Leitfaden für S-Control und S-HOAI

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1 Leitfaden für S-Control und S-HOAI Dieser Leitfaden unterstützt Sie beim Anlegen von neuen Projekten. Nachdem in den Stammdaten alle nötigen Daten eingegeben wurden, können Sie jetzt die Projekte anlegen. Sie sollten die Projekte immer in S-Control anlegen, weil S-Control mehr Informationen benötigt als S-HOAI. Dennoch ist die Anlage der Projekte auch in S- HOAI möglich. Über Stammdaten > Projekte öffnen Sie den Dialog Projekte Über die Schaltfläche Neu wird ein neues Projekt angelegt. Seite 1 von 22

2 Registerkarte Allgemein: Auf dieser Registerkarte legen Sie die allgemeinen Daten des Projektes fest. Kurz Geben Sie in diesem Feld eine frei gewählte Kurzbezeichnung mit maximal 10 Stellen Ihres Projektes ein. Die Kurzbezeichnung ist in der Regel Ihre Projektnummer. Die alphanumerisch vergeben werden kann. Lang Geben Sie hier die gängige Bezeichung des Projektes ein, anhand der Mitarbeiter das Projekt eindeutig identifizieren kann. Gruppe Die Projektgruppe ist für die weitere Arbeit mit S-Control sehr wichtig. Sowohl in der Vor- als auch in der Nachkalkulation ist es für viele Planungsbüros eine entscheidende Kennzahl, welche Projektgruppe welchen durchschnittlichen Stundensatz hat. So benötigen Sie beispielsweise in der Projektgruppe Schwimmbäder einen Stundensatz von 60 Euro und in der Projektgruppe Lagerhallen einen Stundensatz von 30 Euro. Der mittlere Stundensatz des Büros würde demnach bei 45 Euro liegen, aber für die Kalkulation ist dieser Stundensatz zu unpräzise. Diese Kalkulation wird später noch im RegieCenter detailliert beschrieben. Seite 2 von 22

3 Schaltfläche Unterprojekte bzw. Tätigkeiten Je nachdem ob Sie S-Control mit dem Modul LK (Leistungsbilder und Kostenstellen) einsetzen, finden Sie hier die Schaltflächen Unterprojekte (mit Modul LK) oder Tätigkeiten (ohne Modul LK). In unserem Fall arbeiten wir mit dem Modul LK und alle folgenden Screenshots beziehen sich darauf. Dialog mit Modul LK (Unterprojekte) Über die entsprechende Schaltfläche gelangen Sie in den Dialog Tätigkeiten einbetten : Seite 3 von 22

4 Dieser Dialog ist für eine einfache Zeiterfassung und eine saubere Auswertung in S-Control sehr wichtig. Nehmen Sie sich für die Einbettung der Unterprojekte und die Zuordnung der Tätigkeiten Zeit. Je mehr Sorgfalt Sie hier walten lassen, desto transparenter werden Ihre Auswertungsergebnisse und desto einfacher ist die Erfassung der Arbeitszeiten. Über die Schaltfläche Zufügen können Sie die Leistungsbilder (Verträge), die in diesem Projekt beauftragt sind, hinterlegen. In unserem Beispiel finden Sie ein Generalplanerprojekt, indem sowohl Architekturleistungen (Gebäude), als auch Ingenieurleistungen (Statik, ELT, HLS, usw.) beauftragt sind. Wenn die benötigten Unterprojekte zugefügt wurden, können Sie jetzt das Standard-Unterprojekt entfernen. Mit dieser Funktion können Sie jedes Projekt so abbilden, wie es beauftragt wurde. Als nächsten Schritt in diesem Dialog müssen Sie den einzelnen Unterprojekten die beauftragten Leistungsphasen (oder Tätigkeiten) zuordnen. Standardmäßig sind den Unterprojekten alle Tätigkeiten zugewiesen, deswegen ist es sinnvoll zuerst mit dem Doppelpfeil nach links << alle Tätigkeiten zu entfernen, um anschließend nur die Tätigkeiten zuzuweisen, die tatsächlich beauftragt sind. Dies kann selbstverständlich von Projekt zu Projekt oder sogar von Unterprojekt zu Unterprojekt unterschiedlich sein. In unserem Beispiel sind dem Unterprojekt Gebäude die Leistungsphasen 1 bis 9 zugewiesen. Aber im Unterprojekt Statik sind nur die Leistungsphasen 1 bis 6 angelegt. Selbstverständlich können Sie Ihren Projekten/Unterprojekten auch frei definierte Tätigkeiten zuweisen. Seite 4 von 22

5 Schaltfläche Mitarbeiter Mit dieser Schaltfläche starten Sie den Dialog Mitarbeiter einbetten. Hier können Sie dem gesamten Projekt die Mitarbeiter zuweisen, die in dem Projekt arbeiten sollen und die entsprechend Zeiten oder Kosten auf das Projekt buchen müssen. Für die meisten Büros ist es sinnvoll alle Mitarbeiter dem Projekt zuzuordnen, da dies den geringsten Verwaltungsaufwand bedeutet. Seite 5 von 22

6 Weiter Registerkarte Allgemein: Projektleiter Jedes Projekt sollte einen Projektleiter zugewiesen bekommen. Hier werden Ihnen alle Mitarbeiter zur Auswahl angeboten. Standort Wenn Ihr Büro mehrere Niederlassungen hat, dann können Sie hier definieren, welche Niederlassung das neue Projekt bearbeitet. Damit können Sie auswerten wie erfolgreich die Projekte der einzelnen Niederlassungen sind. Projektstatus Der Projektstatus gibt Auskunft über den Auftragsstatus des Projektes. Ist es ein laufendes Projekt, ein Akquiseprojekt oder ist das Projekt bereits abgeschlossen. Seite 6 von 22

7 Registerkarte Adresse: Auf dieser Registerkarte hinterlegen Sie die Rechnungsadresse des Auftraggebers. Diese kann auch aus Ihren Outlook-Adressdaten übernommen werden. Bitte beachten Sie hierbei, dass Name für das Unternehmen steht, Name 2 für die Abteilung und Name 3 für den Ansprechpartner verwendet werden sollte. Bitte tragen Sie bei Anrede die vollständige Briefanrede ein, da diese in allen Dokumenten, die Sie mit S- HOAI erzeugen übernommen wird. Seite 7 von 22

8 Registerkarte Kriterien: Die Kriterien sind frei definierbare Sachmerkmale und Filterungsmöglichkeiten für Ihre Projekte. Trotz der Vielzahl an Auswertungen in S-Control gibt es oft büroindividuelle Anforderungen für eine Auswertung. Diese Anforderungen können Sie über die Kriterien selbst definieren. In unserem Beispiel hat sich das Büro für ein Kriterium nach Honorarvolumen und eine regionale Aufteilung der Projekte entschieden. Viele Kunden verwenden die Kriterien zu Beginn noch nicht. Oftmals stellen sich die Anforderungen an ein Kriterium erst nach einiger Zeit intensiver Arbeit mit S-Control. Seite 8 von 22

9 Registerkarte Kosten Auf dieser Registerkarte können Sie die Kostenart und Kostensätze des Projektes definieren. Zuerst unterscheiden Sie, ob es ein Kostenträgerprojekt oder ein Gemeinkostenprojekt ist. Kostenträgerprojekte sind Projekte denen ein beauftragtes Honorar gegenübersteht und sich allein tragen muss. Gemeinkostenprojekte sind Projekte deren Kosten durch die Kostenträgerprojekte getragen werden müssen. Neben den Bürokosten wie Miete, KFZ, Abschreibungen, sind auch Akquiseprojekte und Wettbewerbe als Gemeinkostenprojekte zu kennzeichnen. Selbstverständlich können Sie diesen Haken im Laufe des Projektes noch umschalten, wenn beispielsweise aus dem Akquiseprojekt ein Auftrag wird. Markt Der Markt gibt Auskunft über die Herkunft Ihrer Auftraggeber. Die klassische Aufteilung wäre hier nach öffentlichen, privaten oder gewerblichen Auftraggebern. Heute sind aber auch noch viele andere Aufteilungen denkbar. Große Auftraggeber mit denen Sie viele Projekte im Jahr machen und die einen nennenswerten Anteil am Gesamtumsatz Ihres Büros haben, sollten als Markt definiert werden, da diese Auftraggeber für Sie Marktcharakter besitzen. Damit können Sie dann am Ende eines Zeitraums feststellen, ob Sie mit den Projekten des Auftraggebers Gewinne oder Verluste gemacht haben. Seite 9 von 22

10 Mitarbeiterkostensatz Bei den Mitarbeiterkostensätzen können Sie die externen Verrechnungssätze mit Ihren Auftraggebern definieren. Heutzutage ist es eher die Regel, dass diese Verrechnungssätze von Auftraggeber zu Auftraggeber variieren. Deswegen können Sie unter Stammdaten Mitarbeiterkostensätze beliebig viele Verrechnungssätze anlegen. Reisekostensatz Bei den Reisekostensätzen handelt es sich um die externe Verrechnung der Reisekosten. Hier können Kilometersätze, Übernachtungspauschalen, Verpflegungsmehraufwändungen, etc. für die externe Verrechnung hinterlegt werden. Allgemeiner Kostensatz Bei den Allgemeinen Kostensätzen handelt es sich um die externe Verrechnung der Nebenkosten im Projekt. Sie können unter Stammdaten Allgemeine Kostensätze die einzelnen Verrechnungssätze für Vervielfältigungen, etc. definieren. Seite 10 von 22

11 Ermittlung des Honorars in S-HOAI Über Projekt öffnen, wird in der S-HOAI jetzt das zuvor in S-Control angelegte Projekt geöffnet. Über HOAI-Ansatz > Neu (oder die Symbolschaltfläche Paragraph ) wird ein neuer Ansatz angelegt. Es öffnet sich der Dialog Paragraphen-Wahl. Seite 11 von 22

12 Wählen Sie hier den HOAI Paragraphen aus, für den Sie eine Honorarermittlung machen wollen. In diesem Dialog legen Sie die Rahmenbedingungen für die Honorarermittlung fest. Die Bezeichnung und die Grundlage sind frei definierbare Textfelder. Legen Sie die Leistungsphasen fest, für die das Honorar ermittelt werden soll und wählen Sie die Honorartafel aus. Die Auswahl S-Control Unterprojekt ist sehr wichtig. Hierüber wird entschieden, wohin das ermittelte Honorar nach S-Control geschoben werden soll. Der Haken Für Rechnung verwenden sollte dann gesetzt werden, sobald Sie sicher sind, dass dieser Ansatz auch für die Erstellung von Rechnungen verwendet Seite 12 von 22

13 werden soll. Mit der Funktion Rechnungsgruppen sind Sie in der Lage Ansätze getrennt voneinander abzurechnen. Dies wird erforderlich, wenn Ihr Auftraggeber von Ihnen verlangt, dass beispielsweise die Tragwerksplanung getrennt von der Architektur abgerechnet werden soll. In diesem Dialog legen Sie alle relevanten Daten fest, um das Honorar zu ermitteln. Schaltfläche Anrechenbare Kosten Seite 13 von 22

14 Mit der Schaltfläche Neu legen Sie einen neuen Wert für die anrechenbaren Kosten an. Definieren Sie die Bezeichnung selbst oder wählen Sie eine Kostengruppe aus der DIN aus. Bei den Nettokosten tragen Sie bitte den entsprechenden Betrag ein. Die Art der Anrechenbarkeit gibt vor, wie dieser Wert bei der Honorarermittlung berücksichtigt werden soll. Die Anlage wird nur im 74 benötigt, um die Anlagengruppen zu unterscheiden und ein Mischhonorar zu ermitteln. Der Haken für Umbauzuschlag berücksichtigen sollte gesetzt werden, wenn es sich um einen Umbau oder eine Sanierung handelt. Falls Sie als Architekt den Technikanteil der Anrechenbaren Kosten nach 10 HOAI durch das Programm berechnet haben wollen, dann geben Sie einfach eine 2. Position bei den Anrechenbaren Kosten an und wählen die entsprechende Kostengruppe aus der DIN aus. S-HOAI rechnet dann die anrechenbaren Kosten gem. der bekannten Formel aus. Seite 14 von 22

15 Bearbeiten Sie bei Bedarf die weiteren Schaltflächen (Honorarsatz, ) von oben nach unten. Mit OK speichern Sie die aktuelle Honorarermittlung. Wie Sie jegliche Dokumente (Angebote, Rechnungen, ) aus diesem Ansatz erzeugen ist detailliert im Handbuch beschrieben. Vorplanung und Budgetierung des Projektes im RegieCenter von S-Control Das zentrale Steuerungs- und Vorplanungsinstrument in S-Control ist das RegieCenter. Hier definieren Sie die Fremdleistungen im Projekt und legen das Budget fest, anschließend wird aus dem Budget die Soll- bzw. Planstundenvorgabe je Leistungsphase über einen kalkulatorischen Stundensatz ermittelt. Der Dialog RegieCenter ist in 3 Funktionsbereiche aufgeteilt. Im oberen grauen Bereich können Sie das Projekt und das Unterprojekt auswählen. Darunter befinden sich 5 Rahmen, die Sie möglichst immer von links nach rechts bearbeiten sollten. Im Mittleren Bereich ist das Datenbankgitter, dass sie selbst über die Funktion Rechte Maustaste (Kontextmenü) Ausgeblendete Spalten anpassen können. In den weißen Feldern des Gitters können Sie Eintragungen vornehmen. Die grünen Felder sind Felder, die aus der S-Control bzw. S-HOAI Datenbank gefüllt werden und können Seite 15 von 22

16 nicht geändert werden. Im unteren Bereich des Fensters finden Sie Schaltflächen für wichtige Funktionen des RegieCenters. Das RegieCenter sollten Sie in folgenden Schritten bearbeiten: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Datum und legen Sie ein Datum für Ihre Kalkulation an. 2. Bearbeiten Sie nun die Rahmen im oberen Teil des Dialogs von links nach rechts: Grundhonorar Wird nur dann benötigt, wenn Sie das Honorar manuell eingeben wollen und nicht aus S-HOAI übernehmen. S-HOAI Schnittstelle Über die Schaltfläche Leistungsphasenzuordnung öffnet sich der Dialog S-HOAI Schnittstelle. Hier definieren Sie wohin das Honorar welcher Leistungsphase aus Ihrem S-HOAI Ansatz übertragen werden soll. Das Standardleistungsbild (LPH 1-9) sollte Als Standard definiert werden. Für alle weiteren Projekte braucht nur noch Standard laden angeklickt werden. Seite 16 von 22

17 Nachdem Sie diesen Dialog gespeichert und geschlossen haben, wird bereits in der Spalte S-HOAI Honorar das Honorar je Leistungsphase angezeigt. Mit der Schaltfläche Honorare übergeben Sie das Honorar an S-Control. Hierbei werden alte Honorarstände überschrieben. Fremdleistungen In diesem Rahmen definieren Sie die Fremdleistungen in dem Unterprojekt. Dies kann auf 2 Arten vorgenommen werden. Entweder als Vorgabe über den Rahmen. Hierbei wird ein Prozentsatz des vereinbarten Gesamthonorars mit dem Nachunternehmer vereinbart. Dieser Prozentsatz (z.b. 75%) wird in das vorgesehene Feld eingetragen und mit der Schaltfläche Vorgabe anwenden wird dies im Projekt übernommen. Wenn Sie mit dem Nachunternehmer eine Pauschale Honorarvereinbarung getroffen haben, dann klicken Sie zuerst das Feld FL Psch fix an und anschließend klicken Sie auf Vorgabe anwenden. Jetzt können Sie in die Spalte Fremdleistungen die entsprechenden Beträge eingeben. Aus diesen Angaben hat sich automatisch das Eigenhonorar errechnet. Budgets In diesem Rahmen legen Sie fest wie hoch die Kosten sein sollen, die Sie in dem Projekt/Unterprojekt sein sollen. Unsere Kunden arbeiten hier mit einem Budget zwischen 70% und 95%, dies sollte projektindividuell entschieden werden. Geben Sie in das Vorgabefeld den gewünschten Wert ein und klicken Sie danach auf Vorgabe anwenden. Jetzt füllen sich automatisch die Spalten Budget % und Budget. Seite 17 von 22

18 Std.-Sätze/Planstunden Auf Basis des Budgets werden jetzt mit Hilfe des kalkulatorischen Stundensatzes die Sollstunden errechnet. Hierzu bieten wir Ihnen 2 Möglichkeiten. Entweder Sie tragen manuell den gewünschten Stundensatz in die Tabellenspalte Kalk.-Std.-Satz ein, oder sie nutzen die Stundensatzermittlung von S-Control. Hierzu klicken Sie bitte auf die Schaltfläche ermittle Stundensätze und es öffnet sich der gleich lautende Dialog. Hier können Sie über die Art entscheiden, auf welcher Basis die Stundensatz Kalkulation stattfinden soll. Bei Einzelprojekt beziehen Sie sich auf ein einzelnes vergleichbares Projekt, das Sie in der Vergangenheit mit S-Control bearbeitet haben. Mit Projektgruppe ermitteln Sie einen Stundensatz je Leistungsphase innerhalb einer Projektgruppe. Diese Vorgehensweise empfehlen wir unseren meisten Kunden. Folgend sehen Sie ein Rechenbeispiel, warum wir den kalkulatorischen Stundensatz auf Basis der Projektgruppe empfehlen: Seite 18 von 22

19 Ein Büro hat von seinem Steuerberater einen mittleren Bürostundensatz von 45,- für die Kalkulation genannt bekommen. Die Leistungsschwerpunkte des Büros liegen im Klinikbau und im Bau von Bürogebäuden. Die Arbeitsverteilung der Mitarbeiter stellt sich wie folgt dar: Mitarbeiter Projektgruppe LPH Stunden Std.-Satz Kosten Inhaber Kliniken , ,00 Projektleiter 1 Kliniken , ,00 Planer 1 Kliniken , ,00 Gesamt 1030 Ø 59, ,00 Mitarbeiter Projektgruppe LPH Stunden Std.-Satz Kosten Inhaber Büro , ,00 Projektleiter 2 Büro , ,00 Planer 2 Büro , ,00 Gesamt 920 Ø 32, ,00 Sie erkennen an diesen Zahlen, dass Sie mit der Stundensatzkalkulation auf Basis der Projektgruppen deutlich präziser in der Vorplanung sind, als mit dem mittleren Bürostundensatz. Sollten Sie trotzdem auf den mittleren Bürostundensatz zurückgreifen möchten, wählen Sie bei Art bitte Komplett aus. Damit ermitteln Sie den Stundensatz je Leistungsphase über alle Projekte des Büros, für die in S-Control Zeiten erfasst wurden. Der Zuschlag in Prozent sollte nicht mehr gefüllt werden, wenn Sie bereits mit einem Budget arbeiten. Selbstverständlich sollte der aktuelle Gemeinkostenfaktor (Gmkf), den S-Control für Sie errechnet, berücksichtigt und verwendet werden. Mit der Schaltfläche Stundensätze ermitteln werden die entsprechenden Stundensätze ermittelt und mit OK, in die entsprechende Spalte des RegieCenters übergeben. Die Spalte Sollstunden wird jetzt automatisch errechnet. Über die Schaltfläche Sollstd. >> Planstd. werden die Sollstunden auch als Planstunden Seite 19 von 22

20 vorgegeben. In dieser Spalte haben Sie dann jetzt noch einmal die Möglichkeit manuelle Anpassungen an der Planstundenvorgabe für Ihre Mitarbeiter vorzunehmen. Diesen Stand der Kalkulation speichern Sie mit der Schaltfläche Speichern. Danach kann das RegieCenter mit der Schaltfläche Schließen beendet werden. Seite 20 von 22

21 Für Ihre Mitarbeiter drucken Sie bitte die Auswertung B 008 Stundenvergleich Einzelprojekt (Plan/Ist), um ihnen eine Ziel / Planvorgabe in dem Projekt / Unterprojekt zu geben. Seite 21 von 22

22 Während der Bearbeitung des Projektes können Sie jederzeit die geplanten Vorgabewerte mit der aktuellen IST-Situation abgleichen. Hierzu verwenden Sie bitte unsere Auswertung B 008-GE Stundenvergleich Einzelprojekt Neben den Leistungphasen finden Sie hier ein Abbild des RegieCenters mit Budget, kalk. Std.-Satz und Soll-Std. Dies sind Ihre Planzahlen. Die nächsten 3 Spalten bilden dann die aktuelle IST-Situation ab. Eigen-Kosten, mittlerer Std.-Satz und Ist-Std. zeigen Ihnen an welcher Stelle eine Leistungsphase ggfls. aus dem Ruder läuft. Anhand dieser Zahlen sind Sie in der Lage entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. Seite 22 von 22