Sappi optimiert mit CA Project & Portfolio Management SaaS seine IT-Abläufe auf drei Kontinenten

Transkript

1 CUSTOMER SUCCESS STORY Sappi optimiert mit CA Project & Portfolio Management SaaS seine IT-Abläufe auf drei Kontinenten KUNDENPROFIL Branche: Papierindustrie Unternehmen: Sappi Mitarbeiter: UNTERNEHMEN Sappi zählt zu den Marktführern der papiererzeugenden Industrie. Der Hauptsitz des Unternehmens ist in Südafrika. Hinzu kommen Niederlassungen und Vertretungen in mehr als 20 Ländern mit etwa Mitarbeitern. HERAUSFORDERUNG Die IT-Abteilung Sappi ist über mehrere Standorte auf drei Kontinenten angesiedelt. Um Abläufe zu optimieren und Kosten zu reduzieren, wurde ein einheitliches Projekt- und Portfolio-Management eingeführt. LÖSUNG CA PPM SaaS (Project & Portfolio Management) wird von Sappi heute eingesetzt, um Projekte, Applikationen und die Infrastruktur zu verwalten. Rund 500 Projekte werden aktuell überwacht. ERGEBNIS Sappi hat mit CA Project & Portfolio Managment SaaS an seinen diversen Standorten heute eine einheitliche, transparente Sicht auf laufende Projekte. Die Cloud-basierte Lösung entlastet die Administration und schafft Kostentransparenz.

2 2 CUSTOMER SUCCESS STORY: SAPPI ca.com Unternehmen Trotz Digitalisierung bleibt Papier weltweit gefragt Sappi, mit Hauptsitz in Südafrika, ist ein weltweit tätiges Unternehmen der papiererzeugenden Industrie und einer der Marktführer in diesem Segment. Die Papier- und Zellstoffprodukte des Unternehmens werden in mehr als 100 Ländern rund um den Globus vertrieben. Jährlich produziert Sappi rund 5,7 Millionen Tonnen Papier sowie etwa 3,7 Millionen Tonnen Zelluloseprodukte. Die Zellstoffprodukte von Sappi sind weltweit die Grundstoffe für weiterverarbeitende Betriebe aus zahlreichen Branchen. Daraus entstehen beispielsweise Viskose- Fasern für die Textilindustrie, pharmazeutische Produkte, aber auch zahlreiche Artikel für die Consumer-Industrie. Das Papier-Portfolio des Unternehmens beinhaltet gestrichene Papiere, wie sie von Druckereien, Verlagen oder Unternehmen verwendet werden, um Bücher, Broschüren, Magazine oder andere Druckprodukte herzustellen. Hinzu kommen Papiere für die Mode- und Textilindustrie sowie Papiere, die in Automobilen oder für Haushaltsprodukte benötigt werden. Das Unternehmen hat Produktionsstätten in Südafrika, Europa und den USA. Vertriebsbüros auf allen Kontinenten sind Ansprechpartner für Kunden in mehr als 100 Ländern weltweit. Sappi beschäftigt in 20 Ländern rund Mitarbeiter. Herausforderungen Mit einheitlichen IT-Strukturen weltumspannende Prozesse verbessern Wir wollten einheitliche Strukturen und mehr Transparenz erreichen. Jürgen Kamedler IT Service Level-Koordinator, Sappi IT ist das Rückgrat der geschäftlichen Prozesse von Sappi weltweit. IT-basierte Lösungen unterstützen die Produktion ebenso, wie den Einkauf und den weltweiten Vertrieb. Das Unternehmen nutzt Office-Anwendungen, aber auch klassische Lösungen für das Rechnungswesen, bis hin zu Applikationen im produktiven Umfeld der Papiermühlen. Der Betrieb von Lösungen sowie von Infrastrukturen und Applikationen erfolgt an verschiedenen Standorten. So steht der zentrale Server für die SAP-Umgebung in Wien, während Exchange zentral von der Niederlassung in Gratkorn betreut wird. Die Manufacturing Execution Systeme (MES) werden dezentral an den Produktionsstandorten betrieben. Wir versuchen für alle unsere Lösungen einen möglichst hohen Grad an Automatisierung und Integration zu erreichen, erklärt Adelheid Wendelmaier, SAP Manager Europe. Darüber hinaus bemühen wir uns aber auch, aktuelle Trends, beispielsweise Social Media, möglichst zeitnah zu realisieren, um die gesamte Unternehmensorganisation bestmöglich mit modernster Technik zu unterstützen. Die globalen IT-Abteilungen von Sappi initiieren und verwalten eine Vielzahl von Projekten. Diese waren historisch gewachsen und orientierten sich meist an den lokalen Anforderungen. Auch aufgrund von Firmenübernahmen wurden immer wieder einzelne Lösungen in die Sappi-Infrastruktur integriert, damit die jeweiligen Abteilungen weiterhin mit dem vertrauten Portfolio arbeiten konnten. Dafür wurden in der Vergangenheit verschiedene Tools für das Projekt- und Portfolio-Management eingesetzt. Die Folge war, dass zahlreiche übergreifende Prozesse, beispielsweise das Reporting, einen erheblichen manuellen Aufwand erforderten, da die Informationen aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden mussten, um in einem einheitlichen Report zusammengefasst werden zu können. Der Zeit- und Arbeitsaufwand waren enorm.

3 3 CUSTOMER SUCCESS STORY: SAPPI ca.com Auch die Tatsache, dass bei Sappi die Zahl der internationalen Projekte rasant anstieg, machte den Einsatz eines übergreifenden Project & Portfolio Management Systems notwendig. Wir wollten zukünftige Abläufe besser strukturieren, Redundanzen verhindern, mehr Transparenz erlangen und nicht zuletzt eine einheitliche Sicht auf den jeweiligen Stand unserer Projekte erhalten, schildert Jürgen Kamedler, IT Service Level -Koordinator, die Ausgangssituation. Aus diesem Grund entschieden wir uns dafür, über alle Standorte hinweg ein einheitliches Projekt- und Portfolio-Management einzuführen. Vor der Entscheidung für eine passende Lösung erfolgten im Vorfeld neben einer Bedarfsanalyse auch diverse Gespräche und Abstimmungsprozesse mit allen Beteiligten, damit sowohl die lokalen, als auch die globalen Anforderungen erfüllt werden konnten. Der daraus resultierende Anforderungskatalog war die Grundlage für eine Marktanalyse, bei der verschiedene Produkte auf ihre Tauglichkeit überprüft wurden. Lösung CA Project & Portfolio Management SaaS bringt Entlastung und schafft Transparenz 500 Projekte werden in Sappi aktuell mit CA Project & Portfolio Management SaaS verwaltet Um die Jahreswende 2009/2010 erfolgte durch höchste Sappi-Gremien eine Marktevaluierung, bei der eine Reihe von Lösungen für das Projekt- und Portfolio-Management genau auf ihre Funktionen und Einsatzmöglichkeiten in dem weltweit agierenden Konzern untersucht wurden. Nach einer intensiven Bewertungsphase ging der Zuschlag an CA Project & Portfolio Management SaaS, da die Lösung genau die Funktionalität und Flexibilität bot, die Sappi von einer modernen Lösung erwartete. Neben der gebotenen Funktionalitätsvielfalt überzeugte vor allen Dingen die Möglichkeit, CA Project & Portfolio Management SaaS als Cloud-Lösung einzuführen und zu betreiben. Es gab mehrere Gründe dafür, dass man sich für diese Form entschieden hat, berichtet Kamedler: Das System war aus der Cloud für uns sofort verfügbar und konnte mit unseren vorhandenen Systemen laufen. Darüber hinaus mussten wir für den Betrieb kein eigenes technisches Know-How oder ein eigenes Support-Team aufbauen und können heute sicher sein, immer mit der modernsten Technologie zu arbeiten. Bereits in der Standardversion habe CA Project & Portfolio Management SaaS zudem zahlreiche Module und Optionen zur Verfügung gestellt, die in den vorherigen Lösungen relativ aufwändig eingerichtet und verwaltet werden mussten. Ein wichtiges Kriterium war auch, dass CA Project & Portfolio Management SaaS konzernweit an allen Standorten neu eingeführt wurde und das globale IT-Team damit gemeinsam auf der grünen Wiese anfangen konnte, ohne dass ein Standort einen Wissens- oder Erfahrungsvorsprung hatte. Natürlich spielten auch die Kosten bei der Entscheidung für eine SaaS-Lösung eine wichtige Rolle, räumt Adelheid Wendelmaier ein. Wir werden durch die Cloud-Lösung von CA Technologies nicht mit hohen Lizenzkosten belastet, sondern zahlen das, was wir verwenden. Auch bei Upgrades oder Ergänzungen profitieren wir von den detailliert aufgeschlüsselten und transparenten Kostenmodellen, die sich durch das Cloud-Modell bieten.

4 4 CUSTOMER SUCCESS STORY: SAPPI ca.com Das österreichische IT-Team war als Projektleitung gemeinsam mit CA Technologies Österreich sowie Software-Spezialisten von CA Services Deutschland federführend bei der Anpassung des Systems und dessen flächendeckender Einführung. In dieser Phase konnten wir von den Spezialisten sehr viel lernen, denn sie haben uns im Detail erklärt, wie wir bestimmte Prozesse im Project & Portfolio Management-System aufbauen und abbilden können, um unsere globalen Anforderungen abzudecken, lobt Jürgen Kamedler die Zusammenarbeit mit den Spezialisten von CA Technologies. Nach etwa sechs Monaten war das System an den einzelnen Standorten flächendeckend implementiert und konnte jeweils vor Ort mit den Daten befüllt werden, die für das Reporting und andere Projekte, beispielsweise das Applikations- und Infrastruktur-Management, notwendig sind. Schulungen und Trainings trugen maßgeblich dazu bei, dass CA Project & Portfolio Management SaaS von den Sappi-Mitarbeitern relativ rasch akzeptiert und genutzt wurde. Zum Einsatz kommt die Lösung momentan ausschließlich in der weltumspannenden IT-Abteilung, die ihre IT-Projekte damit verwaltet. Ein Beispiel ist die im Herbst 2015 durchgeführte Migration des SAP-Systems auf SAP Hana. Für die Umsetzung war eine Aufteilung in verschiedene Projekte notwendig, damit alle Teilbereiche der Migration erfasst, transparent überwacht und umgesetzt werden konnten. So wurden mit CA Project & Portfolio Management SaaS die Lauf- und Inbetriebnahme-Zeiten sowie die Kosten für die einzelnen Projektabschnitte dokumentiert und überwacht. Ergebnis Niedrigere Kosten und standardisierte Prozesse optimieren IT-Abläufe CA Project & Portfolio Management SaaS automatisiert und vereinfacht unsere Prozesse. Adelheid Wendelmaier SAP Manager Europe, Sappi Durch das standardisierte Projektmanagment auf der Basis von CA Project & Portfolio Management SaaS hat sich bei Sappi die Transparenz von Prozessen erhöht, gleichzeitig werden durch die Cloud-Lösung die Betriebskosten optimiert. Software-Upgrades werden in der Cloud automatisch durchgeführt und erfordern kein manuelles Eingreifen durch das Sappi-Team. Wir müssen uns lediglich noch um die Verifikation der Inhalte kümmern, freut sich Adelheid Wendelmaier. Dank CA Project & Portfolio Management SaaS sind die Daten heute an einer zentralen Stelle verfügbar, was allen Beteiligten den Umgang mit den Informationen erleichtert, einheitliche Standards schafft und Redundanzen verhindert. Durch den Einsatz von CA Project & Portfolio-Management SaaS konnte Sappi: Ein optimiertes Reporting einführen, das einen verbesserten Blick auf Projekte und Ressourcen ermöglicht Aufgrund standardisierter Prozesse die Effizienz steigern Projekte schneller und erfolgreicher umsetzen.

5 5 CUSTOMER SUCCESS STORY: SAPPI CA Project & Portfolio Management SaaS verschafft uns mehr Transparenz und Agilität, wodurch wir Prozesse straffen und schneller auf Anforderungen aus den Fachabteilungen reagieren können, schildert Jürgen Kamedler einige Vorteile, von denen Sappi bislang mit der Einführung der CA Technologies Lösung profitiert. Mit CA Technologies vernetzen unter ca.com/de CA Technologies hilft Kunden dabei, in einer Zukunft erfolgreich zu sein, in der jedes Unternehmen ganz gleich, ob in der Bekleidungs- oder Energiebranche durch Software transformiert werden wird. Mit den Softwarelösungen von CA Technologies im Mittelpunkt ihrer IT-Strategie können Unternehmen die Technologien nutzen, die unser Leben von Rechenzentren bis hin zu Mobile Devices verändern. Unsere Lösungen unterstützen unsere Kunden dabei, in der neuen Application Economy zu bestehen, indem sie ihnen die Mittel zur Überwachung und Absicherung ihrer Anwendungen und Infrastruktur bereitstellen. Weitere Informationen zu unseren Customer Success-Programmen finden Sie unter ca.com/de/customer-success. Weitere Informationen zu CA Technologies finden Sie unter ca.com/de. Copyright 2016 CA. Alle Rechte vorbehalten. Alle anderen hier genannten Marken, Handelsnamen, Dienstleistungsmarken und Logos sind Eigentum der jeweiligen Unternehmen. Die präsentierten Informationen und Ergebnisse basieren auf der spezifischen Verwendung und Erfahrung des Kunden, die tatsächlichen Ergebnisse können daher abweichen. Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken