DELISprint Handbuch Schweizer Kunden

Transkript

1 DELISprint Handbuch Schweizer Kunden Version 1.0 _ After Sales, DPD (Schweiz) AG, Buchs ZH

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Einzelplatzinstallation Konfigurationsdatei einlesen während der Installation Konfigurationsdatei einlesen in der Demoversion Netzwerk Installation Installationsverzeichnisse Benutzerverwaltung Drucker konfigurieren Adressbuch Import Paketscheinerfassung Versandabschluss Einzelplatzversion Netzwerkversion Unterstützung und Support Anhang DELISprint Handout...13 After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 2 / 13

3 Änderungen gegenüber der Vorversion In der jeweiligen Dokumentversion haben Änderungen in folgenden Kapiteln des Dokumentes stattgefunden: Version 1.0 _ After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 3 / 13

4 1 Einführung Um die Versandabwicklung des Paketversandes zu vereinfachen, wurde die Paketscheindruck Lösung DELISprint entwickelt. Mit DELISprint können auf einfache Weise Paketscheine erstellt werden. 2 Einzelplatzinstallation Starten Sie die DELISprint Installation indem Sie die Setupdatei DELISprint_Setup.exe ausführen. Wählen Sie als Installationsart immer erst die Einplatz Installation. Hinweis: Auch eine Netzwerkinstallation baut immer erstmalig auf einer Einzelplatzinstallation auf! Weitere Informationen zur Netzwerkinstallation finden Sie im Kapitel 3. Um mit der Installation fortzufahren, wählen Sie bitte Weiter bis Sie zur Aufforderung nach der Konfigurationsdatei gelangen. Diese Informationen finden Sie im Kapitel Konfigurationsdatei einlesen während der Installation Sie erhalten vom DPD IT Businessdesk eine DELISprint Konfigurationsdatei. DPDKonf_XXXX_XXXXXX_XXX.KNF Speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem Rechner wo Sie das DELISprint Setup gestartet haben. Bei der Aufforderung nach der Konfigurationsdatei, wählen Sie dort das Verzeichnis, in dem Sie die KNF Datei gespeichert haben, und die entsprechende Datei aus, um das Setup abzuschliessen. After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 4 / 13

5 2.2 Konfigurationsdatei einlesen in der Demoversion Sie erhalten vom DPD IT Businessdesk eine DELISprint Konfigurationsdatei. DPDKonf_XXXX_XXXXXX_XXX.KNF Speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem Rechner wo Sie die DELISprint Demoversion installiert haben. Der Import der KNF Datei erfolgt durch Aufruf des Menüpunktes Konfiguration - Konfigurationsdatei einlesen. Bei der Aufforderung nach der Konfigurationsdatei, wählen Sie dort das Verzeichnis, in dem Sie die KNF Datei gespeichert haben, und die entsprechende Datei aus, um das Setup abzuschliessen. 3 Netzwerk Installation DELISprint wird erstmalig immer als Einzelplatz installiert. Hinweise zur Installation finden Sie im Kapitel 2. Wurde eine Netzwerkkonfiguration eingelesen, können mehrere Benutzer zeitgleich das Programm benutzen. Sie erkennen ob Ihnen durch den DPD IT Businessdesk eine DELISprint Netzwerkkonfiguration zugesandt wurde, wenn beim Öffnen von DELISprint eine Passwortabfrage für den DELISprint Administrator Benutzer erscheint. Für den DELISprint Administrator verwenden Sie bitte das Passwort "secret". 3.1 Installationsverzeichnisse Die Programmdateien werden standardmässig in folgende Verzeichnisse installiert: Windows XP und Windows 7 32bit C:\Programme\DELISprint\ Windows 7 64bit C:\DPD\ After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 5 / 13

6 Dort werden die folgenden Unterverzeichnisse angelegt \Beispiel \Data \Import \Konfiguration \Tools Damit mehrere Benutzer zeitgleich mit DELISprint arbeiten können, müssen die Verzeichnisse Data und Konfiguration auf ein gemeinsames Gruppenlaufwerk verschoben werden. Es ist wichtig, dass die Benutzer Lese- / Schreibberechtigungen auf die Verzeichnisse haben. Hinweis: Das gleichzeitige Arbeiten in DELISprint mit mehreren Benutzern wird nur in einem 100MBit/s Netzwerk empfohlen! Anschliessend öffnen Sie im Installationsverzeichnis die Datei DelisPrint.ini Ändern Sie dort in Zeile 6 die Wert des DBPath mit der Angabe des neuen Pfades. 3.2 Benutzerverwaltung Für den DELISprint Administrator verwenden Sie bitte das Passwort "secret". Bei einer Netzwerkversion haben Sie drei unterschiedliche Benutzerrollen: Erfasser Tagesabschlussleiter Track & Trace Als Erfasser erstellen und drucken Sie die Paketscheine, welche Sie abschliessend dem Tagesabschlussleiter übertragen müssen. Der Tagesabschlussleiter erstellt und druckt die Paketscheine und hat als einziger die Berechtigung für den Tagesabschluss. Track & Trace dient dazu, die Pakete in der Pakethystorie zu verfolgen und Zustellbelege abzurufen. After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 6 / 13

7 4 Drucker konfigurieren Durch Aufruf des Menüpunktes Konfiguration Konfiguration Drucker Konfiguration können die Druckeinstellungen angepasst werden. Standardmässig wird hier der in Windows definierte Standard Drucker hinterlegt. Sie haben die Möglichkeit sowohl den Drucker für die Etiketten als auch den Drucker für die Ausgabelisten zu wählen. Wählen Sie auch das Etikettenformat. Entweder A4 (4Etiketten pro Seite) oder 98x150mm Etiketten (1 Etikette pro Seite) 5 Adressbuch Import Um Stammdaten in das DELISprint Adressbuch importieren zu können, müssen die Adressen in Form einer Excel CSV Datei erstellt und korrekt formatiert werden. Hinweis: Die Adressen müssen als CSV Datei vorliegen um einen Import durchzuführen. Über den Menüpunkt Stammdaten Adressen gelangen Sie zur Adressverwaltung. Die Adressen können über den Menüpunkt Datensatz Importieren importiert werden. After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 7 / 13

8 Hier können Sie ein neues Datenformat erstellen, welches individuell auf Ihren Export angepasst werden kann. Wählen Sie einen Dateiformat Namen und passen Sie im Feld Konfigurierte Spalten Name, Adresse 1, Land, PLZ, Stadt etc. ihrem CSV Dokument an. Für nicht benötigte Spalten der CSV Datei kann Dummy verwendet werden, somit wird die betroffene Spalte für den Import ignoriert. Sind die Anpassungen erfolgt, schliessen Sie den Vorgang mit OK ab und starten den Import. Wählen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die CSV gespeichert haben, und klicken Sie auf die entsprechende Datei. After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 8 / 13

9 Anschliessend wird eine Überprüfung der Daten gemacht. Sollten einige Daten unvollständig oder für DELISprint nicht verarbeitbar sein, werden diese in einem Fehlerprotokoll angezeigt. Dort können Sie wählen ob alle korrekten Daten importiert werden sollen, oder ob Sie den Import abbrechen und die Daten in der CSV Datei nachbearbeiten möchten. 6 Paketscheinerfassung Wählen Sie in der Menüleiste Neu um einen neuen Paketschein zu erfassen. Suchen Sie die Empfängerdaten in Ihrem hinterlegten Adressbuch oder tragen Sie die Empfängeradresse manuell ein. Wählen Sie den gewünschten Service, mit welchem das Paket versendet werden soll aus. Nun haben Sie die Möglichkeit die Etikette zu speichern oder direkt zu drucken. Die erstellte Etikette erscheint nun in der Auftragsübersicht. Mit einem Klick der rechten Maustaste auf die Sendung in der Auftragsübersicht, finden Sie diverse Möglichkeiten zur nachträglichen Bearbeitung. After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 9 / 13

10 7 Versandabschluss Der Versandabschluss erzeugt eine Übersicht aller erfassten Pakete in der Auftragsübersicht. Dieser Versandabschluss wird automatisch von DELISprint erzeugt und dient einerseits für Sie zur Ablage und andererseits als Haftungsübergabe an den DPD Fahrer. Zeitgleich wird während des Drucks eine Datenübermittlung an DPD durchgeführt. In der Datenübermittlung werden alle sendungsrelevanten Paket- und Adressinformationen an DPD übermittelt. 7.1 Einzelplatzversion Sind alle Pakete in DELISprint korrekt erfasst worden wählen Sie den Menüpunkt Abschliessen. Wählen Sie nun die gewünschten Dokumente aus, welche gedruckt werden sollen. In der Regel wird nur die Selbstbucher- & Nachnahmeliste benötigt. Bestätigen Sie mit Ok, damit der Versandabschluss gestartet wird. Wünschen Sie eine Journalübersicht mit dem Total der erfassten Pakete, unterteilt nach Service, dann wählen Sie zusätzlich Journal drucken. Wurden Export Sendungen erfasst, welche mit DPD verzollt werden, wählen Sie zusätzlich Exportabwicklung Liste drucken. After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 10 / 13

11 7.2 Netzwerkversion Sind alle Pakete in DELISprint korrekt erfasst worden, wählen Sie den Menüpunkt Transfer L. Anschliessend werden alle erfassten Pakete in der Auftragsübersicht in grün angezeigt, damit sind die Sendungen nun bereit für den Versandabschluss durch den Tagesabschlussleiter. Hinweis: Dieser Vorgang muss von jedem DELISprint Benutzer durchgeführt werden, welcher Sendungen in DELISprint erfasst hat! Damit werden alle erfassten Pakete an den Tagesabschlussleiter übermittelt. Wurden alle erfassten Sendungen von allen DELISprint Benutzern mit Transfer L. an den Tagesabschlussleiter übermittelt, meldet sich der Benutzer mit der Benutzerrolle Tagesabschlussleiter an. Hinweis: Weitere Informationen zu den DELISprint Benutzerrollen finden Sie in Kapitel 3.2 Der Tagesabschlussleiter sieht in seiner Auftragsübersicht alle erfassten Sendungen, aller Benutzer. Dort wählen Sie nun den Menüpunkt Abschliessen. After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 11 / 13

12 Wählen Sie nun die gewünschten Dokumente aus, welche gedruckt werden sollen. In der Regel wird nur die Selbstbucher- & Nachnahmeliste benötigt. Bestätigen Sie mit Ok, damit der Versandabschluss gestartet wird. Wünschen Sie eine Journalübersicht mit dem Total der erfassten Pakete, unterteilt nach Service, dann wählen Sie zusätzlich Journal drucken. Wurden Export Sendungen erfasst, welche mit DPD verzollt werden, wählen Sie zusätzlich Exportabwicklung Liste drucken. 8 Unterstützung und Support Für weitere Fragen und technischen Support zu DELISprint wenden Sie sich bitte an unseren DPD IT Businessdesk. Support- Zeiten: Mo bis FR zwischen 09:00 und 17:00 Uhr Hotline: it-businessdesk@dpd.ch After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 12 / 13

13 9 Anhang DELISprint Handout Das Handout beschreibt die wichtigsten Funktionen in Kürze. Drucken Sie sich die Seite aus, und schneiden Sie das Handout entlang der gepünktelten Linie aus. After Sales DELISprint Handbuch Schweizer Kunden (D) Seite 13 / 13