Barcodes und Versandetiketten bestellen Anleitung

Transkript

1 Barcodes und Versandetiketten bestellen Anleitung April 2016

2 Inhaltsverzeichnis 1 Erste Schritte Login Passwort ändern Gültigkeit 3 2 Barcodes Allgemeines zum Barcode Barcode Plus für Paketsendungen Barcode anbringen und Adresserfassung für Briefsendungen Barcodes bestellen 4 3 Versandetiketten Allgemeines zu vorgedruckten Versandetiketten Versandetiketten bestellen 7 Anhang 10 Preise (exkl. MWST) 10 Anleitung zum Ausfüllen der Excel-Vorlage 10 2

3 1 Erste Schritte 1.1 Login Registrieren Sie sich unter und bestellen Sie den Onlinedienst «Barcodes und Versandetiketten bestellen». Falls Sie bereits ein Benutzerkonto im Kundencenter der Post besitzen, melden Sie sich einfach mit Ihrer -Adresse und Ihrem Passwort an. Im Benutzerprofil unter können Sie als Administrator berechtigten Personen den Zugriff innerhalb Ihrer Firma vergeben. 1.2 Passwort ändern Als Administrator können Sie Ihr Passwort unter im Benutzerprofil ändern. 1.3 Gültigkeit Diese Anleitung ist gültig ab April Sie ersetzt die Version vom Oktober Änderungen bei Erweiterung oder Anpassungen des Dienstleistungsangebotes der Post sind möglich. Alle inhaltlich geänderten Abschnitte haben wir am Rand mit einem Strich markiert. In diesen Informationskästchen finden Sie zusätzliche Hinweise zu den einzelnen Menüschritten. 3

4 2 Barcodes 2.1 Allgemeines zum Barcode Der Sendungsbarcode ist ein Identifizierungsmerkmal für eine einzelne Sendung. Er enthält Angaben zum Absender und zum Aufgabeort sowie die Sendungsnummer. Der Barcode bietet vollständige Leistungstransparenz, ermöglicht die Sendungsverfolgung und ist Grundlage für die Paketfakturierung und allfällige Nachforschungen. Über den Onlinedienst «Sendungen verfolgen» im Kundencenter der Post ist der aktuelle Verarbeitungsstatus der einzelnen Sendungen jederzeit abrufbar. Für jede Bestellung von Paketbarcodes und Versandetiketten verrechnen wir Ihnen einen Versandkostenanteil von CHF 5. (exkl. MWST). Zusätzlich berechnen wir Ihnen CHF 20. (exkl. MWST), wenn wir für Sie Ihre Bestellung erfassen. Den Onlinedienst rufen Sie im Kundencenter unter auf oder direkt über Für einen besonders schnellen Zugriff lässt sich der Onlinedienst als Favorit einrichten. Mit einem geschäftlichen Benutzerkonto steht Ihnen das Premiumangebot «Sendungen verfolgen» mit zusätzlichen Möglichkeiten zur Verfügung. Die bei der Aufgabe, Verarbeitung und Zustellung erfassten Daten sind während 360 Tagen abrufbar (für Auslandsendungen während 180 Tagen). Mehr dazu erfahren Sie unter Barcode Plus für Paketsendungen Auf Wunsch übernimmt die Post für Sie, gegen Verrechnung des Aufwandes, das Anbringen der Barcodes oder der Adressetiketten. Sie übermitteln uns Ihre Adressdatei, wir erstellen Ihre gewünsch ten Adressetiketten und bringen diese auf Ihren Paketen (Massenversand) an. Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Kundenberaterin oder Ihren Kundenberater. 2.3 Barcode anbringen und Adresserfassung für Briefsendungen Die Post bringt auf Ihren Briefsendungen den Barcode an. Übergeben Sie uns dafür einfach die Empfängerliste (Formular Nr ) und die dazugehörenden Briefsendungen. Auf Wunsch erledigen wir für Sie auch die Adresserfassung oder erstellen die Empfängerliste. Für ein entsprechendes Angebot wenden Sie sich an Ihren Kundenberater oder den Kundendienst Post. 2.4 Barcodes bestellen Mit dem Onlinedienst «Barcodes und Versandetiketten bestellen» bestellen Sie Ihre Sendungsbarcodes und Versandetiketten. Abbildung 1: «Was wollen Sie bestellen?» Register «Auswahl» Sie befinden sich nun in einer Maske mit verschiedenen Dropdown-Auswahlfeldern. Wählen Sie als Erstes die Dienstleistungsgruppe. Es sind sämtliche Versandarten/Dienstleistungen aufgelistet, für die Ihre Firma angemeldet ist. Sind nicht alle Ihre benötigten Versandarten abrufbar? Stellen Sie sicher, dass folgende Dienstleistungen für Barcodes aktiv sind: Für Einschreiben (R) Inland: BMZ (Briefe mit Zustellnachweis) Für übrige Briefe Inland: A-Post Plus, Dispomail oder juristische Urkunden Für Inlandpakete/Swiss-Express: Pakete/Express Für Auslandbriefe: R-Ausland, PRIORITY Plus Für die Dienstleistungen «Auslandpakete/Urgent» benötigen Sie keine Frankierlizenz. Sie werden automatisch an «AVZ Online» verwiesen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Kundenberaterin oder an Ihren Kundenberater. Die gedruckten Labels treffen in der Regel innerhalb von zwei bis drei Arbeitstagen bei Ihnen ein. 4

5 Im zweiten Schritt bestimmen Sie die Basisleistung. Dann können Sie allfällige Zusatzleistungen und Zustellanweisungen wählen, welche dann ebenfalls in Form von Barcodes dargestellt werden. Mit «Weiter» gelangen Sie auf die Maske «Frankierlizenz». Prüfen Sie, ob der angezeigte Musterbarcode Ihren Wünschen entspricht. Nun können Sie die Bestellung in den Warenkorb legen. Abbildung 2: Register «Auswahl» Register «Frankierlizenz» Wählen Sie im Register «Frankierlizenz» Ihre Frankierlizenz aus. Sie können Ihre Sendungen mit einem geringen Aufpreis klimaneutral versenden. Der «pro clima»-zuschlag ist gemäss Ihrem Vertrag mit der Post automatisch hinterlegt. Briefsendungen Inland werden alle mit «pro clima» gekennzeichnet; die Kompensationskosten übernimmt die Post. Abbildung 3: Register «Frankierlizenz» Register «Warenkorb» Im Register «Warenkorb» geben Sie die gewünschte Bestellmenge ein. Beachten Sie, dass die Bestellung in Hunderterschritten erfolgt. Wenn Sie weitere Barcodes bestellen möchten, klicken Sie auf «Weiter bestellen». Ansonsten klicken Sie auf «Bestellen». Das Label «pro clima» steht für klimaneutrale Sendungen. Dank eines geringen Zuschlags beim Brief- oder Express- und Paketversand werden alle CO 2 -Emissionen kompensiert. Mehr zum Angebot und zu allen Vorteilen erfahren Sie unter Möchten Sie Ihre Sendungen klimaneutral versenden? Wenden Sie sich bitte an Ihre Kundenberaterin oder an Ihren Kundenberater. Geben Sie im Feld «Annahmestelle» die PLZ Ihrer Adresse ein. Wählen Sie die korrekte Ortsbezeichnung zur PLZ im Auswahlfeld an. Das Auswahlfeld erscheint automatisch. Abbildung 4: Register «Warenkorb» Wenn Sie auf + klicken, sehen Sie sämtliche Details einer Bestellung. Mittels Klick auf können Sie Bestellpositionen löschen. Mittels Klick auf aktualisieren Sie die Bestellung. 5

6 Register «Adressen» Erfassen Sie unter dem Register «Adressen» die Bestell- und Lieferadressen. Klicken Sie auf «Neue Adresse erfassen» und geben Sie die Adressangaben ein. Sie können auch eine bestehende Adresse als Basis für eine neue Adresse «Kopieren» und dann z. B. nur einige Anpassungen vornehmen. Diese neue Adresse kann dann wiederum unter neuem Namen gespeichert werden. Alle neu erfassten Adressen sind bei einer nächsten Bestellung anwählbar und müssen nur einmal eingegeben werden. Es können mehrere Bestell- und Lieferadressen erfasst und abgespeichert werden. Bestätigen Sie die Bestellund Lieferadresse mittels Klick auf «Bestellen». Register «Übersicht» Prüfen Sie im Register «Übersicht» nochmals Ihre Bestellung. Mit «Bestellung absenden» wird die Bestellung an die Post übermittelt. Die Barcodes erhalten Sie in der Regel innerhalb von zwei bis drei Arbeitstagen. Abbildung 6: Register «Übersicht» Abbildung 5: Register «Adressen» Gespeicherte Bestell- und Lieferadressen können im entsprechenden Drop-down-Auswahlfeld angewählt werden. Setzen Sie ein «Häkchen», wenn Ihre Lieferadresse der Bestelladresse entspricht. Bestell- oder Lieferadressen bearbeiten Sie unter «Adressen verwalten». 6

7 3 Versandetiketten 3.1 Allgemeines zu vorgedruckten Versandetiketten Mittels der Funktion Barcodes/Versandetiketten bestellen Sie vorgedruckte Adressetiketten und Etiketten für Geschäftsantwortsendungen (GAS), für Paketsendungen und Swiss- Express «Mond». Register «Auswahl» Sie befinden sich nun in einer Maske mit verschiedenen Dropdown-Auswahlfeldern. Wählen Sie als erstes die Dienstleistungsgruppe aus. In einem zweiten Schritt bestimmen Sie die Basisleistung. Sie können auch bis zu drei Zusatzleistungen und/oder eine Zustellanweisung wählen. Mittels Klick auf «Weiter» gelangen Sie auf das Register «Daten». Maximale Bestellmenge Pro Bestellposition nicht mehr als Adressetiketten bzw. bei Excel-Tabelle nicht mehr als Adresszeilen Postkonforme Versandetiketten mit Empfänger- und Absenderangaben sowie integriertem Barcode erleichtern Ihnen den Aussand an einen bekannten Empfängerkreis. 3.2 Versandetiketten bestellen Funktion aufrufen Klicken Sie in der linken Navigationsleiste unter «Meine Funktionen» auf «Material und Dokumente bestellen». Hier haben Sie die Möglichkeit, mit Klick auf «Zur Bestellung» vorgedruckte Adressetiketten für Paketsendungen und Swiss-Express «Mond» mit Barcode zu bestellen. Abbildung 8: Register «Auswahl» Register «Daten» Wählen Sie im Register «Daten» die Frankierlizenz aus. Der «pro clima»-zuschlag ist gemäss Ihrem Vertrag mit der Post automatisch hinterlegt. Geben Sie im Feld «Annahmestelle» die PLZ ein. Die Auswahl «Etikettenaufdruck» ist abhängig von dem gewählten Produkt. Abbildung 9: Register «Daten» Abbildung 7: «Was wollen Sie bestellen?» Das Label «pro clima» steht für klimaneutrale Sendungen. Dank eines geringen Zuschlags beim Brief- oder Express- und Paketversand werden alle CO 2 -Emissionen kompensiert. Mehr zum Angebot und zu allen Vorteilen erfahren Sie unter Möchten Sie Ihre Sendungen klimaneutral versenden? Dann wenden Sie sich an Ihre Kundenberaterin oder Ihren Kundenbarater. 7

8 Sie haben als Absender die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo auf die Adressetikette im Absenderfeld drucken zu lassen. Wählen Sie dazu den Reiter «Absender Logo». Falls Ihre Adressetikette kein Logo aufweisen soll, klicken Sie auf den Reiter «Absender Text». Die Etiketten werden in Farbe angezeigt (sofern Sie ein farbiges Logo hochgeladen haben), jedoch schwarz-weiss gedruckt. Das Logo muss als.gif-datei hinterlegt werden und darf höchstens 30 KB gross sein. Wichtig: Hintergrundfarbe Weiss definieren (transparenter Hintergrund wird in Schwarz ausgedruckt). Empfängeradressen erfassen Die Versandetiketten enthalten Adressen der Empfänger. Dazu erfassen Sie alle Adressen in der vorgegebenen Excel-Vorlage. Eine Anleitung (siehe Anhang) steht Ihnen als Hilfestellung zur Verfügung. Laden Sie anschliessend die mit Ihren Adressen ausgefüllte Vorlage hoch, indem Sie die Datei unter «Durchsuchen» auswählen und mit einem Klick auf «Empfängerliste hochladen» hochladen. Geschäftsantwortsendungen (GAS): Haben Sie im Register «Auswahl» als Basisleistung GAS gewählt, erscheint nur das Register «Daten» und darunter das Feld «Empfängeradresse». Mit Klick auf «Weiter» wird Ihnen die Musterversandetikette angezeigt. Prüfen Sie, ob diese Ihren Wünschen entspricht. Bitte beachten Sie, dass nur die erste Adressetikette angezeigt wird. Abbildung 11: Register «Daten» Druckformat: Rollendruck oder Einzelblatt Sie haben die Wahl. Mit dem Bestätigen des Gut zum Druck wird das Layout verbindlich. Abbildungen 10, 10a und 10b: Register Daten, Reiter «Absender Logo», «Absender Text» Mittels Klick auf «In den Warenkorb» erteilen Sie das Gut zum Druck für die Adressetiketten und legen die Bestellung in den Warenkorb. 8

9 Register «Warenkorb» Im Register «Warenkorb» sind die Bestellmenge und die Kosten ersichtlich. Beachten Sie, dass die Bestellmenge der Anzahl hinterlegter Adressen entspricht und nicht geändert werden kann. GAS-Etiketten: Die Menge wird standardmässig mit 1 angezeigt. Bitte geben Sie die gewünschte Menge ein und klicken Sie auf «Aktualisieren». Wenn Sie weitere Adressetiketten oder Barcodes bestellen möchten, klicken Sie auf «Weiter bestellen». Ansonsten klicken Sie auf «Bestellen». Abbildung 13: Register «Adressen» Abbildung 12: Register «Warenkorb» Der Mindestbestellbetrag für Adressetiketten beträgt 25 Franken. Die Verrechnung erfolgt via Monatsrechnung. Wenn Sie auf + klicken, sehen Sie sämtliche Details einer Bestellung. Mittels Klick auf können Sie Bestellpositionen löschen. Mittels Klick auf aktualisieren Sie die Bestellung. Register «Adressen» Unter dem Register «Adressen» ist Ihre Bestell- und Lieferadresse hinterlegt. Gespeicherte Bestell- und Lieferadressen können im entsprechenden Drop-down-Auswahlfeld angewählt werden. Setzen Sie ein «Häkchen», wenn die Lieferadresse der Bestelladresse entspricht. Bestell- oder Lieferadressen bearbeiten Sie unter Optionen > «Adressen verwalten». Register «Übersicht» Prüfen Sie im Register «Übersicht» nochmals die Bestellung. Mit «Bestellung absenden» übermitteln Sie die Bestellung an die Post. Die Adressetiketten treffen in der Regel innerhalb von zwei bis drei Arbeitstagen bei Ihnen ein. Möchten Sie die Etiketten an eine andere Lieferadresse erhalten? Klicken Sie auf «Neue Adresse erfassen» und geben Sie die Adressangaben ein. Sie können auch eine bestehende Adresse als Basis für eine neue Adresse «Kopieren» und dann z. B. nur einige Anpassungen vornehmen. Diese neue Adresse kann dann wiederum unter neuem Namen gespeichert werden. Alle neu erfassten Adressen sind bei einer nächsten Bestellung anwählbar und müssen nur einmal eingegeben werden. Es können mehrere Bestell- und Lieferadressen erfasst und abgespeichert werden. Bestätigen Sie die Bestell- und Lieferadresse mittels Klick auf «Bestellen». Abbildung 14: Register «Übersicht» 9

10 Anhang Preise (exkl. MWST) Vorgedruckte Adressetiketten Mindestbestellbetrag CHF 25., Verrechnung via Monatsrechnung Anzahl Preis CHF CHF CHF 0.35 Versandkostenanteil CHF 5. / Bestellung von Sendungsbarcodes für Pakete und Versandetiketten Schriftliche/telefonische Bestellung CHF 20. / Bestellung, wenn wir für Sie Ihre Bestellung erfassen. Anleitung zum Ausfüllen der Excel-Vorlage ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻ ❼ Das obenstehende Beispiel wird auf der Etikette wie folgt abgebildet: WSBC2.0.0./ /bbsd2wsbci Post CH AG Tamara Muster Wankdorfallee Bern Zu beachten Spalten ❶, ❸, ❺, ❻ (bzw. A, C, E, F) sind Muss-Felder Spalten ❷, ❹, ❼ (bzw. B, D, G) sind Kann-Felder (können leer gelassen werden) Die Inhalte der Spalten 1 4 (A D) stehen zur freien Verfügung; die Feldlänge beträgt maximal 35 Zeichen pro Zelle Die Inhalte der Spalten 5 7 (E G; PLZ, Ort, Land) sind definiert und müssen gemäss Vorgabe eingehalten werden Die Excel-Tabelle darf nicht grösser als 5 MB sein bzw. nicht mehr als Adresszeilen enthalten Detaillierte Informationen zu den einzelnen Spalten Spalte ❶ Sie können den Firmennamen oder aber auch eine Anrede eintragen. Spalte ❷ Bei einer Firmenanschrift können Sie eine Ansprechperson oder Abteilung eintragen. Bei Privatpersonen kann der Vor- und Nachname stehen. Spalte ❸ Grundsätzlich ist die Strasse (inkl. Nr.) oder das Postfach anzugeben. Diese Spalte kann aber je nach Adressaufbau auch anders verwendet werden. Spalte ❹ Diese Spalte steht zur freien Verfügung. Spalte ❺ Diese Spalte ist bei Inlandsendungen mit der korrekten PLZ (Schweiz 4-stellig) auszufüllen. Bei Auslandsendungen ist dieses Feld optional (abhängig vom Bestimmungsland). Spalte ❻ Korrekte Angabe des Bestimmungsortes. Spalte ❼ Diese Zelle muss bei Inlandsendungen nicht ausgefüllt werden. Für Sendungen nach dem Ausland sind zwingend die Länder im Drop-down-Menü zu verwenden. Wird eine Länderbezeichnung von einer externen Quelle einkopiert, muss sichergestellt sein, dass die Schreibweise korrekt ist. Ansonsten wird das Land beim Datei-Upload nicht akzeptiert. 10

11 Post CH AG PostLogistics Wankdorfallee Bern Telefon supportonlinedienste@post.ch de PL