TRAVEL MANAGER IM MITTELSTAND AUFGABEN UND HERAUSFORDERUNGEN

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1 TRAVEL MANAGER IM MITTELSTAND AUFGABEN UND HERAUSFORDERUNGEN Inge Pirner, Travel Management, DATEV eg Bernhard Hain, Associate Director SME Management, Air Plus VDR Praxistag, Darmstadt den

2 Agenda Kurzpräsentation DATEV eg Travel-Management im Unternehmen Definition Aufgaben Ziele Richtlinien/Steuerung Positionierung Praxisbeispiel: Ausschreibung der Reisebürodienstleistung Herausforderungen Synergien Seite 2

3 DATEV Die Genossenschaft für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und deren Mandanten

4 Das Unternehmen DATEV eg Hauptsitz: Nürnberg Gründung: 1966 Berufsständische EDV- Dienstleistungsorganisation in Europa für Nürnberg Steuerberater Rechtsanwälte vereidigte Buchprüfer Wirtschaftsprüfer DATEV 4 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

5 DATEV: Auftrag und Mitglieder Unser Auftrag Unsere Mitglieder Wirtschaftliche Förderung unserer Mitglieder ( in 2011) Das bedeutet: Unterstützung bei allen Dienstleistungen unserer Mitglieder für deren Mandanten Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Vereidigte Buchprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Gesellschaften der Berufsangehörigen DATEV 5 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

6 Leistungsspektrum Software z. B. Rechnungswesen Abschlussprüfung Personalwirtschaft Wirtschaftsberatung Kanzleiorganisation Service z. B. Persönlicher Service Anwendungen IT Support Druck- und Versandservice Beratung / Wissen z. B. Consulting Training Weiterbildung Fachliteratur Datenbanken 2,5 Mio. Finanzbuchführungen über 10 Mio. Lohnabrechnungen p. Monat ca Mitarbeiter leisten ca. 2,4 Mio. Servicekontakte im Jahr 2010 ca Teilnehmer an DATEV- Seminaren DATEV 6 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

7 Geschäftszahlen Überblick der Geschäftsjahre , , , , ,4 Umsatz (Mio. ) Mitarbeiter Mitglieder Investitionen (Mio. ) DATEV 7 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

8 Definition Strategisches und operatives Travel-Management plant organisiert kontrolliert die Geschäftsreiseaktivitäten eines Unternehmens Travel-Management verbindet Unternehmen/Reisende Leistungsträger Reisemittler Seite 8

9 Aufgaben Travel-Management befasst sich mit der Analyse Konzeptionierung Optimierung Organisation und Steuerung der Leistungen und Prozesse bei Geschäftsreisen und gestaltet Richtlinien mit Seite 9

10 Aufgaben Travel-Management übernimmt die strategische Ausrichtung und Beschaffung aller Reiseleistungen durch Marktanalysen Volumenbündelung Lieferantenreduzierung Benchmarking Identifizierungen von Kostensenkungspotentialen Ausschreibungen Vertragsverhandlungen und abschlüsse Seite 10

11 Ziele Travel-Management hat das Ziel einen optimalen, effektiven und effizienten Geschäftsreiseprozess sicherzustellen Wertschöpfungspotentiale zu erschließen sowie direkte und indirekte Kosten zu senken Bei all diesen Zielen gilt aber: die Reisenden, die Betroffenen nicht aus den Augen zu verlieren! Seite 11

12 Richtlinien und Steuerung Richtlinien betrachten den Gesamtprozess sind kein Gesetz sondern Anweisungen und dienen der Steuerung Richtlinien beinhalten z.b. Buchungswege Leistungsträger und Klassen Abrechnungsvorgaben Richtlinien nutzen effizient nur, wenn sie realitätsnah sind, die Einhaltung nachvollzogen und geprüft werden kann und es Sanktionen gibt Seite 12

13 Positionierung Travel-Management wer spielt mit? Reisende Buchende Geschäftsleitung Einkauf Controlling Personalabteilung Dienstleister (Outsourcing) Datenschutz Sicherheit Buchhaltung Und eine(r) hat jetzt den Hut auf! Bei DATEV eg ist es der Zentraleinkauf Seite 13

14 Praxisbeispiel: Ausschreibung der Reisebürodienstleistung Ziel definieren Markt sondieren Vorauswahl treffen Betroffene beteiligen Team bilden Fragen an Dienstleister definieren Festlegung von Punkten, die der Dienstleister präsentieren kann Beispielreisen zur Angebotsabgabe festlegen Im Team Musskriterien und Bewertungen zur Präsentation festlegen Gesprächsrunden im Team mit den handelnden Personen der Dienstleister Auswahl der Dienstleister im Team nach Auswertung der Beispiele, des Fragebogens und der Gesprächsrunden zur Preisabgabe Preisvergleich Entscheidung im Gesamtkontext nicht der Preis allein entscheidet WICHTIG: Betroffene Beteiligen Wissen nutzen und Multiplikatoren im Changeprozeß schaffen! Seite 14

15 Herausforderungen Flug Probleme Leistungsträger Streckeneinstellungen Angebotsreduzierung Steuerung über Preis damit immer sinnvoll? Entschädigungsleistungen wie gehen wir damit um? Nicht genutzte Tickets erhalten wir unser Geld zurück? Erhalten wir auch bei nicht erstattbaren Tickets die Flughafengebühren z.b. zurück? Seite 15

16 Herausforderungen Bahn Verhandeln mit Monopolisten haben wir eine Chance zu verhandeln? Entschädigungsleistungen wer kennt sich hier eigentlich wirklich aus und wie regeln wir das? Bahncard/Bahncard Business Einsatz wie lösen wir im Prozess das lohnsteuerrechtliche Themenfeld? Seite 16

17 Herausforderungen Hotel Verhandlungsvolumen/Bündelungen - kennen wir unsere Umsätze? Kalkulationen wie kalkuliert das Hotel wenn wir keine Vorgaben haben? Einzelvertrag über Rahmenvertrag was nutzen dann Rahmenverträge? Vergleiche schwierig machen wir Benchmarks? Leistungsprüfungen/Veranstaltungen kann das einer richtig prüfen? Seite 17

18 Herausforderungen Reisebüros Partner im Prozess sehen wir das auch so? Schnittstellen betrachten gehen hier vielleicht Potentiale verloren? Qualität bucht das Reisebüro wirklich gut? Wie messe ich das? Mehrwert warum und wann brauche ich eine Reisebüro? Wissen kann ich hiervon profitieren? Seite 18

19 Herausforderungen Prozesse Ansatzpunkte: Reiseplanung Tür zu Tür Gesamtkostenbetrachtung einschl. Arbeitszeiten Bestellprozesse optimieren z.b. mit einer OBE Einsatz neuer Techniken z.b. Apps prüfen Abrechnungsprozess Bestätigung der Leistung Abrechnungssysteme Kreditkartendaten einlesen Seite 19

20 Herausforderungen Weitere Themen: Compliance Bonusprogramme lohnsteuerrechtliche Beurteilung Wie gehen wir damit um? Datenschutz und Sicherheit Wie sichern wir die Daten unserer Reisenden? PCI- DSS-Standard*, ist das für uns ein Thema? Wie schützen wir die Daten unserer Mitarbeiter vor Missbrauch? *PCI=Payment Card Industry Data Security Standard Seite 20

21 Synergien Zu MICE sind u.a. folgende Synergien erkennbar Hotels Tagungspauschalen Einzelübernachtungen Volumenbündelung Stornierungsfristen Leistungsträger Einzelreisen Gruppenreisen Nutzung von Veranstaltungsangeboten Abrechnungssysteme Company Card Meeting Solution Card - Zahlen aus einem Kennzahlensystem Seite 21

22 Noch Fragen.????? Danke für die Aufmerksamkeit! Einen Vorsprung im Leben hat, wer da anpackt, wo die anderen erst einmal reden. Autor: John F. Kennedy Seite 22

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