LEITFADEN Der Gemeinkostenfaktor - GMKF

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1 LEITFADEN Der Gemeinkostenfaktor - GMKF STAMMDATEN um die Sachkosten in S-Control zu hinterlegen, schlagen wir unseren Kunden 2 Vorgehensweisen vor: 1. Sie übernehmen die Betriebsausgaben (Gesamtkosten) aus der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) des Steuerberaters als einen Gesamtbetrag. Hierbei müssen Sie 2 Dinge beachten. a) Die Personalkosten müssen abgezogen werden, da diese Kosten bereits durch die Zeiterfassung der Mitarbeiter in S-Control hinterlegt wurden. b) Die Fremdkosten Ihrer Nachunternehmer bzw. Subunternehmer, die Planungsleistungen für Projekte übernehmen, müssen auch abgezogen werden, da diese Kosten gemeinkostenfaktorneutral auf die Projekte gebucht werden müssen. In S-Control müssen Sie hierfür folgende Eintragungen vornehmen: Unter Stammdaten -> Kostenarten erfassen Über die Schaltfläche Neu legen Sie neue Kostenarten an. Seite 1 von 9

2 Als Kurzbezeichnung empfehlen wir die Kostenart BWA zu nennen und als Langbezeichnung können Sie Betriebskosten (ohne Personal- und Fremdkosten) eintragen. Das Feld Gruppe braucht nicht gefüllt werden. Auf der Registerkarte Daten können Sie dann noch weitere Informationen zu der Kostenart hinterlegen Die Art dieser Kosten ist selbstverständlich Pauschal, da Sie monatlich einen Betrag in S-Control hinterlegen. Mit mengenbezogenen Kostenarten, können an dieser Stelle in S-Control beispielsweise Vervielfältigungskosten verwalten. Dazu wird dann auch das Feld Einheit benötigt. Für die Erfassung der BWA-Kosten bleibt dieses Feld aber leer. Die Schaltfläche Wirksam für die GMKF-Berechnung muss für die Kostenart zwingend markiert sein, da die Sachkosten einen großen Teil der Gemeinkosten eines Unternehmens ausmachen. Fremdleistungen bleiben an der Stelle unberücksichtigt, also darf dieser Haken auch nicht gesetzt werden. Seite 2 von 9

3 Der Haken vertraulich sollte für die Sachkosten auch gesetzt sein, da die Betriebsausgaben in S- Control nicht für jeden zugänglich sein sollten. Diese Eingaben bestätigen Sie jetzt mit Ok und damit ist die Kostenart in S-Control hinterlegt. 2. Sie übernehmen die Kostenartengruppen aus der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) des Steuerberaters als Einzelpositionen. Hierbei sind die gleichen Dinge zu beachten, wie unter Punkt 1. Die Kostenartengruppen sind in den meisten Planungsbüros vergleichbar. Sie sind: Raumkosten, Betriebliche Steuern, Versicherungen und Beiträge, KFZ-Kosten, Werbe-/Reisekosten, Kosten Warenabgabe, Abschreibungen, Reparaturen und Instandhaltungen, Sonstige Kosten, Besondere Kosten und Verschiedene Kosten. Um die Kostenarten in S-Control zu hinterlegen gehen Sie wie folgt vor: Stammdaten -> Kostenarten Über die Schaltfläche Neu legen Sie neue Kostenarten an. Seite 3 von 9

4 Als Kurzbezeichnung empfehlen wir die Kostenart 01 RAUM zu nennen und als Langbezeichnung sollten Sie 01 - Raumkosten eintragen. Die Nummerierung der Kostenarten macht später die Erfassung der Kosten einfacher. Das Feld Gruppe braucht nicht gefüllt werden. Auf der Registerkarte Daten können Sie dann noch weitere Informationen zu der Kostenart hinterlegen Die Art dieser Kosten ist selbstverständlich Pauschal, da Sie monatlich einen Betrag in S-Control hinterlegen. Mit mengenbezogenen Kostenarten, können an dieser Stelle in S-Control beispielsweise Vervielfältigungskosten verwalten. Dazu wird dann auch das Feld Einheit benötigt. Für die Erfassung der Sachkosten bleibt dieses Feld aber leer. Die Schaltfläche Wirksam für die GMKF-Berechnung muss für die Kostenart zwingend markiert sein, da die Sachkosten einen großen Teil der Gemeinkosten eines Unternehmens ausmachen. Fremdleistungen bleiben an der Stelle unberücksichtigt, also darf dieser Haken auch nicht gesetzt werden. Seite 4 von 9

5 Der Haken vertraulich sollte für die Sachkosten auch gesetzt sein, da die Betriebsausgaben in S- Control nicht für jeden zugänglich sein sollten. Diese Eingaben bestätigen Sie jetzt mit OK und damit ist die Kostenart in S-Control hinterlegt. Diese Eingaben wiederholen Sie dann für alle Kostenarten, die in Ihrer BWA aufgeführt wurden. ERFASSUNG DER MONATLICHEN KOSTEN Die Sachkosten des Büros sollten dann monatlich in S-Control erfasst werden, sobald Sie die Daten vom Steuerberater erhalten. In den meisten Büros steht die BWA des Steuerberaters ca. 2-6 Wochen nach Ende des Monats zur Verfügung. Die Vorgehensweise der Kostenerfassung ist deckungsgleich mit der Erfassung der Fremdkosten für ein Projekt. Über Zeiten/Kosten -> Allgemeine Kosten starten Sie den Dialog Allgemeine Kostenerfassung Hier werden alle Kosten aufgelistet, die Sie erfasst haben. Die Einträge können über Sortiert nach gemäß Ihren Wünschen sortiert werden. Seite 5 von 9

6 Um Ihre Sachkosten zu erfassen starten Sie den Erfassungsdialog über die Schaltfläche Neu An dieser Stelle ist es dann unbedeutend für welche Erfassungsmethode der Sachkosten Sie sich entschieden haben. Sie hinterlegen folgende Daten: Datum Wählen Sie hier als Datum den Monatsletzten des Monats der vorliegenden Betriebswirtschaftlichen Auswertung. In diesem Fall liegt die BWA Januar 2009 vor. Kostenart Hier wählen Sie die Kostenart aus, die Sie zuvor unter Stammdaten -> Kostenarten erfasst haben. Entweder BWA oder eine Kostenart (Bsp.: 01 RAUM ). Seite 6 von 9

7 Projekt Wählen Sie hier Ihr Gemeinkostenprojekt aus. In den meisten Büros hat das die Kurzbezeichnung G001 oder BÜRO oder ALLGEMEIN. Wichtig ist, dass dieses Projekt in den Stammdaten die Projektart Gemeinkosten hat. Dialog Stammdaten->Projekte->Registerkarte Kosten Unterprojekt In den meisten Fällen hat das Gemeinkostenprojekt keine Unterprojekte. Somit kann dieses Feld leer bleiben. Dies ist aber immer von den individuellen Projektstrukturen des Büros abhängig. Tätigkeit Gemäß der Tätigkeitsstrukturen in Ihrem Haus, wählen Sie hier bitte eine Tätigkeit aus. In vielen Büros wird hierfür die Tätigkeit ALLGEMEIN Allgemeine Bürotätigkeiten und kosten ausgewählt. Kreditor Der Kreditor wird bei den Sachkosten nicht verwendet, da mit den Kreditoren nur die Fremdleister/Nachunternehmer/Subunternehmer verwaltet werden, die Planungsleistungen von Ihnen beauftragt bekommen. Betrag Bitte geben Sie hier den entsprechenden Betrag ein. Haben Sie sich entschieden die Sachkosten als einen Betrag zu hinterlegen, rechnen Sie bitte vor der Eingabe die Gmkf-relevanten Sachkosten mit dem Taschenrechner aus: Gmkf-relevante Sachkosten = Gesamtkosten./. Personalkosten./. Fremdkosten Seite 7 von 9

8 Erfassen Sie die Kosten gemäß der Kostenartengruppen, brauchen Sie nur die entsprechenden Beträge aus Ihrer BWA abzuschreiben. Die Registerkarten Rechnung und Zahlung sowie das Feld Betrag extern werden für die Erfassung der Sachkosten nicht benötigt und können übersprungen werden. Die Checkboxen Fremdleistung und Sonderleistungen dürfen bei der Erfassung der Sachkosten nicht angeklickt sein. Der Haken Wirksam für GMKF-Berechnung muss gesetzt sein. Nachdem alle Sachkosten in S-Control erfasst wurden, können Sie über Extras->Monatsbuchung Ihren aktuellen Gemeinkostenfaktor berechnen. Dialog Extras->Monatsbuchung Bitte wählen Sie den Zeitraum aus, für den der Gemeinkostenfaktor berechnet werden soll. Generell sollte immer nur der Monat ausgewählt werden für den die Sachkosten hinterlegt wurden, da die Zeit, wie lang S-Control zur Berechnung des GMKF benötigt unmittelbar mit dem angegebenen Zeitraum zusammenhängt. Je länger der Zeitraum gewählt wird, desto länger dauert die Monatsbuchung. Bei Art sollten sie grundsätzlich Auch Daten aktualisieren (alle) auswählen. Seite 8 von 9

9 Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Buchung ausführen. Nach Beendigung der Monatsbuchung wird ihnen bei Aktueller Gemeinkostenfaktor der GMKF angezeigt. Die Buchungsübersicht gibt Ihnen die Möglichkeit zu überprüfen, wann welche Monatsbuchung gemacht wurde und welcher Gemeinkostenfaktor für welchen Monat errechnet wurde. Seite 9 von 9