Präsentationstechniken

Transkript

1 Institut für betriebswirtschaftliches Management im Fachbereich Chemie und Pharmazie Präsentationstechniken Seminar zum Innovationsmanagement Prof. Dr. Jens Leker Dipl. Wirtschaftschem. Martin Kirchner

2 Präsentation Wozu? Präsentationen dienen der Information, Überzeugung und Motivation von Adressaten Information: z. B. Mitarbeiter im Arbeitskreis über eigene Projektfortschritte oder neue Entwicklungen in der Forschung informieren Überzeugung: z. B. Vorgesetzte von der Bedeutung der eigenen Arbeit oder Investoren von der Vorteilhaftigkeit eines Investments in ein Start-Up Unternehmen überzeugen Motivation: z. B. als Projektleiter Mitglieder seines Projektteams zur Überwindung von Hindernissen motivieren, oder Studenten zum Lernen animieren Keine allgemeingültigen Regeln für erfolgreiche Präsentationen ABER: systematische Vorbereitung ist Grundvoraussetzung für Erfolg Quelle: Nach Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 1

3 Präsentation Vorbereitung Thema, Ziel und Zielgruppe einer Präsentation müssen klar sein, bevor mit der Vorbereitung begonnen werden kann Wichtig: Thema Ziel Thema: Gegenstand, über den in der Präsentation gesprochen wird (z.b. Einsatz von transgenen Pflanzen in der Landwirtschaft) Ziel: Anliegen, das mit der Präsentation erreicht werden soll (z.b. Bevölkerungsgruppe von Vorteilen der Grünen Gentechnik überzeugen) Das Ziel muss klar formuliert sein: Wer nicht weiß, wohin er will, wird nie ankommen! Zielgruppe: Teilnehmerkreis der Präsentation, der für die Zielerreichung einbezogen werden soll (z.b. Gegner der Grünen Gentechnik, Umweltverbände, skeptische Verbraucher, ) Quelle: Nach Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 2

4 Präsentation Vorbereitung Die Zielsetzung einer Präsentation kann anhand verschiedener Hilfskriterien erfolgen S - Spezifisch/ konkret M - Motivierend A - Alles berücksichtigend R - Realistisch T - Terminorientiert 3

5 Präsentation Vorbereitung Durch Hilfsfragen ist eine bessere Bestimmung der Zielgruppe möglich Welche Interessen haben die Teilnehmer? Gibt es Gemeinsamkeiten der Teilnehmer? Wer ist mein Publikum? Was weiß mein Publikum? Auf wen muss ich das Ziel ausrichten? Wie groß wird die Gruppe sein? Welche Einwände/ Reaktionen sind denkbar? Quelle: Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 4

6 Präsentation Was oder Wie? Der Redner sollte sich vor der Präsentation über die Inhalte UND die Art des Vortrages ausreichend Gedanken machen Schlechter Redner Guter Redner 80 % WAS? 50 % 50 % 20 % WIE? Quelle: 5

7 Präsentation Inhalte Im Zuge der Vorbereitung müssen ausgewählte Inhalte auf das Wesentliche reduziert & anschaulich dargestellt werden Information Information Information Stufen der Vorbereitung 1. Informationssuche Informationen sammeln und selektieren 2. Komprimieren Ausgewählte Inhalte auf das Wesentliche reduzieren 3. Darstellen Inhalte für die Präsentation aufbereiten Quelle: Nach Seifert (2002) aus Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 6

8 Präsentation Visualisierung der Inhalte Visualisierungen sind ein wichtiges Mittel, um das gespochene Wort zu ergänzen Der Mensch behält in Erinnerung 10 % von dem, was er liest 10 % von dem, was er hört 50 % von dem, was er sieht und hört + 70 % von dem, was er selbst sagt 90 % von dem, was er selbst ausführt Quelle: Nach Seifert (2002) aus Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen. 7

9 Präsentation Visualisierung der Inhalte Visualisierungen sollten sich auf die nötigsten Informationen beschränken Qualität der Visualisierung = Informationsmenge Tintenverbrauch Richtig Falsch Quelle: Nach 8

10 Präsentation Visualisierung der Inhalte Ein Bild sagt manchmal mehr als Worte 9

11 Präsentation Visualisierung der Inhalte Wer etwas Wichtiges zu sagen hat, macht keine langen Sätze 10

12 Präsentation Visualisierung der Inhalte Es existiert eine Vielzahle an Präsentationsmedien Pinnwand/Metaplan-Wand Flipchart Overhaed-Projektor Whiteboard/Tafel Power Point 11

13 Präsentation Medien zur Visualisierung Pinnwand/ Metaplan-Wand Vorteile/Anwendungsfelder Arbeit in kleinen Gruppen mit max. 20 Teilnehmern Karten (Rechtecke, Kreise,...) als Zusatzmaterial anwendbar Zur Präsentation vorbereiteter Darstellungen Zur begleitenden Entwicklung von Inhalten Besonders gut um Ideen, Fragen und Wünsche zu sammeln Schwierigkeiten Layout-Gestaltung der Wand oft schwierig ( Karten- Durcheinander ) Lesbarkeit der Karten Kein späterer Bildabruf möglich (evt. durch Abfotografieren) Quelle: Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 12

14 Pinwand Tipps: Mit Packpapier bespannen beschreibbar Pinnen üben Elemente ausdenken und vorbereiten Objekte (z.b. Uhr) anpinnen Pinnwand- Ergebnisse dokumentieren (z.b. Fotografieren) 13

15 Präsentation Medien zur Visualisierung Flipchart Vorteile/Anwendungsfelder Arbeit in kleinen Gruppen mit max. 10 Teilnehmern Zur Präsentation vorbereiteter Darstellungen Darstellungen können sichtbar gehalten werden Darstellungen können wiederverwendet werden Spontane Ausarbeitungen Schwierigkeiten Korrekturen nur durch Überkleben Lesbarkeit der Schrift Verführt dazu, mit dem Rücken zum Publikum zu stehen Quelle: Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 14

16 Präsentation Medien zur Visualisierung Flipchart Tipps: Überschrift Groß- und Kleinbuchstaben gemischt verwenden Stifthaltung üben üben Bogen abzureißen Persönliches Inventar an Zeichen und Symbolen anlegen 15

17 Präsentation Medien zur Visualisierung Whiteboard (o. a. Tafel) Vorteile/Anwendungsfelder Präsentation vor relativ kleinen Gruppen (max. 30 Personen) Spontan einsetzbar Technik ist einfach und sicher Präsentator wird zu mäßigem Vortragstempo gezwungen Schnelle Beseitigung von Irrtümern Sparsam und umweltschonend Schwierigkeiten Tafel (und evt. Stifte) müssen vorhanden sein Präsentation schwieriger vorzubereiten Kein späterer Bildabruf möglich Sauberes Schriftbild problematisch Vortragender muss mit Rücken zum Publikum stehen Quelle: Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 16

18 Gestaltungsmöglichkeiten auf Pinwand, Flipchart und Tafel Qualitätsmerkmale Schrift Übersichtlichkeit & Ordnung Verständlichkeit Optische Ankerreize Ausmaß Gestaltung Farbe Raumaufteilung und Layout Optische Balance Zeichen, Symbole, Diagramme Zeichnen 17

19 Präsentation Medien zur Visualisierung Overhead-Projektor Vorteile/Anwendungsfelder Arbeit in kleinen Gruppen mit max. 10 Teilnehmern Zur Präsentation vorbereiteter Darstellungen Darstellungen können sichtbar gehalten werden Darstellungen können wiederverwendet werden Spontane Ausarbeitungen Schwierigkeiten Korrekturen nur durch Überkleben Lesbarkeit der Schrift Verführt dazu, mit dem Rücken zum Publikum zu stehen Quelle: Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 18

20 Präsentation Medien zur Visualisierung PowerPoint Vorteile/Anwendungsfelder Technisch anspruchsvolle Multimedia-Präsentation mit umfangreicher Sinnesansprache möglich Leistungsspektrum von Notebooks, Digitalkameras etc. integrierbar Technik flexibel aufstellbar Ausdruck von Folien nicht notwendig Schrift und Bilder in ausgezeichneter Qualität Spezialeffekte Schwierigkeiten Gefahr des Überpowerns der Präsentation Eindruck einer sterilen, glatten Veranstaltung kann entstehen Hochwertige Ausrüstung/ Projektionsfläche notwendig Kunstfehler schleichen sich ein Technische Details und Ausfälle Quelle: Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 19

21 Präsentation Medien zur Visualisierung Power Point: Kontraste Bestimmte Farbkontraste sind extrem schlecht zu erkennen. Mit zunehmender Entfernung verschwimmt die Schrift mit dem Hintergrund! Bestimmte Farbkontraste sind extrem schlecht zu erkennen. Mit zunehmender Entfernung verschwimmt die Schrift mit dem Hintergrund! 20

22 Präsentation Medien zur Visualisierung Projektor/Beamer mit Folien Tipps: Was auf den Folien steht muss wichtig sein! Keine unwesentlichen Details Mitteilungsabsicht & Botschaft soll rasch erfassbar sein Komplexe Folien nach und nach präsentieren keine Fastfood- Pädagogik Blicksteuerung mit Laserpointer 21

23 Präsentation Medien zur Visualisierung Feinabstimmung von Folie und Rede Theoretische Schrittfolge einer Folieninszenierung: 1. Zuschauer auf die kommende Folie und ihre Aussage vorbereiten. 2. Folie zeigen und ausreichend Zeit zum ersten Betrachten lassen, ohne zu reden. 3. Folie kommentieren, Details hervorheben oder die Aussage zusammenfassen. 4. Zeit zum Fragen und Ergänzen lassen. 22

24 Präsentation - Ablauf Präsentationen lassen sich in die drei Phasen Eröffnung, Hauptteil und Abschluss gliedern Phase 1: Eröffnung Begrüßung Anlass, Thema, Ziel Gliederung Phase 2: Hauptteil Fragen stellen Medien-Mix Kurze Abschnitte Visualisierung Phase 3: Abschluss Zusammenfassung Appell/ Motivation Quelle: 23

25 Präsentation Grad der Aufmerksamkeit Der Grad der Aufmerksamkeit des Publikums variiert im Verlauf einer Präsentation Aufmerksamkeit Hoch Niedrig Anfang Ende Zeit Quelle: 24

26 Präsentation Eröffnung (15 %) Die Eröffnung sollte genutzt werden, um sich kurz selbst zu präsentieren und Kontakt zum Publikum herzustellen Nach 30 Sekunden ist alles entschieden! (Primacy-Effekt) Begrüßung Pünktlich beginnen Blickkontakt zum Publikum Vorstellung des Redners Selbst- oder Fremdpräsentation Persönlichkeit/ Kompetenz präsentieren Fahrplan Ablauf erläutern Fragen proaktiv beantworten Beginn mit der Präsentation Aktuelle Informationen zum Thema Quelle: Nach Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen; 25

27 Präsentation Eröffnung (15 %) Für die Eröffnung einer Präsentation können verschiedene Starttechniken angewandt werden Vorspanntechnik: Aufhängertechnik: In medias res : Induktive Methode: Deduktive Methode: Weitere: Kann sich auf das Thema beziehen, schafft Aufnahmebereitschaft Aufhänger direkt verbunden mit dem Inhalt, z.b. Ereignis, persönliches Erlebnis, Behauptung Direkter Einstieg in das Thema Vom Konkreten zum Allgemeinen Vom Allgemeinen zum Konkreten Rhetorische Frage, Zitat, Humor, Fakten Quelle: 26

28 Präsentation Hauptteil (75 %) Im Hauptteil der Präsentation sollte auf die verbale UND nonverbale Kommunikation geachtet werden Verbale Kommunikation Frei sprechen Kurze Sätze, höchstens ein Nebensatz Füllwörter vermeiden Pausen einhalten und bewusst einsetzen Beispiele nennen Keine Rechtfertigung für Präsentationsfehler Nonverbale Kommunikation Souveränen Stand ausbalancieren, nicht unablässig herumlaufen oder wippen Hände oberhalb der Hüfte verwenden Offene Haltung (nicht die Arme verschränken) Nicht mit Gegenständen spielen oder hinter dem Rednerpult verstecken Ständig Blickkontakt halten (Blick rundum schweifen lassen, nicht einzelne Personen fixieren) Quelle: 27

29 Präsentation Hauptteil (75 %) Die Körpersprache hat eine große Bedeutung für die Sympathievermittlung Inhalt 7 % 38 % 55 % Stimme Mimik & Gestik Körpersprache trägt mit 93 % zur Sympathievermittlung bei! Den gleichen Einfluss hat sie auf die Aussagekraft des Redners! Quelle: 28

30 Präsentation Hauptteil (75 %) Multicodierung Katze visuell auditiv Verarbeitungsproblem 29

31 Präsentation Hauptteil (75 %) Multicodierung = Hund visuell auditiv Doppelte Kodierung der Information positiver Effekt 30

32 Präsentation Abschluss (10 %) Der Abschluss sollte eine Take home message enthalten und der Redner seine Offenheit für Fragen demonstrieren Deutliches Ende setzen (nicht Das war s ö. ä.) Wesentliche Punkte der Ausführungen nochmals kurz zusammenfassen ( Take home message ) Zuhörern für die Teilnahme und Aufmerksamkeit danken, evtl. mit einem passenden Bilderwitz abschließen Offenheit für Fragen demonstrieren Gegebenenfalls direkt in die Diskussion überleiten oder das Wort an den Diskussionsleiter übergeben Apell an die Teilnehmer richten, der zu konkretem Tun auffordert Quelle: Nach Stender-Monhemius (2006): Schlüsselqualifikationen 31

33 Präsentation Zusammenfassung Bei der Vorbereitung und Durchführung einer Präsentation sind eine Vielzahl von Punkten zu beachten Präsentationen dienen der Information, Überzeugung und Motivation der Adressaten Thema, Ziel und Zielgruppe müssen bekannt sein, bevor mit der Vorbereitung begonnen werden kann Im Rahmen der Vorbereitung müssen ausgewählte Inhalte auf das Wesentliche reduziert und anschaulich dargestellt werden Visualisierungen (z.b. Bilder, Diagramme, ) sind ein wichtiges Mittel, um das gesprochene Wort zu ergänzen Der Einsatz verschiedener Medien sollte situationsbezogen erfolgen Besonders die Eröffnung und der Abschluss einer Präsentation sind wichtig Verbale UND nonverbale Kommunikation sind für gute Präsentationen wichtig 32

34 Handout Ist es sinnvoll den TeilnehmerInnen Unterlagen zu meiner Präsentation zu geben? Vor der Präsentation oder nach der Präsentation austeilen? Unterstützung meiner Präsentation! Übersicht Kernaussagen Komplexe Diagramme Platz für Notizen Sehr umfangreiche Unterlagen auf jeden Fall im Anschluss ausgeben! Zusammenfassung der Inhalte Zusätzliche Informationen Quellen 33

35 Fragen- und Diskussionsrunde Ein guter Vortragender antizipiert Fragen und plant eine Diskussionsrunde Welche Fragen könnten von den TeilnehmerInnen kommen? Antworten zu möglichen Fragen überlegen! Diskussionsrunde planen Fragen an das Publikum überlegen! (Extrem-) Positionen ausmachen (Diskussionsanregung) Einsatz von Moderationstechnik planen 34

36 Vorbereitung Präsentationen sollten unbedingt vorher geübt werden Die Präsentation vorher durchführen MitbewohnerInnen fragen 35

37 Nachbereitung Das Feedback sollte dazu genutzt werden, die Vortragsweise zu verbessern Welches Feedback habe ich bekommen? Reaktionen aus dem Publikum Feedbackbögen Kommilitonen fragen Bin ich mit der Zeit hingekommen? Hat mein Medieneinsatz reibungslos funktioniert? Verbesserungsmöglichkeiten für die nächste Präsentation merken 36

38 Checkliste Checkliste für die Erstellung einer Präsentation 1. Zielsetzung 2. Situationsanalyse 3. Inhalte wählen 4. Aufbau 5. Medieneinsatz 6. Visualisierung 7. Präsentationsmanuskript 8. Handout 9. Frage- und Diskussionsrunde 10. Üben 11. Nachbereitung 37

39 38

40 Quellen Langner- Geißler, T. & Lipp, U. (1991): Pinnwand, Flipchart und Tafel. Weinheim: Beltz Stender-Monhemius, K. (2006): Schlüsselqualifikationen, Zielplanung, Zeitmanagement, Kommunikation, Kreativität. Weidenmann, B. (2002). Erfolgreiche Kurse und Seminare. Weinheim: Beltz. [Kapitel 3] Will, H. (1991). Arbeitsprojektor und Folien. Weinheim: Beltz. (speziell zur Erstellung von PPP) 39