NEUE ROTARY CLUBS EINE ANLEITUNG

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1 NEUE ROTARY CLUBS EINE ANLEITUNG DE (316)

2 GRÜNDUNG IN NEUN SCHRITTEN Standortbestimmung des neuen Clubs Strategie Marketing-Plan Informationstreffen Charter-Mitglieder Organisationstreffen Clubbeantragung Charter-Feier und Öffentlichkeitsarbeit Fortlaufende Beratung des neuen Clubs Kartierung bestehender Clubs (Rotary und andere Service- Clubs) Demografische Distriktdaten (Schlüsselbereiche, Orte, Altersstruktur, Mobilität etc.) Identifizierung von Gemeinwesen für eine Verbreitung Bericht an den Governor und andere führende Rotarier Zielgruppen für die Mitgliedschaft Wahl des Clubformats (Originalform, E-Club, Satellitenclub) Wahl des Patenclubs und Gründungsberaters (New Club Adviser) Benachrichtigung von Rotary über Ihr CDS-Team Lokal zugeschnittene Botschaft Festlegung der Kommunikationskanäle Plan zur Mitgliedergewinnung Kontaktierung potentieller Rotarier Information Ihres Zielbereiches über traditionelle und neue (soziale) Medien Gewinnung von Teilnehmern als Gründungsmitglieder Auswahl der zukünftigen Amtsträger Regelmäßige Treffen mit festen Tagesordnungen Weitere Einladung von Mitgliedskandidaten Auswahl von Gründungsprojekten und Zusammenarbeit mit anderen Clubs Gewinnung von mindestens 20 regulären Teilnehmern Auswahl eines Clubnamens Einsendung des Antragsformulars für neue Clubs an Rotary über Ihr CDS-Team Weitere Einladung von Mitgliedskandidaten Clubgerechte Gründungszeremonie mit Mitgliedern, potentiellen Mitgliedern und Vertretern des Gemeinwesens Unterstützung von Mitgliedern und Amtsträgern Entwicklung des neuen Teams Beratung bei Clubverwaltungsfragen, Projekten etc.

3 WARUM EIN NEUER ROTARY CLUB? Natürlich geht es bei der Gründung neuer Clubs darum, die Mitgliederzahl von Rotary zu erhöhen. doch es gibt viele andere Gründe: Erweiterung der positiven Wirkung von Rotary im Gemeinwesen Verschiedene Formen des Engagements Mehr Mitgliedervielfalt über bestehende Clubs hinaus Neue Formen des Clublebens im Distrikt In dieser Anleitung beschreiben wir für alle interessierten Rotarierinnen und Rotarier eine Clubneugründung in neun Schritten, von der Idee bis zur Charter. Governors und Distriktleitungen finden hier strategische Anregungen zur Mitgliedschaftsentwicklung, interessierte Rotarier oder potentielle Mitglieder erfahren über Verfahrensweisen und wie sie mit dem Distrikt zusammen arbeiten können. Rotary braucht Wachstum für eine erfolgreiche Zukunft. Mit Ihrer Initiative tragen Sie dazu bei. Neue Projektideen im Distrikt Je mehr Clubs wir haben, desto mehr Freunde haben wir auch. Und umso größer sind unsere Möglichkeiten. Joaquin Serratosa Cibils, RI-Präsident 1953/54

4 ZU BEGINN Am Anfang eines jeden Clubgründungsprozesses steht das Gespräch mit führenden Persönlichkeiten über Bedarfe im Gemeinwesen und wie neue Ideen umzusetzen sind. Der Governor bestellt auch oft einen Gründungsberater ( New Club Adviser ) und arbeitet während des Prozesses mit dem CDS-Team zusammen. FÜR NEUE CLUBS: Gründungsberater Üblicherweise bestellt der Governor einen Berater bereit oder arbeitet mit dem Gründungsausschuss zusammen, um den neuen Club zu beraten. Warum wichtig? Es geht um Engagement und Erfahrung. Der Berater begleitet die gesamte Gründungsphase und ist wesentlich für den Cluberfolg in den ersten Clubjahren. Sponsor/Patenclub Es wird dringend empfohlen, einen Patenclub zur Seite zu haben. Warum wichtig? Auch wenn das nicht vorgeschrieben ist, so verbessert sich der Erfolg neuer Clubs um mindestens 10 Prozent, wenn sich der neue Club auf einen erfahrenen Club als Sponsor stützen kann. Mindestens 20 Mitglieder Dies ist die festgelegte Mindestanzahl von Gründungsmitgliedern. Warum wichtig? Damit die ganze Anstrengung einer Clubneugründung auch Sinn macht, sollten so viele Gründungsmitglieder wie möglich gewonnen werden. Von Clubs, die in den letzten drei Jahren gegründet wurden, lösten sich bereits 237 wieder auf. Nur 49 Prozent davon verfügen über die empfohlene Mindestzahl von 20 Mitgliedern. Eine Erhöhung des Mitgliederstandes um fünf Mitglieder reduziert statistisch das Risiko eines Nichterfolges des Clubs um bis zu 28 Prozent. FÜR E-CLUBS: Gründungsberater Sponsor/Patenclub (empfohlen, aber nicht vorgeschrieben) Mindestens 20 Mitglieder Funktionierende Website: Geschützter Privatbereich für Mitglieder Zuverlässiges System für die Zahlung von Beiträgen, Spenden und anderen Geldbeträgen URL-Domänenadresse, die den Namen des Clubs enthält Text und visuelle Gestaltung im Einklang mit den neuen Richtlinien von Rotary. Siehe hierzu auch die Kurzanleitung für Club-Websites im Brand Center von Rotary Klare Anleitungen für die Website, auch für Besucher, die Meetings nachholen möchten. Webmaster: Mindestens ein Clubmitglied mit Erfahrung im EDV-/IT-Bereich, das die Verantwortung über Pflege der Site, Datenschutz und Transaktionen übernehmen kann. FÜR SATELLITEN-CLUB: Sponsor/Patenclub Mindestens acht Mitglieder Vollständiges Antragsformular für Satellitenclub 2 Neue Rotary Clubs: Eine Anleitung

5 GRÜNDUNG EINES ROTARY CLUBS Die nachfolgend beschriebenen neun Schritte sollen nur als eine Vorlage für Ihr Vorgehen dienen. Sie müssen an die Bedarfe und Befindlichkeiten Ihrer Region angepasst werden und es gibt ein weites Spektrum von Ansätzen, wie Rotary Clubs auf der Basis verschiedener Traditionen und Kulturen aufgebaut werden. Bitte verstehen Sie diese Anleitung daher auch nur als Anregung, damit Sie verschiedene Dinge bedenken, die wichtig für den nachhaltigen Erfolg Ihres Clubs sind. 1 STANDORTBESTIMMUNG DES NEUEN CLUBS Erstellen Sie zunächst eine Bedarfsanalyse: Welche Gemeinden/Orte/Stadtteile würden von einer Neugründung profitieren (einschließlich Standorten ohne Rotary Clubs und solchen, in denen eine zusätzliche Neugründung sinnvoll wäre). Am besten verschaffen Sie sich einen Überblick mit einer Karte, auf der Sie alle bestehenden Clubs eintragen. Berücksichtigen Sie auch verschiedene Treffzeiten, um zusätzliche Möglichkeiten zu ermitteln. Der Clubwegweiser (Rotary Club Locator) als mobile App das Offizielle Verzeichnis können Ihnen dabei helfen. Allgemeine Indikatoren: Gemeinwesen mit bekannter Bedarfslage Bevölkerungszahl (kann nach Region differieren) Unterrepräsentierte Bevölkerungsgruppen/ Berufe/Frauen/junge Berufstätige Rotary Alumni (Rotaract, RYLA, VTT, Stipendiaten, etc.) Neue Rotary Clubs: Eine Anleitung 3

6 2 STRATEGIE Distriktausschuss Alternativ zu der erwähnten Bestellung eines Gründungsberaters für individuelle Clubvorhaben berufen Governors auch einen Beauftragten (oder je nach Distriktgröße einen ganzen Ausschuss) ein, um eine kontinuierliche Ausbreitungspolitik auf Distriktebene zu steuern, einschließlich einer offenen Kommunikationspolitik, um Missverständnisse unter bestehenden Clubs auszuräumen. Dabei kann sich ein solcher Beauftragter/Ausschuss auf Mitgliedschaftsdaten und -empfehlungen der Mitgliedschaftsabteilung in Evanston stützen (weitere Informationen hierzu über Sponsor/Patenclub Die Vorteile eines Sponsors sind erwiesen und wurden bereits kurz erwähnt. Patenclubs betreuen und beraten die Neuen in den ersten Jahren des Bestehens, um Zugehörigkeit und eine befriedigende Cluberfahrung sicherzustellen. Clubformat Bei der Wahl des Formates kommt es vor allem auf die Dispositionen und Bedürfnisse der neuen Mitglieder an (z. B. Treffen mittags oder abends). Der Governor genehmigt als letzte Instanz im Distrikt sowohl tradierte wie neue Clubmodelle (z.b. E-Clubs). Traditionelle Rotary Clubs Rotary E-Clubs Wöchentliche Meetings mit persönlicher Anwesenheit Online-Treffen (oder online und in Person gemischt) Bemühen sich um eine ausgewogene und vielfältige Mitgliedschaft Bemühen sich um eine ausgewogene und vielfältige Mitgliedschaft Wählen Clubamtsträger und -ausschüsse nach Vorgabe ihrer Ziele Wählen Clubamtsträger und -ausschüsse nach Vorgabe ihrer Ziele Genießen komplette Autonomie im Rahmen der Einheitlichen Clubverfassung und der Empfohlenen Clubsatzung Genießen komplette Autonomie im Rahmen der Einheitlichen Clubverfassung und der Empfohlenen Clubsatzung Erfordern von ihren Mitgliedern grundlegende Computer-Kenntnisse 4 Neue Rotary Clubs: Eine Anleitung

7 Alternativen zu einem Rotary Club Falls sich ein Rotary Club aus verschiedenen Gründen nicht anbietet, so gibt es immer noch Alternativen, die Sie bedenken sollten: Rotary Satellitenclubs Rotaract Clubs Interact Clubs Rotary Community Corps Ein Club im Club Für junge Leute von 18-30, an Universitäten und in Gemeinwesen Für Jugendliche von Für Menschen, die an einer Zusammenarbeit mit Rotary interessiert sind Mitglieder sind zugleich Mitglieder des Patenclubs Service-Aktivitäten und gemeinsamer Spaß Mindestens zwei Dienstprojekte pro Jahr; Gemeinsames Lernen und Spaß Gemeinnützige Projekte im Gemeinwesen Haben separate Meetings und Amtsträger (Chair) Selbständiger Clubbetrieb Selbständiger Clubbetrieb Enge Zusammenarbeit mit einem Rotary Club Planen eine spätere Vollmitgliedschaft als eigenständiger Club Enge Zusammenarbeit mit Patenclub Enge Zusammenarbeit mit Patenclub Mitglieder können nach Ende der Mitgliedschaft in Rotaract einem Rotary Club beitreten Weitere Infos: Satellitenclub FAQ CDS team Weitere Infos: Weitere Infos: Weitere Infos: Rotary Community Corps organisieren Benachrichtigung von Rotary Wenn Sie einen neuen Club gründen wollen, benachrichtigen Sie auch das RI Büro Europa/Afrika in Zürich. Sie können sich bei allen Clubangelegenheiten auf Ihr Club and District Support (CDS) Team verlassen, das Sie bei der Namensgebung, allen Gründungsschritten und der Beantragung beim Zentralvorstand von Rotary (Board of Directors) gut beraten wird. Neue Rotary Clubs: Eine Anleitung 5

8 3 MARKETING-PLAN 4 INFORMATIONSTREFFEN Stellen Sie zur Beantwortung der Frage, welchen potentiellen Mitgliedern die Vorteile einer Clubmitgliedschaft wie vorgestellt werden sollen, Untersuchungen an. Die Beantwortung dieses Fragenkatalogs sollte Ihnen bei der Vorbereitung behilflich sein. Wie sieht das Berufsspektrum aus (Unternehmen, Berufe, Kommunal-/ Berufsorganisationen etc.) Welche beruflichen/kommunalen Kontakte (von Ihnen und anderen) können Sie einsetzen? Welche anderen Quellen haben Sie (Zeitungen, Fachmagazine, Handelskammer- Verzeichnisse)? Was soll an dem neuen Club besonders sein (und wie wollen Sie dafür werben)? Wann und wo soll sich der Club treffen? Wer sind wichtige Führungspersönlichkeiten, die gewonnen werden wollen? Welches anderweitige Zielpublikum ist anvisiert? Wer ist der Kontakt/ Ansprechpartner? Welche bestehenden Rotary Projekte könnten sozusagen als Visitenkarte dienen? Wie soll die Öffentlichkeitsarbeit für den Club aussehen (Website, Inserate, Flugblätter)? Wie werden Neumitglieder an Rotary herangeführt? Die Informationstreffen sind ein wichtiger Aspekt für Ihre Ansprache potentieller Mitglieder. Viele derjenigen, die Interesse bekunden, erscheinen aber oft nicht zu den Treffen. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Hier sind einige Tipps, wie Sie für eine regelmäßige Anwesenheit sorgen können: Klare und überzeugende Einladung Schnelle Nachsorge per Brief/ (innerhalb 48 Stunden) Erinnerungsanruf vor den Treffen Einladung auch an andere interessierte Bekannte Anwesenheitsliste mit Namen und - Adresse für den Verteiler. Weitere Informationen sieh Informationstreffen. 5 CHARTER-MITGLIEDER Wie wählen Sie qualifizierte Clubmitglieder aus, Menschen, die sich engagieren und gemeinsam Spaß haben wollen, die zu Rotary und unseren Werten passen? Und wie sorgen Sie für Mitgliedervielfalt und einen repräsentativen Querschnitt? In Schritt 3 haben wir bereits einige Anregungen gegeben. Was waren Ihre Ergebnisse? Weitere Tipps: Wenden Sie sich an membership.development@ rotary.org, wenn Sie eine Liste von potentiellen oder umgezogenen (ehemaligen) Mitgliedern wünschen. Kontaktieren Sie Alumni des Distriktes. Stellen Sie Kontakte zu Firmen am Ort her. Finden Sie heraus, wer sich lokal schon einen Namen im sozialen Engagement gemacht hat. 6 Neue Rotary Clubs: Eine Anleitung

9 Sie können in Einzel-oder Gruppengesprächen für eine Mitgliedschaft werben. Erwägen Sie auch den Einsatz von Videomaterialien und anderen Medien. Merke: Es gab bisher nur einen einzigen Rotarier, der nie gefragt wurde, ob er Rotary beitreten möchte: Paul Harris, unser Gründer. Viele geeignete Menschen wurden nie Rotarier, weil sie nie gefragt wurden! 6 ORGANISATIONSTREFFEN Infotreffen können zu Organisationstreffen werden, wenn Sie zehn bis zwanzig Interessierte haben. In diesen Meetings wählen Sie Amtsträger, Treffzeiten und alle anderen Modalitäten aus. Weitere Informationen im Abschnitt Organisationstreffen. Bestimmen Sie auch, wo sich Ihr Club treffen will. Weitere Informationen im Abschnitt Treffpunkte. 7 CLUBBEANTRAGUNG Mit der Unterschrift des Governors wird bestätigt, dass der Clubantrag korrekt und vollständig ist. Der Antrag geht dann an das CDS-Team. Das Antragsformular finden Sie am Ende des Dokumentes. 8 CHARTER-FEIER UND ÖFFENTLICHKEITSARBEIT Die Charter Ihres Clubs muss angemessen gefeiert werden. Es ist ein historisches Ereignis, das eine gebührende Feierstunde oder Zeremonie verdient. Zugleich bindet eine solche Zeremonie auch die Mitglieder des neuen Clubs besonders aneinander und bestätigt sie in ihrer neuen Clubidentität. Sorgen Sie daher unbedingt für einen besonderen Rahmen für diese Veranstaltung. Laden Sie, wo angemessen, lokale Würdenträger ein und publizieren Sie Ihre Veranstaltung. Stellen Sie Ihren Club so der Öffentlichkeit vor, dass diese sich ein gutes Bild vom Clubleben und dem angestrebten Engagement des Clubs machen kann. Weitere Ideen zu Charter-Feiern finden Sie im Abschnitt Charter-Feiern. 9 FORTLAUFENDE BERATUNG DES NEUEN CLUBS Ebenso wie ein guter Beginn ist eine fortlaufende rotarische Betreuung. Stehen Sie den neuen Freundinnen und Freunden mit Rat und Tat zur Seite, so dass sie sich akzeptiert in der rotarischen Gemeinschaft fühlen. Sorgen Sie für ein interessantes Programm, das auch Gäste anzieht. Seien Sie Ansprechpartner bei Fragen zum Clubbetrieb ebenso wie bei auftretenden Problemen, ohne manipulierend einzugreifen. Der neue Club wird es Ihnen danken. Weitere Überlegungen zu den Aufgaben von Sponsoren finden Sie in der Publikation Mitgliedschaft in Rotary Ihr Plan zur Stärkung Ihres Clubs. Neue Rotary Clubs: Eine Anleitung 7

10 RESSOURCEN Für alle Neumitglieder: Informationen für Neumitglieder Dynamische Clubs Ansprechende Broschüre, die Rotary erklärt. Daten zu potentiellen und umziehenden Mitgliedern Rotary nimmt Anfragen entgegen und leitet sie an Distrikte weiter, wenn die Mitarbeiter der Meinung sind, dass es sich um qualifizierte Interessenten handelt. Stärkung der Mitgliedschaft: Ihr Plan zur Mitgliedschaftsentwicklung Regional funktionierende Strategien zur Mitgliederarbeit. Richtlinien zur visuellen Identität von Rotary Logos, Farbpaletten, Typografie und allgmeine Anleitungen für Grafik- und Kommunikationsmaterialien. ANTWORTEN AUF HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN Sponsor-Clubs Informationstreffen Organisationstreffen Treffpunkte Club-Charter Feiern Was Sie zu E-Clubs wissen müssen Vielen Dank an RIBI New Club Formation Officer Kevin Walsh und sein RIBI Team für deren Bereitstellung ihres Quick Guides für diese Publikation. Strategische Planungshilfe Hilfe zur langfristigen Planung von Clubzielen. Handbuch-Serie Clubleitung Handbücher für den Clubpräsidenten, Schatzmeister, Sekretär und weitere Amtsträger (Chairs/Beauftragte). Kurse im E-Lern-Center Online-Module für neue Clubs und Satellitenclubs; zum Selbstlernen im individuellen Lerntempo. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA DE (316)