LEITFADEN ZUR ERSTELLUNG VON RECHNUNGEN

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1 LEITFADEN ZUR ERSTELLUNG VON RECHNUNGEN Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, den Prozess der Erstellung von Rechnungen, Storni und Gutschriften in S-HOAI und S-Control leichter abzubilden. Um die Prozesse abzubilden sind vorab einige Rahmenbedingungen zu definieren, die je nach Unternehmen unterschiedlich sein können. Wichtigste Bedingung hierfür ist die Unterscheidung zwischen Kapital- und Personengesellschaften. Kapitalgesellschaften sind Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaften (AG), beiden Gesellschaftsformen wird von den Finanzbehörden meistens die Soll-Umsatzbesteuerung ihrer Umsätze vorgeschrieben. Das bedeutet, der Netto- Rechnungsbetrag wird für die Berechnung der Umsatzsteuerlast zugrunde gelegt. Personengesellschaften sind Einzelunternehmungen, Gesellschaften des bürgerlichen Rechtes (GbR), Partnergesellschaften sowie Kommanditgesellschaften (KG oder GmbH & Co. KG) sind Ist-Umsatzbesteuerer, im Gegensatz zur Kapitalgesellschaft müssen die Personengesellschaften nur den tatsächlich erzielten Umsatz (also den Überweisungsbetrag des AG) als Basis für die Umsatzsteuerlast heranziehen. Beispiel: Eine Personengesellschaft und eine Kapitalgesellschaft schreiben jeweils eine erste Teilrechnung über Brutto 5.000,00 an einen Auftraggeber. In beiden Fällen überweist der Auftraggeber 4.000,00. Die Steuerlast errechnet sich wie folgt: Kapitalgesellschaft: Rechnungsbetrag MwSt (19%) Rechnungsbetrag Zahlungseingang Zahlungseingang Steuerlast netto brutto brutto netto , , , ,34 798,32 Personengesellschaft: Rechnungsbetrag MwSt (19%) Rechnungsbetrag Zahlungseingang Zahlungseingang Steuerlast netto brutto brutto netto , , , ,34 638,66 Für die Erstellung von Rechnungen in S-HOAI bedeutet es, dass Kapitalgesellschaften in den meisten Fällen Forderungsabzug einstellen. Personengesellschaften hingegen können Zahlungsabzug einstellen. Seite 1 von 56

2 Was bedeutet Zahlungs- bzw. Forderungsabzug für Ihr Unternehmen? Dem obigen Beispiel folgenden schreiben beide Gesellschaften eine weitere Teilrechnung. Der gesamte Honoraranspruch beträgt inzwischen ,00. Forderungsabzug (Kapitalgesellschaft): Gesamt./. gestellte Rechnungsbetrag MwSt (19%) Rechnungsbetrag Honoraranspruch Rechnungen netto netto brutto , , , , ,00 Zahlungsabzug (Personengesellschaft): Gesamt./. erhaltene Rechnungsbetrag MwSt (19%) Rechnungsbetrag Honoraranspruch Zahlungen netto netto brutto , , , , ,00 In S-HOAI unterscheiden wir deshalb unter Projekt -> Daten bearbeiten -> Registerkarte Abrechnungsdetails zwischen Rechnungen: Forderungen abziehen oder Zahlungen abziehen Seite 2 von 56

3 Selbstverständlich können Sie auch unter Voreinstellungen -> Allgemein eine globale Einstellung vornehmen, nach welcher Art die Rechnungen erstellt werden sollen. Unter dem folgenden Abschnitt 2. Kunden mit Zahlungsabzug (Seite 4) und 3. Kunden mit Forderungsabzug (Seite 6) werden nun beide Vorgehensweisen detailliert beschrieben. Weiterhin finden Sie Beschreibungen für folgende Situationen: a) Der Auftraggeber bezahlt die Rechnung vollständig. b) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag und die Differenz soll nachgefordert werden. c) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag, die Differenz wird nicht nachgefordert (Storno / Nachlass). d) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag, die Differenz muss gutgeschrieben werden und die Differenz soll später wieder angefordert werden. e) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag, die Differenz muss gutgeschrieben werden und die Differenz soll als Nachlass gewährt oder storniert werden 1. Allgemeine Eingaben zur Erstellung einer Rechnung Bevor eine Honorarrechnung mit S-HOAI erzeugt werden kann muss im Programm der Projektstand hinterlegt werden. Der Projektstand für die Abrechnung leitet sich aus dem Leistungsstand des Projektes ab. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass es Leistungen gibt, die nachweislich Erbracht sind und einem geschätzten Leistungsstand. Bei dem geschätzten Leistungsstand kann es zu unterschiedlichen Interpretationen zwischen Ihrer Beurteilung und der Beurteilung durch den Auftraggeber kommen. Nachdem Sie den Leistungsstand des Projektes bewertet haben. Öffnen Sie in S-HOAI das entsprechende Projekt. Im Dialog Projekt fortschreiben erfassen Sie den Projektstand. Seite 3 von 56

4 Über den Menüpunkt Projekt -> Fortschreiben (Symbolschaltfläche % ) öffnen Sie den Dialog Ansatz- Auswahl. Wenn Sie in Ihrem Projekt mehrere Honorarermittlungen gemacht haben, dann bekommen Sie diese hier zur Auswahl angeboten. Nachdem Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt haben öffnet sich der Dialog Ansatz fortschreiben. Dieser Dialog variiert je nach dem Ansatz, den Sie zuvor ausgewählt haben. Dialog Ansatz fortschreiben für einen HOAI-Ansatz In den Spalten Stand % und Ausgeführt % müssen jetzt die abzurechnenden Projektstände erfasst werden. Wobei Sie bitte beachten, dass in die Spalte Stand % immer die absolute Prozente eingetragen werden und in die Spalte Ausgeführt % die erbrachten Prozente nach HOAI. Seite 4 von 56

5 Dialog Ansatz fortschreiben für einen Pauschalansatz Wenn Sie einen Pauschalansatz fortschreiben, haben Sie hier 3 Möglichkeiten um den Abrechnungsstand zu hinterlegen: Ausgeführte Stunden von: In dieser Spalte können Sie eintragen, wie viele Stunden vom gesamten Stundenkontingent abgerechnet werden sollen. Ausgeführt %: In diese Spalte können Sie den Leistungsstand in % eintragen. Ausgeführt : In der letzten Spalte können Sie den gewünschten Abrechnungsbetrag eintragen. Nachdem Sie diese Informationen eingepflegt haben, können Sie jetzt die erste Rechnung erzeugen. Um eine Rechnung zu erzeugen wählen Sie den Menüpunkt Dokument -> Neu aus. Seite 5 von 56

6 Im Dialog Neues Dokument wählen Sie bitte die Art des Dokumentes aus, das Sie erzeugen wollen. Bei Rechnungen unterscheidet S-HOAI zwischen: I. Akonto-Rechnung Eine Akonto-Rechnung erzeugt eine Rechnung ohne dabei einen Leistungsstand zu berücksichtigen. Sie können hiermit beispielsweise pauschal 5.000,00 in einem Projekt abrechnen. Der Honoraransatz muss hierzu nicht fortgeschrieben werden. II. Teilrechnung Eine Teilrechnung rechnet immer einen Leistungsstand ab. Hierzu müssen Sie vorher den Honoraransatz fortgeschrieben haben. Eine Teil-Schlussrechnung ist vom Wesen her auch eine Teilrechnung, diese wird nur im Bezeichnungsfeld des Folgedialogs als Teil-Schlussrechnung ausgewiesen. III. Schlussrechnung Eine Schlussrechnung rechnet immer alle Leistungen (HOAI, Pauschalleistungen, besondere Leistungen, Nebenkosten) komplett ab. Die Honoraransätze müssen zuvor nicht fortgeschrieben werden, da das Programm im Hintergrund alle Leistungen auf 100% setzt. Im nächsten Dialog können Sie Details zu Ihrer Rechnung hinterlegen. Diese Informationen stehen als Variablen zur Verfügung, um auf den Dokumenten gedruckt zu werden. In unserem Beispiel möchten wir eine Teilrechnung erstellen. Rechnungsnr. / Der Rechnungsnummerngenerator Im Feld Rechnungsnr. hat S-HOAI einen integrierten Rechnungsnummerngenerator, damit den gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsnummer entsprochen werden kann. Der Generator zählt automatisch die letzte Stelle der Rechnungsnummer um einen Zähler hoch. Dies bedeutet, dass Sie Ihre individuelle Struktur der Rechnungsnummer beibehalten können. Um die neue Rechnungsnummer zu ermitteln, Seite 6 von 56

7 wendet S-HOAI folgende Logik an: Zuerst sucht das Programm die Rechnung mit dem jüngsten Datum, dann wird die höchste Rechnungsnummer gesucht. Diese wird dann um einen Zähler hoch gesetzt. Hinweis: Die Rechnungsnummern müssen immer fortlaufend sein. Projektnummerkreise sind nicht zulässig. Sie sollten auch über den Jahreswechsel (Geschäftsjahr) die Rechnungsnummer weiter fortlaufen lassen, auch wenn es hier bei den Finanzbehörden unterschiedliche Interpretationen gibt. Sollten Sie in Ihrem Büro auch noch Rechnungen nicht mit S-HOAI schreiben, kann die Rechnungsnummer im Programm manuell überschrieben werden. Layout Über das Layout entscheiden Sie, in welchem Design die Rechnung erzeugt werden soll, da S-HOAI die Rechnung an ein Textverarbeitungsprogramm (MS Word, OpenOffice, etc.) übergibt, können Sie Vorlagen (Layouts) erzeugen, damit ein lästiges Formatieren der Rechnung unnötig wird. Ihre eigenen Layoutvorlagen erzeugen Sie unter dem Menüpunkt Dokument -> Layout. Im S-HOAI Handbuch ab Seite 61 ist der Layouteditor detailliert beschrieben. Rechnungsdatum / Fälligkeitsdatum Als Rechnungsdatum wird von S-HOAI immer das aktuelle Datum vorgeschlagen. Das Fälligkeitsdatum errechnet sich automatisch aus Ihren globalen oder projektbezogenen Voreinstellungen. Abrechnungszeitraum von / bis Der Abrechnungszeitraum ist auch eine neue Anforderung der Finanzbehörden. Bei der ersten Rechnung, die Sie für ein Projekt erstellen schlägt S-HOAI den Projektbeginn als von Datum vor und das aktuelle Datum als bis Datum vor. Bei jeder weiteren Folgerechnung wird als von Datum das Datum der Vorgängerrechnung vorgeschlagen. Diese Felder können Sie selbstverständlich auch manuell ausfüllen. Sachbearbeiter Hier kann der Mitarbeiter eingetragen werden, der für die Erstellung der Rechnung verantwortlich ist. Debitor Sollten Sie auch S-Control verwenden und dort Ihre Debitoren bereits erfasst haben, können Sie hier den entsprechenden Debitor auswählen. Seite 7 von 56

8 Sicherheitseinbehalt Geben Sie hier den Sicherheitseinbehalt ein, sofern Sie diesen mit dem Auftraggeber vereinbart haben. Haben Sie in den Voreinstellungen -> Allgemein oder in Projektstammdaten bereits einen Sicherheitseinbehalt hinterlegt, wird er hier automatisch verwendet. Netto ändern Mit der Schaltfläche Netto ändern öffnen Sie den Dialog Rechnungsbetrag ändern. Hier können Sie den netto Rechnungsbetrag noch mal auf- oder abrunden. MwSt-Satz Die gesetzliche Mehrwertsteuer ist als Voreinstellungswert hier automatisch hinterlegt. Dieser Satz kann manuell angepasst werden, wenn Sie beispielsweise eine Rechnung an einen ausländischen Auftraggeber schicken. Brutto ändern Mit der Schaltfläche Netto ändern öffnen Sie den Dialog Rechnungsbetrag ändern. Hier können Sie den brutto Rechnungsbetrag noch mal auf- oder abrunden. Seite 8 von 56

9 Mit Bestätigung (Schaltfläche OK ) Ihrer Eingaben wird das Dokument in der Textverarbeitung geöffnet. Die erzeugte Rechnung lässt sich jetzt noch mal nach Ihren Wünschen im Design verändern. Bitte ändern Sie keine Beträge im Dokument, da diese nicht an S-HOAI zurück übertragen werden. Seite 9 von 56

10 Wenn die Rechnung jetzt Ihren Wünschen und Anforderungen entspricht, können Sie diese ausdrucken und an den Kunden versenden. Sobald Sie die Rechnung erzeugt haben, finden Sie diese im Ansichtsbereich Dokumente von S-HOAI. Die Rechnung wird solange die rot in diesem Fenster angezeigt, wie sie noch nicht gebucht ist. Rechnung buchen Die Funktion Rechnung buchen starten Sie über den Menüpunkt Projekt -> Rechnung buchen Die Rechnung wird durch Doppelklick oder durch die Schaltfläche Buchen gebucht. Seite 10 von 56

11 Hinweis Das Buchen der Rechnung ist kein buchhalterischer Vorgang. Die Buchung kann auch jederzeit wieder rückgängig gemacht werden. Eine gebuchte Rechnung wechselt in der Ansicht Dokumente auf die Farbe grün. Mit diesem Vorgang erscheint die Rechnung dann auch als scharfe Rechnung in der Ansicht Rechnungen. Durch das Buchen der Rechnung wird diese auch für die Eingabe von Zahlungseingängen freigegeben und die Rechnung wird automatisch nach S-Control übergeben und ist dort im Dialog Rechnungen zu finden. Dialog Rechnungen in S-Control In der Ansicht Rechnungen von S-HOAI werden Ihnen die Rechnungen auch in unterschiedlichen Farben dargestellt. Seite 11 von 56

12 Die farbliche Kennzeichnung hat folgende Bedeutung: Rot Schwarz Grün Grau = Die Rechnung ist noch offen und der Fälligkeitstermin wurde bereits erreicht = Die Rechnung ist noch offen, aber der Fälligkeitstermin wurde noch nicht erreicht = Die Rechnung ist innerhalb des Zahlungsziels bezahlt worden = Diese Kennzeichnung finden Sie nur bei Projekten mit Zahlungsabzug. Sobald eine weitere Rechnung erzeugt wird, werden alle Vorgängerrechnungen ausgegraut. Mit dem nächsten Schritt teilt sich der weitere Prozessverlauf in zwei Teile, wie zu Beginn des Leitfadens beschrieben. Der Umgang mit Zahlungen, Teilzahlungen und Storni hängt davon ab, ob Sie die gesamte Forderung abziehen oder nur die eingegangene Zahlung. In den folgenden Abschnitten 2. Kunden mit Zahlungsabzug (Seite 12) und 3. Kunden mit Forderungsabzug (Seite 16) werden nun beide Vorgehensweisen detailliert beschrieben. Seite 12 von 56

13 2. Kunden mit Zahlungsabzug a) Der Auftraggeber bezahlt die Rechnung vollständig. Um die Zahlung einzugeben öffnen Sie bitte in S-HOAI den Dialog Zahlungseingang in dem Sie auf die Symbolschaltfläche drei Münzen klicken. Alternativ öffnen Sie den Dialog auch durch Doppelklick auf die entsprechende Rechnung in der Ansicht Rechnungen Über die Schaltfläche Neu können Sie den Zahlungseingang im Programm hinterlegen. Bitte geben Sie hier zuerst das Zahlungsdatum ein. Anschließend können Sie sofort auf die Schaltfläche Vollständige Zahlung klicken. S-HOAI verteilt dann den Zahlungsbetrag automatisch auf die Unterprojekte. Zusätzlich können noch die Belegnummer (Kontoauszugsnummer) und die Kontonummer, worauf das Geld überwiesen wurde, angegeben werden. Seite 13 von 56

14 Sobald Sie die Zahlung eingegeben haben sehen Sie am oberen rechten Fensterrand die Zusammenfassung der Bruttobeträge der Rechnung. Mit OK bestätigen Sie den Zahlungseingang. Im Dialog Rechnungen/Zahlungen bearbeiten bekommen Sie dann noch mal eine komplette Übersicht zur Rechnung. Diesen Dialog bestätigen Sie bitte auch noch mal mit OK. Die Frage nach der Änderung des Rechnungsstatus bestätigen Sie bitte mit Ja. Seite 14 von 56

15 Sobald der Zahlungseingang erfasst wurde, steht er auch automatisch in S-Control für die Auswertungen zur Verfügung. Dies ist der Idealfall und für Ihr Unternehmen am einfachsten zu handhaben. Nach der zuvor beschriebenen Vorgehensweise können Sie jetzt für das Projekt weitere Rechnungen erzeugen Seite 15 von 56

16 b) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag und die Differenz soll mit der nächsten Rechnung nachgefordert werden. Um die Zahlung einzugeben öffnen Sie bitte in S-HOAI den Dialog Zahlungseingang in dem Sie auf die Symbolschaltfläche drei Münzen klicken. Alternativ öffnen Sie den Dialog auch durch Doppelklick auf die entsprechende Rechnung in der Ansicht Rechnungen Über die Schaltfläche Neu können Sie den Zahlungseingang im Programm hinterlegen. Zahlungsdatum Bitte geben Sie hier zuerst das Zahlungsdatum ein. Zahlungsbetrag (brutto) Bitte geben Sie hier den Betrag ein, den der Auftraggeber an Sie überwiesen hat. Seite 16 von 56

17 Zusätzlich können noch die Belegnummer (Kontoauszugsnummer) und die Kontonummer worauf das Geld überwiesen wurde angegeben werden. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Automatisch aufteilen. Danach wird der gezahlte Betrag anteilmäßig auf die Unterprojekte verteilt und bestätigen Sie den Zahlungseingang mit der Schaltfläche OK! Sobald Sie die Zahlung eingegeben haben, sehen Sie am oberen rechten Fensterrand die Zusammenfassung der Bruttobeträge der Rechnung. Mit OK bestätigen Sie den Zahlungseingang. Im Dialog Rechnungen/Zahlungen bearbeiten bekommen Sie dann noch mal eine komplette Übersicht zur Rechnung. Diesen Dialog bestätigen Sie bitte auch noch mal mit OK. In diesem Fall bleibt der Rechnungsstatus unverändert auf gestellt, da die Rechnung nicht vollständig gezahlt wurde. Seite 17 von 56

18 Sobald der Zahlungseingang erfasst wurde, steht er auch automatisch in S-Control für die Auswertungen zur Verfügung. Dialog Rechnungen von S-Control Wenn Sie jetzt in S-Control im Bereich Auswertungen einen Report generieren, der Ihnen die Offenen Posten anzeigt, dann wird diese Rechnung entsprechend angezeigt. Auswertung S05 Offene Posten nach Projekten Dieser offene Posten bleibt jetzt solange bestehen, bis Sie die nächste Rechnung für das Projekt schreiben. Mit der Folgerechnung werden denn die offenen 2.000,00 erneut angefordert. Für die nächste Rechnung schreiben Sie bitte wieder die Ansätze des Projektes fort und wählen über den Menüpunkt Dokument -> Neu -> Teilrechnung. Seite 18 von 56

19 In dem Dialog Teilrechnung lassen sich bereits die Rechnungsdetails ablesen und Sie können hier wieder bei Bedarf den Rechnungsbetrag pauschalieren. Seite 19 von 56

20 Bei der Honorarzusammenstellung sehen Sie jetzt auf der Rechnung den kumulierten Honoraranspruch nach Leistungsstand, von diesen ,00 werden jetzt die bisherigen Zahlungen netto abgezogen. Daraus ergibt sich der netto Honoraranspruch in Höhe von ,97. Mit Erzeugen der Rechnung wird der offene Posten zur Rechnung RK hinfällig. Bitte buchen Sie jetzt diese Rechnung im Dialog Rechnungen buchen. Mit der Buchung finden Sie auch diese Rechnung unter der Ansicht Rechnungen in S-HOAI sowie im Dialog Rechnungen von S-Control. Seite 20 von 56

21 Ansicht Rechnungen in S-HOAI Dialog Rechnungen in S-Control Die Spalte Forderungskorrektur im Rechnungsgitter von S-Control zeigt Ihnen nun den Betrag an, um den die Forderung korrigiert wurde, damit die Auswertungen richtig angezeigt werden. Seite 21 von 56

22 Die Auswertung S05 Offene Posten nach Projekten zeigt jetzt neben den beiden physikalischen Rechnungen auch die virtuelle Korrektur zur ersten Rechnung an. Auswertung S05 Offene Posten nach Projekten Ohne eine manuelle Korrektur vornehmen zu müssen, zeigt jetzt die OP-Liste den tatsächlich offenen Betrag an. Mit jeder weiteren Rechnung und Teilzahlung wird diese Systematik jetzt fortgeführt, bis Sie das Projekt schlussrechnen und der Kunde die Schlussrechnung vollständig bezahlt hat. Seite 22 von 56

23 c) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag und die Differenz soll nicht nachgefordert werden (Storno / Nachlass). Nach dem Sie eine Rechnung geschrieben und gebucht haben, bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber die Information, dass er mit dem Rechnungsbetrag nicht einverstanden ist. Er wird die Rechnung nur teilweise bezahlen. In den nächsten Schritten wird dann beschrieben wie Sie die Zahlung hinterlegen und den Restbetrag stornieren (oder als Nachlass gewähren). Öffnen Sie den Dialog Zahlungseingang in S-HOAI über den Menüpunkt Projekt -> Zahlungseingang und wählen Sie die Rechnung aus, wofür Sie den Zahlungseingang eingeben möchten. Auf der Registerkarte Zahlungen klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um die Teilzahlung zu hinterlegen. Seite 23 von 56

24 Sie geben das Zahlungsdatum und den Teilzahlungsbetrag (brutto) ein, anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Automatisch aufteilen und bestätigen die Zahlung mit OK. Dialog Zahlungen bearbeiten Registerkarte Zahlungen Wechseln Sie jetzt auf die Registerkarte Storno, um die Differenz zwischen Rechnung und Zahlung zu stornieren. Seite 24 von 56

25 Dialog Zahlungen bearbeiten Registerkarte Storno Über die Schaltfläche Neu starten Sie den Erfassungsdialog Storno Bezeichnung Geben Sie hier eine Kurzbezeichnung für den Storno ein Betrag Brutto Geben Sie hier den Stornobetrag ein. Wichtig! Geben Sie den Betrag als positive Zahl ein! Datum Als Stornodatum wird immer das aktuelle Datum vorgeschlagen. Dies kann aber manuell angepasst werden. Seite 25 von 56

26 Schaltfläche Automatisch aufteilen Wenn Sie den Betrag eingegeben haben, klicken Sie auf diese Schaltfläche um den Betrag auf die vorhandenen Unterprojekte zu verteilen. Schaltfläche Rest Stornieren Mit dieser Schaltfläche stornieren Sie den kompletten Restbetrag der Rechnung. Klicken auf OK, um die Eingaben des Stornos zu bestätigen. Dialog Rechnungen/Zahlungen bearbeiten Registerkarte Storno Im Dialog Rechnungen/Zahlungen bearbeiten wird dann automatisch der Storno als negativer Betrag ausgewiesen. Bestätigen Sie diesen Dialog nochmals mit OK. Das folgende Fenster bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ja Die Rechnung gilt jetzt als vollständig bezahlt, da der Restbetrag von Ihnen nicht wieder eingefordert wird. Seite 26 von 56

27 Ansicht Rechnungen in S-HOAI Die Ansicht Rechnungen in S-HOAI zeigt Ihnen jetzt auch diese Teilrechnung als vollständig bezahlt an. Dialog Rechnungen in S-Control Im Dialog Rechnungen von S-Control werden Ihnen jetzt die Rechnung und der Storno als einzelne Positionen angezeigt, damit ist die Übersicht gewährleistet und es bleibt für Sie jederzeit nachvollziehbar, wie sich der Rechnungs- und Zahlungsverlauf entwickelt hat. Seite 27 von 56

28 Wichtig für Sie und Ihren Kunden ist jetzt die Nachvollziehbarkeit auf den nächsten Folgerechnungen. Nachdem Sie das Projekt weiter fortgeschrieben haben, können Sie jetzt die 3. Rechnung für das Projekt auf zuvor beschriebener Weise erzeugen. Vom gesamten Honoraranspruch der 3. Rechnung werden dann Zahlungen zu den Rechnungen 1 und 2 abgezogen, der Storno zur 2. Rechnung wird ebenfalls als Erhaltene Zahlung berücksichtigt, da der Nachlass von 2.000,00 nicht wieder eingefordert werden soll. Auswertung S05 Offene Posten nach Projekten Seite 28 von 56

29 In S-Control wird jetzt die neue Teilrechnung als offener Posten in der OP-Liste geführt. Die 2. Rechnung (RK08-019) wird nicht gezeigt, da diese den Status bezahlt hat. Seite 29 von 56

30 d) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag und die Differenz muss gutgeschrieben werden und die Differenz soll später wieder angefordert werden. Dieser Fall tritt dann ein, wenn ein Auftraggeber als Kapitalgesellschaft eine Gutschrift über eine benötigt, wenn er selbst nur einen Teilbetrag der Rechnung überweist. In unserem Fall wird auf die 3. Teilrechnung über ,00 nur ,00 gezahlt. Die Differenz von 1.230,00 soll mit der 4. Teilrechnung wieder berechnet werden. Der Kunde wünscht aber eine Gutschrift. Nachdem der Zahlungseingang auf Ihrem Konto erfolgt ist, öffnen Sie den Zahlungseingangsdialog in S-HOAI, um die Zahlung zu hinterlegen. Der Dialog Rechnung/Zahlungen bearbeiten weist jetzt den offenen Betrag von 1.230,00 aus. In S-Control wird die Zahlung sofort in Ihren Auswertungen oder im Dialog Rechnungen angezeigt. Auswertung S05 Offene Posten nach Projekten Seite 30 von 56

31 Dialog Rechnungen S-Control Der nächste Schritt ist die Erstellung der Gutschrift für den Kunden. Hierzu öffnen Sie in S-HOAI den Dialog Neues Dokument über den Menüpunkt Dokument -> Neu. Wählen Sie hier die Dokumentenart Gutschrift aus und bestätigen Sie dies mit OK. Seite 31 von 56

32 Geben Sie hier bitte die Gutschriftsnummer ein, wählen Sie ein Layout und hinterlegen Sie den Sachbearbeiter sowie die Bezeichnung. Geben Sie anschließend den netto Gutschriftsbetrag ein. In unserem Fall: 1.230,00 / 1,19 = 1.033,61. WICHTIG! Setzen Sie den Haken Gutschrift nicht vom Honorar abziehen, damit die Gutschrift NICHT auf der nächsten Rechnung erscheint! Sie wollen den gutgeschriebenen Betrag mit der nächsten Rechnung wieder anfordern. Seite 32 von 56

33 Die erstellte Gutschrift kann jetzt dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden. Anschließend muss die Gutschrift genauso gebucht werden. Ansicht Rechnungen Seite 33 von 56

34 Die Gutschrift wird mit der Buchung selbstverständlich auch nach S-Control übergeben. Hier werden aber nur die Nummer, das Datum und die Bezeichnung übergeben. Beträge werden nicht übergeben, da sonst die Auswertungen verfälscht würden. In der Ansicht Rechnungen von S-HOAI wird die Gutschrift mit einem Wert von ,00 angezeigt. Der Betrag bezahlt ist aber 0,00 somit ist auch kein Restbetrag für diese Gutschrift offen. Sobald Sie jetzt die nächste Rechnung für das Projekt erzeugen wird der gutgeschriebene Betrag wieder mit dem Gesamthonorar angefordert. Seite 34 von 56

35 In der Aufstellung der gezahlten Rechnungen fehlt die Gutschrift. Die Zahlung auf die Rechnung RK ist mit ,00 berücksichtigt. Dementsprechend wird die gutgeschriebene Differenz aus dieser Rechnung wieder mit angefordert. Mit Buchung der Rechnung wird diese an S-Control übertragen und wird Ihnen unter der Ansicht Rechnungen in S-HOAI angezeigt. Ansicht Rechnungen in S-HOAI Dialog Rechnungen in S-Control Jetzt können Sie mit der gewohnten Bearbeitung des Projektes fortfahren. Seite 35 von 56

36 e) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag, die Differenz muss gutgeschrieben werden und die Differenz soll als Nachlass gewährt oder storniert werden Dieser Fall ist vergleichbar mit dem vorhergehenden Fall. Der Bauherr kürzt die Rechnung und überweist nur einen Teilbetrag (20.000,00 ), diese Kürzung (1.420,00 ) wird von Ihnen akzeptiert und die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag muss storniert werden. Die Bearbeitung des Falls deckt sich mit dem vorhergenden Fall: Sie hinterlegen die Zahlung in S-HOAI Erstellen Sie über die Differenz von 1.420,00 eine Gutschrift. Vergessen Sie nicht den Haken Gutschrift nicht vom Honorar abziehen zu setzen. Seite 36 von 56

37 Die erzeugte Gutschrift kann jetzt zum Kunden geschickt werden. Um die Differenz auszubuchen, müssen Sie jetzt den Restbetrag der Rechnung stornieren. BEVOR Sie die Gutschrift buchen. Hierzu öffnen Sie den Dialog Zahlungseingang über den Menüpunkt Projekt -> Zahlungseingang, wechseln auf den Reiter Storno und klicken Sie auf Neu. Geben Sie hier dann eine Bezeichnung zum Storno ein, klicken Sie auf die Schaltfläche Rest Stornieren und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Seite 37 von 56

38 Dialog Rechnung/Zahlungen bearbeiten Registerkarte Storno Den Dialog Rechnung/Zahlungen bearbeiten beenden Sie mit OK und bestätigen Sie die folgende Frage, ob der Status dieser Rechung auf bezahlt` geändert werden soll, mit Ja. Im der Ansicht Rechnungen von S-HOAI wird Ihnen zu diesem Zeitpunkt nur die Rechnung ohne Restbetrag an, da dieser soeben storniert wurde. Seite 38 von 56

39 Als letzten Schritt müssen Sie an dieser Stelle jetzt nur noch die Gutschrift buchen, danach wird diese auch in der Ansicht Rechnungen von S-HOAI und in der Rechnungsübersicht von S-Control (ohne Werte) angezeigt. Seite 39 von 56

40 Dialog Rechnungen in S-Control Korrekterweise zeigt der Dialog jetzt keinen offenen Betrag an. Zu diesem Zeitpunkt sind im Projekt alle Rechnungen bezahlt worden oder die Differenzen sind storniert worden. Mit der Beschreibung dieser Situationen sind Sie jetzt in der Lage alle Projekte mit Zahlungsabzug bis hin zur Schlussrechnung zu bearbeiten. Sollten noch weitere Fragen auftreten, steht Ihnen das Kobold-Team gerne beratend zur Seite. Seite 40 von 56

41 2. Kunden mit Forderungsabzug a) Der Auftraggeber bezahlt die Rechnung vollständig. Um die Zahlung einzugeben öffnen Sie bitte in S-HOAI den Dialog Zahlungseingang in dem Sie auf die Symbolschaltfläche drei Münzen klicken. Alternativ öffnen Sie den Dialog auch durch Doppelklick auf die entsprechende Rechnung in der Ansicht Rechnungen Über die Schaltfläche Neu können Sie den Zahlungseingang im Programm hinterlegen. Bitte geben Sie hier zuerst das Zahlungsdatum ein. Anschließend können Sie sofort auf die Schaltfläche Vollständige Zahlung klicken. S-HOAI verteilt dann den Zahlungsbetrag automatisch auf die Unterprojekte. Zusätzlich können noch die Belegnummer (Kontoauszugsnummer) und die Kontonummer, worauf das Geld überwiesen wurde, angegeben werden. Seite 41 von 56

42 Sobald Sie die Zahlung eingegeben haben sehen Sie am oberen rechten Fensterrand die Zusammenfassung der Bruttobeträge der Rechnung. Mit OK bestätigen Sie den Zahlungseingang. Im Dialog Rechnungen/Zahlungen bearbeiten bekommen Sie dann noch mal eine komplette Übersicht zur Rechnung. Diesen Dialog bestätigen Sie bitte auch noch mal mit OK. Die Frage nach der Änderung des Rechnungsstatus bestätigen Sie bitte mit Ja. Seite 42 von 56

43 In der Ansicht Rechnungen von S-HOAI wird die Rechnung jetzt als bezahlt angezeigt. Sobald der Zahlungseingang erfasst wurde, steht er auch automatisch in S-Control für die Auswertungen zur Verfügung. Dies ist der Idealfall und für Ihr Unternehmen am leichtesten zu handhaben. Nach der zuvor beschriebenen Vorgehensweise können Sie jetzt für das Projekt weitere Rechnungen erstellen. Seite 43 von 56

44 b) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag und der Differenzbetrag soll mit der nächsten Rechnung nachgefordert werden. In unserem Beispiel wird die 2. Abschlagsrechnung auf das Projekt nur Teilweise bezahlt. Die 1. Abschlagsrechnung ist komplett in Abzug gebracht worden. Diese Rechung ist bereits gebucht und wird in der Ansicht Rechnungen in S-HOAI und im Dialog Rechnungen von S-Control entsprechend angezeigt. Seite 44 von 56

45 Ansicht Rechnungen in S-HOAI Dialog Rechnungen in S-Control Über den Menüpunkt Projekt -> Zahlungseingang öffnen Sie den Dialog Rechnung/Zahlungen bearbeiten und mit der Schaltfläche Neu starten Sie den Dialog Zahlungseingang Seite 45 von 56

46 In diesem Dialog geben Sie bitte das Zahlungsdatum und den Teilzahlungsbetrag ein. Optional können Sie auch noch Beleg und Konto ausfüllen. Mit der Schaltfläche Automatisch Aufteilen wird der Teilzahlungsbetrag automatisch auf die Unterprojekte verteilt. Mit OK bestätigen Sie diese Eingaben. Dialog Rechnung/Zahlungen bearbeiten In der Zusammenfassung (Rahmen oben rechts) können Sie jetzt den Offenen Betrag brutto ablesen. Im nächsten Schritt muss der offene Betrag für den Kunden gutgeschrieben werden. Die Gutschrift erzeugen Sie, indem Sie in der Menüleiste auf Dokument -> Neu klicken. Im Dialog Neues Dokument wählen Sie die Gutschrift aus und bestätigen die Eingabe mit OK. Seite 46 von 56

47 Dialog Gutschrift Nachdem Sie in diesem Dialog die Nummer und die Belegdaten eingegeben haben, tragen Sie noch den Gutschriftsbetrag netto ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK, damit wird die Gutschrift in der Textverarbeitung geöffnet. WICHTIG! Der Haken Gutschrift nicht vom Honorar abziehen darf hier NICHT gesetzt werden, damit die Gutschrift auf der nächsten Rechnung erscheint! Seite 47 von 56

48 Nachdem die Gutschrift erstellt wurde, muss sie noch gebucht werden. Seite 48 von 56

49 Auch im Dialog Rechnungen von S-Control wird diese Gutschrift mit Beträgen angezeigt. Der offene Betrag der Rechnung RK über 500,00 brutto ist mit der Gutschrift GS verrechnet worden, also besteht zurzeit kein offener Betrag. Die Rechnung zu der die Gutschrift jetzt noch erzeugt wurde hat noch den Status gestellt. Stellen Sie den Status der Rechnung jetzt bitte noch auf bezahlt. Hierzu öffnen Sie den Dialog Rechnung/Zahlungen bearbeiten in dem Sie in der Ansicht Rechnungen in S-HOAI auf die Rechnung einen Doppelklick machen. Ändern Sie jetzt den Status der Rechnung auf bezahlt und bestätigen Sie dies mit OK. Das folgende Bestätigungsfenster verlassen Sie indem Sie die Schaltfläche Nein betätigen. Seite 49 von 56

50 Da Sie zuvor den Status manuell auf bezahlt geändert haben, müssen Sie hier Nein sagen. Jetzt kann die nächste Rechnung gestellt werden. Schreiben Sie das Projekt weiter fort und erzeugen Sie über Dokument -> Neu die Folgerechnung. Bei dieser Rechnung werden die beiden ersten Rechnungen vom Honoraranspruch abgezogen, die Gutschrift wird wieder addiert, sodass dieser Betrag wieder angefordert wird. Danach können Sie mit dem regulären Projektverlauf fortfahren. Seite 50 von 56

51 c) Der Auftraggeber bezahlt nur einen Teilbetrag und die Differenz soll nicht nachgefordert werden (Storno / Nachlass). Sollte Ihr Auftraggeber eine Rechnung berechtigterweise kürzen, müssen Sie den entsprechenden Betrag stornieren, so dass er nicht mehr als offener Posten erscheint und auch nicht wieder angefordert wird. In unserem Beispielprojekt wird die Rechnung RK nur mit ,00 bezahlt. Diese Kürzung wird akzeptiert. In der Ansicht Rechnungen von S-HOAI können Sie per Doppelklick auf die Rechnung den Dialog Rechnung/Zahlungen bearbeiten öffnen. Über die Schaltfläche Neu auf der Registerkarte Zahlungen starten Sie den Zahlungseingangsdialog. Hinterlegen Sie das Zahlungsdatum, den Zahlungsbetrag und optional Beleg und Konto. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Automatisch aufteilen Mit der Schaltfläche OK bestätigen Sie diese Eingabe. Seite 51 von 56

52 Ohne den Dialog Rechnungen/Zahlungen bearbeiten können Sie sofort auf die Registerkarte Storno wechseln, um die Differenz zu stornieren. Über die Schaltfläche Neu starten Sie den Dialog Storno bearbeiten. Seite 52 von 56

53 Geben Sie hier die Stornobezeichnung und das Stornodatum ein, klicken Sie anschließend auf Rest Stornieren und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK! In dem Dialog Rechnung/Zahlungen bearbeiten wird Ihnen nun der Stornobetrag als negativer Betrag angezeigt. Sind alle Eingaben korrekt, bestätigen Sie auch diesen Dialog mit OK. Seite 53 von 56

54 Sie werden jetzt gefragt, ob der Status der Rechnung auf bezahlt geändert werden soll. Bestätigen Sie diese Frage mit Ja. In der Ansicht Rechnungen von S-HOAI wird diese jetzt als vollständig bezahlt angezeigt. Seite 54 von 56

55 Im Dialog Rechnungen von S-Control wird der Storno zur Rechnung ebenfalls mit angezeigt, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Das Projekt kann jetzt auf weiter fortgeschrieben und abgerechnet werden. Seite 55 von 56

56 Mit diesem Leitfaden haben Sie jetzt, alle Situationen beschrieben bekommen, die üblicherweise in Planungsbüros vorkommen können. Sollten Sie noch weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen jederzeit unter zur Verfügung. Seite 56 von 56

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