Gecko.Anlagenbuchhaltung. Schulungsunterlage. System: Windows Version: x

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1 Gecko.Anlagenbuchhaltung Schulungsunterlage System: Windows Version: x

2 Hauptmenü (my Desk) A B C D E HINWEIS: Es werden nur Funktionen angezeigt, für welche Sie berechtigt worden sind. Legende: 1 Hauptdialog Anlagenbuchhaltung 2 Drucken von Listen 3 Abschreibungen buchen 4 Finanzkonten verwalten 5 Inventarklassen verwalten A Neuer Datensatz erfassen oder Tastenkombination Crtl + N B Datensatz löschen (wenn in einer Übersichtsliste markiert) oder Delete-Taste C Daten in einer Übersichtsliste neu einlesen (aktualisieren) oder F5-Taste D OnLine Hilfe aufrufen (Internet) oder F1-Taste E Hauptmenü (mydesk) aufrufen WICHTIG: Inventarklassen und Anlagen einschliesslich Buchungen werden pro Mandant geführt. Die übrigen Stammdaten (Finanzkonten, Kostenstellen, Adressen usw.) werden nicht mandantenabhängig geführt

3 Inventarklassen Für Inventarklassen im Verwaltungsvermögen besteht eine vordefinierte Textdatei (Anlagenklassen.csv), welche auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Um die bereinigte Datei einzulesen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie die Funktion Stammdaten Inventarklassen. 2. Wählen Sie im Menü Funktionen den Eintrag Externe Daten. 3. Wählen Sie im Dialog Datei öffnen die Datei Anlagenklassen.csv und klicken Sie anschliessend auf die Befehlstaste Öffnen. Hinweise: Sofern nur finanzielle Abschreibungen, aber keine kalkulatorischen Kosten gebucht werden sollen (z.b. bei Anlagen im Finanzvermögen), dürfen im Abschnitt Kostenrechnung die Konten für Abschreibung und kalk. Zinsen nicht hinterlegt werden. Differenzieren Sie den Klassenschlüssel (Identifikation) für das Verwaltungs- und Finanzvermögen: 5xx Klassen Verwaltungsvermögen 6xx Klassen Finanzvermögen 8xx Klassen für Pro-Memoria Güter (z.b. laufende Rechnung)

4 Finanzkonten Bei der Übernahme der Inventarklassen aus einer externen Datei werden das Investitionskonto (Gegenkonto für Anlagenzugänge), das Abschreibungskonto FiBu und die Konten für kalkulatorische Kosten automatisch angelegt. Nach der Übernahme sind die angelegten Konten zu bereinigen. In der Regel sind die Konten resp. Kostenarten gemäss der untenstehende Tabelle anzulegen. Konto Bezeichnung Gegenkonto Stellung Kreis Investitionskonto Haben Bilanz Abschreibungen Verwaltungsvermögen Soll ER Kalk. Abschreibungen (Belastung) Soll ER Kalk. Abschreibungen (Entlastung) Haben ER Kalk. Zinsen (Belastung) Soll ER Kalk. Zinsen (Entlastung) Haben ER Für zusätzliche Abschreibungen in der Finanzbuchhaltung sind folgende Konten zu führen: Konto Bezeichnung Zusätzliche Abschreibungen auf dem Verw.-Vermögen vor Ermittlung des Rechnungsergebnisses Zusätzliche Abschreibungen auf dem Verw.-Vermögen nach Ermittlung des Rechnungsergebnisses Die Bestandeskonti (114x) werden pro Anlage erfasst und können fakultativ als Finanzkonto geführt werden. Buchungsvorgänge Vorgang Soll Haben KoRe Anlagenzugang 114x Abschreibungen FiBu x (Abschreibungen aus FiBu) Abschreibungen KoRe xxxxx/3xxxxx Kalk. Zinsen xxxxx/3xxxxx

5 Funktion Anlagen verwalten (Hauptmenü) Neue Anlage Anlage löschen Filter setzen Liste der hinterlegten Hauptanlagen (Index 000). Doppelklicken Sie einen Eintrag, um untergeordnete Anlagen (Index ) für die selektionierte Hauptanlage anzuzeigen. Legende: 1 Detaildaten (Register 1 und 2) speichern 2 Vorhandene Dokumente für eine Anlage abrufen oder eintragen (Word, Excel, usw.) 3 Anzeige der aktuell selektionierten (aktiven) Anlage 4 Register Übersicht: Liste der verwalteten Anlagen/Investitionsgüter 5 Register Detail 1 und 2: Stammdaten der selektionierten Anlage verwalten 6 Register Buchungen: Buchungen zur selektionierten Anlage anzeigen 7 Register History: Aktivitäten auf der selektionierten Anlage anzeigen Menü Funktionen Crl + N Delete Crtl + I Crtl + E Hinweise: Neue Anlage erfassen Anlage löschen Buchungen aus einer externe Schnittstelle übernehmen (Import) Buchungen in eine externe Schnittstelle übertragen (Export) Jede Inventarposition (Index = 000) kann Unterpositionen (Teile-/Folgeinvestitionen) enthalten. Jede Unterpositionen erhält einen eindeutigen Index. Wenn Sie eine Inventarposition (Hauptposition) neu hinzufügen, erstellt das System automatisch einen Inventarzugang. Bei Wertzugängen auf einer Hauptposition (Index = 000) wird automatisch ein Stammsatz für die Unterposition angelegt. Wenn Sie die Hauptposition löschen (Index = 000) werden auch die Unterpositionen gelöscht

6 Funktion Anlage verwalten (Detail 1) Inventur-Nr (PFLICHTFELD) Eindeutige Identifikation der Anlage. Index Fortlaufende Nummer zur Kennzeichnung von Unterpositionen. Die Hauptposition erhält den Index 000. Bezeichnung (PFLICHTFELD) Nähere Bezeichnung Gruppe (PFLICHTFELD) Zuteilung der Anlage zu einer Anlagengruppe. Dieses Feld dient der Gruppierung von Anlagen für statistische Zwecke im Rahmen von Auswertungen. Standort Eingabe des Anlagenstandortes. Das Feld dient der Gruppierung von Anlageverzeichnissen. Anlagetyp (PFLICHTFELD) Auswahl des Anlagetypes. Sofern die Option Anlagen mit Abschreibung ausgewählt ist, erfolgt die buchhalterische Bestandesführung

7 -- Anschaffung/Investition --- Datum (PFLICHTFELD) Eingabe des Datums, an welchem die Anlage beschafft worden ist. Wert (PFLICHTFELD) Eingabe des Anschaffungswertes. Der Wert wird bei Abschreibungen verwendet (siehe Bilanzwert). WB-Wert Eingabe eines geschätzten Wiederbeschaffungswertes. Der Wert wird bei Abschreibungen verwendet (siehe Bilanzwert). -- Versicherung --- Vers.-Nr. Eingabe der Vertrags-Nr. (Police). Dient zu informativen Zwecken. Vers.-Wert Eingabe eines versicherten Wertes. Dient zu informativen Zwecken. Versicherung Eingabe der Versicherungsgesellschaft, bei welcher die Anlage versichert ist. Dient zu informativen Zwecken. -- Bilanzierung / Abschreibung --- Die Inventarposition wird nur bilanziert, sofern der Anlagetyp Anlagen mit Abschreibung selektioniert ist. Bestandeskonto (PFLICHTFELD) Hinterlegen Sie hier das Bestandeskonto. Das Konto dient der Generierung von Buchungssätzen. Anlagenklasse (PFLICHTFELD) Hinterlegen Sie hier die Anlageklasse. Auf Stufe der Anlagenklasse sind die Parameter für Kontierungen hinterlegt. Kostenstelle (PFLICHTFELD) Identifikation der Kostenstelle, auf welche die kalkulatorischen Kosten gebucht werden. Bilanzwert Erfassen Sie hier den Wert, mit welchem der Anlagenzugang bilanziert werden wird. Der Bilanzierungswert dient als Basiswert bei linearen Abschreibungen resp. als Basiswert für die 1. Abschreibung bei nicht-linearen Methoden. Sofern Sie hier keine Eingabe machen, verwendet das System den Wiederbeschaffungs- oder Anschaffungswert. Bilanzierung per Erfassen Sie hier das Datum, an welchem der Anlagenzugang bilanziert werden soll. Sofern Sie hier keine Angabe machen, verwendet das System das Anschaffungsdatum. 1. Abschreibung per Wählen Sie hier das Datum, an welchem die erste Abschreibung erfolgen soll. Sofern Sie hier keine Angabe machen, verwendet das System den im Folgejahr der Bilanzierung. Restwertberechnung Markieren Sie diese Option, sofern der Restbuchwert mit gleich bleibenden (linearen) Quoten über die noch verbleibende Nutzungsdauer abgeschrieben werden soll

8 Funktion Anlage verwalten (Detail 2) Lieferant Auswahl des Lieferanten. Der Lieferant muss in der Adresskartei hinterlegt sein. -- Massengüter --- Menge Sofern es sich bei der Anlage um ein Massengut handelt, kann hier die Anzahl der Einzelpositionen hinterlegt werden. Einheit Einheit der hinterlegten Menge. Die Einheiten sind in den Basiseinstellungen zu hinterlegen. Preis Preis des Einzelstückes pro Mengenheinheit. -- Grundstück --- Fläche Hinterlegen Sie hier die Quadratmeter der beanspruchten Grundstücksfläche. Dient der Berechnung der kalkulatorischen Zinsen auf den Landkosten. Preis pro m2 Hinterlegen Sie hier den Grundstückpreis je Quadratmeter. Dient der Berechnung der kalkulatorischen Zinsen auf den Landkosten

9 Abschreibungen buchen Die Buchungen für Abschreibungen (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung) und kalk. Zinsen können automatisch generiert und gebucht werden. Wählen Sie die Funktion Anlagenbuchhaltung Abschreibungsrechnung. Rechnungskreis Sofern Zinsen gebucht werden AK AF ZI Abschreibung kalkulatorisch Abschreibung Finanzbuchhaltung kalk. Zinsen 1. Wählen Sie Rechnungskreis: Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung. 2. Erfassen Sie im Feld Buchen per das Buchungsdatum. 3. Markieren Sie die Option Zinsen statt Abschreibungen buchen, sofern die kalk. Zinsen berechnet und gebucht werden sollen. Diese Option ist nur aktiviert, sofern Sie den Rechnungskreis Kostenrechnung gewählt haben. 4. Es werden nur Positionen gebucht, die mit einem Hacken auf der linken Seite markiert sind. Um sämtliche Buchungssätze beim Einlesen mit einem Hacken zu versehen, markieren Sie die Option Alle Sätze markieren. 5. Klicken Sie auf die Befehlstaste Einlesen, um sämtliche Buchungssätze zu generieren. 6. Klicken Sie auf die Befehlstaste Buchen, um die mit einem Hacken markierten Buchungssätze zu buchen. Buchungen stornieren Um gebuchte Abschreibungen oder Zinsen zu stornieren, markieren Sie die Option gebuchte Leistungen stornieren

10 Buchungen exportieren Die Buchungen für Abschreibungen (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung) und kalk. Zinsen können in eine Schnittstellendatei übergeben und anschliessend in der Fremdapplikation eingelesen werden. WICHTIG: Bevor Sie die Schnittstellendatei erstellen, prüfen Sie, ob in der Fremdapplikation die zu buchenden Konten (Finanzbuchhaltung) resp. Kostenarten (Kostenrechnung) eröffnet sind; die zu buchenden Kostenstellen und Kostenträger eröffnet sind; bei den zu buchenden Konten resp. Kostenarten eine Kostenstelle resp. ein Kostenträger kontiert werden darf. A. Schnittstellendatei erstellen 1. Wählen Sie im Menü Funktionen den Eintrag Buchungen exportieren. 2. Markieren Sie die gewünschte Option Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung. Es werden nur die Buchungssätze des markierten Rechnungskreises ausgelesen. 3. Selektionieren Sie das Zielschema und erfassen Sie im Feld Abrechnungsjahr das Buchungsjahr, dessen Sätze ausgelesen werden sollen. 4. Nur Kostenrechnung: Erfassen Sie im Feld KoSt Abschreibung die Nummer der Hilfskostenstelle für die Entlastung der Abschreibungen aus FIBU. Erfassen Sie im Feld KoSt Zinsen die Nummer der Hilfskostenstelle für die Entlastung der Zinsen aus FIBU. 5. Klicken Sie auf Ausführen, um den Vorgang zu starten. Die Funktion erstellt eine Textdatei gemäss Spezifikationen des Zielschemas und einen Vorschaubericht mit den erstellten Buchungen

11 Buchungen importieren (Schnittstelle Abacus) B. Daten einlesen 1. Wählen Sie im Modul Finanzbuchhaltung die Funktion Buchungsschnittstellen. 2. Klicken Sie anschliessend auf den Eintrag Import/Export Buchungen. 3. Markieren Sie die gewünschten Optionen und Selektionskriterien. 4. Selektionieren Sie im Feld Datei die unter Schritt A. Schnittstellendatei erstellen erstellte Textdatei. 5. Klicken Sie auf Ausführen, um den Vorgang zu starten

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