Organigramm aus Excel-Daten erstellen

Transkript

1 Organigramm aus Excel-Daten erstellen Beispieldateien: Orga.xlsx, Dateien im Beispielordner Mitarbeiterfotos, Wizard-E.vsdx Sie finden die Beispieldateien im Beispielordner 09 - Organigramm erstellen bei den BuchPlus- Dateien zum Buch Visio Grundlagen. Mit dem Organigramm-Assistent können Sie Daten aus Datenbanken, Excel-Arbeitsmappen oder Textdateien importieren und aus diesen Daten automatisch ein Organigramm erstellen. Der Assistent wird standardmäßig gestartet, wenn Sie eine neue Zeichnung mit der Vorlage Organigramm-Assistent erstellen. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie mithilfe des Organigramm-Assistenten ein Organigramm aus den unten abgebildeten Daten der Excel-Arbeitsmappe Orga.xlsx erstellen. Vorlage Organigramm-Assistent verwenden Klicken Sie im Register Datei im linken Fensterbereich auf Neu. Klicken Sie im rechten Fensterbereich auf KATEGORIEN und wählen Sie Geschäft. Klicken Sie doppelt auf die Vorlage Organigramm-Assistent. In der neu erstellten Zeichnung wird automatisch der Organigramm- Assistent geöffnet. Der Organigramm-Assistent lässt sich auch in einer Zeichnung aufrufen, die Sie mit der Vorlage Organigramm (Kategorie Geschäft) erstellt haben. Klicken Sie hierzu im Register Organigramm, Gruppe Organisationsdaten, auf Importieren. HERDT-Verlag 1

2 Organigramm-Assistent verwenden 1. Schritt des Organigramm-Assistenten 1 Diese Option wählen 2. Schritt des Organigramm-Assistenten 1 Hier klicken 3. Schritt des Organigramm-Assistenten 1 Auf Durchsuchen klicken, zum Speicherort der Beispieldatei Orga.xlsx wechseln und diese Datei doppelt anklicken 2 HERDT-Verlag

3 4. Schritt des Organigramm-Assistenten 2. In diesem Schritt wählen Sie die Spalten der Excel-Arbeitsmappe, in denen die Namen der einzelnen Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten erfasst wurden. Im Beispiel übernehmen Sie die voreingestellten Einträge. 1 Auf Weiter klicken 5. Schritt des Organigramm-Assistenten Hier wählen Sie die Spalten der Excel-Arbeitsmappe, deren Einträge in den Organigramm-Shapes angezeigt werden sollen. Im Beispiel sollen neben den Einträgen der bereits vorgewählten Spalten Name und Titel auch die Einträge der Spalte Abteilung angezeigt werden. 1 Abteilung wählen 2 Auf Hinzufügen klicken 3 Auf Weiter klicken HERDT-Verlag 3

4 6. Schritt des Organigramm-Assistenten 3. Im Beispiel übernehmen Sie in diesem Schritt die voreingestellten Einträge. Hiermit legen Sie fest, dass die jeweiligen Daten der Spalten Name, Titel und Abteilung aus der Excel-Tabelle in den Eigenschaften der einzelnen Organigramm-Shapes als sogenannte Shape-Daten gespeichert werden Schritt des Organigramm-Assistenten 3 Auf Weiter klicken Hier geben Sie den Ordner an, in dem die Bilder der einzelnen Mitarbeiter gespeichert sind, die automatisch auf den betreffenden Organigramm-Shapes angezeigt werden sollen. 1 Auf Durchsuchen klicken, zum Speicherort des Beispielordners Mitarbeiterfotos wechseln, betreffenden Ordner anklicken, Öffnen 8. Schritt des Organigramm-Assistenten Im 8. und letzten Schritt des Assistenten können Sie bestimmen, wie bei vielen Mitarbeitern die einzelnen Organigramm-Shapes auf mehrere Seiten verteilt werden sollen. Im Beispiel übernehmen Sie die Voreinstellungen. 4 HERDT-Verlag

5 Das Organigramm wird automatisch erstellt und kann wie gewohnt bearbeitet werden. 1 Abschließend auf Fertig stellen klicken Speichern Sie die Datei unter dem Namen Wizard-E.vsdx. HERDT-Verlag 5