Integriertes Bibliothekssystem in Baden-Württemberg 19. September 2013

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1 Integriertes Bibliothekssystem in Baden-Württemberg 19. September 2013 Hans Peter Großmann, Claudia Pauli, Matthias Schneiderhan Kommunikations- und Informationszentrum Universität Ulm

2 Seite 2 Gliederung Das Projekt IBS BW Zentrales Betriebsmodell: Organisation, Rolle des ZDV, Rolle des BSZ Organisationsstruktur des IBS-Projekts Produktivbetrieb nach Projektende: Supportstrukturen, Kommunikationsstruktur, Umlagemodell für laufende Kosten

3 Seite 3 Das Projekt IBS BW Einführung eines Integrierten Bibliothekssystems (IBS) für ein Konsortium wissenschaftlicher Bibliotheken in BW (mit Förderung durch das MWK) Gemeinsame europaweite Ausschreibung und Beschaffung einer Landeslizenz für BW (Zuschlag: Fa. astec mit dem System adis) Umsetzung eines gemeinsamen zentralen Betriebsmodells (Synergien durch einen wirtschaftlicheren Betrieb) Realisierung eines gemeinsamen adis-referenzsystems für BW (Eröffnung langfristiger Kooperationen der Partnerbibliotheken)

4 Seite 4 Das Teilprojekt IBS-RDS Entwicklung eines Resource Discovery Systems (RDS) als gemeinsames Rechercheportal für die Suche in eigenen und fremden Beständen Basierend auf der Open Source Software VuFind Federführung: UB Freiburg Lizenzierung einer der zwei gewünschten Discovery Indexe EDS (Fa. EBSCO) oder Summon (Fa. Serial Solutions) pro Bibliothek auf drei Jahre

5 Seite 5 Konsortium der beteiligten Bibliotheken Die Universitätsbibliotheken kiz Ulm, Tübingen, IZUS Stuttgart, KIM Hohenheim Beide Landesbibliotheken (BLB und WLB) 47 Hochschulbibliotheken in BW (FHs, PHs, DHBW), betreut durch das Bibliotheksservice-Zentrum Konstanz (BSZ) Nachträglich beigetreten: UB Freiburg und PH Freiburg Projektleitung: Universität Ulm Projektlaufzeit: Sukzessive Produktivsetzung von adis-systemen ab Die letzten Migrationen im August/September 2013: UB Freiburg, WLB, PH Freiburg

6 Seite 6 Zentrales Betriebsmodell: Organisation ZDV Tübingen Server-Cluster und IT-Betrieb (inkl. Datenbanken) Dienstleistungsvereinbarungen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung BSZ Konstanz Serviceleistungen Dienstleistungsvereinbarungen Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung Hochschul- Bibliotheken Universitäts- Bibliotheken Landes- Bibliotheken

7 Seite 7 Zentrales Betriebsmodell: Rolle des ZDV Der Betrieb der adis BMS-Systeme erfolgt zentral in einem Konsortialmodell Im Zuge dessen erfolgte auch die redundante Netzanbindung an das BelWue für die einzelnen Bibliotheken Bereitstellung der technischen Infrastruktur durch das Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) der Universität Tübingen: Hardware, Betriebssystem, Datenbank, Hochverfügbarkeit, Datensicherung (für adis und RDS), Netzanbindung

8 Seite 8 Struktur 8 getrennte adis-instanzen BSZ (mit 47 Mandanten) UB Hohenheim UB Freiburg UB Stuttgart UB Tübingen KIZ Ulm BLB WLB

9 Seite 9 Betrieb Struktur 8 Kunden jeder besitzt 3 Einzelsysteme Prod Test Prod Statistik-System (mit offener Schnittstelle) redundanter Betrieb: zwei Applikationsserver, zwei Datenbankserver BSZ: 47 Mandanten

10 Seite 10 DBMS und Replikation adis kann mit Oracle und Postgres verwendet werden IBS BW: Postgres 9 große Verbesserung mit 9.2 Datenbankreplikation: asynchron (max. 200 ms Versatz) pg-werkzeug zwei Betriebsstandorte (ca. 5 km entfernt): ZDV Wächterstraße ZDV Morgenstelle

11 Seite 11

12 Seite 12 technischer Aspekt größte Herausforderung: Plattensystem große Anzahl von IOPS Optimierung durch Einsatz von Flashspeicher einzelne Datenbank ~ 300 GB

13 Seite 13 Zentrales Betriebsmodell: Rolle des BSZ BSZ fungiert als zentrales Kompetenzzentrum für die adis- Anwendung, d.h. alle Bibliotheken beziehen den adis-applikations-server-dienst die HS-Bibliotheken nutzen zusätzlich den adis- full -Support Migration, Schulung, 1st und 2nd Level Support Anwendungsadministration, Konfigurationsanpassungen etc. alle Bibliotheken nutzen ergänzende Fachanwendungen des BSZ Kooperative Verbundkatalogisierung im SWB Anschluss der adis-systeme an das Zentrale Fernleihsystem (ZFL) Verfügbarkeitsabfrage (DAIA), Bestellwunscherfassung (DESI) etc.

14 Seite 14 Organisationsstruktur des IBS-Projekts Operative Projektdurchführung Förderung MWK Baden-Wttmbg. Projektleitung angesiedelt am kiz der Universität Ulm Strategische Entscheidungen IBS-Bibliotheksdirektorium + 1 HS-Bibl.leiter Datenschutz + personalrechtliche Begleitung Zendas Abstimmung Koordination IBS - AG 2 Vertreter je UB/LB, 1 Vertreter BSZ, 2 Vertreter der HSen, 1 Vertreter astec Vertreter Vertreter Vertreter ZDV BSZ Beteiligte Einrichtungen kiz Ulm KIM Hohenheim IZUS Stuttgart UB Tübingen WLB BLB HS-Bibliotheken UB Freiburg astec

15 Seite 15 Supportstrukturen Produktivbetrieb Übertragung der landesweiten Koordination an das BSZ zur Abwicklung der rechnungstechnischen Aufgaben als zentraler IBS-Ansprechpartner gegenüber astec Beibehaltung einer (kleineren) IBS-AG (IBS-Ausschuss) als operatives Gremium zur Abstimmung allgemeiner Vorgehensweisen Sammlung und Priorisierung von Entwicklungswünschen Erstellung von Umsetzungskonzepten für astec Beibehaltung der IBS-Direktorenrunde als Lenkungsausschuss für weitreichende strategische oder mit zusätzlichen Kosten verbundene Entscheidungen Beteiligung von UBs, LBs und HS-Bibs in adäquater Weise 1 Vertreter pro HAW, PH, MH, DHBW

16 Seite 16 Kooperation/Kommunikation im Produktivbetrieb Lenkungsausschuss: Direktoren einzelner / der Hochschulbibliotheken (HAW, PH, MH, DHBW) Universitäts- und Landesbibliotheken adis full service adis light service IBS-AG (Ausschuss) Weiterentwicklung (Konzeption/Priorisierung) BSZ Installationsbezogener Support Unterauftrag 3rd Level Support Hochschulen (bilateral zu regeln) Hosting Weiterentwicklung (Implementierung) ZDV Wartung astec

17 Seite 17 Kooperative adis-weiterentwicklung/anpassung strategische Entscheidungen Lenkungsausschuss: Direktoren einzelner / der Hochschulbibliotheken (HAW, PH, MH, DHBW) Universitäts- und Landesbibliotheken Konzeption Priorisierung operative Arbeitsaufgaben IBS AG (Ausschuss) BSZ astec

18 Seite 18 Laufende Kosten im Produktivbetrieb Laufende gemeinsame Kosten aller Bibliotheken: Personal-, Hardware-, Wartungs-, Energiekosten am ZDV Wartungskosten adis-landeslizenz (Mängelbeseitigung, Updates/Upgrades) Laufende gemeinsame Kosten der Hochschulbibliotheken (für den BSZ- full service ): 2 Personalstellen am BSZ Hardware- und Personalkosten für die RDS Nutzer (ZDV, UB FR) Umlage der Kosten nach beschlossenem Verteilerschlüssel

19 Seite 19 Fazit Synergien sind entstanden und konnten genutzt werden Der Paradigmenwechsel zu kooperativ erbrachten Diensten wurde eingeleitet und gemeinsam genutzt Das Fundament für eine gemeinsame fachliche Zusammenarbeit wurde ebenso gelegt Es gibt allerdings noch deutlich mehr Potenziale für eine einheitliche Vorgehensweise im Rahmen von IBS BW (wie z.b. Anschluss an bwidm u.v.a.m.) Aber: wir sind auf einem guten gemeinsamen Weg!

20 Seite 20 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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