflows, wie z.b. Beschaffungs- oder Urlaubsanträgen. Im Bereich Dokumentenmanagement und Workflow arbeiten wir schon jahrelang mit renommierten Unternehmen wie der DocuWare AG und der Jobrouter AG zusammen. Unser Personal wird in diesem Bereich regelmäßig geschult und weiterentwickelt, um eine bestmögliche Betreuung und Beratung zu gewährleisten.

10 IT-Services Viele IT-Systeme laufen seit Jahren fehlerfrei aber meist auch ohne Überprüfung oder Sicherheitsupdates. Im Rahmen einer vertraglichen Betreuung bieten wir Ihnen einen umfassenden Service. Von der regelmäßigen Pflege und Überwachung Ihrer Systeme über Softwareaktualisierungen bis hin zu einem Support der keine Fragen offen lässt. Die automatische Systemüberwachung gibt uns die Möglichkeit Probleme zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren, auch ohne persönlich vor Ort zu sein. Ihre Vorteile auf einen Blick: Helpdesk mit speziellen Support-Tools und Ticketsystem regelmäßiges Einspielen von Sicherheitsupdates Patchmanagement automatisches Systemmonitoring für Backups, Festplatten, Dienste etc. automatische Inventarisierung Dokumentation der IT-Systeme professionelle Tools zur automatisierten Softwareinstallation Kombination aus Telefonsupport, persönlichem Vor-Ort-Service und Remotezugriff durch unsere zertifizierten Techniker definierte Reaktionszeiten garantierte Antwortzeiten fest zugewiesene Techniker

11 IT-Services Wartung statt warten Falls es doch einmal nötig wird einzugreifen, sind wir auf verschiedenen Wegen immer für Sie da. Mit unserem Remote-Support-Tool können Sie uns mit nur einem Mausklick Zugang zu Ihrem Desktop gewähren, damit wir das Problem sehen und umgehend über Fernwartung lösen können. Weiterhin können Sie sich an unsere Hotline oder unseren Vor-Ort-Service wenden. Durch unsere fest zugewiesenen Techniker kennen wir Ihr System und wissen dadurch im Notfall sofort, was zu tun ist. Ihre Vorteile auf einen Blick: Unsere Techniker kennen Ihre Systeme, dadurch wissen wir im Notfall sofort, was zu tun ist Durch Internetanbindung ist eine sofortige Reaktion auf Probleme möglich Ständige Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal Regelmäßige Wartungen und sonstige Arbeiten können von uns außerhalb Ihrer Arbeitszeit durchgeführt werden. Sie bleiben ungestört in Ihrer Tätigkeit. Die ständige Verfügbarkeit des IT-Systems ist für unsere Kunden, das Herzstück Ihres Tagesgeschäfts. Ich sorge dafür, dass der Betrieb nicht ins Stocken kommt. Markus Dreblow, IT Consultant bei bk documents

12 Unsere strategischen Hardware-Vertragspartner sind folgende Unternehmen: Unsere strategischen Software-Vertragspartner sind folgende Unternehmen: bk documents GmbH Carl-Zeiss-Straße Kaltenkirchen Telefon: 04191/ Fax: 04191/ www. bk-documents.de

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