Benutzerhandbuch. Paynet Kundenportal

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1 Benutzerhandbuch Paynet Kundenportal Nutzung Nur für Paynet-Kunden Version, Datum 1.3, D0111.DE.03 SIX Payment Services AG

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis... 3 Revisionsnachweis Einleitung Zweck des Paynet Kundenportals Mandantenfähigkeit Berechtigungen Funktionen Sicherheit Darstellungskonventionen Beispieldaten Disclaimer Anmeldung Mit Zertifikat anmelden Mit Benutzer-Identifikation und Kennwort anmelden Mandant selektieren Kennwort ändern Kennwort-Rücksetzung Benutzeroberfläche des Paynet Kundenportals Kopfzeile Systemleiste Benutzerleiste Mandantenleiste Anzeigebereich Fusszeile Benutzung des Paynet Kundenportals Dokumente einsehen Details einsehen Dokumente erledigen (nur durch Sender) Beziehungen einsehen und bearbeiten Änderungen bestätigen Beziehungs-Übersichtsliste als CSV-Datei exportieren Dateien einsehen Listen eingrenzen Suchkriterien für Dokumente Suchkriterien für Beziehungen Suchkriterien für Dateien Suchkriterien für Mandanten Datei einliefern Signatur prüfen D0111.DE.03 2 l 51

3 4.7 Dialogsprache ändern Benutzerhandbuch online anzeigen Logout Time-out Fehlermeldungen und Massnahmen bei Störungen Allgemeine Hinweise Fehlermeldungen Session Timeout Versenden der Mail fehlgeschlagen Neues Kennwort nicht akzeptier Kennwort stimmt nicht mit der Wiederholung des Kennworts überein Abkürzungen/Glossar Kontaktinformationen Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Abbildungen: Abbildung 1: Auswahl des digitalen Zertifikats (Ausprägung des Bilds in englischer Sprache)... 9 Abbildung 2: Eingabe der Anmeldungsdaten Abbildung 3: Mandantenliste Abbildung 4: Mandant selektiert Abbildung 5: Kennwort ändern Abbildung 6: Bestätigung der Kennwortänderung Abbildung 7: Fehlerhafte Eingabe Benutzer-ID oder Kennwort Abbildung 8: Fehlerhafte Eingabe Benutzer-ID oder Kennwort Abbildung 9: Mail mit Initial-Kennwort gesandt Abbildung 10: Benutzeroberfläche Abbildung 11: Systemleiste Abbildung 12: Benutzerleiste Abbildung 13: Mandantenleiste Abbildung 14: Dokumenten-Übersicht Abbildung 15: Dokument-Details ohne Raten (Beispiel für Sender: Gesendete Rechnung) Abbildung 16: Dokument-Details (Beispiel für Empfänger: Erhaltene Rechnung) Abbildung 17: Ausschnitt Dokumentdetails mit Raten (Beispiel für Sender: Gesendete Rechnung) Abbildung 18: Beziehungs-Übersicht Abbildung 19: Statusänderungsliste Abbildung 20: Datei-Übersicht Abbildung 21: Suchkriterien für Dokumente Abbildung 22: Suchkriterien für Beziehungen Abbildung 23: Suchkriterien für Dateien Abbildung 24: Suchkriterien für Mandanten Abbildung 25: Datei einliefern D0111.DE.03 3 l 51

4 Abbildung 26: Datei auswählen Abbildung 27: Datei einliefern Abbildung 28: Rückmeldung Datei-Einlieferung Abbildung 29: Signatur prüfen Abbildung 30: Datei auswählen Abbildung 31: Datei prüfen Abbildung 32: Ergebnis der Signaturprüfung Abbildung 33: Beispiel einer Fehlermeldung bei einem Time-out Abbildung 34: Versenden der Mail ist fehlgeschlagen Abbildung 35: Kennwort entspricht nicht den Richtlinien Abbildung 36: Kennwort nicht identisch Tabellen: Tabelle 1: Erklärung der Symbole... 8 Tabelle 2: Spaltenbeschreibung Dokumenten-Übersicht Tabelle 3: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Dokument» Tabelle 4: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Rechnung» Tabelle 5: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Sender» Tabelle 6: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Empfänger» Tabelle 7: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Referenzen» Tabelle 8: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Ratenübersicht» Tabelle 9: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Zugehörige Dateien» Tabelle 10: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Informationen für den Benutzer» Tabelle 11: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Benachrichtigungen» Tabelle 12: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Referenzierte Dokumente» Tabelle 13: Spaltenbeschreibung Beziehungs-Übersicht Tabelle 14: Spaltenbeschreibung Datei-Übersicht Tabelle 15: Beschreibung Suchkriterien für Dokumente Tabelle 16: Beschreibung Suchkriterien für Beziehungen Tabelle 17: Beschreibung Suchkriterien für Dateien Tabelle 18: Beschreibung Suchkriterien für Mandanten Tabelle 19: Abkürzungen/Glossar D0111.DE.03 4 l 51

5 Revisionsnachweis Version Datum Änderungen Erstausgabe Rebranding, Funktion «Signatur prüfen» beschrieben Erweiterungen für die Ratenzahlung Erweiterungen für die Kennwortrücksetzung D0111.DE.03 5 l 51

6 1. Einleitung 1.1 Zweck des Paynet Kundenportals Das Paynet-System ist ein Dokumentverarbeitungssystem, das als Plattform den vollautomatischen Austausch elektronischer Dokumente an verschiedenste Parteien sicherstellen kann. Das Paynet Kundenportal ist ein «Fenster» in das Dokumentverarbeitungssystem von SIX Payment Services. Es erlaubt einem Paynet-Teilnehmer die Verarbeitung seiner Dokumente jederzeit zu überwachen, ohne Inanspruchnahme von Support. Das Paynet Kundenportal ist auf Kontrollaufgaben und auf Administrationsfunktionen ausgerichtet. Das Paynet Kundenportal steht ausschliesslich Firmenkunden zur Verfügung. Die Benutzer sind einzelne Fachpersonen aus den Bereichen Buchhaltung, Fakturierung, IT, Revision und Administration. Diese Personen nehmen im Auftrag ihres Unternehmens Aufgaben im Zusammenhang mit der Dokumentverarbeitung, der Bewirtschaftung von Anmeldungen für die E-Rechnung oder der Kontrolle von operativen Prozessen wahr. Das Paynet-System ist weder ein Fakturierungssystem noch eine Buchhaltungssoftware. Aus diesem Grund sind im Paynet Kundenportal keine buchhalterischen Funktionen integriert. Auswertungen über Produkt- oder Firmenumsätze, Erstellung von MWST-Abrechnungen und dgl. sind Aufgaben eines ERP- Systems des Paynet-Teilnehmers. 1.2 Mandantenfähigkeit Das Paynet Kundenportal ist mandantenfähig. Dies bedeutet, dass ein Benutzer für mehrere Firmen berechtigt werden kann und dieser im Auftrag dieser Firmen Funktionen ausführen darf. Das Berechtigungssystem des Kundenportals ermöglicht die Abbildung von Holding-Strukturen, die Unterstützung von Treuhändern und Zugriffsanforderungen von internen und externen Revisionsstellen. Wird die Mandantenfähigkeit benutzt, kann der Benutzer nach dem Login ins Kundenportal aus einer Liste den Mandanten auswählen, für den er arbeiten möchte. Das Wechseln zu einem anderen Mandanten ist ohne erneutes Login jederzeit möglich. 1.3 Berechtigungen Jedem Benutzer können pro Mandant unterschiedliche Rechte eingerichtet werden. So kann ein Benutzer z.b. als «nur lesend» (z.b. Revisor) oder mit Rechten zur Beeinflussung der Verarbeitung konfiguriert werden (z.b. manuelles Hochladen neuer Dokumente). Veränderungen an den Benutzerrechten erfolgen immer über den beim Vertragsabschluss definierten Ansprechpartner des Mandanten, welcher dann den Paynet-Support mit den Änderungen beauftragt. Benutzer können sich selbst keine Rechte vergeben. 1.4 Funktionen Sie können über das Paynet Kundenportal Daten des selektierten Mandanten einsehen und teilweise bearbeiten: gesendete bzw. erhaltene elektronische Dokumente Beziehungen zu den Geschäftspartnern gesendete bzw. erhaltene Dateien Dateien mit elektronischen Dokumenten an das Paynet-System einliefern oder abholen Diese Funktionen sind im Kapitel 4 «Benutzung des Paynet Kundenportals» erläutert. D0111.DE.03 6 l 51

7 1.5 Sicherheit Der Zugriff auf das Paynet Kundenportal erfolgt immer über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS/SSL). Die Verschlüsselung wird vom Paynet-Webserver sofort nach dem Anwählen initiiert und bedarf seitens des Benutzers lediglich eines aktuellen Internetbrowsers. Die Verschlüsselung ist somit bereits vor der Eingabe des Benutzerkennwortes aktiv. Neben der starken Verschlüsselung der Kommunikation, sind alle Paynet-Webserver auch mit vertrauenswürdigen Zertifikaten ausgerüstet, was Ihnen erlaubt, die Identität der Paynet-Webserver einwandfrei festzustellen. Die Paynet-Webserver identifizieren sich mit Extended Validation SSL- Zertifikaten von SwissSign AG. Diese Zertifikatsklasse stellt die aktuell höchste Sicherheitsstufe zur Identifikation von Webservern dar. Die Identität der Paynet-Webserver können Sie wie folgt überprüfen: Mozilla Firefox Die identifizierte Firma, die diesen Webserver betreibt, wird vor der eigentlichen Internetadresse in einem grünen Feld eingetragen. Durch einen Klick auf diese grüne Fläche erhalten Sie weitere Informationen über die Identität des Webservers. Wenn diese Informationen in Ihrem Internet Browser ersichtlich sind, sind Sie mit den Paynet-Webservern verbunden. Durch einen weiteren Klick können Sie sich bei Bedarf das hinterlegte Zertifikat ansehen. Microsoft Internet Explorer Die identifizierte Firma, die diesen Webserver betreibt, wird hinter dem Schlosssymbol in einem grünen Feld eingetragen. Durch einen Klick auf das Schlosssymbol erhalten Sie weitere Informationen über die Identität des Webservers. Wenn diese Informationen in Ihrem Internet Browser ersichtlich sind, sind Sie mit den Paynet-Webservern verbunden. Durch einen weiteren Klick können Sie sich bei Bedarf das hinterlegte Zertifikat ansehen. D0111.DE.03 7 l 51

8 1.6 Darstellungskonventionen Folgende Symbole werden in diesem Benutzerhandbuch verwendet: Symbol Bedeutung Interessante Zusatzinformationen Markiert Hinweise zur Vertiefung eines Themas. Wichtige Zusatzinformationen Markiert Anweisungen, die zwingend beachtet werden müssen. Tabelle 1: Erklärung der Symbole 1.7 Beispieldaten Alle in diesem Benutzerhandbuch verwendeten Beispieldaten (Firmenbezeichnungen, Dokumente, Beziehungen usw.) sind fiktiv. 1.8 Disclaimer Dieses Benutzerhandbuch ist mit grösster Sorgfalt erstellt worden, doch können Fehler und Ungenauigkeiten nicht vollständig ausgeschlossen werden. SIX Payment Services kann für Fehler in dieser Dokumentation und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendwelche Haftung übernehmen. Die in diesem Benutzerhandbuch enthaltenen Angaben können jederzeit ohne vorherige Benachrichtigung geändert werden. D0111.DE.03 8 l 51

9 2. Anmeldung Für die Anmeldung beim Paynet Kundenportal stehen Ihnen zwei Verfahren zur Verfügung: Anmeldung mit digitalem Zertifikat (elektronischer Identitätsnachweis) oder mit Benutzer-ID und Kennwort. Sie können das Verfahren nach Ihrem Sicherheitsbedürfnis wählen. Pro Benutzer kann ein anderes Verfahren eingesetzt werden. SIX Payment Services empfiehlt aus Sicherheitsgründen den Einsatz von digitalen Zertifikaten. Sie können selbst ein Zertifikat direkt bei einer zugelassenen CA bestellen. Eine Auflistung der zugelassen CAs finden Sie auf unserer Homepage unter folgendem Link: Mit Zertifikat anmelden Sie können sich für die Anmeldung beim Paynet Kundenportal mit einem digitalen Zertifikat identifizieren. Dieses Zertifikat muss im Zertifikatsspeicher Ihres Internet Browsers oder auf Ihrer Smartcard hinterlegt werden. Vorgehen: 1. Geben Sie im Internet Browser die Webadresse ein. Wenn der Paynet- Webserver in Ihrem Internet Browser ein Zertifikat erkennt, das für die Anmeldung am Paynet Kundenportal geeignet ist, wird das Fenster «Digitales Zertifikat auswählen» erscheinen. Darin werden Ihnen alle im Internet Browser oder auf der Smartcard hinterlegten Zertifikate zur Auswahl angeboten. Abbildung 1: Auswahl des digitalen Zertifikats (Ausprägung des Bilds in englischer Sprache) 2. Wählen Sie das zu verwendende Zertifikat aus, falls Sie mehrere besitzen. 3. Klicken Sie auf «OK». Das Zertifikat wird geprüft. Wenn es gültig und die Berechtigungen im Paynet-System hinterlegt sind, wird Ihnen der Zugriff auf das Paynet Kundenportal gewährt. Sobald Sie sich erfolgreich angemeldet haben, wird der Name und der Ort Ihrer Firma in der Benutzerleiste oben rechts als «Angemeldeter Benutzer» angezeigt. D0111.DE.03 9 l 51

10 2.2 Mit Benutzer-Identifikation und Kennwort anmelden Sie können sich für die Anmeldung beim Paynet Kundenportal mit der von SIX Payment Services erhaltenen Benutzer-Identifikation und dem zugehörigen Kennwort identifizieren. Vorgehen: 1. Geben Sie im Internet Browser die Webadresse ein. Die Loginmaske erscheint. Abbildung 2: Eingabe der Anmeldungsdaten 2. Geben Sie im Eingabefeld «Benutzer-ID» die Ihnen von SIX Payment Services zugeteilte Benutzer- Identifikation ein. 3. Geben Sie im Eingabefeld «Kennwort» das Kennwort ein. Es wird aus Sicherheitsgründen bei der Eingabe nicht angezeigt. Beim erstmaligen anmelden müssen Sie das von SIX Payment Services erhaltene Initial- Kennwort verwenden. Sie werden nach dem Login aufgefordert werden, das Initial-Kennwort durch ein eigenes Kennwort zu ersetzen. 4. Klicken Sie auf «Anmelden». Die eingegebenen Daten werden geprüft. Wenn sie gültig sind und die Berechtigungen im Paynet-System hinterlegt sind, wird Ihnen der Zugriff auf das Paynet Kundenportal gewährt. Sobald Sie sich erfolgreich angemeldet haben, wird der Name und der Ort Ihrer Firma in der Benutzerleiste oben rechts als «Angemeldeter Benutzer» angezeigt. D0111.DE l 51

11 2.3 Mandant selektieren Falls Sie in Ihrer Funktion mehrere Paynet-Teilnehmer (Mandanten) repräsentieren, z.b. wenn Sie sowohl die Kreditoren- als auch die Debitorenbuchhaltung betreuen oder als Treuhänder andere Paynet- Teilnehmer vertreten, werden Sie nach der Anmeldung aufgefordert einen Mandanten zu selektieren, bevor Sie eine Funktion des Paynet Kundenportals verwenden können. Die Berechtigung eines Benutzers für mehrere Mandanten erfolgt immer über den jeweiligen Paynet-Teilnehmer (Mandanten). Dieser kann den Zugriff eines Benutzers schriftlich bei SIX Payment Services beantragen. a) Vorgehen, wenn noch kein Mandant selektiert ist: Dieser Zustand ist unmittelbar nach der Anmeldung gegeben, sofern Sie über Berechtigungen für mehrere Paynet-Teilnehmer (Mandanten) verfügen. Auf der Registerkarte «Mandanten» sehen Sie eine Liste mit allen Mandanten, für die Sie berechtigt sind. Abbildung 3: Mandantenliste 1. Falls Sie viele Mandanten betreuen und deshalb nicht die gesamte Mandantenliste auf dem Bildschirm sichtbar ist, können Sie die Mandantenliste mittels Suchkriterien eingrenzen, indem Sie auf das Pfeilsymbol «Suchkriterien einblenden» klicken, in der erscheinenden Suchmaske ein oder mehrere Suchkriterien eingeben und dann auf «Aktualisieren» klicken (das Vorgehen ist im Kapitel 4.4 «Listen eingrenzen» beschrieben). 2. Doppelklicken Sie in der Mandantenliste auf die Zeile mit dem Mandanten, den Sie selektieren möchten. Sobald der Mandant selektiert ist, wird er in der Mandantenleiste oben rechts als «Selektierter Mandant» angezeigt. Sie können nun die gewünschte Funktion ausführen (siehe Kapitel 4 «Benutzung des Paynet Kundenportals»). Sie können jederzeit wieder einen andern Mandanten selektieren (siehe nachfolgende Vorgehensbeschreibung). D0111.DE l 51

12 b) Vorgehen, wenn bereits ein Mandant selektiert ist: Der momentan selektierte Mandant wird in der Mandantenleiste oben rechts als «Selektierter Mandant» angezeigt. Abbildung 4: Mandant selektiert 1. Klicken Sie auf «Zurück zur Mandantenauswahl». Die Mandantenliste wird angezeigt. 2. Selektieren Sie einen neuen Mandanten durch Doppelklicken auf die entsprechende Zeile in der Mandantenliste. Sobald der Mandant selektiert ist, wird er in der Mandantenleiste oben rechts als «Selektierter Mandant» angezeigt. Sie können nun die gewünschte Funktion ausführen (siehe Kapitel 4 «Benutzung des Paynet Kundenportals»). D0111.DE l 51

13 2.4 Kennwort ändern Das Initial-Kennwort, das Sie von SIX Payment Services erhalten haben, müssen Sie unmittelbar nach dem erstmaligen Anmelden durch ein eigenes Kennwort ersetzen, das nur Sie kennen. Dazu werden Sie automatisch auf die Eingabemaske «Kennwort ändern» geleitet. Es ist empfehlenswert, das Kennwort auch später von Zeit zu Zeit zu ändern. Merken Sie sich das Kennwort gut. Sollten Sie sich das Kennwort notieren, bewahren Sie es für andere unzugänglich auf. Voraussetzung: Für die Kennwortänderung müssen Sie beim Paynet Kundenportal angemeldet sein. Vorgehen: 1. Klicken Sie in der Systemleiste auf «Kennwort ändern», falls die Eingabemaske «Kennwort ändern» nicht bereits automatisch (nach dem erstmaligen Anmelden mit dem Initial-Kennwort) angezeigt wird. Die Eingabemaske «Kennwort ändern» erscheint. Abbildung 5: Kennwort ändern 2. Geben Sie im Eingabefeld «Altes Kennwort» das bisherige Kennwort (bei der erstmaligen Benutzung das Initial-Kennwort) ein. 3. Geben Sie im Eingabefeld «Neues Kennwort» Ihr neues Kennwort ein. Das Kennwort muss folgende Anforderungen erfüllen: Es muss mindestens 8 Zeichen umfassen. Es muss mindestens einen Grossbuchstaben enthalten. Es muss mindestens eine Zahl enthalten. Es muss mindestens ein Sonderzeichen (z.b. + - %! $) enthalten. 4. Geben Sie im Eingabefeld «Neues Kennwort wiederholen» Ihr neues Kennwort nochmals ein. 5. Klicken Sie auf «Ändern». Wenn das neue Kennwort gültig und in beiden Feldern identisch eingegeben worden ist, wird es geändert und Sie erhalten unter den Schaltflächen «Ändern» und «Zurück» eine entsprechende Rückmeldung angezeigt. D0111.DE l 51

14 Abbildung 6: Bestätigung der Kennwortänderung 6. Klicken Sie auf «Zurück». Es erscheint wieder die vor dem Aufruf der Funktion «Kennwort ändern» angezeigte Bildschirmdarstellung. Bei der nächsten Anmeldung müssen Sie das neue Kennwort verwenden. D0111.DE l 51

15 2.4.1 Kennwort-Rücksetzung Falls Sie das Kennwort für Ihre Benutzer-ID vergessen haben oder sich aus anderen Gründen nicht mehr am Paynet Kundenportal anmelden können, starten Sie bitte den Kennwort-Rücksetzungsprozess. Bei fehlerhafter Eingabe der Benutzer-ID oder des Kennworts, wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Abbildung 7: Fehlerhafte Eingabe Benutzer-ID oder Kennwort Klicken Sie auf die Schaltfläche «Schliessen» und die Login-Maske erscheint nochmals. Beachten Sie nun den Text und den Link zur Anforderung eines neuen Kennworts: Abbildung 8: Fehlerhafte Eingabe Benutzer-ID oder Kennwort D0111.DE l 51

16 Vorgehen: 1. Klicken Sie auf den Link «klicken Sie hier» um ein Mail mit einem neuen Initial-Kennwort zur/zum Verantwortlichen für die E-Rechnung in Ihrer Firma zu versenden. Es wird folgende Maske mit der Meldung «Es wurde eine mit dem neuen Kennwort an die Hauptansprechperson für die E- Rechnung in Ihrem Unternehmen gesandt.» angezeigt. Abbildung 9: Mail mit Initial-Kennwort gesandt 2. Die/der Verantwortliche/n für die E-Rechnung in Ihrer Firma, erhält das Initial-Kennwort, dass Sie anschliessend beim Login auf dem Paynet-Kundenportal eingeben müssen. 3. Bei erfolgreicher Anmeldung, werden Sie sofort aufgefordert Ihr Kennwort zu ändern. Bitte tun Sie dies umgehend! 4. Geben Sie zuerst nochmals das Initial-Kennwort ein und anschliessend das von Ihnen gewählte Kennwort. Bestätigen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche «Ändern» (siehe auch Kapitel 2.4). 5. Nach dem Klick auf der Schaltfläche «Zurück» befinden Sie sich wieder auf der Mandanten- Dokumentenübersicht im Paynet-Kundenportal. D0111.DE l 51

17 3. Benutzeroberfläche des Paynet Kundenportals Die im Browserfenster angezeigte Benutzeroberfläche des Paynet Kundenportals enthält die folgenden Bereiche: Kopfzeile (1) Systemleiste (2) Benutzerleiste (3) Mandantenleiste (4) Anzeigebereich (5) Fusszeile (6) Abbildung 10: Benutzeroberfläche 3.1 Kopfzeile In der Kopfzeile wird das SIX Payment Services-Firmenlogo und die Applikationsbezeichnung «Paynet Kundenportal» angezeigt. D0111.DE l 51

18 3.2 Systemleiste Abbildung 11: Systemleiste Die Systemleiste enthält ein Auswahlfeld für die Applikationswahl sowie folgende Menüeinträge für allgemeine Funktionen: «Logout» zum Beenden der laufenden Session (siehe Kapitel 4.9) «Kennwort ändern» zum Festlegen eines neuen Kennworts (siehe Kapitel 2.4) «Hilfe» zum Anzeigen des Benutzerhandbuchs als PDF (siehe Kapitel 4.8) «DE», «EN», «FR» und «IT» zum manuellen Umstellen auf eine neue Dialogsprache (siehe Kapitel 4.6) 3.3 Benutzerleiste Abbildung 12: Benutzerleiste In der Benutzerleiste finden Sie Funktionen, die Sie Mandanten-unabhängig ausführen können. Dies ist einerseits die Auswahl eines Mandanten und andererseits das Einliefern von neuen Dokumenten. Die Funktionen sind als «Registerkarten» dargestellt. Die Beschriftung des angewählten Registers erscheint in roter Farbe. Auf der rechten Seite der Benutzerleiste wird der angemeldete Benutzer angezeigt. 3.4 Mandantenleiste Abbildung 13: Mandantenleiste Die Mandantenleiste beinhaltet Funktionen, die Sie für den selektierten Mandanten ausführen. Dieser Mandant wir rechts als «Selektierter Mandant» angezeigt. Die Funktionen sind als «Registerkarten» dargestellt. Die Beschriftung des angewählten Registers erscheint in roter Farbe. 3.5 Anzeigebereich Der Anzeigebereich der ausgewählten Registerkarte nimmt den grössten Teil des Bildschirms ein. Hier werden Ihnen die zu einer Funktion gehörenden Daten präsentiert und die erforderlichen Bedienungselemente angezeigt. Detaillierte Angaben dazu finden Sie im Kapitel 4 «Benutzung des Paynet Kundenportals». Wenn im Anzeigebereich Daten in Listenform angezeigt werden, so haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie können die Anzahl Einträge pro Seite entsprechend Ihren Bildschirmeinstellungen im Auswahlfeld «Anzahl» individuell einstellen (10, 20, 50, 100, 200 oder 500). Wenn Sie eine grosse Anzahl Einträge gewählt haben, können Sie mit den Bildlaufleisten scrollen. Mit den Schaltflächen (vorwärts) und (rückwärts) können Sie seitenweise Blättern. Bei gewissen Spalten können Sie durch Klicken auf die Spaltenüberschrift die Spaltendaten auf- oder absteigend sortieren. Ein Pfeilsymbol in der entsprechenden Spaltenüberschrift zeigt die Sortierung an: = aufsteigend, = absteigend. D0111.DE l 51

19 Mit dem Button können Sie die Dokumenten-Übersicht ausdrucken und mit dem Button 3.6 Fusszeile wird die Dokumenten-Übersicht ganz nach oben gescrollt. In der Fusszeile können Sie durch Klicken auf den Link «Kontakt» Adressen und Telefonnummern der zuständigen Stellen bei SIX Payment Services anzeigen. D0111.DE l 51

20 4. Benutzung des Paynet Kundenportals 4.1 Dokumente einsehen Vom selektierten Mandanten gesendete bzw. erhaltene elektronische Dokumente (Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Bestellungen usw.) können Sie auf der Registerkarte «Mandanten/Dokumente» einsehen. Abbildung 14: Dokumenten-Übersicht Vorgehen: 1. Wählen Sie die Registerkarte «Mandanten/Dokumente». Diese enthält eine Übersichtsliste mit den Dokumenten des selektierten Mandanten, die den aktuell eingestellten Suchkriterien entsprechen (z.b. die Dokumente des aktuellen Datums). Eine Beschreibung der verschiedenen Spalten finden Sie in nachfolgender Tabelle Falls keine, zu viele oder nicht die benötigten Dokumente angezeigt werden, können Sie die Listendaten mittels Suchkriterien eingrenzen bzw. zu starke Eingrenzungen aufheben (siehe Kapitel 4.4 «Listen eingrenzen»). Unterhalb der Liste wird angezeigt, wie viele Dokumente aktuell angezeigt werden und wie viele Dokumente die Liste gesamthaft enthält. 3. Doppelklicken Sie auf eine Zeile, wenn Sie die Details des Dokuments einsehen möchten und/oder wenn Sie das Dokument erledigen möchten (siehe Kapitel 4.1.1). Die in den Dateien enthaltenen Dokumente werden entsprechend den vertraglich vereinbarten Fristen im Paynet-System gespeichert. Die einzelnen Spalten der Dokumenten-Übersichtsliste enthalten folgende Daten: D0111.DE l 51

21 Spalte Verarbeitung Verifikation Richtung Typ Geschäftspartner Ort Dokumentreferenz Dokumentdatum Betrag Währung Raten Status Beschreibung Statusanzeige in Form einer Ampel: = Dokument wurde erfolgreich verarbeitet. Fehlertext (Auslieferung durch Sender gestoppt) = Dokument wird gerade verarbeitet oder Verarbeitung stockt (falls dieser Status längere Zeit vorhanden bleibt, sollten Sie eine Support-Anfrage auslösen, um den Grund festzustellen). = Dokument ist fehlerhaft (Paynet konnte das Dokument nicht verarbeiten. Falls Sie die Ursache für den Fehler nicht kennen, lösen Sie eine Support-Anfrage aus, um den Grund festzustellen.) Ergebnis der Signaturprüfung durch den Paynet Verify-Service in Form einer Ampel. Dieser Service steht nur Dokumentempfängern zur Verfügung und muss bei SIX Payment Services speziell abonniert werden. = Verifikation nicht durchgeführt (z.b. weil der Verify-Service nicht abonniert ist) = Verifikation ist erfolgreich verlaufen = Verifikation stellte Fehler fest Datenflussrichtung des Dokuments: = Sie sind der Sender des Dokuments = Sie sind der Empfänger des Dokuments Der Kreis stellt Sie dar, die Pfeilrichtung den Datenfluss. Dokumenttyp (Rechnung, Bestellung, Lieferschein usw.) Name des Geschäftspartners Ortsbezeichnung der Adresse des Geschäftspartners Dokumentnummer (z.b. Rechnungsnummer bei Rechnungen) Datum des Dokuments (z.b. Rechnungsdatum bei Rechnungen) Totalbetrag des Dokuments (z.b. Rechnungsbetrag bei Rechnungen) ISO-Währungscode (z.b. CHF für Schweizer Franken) Rechnungen die Zahlvarianten oder einen Zahlungsplan enthalten Ja = Sie sind der Sender des Dokuments Leer = Es ist eine normale Rechnung Dokument-Status für Dokumententyp «Rechnung»: Erledigt = Das Dokument wurde erledigt (siehe Kapitel 4.1.2, nur für Sender) Abgelehnt = Das Dokument wurde vom Empfänger abgelehnt. Leer = Dokument wurde weder vom Sender erledigt noch vom Empfänger abgelehnt. Tabelle 2: Spaltenbeschreibung Dokumenten-Übersicht D0111.DE l 51

22 4.1.1 Details einsehen Die Dokument-Details werden angezeigt, indem Sie in der Dokumentenübersicht (siehe Kapitel 4.1) auf die Zeile mit dem Dokument doppelklicken. Die Dokumentendetails unterscheiden sich leicht für Sender (siehe Abbildung 15 oder Abbildung 17) und Empfänger (siehe Abbildung 16). Abbildung 15: Dokument-Details ohne Raten (Beispiel für Sender: Gesendete Rechnung) Mit der Schaltfläche «Erledigen» können Sie das Dokument erledigen (siehe Kapitel 4.1.2). D0111.DE l 51

23 Abbildung 16: Dokument-Details (Beispiel für Empfänger: Erhaltene Rechnung) D0111.DE l 51

24 Die Dokumentendetails sind in verschiedene Gruppen von Daten aufgeteilt, die nachfolgend erläutert werden. Die Gruppe «Dokument» enthält folgende Daten: Feld Beschreibung Dokumentendetails Durch Klicken auf das Symbol wird Ihnen das Dokument so angezeigt, wie es Ihr Kunde sehen wird (z.b. als PDF oder als XHTML-Seite). Dokumentreferenz Typ Dokumentdatum Betrag Test Verarbeitungsstatus Verarbeitungszeit Anzeigestatus Verifikationsstatus Druck Druckstatus Nummer des Dokuments (z.b. Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer usw.) Dokumenttyp (Rechnung, Bestellung, Lieferschein usw.) Datum des Dokuments (z.b. Rechnungsdatum bei Rechnungen) Totalbetrag des Dokuments (z.b. Rechnungsbetrag bei Rechnungen) mit Währungsangabe (ISO-Währungscode, z.b. CHF für Schweizer Franken) «Ja» oder «Nein», zeigt an, ob das Dokument als Test markiert wurde. «Ok», «In Bearbeitung» oder «Fehlerhaft» (Beschreibung der Status siehe Kapitel 4.1, Spalte «Verarbeitung») Datum und Uhrzeit der Verarbeitung im Paynet-System Im Paynet-System ist es möglich, Dokumente frühzeitig einzuliefern und an einem bestimmten Datum dem Empfänger auszuliefern resp. anzuzeigen. Dieses Feld zeigt, ob das Dokument für den Empfänger bereits sichtbar ist. Folgende Anzeigestatus sind möglich: Neu: Das Dokument wurde im Paynet-System erzeugt, ist aber für den Empfänger noch nicht zugänglich, da das Zustelldatum noch nicht erreicht ist. Verfügbar: Das Dokument steht dem Empfänger zur Verfügung. Abgelehnt: Das Dokument wurde vom Empfänger abgelehnt. «Ungeprüft», «Ok» oder «Fehlerhaft» (Beschreibung der Status siehe Kapitel 4.1, Statusanzeige des Verify-Services in der Übersichtsliste). Angabe nur bei Empfängern vorhanden. «Ja» oder «Nein», zeigt an, ob das Dokument vom Paynet-System gedruckt wird. «Ok» oder «Fehlerhaft» (Druckstatus wird nur angezeigt, wenn Druck = «Ja») Tabelle 3: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Dokument» D0111.DE l 51

25 Die Gruppe «Rechnung» (nur vorhanden für Dokumenttyp «Rechnung») enthält folgende Daten: Die mit einem Stern (*) markierten Informationen sind nur verfügbar, wenn der Rechnungsempfänger seine Rechnungen per E-Banking freigibt und die Weiterleitung dieser Angaben erlaubt hat (andernfalls bleiben die Felder leer mit Ausnahme der Transaktionsreferenz). Diese Felder bleiben inklusive Feldbezeichnungen leer, wenn es sich um eine Rechnung mit Zahlungsvarianten oder einem Zahlungsplan handelt, siehe dazu weitere Angaben bei der Gruppe «Ratenübersicht» auf Seite 26. Feld Fälligkeitsdatum Finanzinstitut Konto Transaktionsreferenz* Beschreibung Datum, an dem der Rechnungsbetrag fällig ist, d.h. an dem der Rechnungssteller die Bezahlung der Rechnung erwartet. BC-Nummer (BC) oder Bank Identifier Code (BIC) des Finanzinstituts des Rechnungsstellers Kontonummer oder IBAN des Kontos des Rechnungsstellers ESR-Referenznummer Tabelle 4: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Rechnung» Die Gruppe «Sender» (nur vorhanden für Empfänger) enthält folgende Daten: Feld Identifikation Name Adresse PLZ Ort Region Land Beschreibung Identifikationsnummer des Senders Firmenname des Senders Strasse und Hausnummer, evtl. Postfach Postleitzahl Ortsbezeichnung Regionsbezeichnung Landesbezeichnung Tabelle 5: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Sender» Die Gruppe «Empfänger» (nur vorhanden für Sender) enthält folgende Daten: Feld Identifikation Name Adresse PLZ Ort Region Land Beschreibung Identifikationsnummer des Empfängers Name, Vorname und Zusatzbezeichnung des Empfängers Strasse und Hausnummer, evtl. Postfach Postleitzahl Ortsbezeichnung Regionsbezeichnung Landesbezeichnung Tabelle 6: Feldbeschreibung Dokumentendetails «Empfänger» D0111.DE l 51