Benutzerhandbuch für WebEx Meeting Center. für Gastgeber, Moderatoren und Teilnehmer

Transkript

1 Benutzerhandbuch für WebEx Meeting Center für Gastgeber, Moderatoren und Teilnehmer

2 Copyright Cisco und/oder angeschlossene Tochtergesellschaften. Alle Rechte vorbehalten. WEBEX, CISCO, Cisco WebEx, das CISCO-Logo und das Cisco WebEx-Logo sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Cisco und/oder angeschlossenen Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Andere Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Endnutzer in US-amerikanischen Behörden. Dokumentation und verknüpfte Services sind Handelswaren gemäß der Federal Acquisition Regulation ( FAR ) (48 C.F.R.) Konsistent mit FAR und DoD FAR Supp bis und ungeachtet anderer widersprüchlicher FARs oder Vertragsklauseln in Vereinbarungen, in die diese Vereinbarung integriert ist, gewährt der Kunde dem Endnutzer der Behörde für die Services und Dokumentation nur die in dieser Vereinbarung festgelegten Rechte. Falls es sich um eine direkte Vereinbarung handelt, werden dem Endnutzer der Behörde ausschließlich diese Rechte gewährt. Die Verwendung der Services und/oder Dokumentation setzt die Zustimmung der Regierung zur Definition der Services und Dokumentation als Handelswaren und zu den vorliegenden Rechten und Einschränkungen voraus. Letzte Aktualisierung:

3 Inhalt Kapitel 1 Abhalten und Verwalten eines Meetings... 1 Mit anderen Teilnehmern interagieren... 2 Mit Teilnehmern im Video-Theater-Modus chatten... 3 Aufzeichnen Ihres Meetings... 4 Weitere Personen zu Ihrem laufenden Meeting einladen... 5 Personen per Sofortnachricht zu einem laufenden Meeting einladen... 5 Personen per zu einem laufenden Meeting einladen Kopie... 7 Personen per Telefon zu einem laufenden Meeting einladen... 8 Einladen von Personen per Textnachricht (SMS) zu einem laufenden Meeting... 9 Eingeladene Teilnehmer daran erinnern, dem Meeting beizutreten Moderatoren ändern Einen Teilnehmer zum Moderator ernennen, wenn Sie sich im Meeting-Fenster befinden Einen Meeting-Teilnehmer beim Teilen zum Moderator ernennen Eine andere Person zum Gastgeber ernennen Übertragen der Gastgeberfunktion Zurückerlangen der Gastgeberrolle Beziehen von Informationen zu einem Meeting nach dem Beginn Bearbeiten einer Nachricht oder Begrüßung während eines Meetings Beschränken des Zugangs zu Meeting Entfernen eines Meeting-Teilnehmers aus dem Meeting i

4 Verlassen eines Meetings Senden einer Meeting-Abschrift an Teilnehmer Beenden eines Meetings Eine Quick Tour im Meeting-Fenster Arbeiten mit Bereichen Interagieren mit anderen Meeting-Teilnehmern Verwalten von Bereichen Wiederherstellen des Layouts eines Bereichs Zugreifen auf Bereichsoptionen Anpassen der Größe des Inhaltsbetrachters und der Bereiche Zugreifen auf Bereiche vom Meeting-Steuerfeld Anzeigen der Warnmeldungen für Bereiche Einen Einwahl-Nutzer umbenennen Kapitel 2 Über die Tastatur auf Meeting-Fenster zugreifen Zwischen den Meeting-Fenster-Bereichen navigieren Navigieren zwischen geöffneten Dokumenten Navigieren in der Bereichsauswahl Verwendung von Menüs, auf die Sie mit der rechten Maustaste klicken Verwendung der Teilnehmerliste Zwischen den Registerkarten in Dialogfeldern umschalten Umschalten zwischen Elementen in Dialogfeldern oder Bereichen Zwischen Optionen in Dialogfeldern umschalten Aktivieren und Deaktivieren von Kontrollästchen ii

5 Text vom Chat-Fenster kopieren Text in ein Textfeld eingeben Dialogfelder schließen Aktivierung einer Option oder einer Schaltfläche Beim Teilen auf Meeting-Steuerfeld zugreifen Das Meeting-Steuerfeld, Bereiche und Benachrichtigungen ausblenden Unterstützung von Bildschirmlesern Kapitel 3 Beitreten zu einem Meeting Informationen zum Beitreten zu einer Informationen zur Seite Einem Meeting beitreten Beitreten zu einem Meeting über eine Sofortnachricht Einsteigen über eine Einladungs Beitreten vom Meeting Center-Kalender aus Beitreten zu einem Meeting über die persönliche Seite des Gastgebers Einem Meeting über die Meeting-Kennnummer beitreten Einem Meeting über die persönliche Seite des Gastgebers unter Verwendung der Meeting-Kennnummer beitreten Beitreten zu einem Meeting von Ihrer Meeting Center-Website aus, unter Verwendung der Meeting-Kennnummer Von Ihrem iphone aus einem Meeting beitreten Beitreten zu einem Meeting über ein BlackBerry-Gerät Registrieren für ein Meeting Informationen zum Registrieren für Meeting Registrieren über eine -Nachricht iii

6 Registrieren über den Meeting-Kalender Registrieren über die persönliche Seite des Gastgebers Abrufen von Informationen zu einem angesetzten Meeting Informationen zum Beziehen von Informationen zu Meeting Informationen zur Seite "Meeting-Informationen" Abrufen von Informationen über eine -Nachricht Beziehen der Informationen über den Meeting-Kalender Beziehen von Informationen über die persönliche Seite des Gastgebers Hinzufügen eines Meetings zu Ihrem Zeitplanungsprogramm Informationen zum Hinzufügen Meeting zu Ihrem Zeitplanungsprogramm Hinzufügen eines Meetings zu Ihrem Zeitplanungsprogramm Kapitel 4 Verwenden des Kalenders Informationen zum Meeting-Kalender Anzeigen des Meeting-Kalenders Auswählen eines Datums im Meeting-Kalender Suchen Meeting auf dem Meeting-Kalender Sortieren des Meeting-Kalenders Aktualisieren des Meeting-Kalenders Auswählen einer Sprache und Zeitzone auf dem Meeting-Kalender Registrieren für Meeting über den Meeting-Kalender Informationen zur Seite Registrieren für Meeting Informationen zu Heutige Anzeige Informationen zur Tagesanzeige iv

7 Informationen zur Wochenanzeige Informationen zur Monatsanzeige Informationen zur Seite Suchergebnisse Kapitel 5 Ansetzen eines Meetings Auswählen der geeigneten Funktion zum Ansetzen Informationen zur Funktion zum schnellen Ansetzen Informationen zur Seite Schnelles Ansetzen Verwenden der Funktion zum schnellen Ansetzen Informationen über das erweiterte Ansetzen Auswählen einer Sicherheitsstufe für ein angesetztes Meeting Verwenden der Funktion zum erweiterten Ansetzen Seite-für-Seite-Leitfaden für die erweiterte Funktion zum Ansetzen Informationen zur Seite Erforderliche Informationen Informationen zur Seite Datum und Zeit Informationen zur Seite Audio-Konferenz Informationen zur Seite Teilnehmer einladen Informationen zur Seite Teilnehmer auswählen Informationen zur Seite Registrierung Informationen zur Seite Tagesordnung und Begrüßung Informationen zur Seite Meeting-Optionen Informationen zur Seite Teilnehmerprivilegien Informationen zur Seite Überprüfen Verwalten und Pflegen der angesetzten Meetings v

8 Hinzufügen eines angesetzten Meetings zum Zeitplanungsprogramm Bearbeiten eines angesetzten Meetings Starten eines angesetzten Meetings Starten eines Meetings von Ihrem iphone Stornieren eines angesetzten Meetings Zeitersparnis beim Ansetzen eines Meetings Verwenden von Meeting-Vorlagen Einrichten eines sich wiederholenden Meetings Zulassen, dass andere Nutzer für Sie Meetings ansetzen Informationen zur Seite Angesetzte Meetings (für Meeting-Gastgeber) Informationen zur Seite Meeting-Informationen (für Meeting-Gastgeber) Informationen über die Seite Meeting-Informationen (für Teilnehmer) Informationen zur Seite Meeting aktualisiert Kapitel 6 Ansetzen eines persönlichen Konferenz-Meetings oder MeetingPlace-Konferenz-Meetings Persönliche Konferenz- und persönliche MeetingPlace-Konferenz-Meetings Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings oder MeetingPlace-Konferenz-Meetings Starten eines Meetings vom Typ persönliche Konferenz Starten eines persönlichen MeetingPlace-Konferenz-Meetings Hinzufügen eines angesetzten persönlichen Konferenz-Meetings oder MeetingPlace-Konferenz-Meetings zum Zeitplanungsprogramm Bearbeiten eines persönlichen Konferenz-Meetings oder MeetingPlace-Konferenz-Meetings vi

9 Abbrechen eines persönlichen Konferenz-Meetings oder MeetingPlace-Konferenz-Meetings Seite mit Angaben zum persönlichen Konferenz-Meeting (Gastgeber) Informationen zur Informationsseite zu dem persönlichen Konferenz-Meeting (für Teilnehmer) Kapitel 7 Erteilen von Privilegien während eines Meetings Auswählen von Teilnehmern Informationen zu Standardprivilegien Erteilen und Entziehen von Privilegien Erteilen und Entziehen von Chat-Privilegien Erteilen und Entziehen von Privilegien für Dokumente Erteilen und Entziehen von Anzeigeprivilegien Erteilen und Entziehen von Meeting-Privilegien Kapitel 8 Wie man WebEx Audio nutzt Verbindung mit einer Audiokonferenz Über Ihr Telefon an einer Audiokonferenz teilnehmen Über Ihren Computer an einer Audio-Konferenz teilnehmen Wechseln von Audiogeräten während eines Meetings Während des Teilens Verbindung zu Audio-Konferenz herstellen Mikrofone stumm- und freischalten Gleichzeitiges Stumm- oder Freischalten der Mikrofone aller Teilnehmer Anfordern der Redeberechtigung während einer Audiokonferenz Verwenden der Anruferauthentifizierung zum Starten oder Beitreten einer Audio-Konferenz vii

10 Festlegen der Einwahl-Authentifizierung für Ihren Gastgeber-Account Verwenden einer Authentifizierungs-PIN Bearbeiten oder Aktualisieren Ihrer gespeicherten Telefonnummern Kapitel 9 Verwenden von integrierten Sprachkonferenzen Sprechen während einer Sprachkonferenz Mikrofone stumm- und freischalten Gleichzeitiges Stumm- oder Freischalten der Mikrofone aller Teilnehmer Anpassen der Mikrofon- und Lautsprechereinstellungen Kapitel 10 Video senden und empfangen Mindestsystemanforderungen Fokus auf einen Teilnehmer festlegen Wechseln Sie zwischen der Listenansicht oder der Miniaturansicht der Teilnehmer Alle anzeigen, die Videos versenden Die Ansicht Großes Video Die Videoanzeige des aktiven Sprechers erweitern Unverankerte Symbolleiste im Video-Vollbildmodus Einstellen von Webcam-Optionen Verwalten der Videoanzeige während des Teilens Ihre Selbstansicht steuern Steuern der Videoanzeige Video- und Audiodaten während eines Meetings erhalten Kapitel 11 Einrichten eines One-Click-Meetings Informationen zum Einrichten eines One-Click-Meetings viii

11 Einrichten eines One-Click-Meetings im Web Informationen zur Seite mit den One-Click-Einstellungen Installieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge Ein One-Click-Meeting beginnen Entfernen der WebEx-Produktivitätswerkzeuge Kapitel 12 Verwalten von Meeting-Aufzeichnungen Öffnen der Seite Meine aufgezeichneten Meetings Informationen zur Seite mit den Aufzeichnungsinformationen Informationen zur Seite Meine aufgezeichneten Meetings Hochladen einer aufgezeichneten Meeting-Datei Bearbeiten der Informationen zu einem aufgezeichneten Meeting Informationen zur Seite Aufgezeichnete Meetings hinzufügen/bearbeiten Senden einer zum Teilen eines aufgezeichneten Meetings Kapitel 13 Teilen von Dateien und Whiteboards Erteilen von Teilungsprivilegien Tools der Inhaltsanzeige Ändern der Ansichten in einer Datei oder einem Whiteboard Verwenden von Kommentar-Tools bei geteilten Inhalten Dateien teilen Teilen einer Datei Auswählen eines Importmodus für geteilte Präsentationen Teilen eines Whiteboards Teilen von Whiteboards beginnen ix

12 Navigieren in Präsentationen, Dokumenten und Whiteboards Navigieren in Folien, Seiten oder Whiteboards mithilfe der Symbolleiste Automatisches Vorgreifen auf Seiten oder Folien Animieren von geteilten Folien und Hinzufügen von Effekten zu geteilten Folien Arbeiten mit Seiten oder Folien Verwalten der Ansichten von Präsentationen, Dokumenten und Whiteboards Vergrößern oder Verkleinern Steuern der Vollbildschirm-Ansicht Miniaturbilder anzeigen Synchronisieren aller Meeting-Teilnehmeransichten Kommentare löschen Zeiger löschen Speichern, Öffnen und Drucken von Präsentationen, Dokumenten und Whiteboards Speichern von Präsentationen, Dokumenten oder Whiteboards Öffnen von gespeicherten Dokumenten, Präsentationen oder Whiteboards Drucken von Präsentationen, Dokumenten oder Whiteboards Als Meeting-Teilnehmer an Meeting Anzeigen von Seiten, Folien und Whiteboards Synchronisieren Ihrer Ansicht von Seiten, Folien oder Whiteboards Kapitel 14 Teilen von Webinhalten Informationen zum Teilen von Webinhalten Teilen von Webinhalten Unterschiede zwischen dem Teilen von Webinhalten und dem Teilen eines Webbrowsers238 x

13 Kapitel 15 Teilen von Software Teilen von Applikationen Beginnen mit dem Teilen von Applikationen Gleichzeitiges Teilen verschiedener Applikationen Beenden des Teilens von Applikationen für alle Meeting-Teilnehmer Teilen Ihres Desktops Beginnen mit dem Teilen des Desktops Beenden des Teilens des Desktops Teilen eines Webbrowsers Beginnen mit dem Teilen eines Webbrowsers Beenden des Teilens des Webbrowsers Teilen eines Ferncomputers Beginnen des Teilens eines Ferncomputers Teilen weiterer Applikationen auf einem geteilten Ferncomputer Beenden des Teilens von Ferncomputern Verwalten eines geteilten Computers Verringern der Bildschirmauflösung für einen geteilten Ferncomputer Deaktivieren und Aktivieren der Tastatur beim Teilen eines Ferncomputers Anpassen der Anzeigegröße auf einem geteilten Ferncomputer Ausblenden der Inhalte auf dem Bildschirm eines geteilten Ferncomputers Senden des Befehls Strg+Alt+Entf an einen geteilten Ferncomputer Auswählen einer Applikation auf einem geteilten Ferncomputer Steuern der Ansichten von geteilter Software xi

14 Unterbrechen und Wiederaufnehmen des Teilens von Software Steuern der Vollbildschirm-Ansicht von geteilter Software Synchronisieren der Ansichten von geteilter Software Auswählen eines Monitors zum Teilen Kontrollieren Ihrer Ansicht als Meeting-Teilnehmer Schließen des Teilen-Fensters als Teilnehmer Wechseln der Teilnehmeransicht Kommentieren von geteilter Software Starten und Beenden von Kommentaren Verwenden von Kommentar-Tools Kommentieren geteilter Software durch einen Teilnehmer erlauben Anfordern der Kommentarkontrolle für geteilte Software Abgeben der Kommentarkontrolle Beenden des Kommentierens geteilter Software durch einen Teilnehmer Erstellen eines Screenshots von Kommentaren zu geteilter Software Teilnehmern die Kontrollberechtigung für geteilte Software erteilen Anfordern der Fernkontrolle für geteilte Software Zulassen der Fernkontrolle geteilter Software durch einen Teilnehmer Teilnehmern automatisch die Berechtigung zur Fernsteuerung geteilter Software erteilen Beenden der Fernkontrolle für geteilte Software Teilen von Applikationen mit detaillierten Farben (Windows) Teilen von Applikationen mit detaillierten Farben (Mac) xii

15 Tipps für das Teilen von Software Kapitel 16 Durchführen von Umfragen unter Teilnehmern Vorbereiten eines Umfragebogens Erstellen eines Umfragebogens Bearbeiten eines Umfragebogens Anzeigen eines Timers während einer Umfrage Öffnen einer Umfrage Anzeigen und Teilen von Umfrageergebnissen Anzeigen von Umfrageergebnissen Teilen der Umfrageergebnisse mit Meeting-Teilnehmern Speichern und Öffnen von Umfragebögen und -ergebnissen Speichern einer Umfrage in Meeting Speichern von Umfrageergebnissen Öffnen einer Umfragebogendatei Kapitel 17 Übertragen und Herunterladen von Dateien während eines Meetings Veröffentlichen von Dateien während eines Meetings Herunterladen von Dateien während eines Meetings Kapitel 18 Verwalten und Erstellen von Protokollen Festlegen von Protokollierungsoptionen für Meeting Festlegen eines Protokollführers Aktivieren von Untertiteln Informationen zum Anfertigen eines Meeting-Protokolls Erstellen von persönlichen Meeting-Protokollen xiii

16 Erstellen von öffentlichen Notizen (Meeting-Protokollen) Bereitstellen von Untertiteln Speichern eines Meeting-Protokolls in einer Datei Senden einer Abschrift Meeting an Teilnehmer Kapitel 19 Verwenden von Mein WebEx Info über Mein WebEx Erhalten eines Nutzer-Accounts Anmelden bei oder Abmelden von der WebEx-Service-Website Verwenden Ihrer Meeting-Liste Informationen zu Ihrer Meeting-Liste Öffnen der Meeting-Liste Verwalten der Liste angesetzter Meetings Informationen zur Seite Meine WebEx-Meetings Informationen zur Seite Meine WebEx-Meetings Registerkarte Täglich Informationen zur Seite Meine WebEx-Meetings Registerkarte Wöchentlich Informationen zur Seite Meine WebEx-Meetings Registerkarte Monatlich Informationen zur Registerkarte Alle Meetings auf der Seite Meine WebEx-Meetings Verwalten Ihres persönlichen Meeting-Fensters Informationen zu Ihrem persönlichen Meeting-Fenster Anzeigen Ihres persönlichen Meeting-Fensters Festlegen von Optionen für Ihr persönliches Meeting-Fenster Teilen von Dateien auf Ihrem persönlichen Meeting-Fenster xiv

17 Verwenden von Access Anywhere (Meine Computer) Informationen zur Seite Meine Computer Verwalten von Dateien im persönlichen Ordner Informationen zur Verwaltung von Dateien in Ihren Ordnern Öffnen persönlicher Ordner, Dokumente und Dateien Hinzufügen neuer Ordner zu Ihren persönlichen Ordnern Hochladen von Dateien in Ihre persönlichen Ordner Verschieben oder Kopieren von Dateien oder Ordner in Ihre persönlichen Ordner Bearbeiten der Informationen zu Dateien oder Ordnern in Ihren persönlichen Ordnern329 Suchen nach Dateien oder Ordnern in Ihren persönlichen Ordnern Herunterladen von Dateien in Ihre persönlichen Ordner Löschen von Dateien oder Ordnern aus Ihren persönlichen Ordnern Informationen zur Seite Meine WebEx-Dateien > Meine Dokumente Informationen zur Seite Dateieigenschaften bearbeiten Öffnen der Seite Meine Aufzeichnungen Laden einer Aufzeichnungsdatei Bearbeiten von Informationen zu einer Aufzeichnung Senden einer zum Teilen einer Aufzeichnung Informationen zur Seite Aufzeichnung hinzufügen/bearbeiten Optionen zur Steuerung der Wiedergabe Informationen zur Seite mit den Aufzeichnungsinformationen Informationen zur Seite Meine WebEx-Dateien > Meine Aufzeichnungen xv

18 Informationen zur Seite Meine WebEx-Dateien > Meine Aufzeichnungen > Meetings Informationen zur Seite Meine WebEx-Dateien > Meine Aufzeichnungen > Sonstiges Verwalten von Kontaktinformationen Informationen zum Verwalten von Kontaktinformationen Öffnen Ihres Adressbuchs Hinzufügen eines Kontakts zu Ihrem Adressbuch Informationen zur Seite Neuer Kontakt/Kontaktinformationen bearbeiten Import von Kontaktinformationen aus einer Datei in Ihr Adressbuch Informationen über die CSV-Vorlage für Kontaktinformationen Importieren von Kontaktinformationen aus Outlook in Ihr Adressbuch Anzeigen und Bearbeiten von Kontaktinformationen in Ihrem Adressbuch Suchen eines Kontakts in Ihrem persönlichen Adressbuch Erstellen einer Verteilerliste in Ihrem Adressbuch Bearbeiten einer Verteilerliste in Ihrem Adressbuch Informationen zur Seite Verteilerliste hinzufügen/bearbeiten Löschen von Kontaktinformationen aus Ihrem Adressbuch Verwalten Ihres Nutzerprofils Informationen zum Verwalten Ihres Nutzerprofils Informationen zur Seite Mein WebEx-Profil Bearbeiten Ihres Nutzerprofils Verwalten von Ansetzvorlagen Informationen zum Verwalten von Ansetzvorlagen xvi

19 Verwalten von Ansetzvorlagen Verwalten Ihrer persönlichen Konferenznummer-Accounts oder Cisco Unified MeetingPlace-Audiokonferenz-Accounts Informationen über das Verwalten persönlicher Konferenznummern-Accounts Verwalten von Account-Nummern für Cisco Unified MeetingPlace-Audiokonferenzen373 Hinzufügen oder Bearbeiten eines persönlichen Konferenznummern-Accounts Informationen zur Seite Personal Conferencing Informationen zur Seite Anlegen/Bearbeiten der persönlichen Konferenznummer. 377 Verwenden Ihrer persönlichen Konferenznummern Steuerung des Audioteils eines persönlichen Konferenz-Meetings Löschen eines persönlichen Konferenznummern-Accounts Zurücksetzen der Profil-PIN für die Account-Nummer Ihrer Cisco Unified MeetingPlace-Audiokonferenz Berichte erstellen Informationen zum Erstellen von Berichten Berichte erstellen Index xvii

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21 Kapitel 1 1 Abhalten und Verwalten eines Meetings Als Gastgeber sind Sie für die Verwaltung des Meetings verantwortlich. Im Meeting-Fenster können Sie alle Aspekte des Meetings verwalten und Meeting-Teilnehmern das Chatten, Senden von Videos, Teilen von Informationen und Interagieren über Dokumente, Präsentationen, Whiteboards, Applikationen usw. ermöglichen. Einige der gängigsten Aufgaben, die Sie als Gastgeber durchführen können, sind unten beschrieben: Willkommensmeldung bearbeiten (auf Seite 16) Meeting aufzeichnen (auf Seite 4) Weitere Personen einladen (auf Seite 5) Eingeladene Personen an Beitritt erinnern (auf Seite 10) Moderatoren ändern (auf Seite 10) Eine andere Person zum Gastgeber ernennen (auf Seite 13) Abschrift senden (auf Seite 18) Meeting beenden (auf Seite 20). Der Gastgeber ist oft der Moderator. Anweisungen zur Präsentation von Informationen finden Sie unter Teilen von Dateien und Whiteboards (auf Seite 215) und Teilen von Software (auf Seite 241). 1

22 Kapitel 1: Abhalten und Verwalten eines Meetings Hinweis: Detaillierte Informationen zur Navigation im Meeting-Fenster finden Sie unter Eine Quick Tour im Meeting-Fenster (auf Seite 20). Mit anderen Teilnehmern interagieren Nachdem Sie ein Meeting gestartet haben oder einem Meeting beigetreten sind, wird das Meeting-Fenster eingeblendet. Auf der rechten Seite werden die Namen aller Meeting-Teilnehmer angezeigt. Sobald weitere Personen dem Meeting beitreten, wird die Liste um deren Namen erweitert. Sie können abhängig von Ihrer Rolle auf unterschiedliche Weise mit anderen Meeting-Teilnehmern interagieren: Rolle Gastgeber Windows Aufgabenbeschreibung: 1) Meetingteilnehmer anzeigen 2) Videofunktion nutzen, damit Sie die Teilnehmer und die Teilnehmer Sie sehen können (auf Seite 179) 3) Andere Person zum Moderator ernennen (auf Seite 11) 4) Chatten mit bestimmten Meetingteilnehmern 5) Personen zum Meeting einladen (auf Seite 5) oder daran erinnern (auf Seite 10), dem Meeting beizutreten. 2

23 Kapitel 1: Abhalten und Verwalten eines Meetings Rolle Meeting-Teiln ehmer Mac Aufgabenbeschreibung: 1) Meetingteilnehmer anzeigen 2) Videofunktion nutzen, damit Sie die Teilnehmer und die Teilnehmer Sie sehen können (auf Seite 179) 3) Chatten mit bestimmten Meetingteilnehmern Anmerkung: Sie können Meeting-Teilnehmeraktionen bestimmte Töne zuweisen, beispielsweise wenn ein Meeting-Teilnehmer einem Meeting beitritt oder es verlässt. So ändern Sie Einstellungen: Windows: Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Einstellungen. Mac: Klicken Sie im Meeting Center-Menü auf Einstellungen. Mit Teilnehmern im Video-Theater-Modus chatten Sie können mit Teilnehmern über Video-Miniaturbilder chatten, wenn Sie sich im Vollbildmodus befinden. Diese Funktion ermöglicht es den Nutzern, mit den Teilnehmern zu chatten, ohne die unverankerte Symbolleiste oder das Meeting-Fenster hierzu verwenden zu müssen. Zum Chatten mit Teilnehmern im Video-Theater-Modus gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Begeben Sie sich zu dem Video des Teilnehmers, mit dem Sie ein Chat-Sitzung beginnen möchten. 2 Wählen Sie das Chat-Symbol unter dem Video aus, um die Chat-Sitzung zu starten. 3

24 Kapitel 1: Abhalten und Verwalten eines Meetings Aufzeichnen Ihres Meetings Wenn Sie Meetings aufzeichnen, haben Sie die Möglichkeit, Inhalte mit Personen zu teilen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten oder Interesse haben. So zeichnen Sie ein Meeting auf: Wählen Sie oben rechts im Meeting-Fenster Aufzeichnen. Es wird sofort mit der Aufzeichnung begonnen. Am Ende des Meetings wird die Aufzeichnung in einer Datei gespeichert. Informationen zum Zugriff auf und zur Verwaltung von Meeting-Aufzeichnungen finden Sie unter Verwalten von Meeting-Aufzeichnungen (auf Seite 205). Hinweis: Sie können die Aufzeichnung während des Meetings nicht beenden und neu starten. Wenn Sie dies tun, erstellen Sie mehrere Aufzeichnungsdateien. Um dies zu verhindern, halten Sie die Aufzeichnung bei Bedarf einfach an, und nehmen Sie sie wieder auf. 4

25 Kapitel 1: Abhalten und Verwalten eines Meetings Weitere Personen zu Ihrem laufenden Meeting einladen Nach dem Start von Meeting könnte Ihnen einfallen, dass Sie jemanden vergessen haben, der auch an Meeting teilnehmen sollte. So können Sie Personen nachträglich zu Meeting einladen: Wählen Sie auf der QuickStart-Seite Einladen & Erinnern. Daraufhin wird das Dialogfeld Einladen und erinnern angezeigt. Sie können Personen zum Meeting einladen durch Laden Sie die Person über WebEx oder Ihr -Programm ein. Mehr (auf Seite 7) Telefon: Geben Sie den Namen und die Telefonnummer der eingeladenen Person ein und wählen Sie Anrufen. Mehr (auf Seite 8) Textnachricht (SMS): Geben Sie die Mobiltelefonnummer der eingeladenen Person ein und wählen Sie Senden. Mehr (auf Seite 9) IM: Laden Sie die Person über WebEx oder Ihr IM-Programm ein. Mehr (auf Seite 5) Personen per Sofortnachricht zu einem laufenden Meeting einladen Sie können weitere Personen per WebEx-Sofortnachricht oder über ein anderes Instant-Messenger-Programm zu Ihrem laufenden Meeting einladen. 5

26 Kapitel 1: Abhalten und Verwalten eines Meetings So laden Sie weitere Personen per WebEx-Sofortnachricht ein: Hinweis: Starten Sie ggf. den WebEx-IM. 1) Öffnen Sie auf der QuickStart-Seite das Dialogfeld Einladen und Erinnern. 2) Wählen Sie auf der Registerkarte IM die Option Einladen. Das Dialogfeld zum Einladen weiterer Teilnehmer wird geöffnet. 1) Geben Sie einen Bildschirm- oder Domänennamen für den/das Teilnehmer ein 2) Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche, um den Namen zur Meeting-Teilnehmerliste hinzuzufügen. 6 So finden Sie Bildschirmnamen schnell: 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Adressbuch, um Ihr Adressbuch zu öffnen. 2 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Methode die Sofortnachricht aus. Wenn der/das Teilnehmer derzeit nicht verfügbar ist, können Sie stattdessen auch eine -Einladung senden. Wählen Sie hierzu in der Dropdown-Liste aus. 3 Klicken Sie auf Einladen.

27 Kapitel 1: Abhalten und Verwalten eines Meetings Jeder/jedes Teilnehmer erhält eine Sofortnachricht mit folgendem Inhalt: Link, auf den der/das Teilnehmer klicken kann, um dem Meeting beizutreten Meeting-Thema Meeting-Anfangszeit Tipp: Wenn Sie Meeting-Teilnehmer über ein Instant Messenger-Programm einladen und für Meeting ein Passwort erforderlich ist, dürfen Sie nicht vergessen, Meeting-Teilnehmer das Passwort mitzuteilen. So laden Sie weitere Personen per WebEx-Sofortnachricht ein: 1) Öffnen Sie auf der QuickStart-Seite das Dialogfeld Einladen und Erinnern. 2) Wählen Sie unten im Dialogfeld die Option Kopieren, fügen Sie anschließend die URL in Ihren eigenen IM ein und senden Sie die Nachricht. Personen per zu einem laufenden Meeting einladen Kopie Jede von Ihnen eingeladene Person erhält eine Einladung per , die Informationen zum/zur Meeting enthält, einschließlich Passwort (falls erforderlich) sowie Link für den Beitritt des Teilnehmer zum/zur Meeting. 7

28 Kapitel 1: Abhalten und Verwalten eines Meetings So senden Sie eine Einladungs- 1) Öffnen Sie auf der QuickStart-Seite die Datenbank Einladen und Erinnern. 2) Führen Sie auf der Registerkarte einen der folgenden Schritte aus: Geben Sie eine oder mehrere -Adressen ein, und wählen Sie Senden, damit die Einladungs- s über WebEx gesendet werden. Klicken Sie auf den Link, um Einladungen über Ihr -Programm zu senden (nur MS Outlook oder Lotus Notes). Personen per Telefon zu einem laufenden Meeting einladen Sie können Personen per Telefon zu einem laufenden Meeting einladen. So laden Sie Personen per Telefon ein: 1) Öffnen Sie auf der QuickStart-Seite das Dialogfeld Einladen und erinnern 2) Geben Sie auf der Registerkarte Telefon den Namen und die Telefonnummer der eingeladenen Person ein. Wenn die interne Rückruf-Funktion verfügbar und für Ihre Site aktiviert ist, können Sie das Kontrollkästchen Eine interne Nummer verwenden ankreuzen, um eine interne Nummer Ihrer Einrichtung einzugeben. 3) Wählen Sie Anrufen. Sie können die eingeladene Person privat kontaktieren und sie zur/zum allgemeinen Meeting einladen. 8