Betriebsprüfung - Soforthelfer (HaufeIndex: ) Einführung. 1 Prüfdienste der Finanzämter (HaufeIndex: )

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1 Betriebsprüfung - Soforthelfer (HaufeIndex: ) Einführung Kaum ein Betriebsinhaber, der nicht Angst vor der Betriebsprüfung hat. Richtig ist: In den meisten Prüfungen wird der ein oder andere Tatbestand aufgegriffen, der dann tatsächlich zu einer höheren Steuer führt. Dieser Beitrag hilft Ihnen, sich optimal auf eine bevorstehende Betriebsprüfung vorzubereiten. Im Vorfeld vermeiden Sie unliebsame Überraschungen und leiten die richtigen Maßnahmen ein. Haben Sie die Checkliste durchgeprüft, sehen Sie der nächsten Prüfung beruhigt entgegen. 1 Prüfdienste der Finanzämter (HaufeIndex: ) Die Finanzbehörden sichern den Steueranspruch durch die verschiedensten Prüfarten bzw. -dienste. Der reguläre Prüfdienst ist die Betriebsprüfung. Sie prüft in einem bestimmten Turnus. Alle anderen Prüfdienste zählen zu den Sonderprüfungen. Sie werden in der Regel nur dann tätig, wenn ein konkreter Bedarf besteht. Die Lohnsteuerprüfung kann teilweise auch turnusmäßig bestimmte Betriebe prüfen, die schon lange nicht mehr lohnsteuerlich geprüft worden sind. Umsatzsteuernachschau muss nicht angekündigt werden Ab dem Veranlagungszeitraum 2002 hat der Gesetzgeber für die Umsatzsteuer die Möglichkeit einer allgemeinen Nachschau geschaffen. Diese Nachschau berechtigt die mit der Umsatzsteuer befassten Amtsträger (in der Regel die Umsatzsteuerprüfer) Grundstücke und Geschäftsräumlichkeiten von "Personen, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben" (umsatzsteuerliche Unternehmer), während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zu betreten. Im Gegensatz zu einer Prüfung muss diese Nachschau nicht angekündigt werden. Durch die Nachschau soll sich die Finanzbehörde ein Bild von den tatsächlichen betrieblichen Verhältnissen eines Unternehmens verschaffen (vgl. auch Tz 12). Mitwirkung anderer Prüfungsdienste Neben den Prüfungsdiensten der Länder kann das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an einer Außenprüfung der Landesfinanzbehörden beteiligt werden. Die Mitwirkung an regulären Außenprüfungen erfolgt in der Regel in Konzernbetrieben. Tritt bei umsatzsteuerlichen Tatbeständen der Verdacht von Ketten- oder Karussellgeschäften auf, sollte unter bestimmten Voraussetzungen die Prüfungsgruppe des Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingeschaltet werden. Zusätzlich werden die Befugnisse des Bundeszentralamt für Steuern im Bereich der Umsatzsteuerprüfung erweitert. Zusätzlich wird das Bundesamt für Finanzen länderübergreifend zuständig für folgende Maßnahmen: Koordinieren von Umsatzsteuerprüfungen der Landesfinanzbehörden Zusammenführen und Auswerten von umsatzsteuerlich erheblichen Informationen zum Identifizieren prüfungswürdiger Sachverhalte Beobachten von elektronisch angebotenen Dienstleistungen zur Unterstützung der Landesfinanzverwaltungen bei der Umsatzbesteuerung des elektronischen Handels Mitwirkung ausländischer Prüfer Im Bereich der Umsatzsteuerprüfung bzw. der -nachschau können auch ausländische Prüfer als

2 Zweitprüfer an der Prüfung bzw. Nachschau teilnehmen. Sie sind dann neben einem inländischen Prüfer als Zweitprüfer eingesetzt. Die Federführung hat in derartigen Fällen jedoch der inländische Prüfer (vgl. Tz. 10.5). 1.1 Amtshilfe und internationale Zusammenarbeit (HaufeIndex: ) Rechts- und Amtshilfe erfolgt natürlich nicht nur im Rahmen einer Prüfung. In der Praxis sind jedoch die häufigsten Fälle internationaler Amts- und Rechtshilfe durch Prüfungen veranlasst. Die Finanzbehörden sind grundsätzlich berechtigt, zwischenstaatliche Amts- und Rechtshilfe zu leisten. Diese kann sich darin erschöpfen, das Ersuchen eines anderen Staates zu beantworten. Die zwischenstaatliche Amts- und Rechtshilfe kann aber auch darin bestehen, ausführliche Daten, die für die Besteuerung in einem anderen Staat erheblich sind, dorthin mitzuteilen (Kontrollmitteilung). Die Übermittlung von Auskünften und Unterlagen an einen ausländischen Staat sollte dem betroffenen inländischen Steuerpflichtigen mitgeteilt werden. Hinweis: Anhörung - es gibt keine Pflicht mehr Vor dem galt diesbezüglich eine grundsätzliche Anhörungspflicht. Seit dem wird der inländische Geschäftsbeteiligte grundsätzlich nicht mehr für Sachverhalte, die die Umsatzsteuer betreffen, angehört. Dies gilt in der Regel für zwischenstaatliche Rechts- und Amtshilfe innerhalb der EU. Der Anhörungsverzicht dient der Beschleunigung des Verfahrens. Durch das bisherige Anhörungsrecht sollte vermieden werden, dass durch die Bedienung des Auskunftsbegehrens eine Preisgabe von Geschäftsgeheimnissen erfolgt, die zum Schaden des inländischen Beteiligten führen könnte. Die Frage der Preisgabe von Geschäftsgeheimnissen stellt sich jedoch bei der zwischenstaatlichen Rechts- und Amtshilfe bei Umsatzsteuerfragen nicht. Hier sind lediglich die Ausgangsumsätze einerseits und die Eingangsumsätze andererseits oder umgekehrt wichtig. Aus diesem Grunde sah sich der Gesetzgeber gefordert, auf das Anhörungsrecht im umsatzsteuerlichen Bereich zu verzichten. In anderen Fällen darf die Anhörung nur unterbleiben, wenn: eine sofortige Entscheidung wegen Gefahr im Verzug oder im öffentlichen Interesse notwendig erscheint oder durch die Anhörung die Einhaltung einer für die Entscheidung maßgeblichen Frist in Frage gestellt wäre. Grundsätzlich darf wegen einer Amts- oder Rechtshilfesache im Rahmen der EU- Zusammenarbeitsverordnung bzw. des EG-Amtshilfegesetzes keine Prüfung stattfinden. Die angefragten punktuellen Sachverhalte betreffen in der Regel jedoch umsatzsteuerliche Sachverhalte und werden in der Praxis bei einer Nachschau vor Ort überprüft. Von der Größe des Betriebs hängt der Prüfungsturnus ab Wie oft ein Betrieb der Betriebsprüfung unterliegt, hängt von seiner Größe ab. Hier gilt: Je größer der Betrieb, desto öfter wird er geprüft. Groß- und Konzernbetriebe werden fortlaufend geprüft. 1.2 Abgrenzungsmerkmale für Betriebe (HaufeIndex: ) Das Finanzamt teilt die Betriebe in Kleinst-, Klein-, Mittel- und Großbetriebe ein. Die Einteilung erfolgt entweder gewinn- oder umsatzabhängig. Erreichen Sie mit Ihrem Betrieb entweder die entsprechende Gewinn- oder Umsatzgrenze, gehören Sie der entsprechenden Betriebsgruppe an. Die Grenzwerte können Sie der nachfolgenden Tabelle entnehmen. Diese Werte werden in der Regel im dreijährigen Turnus den wirtschaftlichen Gegebenheiten angepasst. Einheitliche Abgrenzungsmerkmale für den 19. Prüfungsturnus (1. Januar 2007) Betriebsart Merkmale Großbetrieb (G) Mittelbetrieb (M) Kleinbetrieb (K) Handelsbetrieb Umsatzerlöse oder EUR EUR EUR

3 steuerlicher Gewinn über EUR EUR EUR Fertigungsbetrieb Umsatzerlöse oder EUR EUR EUR steuerlicher Gewinn EUR EUR EUR über Freie Berufe Umsatzerlöse oder EUR EUR EUR steuerlicher Gewinn EUR EUR EUR über Andere Leistungsbetriebe Umsatzerlöse oder EUR EUR EUR steuerlicher Gewinn über EUR EUR EUR Kreditinstitute Aktivvermögen oder EUR EUR EUR steuerlicher Gewinn über EUR EUR EUR Versicherungsunt ernehmen, Pensionskassen Unterstützungs kassen Land- und forstwirtschaftlich e Betriebe Verlustzuweisung sgesellschaften und Bauherrngemeins chaften bedeutende steuerbegünstigte Körperschaften und Berufsverbände Jahresprämieneinnahm en über Wirtschaftswert der selbst bewirtschafteten Fläche oder steuerlicher Gewinn über Summe der Einnahmen EUR EUR EUR alle EUR EUR EUR EUR EUR EUR alle Großbetrieb über EUR Großbetrieb Fälle mit bedeutenden Einkünften Summe der positiven Einkünfte über EUR Großbetrieb Die erwähnten Abgrenzungsmerkmale sind für die Eingruppierung Ihres Betriebs in die Betriebskartei wichtig. Alle Betriebsprüfungsstellen müssen über ihre Groß-, Mittel- und Kleinbetriebe eine Kartei, die sog. Betriebskartei, führen. Sie besteht aus einer Namens- und einer Branchenkartei. Während die Namenskartei als alphabetische Suchkartei angelegt ist, wird die Branchenkartei nach der Klassifikation der Wirtschaftszweige geführt. Sie ist auch die Grundlage für Steuerstatistiken. Bei der Auswahl im Zufallsverfahren oder bei deutlicher Überschreitung des durchschnittlichen Prüfungsturnus spielt diese

4 Betriebskartei eine wichtige Rolle. 1.3 Betriebsprüfung oder abgekürzte Außenprüfung? (HaufeIndex: ) Wer und was wird durch eine abgekürzte Außenprüfung überprüft? Geprüft werden können: Gewerbebetriebe und Freiberufler Privatpersonen Land- und Forstwirte Die Prüfung kann sich erstrecken auf: Punktuell bestimmte Einkunftsarten wie beispielsweise Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, Kapitaleinkünfte und sonstige Einkünfte Werbungskosten allgemein (z. B. aus nicht selbstständiger Tätigkeit oder aus Vermietung und Verpachtung) Einzelne Sachverhalte wie z. B. berufliche Fahrten, Fahrtenbuch bei einem Betriebsfahrzeug oder Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs- bzw. Arbeitsstätte Die Abgrenzung von Herstellungskosten und Erhaltungsaufwendungen sowohl bei Immobilien als auch bei Maschinen und maschinellen Einrichtungen Die tatsächliche Nutzung bestimmter Räumlichkeiten (z. B. bei Mietverträgen mit nahen Angehörigen) Die Anpassung der Eröffnungsbilanz an eine vorherige Prüferbilanz Arbeitszimmer Baukosten für die Gewährung der Eigenheimförderung An- und Umbaukosten an vermieteten Gebäuden Renten und dauernde Lasten beim Sonderausgabenabzug Unterstützungsleistungen bei außergewöhnlichen Belastungen Bemessungsgrundlage bei Einkünften aus Kapitalvermögen Alle steuerlichen Tatbestände eines bestimmten Veranlagungsjahrs Tatbestände der Abzugsteuer nach 48 ff. EStG Der Prüfungszeitraum kann mehr als drei Kalenderjahre umfassen In der Regel umfasste der Prüfungszeitraum bei Betriebsprüfungen die letzten 3 Veranlagungszeiträume (Kalenderjahre), für die Steuererklärungen abgegeben waren. In der Betriebsprüfungsordnung (BpO) wird davon gesprochen, dass der Prüfungszeitraum nicht mehr als 3

5 zusammenhängende Kalenderjahre umfassen soll. In ihr wird jedoch auch ausdrücklich geregelt, dass der Prüfungszeitraum mehr als drei Kalenderjahre umfassen kann, wenn mit erheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist. Daneben kann die Ausdehnung des Prüfungszeitraums bei Verdacht einer Steuerordnungswidrigkeit oder einer Steuerstraftat erfolgen. Sie können aber auch von der Ausdehnung profitieren. Nach der Formulierung ("..., wenn mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist...") kann auch ausgedehnt werden, wenn die Besteuerungsgrundlagen im Prüfungszeitraum zu Ihren Gunsten zu ändern sind. Ist davon auszugehen, dass ähnliche Sachverhalte auch in früheren Zeiträumen zu finden und die steuerlichen Sachverhalte noch änderbar sind, kann eine Ausdehnung des Prüfungszeitraums ebenfalls erfolgen. 1.4 Betriebsprüfungsturnus (HaufeIndex: ) Zahl der abgeschlossenen Prüfungsfälle Die Zahl der abgeschlossenen Prüfungsfälle gibt darüber Aufschluss, wie der Prüfungsturnus in der entsprechenden Größeklasse gerade liegt. Geprüfte Fälle nach Größenmerkmalen Großbetriebe Prüfungsturnus in Jahren 4,4 4,5 Mittelbetriebe Prüfungsturnus in Jahren 13,1 13,3 Klein- und Kleinstbetriebe Der durchschnittliche Prüfungsturnus im Bereich der Klein- und Kleinstbetriebe liegt derzeit zwischen 45 und 50 Jahren. Nach der Begriffsbestimmung der Abgabenordnung sind in der Anzahl der Kleinstbetriebe auch solche zu erfassen, die hinsichtlich ihrer Prüfungsbedürftigkeit von völlig untergeordneter Bedeutung sind. Da dies der größte Teil der Kleinstbetriebe ist, sind Darstellungen zum durchschnittlichen Prüfungsabstand in dieser Größenklasse ohne Aussagewert. 1.5 Mehrergebnisse (HaufeIndex: ) Die Betriebsprüfung erbrachte Mio. EUR Mehrergebnis für das Kalenderjahr Das Ergebnis wurde von eingesetzten Prüfern erwirtschaftet. Das ergibt pro Prüfer ein durchschnittliches Mehrergebnis von knapp 1 Mio. EUR. Mehrergebnisse nach Steuerarten (in Mio. EUR) Umsatzsteuer Einkommensteuer Körperschaftsteuer Gewerbesteuer Sonstige Steuern einschl. Vermögensteuer Summe Gründe, warum Sie für eine Betriebsprüfung ausgesucht werden (HaufeIndex: ) Das Finanzamt sucht sich die zu prüfenden Betriebe nach folgenden acht Kriterien aus: 1. Nach dem Zufallsprinzip. 2. Auffällige Sachverhalte Ihrer Steuererklärung bedürfen der Aufklärung.

6 3. Bestimmte Sachverhalte wurden in der Steuererklärung nicht ausreichend erläutert. 4. Die betrieblichen Kennzahlen weichen im internen Betriebsvergleich ab; dieser Umstand wurde in der Steuererklärung nicht hinreichend erläutert. 5. Die betrieblichen Kennzahlen weichen im externen Betriebsvergleich vom Branchenschnitt ab; die Gründe hierfür wurden nicht erläutert. 6. Dem Finanzamt liegt Kontrollmaterial vor. 7. Dem Finanzamt liegt eine Anzeige vor; hierbei kann es sich auch um eine anonyme Anzeige handeln. 8. Ihr persönlicher Prüfungsturnus überschreitet den durchschnittlichen Prüfungsturnus erheblich. Gleichen Sie Ihre Kennzahlen mit den branchenüblichen ab Prüfen Sie Ihre betrieblichen Kennzahlen und vergleichen Sie diese mit den Kennzahlen der Richtsatzsammlung der Finanzämter. Sie können Abweichungen erkennen und die Erklärung dafür suchen. 3 Die Prüfungsanordnung (HaufeIndex: ) 3.1 Diese Angaben muss die Prüfungsanordnung enthalten (HaufeIndex: ) Die Prüfungsanordnung muss diese Angaben zwingend enthalten - das gilt analog auch für die Lohnsteuer- und Umsatzsteuerprüfung: Die erlassende Behörde; dies ist das Finanzamt, von dem der Prüfer kommt. Dies ist häufig ein anderes Finanzamt als das, bei dem Sie Ihre Steuererklärung abgeben. Das hängt damit zusammen, dass zentrale Betriebsprüfungsstellen für mehrere Ämter zuständig sind. Ebenso werden Großbetriebe lohnsteuerlich zentral geprüft. Für Pensionsrückstellungsprüfungen sind ebenfalls zentrale Prüfungsstellen zuständig. Den zeitlichen Prüfungsumfang; die Prüfungsanordnung muss genau Aufschluss darüber geben, welche Jahre oder Voranmeldungs- bzw. Lohnsteueranmeldungszeiträume geprüft werden. Den sachlichen Prüfungsumfang; die Prüfungsanordnung muss die zu prüfenden Steuerarten, Steuervergütungen, Prämien und Zulagen enthalten. Soll bei Ihnen eine abgekürzte Außenprüfung erfolgen, sind hierbei auch die Sachverhalte zu benennen. Zusätzlich ist bei einer abgekürzten Außenprüfung auch die Rechtsgrundlage des 203 AO zu ergänzen. Bei nachträglicher Erweiterung des Umfangs der Außenprüfung muss das Finanzamt eine ergänzende Prüfungsanordnung erlassen. Den genauen Zeitpunkt des Prüfungsbeginns; hier gilt es zu beachten, dass nach derzeitiger Rechtsauffassung die Anordnung des Prüfungsbeginns sowie die Festlegung des Prüfungsorts und des Prüfungsbeginns 2 selbstständige Verwaltungsakte darstellen, die Sie auch selbstständig anfechten können. In der Praxis werden sie jedoch nach wie vor aus Vereinfachungsgründen auf einem Schreiben zusammengefasst. Üblicherweise wird hier nach wie vor nicht nur das Datum des Prüfungsbeginns, sondern auch die Uhrzeit, zu welcher der Prüfer bei Ihnen erscheint, aufgeführt. Den Namen des Prüfers; neben dem Prüfer kann auch ein sog. Prüfungshelfer bei Ihnen erscheinen. Die Namen des Prüfers und des Prüfungshelfers können in die Prüfungsanordnung aufgenommen werden. Daneben können noch andere prüfungsleitende Bestimmungen in der Prüfungsanordnung enthalten sein. Hinsichtlich der digitalen Prüfung kann es auch sein, dass ein DV-Fachprüfer mit dem zuständigen Prüfer erscheint. Auch dessen Name kann in die Prüfungsanordnung mit aufgenommen werden. Eine Rechtsbehelfsbelehrung; gegen die Prüfungsanordnung können Sie Einspruch einlegen. Dieser Einspruch hat jedoch keine aufschiebende Wirkung. D. h., die Prüfung beginnt bei Ihnen regulär. Durch den Einspruch können Sie den Prüfungsbeginn auch nicht hinausschieben. Wird jedoch nachträglich festgestellt, dass die Prüfung rechtswidrig erfolgte,

7 tritt ein Verwertungsverbot ein. Zusätzlich zur Rechtsbehelfsbelehrung sind auch Hinweise auf Ihre wesentlichen Rechte und Pflichten bei der Außenprüfung anzubringen. 3.2 Prüfungstermin - gilt auch für Lohnsteuer- und Umsatzsteuerprüfung (HaufeIndex: ) Die Prüfungsanordnung und die damit zusammenhängenden Mitteilungen (z. B. Prüfungsort und Name des Prüfers) sind Ihnen in einer angemessenen Zeit vor Beginn der Prüfung bekanntzugeben. Die BpO sieht bei Großbetrieben einen Zeitraum von 4 Wochen und in allen anderen Prüfungsfällen einen Zeitraum von 2 Wochen als angemessen an. Wäre durch die Gewährung einer solchen Frist der Prüfungszweck gefährdet, können diese Fristen unterschritten werden. Dennoch wird es in der Praxis so sein, dass der Prüfer mit Ihnen oder Ihrem Steuerberater zuerst telefonisch einen Prüfungstermin vereinbart. Dabei wird man die beiderseitigen terminlichen Interessen ausreichend berücksichtigen. Die Prüfung muss schriftlich angeordnet werden Bitte beachten Sie bei einer telefonischen Terminabsprache, dass an Sie zusätzlich eine schriftliche Prüfungsanordnung ergehen muss. Der Prüfer darf sonst mit der Prüfung nicht beginnen. 3.3 Gründe für eine Terminverschiebung (HaufeIndex: ) Wurde der Prüfungstermin durch eine schriftliche Prüfungsanordnung (ohne eine vorherige Absprache) festgesetzt, kann eine Terminverschiebung notwendig sein. Der neue Termin sollte jedoch in einem zeitlich akzeptablen Rahmen liegen. Aus den nachfolgenden Gründen sind Terminverschiebungen immer möglich: Sie befinden sich zum Prüfungstermin in Urlaub. Ihr Steuerberater befindet sich zum Prüfungstermin in Urlaub. Die Prüfung soll an einem Ihrer Messetermine stattfinden. Zum Prüfungstermin steht Ihr Jahresabschluss mit Inventur an. Krankheit von Ihnen, Ihrem Steuerberater oder von Personen, die für die Durchführung der Prüfung notwendig sind. Hochsaison im Unternehmen, beispielsweise in der Zeit der Schlussverkäufe oder in der Weihnachts- bzw. Osterzeit. Der vorgeschlagene Termin fällt in die Zeit Ihres Betriebsurlaubs oder des Betriebsurlaubs Ihres Steuerberaters. 3.4 Wo soll die Prüfung stattfinden? (HaufeIndex: ) Grundsätzlich soll die Prüfung in Ihren Geschäftsräumen stattfinden. Ist eine Prüfung in Ihrem Geschäft (z. B. aus Platzmangel) nicht möglich, kann die Prüfung auch in Ihrer Wohnung stattfinden. Sollten Sie auch das nicht wünschen, steht als Prüfungslokal das Finanzamt zur Debatte. In der Praxis werden sehr viele Prüfungen auch im Büro des Steuerberaters durchgeführt. Der Prüfer kann, muss aber nicht bei Ihrem Steuerberater prüfen Beachten Sie bitte, dass Sie keinen Rechtsanspruch darauf haben, dass die Prüfung in den Räumlichkeiten Ihres Steuerberaters stattfindet. Folgende Gründe sprechen für eine Prüfung in Ihrem Betrieb: Sie sind immer über den Prüfungsfortgang informiert. Sie sehen, womit sich der Prüfer beschäftigt und wo er seine Schwerpunkte setzt. Anstehende Fragen des Prüfers können an Ort und Stelle erörtert und beantwortet werden. Zweifel des Prüfers können durch Besichtigungen schnell ausgeräumt werden. Der Prüfer beschäftigt sich ausschließlich mit Ihrem Betrieb. Die Prüfungsdauer kann dadurch beschleunigt werden. Folgende Gründe sprechen gegen eine Prüfung in Ihrem Betrieb und somit für eine Prüfung bei

8 Ihrem Steuerberater: Sie sind den Fragen des Prüfers nicht "schutzlos" ausgeliefert. Ihr Steuerberater erkennt die Hintergründe der Frage und weiß, worauf der Prüfer hinaus will. Ihr Berater erkennt mögliche steuerliche Auswirkungen. Ihr Betriebsablauf wird nicht durch die Prüfung gestört oder beeinträchtigt. 4 Prüfungsschwerpunkte (HaufeIndex: ) 4.1 Bei Mittel- und Großbetrieben werden Schwerpunkte festgelegt (HaufeIndex: ) In der Regel bildet sich der Prüfer in Mittel- und Großbetrieben Prüfungsschwerpunkte. Diese Schwerpunkte werden bei der Prüfungsvorbereitung festgelegt. Prüfungsschwerpunkte sind, sofern diese Sachverhalte bei Ihnen anzutreffen sind, oftmals: Sachverhalte und Daten, die vom Branchendurchschnitt abweichen Auslandsbeziehungen jedweder Art Rückstellungen aller Art Preisminderungen und Wertminderungen des Lagerbestands Unfertige Arbeiten und Wertberichtigungen Rücklagen aller Art Bewertung sowohl des Aktiv- als auch des Passivvermögens Außergewöhnliche und außerordentliche Betriebsausgaben Verträge mit Familienangehörigen - z. B. Arbeits-, Miet- und Darlehensverträge Baumaßnahmen Größere Reparaturen Anpassung von Bilanzansätzen an eine vorherige Prüfung Abschreibungsbemessungsgrundlagen und Höhe der Abschreibung Abgrenzung zwischen anschaffungsnahem Aufwand und Erhaltungsaufwand 4.2 Klein- und Kleinstbetriebe werden komplett geprüft (HaufeIndex: ) In Klein- und Kleinstbetrieben werden in der Regel keine Prüfungsschwerpunkte gebildet, weil der Prüfungsumfang so gering ist, dass der Prüfer sämtliche Tatbestände ohne größeren Zeitaufwand durchsehen kann. Vorsicht, wenn Steuerbescheide unter Vorbehalt der Nachprüfung stehen Eine bevorstehende Betriebsprüfung wird in der Regel daran erkannt, dass die Steuerbescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergehen. Aber Umsatzsteuer- und Lohnsteuerprüfungen können so nicht vorhergesehen oder erahnt werden. 4.3 Prüfungsgrundsätze (HaufeIndex: ) Die BpO schreibt vor, dass die Außenprüfung auf das Wesentliche abzustellen ist. Der Prüfer sollte ihre Dauer auf das notwendige Maß beschränken. In der Regel hat sie sich auf solche Sachverhalte zu erstrecken, die endgültige Steuerausfälle, Steuererstattungen oder -vergütungen beinhalten. Gewinnverlagerungen sollten danach nur aufgegriffen werden, wenn sie nicht unbedeutend sind. Was als unbedeutend zu verstehen ist, wurde jedoch in der BpO nicht definiert. Damit bleibt die Definition der entsprechenden Größenordnungen letztlich den Gerichten vorbehalten. 5 Es gibt zwei Prüfungs- und Überprüfungsmethoden (HaufeIndex: ) Für den Prüfer kommen zwei Prüfungsmethoden bzw. Verprobungsmethoden in Betracht: 1. Prüfung vom Beleg zur Buchung (wird hauptsächlich in Kleinst- und Kleinbetrieben

9 angewandt) 2. Prüfung von der Buchung zum Beleg (wird in der Regel in Mittel- und Großbetrieben angewandt) Die Buchhaltung und die wirtschaftlichen Verhältnisse können durch folgende Methoden auf eine gewisse logische Richtigkeit hin überprüft werden: Vorsteuerverprobung: Kontrolle, ob die geltend gemachten Vorsteuerbeträge im Vergleich zu den geltend gemachten Aufwendungen und Investitionen stimmen können. Umsatzverprobung: Prüfung, ob die ausgewiesene Umsatzsteuer aufgrund der verbuchten bzw. erklärten Erlöse richtig sein kann. Geldverkehrsrechnung: Hierbei kontrolliert der Prüfer, ob Ihre Ausgaben und Investitionen durch die erklärten Erlöse, die aufgenommenen Kredite und die deklarierten Einlagen finanziert werden konnten. Private Geldverkehrsrechnung: Stellt der Prüfer bei der betrieblichen Geldverkehrsrechnung eine Erlösunterdeckung fest, kann er für den privaten Bereich eine Geldverkehrsrechnung durchführen. Vermögenszuwachsrechnung: Sie dient dem Prüfer, festzustellen, wie Ihr betriebliches und/oder privates Vermögen sich vermehrt hat und wie diese Mehrung finanziert wurde. Ermittlung von Kassenfehlbeträgen. Klären Sie alle Prüferfragen - es gibt keine Zuschätzung Unterdeckungen und ungeklärte Zuwächse berechtigen den Prüfer, Erlöse zuzuschätzen. In extremen Fällen kann deshalb sogar die Steuerfahndung mit Ermittlungen beauftragt werden. Können Sie alle vom Prüfer beanstandeten Punkte begründen, entgehen Sie der Gefahr der Zuschätzung. 6 So bereiten Sie sich auf die Prüfung vor (HaufeIndex: ) Wie der Prüfer sich anhand seiner Amtsakten vorbereitet, können auch Sie Ihre Unterlagen einem "letzten Check" unterwerfen. Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Prüfungsvorbereitung Durchsicht Ihrer Abschlussunterlagen Gab es im Prüfungszeitraum außergewöhnliche Maßnahmen? Weichen die Daten des Prüfungszeitraums von den Daten früherer Zeiträume ab (interner Betriebsvergleich)? Wenn ja, warum (sowohl positiv als auch negativ)? Weichen die Daten im Prüfungszeitraum von den branchenüblichen Daten ab? Wenn ja, warum? Welche Besonderheit hat Ihr Betrieb gegenüber dem Branchendurchschnitt? Vergleichen Sie Ihre betrieblichen Daten mit den Daten der amtlichen Richtsatzsammlung. Weichen Ihre Daten von denen der Richtsatzsammlung ab (Ihr Steuerberater hat die Richtsatzsammlung)? Warum weichen Ihre Daten ab? Überprüfen Sie nochmals stichprobenartig gewisse Massenbuchungen und bestimmte Ablaufschemata auf deren Richtigkeit. Überprüfen Sie nochmals die Herkunft größerer Privateinlagen. Checkliste 1: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Prüfungsvorbereitung Fehler sollten Sie sofort berichtigen Entdecken Sie Fehler, sollten Sie diese sofort berichtigen. Sofern sich an den Steuererklärungen Änderungen ergeben, sollten Sie sofort berichtigte Steuererklärungen einreichen. Die Berichtigungen müssen in jedem Fall noch vor Prüfungsbeginn erfolgen, damit sie als strafbefreiende Selbstanzeige angesehen werden können. Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist möglich, wenn die verkürzten Steuern nachgemeldet werden, die Nachmeldung der Steuern vollständig und richtig ist, die verkürzten Steuern fristgemäß entrichtet werden und

10 die Finanzbehörde von diesen berichtigten bzw. aufgedeckten Tatbeständen bislang keine Kenntnis hatte. 7 Ihre Rechte und Pflichten während einer Betriebsprüfung (HaufeIndex: ) Ihre Rechte oder die Pflichten des Prüfers Der Prüfer hat sich an bestimmte Gesetzmäßigkeiten zu halten. Im Einzelnen muss er beachten: Er muss sich bei seinem Fragen und seinem Handeln an Recht und Gesetz halten. Er muss nicht nur zu Ihren Ungunsten, sondern auch zu Ihren Gunsten prüfen. Er sollte Sie während der Prüfung über getroffene Feststellungen informieren. Er muss die steuerlichen Verhältnisse feststellen. Dazu muss er auch die rechtlichen Verhältnisse bis ins Detail durchleuchten. Sofern eine Schlussbesprechung stattfindet, sollte der Prüfer Ihnen und/oder Ihrem Steuerberater die Besprechungspunkte und den Termin zur Schlussbesprechung in einer angemessenen Zeit vor der Besprechung mitteilen. Die Bekanntgabe sowohl der Besprechungspunkte als auch des Termins bedarf nicht der Schriftform. Selbst dann, wenn Sie den Wunsch nach einer schriftlichen Ausfertigung der Besprechungspunkte äußern, ist der Prüfer hierzu nach der BpO nicht verpflichtet. In der Praxis überlässt der Prüfer dem Berater jedoch oft Kopien seiner entsprechenden Handaufzeichnungen. Darin ist meist nicht nur das Thema als solches erwähnt, sondern auch rechnerische Entwicklungen und rechtliche Fundstellen. Sie haben das Recht auf eine förmliche Schlussbesprechung. Wenn die Prüfung zu Feststellungen geführt hat, muss der Prüfer hierüber einen Bericht abfassen. Sie haben das Recht, dass Ihnen dieser Bericht vorab zur Stellungnahme vorgelegt wird. Ihre Pflichten als Geprüfter Auch Sie als Geprüfter haben eine ganze Reihe von Pflichten, denen Sie zum Zweck der Prüfungsdurchführung nachkommen müssen: Sie müssen die Prüfung dulden und die hierfür notwendigen Unterlagen dem Prüfer zur Verfügung stellen. Die Unterlagen umfassen insbesondere die Belege, die Buchhaltungsunterlagen (Sachkonten, Personenkonten, Summen-Saldenlisten), die Abschlussunterlagen (Umbuchungsliste, Abschlüsse) sowie die erläuternde Korrespondenz. Sie müssen dem Prüfer entsprechende Erläuterungen geben und eventuelle Fragen beantworten. Das bedeutet aber nicht, dass Sie dem Prüfer ständig zur Verfügung stehen müssen. Die Auskunftspflicht gegenüber dem Prüfer kann auch an eine andere von Ihnen benannte Person delegiert werden. Dies kann der Steuerberater oder ein Arbeitnehmer (z. B. Buchhalter) sein. 8 Wie können Sie steuerliche Tatbestände für die Zukunft absichern? (HaufeIndex: ) Im Steuerrecht können Sachverhalte auch für die Zukunft in ihrer steuerlichen Würdigung abgesichert werden. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten. 8.1 Die verbindliche Zusage bindet die Finanzverwaltung rechtlich (HaufeIndex: ) Voraussetzungen für eine verbindliche Zusage: Die Betriebsprüfung muss stattgefunden haben. Der Sachverhalt muss auch geprüft worden sein. Der Sachverhalt muss im Prüfungsbericht dargestellt sein. Ein Antrag auf verbindliche Zusage muss gestellt werden.

11 Die Kenntnis und Sicherheit des geprüften Sachverhalts müssen in seiner steuerlichen Würdigung für die geschäftliche Maßnahme von Bedeutung sein. Die verbindliche Zusage muss vom Finanzamt schriftlich bestätigt werden. Deshalb ist der Antrag auf eine solche Zusage auch schriftlich zu stellen. Eine schriftliche Zusage ist nur dann verbindlich, wenn folgende Merkmale enthalten sind: Der Sachverhalt, welcher der Zusage zugrunde gelegt wurde; hier kann jedoch auf den Prüfungsbericht Bezug genommen werden. Die Entscheidung, dass die steuerliche Würdigung des entsprechenden Sachverhalts auch für die Zukunft bindend zugesagt wird. Die Begründung für die Art und Weise der steuerlichen Würdigung. Angaben darüber, für welchen Besteuerungszeitraum und für welche Steuerarten die verbindliche Zusage gilt. Die verbindliche Zusage ist für das Finanzamt bindend, wenn der geschilderte Sachverhalt auch so tatsächlich umgesetzt wurde. Beachten Sie, dass die verbindliche Zusage dann nicht gilt, wenn sie zu Ihren Ungunsten ausfällt und/oder gegen geltendes Recht verstößt. Zudem tritt die Zusage außer Kraft, wenn die Rechtsvorschriften, auf denen die Zusage beruht, geändert werden. Die verbindliche Zusage kann auch mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder aufgehoben werden. Eine rückwirkende Änderung oder Aufhebung kann nur mit Zustimmung des Betroffenen erfolgen. Eine rückwirkende Aufhebung oder Änderung ohne Zustimmung ist nur möglich, wenn die Zusage von einer unzuständigen Behörde erlassen oder durch eine arglistige Täuschung erlangt wurde. 8.2 Auch die verbindliche Auskunft bindet die Finanzverwaltung (HaufeIndex: ) Eine verbindliche Auskunft wird für Sachverhalte erteilt, die nicht durch eine Prüfung überprüft bzw. in einem Prüfungsbericht dargestellt wurden. Der Antrag auf verbindliche Auskunft muss folgende Merkmale beinhalten: Die genaue Bezeichnung des Antragstellers. Eine Darlegung des steuerlichen Interesses. Der Sachverhalt darf nicht Gegenstand einer Prüfung gewesen sein und somit nicht in einem Prüfungsbericht dargestellt worden sein; alternative Darstellungen sind nicht gestattet. Der Sachverhalt muss genau geschildert werden. Der Sachverhalt darf noch nicht verwirklicht sein. Der Antrag muss eine steuerliche Würdigung des dargestellten Sachverhalts enthalten. Die entsprechenden gesetzlichen Grundlagen für die steuerliche Würdigung müssen enthalten sein. Der Antrag muss schriftlich gestellt werden. Er muss die Versicherung beinhalten, dass bei keiner anderen Behörde ein solcher Antrag gestellt wurde. Die Versicherung, dass alle für die Erteilung der Auskunft und für die Beurteilung des Sachverhalts erforderlichen Angaben gemacht wurden und der Wahrheit entsprechen. Zu beachten ist hierbei, dass die vom Finanzamt erteilte verbindliche Auskunft auch als solche bezeichnet sein soll. D. h., Sie müssen in Ihrem Schreiben den Begriff verbindliche Auskunft erwähnen und das Finanzamt ebenso. Die verbindliche Auskunft ist ab 2007 kostenpflichtig Bitte beachten Sie, dass verbindliche Auskünfte ab dem kostenpflichtig sind. Sie können vor der Entscheidung, eine verbindliche Auskunft erhalten zu wollen, vom Finanzamt eine Gebührenauskunft beantragen. Auch hierzu muss der Sachverhalt - wie oben erwähnt - mitgeteilt werden. 9 Lohnsteuerprüfung (HaufeIndex: ) Die Lohnsteuerprüfung kann Ihnen dann ins Haus stehen, wenn in Ihren Lohnsteueranmeldungen vom