Informationen Wichtig für den Geschäftserfolg?

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1 Informationen Wichtig für den Geschäftserfolg? Der Erfolgreichste im Leben ist der, der am besten informiert wird. Benjamin Disraeli ( ), britischer Politiker und Schriftsteller

2 Inhaltsverzeichnis 1. Wissen ist Macht: Die Bedeutung der Information für die Wirtschaft Informationsflut Die Nadel im Heuhaufen finden Orientierungsverlust Inmitten der Informationsflut herrscht Informationsmangel Ursachen und Hintergründe der Informationsflut Struktureller Wandel in den Unternehmen Neue Technologien Auswirkungen der Informationsüberflutung Für den Mitarbeiter Für das Unternehmen Scheitern herkömmlicher Informationsbewältigungsstrategien Lösungsansätze Informationskompetenz Vom Bring zum Holprinzip Kommunikation Unsere Unterstützung beim Umgang mit Informationen Mentale Informationsverarbeitung Effektives Lesen Lernen lernen (Lernmanagement) Kreativtätstechniken und professionelles Ideenmanagement Leisten unter Druck / Entspannter Arbeiten durch gekonntes Ressourcenmanagement Bändigen Sie die Informationsflut! Es geht auch einfach Produktivitätssteigerung durch bessere Nutzung von MS-Office-Programmen Visualisieren mit MindManager Die optimale Ablage Optimierte Arbeitsabläufe in der Gemeinde Gauting

3 1. Wissen ist Macht: Die Bedeutung der Information für die Wirtschaft Wer in der Geschäftswelt erfolgreich sein will, muss schnell die richtigen Entscheidungen treffen. Und um richtig entscheiden zu können, sind aktuelle, zuverlässige und objektive Informationen notwendig. Aktualität, Zuverlässigkeit und Objektivität bestimmen somit die Qualität der Informationen. Die hoch entwickelten Länder der Erde, vor allem für Nordamerika und die Europäische Union befinden sich bereits im so genannten Informationszeitalter. Damit ist eine Gesellschaft gemeint, in der mehr als 50% des Bruttoinlandsprodukts mit informationsverarbeitenden Tätigkeiten erwirtschaftet wird. Treffen aktuelle Prognosen zu, werden schon im Jahr 2010 vier Fünftel aller menschlichen Arbeiten in diesen Ländern aus dem Umgang mit Information bestehen. Immaterielle Komponenten und Werte haben dabei einen immer größeren Anteil an der Wertschöpfung. Der Umgang mit Daten, Informationen und dem daraus zu produzierenden handlungsrelevanten Wissen erhält mehr und mehr die Schlüsselrolle für den effektiven Einsatz aller anderen Produktionsfaktoren. 2. Informationsflut Die Informationsgesellschaft bringt eine immer weiter ansteigende Informationsflut mit sich. Rund um den Globus werden jährlich bis zu 5,4 Mrd. Gigabyte (GB) an neuen Informationen produziert (Studie aus dem Jahr 2002 der Universität Berkeley, Kalifornien). Statistisch gesehen produziert damit jeder Mensch jährlich eine Datenmenge von rund 800 MB, wenngleich dieser Wert wohl für den durchschnittlichen US-Amerikaner und Europäer deutlich höher liegen dürfte. Die papierlose Gesellschaft ist dennoch nicht in Sicht. Die Menge der auf Papier gedruckten Informationen steigt weiter. Wie lässt sich diese Informationsflut bewältigen? Unsere Dienstleistung: Bändigen Sie die Informationsflut! 2.1. Die Nadel im Heuhaufen finden Dank moderner Technologien und dem Internet sind heute weder die Beschaffung noch die Verbreitung, weder die fehlende Aktualität noch die Verfügbarkeit von Informationen ein Problem. Belastend aber ist die pure Menge der ein- und vorbeiströmenden, oft irrelevanten Informationen. Reizüberflutung und abnehmende Wahrnehmung sind die Folge. Die Herausforderung, auf der Basis vieler, oft gegensätzlicher Informationen fundierte Entscheidungen zu treffen und an diesen längerfristig und vertrauensvoll festzuhalten, wird immer größer. Daten, die für Entscheidungen oder die eigenen Arbeit unwichtig sind, sind wie Lärm. Sie stören. Viel Aufwand ist nötig, um in kürzester Zeit an genau diejenigen Informationen heranzukommen, welche für die richtige Entscheidung nötig sind. Ausschlaggebend für die Wirtschaft ist die Effizienz durch gezielte Beschaffung, Verknüpfung und Weiterverarbeitung von Informationen. Was nützt eine Information, wenn sie zu spät kommt? Was bringt schnelle Information, wenn sie falsch ist? Wie können richtige Entscheidungen getroffen werden, wenn sie sich auf einseitige, verzerrte oder tendenziöse Informationen abstützen? 2

4 2.2. Orientierungsverlust Information kann technisch beliebig oft dupliziert werden. Wir können an immer mehr Informationen herankommen, aber damit ist noch kein handlungsbefähigendes Wissen gegeben. Vielmehr bleibt der Mensch Dreh- und Angelpunkt nicht nur bei der Produktion, sondern auch bei der Beschaffung, Übermittlung und Anwendung von Wissen. Trotz des, in lebenslangem Lernen, erworbenen Wissens in Aus-, Fort- und Weiterbildung wird der Überblick der Menschen über das jeweils relevante Wissen geringer. Unsere Dienstleistung: Mentale Informationsverarbeitung 2.3. Inmitten der Informationsflut herrscht Informationsmangel Streng genommen gibt es keine Informationsflut, sondern nur eine der Medienwirklichkeit unangemessene kulturtechnische Praxis. Frank Hartmann: Cyber. Philosophy. Medientheoretische Auslotungen., Wien Einerseits werden wir von Informationen überflutet, andererseits finden wir nicht, was wir suchen. Die Fähigkeit zur Informationsbewältigung wird dabei zum Schlüssel für die Auflösung des Paradoxons. Wie bei allen Systemen, die nach Erreichen und Überschreiten der Verarbeitungsgrenze in der Effizienz abnehmen, kann auch beim Menschen davon ausgegangen werden, dass bei einem Overload die Verarbeitungskapazität abnimmt. Informationsmangel ist eine Folge von Signalüberflutung bzw. überreizung. Letztendlich ist Informationsmangel ein Interpretationsproblem. Dieses Interpretationsproblem kann sowohl als technisches Verarbeitungsproblem auftreten ( Kapazitätsgrenzen erreicht ), wie auch als mentales Problem verstanden werden. 3. Ursachen und Hintergründe der Informationsflut 3.1. Struktureller Wandel in den Unternehmen Die Globalisierung hat einen rapide Steigerung des Wettbewerb zur Folge, der nach den Gesetzen der Marktwirtschaft automatisch zu fallenden Preisen und damit zu fallender Rendite in den Unternehmen führt. Im krassen Gegensatz hierzu steht die Entwicklung, Unternehmen immer häufiger nach dem "Shareholder Value", also Ihrem Wert für Kapitalgeber und damit der Ertragskraft oder der Kapitalrendite zu beurteilen. Um zu überleben, reagieren die Unternehmen früher oder später auf diese Entwicklung und senken radikal die Kosten. Prozesse werden vereinfacht, ganze Hierarchieebenen entfernt, teilweise wird fusioniert, um Synergien zu erzielen oder Mengen oberhalb kritischer Massen ausstoßen zu können. Insbesondere die Zahl der Hilfskräfte wird auf ein Minimum reduziert. Wer bleiben darf, findet sich häufig in einem "neuen" Unternehmen wieder. Was früher drei Personen gemacht haben, erledigen heute zwei. Wer früher einen Brief diktiert hat, tippt heute selbst eine in den Laptop. Das Unternehmen ist schlank. 3

5 3.2. Neue Technologien Die Möglichkeiten des Internets der Versandt von Post auf dem elektronischen Wege hat dazu geführt, dass firmenintern als auch extern der Briefverkehr via PC rapide zunimmt. So einfach und komfortabel dies ist, so belastend kann es für die Empfänger sein, denn man bekommt wesentlich mehr Post als früher. Man braucht also zwangsweise eine Strategie des richtigen Umgangs mit der Post und präzise Antworten auf Fragen, wie die folgenden: Wie vermeide ich unnötige Ablenkung? Wie sehe ich das Postfach rationell durch? Wie entscheide ich, ob eine Nachricht wichtig/unwichtig ist? Wo kann ich Nachrichten sinnvoll ablegen? Was soll ich zusätzlich ausdrucken? Eine Studie der SofTrust Consulting hat ergeben, dass ein Drittel aller irrelevant für die tägliche Arbeit sind. Das Aussortieren von Spam-Mails ist kein Problem. Das Aussortieren irrelevanter Mails von bekannten Absendern dagegen dauert dagegen durchschnittlich 10 Minuten pro Tag. Pro Mitarbeiter geht pro Jahr Arbeitszeit in Höhe von 900 Euro durch unnötige Mails verloren. 4. Auswirkungen der Informationsüberflutung 4.1. Für den Mitarbeiter Informationsüberflutung auf den menschlichen Organismus verursacht Stress. Stress ist nicht immer automatisch schlecht für den Menschen. Die Stressforschung unterscheidet zwischen positivem, lebensnotwendigem Stress (Eustress) und negativem, schädlichem Stress (Distress). Leistung Eustress Disstress Stresserregung Menschen, die unter der Informationsüberflutung leiden, sind eindeutig negativem Stress ausgesetzt. Negativer Stress, der länger anhält, führt nachweislich zu Beschwerden und Krankheiten im psychischen und somatischen Bereich. Eine Onlineumfrage unter 1362 Frauen und Männern hat ergeben, dass sich zwei Drittel der Deutschen durch die tägliche Nachrichtenflut per Handy, und Fernsehen gestresst fühlen (www.teltarif.de). Unsere Dienstleistung: Entspannter Arbeiten durch gekonntes Ressourcenmanagement 4

6 4.2. Für das Unternehmen Auch Fehlentscheidungen sind die Folge von lang anhaltendem Stress. Ein klassisches Symptom ist der Schreibtisch und der PC, der ständig mit Unterlagen/Dateien überfüllt ist, die nicht zum Kern der Aufgabe gehören und nicht strukturiert sind. Haftnotizen vergilben und Dubletten werden produziert. Vielfach mangelt es zudem an relevanter Information, weil die Kenntnisse der professionellen Recherche und Analyse fehlen. Zum Tagesgeschäft gehören damit Fehlentscheidungen. In Analysen wird immer wieder festgestellt, dass die Kosten und der Aufwand auf Grund fehlender oder mangelnder Informationen nicht bewertet werden. Die Auswirkungen für das Unternehmen sind jedoch erheblich. 5. Scheitern herkömmlicher Informationsbewältigungsstrategien Unabhängig davon, welche Strategie der Informationsbewältigung jeder Einzelne für sich gewählt hat, gemeinsam ist uns doch das Gefühl, dass irgendetwas in unserem Umgang mit der Information anders läuft, als wir es uns eigentlich wünschen. Das alles hat ursächlich mit der Menge der ständig produzierten Informationen und unserer persönlichen Kapazität zur Verarbeitung dieser Informationsmenge zu tun. Traditionelle Bewältigungsformen der Informationen greifen nicht mehr. Vier Trends sind dafür verantwortlich (Königer/Reithmayer 1998): 1. die Lösung der Information vom physischen Trägermedium 2. die Überschwemmung unserer bestehenden Informationskultur durch Menge und Vielfalt 3. die Überschreitung kultureller Grenzen 4. die Demokratisierung der Informationsproduktion 6. Lösungsansätze 6.1. Informationskompetenz Für eine sinnvolle Kommunikation, den kontrollierten Umgang mit Informationen, die zielgerichtete Recherche in Informationsquellen, die qualitative Bewertung von Informationen und die effiziente Nutzung von Informationssystemen ist individuelle Medienkompetenz notwendig. Das bedeutet bewusst bestimmen zu können, welchen Datenströmen man sich freiwillig aussetzt. In der Informationsgesellschaft kämpft man um eine der wertvollsten nichterneuerbaren Ressourcen, unsere Aufmerksamkeit (Zimmer: ZIM 2000, S.39). Keine Kapazität, alle Daten interpretieren zu können Angst, Daten zu übersehen; Angst, etwas nicht zu wissen Noch mehr Datenquellen anzapfen und aufnehmen Abbildung 4: Die Angst-Falle (Quelle: ABI-Technik 22, Heft 4/2002) 5

7 Zwei grundsätzlich verschiedene Ansätze, technisch besser und eleganter mit den vielen Daten umzugehen: Durch digitale Technik, wie Filterung und Sortierung Durch menschliche Technik wie Assoziationsaufbau und Bildhaftigkeit 6.2. Vom Bring zum Holprinzip Es lohnt sich, sich von Zeit zu Zeit konkret zu überlegen, wo, wie und in welcher Dosierung man informiert werden will. Als Denkanstoss hilft es, sich einpersönliches Informationsprofil zu erstellen: Durch welche Informationskanäle werde ich im Moment beruflich und privat informiert? Welche Information brauche ich tatsächlich? Welches ist die wertvollste Informationsquelle, die ich anzapfen kann? Wie kann ich vermehrt aktiv Information holen, statt mir die Information nur bringen zu lassen? Welche Informationskanäle und Techniken kann ich mehr aus- bzw. abbauen? Kommunikation -Policies Immer mehr Unternehmen entwickeln gemeinsam mit ihren Mitarbeitern verbindliche Regelungen für den -Einsatz. Hierin werden die wichtigsten Vorgaben für die äußere Form ebenso niedergeschrieben wie Vertretungsregelungen, Archivierungsvorgaben, Datenformate oder Grundregeln zur Virenabwehr, um nur einige Punkte zu nennen. Damit eine solche Policy aber auch wirklich im Tagesgeschäft Berücksichtigung findet, kann sie kein pauschales Regelwerk sein, sondern muss gemeinsam mit den Mitarbeitern auf das individuelle Geschäft und die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten werden. Die Entwicklung einer solchen Policy geschieht idealerweise unter fachkundiger Anleitung. Die Mitarbeiter empfinden solche Vorgaben normalerweise nicht als Beschränkung, sondern ganz im Gegenteil als willkommene Orientierungshilfe. Auch bei Personalwechsel oder Urlaubvertretungen ist so ein weitgehend nahtloser Übergang sichergestellt. Unsere Dienstleistung: Bändigen Sie die Informationsflut! Schulungen Viele Firmen beschränken sich bei der Einführung von auf kurze Einweisungen zur Funktion und Bedienung. Doch der erfolgreiche Umgang mit Mails erfordert einige methodische und organisatorische Grundkenntnisse, die aber nicht bei jedem vorausgesetzt werden können. In der Praxis liegen die Schwierigkeiten vor allem in der Bewältigung der Mailflut und der Organisation des elektronischen Schreibtisches. Immer mehr Unternehmen erkennen diese Entwicklung und bieten ihren Mitarbeitern Hilfe im Umgang mit s in Form von Qualifizierten Schulungen an. Unsere Dienstleistung: Bändigen Sie die Informationsflut! 6

8 7. Unsere Unterstützung beim Umgang mit Informationen Entscheidung Geschäftsleitung Umgang mit Informationen sind wichtig für den Geschäftserfolg Entwicklung Leitlinien und Strategie Input aus den Fachabteilungen Workshop mit allen Mitarbeitern Vorstellung Strategie und Vorgehensweise Umgang mit Informationen Mentale Informationsverarbeitung S. 9 Effektives Lesen S. 10 Lernen lernen S. 11 Kreativtätstechniken und professionelles Ideenmanagement S. 12 Entspannter Arbeiten durch gekonntes Ressourcenmanagement S. 13 Umgang mit Informationen Lernprozesse begleiten und coachen Bändigen Sie die Informationsflut! S. 14 Es geht auch einfach! S. 15 Produktivitätssteigerung durch bessere Nutzung von MS-Office- Programmen S. 16 Visualisieren mit MindManager S. 17 Die optimale Ablage S. 18 Festlegung weiterer Schritte und Prozessbegleitung Absprache mit Geschäftsleitung Entwicklung Maßnahmen Ständige Optimierung notwendig 7

9 1. Mentale Informationsverarbeitung Informationen besser aufnehmen und verarbeiten Ziel Inhalte Als Führungskraft gehören Sie zu den Menschen, die sehr oft ungefragt mit Informationen überhäuft werden. Sie müssen viele dieser Informationen in kürzester Zeit aufnehmen und verarbeiten, weil man Ihre Entscheidung erwartet. Dieses Seminar gibt Ihnen die Möglichkeit Ihre aktuellen Verhaltensmuster zu überprüfen und - wo sinnvoll - qualitativ neue Wege zu gehen. Ihr persönlicher Weg zur besseren Informationsverarbeitung: Informationen überall MindMapping "Informationen als Herausforderungen" Schwerpunktbestimmung für das Seminar Ihr Persönliches Informationsprofil Regeln für den Umgang mit Informationen: Die eigenen Regeln lassen sich am besten umsetzen Aufbau der Strukturen: Eine wiederkehrende Prozedur Aufräumen: Eine enorm wichtige und oft vernachlässigte Arbeit Dokumentation: Pro und Contra Mentale Informationsverarbeitung Grundlagen: Lerntyp, Lernstrategien Aktivieren brach liegendender Potenziale: Motivation, Blockaden, Kreativität Aufnahmefähigkeit erhöhen: Konzentration, Lesetechniken Wichtiges abrufbereit speichern: Gedächtnis, MindMapping, Mnemotechniken Arbeitsweise Teilnehmer Dauer Moderation, Präsentation, Einzelübungen, Gruppenarbeiten Führungskräfte aller Ebenen und Branchen, die ihren Umgang mit Informationen verbessern wollen 1 Tag 8

10 2. Effektives Lesen Ziel Inhalte Fühlen Sie sich auch oft von der Fülle der aufzuarbeitenden Informationen überfordert? Sehen Sie keinen Anfang und kein Ende und wissen überhaupt nicht, wo Sie die Zeit hernehmen sollen, um die Stapel nachhaltig durchzuarbeiten? Mit Methoden des Schnelllesens lassen sich Informationen effektiver aufnehmen und auswählen. Die Reaktivierung hilft dazu, die Information verfügbar zu machen, um sie zu verarbeiten und zu behalten. Lesegeschwindigkeit verbessern Methoden des Schnelllesens Informationen auswählen Lern- und Lesetyp bestimmen Reaktivieren von Leseinhalten Strategien zum Behalten Dieses Seminar eignet sich sehr gut als Ergänzung zum vorangehenden Angebot Mentale Informationsverarbeitung, es vertieft den Bereich des Aufarbeitens von Schriftstücken in kraft- und ressourcensparender Weise. Arbeitsweise Teilnehmer Dauer Einzel- und Gruppenarbeit, Lehrgespräch, Diskussion Alle Mitarbeiter, die lernen möchten, durch effektive Lesemethoden umfassenderes Wissen in kürzerer Zeit zu erfassen und zu behalten 2 Tage 9

11 3. Lernen lernen (Lernmanagement) Ziel Die natürliche Freude am Lernen ist bei den meisten Menschen unserer Zeit nicht mehr vorhanden. Frustrierende Lernerfahrungen in der Kindheit und Jugend sind hier bei vielen Erwachsenen die Ursache. Trotzdem besteht die Notwendigkeit, bedingt durch die ständig steigenden Anforderungen an den Kenntnis- und Wissenstand, beständig schnell und viel dazu zu lernen. Die Lösung besteht darin, das Lernverhalten grundsätzlich zu verbessern und somit das Lernen neu lernen. Die Teilnehmer sollen ihr eigenes Lernverhalten kennen lernen und überprüfen. Effektive Methoden und Techniken des neuen Lernens kennen lernen und anwenden können, Kenntnis darüber erlangen, von welchen Faktoren erfolgreiches Lernen abhängt. Sie sollen wieder Freude am Lernen entdecken. Inhalte Lernbegriff definieren Eigene Lernerfahrungen Ebenen des Lernens Neues Lernen Faktoren, die Einfluss auf das Lernen haben Aufmerksamkeit/Konzentration Motivation Stress Entspannung (PMR) Gesundheitsverhalten Interessen, Ziele Emotionen Informationsaufnahme/ Merken und Abrufen Gedächtnistheorien Ultrakurzzeit-, Kurzzeit-, Langzeitgedächtnis Wahrnehmungskanäle Hemisphärenunterschiede Gedächtnistechniken Assoziationen Analogien Suche nach Differenzen Suche nach Kategorien/Prinzipien Visualisierungen Arbeitsweise Teilnehmer Dauer Einzel- und Gruppenarbeiten, Moderation, Dialoggespräche, praktische Übungen, Diskussionen Alle Mitarbeiter, die ihr Lernverhalten grundsätzlich verbessern möchten und somit das Lernen neu lernen wollen 2 Tage 10

12 4. Kreativtätstechniken und professionelles Ideenmanagement Effektiver und sinnvoller Einsatz in der Praxis Ziel Inhalte Kreativität bedeutet neben dem Besitz von Phantasie und Assoziationskraft vor allem auch das Erkennen von systemischen Zusammenhängen. Kreativität richtig verstanden ist ein Prozess, der Problem- und Aufgabenstellungen zu angemessenen Lösungen und Ergebnissen führt. Sie lernen durch eigene Anwendung verschiedene Kreativtechniken kennen und können danach entscheiden, welche Sie für sich persönlich einsetzen wollen. Sie erkennen, wie notwendig Kreativität für die tägliche Arbeit ist und wie Kreativitätstechniken in Projekten sinnvoll eingesetzt werden können! Sie werden gleich an eigenen Problemstellungen üben. Was ist Kreativität? Kreativität im beruflichen Alltag Kann man Kreativität lernen? Raum schaffen wie? Wie wichtig sind Vorgaben und Strukturen für kreatives Management? Kreativitäts- und Problemlösungstechniken Disney-Strategie, De Bonos Denkhüte, Bisoziation, ABC-Listen, MindMaps, Methode, TRIZ... Kreatives Ideenmanagement in 4 Phasen strukturiert und konsequent vom Ideenreichtum bis zur Umsetzung Ihrer Favoriten Phase I: Aufgabe, Problemformulierung Phase II: Inkubationszeit Phase III: Geistesblitz, Idee Phase IV: Bewerten, umsetzen, realisieren Arbeitsweise Teilnehmer Dauer Gruppenarbeiten, Diskussion, Fragebogen und kreative Übungen Alle, die sich neuen Herausforderungen stellen wollen 2 Tage 11

13 5. Leisten unter Druck / Entspannter Arbeiten durch gekonntes Ressourcenmanagement Ziel Beschäftigte von der Führungskraft bis zu AssistentInnen leisten einen immensen Beitrag zum Gelingen eines Betriebes. Umso wichtiger ist es, diese beruflich darin weiterzubilden, ihre eigenen inneren Ressourcen Schritt für Schritt zu aktivieren. Jeder ist in seinem privaten und beruflichen Leben mehr oder weniger starken Belastungen ausgesetzt, die Stress verursachen können. Um die eigene Leistungsfähigkeit dauerhaft zu erhalten, muss aktiv dagegen gesteuert werden. Ziel dieses Seminars ist es, TeilnehmerInnen, den Büroalltag durch gekonntes Ressourcenmanagement zu vereinfachen. Die TeilnehmerInnen werden in diesem Seminar Methoden und Instrumente zur Selbstorganisation und Arbeitsorganisation, sowie zur Stressbewältigung und zum Management der eigenen Energien kennen lernen. Inhalte Selbstorganisation und Arbeitsorganisation: Arbeitsökonomie / Zeitmanagement Ablagesysteme Umgang mit Informationen Lern- und Lesetechniken Stressbewältigung: Chronischer Stress und Burnout Diagnose des individuellen Belastungszustandes Wege aus der Stressbelastung Energienmanagement: Die Lebensbereiche Ressourcen erkennen und nutzen Balance finden zwischen Anspannung und Entspannung Mentale Fitness Dauer Arbeitsweise Teilnehmer Teilnehmerzahl 2 Tage Seminar mit Einzel- Gruppenarbeiten, Plenumsdiskussionen, Selbsttests, Feedbackgespräche Alle Mitarbeiter Max 12 12

14 6. Bändigen Sie die Informationsflut! Informationsverarbeitung mit technischer Hilfe Ziel Die Effektivität der täglichen Arbeit wird entscheidend vom Umgang mit der weiter zunehmenden Informationsflut bestimmt. Der ebenfalls zunehmende Zeitdruck bei der Arbeit verhindert dabei oft Überlegungen, wie z. B.: Wo lege ich welche Informationen in welcher Form so ab, dass ich sie im Bedarfsfall wieder finde? Wie beschaffe ich Informationen so, dass ich den Pflegeaufwand dieser Informationen so gering wie möglich halte? Dieser Kurs befähigt Sie alle Informationen, die Sie mit Outlook oder Lotus Notes erhalten, effektiv zu nutzen. Darüber hinaus lernen Sie Informationen zielgerichtet weiterzugeben und sich Informationen so zu beschaffen, dass die Bearbeitung erleichtert wird. Schaffen Sie die notwendigen Strukturen für Ihr persönliches Informationsmanagement mit Outlook oder Lotus Notes! Inhalte Arbeitsweise Teilnehmer Vorkenntnis Dauer Informationsflut als Herausforderung Grundregeln für den Umgang mit Informationen und Ermittlung individueller Anwendungsmöglichkeiten dieser und eigener Grundregeln Informationsaufnahme und -beschaffung per Informationsbearbeitung und -weitergabe in Outlook oder Lotus Notes, z.b. Einpflegen von Adressen in die Kontakte, Abwesenheitsregelungen etc. Informationsspeicherung und -ablage in Outlook/Exchange-Server und im Dateisystem, u. a. Ablageplan erstellen, Schnelles Aufräumen, Kategorisieren etc. Informationen wieder finden mit Outlook nicht nur in Outlook/Exchange-Server, sondern auch im Dateisystem Aufzählungsüberschrift Arbeiten am PC, Einzel- und Gruppenarbeiten, Trainerinput, Diskussion Alle Mitarbeiter, die mit Outlook oder Lotus Notes arbeiten Da Sie viel mit Outlook oder Lotus Notes arbeiten, haben Sie solide Grundkenntnisse in mindestens einer Komponente, z.b. oder Kalender 1-2 Tage 13

15 7. Es geht auch einfach Ziel Wie oft hatten Sie schon das Gefühl, vor immer wieder neuen und noch umfangreicheren Arbeiten kein Ende mehr zu sehen? Wann haben Sie sich das letzte Mal vorgenommen, doch endlich den einen oder anderen langwierigen und unrentablen Arbeitsablauf zu überarbeiten und zu vereinfachen? Genau an diesen wunden Punkten setzen wir an: Wir zeigen Ihnen in unserem dreiteiligen Seminar gezielt Wege und Möglichkeiten auf, mit denen Sie sich Ihr Arbeitsleben sehr erleichtern können. Das spart Zeit, Geld und Nerven! Ihr Nutzen Sie setzen sich intensiv mit den Veränderungen in Ihrem Berufsbild auseinander und benennen damit verbundene Anforderungen und Ängste. Sie reflektieren gemeinsam sinnvolle Möglichkeiten der Vereinfachung und erlernen deren praktische Umsetzung. Sie befassen sich ausführlich mit Möglichkeiten der technischen Unterstützung und lernen, diese auch zu nutzen. Sie erfahren, wie Sie sich Ihren Arbeitsalltag gewaltig erleichtern können und gehen gelassen an Ihre Stelle zurück. Sie können Ihre erworbenen Kenntnisse unmittelbar umsetzen und neue Verhaltensweisen ausprobieren. Inhalte Allgemeines Veränderungen im Arbeitsumfeld Sekretariat Neue Berufsbilder Veränderungen durch neue Medien Qualitätshandbuch/Organisationshandbuch Reflexion und Eigenverantwortung Wo liegt der Sinn der Vereinfachung? Wie schaffe ich Vereinfachung? Konkret und umsetzbar Standardisierung planbarer Aufgaben Wie kann die Technik helfen? Vereinfachung der Kommunikation Praktischer Umgang mit Informationen Elektronische Terminplanung Aufgabenplanung / Wiedervorlage Externer Schriftverkehr Optimierung der elektronischen Ablage Zielgruppe AssistentInnen und SekretärInnen Dauer 2 Tage 14

16 8. Produktivitätssteigerung durch bessere Nutzung von MS-Office-Programmen Ziel Inhalte Durch geschickte Kombination vorhandener MS-Office-Programme passen wir Arbeitsabläufe und Software-Funktionen optimal an. So verhelfen wir Ihnen durch bessere Nutzung Ihrer Software zu einer produktiveren Verwaltung. Wir erstellen Workflows zur Vereinfachung von Routinetätigkeiten. Analyse der Arbeitsschritte Hilfe bei der Entwicklung von Standards Geschickte Kombination der Office-Pakete Klärung des kürzesten Arbeitsweges Vereinfachung durch VBA-Programmierung Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre vorhandenen abteilungsspezifischen Arbeitsabläufe und helfen Ihnen, die Arbeitsschritte zu optimieren. Arbeitsweise Teilnehmer Dauer Beratung, Gruppenarbeit Mitarbeiter einer Abteilung (Prozessverantwortliche), die mit der Optimierung interner Arbeitsabläufe betraut sind Nach Aufwand 15

17 9. Visualisieren mit MindManager Ziel Inhalte Arbeitsweise Teilnehmer Dauer MindManager ist ein Software-Tool, das visuelles Denken durch "gehirnfreundliche" grafische Darstellung auf natürliche Art und Weise unterstützt. Gehirnfreundlich meint, dass die linke Großhirnhemisphäre für logisches Denken und Sprache zuständig ist, während die rechte analoges und bildhaftes Denken und sinnliche Wahrnehmung bewältigt (jeweils beim Rechtshänder). Bei Verwendung von MindManager werden aus Ideen MindMaps, also grafische Abbilder Ihrer Gedankenwelt. Somit erfolgt bei der Arbeit mit MindMaps eine wechselseitige Beanspruchung von linker und rechter Gehirnhälfte und eine Synchronisation beider. Ergebnis: Wir arbeiten kreativer! Grundlegende Handhabung der Programmfunktionen Was bedeutet gehirnfreundliche Visualisierung? Visualisierungstechniken: Umsetzung von Ideen und Konzepten am Bildschirm Veränderungen bestehender Maps Organisation von Maps Einfügen von Text- und Aufgabenfeldern Sammeln von Informationen Verbindung von Ästen mit Dateien und Links Erläuterungen der Programmfunktionen, direkte Umsetzung von Beispielen aus der Praxis, Einzel- und Gruppenarbeit Alle, die lernen wollen, ihre Visualisierungstechniken mit MindManager zu verbessern 1 Tag 16

18 10. Die optimale Ablage Ordnung ist das halbe Leben Ziel Inhalte Entwickeln Sie für sich, Ihr Team oder Ihre gesamte Abteilung eine optimal passende Ablagestruktur und reduzieren Sie dadurch den Zeitaufwand für das Suchen beträchtlich. Ordnung schaffen und erhalten ist das A und O einer funktionierenden Ablage. Wer gemeinsam mit einer Ablage arbeitet, muss sich auch an gemeinsame Regeln halten. Grundlagen der Ablage Was hängt direkt bzw. indirekt mit der Ablage zusammen? Welche Konsequenzen hat das? Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Ablage? Abhängigkeit der Ablage von Anderen Was macht eine optimale Ablage aus? Analyse der bestehenden Ablage Analyse der Dateistruktur Analyse der Papierablage Wie ist der Informationsfluss organisiert? Entwicklung einer passenden Ablagesystematik Ablagekategorien definieren Hierarchie der Ablagekategorien festlegen Benennungen standardisieren Umstellung von der bisherigen Ablagesystematik auf eine neue Systematik Darstellung verschiedener Strategien Erhaltung der Ordnung in einer Ablagesystematik Integration des Archivs in die Ablage Erstellung eines Ablagehandbuches Einarbeitung neuer Mitarbeiter Verantwortung jedes Einzelnen bei der Ablage Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre vorhandene Ablage, legen Ziele für die Ablage fest und entwickeln mit Ihnen eine für Sie passende Ablagestruktur. Arbeitsweise Teilnehmer Dauer Präsentation, Lehrgespräch, Diskussion, Moderation, Einzel- und Gruppenarbeiten Einzelne Mitarbeiter, Teams, Abteilungen, die Informationen schneller und einfacher ablegen und wieder finden möchten Nach Aufwand 17

19 E-GOVERNMENT+MULTIMEDIA DEGENER BERATUNGS GMBH: Optimierte Arbeitsabläufe in der Gemeinde Gauting VON ARNO BURGER / RALF KIMMELMANN* Wenn in einer Verwaltung mittlerer Größe effizienter gearbeitet werden soll, so muss man sich zuallererst Gedanken über veraltete Abläufe machen. Wenn dabei das Budget einer Einwohner-Gemeinde nicht überschritten werden soll, so sind unkonventionelle Ansätze gefragt. Im malerischen Würmtal und verkehrsgünstig zur Großstadt gelegen, ist Gauting mit Einwohnern die größte Gemeinde zwischen München und Starnberg. Zusammen mit fünf schon vor langer Zeit eingemeindeten Ortsteilen bietet Gauting sowohl eine dörflich-landwirtschaftliche als auch eine kleingewerbliche Wirtschaftsstruktur. Die Verwaltung beschäftigt zur Zeit etwa 80 Mitarbeiter und verfügt über eine hochmoderne Informationstechnik. Das Sachgebiet Informationstechnologien/EDV der Gemeinde Gauting hatte gerade auf allen Arbeitsplätzen , E-Fax und Internetzugang eingeführt und befand sich Anfang 2000 auf der Suche nach Kooperationspartnern. Partnern, die dabei helfen sollten, die Akzeptanz für die neuen E-Medien in der Verwaltung und beim Bürger zu schaffen. Und das mit einem klar umrissenen Budget, mit maßgeschneiderten Lösungen und mit voller Integration bereits vorhandener Werkzeuge. Bereits kurz nach der Einführung der neuen E-Medien wurde den Verantwortlichen in der Verwaltung klar, dass die Schaffung neuer Techniken allein das Problem veralteter Arbeitsweisen nicht lösen, sondern nur verschärfen würde. Also war statt alter Wein in neuen Schläuchen" ein generelles Umdenken bei den bisherigen Abläufen gefordert. Basierend auf dem typisch schlechten Personalstand einer kommunalen Verwaltung, war festzustellen, dass der einzelne Sachbearbeiter in immer kürzerer Zeit immer mehr Aufgaben erledigen musste. Und nun nicht mehr nur auf Papier, sondern parallel dazu mit der neuen Zusatzbelastung , E-Fax und E-Government. Erschwerend kam dazu, dass die meisten Sachbearbeiter zwar gerade mal mit ihrertextverarbeitung umgehen konnten, aber mit den neuen elektronischen Zusatzwerkzeugen auf Kriegsfuß" standen. Die Zielsetzung Am Anfang stand die Zielsetzung, die Mitarbeiter intensiv auszubilden, um die Akzeptanz der Anwendung neuer Werkzeuge zu erhöhen. Motivation durch Ausbildung und, damit verbunden, Sicherheit im Umgang mit dem neuen Leitbild der Bürger als Kunde". Die Gemeindeverwaltung war also auf der Suche nach einem Partner, der keine Lösung von der Stange" anbot. Das hieß aber auch: Nicht noch eine der klassischen Word-Schulungen, keine weitere Abhängigkeit von einer Softwareschmiede und auch nicht schon wieder die Anschaffung eines überteuerten E-Workflow-Blendwerks, sondern eine erschwingliche, maßgeschneiderte und trotzdem modulare Integration vorhandener Werkzeuge und bewährter Resourcen in die realen Abläufe einer Gemeindeverwaltung mittlerer Größe. In MoreOFFICE wurde Gauting fündig. Das Projekt Im ersten Schritt (Laufzeit ein Jahr, vom Mitte 2000 bis Mitte 2001) wurden Trainingskurse zusammen mit der EDV Abteilung ausgearbeitet und dann die Schulungen bei/durch MoreOFFICE ausgeführt: Internet-Basiskurs, darauf aufbauend Informationsmanagement mit Outlook im Netzwerk, darauf aufbauend Acrobat Reader in der Office-Werkzeugumgebung. Word, Excel, PowerPoint in kommunaler Anwendung. Und dies für alle Mitarbeiter-vom ersten Bürgermeister bis hin zum Lageristen im Bauhof! Dem ersten Schritt folgte gleich ein zweiter: Anbieten und Verkaufen" von Verwaltungsleistungen. Persönlich besser präsentieren. Einsatz von Multimedia. Für die unmittelbare Praxis wurde der Große Sitzungsseal des Gemeinderates vernetzt und mit Laptop und Beamer ausgerüstet, so dass parallel zur Schulung das Erlernte von den Mitarbeitern in die Praxis umgesetzt werden konnte. Im dritten Schritt wurden die Mitarbeiter zu Lesern, Autoren und Redakteuren und das Sachgebiet Öffentlichkeitsarbeit zur Chefredaktion. Das Sachgebiet Informationstechnologien/EDV hatte in der Zwischenzeit die alte Image-Homepage" in ein modernes Infocenter für den Bürger verwandelt und programmtechnischen Raum für alle Verwaltungsbereiche geschaffen, den es jetzt und in Zukunft zu füllen galt. So wurden ausgesuchte, engagierte Sachbearbeiter plötzlich zu Redakteuren und von MoreOFFICE ausgebildet. Word und Excel wurden zu Autorensystemen, Acrobat zum Standardwerkzeug für Publikationen im Intranet und Internet via Redaktionssystem des ebenfalls involvierten Internetproviders PeCe-Serviceline aus dem Würmtal. Intranet und Outlook waren plötzlich akzeptierte Werkzeuge zum Planen von Terminen, Meetings und Projekten. Während der Realisierung dieser ersten Schritte wurden auch wichtige Erfahrungen gemacht, z. B. mit der Hürde Mensch". Die vorrangige Zielsetzung war: Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter ver kürzen Arbeitslasten der Sachgebiete verringern Raum für Neues schaffen Die Partner stellten fest, dass es nicht damit getan war, die Mitarbeiter in die moderne Informationsbeschaffung und -Verwertung einzuführen oder besser und schneller miteinander kommunizieren zu lassen. Damit war der Weg frei für den großen zweiten Teil des Projektes: die Optimierung von internen Arbeitsabläufen, 32 innovative Verwaltung 4/2002

20 neudeutsch Electronic Workflow". Diese Schritte wurden im Herbst 2001 in Angriff genommen. Die Mitarbeiter von MoreOFFICE integrierten sich tageweise ins Geschehen der Verwaltung und analysierten zusammen mit den Sachbearbeitern deren eigene Arbeitsabläufe, die Kommunikationswege zu benachbarten Sachgebieten, zu externen Behörden und zum Bürger. Die Analyse erbrachte schnell: Vier Ämter und 30 Sachgebiete verwenden unterschiedliche Briefvorlagen, 30 unterschiedliche Kurznotizen (elektronisch!), Dutzende verschiedene Faxvorlagen und viele andere redundante Varianten von Dokumentvorlagen. Und außer in der gigantischen Einwohnermeldeamtsdatenbank unter UNIX gab es keine Möglichkeit, Rundschreiben oder Serienbriefe an Bürger, Lieferanten oder andere Behörden zu verfassen. E-Document-Workflow- davon waren die Arbeitsabläufe nicht nur meilenweit entfernt, sie waren dafür gänzlich ungeeignet. Jede Optimierung mit Hilfe neuer Werkzeuge und Verfahren setzte also voraus, dass die Arbeitsabläufe in ihrer Struktur Workflow-optimiert" werden. Die anfängliche Skepsis der Geschäftsleitung und die Bedenken wegen hoher Kosten wichen der Bereitschaft, einen Versuch zu wagen. Die Mitarbeiter des SG EDV entwickelten zusammen mit MoreOFFICE einen völlig neuen Vorlagentypus: das intelligente Standarddokument". Tagsüber entwickelt im Rathaus, nächtens programmiert von MoreOFFICE. Das intelligente Standarddokument Bei dieser elektronischen Vorlage handelt es sich um eine - vorab unscheinbare - Microsoft-Word-Arbeitsvorlage. Mit zentral durch das Sachgebiet Organisation gepflegten Stammdaten entwickelt diese Arbeitsvorlage erst bei Personalisierung durch den Mitarbeiter ihre Fähigkeiten: Auf Knopfdruck in einer eigenen Word- Menüleiste wird diese Vorlage zum Standardbrief, zum Bürgermeisterbrief, zum Serienbrief (mit integrierter lokaler oder globaler Adressdatenbank), zum elektronischen Fax oder zur -Vorlage. Im personalisierten Kopfbereich kann per Mausklick angefordert oder zum Internet-Homepage-Bereich des Sachgebietes gesprungen werden. An anderer Stelle eingesetzt, wird das intelligente Standarddokument zur Beschlussvorlage für den Gemeinderat. Die laufende Nummer wird automatisch abgefragt, dokumentenecht einmalig vergeben, immer wiederkehrende langwierige Ausfüllungen werden durch Automatismen ersetzt. Aus jedem Dokument kann durch einen weiteren Knopfdruck ein geschütztes Adobe-Acrobat-Dokument generiert werden: zur Volltextrecherche für den Gemeinderat, für das zukünftige Zentralarchiv oder für den viren- und veränderungssicheren Versand auf elektronischem Wege. Wird Wiedervorlage zu einem bestimmten Termin gewünscht? Auch hier ist der Mitarbeiter nur einen Knopfdruck weit entfernt: Wiedervorlagedatum im Dokument eingeben, und schon erfolgt eine minutengenaue Erinnerung im Outlook-Terminkalender. Dass von dort das Dokument sofort zur Bearbeitung geholt werden kann, scheint dabei schon fast selbstverständlich. Die Zahl an vorhandenen Vorlagen konnte radikal veringert werden. Die einheitliche, zentrale Pflege der Stammdaten reduzierte den Wartungsaufwand vorhandener Dokumente drastisch. Immer wiederkehrende Abläufe werden nun real beschleunigt. Auch für die Mitarbeiter von MoreOFFICE bedeutet ihr Engagement gewaltigen Zugewinn: Die neuen Erfahrungen, das Verstehen, wie eine Verwaltung intern operiert und wie Office-Anwendungen zu mehr Effizienz in der Verwaltung führen, geben neuen Schub für weitere Projekte. Zukünftige Aufgaben Nach dieser Partnerschaft war klar, dass die Projektgefährten auch die nächsten Schritte für 2002 in Angriff nehmen würden. Seit Januar 2002 gibt es keine Dokumenten-Altlasten" mehr, das Problem mit Rechnerabstürzen durch Uralt-Makros" von zig Word-Generationen gehört damit der Vergangenheit an. Seit Januar gibt es nur noch neue" Dokumente. Der gesamte Bestand aus mittlerweile acht Jahren elektronischer Verwaltung wird zentral archiviert und für die Online-Recherche im PDF-Format bereitgehalten. Neue Dokumente werden nachts gespeichert, gesichert und indexiert. Interne händische Unterschriften werden gegen elektronische Unterschriften getauscht, frühere Warteschleifen" bei der Bearbeitung vermieden. Im Fall von Krankheit oder Urlaub sind nun trotz gleichem Mitarbeiterstand Redundanz und Rekonvergenz möglich. Der neue Gemeinderat soll nach den Kommunalwahlen via Laptop und Intranet mit allen Sachgebieten vernetzt werden. Fazit: Lösungen mit Standard-Office-Werkzeugen, kostenoptimiert beschafft und verwendet so wenig Abläufe wie möglich verän dert, aber so viel wie nötig neu struktu riert reale Vorteile für den Sachbearbeiter, beschleunigte Abläufe für den Bürger. So könnte man das Fazit Ende 2001 ziehen. Trotz aller hochgestylter E-Government-Euphorien drumherum: Die Gautinger Verwaltung hat einen wichtigen Schritt getan, hin zum virtuellen Rathaus. Und das mit dem Wunsch, die im Kampf mit der Papier- und Informationsflut gewonnene Zeit dem Bürger zukommen zu lassen. Denn es wird weiterhin Junioren und Senioren geben, die den menschlichen Kontakt zum Sachbearbeiter in der Verwaltung suchen. Weitere Infos erhalten Sie bei den Autoren Arno Burger, moreoffice.de, und Ralf Kimmelmann, E- Mail: *Arno Burger ist Leiter des Bereichs Dokumenten- und Wissensmanagement bei MoreOFFICE; Ralf Kimmelmann leitet seit zwei Jahren das Sachgebiet Informationstechnologien/EDV bei der Gemeinde Gauting.

W I S S E N S I C H E R N

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