Trends im Enterprise Content Management

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1 05 Juli Preis 4,45 Ein Produkt der Bohmann Verlagsgruppe Das Magazin für Informationstechnologie Trends im Enterprise Content Management ISSN X P.B.B ZUL.NR. 02Z031040M VERLAGSORT WIEN, VERLAGSPOSTAMT 1110 WIEN LOOK AT IT Seite 19 MS OFFICE 365: Das Office aus der Steckdose DRUCKEN: Kostensparen mit Outputmanagement EAM: IT-Architekturen projektieren und managen

2 Mit dem MONITOR die IKT Welt ganzheitlich BETRACHTEN! ABO HOTLINE abo@bohmann.at monitor.co.at/abo Bohmann Druck- und Verlag Ges.m.b.H. & Co.KG, 1110 Wien, Leberstraße 122, Telefon

3 EDITORIAL 3I Ing. Markus Klaus-Eder Chefredakteur Wir hätten da ein paar Fragen an Sie... Ein Cover mit Postkarte und ein neuer Chefredakteur? MONITOR ist dabei, sich eine kleine Frischzellenkur zu verpassen und bittet Sie dabei um Ihre Mithilfe! Diese Ausgabe befasst sich nicht nur mit spannenden Entwicklungen aus den Themenfeldern Enterprise Content Management und Cloud Computing, sondern es gibt vom Monitor selbst spannende Neuheiten zu berichten. Jetzt ist es also so weit. Der erste Monitor, für den ich als Chefredakteur verantwortlich zeichne, liegt vor Ihnen. Respektvoll bin ich an diese Aufgabe herangegangen, hat doch der Monitor eine schon beinahe 30jährige Geschichte (die erste Ausgabe erschien im November 1983) aufzuweisen. Wahrlich ein ehrwürdiges Alter für eine IT-Fachzeitschrift. Dennoch oder gerade deshalb ist es vielleicht an der Zeit, dem Monitor eine kleine Frischzellenkur zu verpassen. Und dafür wünschen wir uns Ihre Mitarbeit! Unübersehbar klebt auf dem Cover Ihrer Ausgabe eine Postkarte, die ich Sie bitten möchte auszufüllen. Alternativ dazu können Sie an der Leserbefragung gerne auch online unter teilnehmen. Das lohnt sich nicht nur deshalb, weil Sie uns damit helfen, den Monitor noch optimaler an Ihre Bedürfnisse anzupassen, sondern auch, weil es drei schöne Preise zu gewinnen gibt! Vielen herzlichen Dank dafür! Ich freue mich selbstverständlich auch, wenn Sie mir Ihre persönliche Meinung schreiben. Schicken Sie dazu einfach ein an Datenwachstum und Info-Schwund Neben diesen neuen internen Entwicklungen, dreht sich natürlich auch die IT-Welt weiter. Eine Welt, in der die Verarbeitung von Information an erster Stelle steht. Bei einem Datenwachstum von jährlich 62% ist es kein Wunder, dass Informationsmanagement in Unternehmen auch heute noch ein heißes Thema ist. Studien zeigen, dass der durchschnittliche Mitarbeiter viel Zeit darauf ver(sch)wendet, Information zu suchen bis zu 70 Minuten pro Arbeitstag! (Rechnen Sie das mal auf ein Jahr hoch und multiplizieren Sie es mit der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen...). Wer sucht, der findet aber nicht unbedingt. Und das kann nicht nur zu Unzufriedenheit und Frustration unter den Mitarbeitern führen, sondern im Unternehmen auch Fehlentscheidungen zur Folge haben. Die wiederum können neben Zeit auch viel Geld kosten. Daher mein Tipp an Sie: Investieren Sie ein wenig Zeit in die Lektüre dieser Ausgabe. Wir würden uns freuen, wenn wir Ihnen mit dem einen oder anderen Artikel Anregungen liefern könnten, die Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen helfen, künftig Geld oder zumindest Zeit zu sparen. Ihr Markus Klaus-Eder

4 INHALT WIRTSCHAFT REBOOT 5 6 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT GOES SOCIAL Bild: istockphoto@ studiovision THEMA: INFORMATIONSMANAGEMENT Enterprise Content Management goes Social 6 Unternehmen wollen integrierte ECM-Framework-Lösungen 8 Mausklick statt Rückruf 14 Enterprise 2.0 & Co - Chance und Risiko im Wissensmanagement 16 Scan-to-Process 18 InnovIT : Der Workflow für Ideen 19 Kostensparen mit Outputmanagement 20 Standortübergreifendes Druckkonzept Die GROSSE Leserumfrage! Jetzt mitmachen und gewinnen: MONITOR LESERUMFRAGE 2011 STRATEGIEN Microsoft Office aus der Steckdose 24 Interview: Die Cloud-Technologie braucht die Chance, Vertrauen aufzubauen. 26 Sicher in die Wolke 28 Zufriedene Kunden, gute Geschäfte 30 TU Graz: Zentraler Zugang zum Content 31 Eine EAM-Prozesslandschaft etablieren 32 NETZ & TELEKOM Rechenzentren: Komplexe Herausforderung 36 Zukunftssichere Glasfaser 38 Segensreiche Wolke 39 Internetpionier Vinton Cerf fordert rasche Einführung von ipv6 42 AUS DER REDAKTION Editorial 3 Inserentenverzeichnis 43 Impressum ZUKUNFTSSICHERE GLASFASER Bild: Nexans Folgen Sie uns twitter.com/monitor_co_at facebook.com/monitor.co.at

5 Kommentar Karriere WIRTSCHAFT 5I REBOOT Mit dem Einstieg von Apple ins Cloud Computing scheint dem jüngsten, aber hartnäckigsten Trend in der IT jeglicher Zweifel genommen zu sein. Was eine Zeit lang schon fast als Blase wahrgenommen wurde, erfreut sich nun über heftigen, unterstützenden Rückenwind eines weiteren Top Players in der Branche. Conrad Gruber Das auf deutsch eher unbestimmt als Rechnerwolke bezeichnete Cloud Computing hat mit der Ankündigung von Apple, sich nun auch diesem Geschäft widmen zu wollen, einen starken Befürworter erhalten. Auch wenn die Bedeutung dieses Begriff für viele noch ein Rätsel bleibt: Cloud Computing das sind kurz gesagt abstrahierte IT-Strukturen sowohl Hard- als auch Software umfassend, die einem Kunden on-demand zu Verfügung gestellt werden. Es handelt sich daher im weiteren Sinne nicht mehr um ein Netzwerk, sondern um einen Pool von Infrastruktur, der lokal gar nicht mehr fassbar ist, weil er sich teilweise im Internet, teilweise auf outgesourcten IT-Farmen befindet. In hoch komplexer Weise werden dabei IT- Services für Kunden geleistet, die nicht mehr für die Infrastruktur, sondern nur mehr für die Dienste zahlen. Auch wenn einige zentrale Probleme des Cloud Computings noch nicht gelöst sind, scheint sich das Modell alleine aufgrund des hohen Kostensparpotenzials langsam durchzusetzen. Forrester Research hat beispielsweise in einer jüngsten Studie ausgemacht, dass der Bereich bis 2016 ein Umsatzpotenzial von 12 Mrd. Dollar erreichen soll. Mit dem Einstieg von Apple werde es nun neben Google und Microsoft drei dominante Player geben, die eine geschätzte Kundenzahl von 196 Mio. allein in the USA versorgen sollen. So komplex Cloud Computing ist, so dicht müssen allerdings auch die Verträge sein, die ein Unternehmen mit einem Anbieter abschließt. Das betrifft nicht nur die grundlegenden Application-Service-Provider-Verträge, sondern auch die verschiedenen Service Levels und die Klärung der Frage, wo die Dienste tatsächlich erbracht werden, was aus steuerlichen und datenschutzrechtlichen Erwägungen von Bedeutung ist. Da aber in einer Rechnerwolke nicht immer exakt gesagt werden kann, wo sich eine Anwendung gerade befindet und welche anderen Teilnehmer an der Cloud Zugriff auf die Daten haben, kommt es hier immer wieder zu Unklarheiten und prinzipiellen Problemen. All diese Dinge müssen Beachtung finden, bevor ein Unternehmen sich für Cloud Computing entscheidet. Manchmal kann der rechtliche Aufwand zur Vertragsgestaltung überraschend hoch sein, was das Sparpotenzial der Rechnerwolke entsprechend mindert. Karriere Roman Biller, 37, ist zum neuen Geschäftsführer der Unisys Österreich GmbH ernannt worden. Biller ist seit 1990 in verschiedenen Positionen für Unisys in Österreich tätig. Er übernimmt die Position zusätzlich zu seiner Rolle als Sales Director für den Bereich TCIS in Österreich, Ungarn, Tschechien und der Slowakei. Alan Ertl, 37, hat die Funktion des Teamleaders Österreich beim Value Add Distributor Computerlinks übernommen. Der erfahrene IT-Profi mit dem Schwerpunkt Mobility und IT-Security ist seit 2010 bei Computerlinks beschäftigt. Nedzad Fajic wurde zum Regional Vice President DACH Channel bei Infor bestellt. Nedzad bringt mehr als 15 Jahre Erfahrung in der IT und Telekommunikationsindustrie mit. Zuletzt leitete er den indirekten Vertrieb für SAP in der DACH- Region.

6 6 THEMA Informationsmanagement Enterprise Content Management goes Social Content-Chaos ist eine Krankheit, von der viele Unternehmen heute befallen sind. Das Arzneimittel ECM, das zur Heilung führen soll, verspricht dabei nicht nur gesunde Informationsstrukturen im Unternehmen, sondern auch eine gesteigerte Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter. Markus Klaus-Eder Doch das Content-Chaos ist gefährlich. Es mutiert und breitet sich immer weiter aus. Es überschreitet Unternehmensgrenzen und spinnt seine Fäden bis in soziale Netzwerke hinein. So bleibt auch den ECM- Herstellern nichts anderes übrig, als ihr Heilmittel weiterzuentwickeln, soziale Funktionen zu integrieren und so dem drohenden Wildwuchs Einhalt zu gebieten. Bevor wir uns in diesem Artikel jedoch den aktuellen Trends und Entwicklungen zuwenden, möchte ich sicherstellen, dass wir die gleiche Sprache sprechen. Die anerkannte Definition des Akronyms ECM und des Begriffes Enterprise Content Management stammt vom Branchenverband AIIM International und umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse. Dokument ist nicht gleich document Wenden wir uns dem Begriff Dokument zu, so wird deutlich, dass allein schon dieser eine weite Interpretationsbandbreite zulässt. Im deutschen Sprachraum hat das Dokument vom allgemeinen Verständnis her einen Bezug zu einem papiergebundenen Schriftstück. Das führt sogar so weit, dass wir Deutschsprachige dem Dokument einen urkundenähnlichen Charakter zuschreiben. Im angelsächsischen Raum hingegen ist das document oft einfach nur eine Textdatei. Nicht mehr und nicht weniger. Wir müssen deshalb zwischen dem Umgang mit Dokumenten im Sinne von Akten - wo Themen wie Dokumentenechtheit und rechtssichere Aufbewahrung (Archivierung) zum Tragen kommen - und dem Erfassen und Verwalten von Information, von Inhalten, also von Content unterscheiden. Strukturen lösen sich auf Oft geht es in Unternehmen um genau das - um das Erfassen, Verwalten und natürlich auch das rasche Auffinden von Information. Ein Dokument im herkömmlichen Sinn hat sowohl einen Inhalt, als auch eine strukturelle Komponente, z. B. das Layout. Gerade die Entwicklung des Internets hat aber dafür gesorgt, dass sich diese Strukturen auflösen. Der Inhalt und die Form des Inhalts werden somit zu getrennten Elementen. So kann der Inhalt für unterschiedliche Zwecke auch in eine unterschiedliche Form gebracht werden. Häufig ist heute ein Dokument nur eine Ansicht auf sich dynamisch ändernde Inhalte. Denken Sie nur an die Darstellung aktueller Aktienkurse. Also kann ein Dokument, das ich heute betrachte, morgen schon wieder ganz anders aussehen - vielmehr einen anderen Inhalt haben. In vielen Fällen entstehen Dokumente in Teams, und so ist es nicht verwunderlich, dass die moderne Definition von ECM auch die Themen Collaboration und Communication mit einschließt. Für Projekte werden Teams gebildet und dank moderner Technologie und Kommunikationsmethoden können diese auch trotz räumlicher Distanz virtuell zusammenarbeiten. Wildwuchs Unternehmen tun gut daran, ihren Mitarbeitern die entsprechenden Ressourcen zur vernetzten Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen. Denn tun sie es nicht, droht angesichts der privaten Gewohnheiten und Gerätschaften der Mitarbeiter und dank moderner Technologien ein unkontrollierbares Datenchaos. Es gibt einfach so viele Möglichkeiten (viele davon auch kostenlos), die sich mühelos nutzen lassen, um einem die Zusammenarbeit zu erleichtern. Bild: istockphoto@ studiovision

7 Informationsmanagement THEMA 7I Gründen wir doch einfach eine Facebook-Gruppe und kommunizieren wir dort miteinander. Richten wir uns bei Google einen Teamkalender ein und legen wir auch die Dokumente, an denen wir gemeinsam arbeiten, bei Google Docs ab. Gechattet wird vielleicht noch über Skype, größere Dateien werden bei irgendeinem Online- Storage-Anbieter gespeichert. So hat man auch von zu Hause und von mobilen Endgeräten darauf Zugriff. Und schon läuft ein großer Anteil des Contents am Unternehmen vorbei. Unternehmen wissen oft nicht, was sie wissen Information aber, die nicht innerhalb der Unternehmensstruktur gespeichert ist, lässt sich nicht automatisiert suchen und auffinden. Und ist demzufolge für Andere, die von der Existenz der entsprechenden Dokumente nichts wissen, nicht existent. Das gilt auch für interne Ablage- bzw. Dateistrukturen, die für die Mitarbeiter nicht durchschaubar bzw. nicht strukturiert durchsuchbar sind. Damit ist der Ineffizienz Tür und Tor geöffnet. Arbeiten werden doppelt ausgeführt, Dokumente ähnlichen Inhalts mehrfach erstellt. Es ist einfach nicht bekannt, dass ein anderer Mitarbeiter des Unternehmens die gleiche Aufgabe schon längst erledigt hat. Dass solche Szenarien mit dem Management von Content wenig bis gar nichts mehr zu tun haben, wird bei diesem Beispiel deutlich. Aber um dies zu verhindern, muss eine umfassende Lösung zur Verfügung stehen, die neben der zentralen Verwaltung von Dokumenten und einer intelligenten und raschen Suche, auch Technologien zur Zusammenarbeit und Kommunikation bereitstellt. Am besten samt Workflow-Management. Bei größeren Unternehmen wird darüber hinaus auch noch eine rechtssichere Archivierungslösung erforderlich sein. Kompetente Köpfe - der Unternehmensschatz Als eine Art des erweiterten Contents könnte man auch das Fachwissen der Mitarbeiter im Unternehmen betrachten. Ab einer gewissen Unternehmensgröße können sich die Mitarbeiter einer Firma klarerweise nicht mehr alle persönlich kennen. Und so ist es von großem Vorteil, wenn eine Plattform zur Darstellung der persönlichen Leistungen und Qualifikationen für den Einzelnen zur Verfügung steht. Das ermöglicht es den Mitarbeitern schnell und effizient jene Person zu finden, die für die jetzt gerade zu erledigende Aufgabe die richtige Ansprechperson ist. Ist noch zeitgemäß? kommunikation begleitet uns schon seit Jahren bei unserer täglichen Arbeit. Und natürlich ist sie ein praktisches und rasches Mittel zur Kommunikation zwischen A und B. Geht es aber um die Kommunikation in Arbeitsgruppen zwischen mehreren Personen oder um Diskussionen zu einem bestimmten Thema, gibt es mittlerweile bessere Wege. Viele Unternehmen und Mitarbeiter setzen auch zum Austausch von Dokumenten ein. Fehlende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit - vor allem mit externen Partnern oder Kunden sorgen dafür. Das Ergebnis: mehrfache Versionen von einund demselben Dokument. Eine rasch einzurichtende zentrale Plattform zur Zusammenarbeit in Teams bzw. zwischen z. B. Kunden und Lieferanten ist hier wohl die wesentlich bessere Lösung. Aus einer Studie vom bereits erwähnten AIIM namens State oft the ECM Industry 2011 geht hervor, dass 39 % der befragten Unternehmen ihre s in persönlichen Outlook-Ordnern archivieren. Eine Vorgangsweise, die verhindert, dass wichtiges Wissen innerhalb des Unternehmens geteilt werden kann. Ein Indiz dafür, wie wichtig es ist, in die ECM-Strategie eines Unternehmens einzubinden. Gesteigerte Zufriedenheit Die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter zu steigern - auch das zeigt die Studie - ist einer der größten Antreiber zur Einführung von ECM-Systemen. Interessanter Weise führt solch eine effiziente Struktur, die das Auffinden von Wissen bzw. von Personen, die über dieses Wissen verfügen, erleichtert, zu einer gesteigerten Zufriedenheit unter den Mitarbeitern. Darüber hinaus fühlen sich diese im Unternehmen wohler. Ein Side Effect, der nicht zu unterschätzen sein dürfte. Denn schließlich sind glückliche Mitarbeiter auch bessere Mitarbeiter. Und welcher Unternehmer möchte keine besseren Mitarbeiter haben? Wir sehen, ein Unternehmen muss an vielen Fronten gegen Content-Chaos Mobiltelefone und Pads sind mächtige Arbeits-Werkzeuge, die zunehmend im Arbeitsprozess eingesetzt werden und damit auch als Teil einer funktionierenden und sicheren Arbeitsstruktur zu verwalten sind. Die webbasierten Applikationen werden daher in Zukunft die fix installierten Applikationen ablösen, was auch im Datenmanagement Veränderungen erfordert. Hier geht es klar in Richtung Zentralverwaltung, zentrale Datensicherung und -versionierung. Wer hier an,die Wolke denkt, liegt mit dieser Einschätzung ganz richtig. In wenigen Jahren wird das nicht mehr betont werden, weil es der Normalzustand sein wird. Thomas Leiner, CIO Representative IBM Österreich kämpfen. Was also muss ein modernes ECM-System können, um Herr dieser Problematik zu werden? Ein Kernelement sollten zentrale Team-Plattformen sein. So kann verhindert werden, dass schon beim Erstellen von Dokumenten mehrfache Versionen von diesen abgelegt werden. Zudem erleichtert und beschleunigt es die Arbeit für alle Beteiligten. Empfehlenswert ist es, auch das -System zu integrieren. Gerade mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern ist das immer noch die am weitesten verbreitete Kommunikationsform. Ein ganz wichtiger Aspekt ist das Aufund Wiederfinden von Information. Je umfassender die Datenmengen, desto wichtiger wird eine schnelle Suche mit guten Filtermöglichkeiten. Blogs bzw. die Darstellungsmöglichkeit der eigenen Qualifikationen und Leistungen spielen zudem eine immer wichtigere Rolle, schließlich sind die Mitarbeiter das Kapital eines Unternehmens. Und zuguter Letzt sorgen vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten wie Chat und Phone samt Verfügbarkeitsanzeige für ein nahtloses Erlebnis bei der Zusammenarbeit. ECM-Systeme brauchen also zunehmend Funktionen für unternehmensweites Social Networking. Sie tun gut daran, das bei der Wahl der entsprechenden Lösung zu berücksichtigen. (Bild: IBM)

8 8 THEMA Informationsmanagement Klassische Einzellösungen sind out - Unternehmen wollen eine umfassende, kollaborative Enterprise Content Management-Lösung (ECM), die praktisch alle Bereiche der Informationsbewältigung abdeckt. Die Suche nach Workflow- Verbesserung, Web 2.0 und Mobilität sorgt zudem für einen Bedarf an Informations- Innovation im Unternehmen. Christine Wahlmüller Unternehmen wollen integrierte ECM-Framework-Lösungen Bild: istockphoto/alexsl Wir hungern nach Wissen und ertrinken in Informationen, sagte schon der amerikanische Trendforscher John Naisbitt. Allerdings fehlt dafür auch noch das Bewusstsein: Dokumenten- und Informationsmanagement oder gar Overall Enterprise Content Management (ECM) stecken bei vielen Unternehmen in den Kinderschuhen oder wurde noch gar nicht angedacht. Aber auch dort, wo den Unternehmen bewusst ist, dass die Informationen im Unternehmen ein wichtiges Asset sind, wird das Thema ECM oft noch vernachlässigt, da anderen Dingen wie Produktentwicklung, Vertrieb und Marketing oft als Kerngeschäft mehr Augenmerk geschenkt wird. Dabei ist eines klar: Wer ein gutes ECM- System realisiert, hat damit auch beste Voraussetzungen, um am Markt zu reüssieren. Der Nutzen von ECM-Systemen ist vielfältig: Sowohl Effizienz als auch Effektivität innerhalb des Unternehmens können laut Experten verbessert werden. Da im Zuge eines ECM-Projektes auch die Prozesse analysiert werden, kommt es auch hier zu positiven Veränderungen: Einige Prozesse laufen künftig etwa automatisiert, andere werden eingestellt. Da die Informationen via ECM zentral verfügbar sind, sind die Mitarbeiter in der Lage, schneller und effizienter darauf zuzugreifen. Es gibt auch direkt spürbare Einsparungen, etwa weil weniger Papier und Porto gebraucht wird. Ein weiterer Vorteil ist eine verbesserte Datensicherheit. Zu viel Zeit geht mit der Suche nach wichtigen Informationen verloren. Prozesse geraten ins Stocken, Mitarbeiter sind frustriert, und das Unternehmen verliert Geld, führt Martin Böhn, Experte für ECM beim deutschen BARC (Business Analysis Research Center), klar vor Augen, warum ECM gerade in Zeiten des harten, globalen Wettbewerbs unverzichtbar ist. Moderne Dokumentenmanagement- Systeme unterstützen die Verwaltung, Verteilung und insbesondere die Nutzung von Informationen, rät Böhn dringend, ein adäquates ECM-System einzusetzen. ECM-BARC-Tagung im Mai Zu viel Zeit geht mit der Suche nach wichtigen Informationen verloren. Martin Böhn, BARC Ende Mai hat das BARC in Würzburg eine zweitägige ECM-Tagung veranstaltet. Rund 75 IT-Entscheider und Projektleiter waren mit dabei. Viele nutzten die Gelegenheit, sich einen Überblick über den aktuellen Markt und die Lösungen verschiedenster Anbieter, etwa SAP, Ceyonic, SER, H&S, GSD, Fabasoft, Saperion, windream oder ELO, zu verschaffen. Besondere Themen waren Formen der Dokumentenverwaltung und des Dokumentenzugriffs, etwa Aktenstrukturen, virtuelle Sichten, Suchformen und Möglichkeiten der Suchvermeidung, dann die Unterstützung von mobilen Endgeräten, das Thema ECM in der Cloud, Formen der Prozessunterstützung, Integration in Drittsysteme wie etwa SharePoint, SAP oder LotusNotes, der Rechnungs- und Posteingang sowie last but not least -Management, zählt Martin Böhn auf. Der BARC-Experte propagiert ein Umdenken im ECM: Statt rein administrativer ist heute eine konsultative Informationsverarbeitung angesagt, wodurch die Vorgangsbearbeitung direkt unterstützt wird. Eine Tatsache, an der niemand vorbeikommt, die aber dringend berücksichtigt werden muss, ist die Veränderung der Informationswelt: Soziale Netzwerke, Portale, Foren, Wikis und Blogs, aber auch Cloud Compu-

9 Informationsmanagement THEMA 9I ting sowie die neue Hardware wie aktuell Smartphones und Tablets sorgen generell für einen neuen Informationszugang, eine neue Verteilung und Nutzung von Informationen. Vermeidbare Fehler Soll eine neue ECM-Lösung ausgewählt werden, so sollten die Verantwortlichen neben den Funktionen und der Technik auch die Integration der Software in die bestehende Systemlandschaft im Auge behalten. Häufig wird der Fehler gemacht, sich nur auf die dokumentenlastigen Prozesse zu konzentrieren. Für durchgängige Abläufe müssen jedoch auch Bereiche wie ERP, CRM und Office sowie die entsprechenden Schnittstellen in die Planung einbezogen werden. In der BARC-Anwenderbefragung haben sich drei große Stolpersteine bei ECM-Projekten herauskristallisiert: die mangelnde Vergleichbarkeit der Anbieter und Lösungen, die fehlende Spezifikation der Anforderungen und kein klares Vorgehen sowie Die Informationswelt verändert sich Neue Formen der Verteilung von Informationen teilweise fehlende Unterstützung durch Geschäftsführung und Fachabteilungen (Kommunikationsprobleme). Auch auf Bedienungsfreundlichkeit muss unbedingt geachtet werden. Die beste Neue Formen der Erzeugung von Informationen Neue Formen der Nutzung von Anwendungen und Daten Neue Formen des Zugriffs auf Informationen ECM-Lösung nützt letztlich gar nichts, wenn die (potenziellen) Anwender nicht bereit sind, damit zu arbeiten. Idealerweise sollten die Nutzer gar nicht merken, dass sie die Daten in ein ECM-System eingeben 1 (Bild: BARC) Das gesamte Produktwissen unserer Firma auf einen Blick? Intelligenteres Product Lifecycle Management mit Teamcenter Um abteilungsübergreifend und weltumspannend Entscheidungen in der Produktentwicklung und -herstellung zu treffen, brauchen Sie eine gemeinsame Quelle für Produkt- und Prozesswissen. Teamcenter Product Lifecycle Management von Siemens PLM Software liefert bei Bedarf die benötigten Informationen aus unterschiedlichen Applikationen, Organisationen und Kulturen. Teamcenter hilft den Innovationsgrad zu steigern, Markteinführungstermine zu verkürzen, fachliche Anforderungen und behördliche Auflagen zu erfüllen, den Betrieb zu straffen und die globale Zusammenarbeit zu stärken. Mehr dazu: Answers for industry Siemens Product Lifecycle Management Software Inc. All rights reserved. Siemens and the Siemens logo are registered trademarks of Siemens AG. Teamcenter is a registered trademark of Siemens Product Lifecycle Management Software Inc. or its subsidiaries in the United States and in other countries. All other logos, trademarks, registered trademarks or service marks used herein are the property of their respective holders.

10 10 THEMA Informationsmanagement (Bild: Pentadoc) oder Informationen daraus beziehen. Da mit ECM-Vorhaben auch die Neu-Organisation von Prozessen einhergeht, gilt es, alle Beteiligten am Projekt möglichst frühzeitig teilhaben zu lassen. Neben der IT-Abteilung müssen auch die Fachabteilungen und die Geschäftsführung beim ECM-Projekt mitspielen. Damit können eventuelle Widerstände bereits im Vorfeld ausgeräumt werden. So mancher Anwender muss sich im Zuge eines ECM- Projektes von alten, gewohnten Tätigkeiten verabschieden. Dazu kommt, dass Dokumente nicht mehr physisch in Papierform, sondern meist nur noch elektronisch vorliegen. Zusammenfassend sind die wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung wie immer bei einem großen Software-Projekt eine gute Planung, genug Zeit für die Software-Auswahl bzw. zur Evaluierung der Lösungen sowie ein gutes Team. ECM-Trends erkennbar Gute Planung ist tatsächlich von größter Bedeutung, denn das Thema ECM wird komplexer oder anders gesagt: Singuläre Insellösungen sind out. Das Thema der integrierten ECM-Lösungen ist sehr vielfältig und hat auch sehr zur Akzeptanz der Thematik ECM beigetragen, betont Christian Dlapka, Geschäftsführer von Pentadoc Österreich, der laut Eigenaussagen führenden Unternehmensberatung in puncto ECM. Ein Trend, den auch Phillip Meyer, Bereichsleiter für ECM bei Siemens IT Solutions and Services, bestätigt: Klassisches Dokumentenmanagement gibt es immer weniger, die Kunden wollen vermehrt kollaboratives ECM bzw. eine Gesamt-Framework-Lösung haben. Das bedeutet für uns weniger SER- oder Saperion-Projekte. Wir realisieren jetzt vor allem SharePoint-Lösungen. Ende Juni fand übrigens der erste dreitägige (!) SharePoint-Summit in Frankfurt statt ( Die Veranstaltung ist ein guter Indikator dafür, welch große Bedeutung die Software bereits besitzt. Man muss den Anwender und seine Geschäftsprozesse in den Vordergrund stellen. Christian Dlapka, Pentadoc SharePoint als technische Plattform ist vor allem dann anzuraten, meint Meyer, wenn unternehmenskritische Informationsbestände über die unterschiedlichsten Applikationen und Speicherorte, - Server und Archive, Kunden- und Produktdatenbanken oder operative Applikationen wie ERP oder CRM verteilt sind. Derzeit ist die Version SharePoint 2010 aktuell (löst SharePoint 2007 ab), von Microsoft wird die Lösung als Business- Collaboration-Plattform für Unternehmen und das Web positioniert. Die Umsetzung bereits bekannter Web- 2.0-Technologien wie Wikis oder Blogs in SharePoint war jedoch immer wieder Gegenstand von Kritik, spezialisiertere Plattformen, wie z. B. Wordpress, sind hier schon viel weiter. Allerdings zeigt gerade die Entwicklung von SharePoint deutlich die strategische Zukunftsausrichtung: Hin zum Web, zur Wolke, zum Betriebssystem für das Internet respektive Betriebssystem 2.0 für das Gesamtunternehmen. Was die Cloud angeht, steckt der ECM-Markt noch in den Kinderschuhen. Die ECM-Lösungsanbieter forcieren das Cloud-Thema, aus heutiger Sicht sind die Endanwender noch sehr zaghaft und sehen hier die Problematik der Datensicherheit, sagt Pentadoc-Geschäftsführer Dlapka. Langfristig sieht er ECM-Cloud-Anwendungen aber im Kommen, da sie vor allem Kosteneffizienz und Infrastrukturentlastung bringen. Das würde sich vor allem für KMUs auch heute schon rechnen. Die aktuelle Pentadoc-ECM-Cloud-Studie besagt allerdings, dass die überwiegende Mehrheit der Unternehmen (knapp 82 %) derzeit keine ECM-Cloud-Lösung einsetzt, auch das künftige Interesse ist eher schleppend: 72 % sagen dezidiert nein. Die Bedeutung von Enterprise Content Management ist den Unternehmen jedoch bewusst. In der Studie Pentadoc Radar 2011 geben 70 % an, derzeit ein DMSbzw. ECM-System einzusetzen, befragt wurden dabei rund 900 Unternehmen. Vor allem Benutzerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit und Integrationsfähigkeit werden derzeit allerdings vermisst und stehen auf dem Wunschzettel der Unternehmen ganz oben. Informationsplattform, -Management und Posteingangsbearbeitung sind die am meisten eingesetzten Formen von ECM. Bei den Komponenten führt Archivierung (67,1 %) vor Scanner (66,5 %) und -Management (54,3 %). Auch ECM wird mobil Dritter großer Trend, der von allen Experten bestätigt wird, ist die Mobilität. Im Zeitalter des ipads und Smartphones ein ganz klares Thema. Die Mitarbeiter sind unterwegs und müssen schnell auf Dokumente und andere Informationen, ja sogar auf Prozesse reagieren, stellt Dlapka fest. Der bekannte Hersteller OpenText, um nur ein Beispiel zu nennen, setzt voll auf Mobilität. Laut OpenText können die Anwender mit OpenText Everywhere auf eine Vielzahl von Funktionalitäten der OpentText ECM Suite 2010 zugreifen. Unterstützt werden BlackBerry, iphone und

11 Informationsmanagement THEMA 11I ipad. Innovativ gibt sich Fabasoft: Mit FolioCloud hat das oberösterreichische Unternehmen eine Public Cloud für B2B-Collaboration aufgebaut, die auch mit mobilen Geräten arbeitet. Die mobile Abrufbarkeit wird ganz klar immer mehr ein Thema, stimmt Phillip Meyer von Siemens IT Solutions and Services zu. Wir haben gerade für einen Tiroler Holzbetrieb eine schöne ECM-Mobile-Lösung realisiert. Bei einer Vertriebsoffensive wurden alle Vertriebsmitarbeiter mit einem ipad ausgestattet. Über ein Programm, das in der SharePoint-Community entwickelt wurde, haben wir für das Unternehmen eine Lösung realisiert, die den SharePoint- Content auf den ipads synchronisiert, berichtet Meyer. Der Effekt: Die Vertriebsmitarbeiter können stundenaktuell Informationen auf ihrem ipad abrufen und haben somit aktuellste Zahlen, Informationen oder Präsentationen parat. Meyer, der über ein Team von 35 ECM-Beratern verfügt, will in Zukunft ganz genau die Developer Community beobachten: Mit diesem Know-how lassen sich dann die schönsten Lösungen realisieren. Die Informationsflut, aber auch die IT- Landschaft im Unternehmen wird immer komplexer. Daher sehen die Kunden heute die Notwendigkeit der Unterstützung durch ECM-Systeme und auch von herstellerneutraler Beratung. Das war vor fünf ECM-FACHBEREICHE Klassisches Dokumentenmanagement gibt es immer weniger. Phillipp Meyer, Siemens IT Solutions and Services IT (Dienstleister) Spätere technische Administration Jahren noch anders. Es gibt mittlerweile dermaßen viele Lösungsansätze und Produkte für ein und dasselbe Thema, da schafft man es als ECM-Projektleiter in einem Unternehmen gar nicht mehr, durchzublicken, meint Pentadoc-Geschäftsführer Christian Dlapka. Grund genug für den umtriebigen Berater, bereits seit 2006 einen ECM-Tag zu veranstalten. Der Anwender im Mittelpunkt Eine Sache der Definition: Hinter dem Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) stehen jede Menge bereits bekannte IT-Themen: Dokumenten-Management Workflow-Management, Geschäftsprozessmanagement Archivierung und Storage Records Management Formular-Management Output-Management, COLD, ERM Collaboration inklusive Web 2.0- und Enterprise 2.0-Themenstellungen Capture (Scannen, Klassifikation, OCR,...) Enterprise Search Quelle: Pitschek Consulting Technische Anforderungen Ein erfolgreiches Team Geschäftsführung Regelmäßige Projektleitung Koordination, operative Vorgaben Projektteam Sammlung, Spezifikation, Abstimmung und Konsolidierung der Anforderungen Funktionale Zielvorgabe Kontrolle Anforderungen Fachabteilung Spätere Anwender; Fachadministratoren Richtlinien, Aufgabeninhalte Qualitäts- / Prozessmanagement Ein erfolgreiches Team: Klingt banal, ist aber in der Praxis oft eine Hürde (Bild: BARC) Den Anwender im Blickfeld hat auch Gerald A. Pitschek. Bereits vor knapp 20 Jahren hat sich der Kärntner mit seinem Beratungsunternehmen Pitschek+Partner in Klagenfurt auf Themen wie Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow spezialisiert. Pitschek hat auch umfassendes Know-how zu bieten, so hat er bereits seit Mitte der 90er-Jahre einen ECM-Kriterienkatalog aufgebaut. Aktuell werden mehr als 900 Kriterien darin umfassend beschrieben. Einmal im Jahr führt Pitschek+Partner eine umfassende ECM-Anbieter-Evaluierung für den österreichischen Markt durch. Dabei werden die wichtigsten in Österreich aktiven ECM-Anbieter bzw. deren Produkte in den unterschiedlichen Lösungskategorien im Zuge einer generischen Ausschreibung detailliert evaluiert. Anhand der ECM-Evaluierung ist es möglich, eine Produkt-Auswahl/Ausschreibung in extrem kurzer Zeit zu schaffen, betont Pitschek. Alle zwei Jahre erstellt Pitschek auch eine umfassende Marktstudie über den heimischen ECM-Markt. Dabei werden Informationen und Daten von Anbietern und Anwendern berücksichtigt. Offensichtlich ist es das Bemühen sowohl von Gerald Pitschek als auch von Christian Dlapka, das nach wie vor schlechte Unternehmensberater-Image (zu hohe Gagen, schlechte Beratungsleistung) zu verbessern. Dem schlechten Image entgegenzutreten und einen Mehrwert im Unternehmen zu bringen, ist eine meiner großen Missionen und bedeutet auch sehr viel Verantwortung, ist Christian Dlapka von Pentadoc seriöse, kundenorientierte ECM-Beratung ein großes Anliegen Prozessüberwachung und -verbesserung Neutrale externe Unterstützung 1

12 12 THEMA Informationsmanagement Als Microsoft-Mitarbeiter lernt man schnell, dass das Erste, was man tun sollte, eine Suche im Infoweb ist. Der Umgang mit Information bzw. Dokumenten ist gerade für große Unternehmen eine Herausforderung. Wie geht ein Konzern wie Microsoft mit diesem Thema um? Diese Frage haben wir Peter Hössl, Information Worker und Marketing Manager bei Microsoft Österreich, gestellt. Markus Klaus-Eder Microsoft ist ziemlich SharePoint-getrieben. Die SharePoint-Landschaft ist so gestaltet, dass Informationen eines Teams oder zu einem Projekt an einem zentralen Ort abgelegt werden können. Microsoft InfoWeb Intern gibt es ein übergelagertes Userinterface namens Infoweb. Dahinter liegt Share- Point und dahinter wiederum liegt Fast- Search for SharePoint, ein Dienst zum intelligenten Einschränken der Suche. Das ist eine Technologie, die Microsoft vor ein paar Jahren zugekauft hat. Diese bietet eine intelligente Beschlagwortung von Inhalten und bildet Indizes, damit alles schnell gefunden werden kann. Microsoft verfügt über sehr viele Share- Point-Server. Die Nutzung folgt allerdings keiner starren Struktur. Jede Gruppe legt Datenblätter, Präsentationen und Ähnliches in ihrem Teamworkspace ab. Und mit der Suche über all diese Server weltweit bin ich trotzdem in der Lage, Dokumente ziemlich schnell zu finden. Wenn man bei MS zu arbeiten beginnt, vergisst man manchmal, dass die meisten Dinge, die man sich überlegt, mit ziemlicher Sicherheit sich schon mal jemand anderer im Konzern überlegt hat. Wer suchet, der findet Man lernt aber schnell, dass das Erste, was man tun sollte, eine Suche im Infoweb ist. Wenn mich also jemand nach einer Information fragt, dann ist das mein erster Schritt. Dann schränke ich meist die Suchergebnisse auf Aktualität, PowerPoints und PDFs ein, eventuell auch noch auf bestimmte Autoren. Wenn ich dann auf ein Dokument klicke und mir ist im Inhalt irgendetwas nicht klar, schaue ich, ob der Autor verfügbar ist. Das erkenne ich am grünen Punkt neben dem Namen. Ist er verfügbar, chatte ich ihn an. Bei unserer Arbeitsweise fließen Dokumentenmanagement, Communication und Collaboration sehr oft zusammen. Workspace-Klassifikation In einem Konzern, in dem so viele Information Worker arbeiten und Hunderte bzw. Tausende MB von Daten generieren und ablegen, muss es darüber auch eine gewisse Kontrolle geben. Bevor deshalb ein Workspace angelegt wird, muss dieser klassifiziert werden. Ich definiere dabei, ob es sich um einen Arbeitsoder einen Projekt-Workspace handelt. Oder um einen, wo sicherheitskritische Themen gespeichert werden sollen. Je nachdem ordnet die IT den Workspace dann unterschiedlich ein. Über die Vergabe von Berechtigungen wird danach der Zugriff geregelt. Meist sind wir Mitarbeiter darauf bedacht, dass wir Informationen untereinander austauschen können. Die Einschränkungen werden also nicht zu eng gesteckt. Keine Mail-Attachements Wenn es darum geht, dass mehrere Personen an einem Dokument arbeiten sollen, schicken wir das Dokument nicht per hin und her, sondern nur einen Link zur zentralen Ablage und vielleicht auch noch einen Screenshot dazu. Alles andere ist vom Konsolidieren her viel zu aufwendig. Da kommt uns auch das Multiuser-Feature von Office 2010 entgegen. Damit können mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, wobei nur die Bereiche im Dokument gesperrt sind, die gerade jemand editiert. Das kommt zwar noch nicht häufig vor, ist aber glaube ich ein Trend bei uns. Peter Hössl, Information Worker und Marketing- Manager bei Microsoft Österreich Eine Frage der Disziplin Das Thema Dokumentenmanagement bzw. Wissen zur Verfügung zu stellen oder zu teilen, ist eine Disziplinierungsfrage. Das Verschicken eines Dokuments als Attachement zu einem ist oft nur eine Angewohnheit. Man sollte sich überlegen, ob es nicht schlauer wäre, das Dokument zentral abzulegen, weil dann alle darauf zugreifen bzw. daran arbeiten können. MySite Ein Punkt, der für unser Unternehmen immer wichtiger wird, ist die Nutzung des MySite -Features. Dazu gibt es auch eine gewisse Verpflichtung im Unternehmen. Jeder Mitarbeiter sollte eine aktuelle und gepflegte MySite haben. Auf der MySite wird die eigene Arbeit dokumentiert und präsentiert. Oft geht es beim Dokumentenmanagement ja nicht nur um die Suche nach einem bestimmten Dokument. Die Person, die es erstellt hat, ist ja das noch wertvollere Gut. Bild: Microsoft

13 Informationsmanagement THEMA 13I Unternehmen benötigen Drucker-Strategie Die dritte Auflage der Printerumfrage von Brother und Dokulife Research & Consulting legte ein starkes Gewicht auf Drucken im Businessumfeld. Das Fazit: Die meisten Unternehmen verfolgen in Sachen Drucker-Infrastruktur keine langfristige Strategie. Dominik Troger Gesichtspunkten werden also Infrastrukturmaßnahmen entschieden, wenn niemand dafür verantwortlich ist? Ganz oben in der Prioritätenliste der IT-Abteilungen stehen niedrige Druckkosten und möglichst wenig Aufwand für die IT-Abteilung. Anwenderbedürfnisse hingegen finden sich bei der Befragung der IT in der Prioritätenliste eher am unteren Ende. Der Ansatz, vorrangig durch Konsolidierung zu sparen, spiegelt sich direkt in den Ergebnissen der Printerumfrage wieder: Über die Hälfte der IT-Beauftragten gab an, dass in den vergangenen zwölf Monaten Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte, beziehungsweise verschiedene Druckermodelle durch einheitliche Modelle ersetzt wurden. Eine der wichtigsten Erkenntnisse für Oliver Jendro Senior Consultant bei Dokulife, aus der Printerumfrage ist: Unternehmen brauchen in der hauseigenen IT keine Druckeradministratoren, sondern Output-Manager. An der Umfrage haben mehr als Personen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz teilgenommen. Erstmals wurden nicht nur Anwender (ca ), sondern auch Mitarbeiter aus IT-Abteilungen (ca. 600), Büromaterialeinkäufer (ca. 300) und Computerfachhändler (ca. 200) befragt. Fazit: Selbst in großen Unternehmen gibt es kaum Druckerspezialisten. Anwender und ihre Bedürfnisse stehen bei Maßnahmen zur Verbesserung der Druckerinfrastruktur nicht sehr hoch im Kurs. Deshalb unterlaufen viele Anwender diese Maßnahmen. Priorität: Druckkosten senken Druckkosten senken ist laut Umfrage das erste Ziel in den IT-Abteilungen, wenn es um die Druckinfrastruktur geht. Aber eine strategische Planung, wie dieses Ziel erreicht werden soll, fehlt häufig. So geben gerade mal 30 % der an der Studie beteiligten IT-Mitarbeiter an, dass in ihren Unternehmen eine langfristig dokumentierte und vorab geplante Druckerstrategie verfolgt wird. 70 % geben an, die Druckinfrastruktur kurzfristig und nachfrageorientiert zu managen. Selbst in großen Unternehmen mit mehr als Mitarbeitern sieht es kaum besser aus. Auch hier geben nur 39 % der Teilnehmer an, dass sie die Druckinfrastruktur strategisch planen. Ein Grund für diese Zahlen liegt darin, dass in vielen Unternehmen niemand speziell für die Druckinfrastruktur verantwortlich ist. Selbst in den größeren Unternehmen mit bis Mitarbeitern geben noch 61 % der befragten IT-Mitarbeiter an, dass sich niemand speziell um die Drucker kümmert, sondern dass das alle gemeinsam machen. Nach welchen INNOVATIONSMOTOR TECHNOLOGIE Grafische Meisterleistung Vizrt baut auf HP ProLiant Server als Basis für innovative Grafik-Suite. Ob bei der Fußball-Übertragung oder bei Nachrichtensendungen wenn im Fernsehen digitale Echtzeit-Grafiken auftauchen, steckt oftmals Vizrt dahinter. Als Basis für seine innovative Grafik-Suite setzt das Software-Unternehmen mit österreichischen Wurzeln dabei auf HP ProLiant Server. ORF, CNN, ZDF, BBC die Kundenliste von Vizrt liest sich beeindruckend. Insgesamt TV- Stationen und um die 600 Internet-Plattformen weltweit verwenden die Produktionstechnologien des Software-Entwicklers. Was als dreiköpfiges Start-Up im Tiroler Schwaz begann, ist heute ein internationaler Konzern mit 38 Niederlassungen für Kunden in über 80 Ländern. Durchhaltevermögen, die richtigen Kooperationen und die konsequente Ausrichtung an Innovationen sind die zentralen Erfolgsfaktoren bis heute, erklärt DI Christian Huber, Geschäftsführer von Vizrt Austria und damit Teil des heute norwegischen Konzerns. HP ProLiant: flexibel, leistungsstark, effizient Das galt auch bei der Auswahl eines Hardware-Partners. Grafik-Anwendungen sind rechenintensiv. Wir brauchen eine leistungsstarke und zuverlässige Infrastruktur. Diese haben wir in den HP ProLiant Servern gefunden, so Huber weiter. Zum Einsatz kommt die aktuelle Generation der DL300er Serie. Je nach Anforderungsprofil werden die Server mit Vizrt- Software ausgestattet und mit HP Workstations kombiniert. Das Ergebnis ist eine flexible Vizrt baut auf HP als Basis für innovative Echtzeit-Grafiken. Copyright: Vizrt Komplett-Lösung für den Grafik- Bereich. Weiterer Vorteil für Vizrt: HP ist in mehr als 170 Ländern vertreten, verfügt damit über eines der dichtesten Service- Netzwerke. Erfreut zeigt sich auch DI Dieter Kittenberger, Country Manager ESSN von HP Österreich: Dass Vizrt auf HP baut, bestätigt das Vertrauen in die Leistung und Verlässlichkeit unserer ProLiant Server. Vizrt hat damit eine Technologie, mit der effizient und rasch auf neue Anforderungen reagiert werden kann. Auf dem Weg zum Instant-On Enterprise Auch im Rechenzentrum in Schwaz, dem Sitz der Konzern- IT, vertraut Vizrt auf HP. ProLiant Server bestimmen das Bild. Die Netzwerk-Anbindung der Vizrt- Standorte und der zentralen MSA- sowie D2D-Backup-Systeme erfolgt über HP Networking Switches. Virtualisierung und Blade-Systeme sorgen für eine optimierte Auslastung. Mit dieser Infrastruktur ist Vizrt auf dem Weg zur HP- Vision des Instant-On Enterprise. Ziel ist es, die IT dann zur Verfügung zu haben, wenn sie benötigt wird. Die IT muss dazu mit allen Geschäftsprozessen verknüpft sein. Nur so kann ihr eine messbare Wertschöpfung für das Unternehmen zugerechnet und Raum für Innovation geschaffen werden. Weitere Informationen zum Instant- On Enterprise von HP finden Sie unter Werbung

14 14 THEMA Informationsmanagement Die digitale Archivierung von Dokumenten spart Zeit und Geld. Bei der Gütersloher Band- und Gurtweberei Güth & Wolf GmbH beantworten die Mitarbeiter Kundenrückfragen nach wenigen Mausklicks. Mausklick statt Rückruf Webautomat (Bild: Güth&Wolf GmbH) Die Gütersloher Band- und Gurtweberei Güth & Wolf GmbH, ein führendes Unternehmen seiner Branche in Europa, setzt seit vielen Jahren auf InfoStore und hat damit die Archivierung sowie das Dokumentenmanagement systematisch ausgebaut. Das 1887 gegründete Unternehmen fertigt ausschließlich in Deutschland an den Standorten Gütersloh und Friesoythe und erwirtschaftet mit 325 Mitarbeitern einen Umsatz von 32 Mio. Euro. Hochspezialisierte Produkte sind das Ergebnis langer Erfahrung in diesem Markt, für den die Weberei alle Arten technischer Bänder und Gurte vom Aufhänger für Textilien über fertig konfektionierte Verschlüsse für Rucksäcke und Taschen bis hin zu Ladungssicherungs- und Tragegurten herstellt. Komplex wie unser breitgefächerter Zielmarkt sind die Kundenwünsche und damit auch die Korrespondenz mit unseren Kunden, die zu gut einem Drittel aus dem Ausland bestellen, sagt IT-Leiter Markus Graskamp. Wurden früher viele Gurte und Bänder als Endlosware gewebt, so fertigt das inhabergeführte Unternehmen heute ganze Gurtsysteme mit Schnallen und Clips, wie sie heute an zahlreichen Gebrauchsartikeln zu finden sind. Die Fertigungstiefe hat sich damit erhöht und ebenso die Komplexität der nach Kundenwunsch gefertigten Artikel, die naturgemäß eine mannigfaltige Ausprägung haben können. Start mit Spool-Archivierung Das kontinuierliche Wachstum führte Güth & Wolf schon 2005 auf den Weg der digitalen Archivierung. Da das Unternehmen wie zahlreiche Mittelständler auf die IBM System i setzt, suchte man ein DMS- System für Midrange-Rechner. InfoStore erwies sich bei der Auswahl als die passende Lösung für diese Plattform. Die derzeitige IT-Ausstattung besteht aus einem IBM System i 520. Als Client-Betriebssysteme kommen Windows XP und Windows 7 zum Einsatz. Zuvor waren alle unsere Kundenvorgänge in einem elektromechanischen Dokumentenpaternoster untergebracht. Unsere Mitarbeiter recherchierten die grobe Nummerierung über eine Tastatur. Danach musste natürlich in der jeweiligen Regalreihe nach dem gewünschten Vorgang von Hand weiter gesucht werden, sagt Markus Graskamp. Angesichts von über 50 Mitarbeitern, die ständigen Kundenkontakt haben und täglich vielen Hundert Anfragen war die Recherche auf diesem Wege zu umständlich und zeitraubend. Nach der Entnahme des Dokuments kam dieses dann in eine Ablage zurück und wurde von der Registratur erneut in das Archiv einsortiert, sodass die Papiere mehrfach bewegt werden mussten. Wir haben darum jene Dokumente zuerst archiviert, die ohnehin schon in einer bestimmten Form digital vorhanden waren, nämlich unsere ausgehenden Rechnungen und Lieferscheine in Form von Spool-Dateien auf unserer System i, beschreibt Graskamp den individuellen Ansatz zur digitalen Archivierung im Unternehmen. Zuvor wurden ausgehende Rechnungen und Lieferscheine auf Nadeldruckern ausgegeben und die Durchschläge archiviert. Mit der Einführung von Laserdruckern entstand schließlich die Idee, die Spool-Dateien für ein elektronisches Archiv zu nutzen, um künftig auf das Papierarchiv zu verzichten. Die Spool-Dateien werden zum Zeitpunkt des Drucks automatisch im Infostore archiviert und können bei Bedarf in wenigen Sekunden am Bildschirm angezeigt werden. Da wir unser ERP-System selbst programmiert haben und es auf der System i läuft, war InfoStore die passende Lösung für uns, weil es als Dokumentenmanagementsystem für diese Plattform die vielfältigsten Archivierungsmöglichkeiten bietet, so Graskamp. Damit war ein erster und kostengünstiger Schritt hin zum digi-

15 Informationsmanagement THEMA 15I talen Archiv getan. Im Laufe der Zeit wurde die Archivierung mit InfoStore bei Güth & Wolf konsequent ausgebaut. So folgte im Jahre 2008 die Archivierung von OfficeDokumenten über die integrierte OfficeSchnittstelle von InfoStore: Mit einem Mausklick wandern erstellte Schriftstücke aus der Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation heraus in das digitale Archiv. Auf diese Weise wird die komplette ausgehende Korrespondenz den einzelnen verschiedenen Vorgängen zugeordnet, sagt Markus Graskamp. Der nächste wichtige Schritt war die Archivierung mit dem Modul Workstation Scan von InfoStore. Dieser Prozess betrifft alle Dokumente, die uns in Papierform erreichen, wie eingehende Rechnungen und Bestellungen von Kunden, so IT-Leiter Graskamp. Dabei versehen die Mitarbeiter die Rechnungen zunächst mit einem Barcode. Wenn danach die Rechnung im ERP-System erfasst wird, wird der Barcode ebenfalls mit eingegeben. Anschließend werden die Belege mit Workstation Scan an einem eigenen Arbeitsplatz eingescannt. Lieferantennummer, Rechnungsnummer und Barcode werden so eindeutig miteinander verknüpft. Über den Barcode können die Mitarbeiter bei Güth & Wolf heute im ERP-System jederzeit den gewünschten Vorgang aufrufen. Das früher übliche Ich rufe gleich zurück ist damit passé. Zusätzlich werden auch die Produktionsaufträge für die Webmaschinen mit InfoStore erfasst. Diese DIN-A4-Blätter enthalten alle wesentlichen Informationen für die Mitarbeiter an den Maschinen. Bei einer laufenden Produktion werden an der Maschine durchaus zahlreiche Notizen auf dem Blatt angebracht, die sich auf die Einstellungen der Maschine oder auf die Materialien beziehen. Da sich Aufträge auch wiederholen, ist es hilfreich, wenn wir etwa einen Blick auf einen Auftrag werfen können, der vielleicht ein Jahr zurückliegt, um gegebenenfalls weitere Informationen, auch über Probleme, zu erhalten, verdeutlicht Markus Graskamp den Nutzen der digitalen Archivierung auch dieser Dokumente. Unsere Kollegen müssen dazu lediglich das betreffende zu einem Kundenvorgang per Drag & Drop aus ihrem Eingangsordner in Lotus Notes in den passenden Kundenordner des Archivs ziehen, erklärt Graskamp. Die nötige Zuordnung aller Daten übernimmt ein eigens entwickelter Software-Agent im Hintergrund. Derzeit läuft die Software in der Version 10 bei Güth & Wolf. Dank der Anbindung des zweiten Standorts in Friesoythe über eine Standleitung ist auch von dort aus ein schnelles Arbeiten mit InfoStore auf dem Zentralrechner in Gütersloh möglich. Die Akzeptanz bei den ca. 100 Mitarbeitern, die mit InfoStore arbeiten, ist auf- grund der Zeitersparnis sehr hoch. Deshalb soll die Lösung künftig noch enger mit dem Workflow bei Güth & Wolf verzahnt werden, so IT-Leiter Graskamp. Da bei uns auf den Kundenaufträgen aufgrund der Komplexität und Spezialisierung der Weberzeugnisse zahlreiche Informationen per Hand ergänzt werden, zirkulieren diese Dokumente heute relativ lange in Papierform. Künftig könnten wir diese Auftragsdokumente schon beim Eingang erfassen und dann digital mit Informationen ergänzen. Gleiches ist für andere zirkulierende Dokumente wie Urlaubsanträge denkbar, die wir mit InfoStore in einem aktiven Workflow bereitstellen könnten. IT WORKS 2.0 Integrierte -Archivierung Enterprise 2.0 ist jetzt neu im Programm, so Gernot Reindl, ITdesign Business Develop- Abgerundet wird die digitale Archivierung mit InfoStore bei Güth & Wolf seit jüngster Zeit durch die ebenfalls integrierte revisionssichere -Archivierung. In Verbindung mit einer selbst programmierten Schnittstelle ist die Handhabung für die Mitarbeiter denkbar einfach gehalten. ment, zur Erweiterung des Portfolios. IT WORKS 2.0 fragen Sie nach der neuen Dimension von ITdesign, dem unabhängigen Dienstleister auf dem österreichischen IT-Markt. Mehr unter

16 16 THEMA Informationsmanagement Enterprise 2.0 & Co - Chance und Risiko im Wissensmanagement Nein, Wissensmanagement ist nicht tot! Ganz im Gegenteil: Wissensmanagement erlebt derzeit in der Wirtschaft unter den Vorzeichen von Web 2.0 erneut einen spürbaren Aufschwung. Doch das bringt auch Gefahren mit sich. Werner Schachner, Anita Griesser Insbesondere zwei Größen sind es, die den spürbaren Aufschwung von Wissensmanagement unabhängig voneinander antreiben: Die aktuellen Entwicklungen im Zusammenhang mit Web 2.0 sowie die gezielte Kombination von Wissensmanagement mit anderen Managementdisziplinen in Unternehmen. So hilfreich Web 2.0 dem neuerlichen Fußfassen von Wissensmanagement in der Wirtschaft ist, so gefährlich können die im Web 2.0 aktuell beobachtbaren Entwicklungen der nachhaltige Etablierung von Wissensmanagement als anerkannte, eigenständige Managementdisziplin in der Wirtschaft werden. Die Einführung neuer Web 2.0-Technologien verursacht heute, getrieben durch Open-Source-Software und Software as a Service (SaaS), meist keine großen Investitionen mehr. Derartige Technologien können in der Regel auch sehr rasch einsatzfähig gemacht werden. Diese Tatsache ist unter anderem ausschlaggebend dafür, dass sich aktuell unter dem Stichwort Enterprise 2.0 der vermehrte Einsatz von Wikis, Blogs und Social-Software-Anwendungen nach dem Muster von Facebook und Xing im Geschäftskontext beobachten lässt. Von all diesen Anwendungen wird erwartet, dass sie im Sinne von Wissensmanagement wirken, viele von ihnen laufen auch offiziell unter dem Titel Wissensmanagement. Technologieorientierung nimmt zu Mit dieser Entwicklung hat im Wissensmanagement die Technologieorientierung wieder eindeutig an Gewicht gewonnen. Die in der Einführung neuer Web 2.0-Technologien aktuell gewählten Vorgehensweisen erinnern dabei sehr an die ebenfalls technologiegetriebenen und von Datenbanklösungen dominierten Anfänge im Wissensmanagement. Wie damals wird auch heute häufig auf eine saubere Konzeption vergessen oder es wird bewusst darauf verzichtet. Wie damals entstehen so Lösungen im Wissensmanagement, die zwar technisch bestens Schwerpunkt-Themen im Praxisteil der i-know Web 2.0 Wikis, Weblogs und Soziale Netzwerke Weitere Informationen und Anmeldung unter organized by Wirtschaftlicher Nutzen von Wissenstransfer mit Web 2.0 Wissensmanagement in der Praxis Enterprise 2.0 Neue Medientechnologien Erfolg im technologiegestützten Wissensmanagement Mag. Anita Griesser ist als studierte Betriebswirtin Assistentin der Geschäftsführung der Know-Center GmbH und Organization Chair für die I-KNOW Semantische Systeme September Messe Congress Graz Messeplatz Graz Austria 11. Internationale Konferenz für Wissensmanagement und Wissenstechnologien Rund 500 Teilnehmende besuchen jährlich die i-know, die größte internationale Fachtagung für Wissensmanagement und Wissenstechnologien im deutschsprachigen Raum. Die i-know vereint internationale Spitzenforschung (englischsprachiger, wissenschaftlicher Konferenzteil) mit Praxiswissen aus der Wirtschaft (deutschsprachiger Praxisteil der Konferenz) unter einem Dach. Internationale Keynotes Rund 40 deutschsprachige Praxisvorträge Rund 60 wissenschaftliche Vorträge in englischer Sprache Praxisforum: Open Spaces, Podiumsdiskussionen, Networking Events Wissenstag Österreich (PWM) Begleitende Ausstellung Social Events (Welcome Reception, Gala Dinner, Conference Party) Frühbucherbonus bis 31. Juli 2011

17 funktionieren, jedoch auf Seiten der User weder das nötige Verständnis, noch die nötige Akzeptanz erreichen. In Folge verfehlen diese Lösungen - wie damals - auch ihre erhoffte Wirkung. In der anfänglichen Entwicklung im Wissensmanagement war ein kosten- und zeitintensiver Lernprozess nötig, ehe der Mensch mit seinen Bedürfnissen und später auch die Organisation mit ihren Rahmenbedingungen, Strukturen und Strategien in den Mittelpunkt der Überlegungen zu Wissensmanagement rückten. In den Zeiten von Enterprise 2.0 & Co werden all diese mühsam erarbeiteten Erkenntnisse rund um Wissensmanagement vielerorts wieder ignoriert. Eine Vielzahl der aktuellen, webbasierten Wissensmanagementinitiativen sind damit in Unternehmen zwar rasch gestartet, leider aber auch rasch wieder zu Ende. Und das stellt für den eingangs erwähnten, aktuell spürbaren Aufschwung von Wissensmanagement in jedem Fall eine echte Gefahr dar. Zielsetzung nicht aus den Augen verlieren Bleibt nur zu hoffen, dass sich Unternehmen in ihren Web 2.0 Bemühungen sehr rasch darauf besinnen, mit neuen Technologien vorrangig dort anzusetzen, wo sich im Sinne von Wissensmanagement und im Hinblick auf den Geschäftserfolg nachweislich positive Wirkung erzielen lässt. Und das muss nicht zwingend dort sein, wo aktuell die meisten Web 2.0-Technologien zum Einsatz kommen. den Technologieeinsatz so zu planen, dass dabei eine bestmögliche Integration in den Arbeitsablauf erreicht wird. Nur wenn neue Tools keinen wesentlichen Mehraufwand verursachen und nicht vom gewohnten Arbeitsprozess ab- Dr. Werner Schachner ist Geschäftsführer der Succon Schachner & Partner KG und Mitglied im Programmkomitee, Organisator des Praxisforums der I-KNOW. lenken, werden sie auch entsprechend genutzt. für den Einsatz neuer Technologien eine umfassende Konzeption, Zielsetzung und laufende Erfolgsmessung durchzuführen. Ohne Zielsetzung und ohne Erfolgsmessung fehlt es an Orientierung. Ohne Orientierung ist es einzelnen nahezu unmöglich, den Nutzen von Web 2.0 Anwendungen für sich selbst, für Teams oder auch für das gesamte Unternehmen zu erkennen und dementsprechend planmäßig und im Sinne von Wissensmanagement zu agieren. Dass es der Wirtschaft in breitem Maße gelingen wird, Web 2.0-Technologien erfolgreich, geschäftssteigernd und damit auch für die Etablierung von Wissensmanagement vorteilhaft zum Einsatz zu bringen, ist sicher. Dass dies relativ rasch und ohne große Rückschläge vonstatten geht bleibt nur zu hoffen. Denn: Etwaige Rückschläge im Zusammenhang mit Enterprise 2.0, Social Software oder auch Social Media werden sich in jedem Fall auch auf das generelle Image von Wissensmanagement negativ auswirken. Und ob sich Wissensmanagement von einem neuerlichen Absturz noch einmal erholen kann, ist fraglich.

18 18 THEMA Informationsmanagement Scan-to-Process Neue Lösungen zur Dokumentenerfassung machen Dokumentenscanning flexibel und integrieren es in die Geschäftsprozesse. Dominik Troger Immer mehr Unternehmen wollen ihre papierbasierten Informationen in elektronische Geschäftsprozesse integrieren - und dies möglichst effizient für die Mitarbeiter und ohne zusätzlichen Schulungsaufwand, berichtet Klaus Schulz, Manager Produkt Marketing EMEA bei der Fujitsu-Tochter PFU. Das belegt auch das starke Wachstum bei den Stückzahlen von Dokumentenscannern. Mit Ausnahme der durch den wirtschaftlichen Abschwung gebremsten Entwicklung in den Jahren 2008 und 2009 lag das Wachstum seit 2001 laut dem Analysten InfoSource je nach Segment bei % pro Jahr. Scanner werden process ready Durch die zunehmende dezentrale Unterstützung von Workflow und Geschäftsprozessmanagement wandern Dokumentenscanner hinaus in die Fachabteilungen beziehungsweise direkt an die Arbeitsplätze. Abteilungs-MFPs (Multifunkionsdrucker) mit Scanfunktion sind laut Schulz keine Alternative, weil das Handling zu aufwendig wird, sobald beispielsweise in einer Abteilung mehrere Mitarbeiter mehrmals am Tag darauf zugreifen müssen. Immer wenn mehrere Benutzer regelmäßig Dokumente erfassen wollen, empfiehlt sich ein einfach zu bedienender Netzwerkscanner, der sich zudem in der Regel schnell amortisiert, so Schulz. DAS UNTERNEHMEN PFU ist ein global tätiges Unternehmen und zählt im Markt für Dokumentenscanner zu den weltweit führenden Anbietern. In der EMEA-Region besitzt man laut dem Analysten InfoSource je nach Scanner-Segment bis zu 50 % Marktanteil. Der Jahresumsatz weltweit liegt bei etwa 1 Mrd. US-Dollar. Für einen Hardwareanbieter wie PFU resultiert daraus, die Scanner process ready zu machen. Ein gutes Beispiel ist der neue Fujitsu ScanSnap N1800. Mit ihm können Mitarbeiter Papierdokumente direkt in ihre Geschäftsprozesse, ihr lokales Netzwerk oder in die Cloud befördern. Er besitzt einen großen, selbst erklärenden Farb-Touchscreen und eine einfache Benutzerführung. Einfaches Fingertippen genügt, um papierbasierte Dokumente beispielsweise auf Microsoft Sharepoint abzulegen, Rechnungen an die Buchhaltung zu leiten oder Papiernotizen per zu versenden, erklärt Schulz. Mit dem Fujitsu ScanSnap S1100 steht eine ultra-portable USB-Lösung zur Dokumentenerfassung für unterwegs bereit. Die Abläufe zur Erfassung von Dokumenten lassen sich individuell einstellen und sogenannten Job-Buttons zuweisen. Programmierbare Touchscreen-Schaltflächen leiten den Informationsfluss direkt an den gewünschten Geschäftsprozess oder die zuständige Abteilung, so Schulz. Zudem ist der N1800 ein Komplettsystem, das auch ohne PC oder Server nutzbar ist, denn er lässt sich direkt an externe -Services, NAS-Systeme oder Cloud- Ablagen koppeln. Auf den PCs der Benutzer ist keine Installation von Treibern oder Bediensoftware nötig. Bis zu Geräte lassen sich standortübergreifend zentral konfigurieren. Angeboten werden Dokumentenscanner für Produktionsumgebungen mit hohem Scanaufkommen ebenso wie Modelle für den professionellen Endanwender, Desktop- und Workgroup-Einsatz. Fujitsu ScanSnap N1800: Dokumente ins LAN scannen Ein Beispiel für diese neue Art des Dokumentenscannens gibt der deutsche Maschinenbauer Abus. Steigender Digitalisierungsbedarf beim mittelständischen Kranhersteller führte zur Beschaffung von 200 ScanSnap-Modellen für den unternehmensweiten Einsatz. In allen Bereichen erfassen die Mitarbeiter Dokumente nun dezentral am eigenen Schreibtisch und nicht mehr an großen Produktionsscannern. Die zeitnahe Erfassung und die perfekte Einbindung in das Dokumentenmanagement steigerte die Produktivität, erläutert Schulz. PFU in Österreich Wir wollen in Österreich den Kontakt mit den Fachhändlern intensivieren. Klaus Schulz, PFU In Österreich ist das Unternehmen über die Distributoren Dicom, Actebis und Ingram Micro vertreten. Der Produktmanager möchte sich in Zukunft aber noch stärker auf den Mittelstand und kleinere Unternehmen konzentrieren. Schulz: Unser Ziel ist es, näher an den Fachhandel heranzurücken. Diesem sollen die Chancen der neuen Geschäftsfelder eröffnet werden, die sich im DMS-Umfeld ergeben. Das Marktpotenzial ist nicht nur in Österreich groß. Laut internationalen Marktstudien nutzen erst rund 10 % der Unternehmen übergreifend Dokumentenscanner. Bilder: Fujitsu

19 Informationsmanagement THEMA 19I InnovIT : Der Workflow für Ideen Wie können Unternehmen das Know-how ihrer Mitarbeiter für betriebliche Verbesserungen nützen? Collaboration-Plattformen ermöglichen ein effektives Ideenmanagement und stellen das betriebliche Vorschlagswesen auf neue Beine. Dominik Troger Was früher der sprichwörtliche Zettelkasten war, das können heute Collaboration- Plattformen wie Microsoft SharePoint oder Novell Vibe in einem weit höheren Ausmaß leisten: Unternehmen bei der Sammlung von Mitarbeiterideen zu unterstützen. Sie stellen Tools bereit, mit denen Ideen für betriebliche Verbesserungen im Rahmen eines definierten Workflows gesammelt, bearbeitet und bewertet werden können. Durch die neuen Möglichkeiten, die diese Pattformen bieten, können Unternehmen ihr betriebliches Vorschlagswesen praxisnäher und mitarbeitergerechter aufstellen, erläutert Michaela Nestler, Consultant beim unabhängigen IT-Dienstleister ITdesign. Viele Mitarbeiter haben gute Ideen, aber oft erfährt niemand davon. Mit den neuen Tools kann die Hemmschwelle für Vorschläge und der Ablauf des Bewertungsvorgangs deutlich verbessert werden. Kreativität statt Bürokratie Ein Workflow für Ideen: Schema eines Teilprozesses von der Eingabe eines Vorschlages bis zur Erstbewertung (Bild: ITdesign) erwarten für gute Ideen zumindest ein anerkennendes Feedback. Deshalb sei es wichtig, ein kreatives, unbürokratisches Umfeld zu schaffen, in dem Ideen spontan geäußert werden können, um diese dann in einem softwaregestützten Prozess weiterzuverfolgen. Die über ein Portal erfassten Ideen könnten dann beispielsweise im Rahmen eines definierten Workflows an zwei oder drei Personen zur Erstbeurteilung weitergeleitet werden. Diese Personen sollen wesentliche Bereiche des Unternehmens repräsentieren, wie zum Beispiel die Produktentwicklung, das Marketing, eventuell auch das Finanzwesen, erläutert Nestler. Sie entscheiden, ob es sich überhaupt lohnt, die Idee weiterzuverfolgen. Viele Mitarbeiter haben gute Ideen, aber oft erfährt niemand davon. Michaela Nestler, Consultant ITdesign Fällt die Entscheidung positiv aus, kann jetzt mit der eigentlichen Bewertung der Idee begonnen werden, indem man recherchiert, Umfragen macht, Berechnungen durchführt. Die Ergebnisse werden durch die Collaboration-Software dokumentiert und bleiben nachvollziehbar. Kommt man auch hier zu einem positiven Ergebnis, dann kann die Idee der Geschäftsführung zur endgültigen Entscheidung vorgelegt werden. Der Mitarbeiter, der die Idee hatte, wird über die positive oder negative Entscheidung informiert und kann auch den Status, den seine Idee gerade innerhalb des Workflows einnimmt, nachverfolgen, so Nestler. Auf Wunsch lässt sich zum Beispiel auch ein Bonussystem damit verknüpfen, das innovative Mitarbeiter zu weiteren guten Ideen anspornt. Vorgangsweise in der Praxis Der Zettelkasten war für innovationsfreudige Mitarbeiter oft nur ein Schwarzes Loch, in dem ihre Ideen verschwanden, ohne dass sie jemals wieder von ihnen gehört haben. Schon alleine diesem demotivierenden Umstand kann durch die Errichtung eines Ideenportals abgeholfen werden. Nestler: Den Mitarbeitern muss das Einbringen von Ideen so einfach wie möglich gemacht werden. Ihnen muss das Gefühl vermittelt werden, dass ihre Vorschläge aufgegriffen und beurteilt werden. Sie wollen erfahren, ob ihre Ideen weiterverfolgt werden oder ob sie abgelehnt wurden. Sie Feedback für Mitarbeiter Collaboration-Plattformen sind schon häufig im Einsatz oder ihre Einführung ist geplant - der Errichtung eines Ideen-Workflows steht dann nichts mehr im Wege. Dazu ist es notwendig, dass man sich unternehmensintern organisatorisch abstimmt und den zu adaptierenden, mit Automatismen versehenen Ideen-Workflow auf der Collaboration-Plattform implementiert. ITdesign bietet dafür Workshops an und sorgt für die Umsetzung, erläutert die Spezialistin. Als unabhängiger Dienstleister können wir alle gängigen Collaboration- Plattformen einbeziehen.

20 20 THEMA Informationsmanagement Kostensparen mit Outputmanagement Zentralisiertes Outputmanagement bietet viel Potenzial zur Kostensenkung. Die deutsche Compart Systemhaus GmbH in Böblingen hat sich auf dieses Thema spezialisiert. Dominik Troger Unter Outputmanagement hat man in der Vergangenheit oft nur die Ausgabe über einen Drucker verstanden, erläutert Ionais Terzopoulus, Partner Manager von Compart. Heute versteht man darunter auch die elektronische Verarbeitung. Das Idealziel ist die plattformunabhängige Verarbeitung von dezentral erzeugten Dokumenten. Der individualisierte Einzeldruck gibt in Unternehmen noch immer den Ton an, im inhabergeführten Unternehmen genauso wie im Konzern, weiß Terzopoulus. Die Nachteile liegen auf der Hand: personelle Ressourcen werden mit routinehaften Randtätigkeiten wie Papiermanagement, Kuvertieren u. a. m. gebunden, und es gibt ein hohes Fehlerrisiko. Durch die Etablierung zentraler Druck- und Versandprozesse, in die alle Bereiche eines Unternehmens einbezogen werden, lassen sich Kosten entscheidend senken. Wie die Praxis zeigt, sind Einsparungen bis zu 80 % möglich, so der Output-Spezialist. Für die Bündelung spricht noch ein weiterer Punkt: Die Vielzahl neuer Anwendungen, mit denen Dokumente heutzutage erzeugt werden, überfordert meist die IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Die Applikationen laufen auf verschiedenen Plattformen und generieren Dokumente und Datenströme unterschiedlichen Formats, die sich nur schwer zusammenfassen lassen. Plattformunabhängig Angesichts dieser Potenziale setzt langsam ein Umdenken ein. Mehr und mehr Firmen erkennen die Vorteile der Zentralisierung. Einzelbriefe werden erstellt, gespoolt und über das zentrale Output-Management des Gesamtunternehmens produziert. Terzopoulus: Wir haben mit DocBridge Pilot eine plattformunabhängige Software entwickelt, mit der sich maßgeschneidert Workflow für Outputmanagement (Bild: Compart) Sendungen für jede Ausgabeform erstellen lassen: als Druck genauso wie als , Fax, E-Postbrief und über Web-Portale. Die Software folgt dabei dem Grundprinzip, dass der Import von Eingangsdokumenten und die Sendungsausgabe voneinander getrennt passiert. Auf der Eingangsseite werden die zu verarbeitenden Dokumente analysiert und sämtliche für die Weiterverarbeitung notwendigen Kriterien als Metadaten extrahiert, wie beispielsweise die Inhalte von Kommentaren (NOPs) in AFP-Datenströmen oder Seiteninhalte wie Markierungen (Optical Mark Recognition, OMR), Barcodes oder Text. Während die Software die Dokumente einem zentralen Sendungspool zuordnet, werden die Metadaten in einer relationalen Datenbank abgelegt. Mittels eines auf den PC-Arbeitsplätzen (Clients) implementierten Druckertreibers sind die Anwender in der Lage, auch ihre Office- Dokumente im gleichen Sendungspool abzulegen und sie damit zentral weiterverarbeiten zu lassen. Anwendungsbeispiel Was bedeutet das in der Praxis? Es muss dabei gar nicht immer um hochvolumige Anwendungen gehen, wie sie etwa in der Finanzdienstleistungsbranche gefordert sind. Ein international agierender Telekommunikationsdienstleister mit Niederlassungen in Deutschland und Österreich hat beispielsweise auf dieser Basis einen zentralen Dokumenten-Pool für die individuelle Beantwortung von Kundenanfragen etabliert. Rund 300 Schreiben fallen hier täglich an. Ziel war es, die Mitarbeiter von lästigen Nebentätigkeiten wie Drucken, Unterschreiben, Kuvertieren etc. zu entlasten. Sie signieren digital die Briefe, anschließend wird das Schreiben als elektronisches Abbild auf einem Serververzeichnis abgelegt. Kollegen im Fachbereich greifen über einen Web-Client darauf zu und prüfen, ob die Briefe den Vorgaben entsprechen. Wenn alles passt, werden sie auf elektronischem Weg zum Versand an das angeschlossene Druckzentrum übergeben. Die von Compart entwickelte Software DocBridge Pilot bereitet dazu die Dokumente entsprechend auf. TransPromo Interessante Anwendungsmöglichkeiten ergeben sich auch bei TransPromo, also Kundenkorrespondenz mit integrierten Werbebotschaften. Im deutschsprachigen Raum steht man hier erst am Anfang, weiß Terzopoulus. Grund für diese Zurückhaltung ist die in vielen Betrieben fehlende informationstechnische Vernetzung zwischen Marketing und den anderen Unternehmensbereichen. Außerdem wird das Thema zunehmend für neuartige Medien wie , Webportal oder E-Postbrief interessant. Wer sich für TransPromo entscheidet, sollte zunächst klären, welche Technologien und Workflows dafür erforderlich sind. Die sind nicht automatisch bei allen Firmen gleich, weiß der Output-Spezialist, aber in jedem Fall sind genau definierte Mechanismen zur Übergabe von Werbemotiven an die Dokumentenausgabe erforderlich.