Travel Management im Wandel der Technik. AirPlus Informationstag 2016

Transkript

1 Travel Management im Wandel der Technik AirPlus Informationstag 2016

2 Agenda Reisen bei Boehringer Ingelheim 1 Kurze Unternehmenspräsentation von Boehringer Ingelheim Dienstreisen bei BI mit SAP TM bis 2014 Concur Einführung bei Boehringer Ingelheim Concur Opitmizing Reimbursement Processes for Germany Fragen 2

3 Boehringer Ingelheim Unternehmenspräsentation 2016

4 Boehringer Ingelheim im Überblick Boehringer Ingelheim Center Unsere Unternehmenszentrale in Ingelheim Pharmaunternehmen in Familienbesitz 1885 in Ingelheim am Rhein gegründet Unternehmensschwerpunkte auf Humanpharmazeutika, Tiergesundheit und Biopharmazeutika Mitarbeiter weltweit mehr als Weltweit fünf F&E-Standorte Ausgaben für F&E: Millionen Euro 19 Produktionsstätten für Humanpharma in 11 Ländern Umsatzerlöse 2015: Millionen Euro Verbundene Unternehmen: 145 weltweit Investitionen in Sachanlagen: 591 Millionen Euro 4

5 Meilensteine unserer Internationalisierung : Innovative Anfänge 1885 Albert Boehringer erwirbt eine kleine Weinsteinfabrik in Ingelheim, anfänglich mit 28 Mitarbeitern : Internationalisierung Gründung der ersten Auslandsgesellschaft in Wien Gründung der ersten überseeischen Tochtergesellschaft in Lateinamerika (Brasilien) Die Weinsteinfabrik in Ingelheim, Gründung von Nippon Boehringer in Japan 1971 Gründung der US-Tochter in Ridgefield, Connecticut heute: Werte schaffen durch Innovation 2015 Boehringer Ingelheim ist weltweit mit 145 verbundenen Unternehmen vertreten und beschäftigt mehr als Mitarbeiter Unternehmenszentrale in Ingelheim,

6 Meilensteine unserer Innovation : Innovative Anfänge 1895 Meilensteine unserer Innovation Albert Boehringer wird mit dem Einsatz von Bakterien zur Herstellung von Milchsäure ein Pionier der biotechnologischen Großproduktion 1917 Gründung der ersten Wissenschaftsabteilung in Ingelheim 1941 Markteinführung des innovativen Asthmamittels aludrin : Internationalisierung Gründung des Instituts für Molekulare Pathologie (IMP) in Wien als Joint Venture mit Genentech Inc. (USA) seit 1993 alleinige Unterstützung durch Boehringer Ingelheim Das Biotechnikum in Biberach nimmt als erstes biopharmazeutisches Produktionswerk in Deutschland den Betrieb auf heute: Werte schaffen durch Innovation 2008 Erste Markteinführungen von pradaxa zur Prävention venöser Thromboembolien (VTE) 2010 Markteinführung von pradaxa zur Schlaganfallprävention bei Patienten mit Vorhofflimmern 2011 Erste Markteinführung von trajenta * zur Behandlung von Typ-2-Diabetes in den USA Markteinführungen von giotrif zur Behandlung des nicht kleinzelligen Lungenkarzinoms das erste Präparat aus der Onkologie-Pipeline, sowie pradaxa zur Vorbeugung und Behandlung der tiefen Venenthrombose und Lungenembolie, Marktzulassung des COPD-Präparats striverdi Markteinführungen von ofev zur Behandlung der idiopathischen Lungenfibrose, jardiance * bei Typ-2-Diabetes, spiriva respimat bei Bronchialasthma und Marktzulassung von vargatef zur Behandlung des nicht kleinzelligen Lungenkarzinoms Martkeinführungen von spiolto respimat bei COPD, synjardy * bei Typ-2-Diabetes und praxbind, einem spezifischen Antidot, das die gerinnungshemmende Wirkung von pradaxa aufhebt *in Zusammenarbeit mit Eli Lilly and Company 6

7 Unser Leitbild und Vision

8 Leitbild & Vision Auszüge aus unserem Leitbild: Wir haben es uns zum Ziel gesetzt, Menschen zu dienen durch die Erforschung von Krankheiten und die Entwicklung neuer Medikamente und Behandlungsansätze. Um unsere Ziele erreichen zu können, müssen wir finanziell erfolgreich sowie offen für neue Ideen und Entwicklungen sein. Forschung und Entwicklung sind von zentraler Bedeutung für unseren zukünftigen Erfolg. Unsere Vision: Werte schaffen durch Innovation Wir konzentrieren unsere Bemühungen auf Krankheiten, die momentan noch nicht zufriedenstellend behandelt werden können. Wir ziehen als Arbeitgeber die besten Köpfe an und fördern Vielfalt am Arbeitsplatz. Unsere Organisation zeichnet sich durch Offenheit, Innovation, Zusammenarbeit und gegenseitigen Respekt aus. 8

9 Unsere Forschung und Entwicklung (F&E) Mitarbeiter in F&E Mitarbeiter in F&E+Medizin weltweit (2015) Investitionen in F&E 3,004 Milliarden Euro F&E Investitionen in 2015 Eigenständige Grundlagenforschung Beständiges Engagement für Grundlagenforschung im Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie in Wien Boehringer Ingelheim Venture Fund Investitionen und aktive Rolle in Biotechnologie- Unternehmen Verbreiterung unseres Zugangs zu neuen Therapiekonzepten und neuen Technologieplattformen Fond Volumen: 100 Millionen Euro 9

10 Unsere weltweiten Forschungs- und Entwicklungsstandorte Humanpharma Ridgefield, CT, USA Biberach und Ingelheim, Deutschland Wien, Österreich Globale Forschungs- und Entwicklungspräsenz: Bedeutende Forschungsstandorte in Deutschland, Österreich und den USA Industrieführende Expertise in Forschung, Entwicklung und Medizin Umfassende Ressourcen für kleine Moleküle und Biotherapeutika Aktive Erweiterung unseres globalen akademischen und industriellen Netzwerks Research Beyond Borders, mit dem Ziel neue Forschungsansätze für und jenseits unserer Therapiegebiete aufzugreifen Mailand, Italien Kobe, Japan 10

11 Unsere neue Forschungsstrategie: Konzentration auf vier Forschungsgebiete Immunologie und Atemwegserkrankungen Onkologie Kardiometabolische Erkrankungen Erkrankungen des zentralen Nervensystems 11

12 Unsere Geschäfte

13 2015 Umsatzwachstum in allen Geschäften Umsatzerlöse 2015 nach Geschäften Verschreibungspflichtige Medikamente 11,2 Mrd. EUR CHC 1,5 Mrd. EUR AH 1,4 Mrd. EUR BIO 0,6 Mrd. EUR Others Umsatzwachstum der Geschäfte (währungsbereinigt) Verschreibungspflichtige Medikamente: +2,6% Selbstmedikation (CHC): +7,1% Tiergesundheit (AH): +10,5% Biopharma (BIO): +15,0% 13

14 Verschreibungspflichtige Medikamente Top-4-Produkte Produkt Wirkstoff Anwendung spiriva respimat Tiotropiumbromid Behandlung der COPD (chronischobstruktive Atemwegserkrankung) und Bronchialasthma pradaxa Dabigatranetexilat Schlaganfallprävention bei Vorhofflimmern, primäre Prävention venöser thromboembolischer Ereignisse nach orthopädischen Operationen, Behandlung und Sekundärprävention von venösen thromboembolischen Ereignissen micardis Telmisartan Bluthochdruck, Prävention kardiovaskulärer Morbidität und Mortalität trajenta */ jentadueto * Linagliptin/ Linagliptin Metforminhydrochlorid Behandlung von Typ-2-Diabetes mellitus *in Zusammenarbeit mit Eli Lilly and Company 14

15 Tiergesundheit Top-4-Produkte Produkt Wirkstoff Anwendung ingelvac circoflex Rekombinanter Impfstoff (Porzines Circovirus Typ 2, PCV2) Aktive Immunisierung von Schweinen gegen PCV2 zur Reduktion der Mortalität, der klinischen Anzeichen und des Gewichtsverlusts, der mit dieser Atemwegserkrankung einhergeht metacam Meloxicam Behandlung von Entzündungen und Schmerzlinderung bei Hunden, Katzen, Pferden, Rindern und Schweinen ingelvac prrs duramune Attenuierter Lebendimpfstoff (PRRS-Virus) Inaktivierter und attenuierter Impfstoff Aktive Immunisierung von Schweinen gegen das PRRS-Virus (Porzines Reproduktives und Respiratorisches Syndrom) Impfstoff für Hunde als Prävention für ein breites Spektrum von Infektionskrankheiten 15

16 Unsere biopharmazeutischen Produktionsstätten Fremont, USA Biberach, Deutschland Wien, Österreich Shanghai, China Produktion in Zellkulturen Fill & Finish Produktion in Zellkulturen Fill & Finish Produktion in Mikroorganismen und Hefen Produktion in Zellkulturen Fill & Finish* Fill & Finish *im Aufbau 16

17 Pionier in der biopharmazeutischen Produktion 1963 Forschung an Hühnerinterferon 1987 Erstes New Biological Entity (NBE) actilyse 2003/2005 Investition in weitere Großproduktionsanlagen in Biberach und Wien 2011 Erwerb einer biopharmazeutischen Produktionsstätte in Fremont, USA 2011 Einstieg in das Biosimilar Geschäft 2015 Erfolgreiche Übergabe des Produktionsgebäudes in Shanghai, China 2015 Entscheidung für Investition in eine Zellkulturanlage in Wien 2015 Marktzulassung NBE praxbind 1983 Neue GMP Biotech-Anlagen in Biberach und Wien 1998 Einstieg in die Auftragsproduktion 2010 Etablierung der globalen biopharmazeutischen Organisation 2013 Strategische Allianz zum Aufbau einer biopharmazeutischen Produktionsanlage in Shanghai, China 17

18 Unser Produktionsnetzwerk

19 Für höchste Qualität in der Produktion Die Lieferkette vom Einkauf bis zum Patienten Einkauf Chemische Produktion Wirkstoff oder Zwischenprodukt Pharmazeutische Produktion Fertiges Arzneimittel Großhandel Apotheke, Krankenhaus usw. Patient Verlässliche Bereitstellung sicherer und wirksamer Arzneimittel für Patienten weltweit 19

20 Unsere Geschäfte in Deutschland

21 Standorte in Deutschland Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl 1) in 2015 Dortmund: 663 Mitarbeiter Hannover: 94 Mitarbeiter Produktion Mikrosystemtechnik (respimat -Plattform) 4 Europäisches Forschungszentrum für Tierimpfstoffe Ingelheim/Mainz: Mitarbeiter 3 1 Biberach: 5.621Mitarbeiter Launch and Production Site Germany Verschreibungspflichtige Medikamente Selbstmedikation Tiergesundheit Produktion Chemikalien Entwicklung Medizin Verwaltung 2 1) inkl. Auszubildende Forschung und Entwicklung Medizin Biopharmazeutika Verwaltung 21

22 Dienstreisen bei BI mit SAP - TM bis 2014

23 1. Überblick Businesspartner 2. Prozess von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung 3. Aufgaben Team Reisen 23

24 Überblick Businesspartner Airlines Deutsche Bahn Hotels Kreditkarten- Organisation AirPlus BCD Travel Einkauf Reisestelle Biberach Travel Management OPE s Ausland CD Taxation CD Treasury Sekretariate BI Pharma BIG BIV BIAH BI microparts Reisende BI Pharma BIG BIV BIAH BI microparts A USI G LuT/ Fahrzeugdispo Management BI Pharma BIG BIV BIAH BI microparts A IV Mietwagen Personalbereiche Betriebsrat 24

25 Prozess von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung Reiseplanung Reisegen., Buchung Reise Reisekostenabrechnung Datenzusammenführung Archivierung Online via Cockpit Workflow- Verfahren Berechnung mittels SAP-System Verknüpfung der Daten im SAP-System Optisch in Langzeitarchiv Abgleich mit Reiserichtlinien Airline, Bahn, Buchungsstatus digitalisiert papierlos autom. Ermittlung Verpfl.-pauschale autom. Auszahlg. an MA Gesamtreisekosten pro Gesellschaft pro Reise Analysen Reiseströme Papier und papierlose Dokumente 25

26 Aufgaben Team Reisen Gestaltungsfunktion Reisekostenrichtlinie Genehmigungsprocedere Bestellung der Reisemittel Prozesse/Abläufe Corporate Cards Reisestellenkarten Softwareauswahl/-ausprägung Genehmigungsprocedere bis Erstattung Steuerungsfunktion Umsetzung der steuerl. Rahmenbedingungen Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Einsatz der Bahncards 25 und 50 Nutzung von Flugsondertarifen Servicefunktion Ansprechpartner Anwendung SAP, Reiseplanung, Reiseabrechnung, Assistenten/Innen und Reisende, Reisekostenrichtlinie, Reisebüro, Schulungen/Informationsveranstaltungen Assistenten/Innen, Reisende, Auszubildende Pflege Intranet Serviceseite Kassenführung Überwachungsfunktion Prüfung der Reiseabrechnungen Prüfung der Lieferantenrechnungen Vorsteuervergütungsverfahren 26

27 Concur Einführung bei Boehringer Ingelheim 27

28 Wesentliche Aspekte von Concur Die Einführung von Concur hat im wesentlichen vier Aspekte beeinflusst Vereinheitlichung Verwendung eines weltweit einheitlichen Tools Eine einzige Buchungsplattform für Hotel, Mietwagen, Flüge, Bahn Reisekostenrichtlinie Integration der Reiserichtlinie Mehr Eigenverantwortung der Reisenden Effizienz Ein Arbeitsprozess Verwenden von Vorlagen Self-service auf Wunsch Integrierte Abrechnung Kostensenkung Bündelung der Reisebuchungen Kostenminderung durch Kontingente 28

29 Kommunikation Führungskräfte-Briefings / Knowledge Hours Kurzer Projektüberblick Prozessänderungen Veränderungen für User Awareness- Postcards (top-down) Awareness Concur Go-Live Ankündigung Trainingshinweise Ansprechpartner Intranet Auftritt MIR Roadshow (Stand / Poster / Flyer) Artikel BI Zeitung 29

30 Intranet Training und Kommunikation je Welle im Überblick Führungskräfte- Briefings (L1-3) & Knowledge Hours Awareness Postcards in Funktionen BI Zeitung MIR Roadshow (Stand / Flyer / Poster) Intranet Aufritt Kommunikation ab ca. 2 Monate vor Go-live Reisekoordinatoren und Vielreisende Präsenzschulung (~ 4h) Background / Prozesse System: Travel / Expense Praktische Übungen Fragerunde Virtuelle Schulung (verkürzt) Background/Prozesse System Überblick Fragerunde Alle anderen Reisende BI-Mitarbeiter Kerntraining Während der Go-live Phase; mind 3 Wochen je Welle Key User Support (Pilot, Welle 1) FAQs & Supportkontakte Kurzfilme und Simulationen Arbeitshilfen Trainingsunterlagen / Handbuch Support / Selbstlernen Ab Welle 1 bis Ende der Implementierung 30

31 Elemente Training Reisekoordinatoren & Vielreisende Reisende BI-Mitarbeiter Präsenzschulungen: Unterlagen Prozess-Überblick Beispielgeführte Reisebuchung und Abrechnung Quiz und Übungen an konkreten Reisen Fragerunde Dauer: ~ 4h Virtuelle Schulungen: Material & Leitfaden Kurzfassung Prozess-Überblick Kern-Funktionalitäten Reisebuchung und Abrechnung Mehr interaktive Elemente 2-3 feste Fragerunden Verkürzte Dauer 31

32 Intranet Elemente Support und Selbstlernen Key User Support durch Trainer (Pilot, Welle 1) Reguläre Supportorganisation FAQs & Supportkontakte Kurzfilme und Simulationen Arbeitshilfen Trainingsunterlagen FAQ-Liste zu Projekt, System allgemein, Travel und Expense Supportkontakte Einführungsvideo System- Simulationen für konkrete Anwendungen PDFs zu häufigen Anwendungsfällen zum Ansehen, Speichern, Drucken Schulungsunterlagen als Referenz / Nachschlagewerk 32

33 Reiseplanung in Concur AirPlus AirPlus AirPlus 33

34 Reisekostenabrechnung in Concur Bis 03/2016 AirPlus Corporate Card 34

35 Concur Optimizing Reimbursement Processes for Germany Oktober 2015

36 Current Reimbursement Process 1 Creation of Expense Report bytraveller/assistance (without mandatory upload of receipt images) Print out Printed Report (Deckblatt) Approval of Expense Report via DE-Workflow 1-Up Partial approval of Backoffice (rule based) Via Postal Service: Sending of Printed Report & Receipts to Scanning Service Scanning Service is scanning all pages and doing the archiving within SAP ECC (IBIS) Employee reimbursement using the Vendor Pay Process 36

37 Optimized Reimbursement Process 1 Creation of Expense Report bytraveller/assistance (incl. mandatory upload of receipt images) 2 Approval of Expense Report via Workflow 1-Up 3 Partial approval of Backoffice (rule based) 4 Employee reimbursement using the Vendor Pay Process 37

38 Optimized Process Pros & Cons Mandatory Upload of Receipts within Concur PRO Receipts are available within Concur, approval is based on more facts It is available on a line item level within Concur Shorter reimbursement times due to the missing Postal Service CON More work for the traveller/assistance within Concur No archiving of Receipts & Printed Report within SAP ECC (IBIS) PRO No archiving process within BI s internal systems (less archiving space, less interfaces, less complexity) No Postal service needed No Scanning Service needed Full paperless process CON Process change for A/P & Process Management System break Access to Concur for Auditors Approval of the tax office needed 38

39 Disconnect between IT & Process Management Disconnect #1: A/P & Process Management: Does not want a system break, all data should be available within SAP ECC, Auditors should have no access to Concur IT: Auditor access can be restricted to Audit only and single country view Disconnect #2: A/P & Process Management: All receipt images and the Printed Reports have to be archived, linked and available within SAP ECC IT: Cannot deliver the Printed Report via Web Services to the local SAP ECC, this process is not and will not be delivered by Concur (at least on a short term basis), only receipt images (interface already Live for GBS countries, adaption to IBIS possible) 39

40 Reisen bei Boehringer Ingelheim 40

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 41