In 6 Schritten zur Rechnung

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1 In 6 Schritten zur Rechnung :00 von Bernfried Howe In vielen IT-Dienstleistungsunternehmen findet das Management von Projekten, die Zeiterfassung und die Erstellung von Rechnungen in drei verschiedenen Systemen statt. Das führt dazu, dass unterschiedliche Benutzeroberflächen für einen Prozess genutzt, Daten redundant erfasst und Schnittstellen zwischen den Systemen entwickelt werden müssen. Wäre es nicht besser, alle Schritte in einer Lösung vereint zu haben? Nachfolgend stellen wir Ihnen den neuen Rechnungswizard von Agile Workers vor, um Ihnen zu zeigen, wie einfach es sein kann, seine erfassten Arbeitszeiten- und Kosten in Rechnungspositionen zu überführen. Schritt 1 - Kunden auswählen Über den neuen Menüpunkt "Arbeitsplatz - Rechnungen" gelangt man in das Dashboard "Rechnungen", welches aktuell die Widgets "Abrechenbare Leistungen" und "Vorläufige Rechnungen" anzeigt. Das erste Widget liefert bereits die Information, ob aktuell Arbeitszeiten- und Kostenbuchungen vorliegen, die im Status "Fertig für Abrechnung" sind. Denn nur Buchungen mit diesem Status können in eine Rechnung überführt werden. Durch einen Klick auf das Widget oder auch über den Aktionsmenü-Eintrag "Rechnungen erstellen" gelangt man zum ersten Schritt "Kunden auswählen" des neuen Rechnungswizard. In diesem Dialog werden alle Kunden aufgelistet, zu denen Arbeitszeit- und Kostenbuchungen in dem Status "Fertig für Abrechnung" vorliegen. Pro Kunde wird angezeigt, aus wie vielen Projekten wie viele Buchungen vorliegen. In diesem Schritt wählt man zunächst den Kunden aus, für den man eine Rechnung erstellen möchte. Schritt 2 - Arbeitszeit- und Kostenbuchungen auswählen

2 Nachdem der gewünschte Kunde ausgewählt wurde, werden alle relevanten Arbeitszeit- und Kostenbuchungen des Kunden aufgelistet. Über die vielfältigen Filtermöglichkeiten der Liste können nun genau die Buchungen selektiert werden, die auf die Rechnung gelangen sollen. In der Abbildung wurden z.b. nur Buchungen vom Typ "Zeitbuchung" und des Zeitraums Juli 2016 ausgewählt. Auch eine Selektion einzelner Einträge ist möglich. Nachdem die relevanten Buchungen ausgewählt wurden, gelangt man mit "Weiter" zum nächsten Schritt des Wizards. Schritt 3 - Rechnung konfigurieren In diesem Schritt können eine Vielzahl von Einstellungen durchgeführt werden, die auf den Inhalt der Rechnung Einfluss haben. Diese Einstellungen werden mit den Standardeinstellungen, die am Kunden hinterlegt sind, initialisiert, so dass häufig keine oder nur wenig Änderungen erforderlich sind.

3 In dem Bereich "Rechnungsdatum & Zahlungsziel" kann das Rechnungsdatum, ein Zahlungsziel in Tagen und ein daraus resultierendes Fälligkeitsdatum definiert werden. Der Bereich "Verdichtungsregeln für Rechnungspositionen" ermöglicht es Ihnen, die Menge der einzelnen Arbeitszeit- und Kostenbuchungen nach unterschiedlichen Kriterien zu verdichten. Möchten Sie z.b. erreichen, dass pro Mitarbeiter und Mitarbeiterkonditionen (Buchungselement-Mitarbeitervertrag) alle Buchungen verdichtet werden sollen, so können Sie als erste Verdichtungsebene den Mitarbeiter und als zweite Verdichtungsebene das Buchungselement auswählen. Im dritten Bereich "Rechnungstexte" können individuelle Texte mit Platzhaltern die Rechnung und einzelne Rechnungspositionen hinterlegt werden. Über die "Hilfe" können die verfügbaren Platzhalter nachgeschlagen werden. So kann z.b. ein Rechnungstext oberhalb der Rechnungspositionen den Leistungszeitraum und die Bestellnummern der Kundenbudgets aufzeigen und unterhalb der Rechnungspositionen kann das Zahlungsziel beschrieben werden. In diesem Schritt ist zu beachten, dass die gewählten Verdichtungsebenen direkten Einfluss darauf haben, welche Platzhalter für die Rechnungspositionen verwendet werden können, um sinnvolle Informationen anzuzeigen. Durch die Aktion "Weiter" wird das Ergebnis der Verdichtung angezeigt. Schritt 4 - Rechnungsdetails prüfen In diesem Schritt wird dem Benutzer die Möglichkeit gegeben, zu prüfen, ob die gewählte Konfiguration hinsichtlich der Rechnungspositionen zum gewünschten Ergebnis geführt hat und die Arbeitszeit- und Kostenbuchungen wie gewünscht verdichtet wurden.

4 Neben ein paar allgemeinen Rechnungsdaten, wie dem Rechnungsdatum, dem Rechnungsbetrag (Netto) und dem Fälligkeitsdatum, sind vor allem die Rechnungspositionen von Interesse. Hinter jeder Rechnungsposition wird über einen Aktionsbutton die Möglichkeit gegeben, die der Rechnungsposition zugrunde liegenden Buchungen anzuzeigen. Somit kann jede einzelne Position bzgl. der Verdichtung nochmals im Detail geprüft werden. Schritt 5 - Vorschau anzeigen Der fünfte Schritt des Wizards bietet eine Rechnungsvorschau an, die die Rechnungstexte und die Rechnungspositionen wie auf einer realen Rechnung darstellt. Der Benutzer kann auf diese Weise einen Überblick erhalten, wie sich diese Rechnung später dem Kunden präsentieren wird. Dabei steht aktuell allerdings noch nicht im Vordergrund, die Rechnung graphisch bereits so darzustellen, wie sie tatsächlich vom Abrechnungsprogramm als PDF bereitgestellt werden könnte.

5 Wenn diese Vorschau nun die Rechnung so darstellt, wie es sich der Benutzer für den Kunden wünscht, so kann über die Aktion "Rechnung erstellen" die Erstellung einer tatsächlichen Rechnung in Agile Workers angestossen werden. Agile Workers speichert dann alle Rechnungsdaten und -positionen und markiert diese Rechnung als "Vorläufig". Schritt 6 - Rechnung bereitstellen Der letzte Dialog des Rechnungswizard bestätigt die Erstellung der Rechnung und zeigt nochmals wesentliche Daten der neuen Rechnung an.

6 In der aktuellen Beta-Version des Rechnungswizard wird ein Export der Rechnung nach Excel angeboten, so dass alle Rechnungsdaten exportiert und für die weitere Verarbeitung zum Beispiel an die Buchführung versandt werden kann. In naher Zukunft ist es aber das Ziel, die erzeugten Rechnungsdaten direkt an ein angebundenen Rechnungssystem zu übertragen. Es wird hier im ersten Schritt das Rechnungssystem Billomat integriert. Auf diese Weise sind keine manuellen Schritt mehr nötig, um die Rechnung weiter zu verarbeiten. Durch die Aktion "Nächste Rechnung" gelangt man wieder in den Schritt 1 des Wizard und die nächste Rechnung kann erstellt werden. Fazit Nachdem Agile Workers um eine vollständige Arbeitszeit- und Kostenerfassung und um ein komfortables Budget Management erweitert wurde, ist es nur eine logische Konsequenz, dass diese Informationen für eine Erstellung von Rechnungen herangezogen werden. Somit wird gewährleistet, dass das Projektmanagement, die Verwaltung von Budgets, die Arbeitszeit- und Kostenerfassung und schlussendlich nun auch die Rechnungserstellung aus einer Hand, ohne redundante Daten und zusätzlicher Schnittstellen umgesetzt werden kann. Über diesen gesamten Prozess hinweg arbeiten alle Mitarbeiter mit einer Benutzeroberfläche und einer Datenquelle. Interne Prozesse werden vereinfacht, Prozesszeiten verkürzt und Übertragungsfehler vermieden. Drei gute Gründe, die für einen Einsatz von Agile Workers sprechen. Powered by TCPDF (