1 Be Partners Büromanagement

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1 mit CD-ROM mit CD-ROM 1 Be Partners 1 Büromanagement Be Partners Büromanagement Bringt Farbe ins Büro! Be Partners die Lehrwerksreihe fürs Büromanagement 2 Be Partners Büromanagement Lernsituationen Be Partners Büromanagement Lernsituationen 2 3 Be Partners Büromanagement Be Partners Büromanagement Lernsituationen Handreichungen für den Unterricht 3 Neuordnung Be Partners Büromanagement Be Partners Büromanagement 1 Ç Ç Ç 1. Ausbildungsjahr Fachkunde mit DVD-ROM ca. 336 Seiten, kartoniert Q 17,50 Arbeitsbuch mit Lernsituationen mit CD-ROM ca. 240 Seiten, kartoniert Q 16,00 Handreichungen für den Unterricht mit CD-ROM ca. 240 Seiten, kartoniert ,00 2. Ausbildungsjahr Fachkunde mit DVD-ROM ca. 336 Seiten, kartoniert Q 17,50 Arbeitsbuch mit Lernsituationen mit CD-ROM ca. 240 Seiten, kartoniert Q 16,00 Handreichungen für den Unterricht mit CD-ROM ca. 240 Seiten, kartoniert ,00 3. Ausbildungsjahr Fachkunde (August 2014) ca. 240 Seiten, kartoniert Q 17,50 Arbeitsbuch mit Lernsituationen mit CD-ROM (August 2014) ca. 240 Seiten, kartoniert Q 16,00 Handreichungen für den Unterricht mit CD-ROM (Sept. 14) ca. 240 Seiten, kartoniert ,00 Jahrgangsübergreifend Tastatur-Reise 64 Seiten, kartoniert Q 12,50 Büroklatsch Lernspiel für Büroberufe 42 Seiten, kartoniert ,50 Sie wollen mehr sehen? Leseproben, Prüfexemplare und alle Lehrplan-Neuerungen unter: Jetzt einscannen und informieren. Leseprobe Cornelsen Verlag Berlin Cornelsen online service@cornelsen-schulverlage.de Für Anfragen und Bestellungen Cornelsen Service Center Service-Telefon: (dt. Festnetz kostenlos) +49 (0) (Mobil/Ausland) Service-Fax: +49 (0) Mo. Fr. von 8.00 bis Uhr Außerhalb dieser Zeit erreichen Sie unsere automatische Bestellannahme. Zur schnelleren Bearbeitung geben Sie bitte Ihre Kundennummer an (siehe Kundenkarte oder Katalog). L Gedruckt auf säurefreiem Papier aus nachhaltiger Forstwirtschaft Zeichenerklärungen Q Zur Prüfung für Lehrkräfte mit 20 % Ermäßigung 2 Abgabe gegen Schulstempel an Fachlehrer/innen zum vollen Preis 7 Unverbindliche Preisempfehlung Preisangaben in (D), Stand Preisänderung und Irrtum vorbehalten. Alle Preise inkl. geltende MwSt. P FRU mit DVD-ROM

2 Be Partners Büromanagement 1 Autoren Jens Bodamer Sabrina Böing Kai Franke Stephanie Hall Oliver Heinze Oliver Ohlenforst Christian Oswald Benjamin Schmorl Anja Seiler Gudrun Vogel-Kammerer Sabine Wagner unter Mitarbeit der Verlagsredaktion

3 Inhaltsverzeichnis Lernfeld 1 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren 1 Ausbildung und Beruf 1.1 Rechtliche Grundlagen 1.2 Rechte und Pflichten aus dem Ausbildungsvertrag 1.3 Das Jugendarbeitsschutzgesetz 1.4 Vom Auszubildenden zum Arbeitnehmer 1.5 Berufliche Fort- und Weiterbildung 1.6 Betriebliche Mitbestimmung 1.7 Die Rolle der Gewerkschaften 2 Das Unternehmen im gesamtwirtschaftlichen Zusammenhang 2.1 Unternehmen, Betrieb, Firma 2.2 Kriterien für Unternehmensvergleiche 2.3 Das Leistungsspektrum von Unternehmen 2.4 Der Wirtschaftskreislauf 3 Grundlegende Funktionsweisen von Unternehmen 3.1 Unternehmensziele 3.2 Betriebliche Produktionsfaktoren 3.3 Strukturen und Prozesse im Unternehmen 3.4 Rechtliche Grundlagen unternehmerischen Handelns 4 Eine Präsentation erstellen 4.1 Ziele der Präsentation 4.2 Informationen beschaffen 4.3 Informationen bewerten und auswählen 4.4 Struktur und Gestaltung einer Präsentation 4.5 Eine Präsentation durchführen 4.6 Eine Präsentation bewerten 5 Useful Office Vocabulary Lernsituationen im Arbeitsbuch 1 LS 1 Eine Berufsausbildung beginnen LS 2 Unternehmen vergleichen LS 3 Unternehmensziele analysieren LS 4 Ein Unternehmen untersuchen LS 5 Den Ausbildungsbetrieb präsentieren 3 Planung von Arbeitsprozessen und Terminen 3.1 Belastungen am Arbeitsplatz 3.2 Aufgabenplanung 3.3 Terminmanagement 3.4 Hilfsmittel zur Eintragung und Überwachung von Aufgaben und Terminen 3.5 Teamarbeit 4 Sitzungen und Besprechungen 4.1 Sitzungen und Besprechungen vorbereiten 4.2 Der zeitliche Ablauf der Vorbereitungen 4.3 Sitzungen und Besprechungen durchführen 4.4 Sitzungen und Besprechungen nachbereiten 4.5 Besprechungen und Sitzungen dokumentieren: Protokolle 5 Eingehende und ausgehende Informationen 5.1 Kommunikationsformen 5.2 Der Posteingang 5.3 Der Postausgang 6 Dokumentenmanagement 6.1 Warum bewahrt der Betrieb Dokument auf? 6.2 Was sollte aufbewahrt werden? Wertstufen 6.3 Wie lange sollen Dokumente aufbewahrt werden? 6.4 Wo werden die Dokumente aufbewahrt? 6.5 Wie werden die Dokumente aufbewahrt? 6.6 Wonach wird sortiert? 6.7 Wie viel kostet die Ablage? 7 Arbeitsschutz und Gesundheitsvorsorge 7.1 Betriebs- und Gefahrenschutz 7.2 Gesundheitsförderung zu Hause und am Arbeitsplatz 8 Useful Office Vocabulary Lernfeld 3 Aufträge bearbeiten LS 7 Arbeitsprozesse strukturieren und Termine im Team koordinieren LS 8 Giving information on the phone LS 9 Sitzungen und Besprechungen organisieren LS 10 Ein- und ausgehende Informationen situationsgerecht verarbeiten LS 11 Schriftstücke und elektronische Dokumente normgerecht ordnen und aufbewahren LS 12 Arbeitssicherheit schaffen, Gesundheit erhalten und fördern Lernsituationen im Arbeitsbuch 1 Lernfeld 2 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 1 Büroprozesse und Arbeitsvorgänge im Überblick Das ergonomisch gestaltete Büro 2.2 Gestaltung des Arbeitsraums 2.3 Umweltfaktoren im Büro 2.4 Gestaltung des Basis-Arbeitsplatzes Lernsituationen im Arbeitsbuch 1 LS 6 Arbeitsplatz und -raum anforderungsgerecht gestalten 1 Auftragsbearbeitung als Geschäftsprozess analysieren 1.1 Einordnung der Auftragsbearbeitung in das Geschäftsprozessmodell 1.2 Prozessüberblick: Von der Kundenanfrage bis zum Versand 2 Anfragen annehmen und Angebote erstellen 2.1 Die Anfrage 2.2 Das Angebot 2.3 Inhalte des Angebots 2.4 Gestaltung des Basis-Arbeitsplatzes LS 13 Kundenanfragen bearbeiten LS 14 Making Offers LS 15 Bestellungen abwickeln

4 3 Aufträge fachgerecht und kundenorientiert abwickeln 3.1 Auftragsbearbeitung mit einem Warenwirtschaftssystem 3.2 Annahme, Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen 3.3 Auftragskommissionierung 3.4 Auslieferung 3.5 Fakturierung 3.6 Terminüberwachung 4 Useful Office Vocabulary Lernfeld 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen LS 16 Einsatz eines Warenwirtschafts systems LS 17 Versand von Ware (Transportentscheidung) LS 18 Geschäftsprozesse untersuchen LS 19 Umsatzsteuer berechnen Lernsituationen im Arbeitsbuch 1 6 Waren annehmen und lagern 6.1 Den Wareneingang kontrollieren und erfassen 6.2 Waren lagern 6.3 Lagerkennzahlen (Bestandscontrolling) 7 Rechnungen kontrollieren und bezahlen 7.1 Die Eingangsrechnung kontrollieren und erfassen 7.2 Rechnungen bezahlen 8 Kaufvertragsstörungen regeln 8.1 Mangelhafte Lieferung (Schlechtleistung) 8.2 Lieferungsverzug (Nicht-rechtzeitig-Lieferung) 9 Useful Office Vocabulary LS 29 Lagerorganisation LS 30 ABC-Analyse und Lagerhaltung LS 31 Lagerkennzahlen LS 32 Zahlungssysteme vergleichen und beurteilen LS 33 Mangelhafte Lieferung LS 34 Lieferungsverzug 1 Den Beschaffungsprozess planen 1.1 Die Aufgaben der Beschaffungsplanung erkennen 1.2 Den Beschaffungsprozess in die Geschäftsprozesse einordnen 1.3 Den Ort der Beschaffung bestimmen 1.4 Die Ziele der Beschaffung unterscheiden 1.5 Über Eigenfertigung oder Fremdbezug (Make or Buy) entscheiden 1.6 E-Procurement 2 Bestände und Bedarfe ermitteln 2.1 Das Absatzprogramm als Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses erkennen 2.2 Beschaffungsobjekte unterscheiden 2.3 Bestände ermitteln 2.4 Bedarfe ermitteln 3 Bezugsquellen ermitteln und Anfragen stellen 3.1 Bezugsquellen ermitteln 3.2 Anfragen stellen 4 Angebote vergleichen 4.1 Quantitativer Angebotsvergleich mit Bezugskalkulation 4.2 Qualitativer Angebotsvergleich 4.3 Angebotsvergleich mithilfe der Nutzwertanalyse 4.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen beachten 5 Bestellungen ausführen und Kaufverträge schließen 5.1 Rechtliche Grundlagen 5.2 Rechtsgeschäfte 5.3 Verträge schließen 5.4 Bestellungen ausführen 5.5 Nichtige und anfechtbare Rechtsgeschäfte LS 20 Ziele der Beschaffung LS 21 ABC-Analyse und Lagerhaltung LS 22 Make or Buy LS 23 Beschaffungsverfahren und JIT LS 24 Optimale Bestellmenge und Beschaffungsvorgang LS 25 Bezugsquellenermittlung LS 26 Angebote vergleichen LS 27 Details eines Kaufvertrags beschreiben LS 28 Nichtigkeit und Anfechtbarkeit von Rechtsgeschäften Auf DVD-ROM IT-Trainer I Grundlagen der Datenverarbeitung II Internet III Microsoft Windows 7 IV Microsoft Office Word 2010 V Microsoft Office Excel 2010 VI Microsoft Office Power Point 2010 VII Microsoft Office Outlook 2010 VIII Datenbanken Mathe-Trainer Methoden-Trainer siehe hintere Umschlaginnenseite

5 Lernfeld 2 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 1 Büroprozesse und Arbeitsvorgänge im Überblick 2 3 Planung von Arbeitsprozessen und Terminen 4 Sitzungen und Besprechungen 5 Eingehende und ausgehende Informationen 6 Dokumentenmanagement 7 Arbeitsschutz und Gesundheitsvorsorge 8 Useful Office Vocabulary 6 7

6 1 Büroprozesse und Arbeitsvorgänge im Überblick In diesem Lernfeld geht es um typische Büroprozesse und Arbeitsvorgänge; sie gehören zu den speziellen Aufgabenbereichen von Kaufleuten für Büromanagement: gemäß gesetzlichen Vorschriften gestalten Arbeitsraum und Arbeitsplatz für die eigene Person oder für einen neuen Mitarbeiter müssen eingerichtet werden: Welche gesetzlichen Vorschriften und wissenschaftlichen Erkenntnisse sind bei der Gestaltung von Büroarbeitsräumen und Computerarbeitsplätzen zu beachten? Welche Vor- und Nachteile haben Kleinraum-, Gruppen- und Großraumbüros? Wie beeinflussen die Umweltfaktoren Licht, Luft und Lärm sowie Farben und Raumschmuck Arbeitsproduktivität und Arbeitszufriedenheit? Arbeitsprozesse und Termine im Team planen Die eigenen Arbeitsprozesse müssen geplant, Termine im Team koordiniert werden: Wie kann ich meine Arbeitsprozesse und Aufgaben stressvermindernd gewichten und strukturieren? Welche Instrumente kann ich nutzen, um eigene Termine und Termine z. B. meiner oder meines Vorgesetzten zu vereinbaren und zu überwachen? Sitzungen und Besprechungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten Aufgaben werden auf Sitzungen und Besprechungen koordiniert: Wie bereite ich Sitzungen und Besprechungen inhaltlich und organisatorisch vor? Welche Aufgaben fallen bei der Durchführung einer Besprechung an? Wie führe ich Protokoll mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms? Eingehende und ausgehende Informationen Ein- und ausgehende Informationen an und von Kunden, Lieferanten usw. müssen verarbeitet werden: Welche Kommunikationswege können benutzt werden? In welche Aktivitäten unterteilen sich die Prozesse des Postein- und -ausgangs? Welche Versendungsart wähle ich für welche Sendung und welchen Zweck? Dokumentenmanagement Die bei jedem Geschäftsprozess anfallenden Dokumente müssen aufbewahrt werden: Welche gesetzlichen und betrieblichen Gründe und Fristen gibt es für die Aufbewahrung verschiedener Dokumente? Wo und wie werden Dokumente traditionell und elektronisch aufbewahrt? Nach welchen Ordnungssystemen werden Dokumente sortiert? Arbeitsschutz und Gesundheitsvorsorge Unfall- und Gesundheitsvorsorge ist Aufgabe von Arbeitgeber und Arbeitnehmern: Welche gesetzlichen Regelungen zum Betriebs- und Gefahrenschutz gibt es? Welche Sicherheitszeichen sollte ein Mitarbeiter kennen? Wie können die Mitarbeiter selbst ihre Gesundheit fördern und erhalten? Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6 Kapitel 7 Bürotypische Arbeitsprozesse und Geschäftsprozesse Ein Geschäftsprozess 1 ist eine vereinheitlichte Folge von Tätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein betriebliches Ziel zu erreichen. Sie sind i. d. R. direkt oder indirekt auf den Kunden ausgerichtet. Bürotypische Arbeitsprozesse sind keine eigenständigen Geschäftsprozesse, sie gehören auch nicht zu einem einzigen Geschäftsprozess. Stattdessen unterstützen sie alle Geschäftsprozesse. Je nach ihrem Umfang sind sie ein Teilprozess oder eine einzelne Aktivität innerhalb der verschiedenen Geschäftsprozesse. Beispiele Die Auszubildende Tüley muss im Laufe ihrer Ausbildung immer wieder Termine planen sowie Besprechungen organisieren und protokollieren, ob bei der Leistungserstellung in der Werbeagentur (z. B. Kundengespräche) oder bei der Papierbeschaffung für die Druckerei (z. B. Auswahl eines neuen Papierlieferanten). In der zentralen Postbearbeitung verarbeitet ihr Kollege Florian Hamm Briefe u. a. aus dem Absatz, der Beschaffung oder dem Personalwesen. Der Gesundheitsschutz muss bei allen Geschäftsprozessen beachtet werden. Alles klar? Arbeitsschutz und Gesundheitsvorsorge Büroprozess gemäß gesetz lichen Vorschriften gestalten Büroprozess Abläufe organisieren und Termine planen Unterstützungsprozesse Unternehmensstrategien entwickeln Management Personal einstellen, entlohnen, aus- und weiterbilden Investitions- und Finanzierungsentscheidungen treffen Wertströme aufbereiten, auswerten, beurteilen Büroprozess Ein- und ausgehende Informationen bearbeiten 1 Nennen Sie Beispiele dafür, wie der bürotypische Arbeitsvorgang Dokumente aufbewahren in jedem Geschäftsprozess erledigt werden muss. Kernprozesse Beschaffung 1 Geschäftsprozesse LF 1, Kap. XX Büroprozess Sitzungen und Besprechungen organisieren Leistungserstellung Absatz Büroprozess Dokumente und Schriftstücke aufbewahren Kunden und Lieferer Absatz- und Beschaffungsmärkte 8 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren Büroprozesse und Arbeitsvorgänge im Überblick 9

7 Beispiel Die BE Partners KG expandiert. In der Kundenbetreuung sollen zwei und in der Abteilung Kreation drei neue Mitarbeiter eingestellt werden. Es stellen sich nun die folgenden Fragen: Sollen dafür fünf ganze Arbeitsplätze neu bereitgestellt werden? Wie sollen sie ausgestattet werden? Um diese Fragen zu beantworten, ist es einerseits nötig, die Vorschriften zur Arbeitsplatzgestaltung zurate zu ziehen, andererseits aber auch neue Bürokonzepte zu berücksichtigen. 2 LS 6 Arbeitsraum und platz anforderungsgerecht gestalten Merke! Ergonomie 1 ist die Wissenschaft vom arbeitenden Menschen. Etwas ergonomisch zu gestalten bedeutet, eine Anpassung zwischen dem Menschen und seinen Arbeitsbedingungen herzustellen, wobei der Mensch im Vordergrund stehen soll. Früher mussten die Arbeitnehmer mit Bürostühlen aus Holz vorliebnehmen, die unabhängig von ihren Körpermaßen gebaut wurden. Heute ist ein Stuhl vorgeschrieben, den der Mitarbeiter seinen Körpermaßen entsprechend verstellen kann, sodass er die für seine physischen und psychologischen Bedürfnisse optimale Sitzhaltung einnehmen kann. 1 ergon (griech.): Arbeit nomos (griech.): Gesetz, im weiteren Sinne Wissenschaft 2.1 Das ergonomisch gestaltete Büro In der Bundesrepublik Deutschland sind zurzeit ca. 18 Millionen Menschen an Büro arbeitsplätzen tätig, meist mit PC 1. Beispiel Bei der Ausstattung der Arbeitsplätze gibt es unterschiedliche Einstellungen in der BE Partners KG. Die Prokuristin Dörthe Epstein, die gleichzeitig die Sparte Werbe agentur leitet, schätzt ihre Mitarbeiter so, dass sie sagt: Wir wissen, dass unsere Mitarbeiter ihr Bestes geben. Wenn wir ihnen angenehmes Arbeiten ermöglichen, zahlt sich das für die Firma aus. Außerdem sind moderne Büroräume die Visitenkarte des Unternehmens und müssen deshalb vorzeigbar sein. Der Geschäftsführer Rolf Bastian dagegen findet, dass Arbeitsplätze nur mit dem Nötigsten ausgestattet werden sollten: Unsere Mitarbeiter sollen arbeiten und kein Luxusleben bei uns haben. Zu hohe Kosten schmälern nur unseren Gewinn. Eine einfache Ausstattung der Arbeitsplätze reicht. Schließlich überzeugt Frau Epstein Herrn Bastian mit folgendem Argument: Ein gut ausgestatteter und menschengerechter Arbeitsplatz zeigt dem Mitarbeiter die Wertschätzung seines Arbeitgebers und erhöht damit seine Motivation, was wiederum auch ein Vorteil für den Arbeitgeber ist. Darüber hinaus muss man heute langfristig denken: Aufgrund der demografischen Entwicklung müssen wir mehr auf die Gesundheit der Mitarbeiter achten, damit ihre Qualifikationen länger einsetzbar sind. Das Konzept zur Humanisierung 2 der Arbeitswelt vom Ende des 20. Jahrhunderts sah vor, dass die Arbeitswelt menschengerechter gestaltet werden sollte. Der Mensch soll seinen Arbeitsplatz an seine Maße und Bedürfnisse anpassen können. Wissenschaftler rechneten den Arbeitgebern vor, dass durch vorbildliche Arbeitsplätze mögliche Fehlbelastungen und daraus resultierende Krankheitstage der Mitarbeiter (also unproduktive Arbeitsausfälle) verhindert werden können, sodass sich die Investition z. B. in einen ergonomisch richtigen Bürostuhl in kurzer Zeit auszahlt. 1 PC: Personal Computer 2 human: menschlich, menschen gerecht Büromöbel aus dem Jahr 1920 Voraussetzung für eine ergonomische Gestaltung der Arbeitsumgebung ist das Wissen um die Maße des Menschen. Die Anthropometrie 2 als die Wissenschaft und die Lehre von der Vermessung und den Maßen des Menschen liefert dafür die notwendigen Grundlagen. Sie geht davon aus, dass sich an einem Arbeitsplatz verschieden große Personen abwechseln können und dass die Arbeitsmittel jeweils angepasst werden sollen. Die Norm DIN EN ISO 7250 unterscheidet männ liche und weibliche Körpermaße und teilt die Altersgruppen in fünf Stufen zwischen 18 und 65 Jahren ein. Darüber hinaus arbeitet sie mit drei Perzentilen 3, dem 5., dem 50., und dem 95. Perzentil: Das 50. Perzentil repräsentiert mittelgroße Menschen, deren Maße etwa in der Mitte zwischen einem unterem und einem oberen Grenzwert liegen. Das 5. Perzentil meint die Körpergröße klein, d. h. die Maße von 5 % der arbeitenden Menschen liegen unter diesem Grenzwert. Das 95. Perzentil ist für die Körpergröße groß gedacht, d. h. über diesem Grenzwert liegen nur noch die Maße von 5 % der Menschen. Somit geht es um die Maße von 90 % der arbeitenden Bevölkerung, an die die Arbeitsmittel angepasst werden sollen (vom 5. bis zum 95. Perzentil). Die 5 % sehr kleinen Menschen und die 5 % besonders großen Menschen sind also nicht enthalten. Doch auch diese können sich behelfen, z. B. durch höhenverstellbare Tische oder durch eine Fußstütze zum Bürostuhl für sehr kleine Menschen. Von diesen Maßen ausgehend werden dann die Maschinen, Geräte und Möbel gebaut, die den arbeitenden Menschen umgeben. Moderner Bürodrehstuhl mit Verstellmöglichkeiten 2 Anthropo- (griech.): Zusammensetzung mit der Bedeutung Mensch, z. B. Anthropologie als Wissenschaft von den Eigenschaften und dem Verhalten des Menschen 3 Perzentil: Hundertstel Wert 10 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 11

8 DIN 33402: Körperhöhe (Maße) Altersgruppe Jahre Körperhöhe in mm Männer Perzentil Frauen Gesetzliche Anforderungen an die Arbeitsraum- und Arbeitsplatzgestaltung Beispiel Bei der BE Partners KG wird schließlich entschieden, dass die neu zu schaffenden Arbeitsplätze ergonomisch vorbildlich sein sollen. Bei der Kaufentscheidung müssen nun folgende Vorschriften (angeordnet nach der Hierarchie der Rechtsquellen, d. h. von der wichtigsten Vorschrift absteigend) zurate gezogen werden. Grundgesetz: Artikel 2 (Absatz 2) des Grundgesetzes Der Satz in Art. 2 GG Jeder hat das Recht auf Leben und körperliche Unversehrtheit gilt in Verbindung mit dem ebenfalls im Grundgesetz verankerten Sozialstaatsgebot (Art. 20) auch für den Arbeitsbereich und muss deshalb auch dort beachtet werden. Gewerbeordnung (GewO)/Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die Arbeitnehmer gegen Gefahren für Leben und Gesundheit so weit geschützt sind, wie es die Natur des Betriebes gestattet. Das wurde früher durch den 120 a c der Gewerbeordnung verlangt, seit 1996 ist die Verantwortung von Arbeitgebern, aber auch von Arbeitnehmern, im Arbeitsschutzgesetz genauer festgelegt. Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) Es nimmt Hersteller und Importeure von Geräten, Maschinen, Werkzeugen und Fahrzeugen in die Verantwortung für den Gefahrenschutz. Das bekannte Zeichen GS (Geprüfte Sicherheit) ist ein Gütesiegel beim Kauf. Dieses Sicherheitszertifikat wird z. B. vom Technischen Überwachungsverein (TÜV) vergeben, wenn ein elektronisches Gerät genau definierten Sicherheitsanforderungen entspricht. Das CE Zeichen der Europäischen Kommission hingegen vergeben sich die Unternehmen selbst und zeigen somit der überwachenden Behörde die Einhaltung von EU Richtlinien an. DIN 33402: Körper höhe Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) In diesem Gesetz werden Arbeitgeber verpflichtet, Betriebsärzte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Sicherheitsingenieure und andere Beauftragte für die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz zu bestellen. Darüber hinaus werden deren Aufgaben und Anforderungen an sie festgelegt. Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) Der Bundesminister für Arbeit und Soziales kann Verordnungen zur Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten erlassen wie die Arbeitsstättenverordnung (erstmals 1975, stark gekürzt 2004, zuletzt geändert im Juli 2010) mit allgemeinen Vorschriften zur Ausgestaltung von Arbeitsstätten. Nach der Kürzung der Verordnung von 2004 finden sich wichtige Vorschriften, z. B. die (Mindest )Größe und Höhe eines Arbeitsraumes, Vorschriften zur Ersten Hilfe, zu Notausgängen usw., im Anhang der ArbStättV wurde eine Gefährdungsbeurteilung vor Inanspruchnahme des Arbeitsplatzes vorgeschrieben. Die ASR (Richtlinien zur ArbStättV, seit 2004 Arbeitsstätten Regeln) geben Hilfestellungen bei der Konkretisierung der Vorschriften. So bezieht sich z. B. die ASR 5 Lüftung auf den Paragrafen 5 der Arbeitsstättenverordnung. Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) Diese auf der EU Bildschirmarbeits Richtlinie beruhende Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten des Bundesarbeitsministeriums von 1996 fasst die Anforderungen an das Bildschirmgerät selbst, den PC Arbeitsplatz, die Arbeitsumgebung sowie an die Softwareausstattung und die Arbeitsorganisation zusammen. Merke! Es wäre zu aufwendig, die staatlichen Vorschriften nach jeder technischen Innovation neu zu formulieren. Deshalb wird in den Verordnungen auf die allgemein anerkannten Regeln der Technik für die Weiterentwicklung verwiesen Normen und berufsgenossenschaftliche Regeln Die wichtigsten Vereine, die an der Weiterentwicklung der allgemein anerkannten Regeln der Technik arbeiten, sind das Deutsche Institut für Normung e. V. (DIN), der Verein Deutscher Ingenieure (VDI), der Verband Deutscher Elektrotechniker (VDE), der Deutsche Verein des Gas- und Wasserfaches (DVGW) und die Technischen Überwachungsvereine (TÜV). Aufgrund der RVO (= Reichsversicherungsordnung) und seit 1996 des Sozialgesetzbuches Teil VII (SGB VII) sind parallel zu den staatlichen Vorschriften die Berufsgenossenschaften (also die gesetzlichen Unfallversicherungsträger) ermächtigt worden, Berufsgenossenschaftliche Regeln (BGR), Informationen (BGI) und Vorschriften inklusive Unfallverhütungsvorschriften (BGV) herauszugeben. Für den Arbeitsraum Büro ist vor allem die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) zuständig. In deren BGI 650 Bildschirm- und Büroarbeitsplätze sind z. B. die wichtigsten Vorschriften zusammengefasst. 12 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 13

9 Den Gewerbeaufsichtsämtern bzw. den Technischen Beamten der Berufsgenossenschaften obliegt die Überwachung der Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen durch die Arbeitgeber. 2.2 Gestaltung des Arbeitsraumes Vorschriften zum Arbeitsraum Nach der ArbStättV sind Arbeitsräume die Räume, in denen Arbeitsplätze innerhalb von Gebäuden dauerhaft eingerichtet sind. Zu den Arbeitsstätten zählen nach 4 ArbStättV: Verkehrswege, Fluchtwege, Notausgänge Lager-, Maschinen- und Nebenräume Sanitärräume (Umkleide-, Wasch- und Toilettenräume) Pausen- und Bereitschaftsräume Erste-Hilfe-Räume Unterkünfte Die Arbeitsstättenverordnung von 2004 und auch von 2010 gibt im Gegensatz zu früher keine genauen Zahlen vor, sondern beschreibt nur noch einen groben Rahmen. 1 So verlangt die ArbStättV von 2004 in 6 nur noch, dass der Arbeitgeber solche Arbeitsräume bereitzustellen [hat], die eine ausreichende Grundfläche und Höhe sowie einen ausreichenden Luftraum aufweisen. Da dieser auf den ersten Blick größere Gestaltungsraum für die Arbeitgeber aber mit Unsicherheiten behaftet ist, wird bei möglichen Streitigkeiten wohl weiter der Rückgriff auf die alten Zahlen nötig sein zumindest bis alle neuen Regeln des Arbeitsstätten-Ausschusses vorliegen. Weitere wichtige Vorschriften aus und zur ArbStättV: Die Fußböden der Räume dürfen keine Stolperstellen irgendwelcher Art aufweisen. Außerdem müssen sie tragfähig, trittsicher und rutschhemmend sein. (Anhang zur ArbStättV 2004, Ziffer 1.5) Fluchtwege und Notausgänge müssen angemessen und dauerhaft gekennzeichnet sein sowie eventuell zusätzlich mit einer Sicherheitsbeleuchtung ausgerüstet werden. Notausgänge müssen sich von innen ohne besondere Hilfsmittel jederzeit leicht nach außen öffnen lassen. Sie dürfen nicht zugestellt sein, notfalls müssen z. B. außen Abstandsbügel für Kraftfahrzeuge angebracht werden (ASR A2.3 vom August 2007). Alle Arbeitnehmer müssen die in der ASR A1.3 vom April 2007 Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung abgebildeten Verbots-, Gebots-, Warn-, Rettungs- und Brandschutzzeichen kennen Arten des Arbeitsraumes Es gibt unterschiedliche Größen der Büros. Man unterscheidet: Kleinraum-, Einpersonen- oder Einzelbüro, Mehrpersonen- oder Gruppenbüro, Großraumbüro. 1 Alte Leitwerte: Fläche eines Arbeits raumes mind. 8 m 2 lichte Höhe mind. 2,50 m Mindestluftraum für jeden ständig anwesenden Arbeitnehmer: 12 m 3 Sicherheitszeichen Kleinraum- oder Einpersonenbüro Das sind Büros, in denen nur eine Person untergebracht ist. Sie gelten oft als Privileg und Statuskennzeichen. Vorteile des Kleinraumbüros konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkungen vertrauliche Gespräche möglich Besucher stören andere Mitarbeiter nicht. Nachteile des Kleinraumbüros Verlust von bis zu 40 % der Gebäudefläche durch Gänge und Wände Arbeitsfluss von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz wird unterbrochen. Arbeitnehmer fühlt sich isoliert. kostspielige Um- und Neubauten bei Aufgabenänderungen Mehrpersonenbüro oder Gruppenraum Es gibt Gruppenräume in Reihen-, Block- oder Sternform, je nachdem, ob die Arbeitnehmer hintereinander jeder für sich, zusammen im Team an einem Schreibtischblock oder so angeordnet arbeiten, dass sie Zugriff auf ein Bildschirmgerät oder Mikrofilmlesegerät haben. Vorteile des Mehrpersonenbüros Mehrpersonenbüros sind günstig, wenn gleiche Arbeiten an mehreren Arbeitsplätzen ausgeführt werden sollen. Das Sitzen im gleichen Raum begünstigt die Kommunikation. leichtere gegenseitige Vertretung gemeinsame Gerätenutzung Teamarbeit wird gefördert. flexible Raumnutzung je nach Bedarf Großraumbüro (Open Space) Das Großraumbüro umfasst mindestens 20 m 20 m (= 400 m 2 ), verlangt i. d. R. eine Klimaanlage, benötigt ausgezeichnete Beleuchtung und sollte über ein gutes einheitliches Farbkonzept verfügen. Nachteile des Mehrpersonenbüros Störungen durch Kollegen oder Besucher Privatsphäre ist nicht mehr gewahrt. Vertraulichkeit der Gespräche, z. B. mit Kunden, ist eingeschränkt Benutzerfläche Möbelfunktionsfläche Verkehrswegfläche Tische Stühle 14 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 15

10 Das Großraumbüro hat sich (ausgehend von den anglo-amerikanischen Ländern) in Deutschland seit den 60er Jahren des 20. Jahrhunderts in verschiedenen Stufen entwickelt: vom Arbeitssaal (Arbeitstische hinter- und nebeneinander ohne weitere Abtrennungen) zur Bürolandschaft (Auflockerung durch große Pflanzgruppen), über das Raum-in-Raum-System (Abtrennungen durch Trennwände plus Pflanzgruppen) zum Kombi-Büro (Kombination aus individuellen Arbeitskojen mit Zugang zu Tages licht und Gemeinschaftsräumen in der Mitte). Das Kombi-Büro wurde in Skandinavien entwickelt, wo mehr Rücksicht auf individuelle Bedürfnisse der Arbeitnehmer (Tageslicht, Frischluft usw.) genommen wurde. Vorteile des Großraumbüros gemeinsame wirtschaftliche Nutzung von Büromaschinen Erleichterung der Kommunikation durch räumliche Nähe (Mithören, Zuruf) günstiger Arbeitsfluss zwischen den Arbeitsplätzen: kurze Transportwege für Belege, gemeinsame Ablage flexible Raumnutzung bei Änderungen der Team zusammensetzung Förderung der Teamarbeit gemeinsames Arbeiten von Vorgesetzten und Mitarbeiter möglich, dadurch evtl. bessere Zusammenarbeit Benutzerfläche Möbelfunktionsfläche Verkehrswegfläche Nachteile des Großraumbüros akustische und optische Störungen/Konzentrationsstörungen künstliche Beleuchtung notwendig künstliche Belüftung problematisch: evtl. Zugluft und Keime in der Luft bei schlechter Einstellung/Wartung der Klimaanlage; keine Fensterlüftung mehr möglich Mitarbeiter fühlen sich den Blicken anderer schutzlos ausgeliefert und evtl. sogar überwacht. Krankheiten und Unzufriedenheit der Mitarbeiter können ansteigen. Fazit Die Tendenz geht zu einer Kombination aus kleinen Arbeitsinseln (abgeschirmt z. B. durch Kleiderschränke, Regale, Trennwände) und Gemeinschaftsräumen auf einer Etage, die sowohl Raum für Individualität als auch Platz bieten für Besprechungszimmer, Pausenzimmer, gemeinsame Nutzung der Kopierer usw.: das Kombi-Büro als Mischung aus Einzelbüro und Großraumbüro. Ausgelagert werden vor allem Tätigkeiten, die störenden Lärm verursachen. Allerdings gibt es immer noch visuelle Störungen, weil die individuellen Arbeitskojen von den Gemeinschaftszonen nur durch Glaswände abgeteilt sind. Im Besprechungsbereich des Kombi-Büros kann z. B. auch ein sogenannter Touchscreen-Tisch aufgestellt werden, der es mehreren Teilnehmern eines Meetings gleichzeitig ermöglicht, unterschiedliche Zugriffe auf ein bestimmtes Bild (eine Webseite) oder eine bestimmte Datei (z. B. eine Statistik) zu haben und somit interaktive Prozesse in Gang zu setzen. Tische Stühle Neue Entwicklungen Das non-territoriale Büro: Viele Mitarbeiter befinden sich nicht dauernd an ihrem Arbeitsplatz im Betrieb, sondern verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, auf Reisen oder bei Geschäftspartnern. Wenn der Mitarbeiter im Betrieb arbeitet, hat er keinen festen Arbeitsplatz, sondern holt sich seinen Rollcontainer (Caddy, Trolley, Tender oder Working Station) mit seinen persönlichen Unterlagen und seinem Laptop aus einem Schrank im Gruppen oder Großraumbüro und benutzt einen gerade freien Schreibtisch oder ein Stehpult im Raum. In diesem auch fraktales 1 Büro genannten Bereich gibt es weniger stationäre Arbeitsplätze mit fester Belegung und dafür mehr Desk-Sharer, d. h. Mitarbeiter, die sich die freien Schreibtische teilen. Das spart teure Flächen im Büro (bis zu 40 %), ermöglicht aber weiterhin die Kommunikation mit den anderen Mitarbeitern. Multi-Space-Office: Die Suche nach wirtschaftlichen Büros einerseits (= Großraumbüro), aber vor allem die technischen und organisatorischen Fortschritte andererseits führen dazu, dass man versucht, mehrere Entwicklungen zu verbinden (deshalb auch multi ). Im Multi Space Office ist nicht nur das Open Office als offene Etage ohne Wände gemeint. Man kann hier auch sehr flexibel und mobil je nach Projekterfordernis nur durch Umstellung von Stellwänden und Möbeln neue Abteilungen bilden. Technische Entwicklungen wie WLAN erfordern keine stationären Büro zellen mehr. Damit können auch neue Formen der Büroarbeit wie z. B. Job Sharing 2 viel einfacher umgesetzt werden. Die Verbindung mit Desk Sharing erlaubt es dann auch, diese vollkommen flexible Etage als Business-Lounge zu bezeichnen, in der sich die Mitglieder einer sozialen Organisation von Fall zu Fall treffen und ihre Meinungen austauschen. Das Home-Office ist ein außerhalb des Betriebes liegender Arbeitsplatz, der mit der zentralen Betriebsstätte durch elektronische Kommunikationswege verbunden ist. Dieser sogenannte Telearbeitsplatz kann in der privaten Wohnung des Arbeitnehmers oder in gemieteten Satelliten oder Nachbarschaftsbüros z. B. am Stadtrand liegen. Vorteile des Home-Office Die Firmen müssen nicht mehr für jeden Mitarbeiter einen Arbeitsplatz in der Firma vorhalten (weniger Bürofläche, Kostenersparnis). An allen Tagen oder mindestens einigen Tagen (bei alternierender Tele arbeit ) fallen die An und Abfahrtszeiten weg. Für behinderte Arbeitnehmer wird die Arbeit dadurch leichter. Die Zufahrtsstraßen in die Städte/zu den Büros werden leerer und die Stauzeiten geringer, somit auch der Fahrstress. Ein konzentrierteres Arbeiten ist möglich, falls der Arbeitnehmer sich selbst disziplinieren und seine Arbeit zu Hause strukturieren kann. Der Mitarbeiter kann alleine über seine Zeit bestimmen ( Zeitsouveränität ). Die Arbeitszeit ist Vertrauensarbeitszeit, d. h. der Arbeitgeber muss nicht mehr seine Arbeitnehmer kontrollieren, sondern vertraut darauf, dass das fertige Produkt pünktlich abgeliefert wird. Nachteile des Home-Office 1 Fraktale: sich selbst organisierende Einheiten, ein Begriff aus der modernen Geometrie Caddy 2 Job Sharing LF XX, Kap. XXX Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit ist schwierig. Vorhaltung doppelter Arbeitsmittel geringere Kontrollmöglichkeit durch den Vorgesetzten Gewerkschafter sehen eine Isolierung der Arbeitnehmer und damit schwindenden gewerkschaftlichen Einfluss. 16 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 17

11 Beispiel Bei der BE Partners KG wäre z. B. zu überlegen, für die zwei neu einzustellenden Kundenbetreuer nur einen Arbeitsplatz zu schaffen, da sie sich voraussichtlich 50 % ihrer Arbeitszeit bei Kunden aufhalten und deshalb nur zeitweise im Betrieb sind. Durch dieses Desk-Sharing könnte man den Kostenüberlegungen von Geschäftsführer Bastian entgegenkommen. Überdies könnte mittelfristig für manche Kreativ-Mitarbeiter, z. B. weibliche Arbeitnehmer, ein Home Office interessant sein. Dazu bedarf es allerdings einer Betriebsvereinbarung zwischen dem Betriebsrat und der Geschäftsführung, die die Einzelheiten vor allem finanzieller Art regelt. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten der Installation, die Energiekosten usw., dafür könnten aber weitere feste Arbeitsplätze in der Firma eingespart werden. 2.3 Umweltfaktoren im Büro Obwohl Büroarbeit in anderen Berufen/Bereichen oft voll Neid als saubere Arbeit betrachtet wird, ist sie doch nicht frei von Belastungen. Deshalb sollte bei der Schaffung neuer Arbeitsplätze auch die Arbeitsumgebung in die Betrachtung für eine optimale Gestaltung des Arbeitsraumes und -platzes mit einbezogen werden. 1 In manchen neuen Bürogebäuden mit Großraumbüros und Klimaanlage wurde das Sick-Building-Syndrom 2 beobachtet: Die Anzeichen bei den Arbeitnehmern reichen von leichten Befindlichkeitsstörungen (Kopfschmerzen, Müdigkeit, tränende Augen) bis hin zu schwerwiegenderen gesundheitlichen Problemen (z. B. Kreislaufbeschwerden oder Allergien), die auftreten, sobald das Büro betreten wird. Ursache kann neben falsch eingestellten oder schlecht gewarteten Klimaanlagen die Schadstoffbelastung in den neuen Gebäuden und ihrer Einrichtung sein (Beispiele der jüngsten Zeit: Formaldehyd, Trichlorethylen, Flammschutzmittel usw.), oft können aber auch Schadstoffe nicht eindeutig nachgewiesen werden. Das Arbeitsschutzgesetz schreibt den Arbeitgebern vor, die Arbeit so zu gestalten, dass eine Gefährdung für Leben und Gesundheit möglichst vermieden und die verbleibende Gefährdung möglichst gering gehalten wird. ( 4 ArbSchG von 1996 und 3 BildscharbV von 1996). 1 Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei einer Begehung zusammen mit dem Betriebsrat und den Sicherheitsbeauftragten eine Analyse der Arbeitsplätze vorzunehmen. 2 Sick-Building-Syndrom: individuelle Befindlichkeitsstörungen bei Nutzung eines bestimmten Gebäudes Licht Am besten eignet sich Tageslicht zur Beleuchtung des Arbeitsplatzes. Da Tageslicht aber nicht immer gegeben ist (infolge Jahreszeit und räumlicher Anordnung des Arbeitsplatzes), muss bei der Verwendung von Kunstlicht Folgendes beachtet werden: Die Beleuchtungsstärke im Raum sollte 500 bis Lux betragen. Elektrotechniker können dies mit einem sogenannten Luxmeter messen. 1 Der Raum sollte gleichmäßig ausgeleuchtet sein: Neben einer allgemeinen Deckenbeleuchtung ist eine zusätzliche Arbeitsplatzbeleuchtung ratsam (2-Komponenten-Beleuchtung). Sowohl die Leuchtbänder an der Decke als auch der Monitor sollten parallel zur Fensterfront ausgerichtet sein. Tageslichtröhren (sogenannte True-Light -Leuchten) sind dem Lichtspektrum des Tageslichts ähnlich, enthalten auch dessen unsichtbare UV- und Infrarotanteile und werden deshalb als natürlich und angenehm empfunden. Die Leuchten sollten reflex-, blend- sowie flimmerfrei sein, aber etwas Schattigkeit aufweisen (fehlender Schatten wird als unnatürlich empfunden). Das Licht sollte wegen des Schattenwurfs bei Rechtshändern von links oben auf den Arbeitsplatz fallen (bei Linkshändern umgekehrt). Merke! Als Faustregel gilt: Je konzentrierter die Arbeit, umso höher die Beleuchtungsstärke Luft Laut ArbStättV soll der Arbeitnehmer vor Gasen, Dämpfen, Nebel und Stäuben sowie Giftstoffen geschützt werden. Grenzwerte in den Arbeitsstättenrichtlinien Temperatur Sauerstoffanteil der Luft 21 % C (im Sommer bis zu 26 C, damit der Unterschied von draußen nach drinnen nicht so groß ist) 1 Zum Vergleich: An einem Sommertag im Sonnenschein herrschen Lux. Luxmeter Merke Die Umwelt am Arbeitsplatz wird bestimmt von den 3L-Faktoren Licht, Luft und Lärm sowie von Farbe und Raumschmuck. Luftbewegung Luftfeuchtigkeit % 0,1 0,2 m/sekunde Die Leistungsfähigkeit des Menschen ist abhängig von der Raumtemperatur: Bei rund 20 C beträgt sie 100 %, bei 28 C sinkt sie auf 70 %, bei 33 C schon auf 50 %. Merke! Zu trockene Luft bedeutet starke elektrostatische Aufladung, zu feuchte Luft macht müde. Von Zeit zu Zeit ist eine sogenannte Stoßlüftung zu empfehlen: Fenster für ca. 5 bis 10 Minuten weit öffnen. Zum Nichtraucherschutz weist der 6 ArbStättV (früher 3a) die Arbeitgeber klar an, die nichtrauchenden Beschäftigten in Arbeitsstätten wirksam vor den Gesundheitsgefahren durch Tabakrauch zu schützen. Tabakrauch enthält über verschiedene Stoffe, von denen einige als krebserregend oder krebsfördernd bekannt sind. 18 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 19

12 Um die Luft in Büroräumen zu verbessern, ist die Aufstellung von Pflanzen ratsam, da diese die Luft reinigen und befeuchten und sogar Giftstoffe absorbieren. Großblättrige Pflanzen können zudem den allgemeinen Schallpegel senken. Pflanzen in Hydrokultur (in Nährlösung statt Erde) haben sich in Büros als pflegeleicht erwiesen. Beispiel Pflanzen verschlucken Giftstoffe, reinigen die Luft, befeuchten die Luft und senken den Schallpegel Lärm Lärm ist negativ bewerteter Schall. Der Druck von Schallwellen, der auf das menschliche Ohr trifft, wird in Dezibel (db) gemessen. 1 Dabei ist Phon ist die Maßeinheit dafür, wie laut der Schall ist. 1 Phon entspricht 1 Dezibel. Bei einem allgemeinen Geräuschhintergrund stören vor allem zusätzlich auftretende Einzelgeräusche, wenn sie unvermutet auftreten. Sie stören umso mehr, je höher ihre Frequenz ist und je lauter sie sind. Auch die innere Einstellung zur Schallquelle spielt eine Rolle (z. B. Kinderlärm gegenüber Verkehrslärm). Beispiel Bei geistig beanspruchender Arbeit sollten max. 55 db (A) herrschen. Anzustreben ist eine Maximalgrenze von 35 bis 45 db (A). Nach der alten ArbStättV von 1975 war für den Arbeitsraum von vorwiegend geistig arbeitenden Menschen ein Schalldruck von 55 db (A) als Maximalwert vorge schrieben, bei einfachen oder überwiegend mechanisierten Arbeiten 70 db (A). Die Arb StättV von 2004 schreibt in 3.7 nur noch vor, dass der Schallpegel so niedrig zu halten sei, wie es nach der Art des Betriebes möglich ist. Die Schmerzgrenze des menschlichen Ohrs liegt bei 130 db (A). 180 db (A) wirken tödlich. Möglichkeiten, zu starken Lärm einzudämmen bei Lärm innerhalb des Gebäudes bei Neuanschaffung geräuscharme Geräte bevorzugen laute Geräte separieren (in einen eigenen Raum stellen, z. B. einen alten Nadeldrucker) Telefon leiser stellen Schallschutzhauben/-matten verwenden Stellwände, Teppiche und Vorhänge verwenden bei Lärm von außen Schallschutzwände/ -decken, Deckensegel Wandverkleidungen Stellwände Trittschalldämmung Isolierverglasung Schränke schallabsorbierende Lamellenstores Das geht ins Ohr Quelle: DAL Lärmstufen Probelauf von Düsenflugzeugen Rockband, Disco Merke! In Besprechungsräumen muss die Akustik anders gestaltet sein als in Arbeitsräumen, da die Nachhallzeit für eine gute Sprachverständlichkeit zu berücksichtigen ist. manipuliertes Fahrzeug Kreissäge, Moped Autobahn, tagsüber Hauptverkehrsstraße tagsüber Flugverkehr Zugverkehr, Rasenmäher Hauptverkehrsstraße nachts ruhige Wohnstraße, tagsüber ruhige Wohnstraße, nachts Ticken eines Weckers Efeutute gegen Nikotin 1 Da das menschliche Gehör Töne unterschiedlicher Frequenz als verschieden laut empfindet, werden die Schallsignale im Messgerät so gefiltert, dass die Eigenschaften unseres Gehörs nachgeahmt werden. Man spricht dann von einer sogenannten A-Bewertung, kurz db (A); vgl. BGI 5141 zur Akustik in Büroräumen. Das geht ins Ohr Blätterrauschen normales Atmen Lautstärke in Dezibel Lärmwirkungen Gehörschäden nach kurzer Einwirkung möglich schmerzhaft unerträglich Gehörschädigung möglich Risiko für Herz- u. Kreislauferkrankungen erhöht sich laut Störung der Kommunikation u. a. Unterhaltung, Fernsehen) Lern- und Konzentrationsstörungen möglich Schlafstörungen möglich leise ruhig Hörgrenze Grafik Farbe Für das Wohlbefinden spielt die Wahrnehmung der Arbeitsumgebung und der Gegenstände im Raum eine große Rolle. Die Farbgestaltung des Raumes ist dabei nicht zu unterschätzen: Farben sind eine Ursache für die Wahrnehmung, ob ein Zimmer als kühl oder gemütlich, hell oder dunkel, langweilig oder interessant empfunden wird. Man kann Farben auch bewusst einsetzen, um Stimmungen zu verändern. Farben haben sowohl eine Wirkung auf die Temperatur- und Flächenwahrnehmung als auch auf die Psyche: Temperaturwirkung: Warme Farben (die Gelb enthalten, z. B. Rot, Orange, Gelb, Grün) verbinden die Gedanken mit Feuer oder der Sonne und vermitteln so einen warmen Eindruck. Kalte Farben (die Blau enthalten, z. B. Blaugrün oder Blauvio lett) lassen den Menschen eher an Eis, Meer oder eine kalten Nordlandhimmel denken und kühlen den Raum (gedanklich) eher ab. Flächenwirkung: Farben haben auch Einfluss auf unsere Wahrnehmung der Größe eines Raumes: Kleine Räume wirken größer, wenn sie in hellen Tönen gehalten sind, und große Räume wirken kleiner durch dunkle Farben. Psychologische Wirkung: Die Farbe Rot wirkt anregend, wird mit Gefahr bzw. Kraft verbunden und sollte nur in Maßen (evtl. als belebendes Element, z. B als Bild) eingesetzt werden. Die Farben Grün (natürlich Gras, Blätter) und Blau (beruhigend Himmel, Meer) werden von Menschen im Büro als angenehm empfunden. 1 Gelb muss sehr behutsam verwendet werden, weil es einerseits Krankheit/ Grellheit, andererseits Wärme vermitteln kann. Insgesamt wird es als lebhaft eingeschätzt und kann kreativ wirken sowie die Konzentration verbessern, aber es kommt stark auf den Farbton an Raumschmuck Die Gestaltung des Raumes beeinflusst ebenfalls das Wohlbefinden darin. Die Tonin-Ton-Abstimmung zwischen Wänden/Boden und Möbeln, Tapeten, Pflanzbecken, Wandteppichen, Bildern, Skulpturen usw. macht die Atmosphäre eines Raumes aus. Kunstwerke, aber auch persönliche Erinnerungsstücke oder Pflanzen als Farbtupfer lassen einen Raum persönlicher wirken. Meist verträgt der arbeitende Mensch nicht viele Muster und starke Kontraste, sondern schätzt eine ruhig gehaltene Umgebung. 2 Beispiel Eine ruhig gehaltene Arbeitsumgebung fördert die Konzentrationsfähigkeit. In diesem Zusammenhang ist die chinesische Harmonielehre Feng Shui 3 interessant, die Parallelen zu Erkenntnissen moderner Innenarchitekten aufweist. Beide Richtungen schlagen z. B. als idealen Schreibtischstandort die diagonal entfernteste Ecke von der Tür vor, da ein freier Blick gewährleistet ist, die Wand im Rücken Halt gibt und stabilisierende Elemente an der Seite sind. Farbkreis 1 In Seminarräumen gibt es Versuche, je nach dem Stand des Unterrichtsprozesses unterschiedliche Farbwände einzusetzen, z. B. rot am Anfang einer Diskussion, grün zur Abkühlung nach heftiger Diskussion usw. 2 Neben physikalischen und psychologischen Faktoren spielen auch soziologische und organisatorische Faktoren (Betriebsklima, Führungsverhalten des Chefs, Arbeitsablaufgestaltung, gerechte Bezahlung) eine Rolle für das Wohlbefinden. 3 Feng Shui (chin.): Wind und Wasser 20 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 21

13 2.4 Gestaltung des Basis-Arbeitsplatzes Die meisten Büroarbeitsplätze sind Bildschirmarbeitsplätze, d. h. der Basisarbeitsplatz besteht aus: Arbeitsmitteln: Schreibtisch, Bürodrehstuhl und PC mit der entsprechenden Ausstattung, z. B. ein Multifunktionsgerät zum Drucken, Faxen, Kopieren, Scannen; Telefon, Rechenmaschine usw. Arbeitsmöbeln: Unterschränke auf Rollen (Rollcontainer), Auszieh- oder Ansatzplatten, Regale, Schränke Arbeitsunterlagen: Dokumente, Akten, Fachbücher, für die auf den Flächen genügend Platz sein muss Es empfiehlt sich, seinen Arbeitsbereich je nach Zugriffshäufigkeit in mindestens einen kleinen und einen großen Greifraum zu unterteilen: kleiner Greifraum für den direkten ständigen Zugriff mit abgewinkeltem Arm (z. B. auf die Tastatur) großer Greifraum oder Reichbereich für Objekte, die durch Strecken des Armes erreichbar sind ( z. B. Aktenmappe im Ablagefach) Da die Fläche des Schreibtisches begrenzt ist, werden zunehmend weitere Flächen in der 3. Ebene über dem Schreibtisch (Schreibtisch-Boards) angeboten. Darüber hinaus können sogenannte Schreibtisch-Organizer bzw. Schreibtisch- Befreier seitlich am Tisch befestigt werden. Am Schreibtisch kann man noch weitere Bereiche unterscheiden: Tastbereich: Stifte im Rollcontainer unter dem Schreibtisch sind z. B. greifbar, aber nicht sichtbar. Beinbereich: Die Bedienelemente des Diktiergerätes sind z. B. durch Fußdruck erreichbar. Streckbereich: Die Hängeregistratur im Registraturtrog ist z. B. durch deren Rollen oder durch eigenes Rollen mit dem Stuhl erreichbar. Holbereich: Durch Aufstehen erreicht man z. B. Stehordner im Regal. Greifraum Der Arbeitstisch Der Arbeitstisch sollte laut DIN-Fachbericht 147: ( Anforderungen und Prüfungen von Büromöbeln ) folgende Bedingungen erfüllen: standsicher und erschütterungsfrei Schreibtischplatte möglichst reflexions- und spiegelfrei, weder zu hell noch zu dunkel abgerundete Schreibtischkanten Tischfläche mindestens 160 cm 80 cm Tischhöhe 72 cm ± 1,5 cm Beinraum mindestens 65 cm (besser 69 cm) hoch, mindestens 60 cm breit und mindestens 60 cm tief Verstellbereich zwischen 68 und 76 cm (bei verstellbarer Tischhöhe) Beispiel Ein moderner Arbeitstisch ist ein innen und außen wandelbarer Tisch. Innere Wandelbarkeit meint, dass die Einrichtungsteile ausgetauscht werden können (Schubläden, Teleskopauszüge, Stempel- und Stifthalter, Belegauszüge usw.). Äußere Wandelbarkeit bedeutet, dass die tragenden Teile, die Tischplatte und Zusatzplatten sowie Unterschränke je nach Bedarf ausgetauscht werden können. Bei der modularen Ausstattung 1 moderner Systemmöbel stellt das kein Problem dar; auch verschiedene Kombinationen mit anderen Tischen (z. B. Winkelkombinationen) sind möglich. Weiterhin ist zu beobachten, dass zunehmend Stehpulte angefügt werden (wenn nicht die gesamte Arbeitsfläche des Tisches hoch gekurbelt bzw. anderweitig bewegt werden kann). Dies ermöglicht eine weitere Arbeitshaltung: das Stehen. Neben diesen integrierten Stehpulten gibt es auch stationäre Stehpulte (neben den Schreibtischen) und mobile Stehpulte, die durch Lauf rollen an verschiedene Ar beit splätze herangeschoben werden können. Es gibt unterschiedliche Hilfsmittel zur Einstellung der Tischhöhe: Kurbel, Hydraulik, Pneumatik, Elektromotor usw. Empfehlenswert ist das Hilfsmittel, das ein Verstellen ohne viele Umstände gewährleistet. Nicht vorgeschrieben, aber für manche Arbeiten günstig ist die Neigung der Arbeitsfläche. Wenn sie vorgesehen ist, kann sie bis zu 16 Grad gehen. Nach 24 der alten ArbStättV soll die freie Bewegungsfläche pro Arbeitnehmer 1,5 m 2 betragen. An keiner Stelle darf sie weniger als 1 m breit sein. Auch nach der neuen ArbStättV von 2004 bzw soll sich der Arbeitnehmer ungehindert bewegen können. Für die Möbel sind weitere Flächen zum Öffnen einzuplanen, die sich nicht gegenseitig überlagern, und es dürfen auch keine Quetschflächen entstehen. Notwendige Kabel sollten sauber am Tisch entlanggeführt bzw. am Boden unter Kabelbrücken versteckt sein, um Unfälle zu vermeiden. Eine freie Bewegungsfläche ist sehr wichtig, denn Arbeitsmediziner empfehlen für die täglichen Bewegungen folgende Haltungen: 25 % Stehen, 25 % Bewegung und 50 % Sitzen. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass noch genügend Ablageflächen und Stauraum vorhanden sind, sodass das Zurückstellen/-legen der Geräte und Schriftgutbehälter problemlos möglich ist. Bein- und Fußraum 1 modular: aus mehreren Elementen zusammengesetzt Beispiel Der Arbeitstag sollte zu 50 % im Sitzen und zu jeweils 25 % im Stehen und in Bewegung verbracht werden. von 650 mm stufenlos bis mm 22 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 23

14 2.4.2 Der Bürodrehstuhl Man schätzt, dass Büroangestellte im Laufe ihres Arbeitslebens etwa Stunden in Bürogebäuden verbringen, und davon ca. 75 % im Sitzen. Das sind Stunden ihres Lebens! Doch immer mehr Büroangestellte werden vom häufigen Sitzen krank: Rund Beschäftigte müssen jedes Jahr wegen chronischer Rückenleiden in Frührente gehen. Zudem fördert und verursacht falsches Sitzen auch Beschwerden in den Bandscheiben, am Herzen und in den Beinen. Falsche Stühle können darüber hinaus eine Ursache für Unfälle sein. Dies zeigt, wie wichtig ein ergonomisch richtiger Stuhl und eine angemessene Sitzhaltung sind. Anforderungen an einen Büro-Arbeitsstuhl laut DIN EN 1335 Von Ergonomen empfohlene Sitzhaltung Die Unterschenkel bilden in etwa einen rechten Winkel zur Tischplatte. Die Ellbogen bilden einen rechten Winkel zum Oberarm. Es wird die ganze Sitzfläche eingenommen, der Rücken ist kerzengerade. Die Füße setzen mit der ganzen Fläche auf dem Boden auf. Der Abstand zwischen den Augen und dem Bildschirm/der Tastatur/dem Konzepthalter sollte zwischen 50 und 80 cm betragen (größere Distanz bei größerem Bildschirm). Die angenehmste Blickrichtung geht leicht nach unten, d. h. die Bildschirmoberkante sollte nicht über die Augenhöhe hinausgehen. Insgesamt wird dynamisches Sitzen empfohlen, d. h., die Haltung vor dem PC verändert sich je nach der Art der Arbeit und der Stuhl bzw. die Lehne geht dabei mit: Bei der Schreibhaltung sitzt man nach vorne geneigt, bei der Arbeitshaltung sollte man aufrecht und bei der Ruhehaltung nach hinten geneigt sitzen. Rückenlehne unblockiert, dynamisch verstellbar in Höhe und Neigung Stützung des Lendenwirbelbereiches soll bis Schulterblattmitte reichen Kippsicherheit bei belasteter Rückenlehne hintere Sitzhaltung mittlere Sitzhaltung vordere Sitzhaltung Sitz Sitzhöhe nach unten und oben verstellbar Verstelleinrichtungen müssen im Sitzen bedienbar sein. Der vordere Teil des Sitzes muss abgerundet und weich sein. atmungsaktiver Bezug Alternativen zum traditionellen Bürodrehstuhl Dynamisches Sitzen kann durch verschiedene Alternativen zum traditionellen Bürodrehstuhl erzwungen werden: Der Kniestuhl zwingt dazu, aufrecht zu sitzen, weil keine Lehne vorhanden ist, belastet aber mit der Zeit die Kniegelenke. Swopper (spezielle Sitzhocker meist mit runder oder sattelförmiger Sitzfläche) schonen demgegenüber die Knie, halten die Bandscheiben in Bewegung und trainieren die gesamte Rückenmuskulatur. Swopper gibt es auch mit Rollen. Sattelstühle, bei denen die Sitzfläche wie ein Sattel geformt ist, sollen besonders für wechselnde Arbeitshöhen und Tätigkeiten mit großer Reichweite geeignet sein. Es gibt sie mit oder ohne Lehne. Untergestell beweglich durch Rollen oder Gleiter mindestens 5 Abstützpunkte erforderlich kippsicher wegrollsicher stolpersicher Untergestell darf sich nicht unbeabsichtigt vom Oberteil lösen. Kniestuhl Rollhocker Sattelstuhl 24 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 25

15 2.4.3 Der Monitor Bildschirmarbeit stellt hohe Anforderungen an die Leistung der Augen. Das Auge muss sich auf unterschiedliche Leuchtdichten einstellen (Schreibvorlage, Tischfläche, Tastatur, Monitorgrundfläche). Der Blick wechselt während eines achtstündigen Arbeitstages bis Mal, dabei erfolgen bis Pupillenbe wegungen. Dabei müssen die Augen dauernd Anpassungsleistungen vornehmen: einerseits die richtige Entfernung finden, andererseits die beiden Augen aufeinander abstimmen, damit im Gehirn nicht ein doppeltes Bild ankommt Wenn am Arbeitsplatz außerdem stark unterschiedliche Leuchtdichten 1 zu finden sind, ermüdet das Auge noch schneller als nötig. So weist im nebenstehenden Bild der Monitor eine Flächenhelligkeit von 116 cd/m 2 auf, während die Tischfläche Werte um 600 cd/m 2 hat. Beim Blick aus dem linken Fensterflügel werden schon cd/m 2 gemessen. Das Verhältnis zwischen der helleren und der weniger hellen Fläche sollte aber nicht mehr als 3 : 1 (im direkten Blickfeld) bzw. 10 : 1 (im Umfeld) sein. Die Kontraste in der Abbildung sind also zu groß und ermüden deshalb die Augen schneller als nötig. Augenuntersuchungen Weil die Bildschirmarbeit die Augen so stark belastet, muss der Arbeitgeber Vorsorgeuntersuchungen der Augen vor Aufnahme der Tätigkeit und in bestimmten Abständen anbieten. Nach G 37, dem Berufsgenossenschaftlichen Grundsatz Bildschirmarbeitsplätze, und nach 6 der BildscharbV sollten folgende Untersuchungen erfolgen: Erstuntersuchung vor Aufnahme der Tätigkeit bei Beschäftigten unter 40 Jahre regelmäßige Nachuntersuchungen alle 5 Jahre bei Beschäftigten über 40 Jahre alle 3 Jahre bei Auftreten von Sehbeschwerden Wird dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine Augenvorsorgeuntersuchung angeboten, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die ein Bußgeld von bis zu 5.000,00 nach sich ziehen kann. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber, der die Vorsorgeuntersuchung veranlasst, der Kostenträger, auch für evtl. folgende Sehhilfen (z. B. eine sogenannte Bildschirmbrille für Distanzen von 50 bis 80 cm), die Einrichtung spezieller Arbeitsplätze usw. Darüber hinaus kann jeder Bildschirmarbeiter über geeignete regelmäßige Augengymnastik die Augen entspannen und sonst wenig genutzte Muskeln an den Augen aktivieren (z. B. in die Ferne starren oder ein schönes Bild fixieren). Beispiel Palmieren als eine Möglichkeit der Augengymnastik: Die Augen mit den Händen bedecken, ohne auf die Augäpfel zu drücken. Dabei können die Augen geschlossen sein. Die Dunkelheit und die Wärme tun den Augen gut. Nach zwei bis drei Minuten entfernen Sie die Hände ganz langsam so, dass in keinem Moment des Wiedererblickens vom Tageslicht eine Blendung empfunden wird Unter Leuchtdichte versteht man die Lichtstärke, bezogen auf eine gesehene Fläche. Die Maßeinheit dafür ist cd/m 2 (cd = Abkürzung für Candela (lat.) = Kerze) und kann mit einem Photometer gemessen werden. 2 Diese und weitere Übungen in: site.aspx?url=html/gesundheitsvorsorge/vorsorge_ augen/uebungen_zur_ entspannung_der_.htm Anforderungen an einen Monitor Heute ist es üblich, statt der früheren tiefen Kathodenstrahl-Monitore Flachbildschirme/TFT-Monitore 1 aufzustellen. Sie werden auch LCD-Bildschirme 2 genannt, weil sie auf der Flüssigkristall-Technologie aufbauen. Sie sind praktisch flimmerfrei, platzsparend, stromsparend und weitgehend strahlungsfrei. Die Mindestanforderungen finden sich in den Gestaltungsregeln im Anhang der Bildschirmarbeitsverordnung: Die Monitorgröße sollte entsprechend der Arbeitsaufgabe mindestens 19 effektive Bildschirmdiagonale haben, häufig werden schon Bildschirme mit 24 verwendet. 3 Die Reaktionszeit sollte mindestens 5 ms 4 betragen. Das ist die Zeit, die ein Bildpunkt benötigt, um von einem Farbzustand zu einem anderen zu wechseln, z. B. von Schwarz nach Weiß oder von Grau zu Weiß. Wenn die Zeit zu lange ist, verschwimmt das Bild. Gut lesbare Zeichen (ausreichend groß und deutlich) und eine Bildschirm auflösung entsprechend der Bildschirmgröße (bei 19 z. B Zeilen mit je Punkten) sind augenfreundlich. Der Bildschirm muss leicht dreh- und neigbar sein, um Reflexionen zu vermeiden und Zwangshaltungen zu verhindern. Farben sollten vorsichtig verwendet werden (gedämpfte Farben); bei der Textverarbeitung reicht schwarz und weiß meist aus. Zu viele grelle Farben strengen die Augen an. Der Bildschirm sollte ein Gütesiegel 5 aufweisen, z. B. für technische Sicherheit, geringe Strahlung, Energiesparsamkeit und umweltfreundliche Materialien. Position des Monitors Am besten steht der Monitor in einem Abstand von ca. 1 Meter seitlich zu einem Fenster. Falls das Fenster im Rücken ist, kann es nämlich Spiegelungen auf dem Bildschirm geben. Schaut man dagegen am Monitor vorbei direkt zum Fenster hinaus, ist der Kontrast zu stark (Blendung) und verursacht auf die Dauer Augenund Kopfschmerzen Weitere Hardware-Komponenten Tastatur Die Tastatur soll (laut DIN EN ISO ) vom Bildschirm getrennt und leicht geneigt sein. Vor der Tastatur soll genügend Platz zum Auflegen der Handballen sein. Empfehlenswert ist eine ergonomische Tastatur, da ihr geteiltes, seitlich und frontal geneigtes Tastenfeld schmerzhafte Fehlhaltungen der Hände verhindert. Wichtig ist eine regelmäßige Reinigung der Tastatur, um sie weitestgehend vor Bakterien und Pilzen zu schützen. In der Regel genügt es, einmal wöchentlich die Tastatur umzudrehen und abzuklopfen bzw. abzusaugen. Gründlicher wird die Reinigung mit einer Bürste und einem Schaumspray. ergonomische Tastatur 1 TFT: Thin Film Transistor 2 LCD: Liquid Crystal Display 3 1 = 1 Zoll = 2,54 cm 4 ms: Millisekunde 5 Güte- und Prüfsiegel LF 2, Kap Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 27

16 Maus Die Maus sollte möglichst körpernah neben der Tastatur liegen (Unterarm am besten auf dem Arbeitstisch) und in Größe und Form der Anatomie der Hand entsprechen. Der gefürchtete Mausarm (auch RSI-Syndrom 1 ) kann durch Polster für Handgelenk und Unterarm verhindert werden. Ebenso kann die Maus manchmal mit der anderen Hand geführt werden. Auch der zeitweise Übergang von der Arbeit mit der Maus zur vermehrten Nutzung von Tastenkombinationen ist sinnvoll Software-Ergonomie Vorlagenhalter zum Abschreiben von Texten Wo oft mit Manuskripten gearbeitet wird, sollten Vorlagenhalter auf Bildschirmhöhe eingesetzt werden, die ausreichend groß, stabil und in der Neigung verstellbar sind. Fußstütze zur stabilen Fußablage Eine Fußstütze gewährleistet die stabile Auflage der Füße. Damit werden das Überschlagen der Beine und der daraus folgende Stau der Blutzirkulation vermieden. Die Stellfläche der Fußstütze sollte ausreichend groß und der Belag rutschfest sein. Die Stütze soll sich zwischen 5 und 15 Grad neigen lassen. Arbeitstisch mit absenkbarer Platte In den letzten Jahren ist man zu der Erkenntnis gekommen, dass die meisten Bildschirme zu hoch stehen. Die Regel lautete bisher, dass Augenhöhe und oberste Bildschirmzeile etwa die gleiche Höhe haben. Warum aber neigt man beim Lesen eines Buches seinen Kopf eher nach unten? Untersuchungen haben ergeben, dass die Augen beim Nahsehen sich beim Blick nach unten weniger anstrengen müssen. Auch trockene Augen werden seltener beobachtet. Ebenso bedeutet es für den Nacken eine Entlastung, wenn er nicht so hochgestreckt werden muss. Leider sind viele Büroarbeitsplätze zurzeit anders ausgelegt. Auf Dauer (z. B. wenn neue Arbeitsplätze geschaffen oder bisherige erneuert werden müssen) wird es aber besser sein, die Bildschirme zu versenken. 1 RSI-Syndrom (Repetitive Strain Injury): Verletzung durch wiederholte Belastung der Unterarmmuskulatur und damit des Nerven systems 2 Mehr zu Maus, Tastatur und weiteren Hardware-Komponenten eines Computers: IT-Trainer, Grundlagen, Kap. 5 Fußstütze Nicht nur die Hardware muss bestimmten Gütekriterien entsprechen, sondern auch die Software, d. h., eine ergonomische Software muss dem menschlichen Arbeitsverhalten angepasst sein. Merke Auch die Software muss dem Menschen entsprechen! Das wird z. B. erreicht durch robuste Geräte und deren Abstimmung auf die jeweilige Arbeitsaufgabe, durch Informationen über die jeweiligen Abläufe einschließlich Fehlermeldungen, eine jederzeit aufrufbare Hilfefunktion, aber auch der Sicherheit, dass keine Kontrolle des Benutzers ohne sein Wissen eingebaut ist Mischarbeit mit neuen Konzepten der Arbeitsgestaltung Die Bildschirmarbeit belastet trotz aller Vorgaben zur Ergonomie der Arbeitsmittel die Arbeitnehmer auf vielfältige Weise. Deshalb wird in der Bildschirmarbeitsverordnung zur Reduzierung der Belastungen neben bezahlten kurzzeitigen Bildschirmpausen (5 bis 10 Minuten pro Stunde) die sogenannte Mischarbeit empfohlen, d. h., die Arbeit am PC wird durch weitere nicht PC-gestützte Tätigkeiten, die andere Körperhaltungen erfordern, unterbrochen. Dadurch dass die Gestaltung des Arbeitsplatzes in einem relativ flexiblen Arbeitsraum inzwischen ohne große Umbauten möglich ist, kann mit den folgenden neuen Modellen zur Arbeitsgestaltung ein weiterer Beitrag zur Humanisierung der Arbeitswelt geleistet werden. Die Arbeit wird so für die Mitarbeiter insgesamt abwechslungsreicher und weniger ermüdend. Außerdem können hierbei Führungskräfte ausprobieren, wie sie die Motivation ihrer Mitarbeiter steigern können. Neue Modelle der Arbeitsgestaltung Erweiterung des Arbeitsfeldes (Job-Enlargement): Die Mitarbeiter bekommen vielfältigere Arbeiten auf dem gleichen Anforderungsniveau. 1 Falls der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer über den PC beobachten will, hat der Betriebsrat ein Vetorecht. 2 Bildschirmpausen Kap. XXX Mobile Geräte Die heute weit verbreiteten mobilen Computer werden je nach ihrer Größe als Laptop, Notebook oder Netbook bezeichnet. Auch Tablet-Computer werden immer stärker eingesetzt. Um diese Geräte rückenschonend zu transportieren, ist der Gebrauch von Rucksäcken oder Trolleys sinnvoll. Mobile Geräte sind zwar gut geeignet für den Transport und den Einsatz z. B. beim Kunden; wenn sie aber im Büro für dauernden oder längeren Gebrauch verwendet werden, sollten sie angepasst sein, um die Vorteile stationärer Geräte zu bekommen: Sie sollten im Büro an einen stationären (größeren) Bildschirm und an eine gesonderte Tastatur mit Tastaturneigung und Handauflagefläche angeschlossen werden; auch der Einsatz einer Maus ist sinnvoll. Am einfachsten ist dazu ein Anschluss an eine sogenannte Docking Station, die den Anschluss an ein Netzwerk und andere externe Geräte erleichtert. Beispiel Cornelia Gruber, die normalerweise für den Offset-Bereich zuständig ist, wird dahingehend eingewiesen, dass sie im Notfall oder auch rotationsweise ihren Kollegen Bernhard Finke, der den Digital-Bereich betreut, vertreten kann und umgekehrt. Bereicherung des Arbeitsfeldes (Job-Enrichment): Die bisherige Tätigkeit eines Mitarbeiters wird um Tätigkeiten mit hohem Anforderungsniveau erweitert. Beispiel Der Junior Texter Michael Meier wird vom Texter Jacques Schneider jeden Monat in ein neues Textgebiet eingewiesen. 28 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 29

17 Das Konzept der teilautonomen Gruppenarbeit geht in dieser Hinsicht am weitesten, weil es einer Arbeitsgruppe eine bestimmte Aufgabe vorgibt und diese die Verteilung der Aufgaben usw. selbstständig vornimmt. Beispiel In der Abteilung Kundenbetreuung setzen sich alle vier Mitarbeiter mit dem Gruppenleiter zusammen und bestimmen ihre räumliche Verteilung sowie Regeln dafür selbstständig. Arbeitsplatzwechsel (Job-Rotation): regelmäßiger Wechsel der Mitarbeiter zwischen zwei oder mehr Arbeitsplätzen Umweltschutz am Arbeitsplatz Fortschrittliche Unternehmen legen Wert auf an- und ausbaufähige Möbel (Module), die eine längere Lebensdauer haben. Die Bürogeräte sollten so sortenrein konstruiert sein, dass sie nach Gebrauch ohne viel Aufwand in ihre Bestandteile zerlegt und recycelt werden können. Auch die Umwelt- und Arbeitsbedingungen der Produktion von Computern und anderen Kommunikationsgeräten in Schwellenländern 2 sind bei der Beschaffung 3 zu beachten. Alles klar? 1 Was versteht man unter Ergonomie? 2 Warum ist die Anthropometrie für eine gute Arbeitsplatzgestaltung Voraussetzung? 3 Die BE Partners KG beschließt, in ein neues Gebäude umzuziehen. Die Druckerei soll im Erdgeschoss untergebracht werden, die übrigen Abteilungen im Obergeschoss. Beratschlagen Sie in Ihrer Lerngruppe die Raumkonzepte: Welche Mitarbeiter könnten in einem Großraumbüro zusammenarbeiten, wer sollte eher ein Einzelbüro bekommen, sind auch Gruppenräume anzustreben? 4 Durch welche Maßnahmen könnte man garantieren, dass jeder außerhäusig arbeitende Mitarbeiter einen Arbeitsplatz in der Firma findet, wenn er es für nötig hält? 5 Welche physikalischen Eckwerte sind unabdingbar für das Minimalwissen über die Umwelt am Arbeitsplatz? 6 Welche Elemente muss ein ergonomisch angemessener Bürodrehstuhl aufweisen? 7 Warum empfehlen Arbeitswissenschaftler heute die Nutzung von Stehpulten bzw. anderen Sitzgelegenheiten neben dem gängigen Bürodrehstuhl? 8 Wie ist ein Bildschirm optimal aufgestellt? 9 a) Bitte messen Sie Ihren Bildschirm aus (und zwar die Bildschirmdiagonale). Geben Sie den gemessenen Wert in cm und an. b) Entspricht die Größe Ihres Bildschirms den Mindestanforderungen der Bildschirmarbeitsverordnung. 10 Erklären Sie das Konzept der Software-Ergonomie und nennen Sie einige Bei spiele. 1 Job-Sharing FK 2, LF 8 2 Schwellenland: früheres Entwicklungsland, das heute aufgrund seiner positiven Entwicklung an der Schwelle zum Industrieland steht 3 Beschaffung LF 4 3 Planung von Arbeitsprozessen und Terminen Beispiel Bis morgen, Frau Welkenbach, ich kann nicht mehr! Missmutig packt die Auszubildende Natalie Fiedler um 17 Uhr ihre Tasche und verlässt die Abteilung Kundenbetreuung, in der sie momentan ihre praktische Ausbildung absolviert. Die Zusammenstellung von Kundendaten, die ihr letzte Woche von ihrer Ausbilderin aufgetragen wurde, ist immer noch nicht fertig. Woran liegt es nur, denkt sie frustriert, dass ich am Abend so kaputt bin und das Gefühl habe, gar nichts geschafft zu haben? Was war denn bloß heute so stressig? Ein Tag mit viel Arbeit ist nicht unbedingt ein stressiger Tag. Wenn wir etwas geschafft haben, gehen wir zwar müde, aber zufrieden nach Hause. Wenn aber wie heute bei Natalie wichtige Projekte nicht zu Ende gebracht werden, der Arbeitserfolg ausbleibt, nimmt irgendwann die De motivation überhand. 3.1 Belastungen am Arbeitsplatz Was ist Stress? Unter Druck Angaben von Befragten in einer repräsentativen Stress-Studie 4 Multitasking: verschiedene Aufgaben gleichzeitig ausführen So oft fühlen sich Befragte gestresst (in Prozent) häufig 1 k.a. 20 manchmal 13 nie 37 % Anteil der Gestressten (häufig oder manchmal) in diesen Altersgruppen in Prozent 18 bis 25 Jahre alt 26 bis bis bis bis und älter Der Mediziner Hans Selye ( ) gilt als Vater der Stressforschung. Er unterschied zwischen Eustress 1 (positivem Stress) und Dysstress 2 (negativem Stress). Eustress besteht nach seiner Definition aus belastenden Reizen, die aber als Herausforderung empfunden werden, wenn der Mensch die Fähigkeit hat, ihnen adäquat zu begegnen (z. B. beim Sport). Dysstress (heute verkürzt: Stress) ist demgegenüber nur eine Belastung, ein negativer Spannungszustand. Heute wird Stress vor allem in seiner negativen Bedeutung gesehen. Eine eingängige Stressdefinition gibt es im Stressreport 2012 der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin: Demnach entsteht Stress bei einem Ungleichgewicht zwischen äußeren Anforderungen und den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, diese zu bewältigen. 3 Stress kann also einerseits durch Überforderung entstehen, andererseits aber auch durch Unterforderung (z. B. dauernd nur langweilige Arbeit). Im Stressreport gaben 58 % der befragten Erwerbstätigen an, dass ihre Tätigkeit häufig Multitasking 4 verlangt, 52 % sprachen von starkem Termin- und Leistungsdruck, 44 % von Störungen und Unterbrechungen bei der Arbeit. 50 % berichteten von ständig wiederkehrenden Arbeitsvorgängen und damit einhergehend von Monotonie. Das sind Arbeitsbedingungen, die für die Gesundheit der Beschäftigten unter Umständen kritisch sein können: Sie können zu Burn-out 5 führen, daraus können Krankheitszeiten und damit Produktionsausfälle in den Betrieben entstehen, auch Frühverrentungen können durch hohe psychische Anforderungen zunehmen selten Globus Wichtigste Stressfaktoren (häufigste Nennungen bei häufig, manchmal oder selten Gestressten) in Prozent Beruf, Schule/Studium hohe Ansprüche an sich selbst private Konflikte Krankheit eines Nahestehenden Geldsorgen Haushalt Kindererziehung,-betreuung Autofahren Bus- und Bahnfahren Pflege eines Angehörigen Stand 2013 LS 7 Arbeitsprozesse strukturieren und Termine im Team koordinieren % Quelle: Techniker Krankenkasse, Forsa 1 eu (lat.): gut 49 2 dys (griech.): schlecht, widrig 3 Quelle: Stressreport Deutschland % Burn-out: körperliche und emotionale Erschöpfung 30 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren Planung von Arbeitsprozessen und Terminen 31

18 Die psychischen Anforderungen stimmen nicht immer mit dem individuellen Gefühl der Belastung überein. Dies liegt daran, wie die einzelnen Beschäftigten mit dem Stress umgehen. Es gibt auch Bedingungen, die die Arbeitszufriedenheit und damit die Gesundheit fördern, z. B. große Spielräume bei der Arbeit, gute Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Kollegen und Vorgesetzten, aber auch externe persönliche Kraftquellen. Diese Bedingungen werden im Stressreport als Ressourcen bezeichnet. Als ein Fazit des Stressreports ist festzuhalten, dass sich psychische Anforderungen nicht unbedingt negativ auf die Gesundheit auswirken müssen, vorausgesetzt, dem stehen förderliche Arbeitsbedingungen gegenüber Stressoren oder Zeitdiebe Der bekannteste deutsche Trainer für Zeitmanagement ist Lothar J. Seiwert. Er nennt Störmomente, die einen effektiven Arbeitsablauf behindern, Zeitdiebe. Andere Autoren bezeichnen sie als Zeitsünden, Zeitfallen, Zeiträuber, Zeitverschlinger, Zeitverschwender, Zeitfresser, Zeitkiller. In der Wissenschaft werden solche Faktoren, weil sie Stress auslösen, als Stressoren bezeichnet. Die folgende, beliebig zusammengestellte Liste von Stressoren zeigt einige der Seufzer, die viele Arbeitnehmer abends zu Hause von sich geben: Beispiel Ich weiß morgens oft gar nicht, womit ich anfangen soll! In meiner Verzweiflung bearbeite ich oft das oberste Blatt zuerst, aber so komme ich nie auf den Grund der Stapel! Manchmal suche ich mir einfach die dringendsten Aufgaben heraus, aber abends stelle ich fest, dass die wichtigeren Arbeiten wieder liegen geblieben sind! Die unangenehmen Arbeiten schiebe ich nun schon Wochen vor mir her! 1 Immer, wenn ich mich endlich zum Arbeiten durchgerungen habe, klingelt das Telefon. Danach brauche ich Zeit, um mich wieder auf die Aufgabe zu konzentrieren. Meine Telefonate dauern oft zu lange und manchmal muss ich mehrmals anrufen. Immer wenn eine neue angekündigt wird, bin ich so neugierig, dass ich sie sofort lese. Ich verbringe zu viel Zeit bei der Internet-Recherche, weil ich alles genau abliefern will. Es reizt mich auch immer wieder, mal schnell bei Facebook nachzuschauen, was es Neues gibt. Kollegen kommen nur mal kurz auf ein Schwätzchen vorbei und reißen mich aus der Arbeit. Ebenso ist das mit unangemeldeten Besuchern. Ich will es allen recht machen und kann deshalb keinem etwas abschlagen Dadurch komme ich nicht zu meiner Arbeit. Und dann kommt auch noch mein Chef und unterbricht mich mit Kleinkram, der aber seiner Meinung nach sofort erledigt werden soll! Ich will unbedingt überall dabei sein. Aber unsere Besprechungen ufern aus. Auszubildender: Ich brauche so lange, weil ich dauernd nachfragen muss! 1 Diese Aufschieberitis wird auch Prokrastination genannt. (procrastinatio (lat.)= Vertagung). 32 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren