Vorstellung des Excel Tabellenblattes zur Handhabung von Sonderleistungskosten

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1 US Army Corps of Engineers EUROPE DISTRICT Vorstellung des Excel Tabellenblattes zur Handhabung von Sonderleistungskosten Dipl. - Ing. Erhard Frey Erhard.Frey@usace.army.mil Herford, 22. Oct. 2009

2 Sonderleistungen derzeitiges Verfahren Das Excel Tabellenblatt, das ich heute vorstellen möchte, erfasst die unstrittigen Sonderleistungen Die strittigen Sonderleistungen werden derzeit von Projekt zu Projekt neu verhandelt. Um diese Vorgehensweise zu ändern, führt EUD derzeit eine rechtliche Überprüfung aller Sonderleistungen durch, um eine neue Standardliste zu entwickeln. 2

3 Sonderleistungen derzeitiges Verfahren In der Zwischenzeit wurden einige Sonderleistungen, die früher in dem Excel Tabellenblatt aufgeführt waren, gestrichen. Deshalb empfiehlt die US Seite eine Arbeits gruppe mit dem BMVBS einzusetzen, um darüber zu diskutieren bzw. zu verhandeln, welche projektbezogenen Sonderleistungen in der Planungs- bzw. Ausführungsphase gem. ABG 1975, Art. 21 vergütet werden sollen. 3

4 Geänderte ABG 1975 (US) 3. Nov 2003 Von den Streitkräften zu tragende Kosten gemäß ABG 75, Artikel die Kosten für...sofern...und die Streitkräfte den Maßnahmen zugestimmt haben. und sonstige Zahlungen, die mit Zustimmung der Streitkräfte geleistet werden. 4

5 Richtlinie zur Ausführung des Verwaltungsabkommens ABG 1975(US) Zur inhaltlichen Vorbereitung des Formblattes ABG 3 stimmen sich die US-Streitkräfte mit den deutschen Behörden über Art, Umfang, Grobterminplan und geschätzte Kosten der projektbezogenen Sonderleistungen in der Planungsphase (z.b. Grundstücksvermessungen, topografische Vermessungen, Baugrunduntersuchungen, Schadstoffunter suchungen, Tragwerksuntersuchungen, Umweltverträglichkeitsuntersuchungen, Energiewirtschaftsanalysen) und/oder Ausführungsphase (z.b. Deponiegebühren, Kampfmittelbe - seitigung, Altlastenentsorgung, Ausgleichs- und Ersatzmaßnahmen (die nicht unter die Ausführungen zu Artikel 21.2 fallen)) ab, sobald darüber zu diesem Zeitpunkt nähere Erkenntnisse vorliegen. 5

6 Richtlinie zur Ausführung des Verwaltungsabkommens ABG 1975(US) Sonderleistungen in der Planungsund/oder Ausführungsphase nach , die nicht im ABG 3 erfasst sind, sowie zusätzlich notwendige Haushaltsmittel für Sonder leistungen, die bereits im ABG 3 genehmigt sind, sind von den deutschen Behörden mit Formblatt ABG 5, von den US-Streitkräften mit Formblatt ABG 5A vor Beauftragung oder Änderung der Leistung anzufordern. 6

7 Beginn des Verfahrens durch EUD EUD Projektleiter koordiniert auf der Basis der vorliegenden Projektdaten z.b. Formblatt 1391 etc. vorab im Rahmen der ABG 3 Erstellung die Art und den Umfang der Sonderleistungen mit dem jeweiligen Projektmanager des Bauamtes. 7

8 Koordination mit dem Bauamt Das Bauamt schlägt die Art und Menge der Sonderleistungen vor und schätzt aufgrund der örtlichen Erfahrung bzw. Erfahrung mit ähnlichen Baumassnahmen den erforderlichen Kostenrahmen für jede Sonderleistung. 8

9 Standardisierte Liste für Kosten von Sonderleistungen während der Planungsphase A. Topographische Untersuchung B. Gebäudeuntersuchung / Statische Untersuchungen C. Baugrunduntersuchungen / geotechnischer Bericht D. Sicherheits-und Gesundheitsschutz koordinator; Artikel 16.5 RiABG (US) E. Vervielfältigung F. Asbest / Schadstoffuntersuchung 9

10 Standardisierte Liste für Kosten von Sonderleistungen während der Planungsphase G. Umweltverträglichkeitsstudie H. Umweltverträglichkeitsprüfung (UVPG) I. Zusätzliche Bauaufnahme aufgrund unvollständiger bzw. fehlender Bestandspläne J. TV-Kamerabefahrung des Abwassernetzes K. Übersetzung von speziellen Dokumenten L. Energiewirtschaftsanalyse 10

11 Standardisierte Liste für Kosten von Sonderleistungen während der Bauphase A. Deponiegebühren B. Ausgleichsmaßnahmen C. Holzeinschlag D. Kampfmittelerkundung E. Forstrechtlicher Ausgleich nach dem Waldrecht F. Landespflegerischer Ausgleich nach dem Naturschutzrecht G. Einleitgebühren Anschlussgebühren Abwasser H. Anschlussgebühren Wasser 11

12 Layout des Excel Tabellenblattes Die Kopfleiste zeigt: - Projekttitel / Ort / Liegenschaft - US Vertragsnummer - Bauamt interne Kennnummer - Projektmanager (EUD) - Projektmanager (Bauamt) - Projektleiter Planung (Bauamt) - Zuständiges Bauamt - Aktuelles Datum des Excel Tabellenblattes 12

13 Layout des Excel Tabellenblattes Spalte 1 - Zweisprachige Standardbeschreibung der Sonderleistungen, identisch mit der in der ABG 3 und ABG 9, Pkt. 3 verwendeten Auflistung Spalte 2 - Bezug zur ABG 3, Modifikation P0001 bzw. ABG 5, Modifikation A0001 etc. mit Datum 13

14 Layout des Excel Tabellenblattes Spalte 3 - Verfügbarer genehmigter -Betrag für die jeweiligen Sonderleistungen (wird vom Bauamt rot unterlegt, falls die bereitgestellten Haushaltsmittel unzureichend sind; grün bedeutet Haushaltsmittel sind ausreichend) Die farbig hinterlegten Summenfelder sollen nicht überschrieben werden, sodaß immer eine Aufsummierung der darüber liegenden Felder erfolgt. 14

15 Layout des Excel Tabellenblattes Spalte 4 - Auflistung der ABG 9 Teilrechnungen Nr.1, Nr.2 etc. mit der die jeweiligen Kosten für Sonderleistungen in Rechnung gestellt wurden Spalte 5 - Betrag für die geplanten/ist Ausgaben der entsprechenden Sonderleistungen (vom Bauamt beauftragt bzw. schlussgerechnet) 15

16 Layout des Excel Tabellenblattes Spalte 6 - Jeweiliges Datum der Schlussrechnungen der Auftragnehmer von Sonderleistungen Spalte 7 - Beschreibung der beauftragten Sonderleistung 16

17 Layout des Excel Tabellenblattes Spalte 8 - Vertragsnummer für den Vertrag vom Bauamt mit dem jeweiligen Auftragnehmer Spalte 9 - Name des Auftragnehmers der Sonderleistung 17

18 Layout des Excel Tabellenblattes Gesamtbetrag für Sonderleistungen: In der Summenzeile von Spalte 3 und Spalte 5 kann der Projektmanager ersehen, ob der verfügbare Betrag ausreichend (vom Bauamt grün markiert), oder der Verfügbare Betrag nicht ausreichend (vom Bauamt rot markiert) ist. 18

19 Management der Sonderleistungen mit dem neuen Excel Tabellenblatt: Zusammenfassung der Vorteile: Durch rechtzeitige Koordination zwischen EUD und Bauamt erhält die US Seite realistische Kostenschätzungen der Sonderleistungen für den ABG 3 Vertrag Dies ermöglicht eine zeitnahe Abrechnung der Sonderleistungen mittels ABG 9, Pkt. 3, mit dem Excel Tabellenblatt als Anlage. 19

20 Management der Sonderleistungen mit dem neuen Excel Tabellenblatt: Durch die Verwendung von standardisierten, zweisprachigen Beschreibungen ist eine eindeutige Zuordnung der in Rechnung gestellten Sonderleistungen, Punkt 3 der ABG 9, zum ABG 3 Vertrag gewährleistet. Die Anzahl der Projekte mit ULO Geldern (verfallendehaushaltsgelder) könnte stetig abnehmen, da fehlende Haushaltsmittel für Sonderleistungen zeitnah vom Bauamt beantragt (ABG5) und vom Projekt Manager beim Nutzer nachgefordert werden könnten. 20

21 Management der Sonderleistungen mit dem neuen Excel Tabellenblatt: Bei Verwendung des Tabellenblattes muss kein Bauamt bzw. Projekt Manager das Rad neu erfinden - i.e. the same sheet of music 21

22 Tabellenblatt zur Handhabung von Sonderleistungen Fragen zum Verfahren? 22