Wikis ersetzen Word im Mittelstand

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1 Die Zukunft der Arbeitswelt Technischer Redakteure Wikis ersetzen Word im Mittelstand tekom Frühjahrstagung 2012 Karlsruhe, April 2012

2 Referent Tel: 0711 / B. Eng. (FH) Johannes Egenolf Technischer Redakteur und Berater bei K15t Software

3 K15t Software GmbH, Stuttgart Wir sehen in Wiki-basierten Konzepten und Technologien die Zukunft für Informationsportale und -plattformen. Wir entwickeln Werkzeuge und Methoden für Wiki-basierte Dokumentation und strategisches Content Management. Als produktgetriebene Firma stellen wir mit unseren Scroll Plugins die Werkzeuge dazu bereit.

4 Wie es zu diesem Vortrag kam Die Idee

5 Typische Anwendungsfälle Dokumentation im Mittelstand

6 Typische Anwendungsfälle: Projekt Projektplan Verantwortlichkeiten / Ansprechpartner Anforderungsdokumente Gefahrenanalysen Spezifikationen Prozesse Qualitätshandbücher...

7 Typische Anwendungsfälle: Dokumentation Dokumentationspläne Redaktionsleitfaden Terminologie Benutzerhandbücher Administrationshandbücher Online-Hilfe Content Library...

8 Verstecken Sie sich nicht Verstecken Sie Ihre wertvollen Dokumente nicht in Netzlaufwerken, in DMS oder in Ihrer -inbox. Lassen Sie Ihre Abteilung, Ihr Team, oder das ganze Unternehmen an Ihrem Wissen und Ihrer Arbeit teilhaben.

9 Was ist ein Wiki und was kann es? Wiki

10 Wikipedia Wikipedia ist ein gutes Beispiel für kollaborativ erstellte Inhalte. Januar Artikel wurden täglich eingestellt. Davon 449 aus Deutschland.

11 Your Wiki is not Wikipedia Ein Enterprise-Wiki ist ein Wiki, welches typische Funktionalitäten bietet, die für Unternehmensanwendungen notwendig sind. Enteprise-Wikis sind ein wesentlicher Baustein im Gesamtkontext von Enterprise 2.0.

12 Enterprise Wikis Wissensmanagement Kollaboration Intranet Web Publishing Business Intelligence Extranet Dokumentation Shared Drives Blogging

13 Enterprise Wikis Wissensmanagement Kollaboration Intranet Web Publishing Business Intelligence Extranet Dokumentation Shared Drives Blogging

14 Dokumentation eine Kultur des Mitmachens Kollaborative Dokumentation

15 Wikis in der Dokumentation (1/2) Schwerpunkt auf kollaborativen und sozialen Aspekten bzw. Funktionen bei der Erstellung und Bereitstellung von Inhalten. Warum eignet sich ein Wiki für Dokumentation? Wikis als zentrales System für alle Dokumente. Wikis fördern die Mitarbeit an der Dokumentation. Wikis machen Wissen besser verfügbar.

16 Wikis in der Dokumentation (2/2) Welche Arten von Dokumentation werden unterstützt? Projektdokumentation Prozessdokumentation Technische Dokumentation (alle Arten von Dokumentation)

17 Publikationsprozess Ein Publikationsprozess beinhaltet im Allgemeinen die Phasen: Planung Erstellung Qualitätssicherung Publikation Feedback

18 Planung

19 Planung: Inhalte im Wiki Wikis werden oftmals als eine chaotische Sammlung von Informationen beschrieben Historisch bedingtes Vorurteil (Technologie). Fehlende Einführungsstrategie (von Einzelpersonen bzw. Einzelprojekten getrieben). Fehlende Verantwortlichkeiten.

20 Planung: Struktur - Bereiche Spaces (Bereiche) gruppieren Inhalte sowohl logisch als auch physisch Abteilungen Projekte Produktgruppen / Produkte Dokumentation...

21 Planung: Struktur - Seiten Pages (Seiten) erlauben es hierarchische Strukturen zu schaffen Eine Seite kann 0-n Kindseiten haben. Kindseiten können alphabetisch oder benutzerdefiniert sortiert werden.

22 Planung: Struktur - Vorlagen Templates (Vorlagen) erlauben es dem Anwender Inhalte vorzudefinieren Templates können global und pro Space definiert werden. 3rd Party Tools erweitern die Standardfunktionalität für Formulare.

23 Erstellung

24 Erstellung: Editor

25 Erstellung: Struktur Frei: Der Autor kann frei über die Form der Inhalte entscheiden Semi-strukturiert: Eine Vorlage gibt einen Rahmen vor, welche Inhalte der Autor schreiben soll Formular-basiert: Das Formular gibt dem Autor die Felder bzw. Bereiche vor, die er ausfüllen muss

26 Erstellung: Formulare

27 Erstellung: Wiederverwendung Wiederverwendung findet auf der Ebene von Seiten statt Bausteine können sowohl intern (selber Bereich) als auch aus anderen Bereichen referenziert werden. Produktnamen Absätze Grafiken (alle Inhalte) Macros erlauben die Einbindung externer Datenquellen.

28 Qualitätssicherung

29 Qualitätsicherung: Workflows Wikis verfolgen den Ansatz einer ex-post Qualitätsicherung Autoren schreiben und aktualisieren Inhalte. Inhalte werden aufgrund von Feedback anderer Experten kontinuierlich verbessert. Workflows bilden redaktionelle Prozesse ab Status, Transitionen, Aktionen und Rechte

30 Publikation

31 Publikation: Versionierung Wikis versionieren ihre Inhalte per default Für jede Seite existiert eine Seitenhistorie. Ersteller Datum Änderung Ganze Bereiche können über Plugins kopiert und danach mittels Rechtemanagement eingefroren werden

32 Publikation: Single Source Publishing Wiki (Confluence) als Quelle aller Informationen Exportiert nach PDF und Word 3rd Party Tools erweitern die Standardfunktionalität Scroll Wiki Exporter (K15t Software) Multiple Ausgabeformate: PDF, Word, EclipseHelp, DocBook, EPUB Zielgruppenspezifische Aufbereitung Zielgruppenspezifisches Layout

33 Publikation: Scroll Wiki PDF Exporter (1/6) Template Designer {

34 Publikation: Scroll Wiki PDF Exporter (2/6) Zielgruppensepzifisches Layout { Zielgruppensepzifische Aufbereitung

35 Publikation: Scroll Wiki PDF Exporter (3/6) Metainformationen {

36 Publikation: Scroll Wiki PDF Exporter (4/6) Linking Strategies {

37 Publikation: Scroll Wiki PDF Exporter (5/6) Export Progress Export Log

38 Publikation: Scroll Wiki PDF Exporter (6/6) Save Export Settings

39

40 Feedback

41 Feedback: Dokumentation als Marketinginstrument Gute Dokumentation kann ein wichtiges Marketinginstrument sein Qualität der Dokumentation bzw. bereitgestellten Informationen als Indikator für Produktqualität. Kunden zu involvieren bedeutet die Kunden kennenzulernen Wiki erlaubt Kommentar- und Bewertungsfunktionen. Wiki kann gezielt für Suchmaschinen optimiert werden. Möglichkeit zur Rückmeldung kann in viele digitale Publikationsformate erweitert werden.

42 Activity Stream & Nutzer Was wurde kommentiert Zusammenfassung

43 VIELEN DANK!

44 Kontakt Informationen Weiter Informationen erhalten Sie... unter bei auf Twitter:

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