Whitepaper Zeitfenstermanagement ZEITFENSTER MANAGEMENT-SYSTEME ERFOLGREICH IMPLEMENTIEREN

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1 ZEITFENSTER MANAGEMENT-SYSTEME ERFOLGREICH IMPLEMENTIEREN

2 2 7 Tipps für eine erfolgreiche Einführung -Systeme erfolgreich implementieren Die Be- und Entladerampen sind die zentralen Schnittstellen zwischen Lieferanten/Frachtführern auf der einen Seite und dem Empfänger/verladenden Unternehmen auf der anderen Seite. An diesen Schnittstellen kommt es seit Jahren zu Konflikten: Speditionen klagen über lange Wartezeiten, Verlader sehen sich mit einem stark schwankenden LKW-Aufkommen konfrontiert. -Systeme können die Problemzone Rampe maßgeblich entschärfen und die Prozesse an den Rampen verbessern. Zu diesem Ergebnis kommt auch eine Studie für das Bundesverkehrsministerium 2. Intransparenz verursacht Engpässe an Rampen Ein Hauptgrund für lange Wartezeiten an den Rampen sind Informationsdefizite bei verladenden Unternehmen und Speditionen 3. Dem Personal an den Rampen ist im Vorfeld nicht bekannt, wann die LKW für die Be- oder Entladung eintreffen. Gleichzeitig liegen den Speditionen keine Informationen vor, zu welchen Zeiten sie mit einer raschen Abfertigung rechnen können. Ein behebt diese Informationsdefizite und schafft Transparenz für beide Seiten. Dabei buchen die Speditionen in einer Art elektronischer Stundenplan ein für sie günstigstes Zeitfenster heute in der Regel über webbasierte Plattformen. In diesem Zeitfenster kann der Frachtführer mit einer deutlich verkürzten Wartezeit und einer raschen Abfertigung rechnen. Rampe Verlader bucht reserviert blockt Zeitfenster 7:00 8: bucht Zeitfenster Spedition 9:00 0:00 Beispiel Zeitfensterbuchung Der Verlader erreicht somit eine optimale Auslastung seines Warenein- oder Warenausgangs über den Tag bzw. innerhalb einer Arbeitswoche. Daraus ergeben sich weitere Vorteile. Cordes, M. (20), Problemzone Rampe, Verkehrsrundschau, Heft 24/20 vom 7.06., S Hagenlocher, S./Wilting, F./Wittenbrink P. (203), Schnittstelle Rampe Lösungen zur Vermeidung von Wartezeiten, Karlsruhe, S. 52. Abrufbar unter: laderampe-schlussbericht-schnittstelle-rampe.pdf? blob=publicationfile 3 Hagenlocher, S./Wilting, F./Wittenbrink P. (203), S. 35ff.

3 3 Vorteile von -Systemen 4 Reduktion der Wartezeiten für LKW um bis zu 40 % Entsprechende Reduktion der Standgeldforderungen Reduktion der Durchlaufzeiten um bis zu 30 % Steigerung der Verladeleistung um bis zu 20 % Reduktion der Kommissionierfläche um bis zu 50 % Weniger Staus auf dem Betriebsgelände, verbesserte Verkehrssicherheit Optimale Auslastung des Warenein- und Warenausgangs Verbesserte Personal- und Ressourcenplanung 00% 90 % 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 0% 0% 90% 87% 89% 89% 90% 82% 85% 87% 72% 76% 28% 24% 8% 3% 5% 0% % % 3% 0% Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan mit Zeifenster ohne Zeitfenster pünktlich früher später Auswirkungen Buchungen von Zeitfenster auf Pünktlichkeit 5 Voraussetzung ist, dass das strategisch geplant, erfolgreich implementiert und konsequent umgesetzt wird. Analysieren Sie, ob ein für Ihr Unternehmen sinnvoll ist n Lange Wartezeiten für LKW vor der Be- oder Entladung, Stau auf dem Betriebsgelände und hohe Standgeldforderungen sprechen für die Einführung eines s. n Unternehmen, die mit vielen verschiedenen Frachtführern zusammenarbeiten, profitieren überdurchschnittlich von - Systemen, da sich der interne und externe Koordinationsaufwand stark verringert. 4 Transporeon (204): Interne Erhebungen, Ulm 5 Interne Angaben des Transporeon-Kunden CD Wälzholz

4 4 n Zudem lohnt sich ein, wenn wenig Kommissionierfläche zur Verfügung steht und/oder eine gewisse Vorlaufzeit für die Kommissionierung notwendig ist. n Generell kann ein die Effizienz der Verladung steigern. Mehr LKW können in kürzerer Zeit abgefertigt werden, ohne dass die Verladekapazitäten erhöht werden müssen. 2 Partner sorgfältig auswählen Bei der Auswahl eines Partners für die Einführung des s sind verschiedene Aspekte ausschlaggebend. Neben den Funktionalitäten des Systems ist es entscheidend, wie weit das System bereits bei den Speditionen bekannt und akzeptiert ist. Zudem muss nicht nur der Support für die eigenen Disponenten, sondern auch für die Frachtführer gewährleistet sein idealerweise in ihrer jeweiligen Muttersprache. Nicht zuletzt sollte der Anbieter über genügend Projektmanagement-Erfahrung verfügt. Wählen Sie Ihren Partner für die Einführung eines s sorgfältig aus n Entscheiden Sie sich für ein System, das am Markt etabliert ist und mit dem viele Ihrer Speditionen bereits vertraut sind. n Berücksichtigen Sie die Internationalität des Anbieters: In welchen Ländern und Sprachen brauchen Sie Support? n Entscheiden Sie sich für ein -System, das sich einfach an Ihre Ausschreibungs-, Frachtvergabe- und Reporting-Systeme anbinden lässt. n Manche -Systeme sind Teil umfangreicher Logistikplattformen, aus deren Funktionen sie weitere nützliche Module auswählen können. n Neben der Buchung von Zeitfenstern bieten einige Systeme Zusatzfunktionen, mit denen sich Qualität und Effizienz weiter steigern lassen, z. B. die Informationsübermittlung an und von den Frachtführern, Checklisten zur Ladungssicherung oder die Zuweisung einer freien Rampe per SMS an den Fahrer. Cloud-Lösungen bieten Echtzeit-Transparenz für alle Logistik-Partner Bei der Einführung eines Zeitfenster-Management-Systems sollten Cloud- Lösungen unbedingt in die engere Auswahl gezogen werden. So hat der Verlader in Echtzeit alle gebuchten Zeitfenster seiner angebundenen Spediteure im Überblick. Zudem kann er auch andere Partner, wie beispielsweise Lieferanten und Selbstabholer, in das Zeitfenster-System integrieren. Auch der Spediteur kann bei allen seinen Verladern, die mit dieser Lösung arbeiten,

5 5 Zeitfenster buchen und muss sich dafür nicht an unterschiedlichen Systemen anmelden. Ein verladerspezifisches System hingegen kann diese firmenübergreifende Zusammenarbeit nicht ermöglichen. Darüber hinaus werden Cloud-Systeme meist fortlaufend anhand von Best Practices weiterentwickelt und ohne komplexe System-Updates aktualisiert. 3 Verladekapazität muss ausreichen Eine häufige Forderung der Frachtführer ist eine Ausweitung der Kapazitäten auf Verladerseite. Vor allem zu wenig Lade- und Entladepersonal ist aus ihrer Sicht die Ursache für die langen Wartezeiten 6. Jedoch stellt dies aus wirtschaftlichen Gründen keine tragfähige Lösung für die Unternehmen dar. Sie stehen vielmehr vor der Herausforderung, die Logistikkosten weiter senken zu müssen. Ist ein geplant, sollten die Kapazitäten im Durchschnitt für die anstehenden Transporte ausreichen. Prüfen Sie die Kapazitäten Ihrer Rampen n Stellen Sie sicher, dass mindestens im Durchschnitt genügend Kapazitäten für die fristgerechte Be- oder Entladung aller LKW zur Verfügung stehen. n Berechnen Sie sorgfältig, wie viele Zeitfenster Sie pro Tag und Rampe anbieten können. Berücksichtigen Sie dabei alle Ressourcen wie Personal, Gabelstapler und weiteres Equipment. n Stellen Sie nicht alle Zeitfenster zur Buchung frei. Reservieren Sie ca. 5 % für unvorhergesehene Ereignisse wie verspätete LKW, die Bestellung Ihres wichtigsten Kunden oder ungeplant eintreffende Selbstabholer. n Passen Sie Ihre Kapazitäten den Anforderungen an, zum Beispiel wenn vor Feiertagen zusätzliche Schichten notwendig sind. Regeln festlegen und einhalten Bei der Einführung eines s dürfen die psychologischen Faktoren nicht unterschätzt werden. Die Kosten für die Buchung der Zeitfenster tragen meistens die Frachtführer. Dafür erwarten sie frühzeitige, fundierte Informationen zur Einführung des neuen Systems, eine deutliche Reduktion von Warte- und Standzeiten sowie faire, transparente Regelungen bei der Zeitfensterbuchung und der Abfertigung der Transporte. 6 SCI Verkehr GmbH (20), Geschäftsklima saisonal beeinflusst, Köln, abrufbar unter:

6 6 4 Legen Sie klare Regeln fest n Definieren Sie, wann LKW pünktlich sind und wann zu spät und kommunizieren Sie diese Regeln an Ihre Frachtführer. n Legen Sie fest, was bei einer Verspätung passiert, z. B. ob der LKW das nächste freie Zeitfenster bekommt oder erst nach allen anderen abgefertigt wird. n Machen Sie deutlich, dass LKW ohne Zeitfensterbuchung nicht ent- bzw. beladen werden. Allerdings sollten Sie Ihren Frachtführern hier eine Übergangsfrist von zwei Wochen nach der Einführung gewähren, bevor diese Regel konsequent angewendet wird. n Rechnen Sie damit, dass ca. 80% der LKW pünktlich sind. Die übrigen kommen zu früh oder zu spät, was sich meist ausgleicht. 80 % der LKW sind pünktlich. Die übrigen kommen zu früh oder zu spät. 5Nutzen Sie die Flexibilität des s n Geben Sie die Zeitfenster eines Tages sukzessive frei, damit auch kurzfristige Transporte abgewickelt werden können. n Fixieren Sie die Zeitfenster so spät wie möglich, abhängig von Ihren Logistikprozessen. So gewinnen Ihre Frachtführer Flexibilität und können z. B. auf die aktuelle Verkehrssituation reagieren.

7 7 6 Ihre Mitarbeiter sollten mit dem System vertraut sein n Ihre Mitarbeiter sollten sich mit dem System auskennen und die Regeln (s. Punkt 4) konsequent anwenden. n Legen Sie fest, wer welche Zugriffsrechte auf das System bekommt, z. B. ob die Mitarbeiter an der Rampe die Zeitfenster nur einsehen oder auch Änderungen vornehmen können. n Einige -Systeme können aus gebuchten Zeitfenstern und Ankunftszeit der LKW eine Reihenfolge für die Be- bzw. Entladung erstellen. Dies erleichtert der Pforte und den Rampenmitarbeitern die Arbeit. Reporting bringt Mehrwert Das Controlling und Reporting nimmt in den Logistikabteilungen der Unternehmen einen immer größeren Stellenwert ein. Dabei ist es schwer, mit überschaubarem Aufwand belastbare Daten zu erheben. IT-basierte Prozesse wie -Systeme verbessern diese Situation erheblich, weil sich in vielen Fällen manuelle oder automatisierte Reports aus dem System erstellen lassen. Zudem kann das einiger Anbieter mit einem Tracking & Tracing zur Verfolgung der Warensendungen verknüpfen werden. 00% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 0% 0% Spedition A Spedition B Spedition C Spedition D Spedition E Spedition F Spedition G Spedition H Spedition I Spedition J Spedition K Spedition L Spedition M Spedition N Spedition O pünktliche Ankuft verspätete Ankunft durchschnittliche Pünktlichkeit Auszug eines Beispielreportings: Übersichtliche Darstellung pünktlich und nicht pünktlich angekommener Transportdienstleister

8 8 7 Nutzen Sie das für Ihr Reporting oder kombinieren Sie es mit Tracking & Tracing n Vereinbaren Sie Key-Performance-Indikatoren mit Ihren Frachtführern und stellen Sie ihnen regelmäßig die Daten zur Pünktlichkeit der LKW, Warte- und Standzeiten zur Verfügung. n Bei einigen Anbietern lässt sich das mit einem Tracking & Tracing -System kombinieren. Die Möglichkeiten reichen bis hin zu Apps, mit denen die Fahrer Statusmeldungen über Smartphone abgeben können, oder Avisierung über GPS-Ortung. n Beispielsweise lässt sich dann in Echtzeit die tatsächliche Ankunftszeit der LKW mit den gebuchten Zeitfenstern vergleichen. Abweichungen können so frühzeitig erkannt werden. TRANSPOREON GmbH Stadtregal Magirus-Deutz-Str. 6 DE Ulm Tel: +49 (0) (0) info@transporeon.com