Handbuch AdvoSaldo 2

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1 Handbuch AdvoSaldo 2

2 I. Vorwort 6 II. Einrichtung 7 1. Systemvoraussetzungen 7 2. Datensicherung 8 a) Auswirkungen auf die Installation 9 b) Auswirkungen auf die Benutzung 9 3. Installation 9 a) Testversion 9 b) Update Netzwerk- und Multiuserfähigkeit Programmstart Lizenzierung 12 a) Produktaktivierung & Lizenzierung Hotline & Support 13 a) ServiceCenter Vertrieb 13 III. Bedienung Test- und Echtbetrieb Anmeldung 15 a) Benutzerverwaltung 16 b) Netzwerkkonfiguration Start- und Infofenster Arbeiten mit Akten 19 a) Akten anlegen 20 b) Datenimport aus AdvoAkte 22 c) Akten ablegen Buchungen erfassen 24 a) Basisangaben 25 3

3 I. Vorwort b) Buchungssatz 26 c) Zuordnung (Belegnummer) Buchungen suchen Dubiose Buchungen Buchungen umbuchen Buchungen ändern Buchungen löschen Offene Posten eingeben OP-/Mahncenter 49 a) Mahnschreiben erstellen Berichte erstellen 54 a) Tagesjournal 55 b) Saldenliste 55 c) Fremdgeldliste 55 d) Steuerfreie Auslagen 56 e) Offene Postenliste 56 f) Mandantenkonto (E/A) 58 g) Mandantenkonto Programmeinstellungen 59 a) Vorgabewerte für Bemerkungstexte 59 b) Finanzkonten definieren und ändern 60 c) Mehrwertsteuer und Belegnummern 61 d) Sachbearbeiter 62 e) Offene Posten 62 f) Belegnummer Datenexport in externe Buchhaltungsprogramme 64 a) Datenexport-Einstellungen in AdvoSaldo 64 b) Datenexport-Einstellungen in GS-EAR 66 c) Exportlauf starten 67 d) Datenimport in GS-EAR/GS-Fibu 69 4

4 I. Vorwort 16. Hinweise für Systemadministratoren 71 a) Benutzer beim Programmstart automatisch vorgeben 71 b) Anlage neuer Benutzer 71 c) Hinweise zur Betriebssicherheit 72 5

5 I. Vorwort I. Vorwort AdvoSaldo ist ein leistungsfähiges Programm zur Akten- und Mandantenbuchhaltung in einer Anwaltskanzlei. Es ersetzt keine Buchhaltungssoftware, sondern ergänzt diese! Sollen Gehälter oder Büromaterialien gebucht werden, wird zudem ein Buchhaltungsprogramm benötigt. Möchten Sie aber den Überblick über alle Zahlungsein- und ausgänge in Ihren Mandantenakten behalten oder auf einen Blick sehen, ob Fremdgelder auszukehren sind oder Kostenvorschüsse angefordert werden sollten, brauchen Sie AdvoSaldo. Mit AdvoSaldo bieten wir Rechtsanwälten, kleinen und mittelständischen Unternehmen, Rechtsabteilungen und Inkassobüros ein Programm an, das folgende Leistungsmerkmale bietet: AdvoSaldo verschafft Überblick über den Finanzstatus aller Mandantenakten; Abbildung des bekannten Einnahmen-/Ausgabenblattes; Zahlungsein- und ausgänge werden als Honorar, Auslagen und Fremdgeld erfasst; AdvoWord erzeugt OP s automatisch; Kontoauszüge werden als Splittbuchung zur Akte gebucht, offene Posten dabei verrechnet; Mit Fremdgeld-, Salden- und OP-Liste sowie Buchungsjournal; Mit Mahnlauf und der Möglichkeit, Serien-Mahnschreiben über AdvoWord auszudrucken; Datenexport, getrennt nach Anwalt/Notar, in GS-EAR/GS-Fibu und Lexware Buchhalter. 6

6 II. Einrichtung 1. Systemvoraussetzungen Unterstützte Betriebssysteme: Microsoft Windows XP Professional SP3 incl. Internet Explorer 7 oder höher Microsoft Windows Vista Business, Enterprise oder Ultimate, jeweils mit SP1 Microsoft Windows 7 Professional, Enterprise oder Ultimate Alle Betriebssysteme werden in Ihrer 32-Bit- und 64-Bit-Version unterstützt. Windows 2000 oder niedriger werden nicht mehr unterstützt. Auf Grund mangelnder Systemkomponenten sind die Advoline-Programme auf diesen Betriebssystemen auch nicht lauffähig! Achten Sie für einen Netzwerkbetrieb zusätzlich darauf, dass auf allen Computern das gleiche Betriebssystem installiert ist. Advoline unterstützt keine gemischten Netzwerkumgebungen. Hardwareanforderungen: Ab Intel Pentium 4 2 GHz 32-Bit- oder 64-Bit-Prozessor, 512 MB freien und für Advoline exklusiv nutzbaren Hauptspeicher, mind. 2 GB freie Festplattenkapazität beim Einzelplatz zzgl. anfallender Datenmenge; 17-Zoll-Monitor mit einer Auflösung von mind. 1024x768, DVD-Laufwerk Zusätzlich für AdvoWord und AdvoPfüB: Microsoft Word 2003 (SP2) Microsoft Word 2007 (SP1 oder neuer) oder ein entsprechendes Microsoft Office Derivat Microsoft Office Produkte sind nicht Bestandteile der Advoline- Anwendungssoftware. Systemvoraussetzungen können sich ändern. Die aktuellen Angaben finden Sie unter im Internet. Advoline Software wird in Unternehmen eingesetzt. Dort ist der Produktlebenszyklus ein wichtiges Kriterium für die Investitionsent- 7

7 II. Einrichtung scheidung. Advoline Software wird mit Microsoft Produkten entwickelt und ist eng mit diesen verbunden. Deshalb knüpfen unsere Produktlebenszyklen an die von Microsoft an. Wir richten uns nach dem Ende des Mainstream Supports, dem Ablauf des no-charge supports oder dem Ende des Mainstream hotfix supports. Endet einer dieser Microsoft Supportlevel, wird das Produkt deshalb grundsätzlich aus den Advoline Systemvoraussetzungen gestrichen, unabhängig davon, ob dies tatsächliche Auswirkungen auf die Nutzung mit der Advoline Software hat. Software enthält Fehler. Wir beheben sie mit Servicepacks für die aktuelle Programmversion. Diese stellen wir im Internet kostenlos zum Download zur Verfügung. Dabei bemühen wir uns, die Dateigröße gering zu halten, um die Downloadzeit zu minimieren und die Möglichkeit zu bieten, das Servicepack auf eine Diskette zu kopieren. Damit Sie kein Servicepack verpassen, sollten Sie unseren kostenlosen Internet-Newsletter abonnieren, mit dem wir Sie unter auf dem Laufenden halten. 2. Datensicherung Wir empfehlen dringend, in regelmäßigen Abständen eine Datensicherung durchzuführen! Bitte beachten Sie, dass Datensicherung und Datenarchivierung verschiedene Dinge sind: Datensicherung ist die kurz- bis mittelfristig verfügbare Kopie von Daten. Typische Datensicherungsmedien sind CD-R, CD-RW, Zip-Drive oder Magnetbänder, die große Kapazitäten bieten, aber wenig Langzeitstabilität aufweisen. Datenarchivierung soll sicherstellen, dass wichtige Daten auch noch nach Jahren verfügbar sind. Die hier verwandten Medien reichen von Papier (konventionelles Archiv!) bis zur CD-ROM. AdvoSaldo speichert seine Informationen in einer Microsoft Access Datenbank. (Advosaldo.mdb). Werden Daten an die Buchhaltung übergeben, finden sich diese (z.b. Earw.sta, Earw.stx) i.d.r. im Verzeichnis \EXPORT. Zur Datensicherung kopieren Sie auf jeden Fall die Datenbank und die Exportdateien auf einen externen Datenträger. Nähere Informationen zum Kopieren und Umbenennen von Dateien entnehmen Sie bitte Ihrem Windows-Handbuch. 8

8 3. Microsoft Sicherheitsrichtlinien 4. Installation Die Microsoft Betriebssysteme Windows XP Professional, Windows Vista und Windows 7 verfügen über eine Benutzer- und Kennwortverwaltung (Start > Systemsteuerung > Benutzer und Kennwörter). Benutzer und Gruppen sind für die Betriebssystem-Sicherheit wichtig, da man die Ausführung bestimmter Aktionen seitens der Benutzer und Gruppen durch Zuweisen von Rechten und Berechtigungen einschränken kann. Diese Möglichkeit hat wesentliche Konsequenzen für die Installation und die Benutzung der Programme, insbesondere in Netzwerken. a) Auswirkungen auf die Installation Die Person, die Software installiert, muss auf dem Installationsrechner (Arbeitsstation) Mitglied der Gruppe Administratoren sein. Mitglieder dieser Gruppe besitzen für den Computer Vollzugriff, d.h. alle Rechte. Standardmäßig ist der Benutzer Administrator Mitglied dieser Gruppe. Weitere Informationen zu Benutzern und Gruppen erhalten Sie in der Windows-Hilfe oder von Ihrem Netzwerkadministrator. b) Auswirkungen auf die Benutzung Jeder Person, die mit der Software arbeitet, muss im Betriebssystem die Zugriffstufe Hauptbenutzer (Mitglied der Hauptbenutzergruppe) für Windows XP und Administrator für Windows Vista und Windows 7 zugewiesen werden. Es genügt also nicht, ihr nur die Zugriffstufe Benutzer mit eingeschränktem Zugriff (Mitglied der Benutzergruppe) zuzuweisen. Wenn Daten im Verzeichnis eines Netzwerks gespeichert werden, muss der zugreifende Benutzer auf jeden Fall über Schreib-/Leserechte für dieses Netzwerk-Verzeichnis verfügen. 4. Installation a) Testversion Installieren Sie AdvoSaldo zum ersten Mal auf einem PC, brauchen Sie einen aktuellen Installationssatz. Diesen finden Sie unter zum Download im Internet. 9

9 II. Einrichtung Hinweis: Die in Abbildungen verwandten Versionsnummern müssen nicht mit der aktuellen Version übereinstimmen! Abbildungen im Handbuch werden nur aktualisiert, wenn dies erforderlich ist. Findet sich ein Hinweis auf eine ältere Edition, wurde die Abbildung nicht aktualisiert, da sich bis auf die Versionsangabe nichts geändert hat. Die Zustimmung zu unseren Lizenzbedingungen ist Voraussetzung, damit die Installation fortgesetzt wird. 10

10 4. Installation Zum Ausdrucken der Lizenzbedingungen markieren Sie den Text im Fenster mit der Maus und kopieren ihn über die Zwischenablage ([Strg]+[C]) in ein Textverarbeitungsprogramm, z.b. Word, wo Sie ihn einfügen ([Strg]+[V]) und ausdrucken können. Im Verlauf der weiteren Installation empfehlen wir, das vom Programm vorgeschlagene Installations-Verzeichnis C:\Programme\Advoline\AdvoSaldo sowie die anderen Voreinstellungen zu übernehmen. b) Update Möchten Sie ein Update installieren, legen Sie die Update-CD in das Laufwerk. Die Installation startet automatisch. Andernfalls wählen Sie Start > Ausführen. Geben Sie bei der Eingabeaufforderung den Befehl D:\Setup.exe ein, wobei D:\ für den Laufwerksbuchstaben Ihres CD-ROM-Laufwerkes steht, der eine andere Bezeichnung haben kann. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Bezug von Updates zu kündigen. Möchten Sie Ihr Programm zu einem späteren Zeitpunkt auf die dann aktuelle Version aktualisieren, benötigen Sie neben der aktuellen Update-CD für jede ausgelassene Version einen Update-Key (Ziffernkombination). Diesen erhalten Sie gegen Bezahlung von Ihrem Händler oder bei Advoline (Fax (02631) ). Haben Sie lediglich vergessen, 11

11 II. Einrichtung ein Update zu installieren, sollten Sie dies nachholen. In dem Fall ist kein Update-Key nötig. Beachten Sie, dass der Nacherwerb ausgelassener Updates nicht möglich ist und wir Ihnen den Preis des aktuellen Grundwerks berechnen. 5. Netzwerk- und Multiuserfähigkeit Wir unterscheiden zwischen Netzwerkfähigkeit und Multiuserfähigkeit von Software. Bei einer Installation im Netzwerk greifen verschiedene Computer (Arbeitsstationen) auf einen gemeinsamen Datenbestand zu, der auf einem Serverarbeitsplatz (Peer-to-Peer) oder auf einem Server liegt. Bei der Multiuserfähigkeit teilen sich verschiedene Benutzer einen PC. So könnten vormittags Frau Müller und nachmittags Frau Meier an dem PC sitzen. Wenn sich beide als unterschiedliche Windows-Benutzer am Computer anmelden, muss der Netzwerkadministrator wissen, welcher Benutzer auf welche Programme zugreifen kann oder nicht zugreifen darf. Wir haben uns entschieden, alle Programme so zu installieren, dass jeder Benutzer auf diese zugreifen kann. An die Netzwerkadministratoren gerichtet sei gesagt, dass Advoline die benutzerunabhängigen Einträge unter HKEY_LOCAL_MACHINE und die benutzerspezifischen Einträge, z.b. Spaltenbreite etc. unter HKEY_CURRENT_USER speichert. 6. Programmstart Wählen Sie Start, Programme, Advoline, AdvoSaldo und starten Sie das Programm AdvoSaldo. Es erscheint das Lizenzierungsfenster. Zum Testen des Programms können Sie auf Kostenlos testen klicken. Bitte lesen Sie auch den folgenden Abschnitt. 7. Lizenzierung Advoline Programme können nach der Installation 30 Tage ohne Einschränkung als Vollversion getestet werden. Danach müssen sie freigeschaltet werden (Produktaktivierung). a) Produktaktivierung & Lizenzierung Die Produktaktivierung beruht auf der Eingabe einer Lizenznummer. Diese bekommen Sie von Ihrem Händler oder bei Advoline (Tel.: (02631) , Fax: (02631) ). Jede Lizenznummer ist eindeutig. Sie kann auf keinem anderen Computer benutzt werden. Um ihre persönliche Lizenznummer zu erzeugen, 12

12 8. Hotline & Support wird die Produkt-ID ihres Programms benötigt. Diese wird bei der Installation automatisch generiert. Sie finden sie beim Programmstart im Fenster Lizenzierung. 8. Hotline & Support Wir helfen Ihnen gern weiter. Bitte wenden Sie sich an das zuständige ServiceCenter*. a) ServiceCenter Vertrieb Haben Sie Fragen zu Preisen und Lieferzeiten, möchten Sie eine kostenlose Testversion anfordern oder brauchen Sie eine Lizenznummer? Unser ServiceCenter Vertrieb hilft weiter. Wolters Kluwer Deutschland GmbH SB Customer Relationship Management Heddesdorfer Str. 31a Neuwied Telefon 02631/ Telefax 02631/ b) ServiceCenter Technik Gern helfen wir Ihnen bei Fragen zur Installation von Advoline auf Einzelplätzen oder zur Programmbedienung weiter. Wolters Kluwer Deutschland GmbH Software + Services Legal AnNoText DictaPlus Jurion Robert-Bosch-Str Hürth Telefon 0221/ Telefax 0221/ support@annotext.de Alle Anrufe werden in der Reihenfolge ihres Eingangs angenommen und bearbeitet. Trotzdem kann es, etwa nach der Auslieferung von Updates, zu Wartezeiten kommen. In diesem Fall versuchen Sie es bitte später noch einmal. Zur Gesprächsvorbereitung halten Sie bitte folgende Informationen bereit: 13

13 II. Einrichtung Um welches Advoline-Programm geht es (AdvoAkte, AdvoWord, )? Arbeiten Sie mit einer Testversion oder haben Sie das Programm lizenziert/gekauft? Arbeiten Sie an einem Einzelplatz oder in einem Netzwerk? Was für ein Netzwerk haben Sie eingerichtet? Welches Betriebssystem (Einzelplatz/Netzwerkbetriebssystem) setzen Sie ein? Wie viele Rechner sind parallel im Netzwerk angemeldet? Wie viele und welche Programme sind zurzeit auf Ihrem Computer gestartet? Haben Sie vor dem Auftritt des Problems ein Programm installiert oder aktualisiert? Bei welcher Aktion tritt das Problem auf? Versuchen Sie das Problem als konkrete wenn-dann-aussage zu formulieren, etwa: Wenn man die Schaltfläche abc bedient, dann erscheint die Meldung xyz. 14

14 III. Bedienung 1. Test- und Echtbetrieb Aus Erfahrung wissen wir, dass viele Kunden vor der Einführung einer Buchhaltung die Bedienung zuerst mit Testdaten üben möchten. Wenn Sie sich dann in der Bedienung sicher fühlen, können Sie in den Echtbetrieb wechseln. Damit Sie das Programm dann nicht neu installieren müssen, sollten Sie unmittelbar nach der Erstinstallation die leere Datenbank (Advosaldo.mdb) an geeigneter Stelle sichern. Bei Wechsel vom Test- in den Echtbetrieb brauchen Sie diese dann nur zurückzukopieren. 2. Anmeldung Wenn Sie im Lizenzierungsfenster ohne Eingabe einer Lizenznummer auf Kostenlos testen klicken oder eine Lizenznummer eintragen und auf Freischalten klicken, erscheint folgender Anmeldedialog: Bei der Installation werden drei Benutzer angelegt: Admin = Schreib- und Lesezugriff (kann Benutzer hinzufügen und entfernen) Benutzer = Schreib- und Lesezugriff Gast = Nur-Lesezugriff Wählen Sie beim ersten Programmstart Admin und melden sich an. Mit Admin wird der Administrator bezeichnet, der die meisten Rechte besitzt und als einziger neue Benutzer anlegen kann (Benutzerverwaltung). Klicken Sie auf Ok, damit sich das Hauptfenster öffnet. 15

15 a) Benutzerverwaltung II. Einrichtung Wenn Sie als Admin angemeldet sind, können Sie unter Extras > Benutzerverwaltung neue Benutzer einrichten, vorhandene Benutzer löschen oder deren Berechtigung (Schreib- und Leserechte) verändern. Ein paar Worte zur Benutzerverwaltung: Sie können AdvoSaldo in Netzwerken installieren. In diesem Fall muss nachvollziehbar bleiben, welcher Anwender welche Buchungen ändert. Des Weiteren muss sichergestellt werden, dass ein Datensatz zeitgleich immer nur von einem Anwender geändert werden kann und ein Überschreiben von Daten verhindert wird. Der in AdvoSaldo vorhandene Mechanismus für den Einsatz auf mehreren Arbeitsplätzen wurde einfach gestaltet, um die Komplexität der Software zu begrenzen. Nur der Administrator (Admin) hat die Möglichkeit, über Extras > Benutzerverwaltung neue Benutzer einzutragen und festzulegen, ob diese einen Nur-Lesezugriff oder einen Schreib-/Lesezugriff auf die Datenbank erhalten. Die AdvoSaldo Benutzerverwaltung basiert auf dem Prinzip einer vertrauensvollen Zusammenarbeit und führt, im Gegensatz zur Benutzerverwaltung eines Windows-Netzwerkes, keine Passwort-Autorisierung durch. Prinzipiell kann sich also jeder Benutzer unter jedem Benutzernamen am System anmelden. Das Programm merkt sich aber in der Datenbank, welcher Benutzer welche Buchungssätze erstellt hat. Möchten Sie verhindern, dass Mitarbeiter Buchungen ändern oder neu anlegen können, müssen Sie über die Sicherheitsmechanismen ihres Betriebssystems den Zugriff auf die Datenbank (Advosaldo.mdb) sperren und/oder einschränken. 16

16 b) Netzwerkkonfiguration 2. Anmeldung Die Buchhaltung ist ein sensibler Bereich. Wir gehen davon aus, dass in einer Anwaltskanzlei an einem Arbeitsplatz gebucht wird. Hierzu werden Schreib- und Leserechte (Read/Write) benötigt. Wird AdvoSaldo lokal auf einem PC installiert, ist das unproblematisch. Schwieriger wird es bei einer Netzwerkinstallation. Hier liegt der Datenbestand auf einem Server. Da macht es Sinn, dass auch von anderen Arbeitsplätzen ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Etwa wenn die Urlaubsvertretung Buchungen eingeben soll oder wenn der Anwalt sehen möchte, welche Außenstände in einer Sache noch vorhanden sind. Hier gilt Folgendes: In AdvoSaldo kann immer nur ein Benutzer zeitgleich lesen und schreiben, um Buchungen vorzunehmen. Ist ein Benutzer mit Lese- und Schreibrechten angemeldet, können sich aber immer noch beliebig viele zusätzliche Benutzer mit Nur-Lesezugriff anmelden. Diesen stehen alle Informationen zur Verfügung. Sie können nur nicht in AdvoSaldo buchen! So kann sich der Anwalt folglich als Benutzer mit Nur-Lesezugriff anmelden. Und die Urlaubsvertretung kann ohne Schwierigkeiten buchen, da der sonst buchende Benutzer im Urlaub weilt und nicht angemeldet ist. Und noch etwas geht: Wenn Sie an mehreren Arbeitsplätzen mit Advo- Word arbeiten, können Sie seit AdvoWord 5 ihre Gebührenrechnungen gleich als offenen Posten in AdvoSaldo eintragen. Das geht auch dann, wenn Sie AdvoSaldo gar nicht geöffnet oder zwar geöffnet, aber Nur-Lesezugriff haben. Noch ein Hinweis zur Freigabe von Benutzerrechten: Wenn Sie sich als Benutzer mit Schreib- und Lesezugriff bei AdvoSaldo abmelden, können sich andere Benutzer mit Schreibrechten anmelden. Kommt es bei der Abmeldung zu Schwierigkeiten, etwa weil Ihr Computer abstürzt oder das Programm wegen eines Fehlers ungewollt beendet wird, so werden die Benutzerrechte erst nach etwa einer Minute wieder freigegeben. In der Zwischenzeit erhalten Sie die Meldung: Ein anderer Benutzer arbeitet bereits mit dem Datenbestand. Das Programm wird im schreibgeschützten Modus gestartet. In diesem Fall sollten Sie, falls Ihnen der Nur-Lesezugriff nicht reicht, die Anmeldung in etwa ein bis zwei Minuten wiederholen oder überprüfen, ob nicht vielleicht ein anderer Benutzer schneller war und bereits mit Schreibrechten in der Datenbank arbeitet. 17

17 3. Start- und Infofenster II. Einrichtung Das Start- und Infofenster von AdvoSaldo teilt sich in vier Bereiche: Menüleiste Symbolleiste Hauptbereich Statuszeile Die wichtigsten Programmfunktionen sind über die Menü- und über die Symbolleiste zu erreichen. Während die Menüleiste Programmbefehle systematisch in Kategorien unterteilt, stehen in der Symbolleiste die wichtigsten Funktionen auf einen Klick bereit. Der Hauptbereich des Programms besteht im Buchungsbereich aus zwei einander gegenüber gestellten Fenstern, während auf der Registerkarte Offene Posten die Positionen in einem Fenster dargestellt werden. Über die Reiter oberhalb der Listen können Sie zwischen Buchungen und offenen Posten hin und her schalten. Die Statuszeile am unteren Bildschirmrand informiert über die Einzelsalden für die jeweiligen Honorare, Fremdgelder, Auslagen, offenen Posten sowie den Gesamtsaldo. 18

18 4. Arbeiten mit Akten Sie hat eine wichtige Bedeutung: Die Felder der Statuszeile informieren farblich, sobald in dieser Akte etwas nicht stimmt. Haben Sie etwa Fremdgelder noch nicht ausgekehrt oder mehr Auslagen ausgezahlt als eingenommen, so werden die Felder Auslagen und Fremdgelder rot hervorgehoben! 4. Arbeiten mit Akten Bevor Sie zum ersten Mal in AdvoSaldo buchen, kurz ein paar Hinweise, wie Buchungen verwaltet werden, und was es mit der aktenbezogenen Buchhaltung auf sich hat. Bei gewöhnlichen Buchhaltungsprogrammen stehen die Buchungskonten im Mittelpunkt. Die Programme bieten die Möglichkeit, für Kunden und Lieferanten einzelne Debitoren- und Kreditorenkonten anzulegen. Diese werden der anwaltlichen Sichtweise jedoch nicht gerecht, die sich im Regelfall an einzelnen Akten orientiert. AdvoSaldo ermöglicht deshalb einen aktenbezogenen Blick auf die Buchungsinformationen. In dieser Ansicht werden sämtliche Geldbewegungen und offenen Posten zusammengefasst, unabhängig davon, ob sie Honorare, Fremdgelder oder Auslagen betreffen und über welche Konten (Kasse, Bank, etc.) die Zahlungsflüsse laufen. 19

19 a) Akten anlegen II. Einrichtung Bevor Sie eine Aktenbuchung durchführen, müssen Sie die zugehörige Akte angelegt haben. Im Buchungsfenster legen Sie nämlich später fest, für welche Akte die Buchung gilt. Wählen Sie Datei > Akte anlegen, um eine neue Akte zu erfassen. Sie können Akten über den Menüpunkt Datei > Akte öffnen wieder laden. Dabei gilt, dass immer nur eine Akte zeitgleich in AdvoSaldo geöffnet und dargestellt werden kann. Zudem merkt sich das Programm das zuletzt gewählte Auswahlkriterium. Haben Sie die Akten nach dem Gerichtsaktenzeichen anzeigen lassen, ist dieses Kriterium beim nächsten Mal voreingestellt. 20

20 4. Arbeiten mit Akten Zur besseren Orientierung finden Sie sowohl das Aktenzeichen als auch das Rubrum der geöffneten Akte am oberen Fensterrand in der blauen Titelzeile des Programms. Hinweis: Würden Sie Ihr Systemdatum auf ein Datum vor dem (Eurostichtag) ändern, könnten Sie eine Akte in DM nacherfassen. Wir empfehlen jedoch dringend, alle Akten in EURO zu führen. Das gemischte Anlegen von Akten in unterschiedlichen Währungen führt mathematisch zu Rundungsfehlern, die spätestens bei der Erstellung von aktenübergreifenden Auswertungen oder der Nachbearbeitung in der Buchhaltung (GS-EAR, GS-Fibu, Lexware Buchhalter) zutage treten. Zudem ist das Ändern der Aktenwährung nicht möglich. AdvoSaldo verwendet, wie alle Programme der Advoline Anwaltssoftware, folgenden Aktenzeichenaufbau: Auf fünf führende Ziffern (Zähler) folgen ein Bindestrich und die zweistellig dargestellte Jahreszahl, die bei Aktenanlage galt. Da dieser Aktenzeichenaufbau für den Aktenim- und -export benötigt wird, ist es nicht möglich, hiervon abzuweichen. Durch die Zuordnung eines Sachbearbeiters ist es möglich, Akten für verschiedene Anwälte/Notare zu führen. Beim Datenexport in die Buchhaltungsprogramme wird nach Sachbearbeitern differenziert, sodass die Aktenbuchungen individuell zugeordnet werden können. 21

21 b) Datenimport aus AdvoAkte II. Einrichtung Erfassen Sie Ihre Daten in der Aktenverwaltung AdvoAkte, können Sie die wichtigsten Akteninformationen einlesen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Import Die Eingabe des AdvoAkte Aktenzeichens erfolgt ohne führende Nullen. Statt reicht es, 3-03 einzugeben. Klicken Sie auf Ok, werden diese Informationen ausgelesen: Aktenanlagedatum > Datum Bezeichnung > Rubrum Gerichtsaktenzeichen > Gerichtsaktenzeichen Mandanten > Mandanten Gegner > Gegner 22

22 4. Arbeiten mit Akten Überprüfen Sie die Angaben. Korrigieren Sie bei Bedarf den Sachbearbeiter. Hinweis: Wurden mehrere Sachbearbeiter erfasst, legen Sie über Extras > Optionen fest, welcher Sachbearbeiter voreingestellt werden soll. Wurden die Stammdaten korrekt erfasst, schließen Sie die Eingabe mit Ok ab. Zur Orientierung erscheinen Aktennummer und Rubrum in der blauen Titelleiste des Fensters. c) Akten ablegen Über Datei > Aktenablage können Sie Akten ablegen oder reaktivieren. Die Ablage ist nur möglich, wenn die Akte keine Fremdgelder mehr enthält. 23

23 II. Einrichtung Stellt AdvoSaldo dagegen fest, dass die Akte noch offene Posten enthält, werden Sie darauf hingewiesen. Bei Bestätigung mit Ok wird die Akte gleichwohl abgelegt. 5. Buchungen erfassen In Anlehnung an die in der Buchhaltung übliche T-Konten-Darstellung unterteilt sich die Buchungsübersicht von AdvoSaldo in zwei nebeneinander angeordnete Fenster/Listen mit Einnahmen und Ausgaben. 24

24 5. Buchungen erfassen Die Eingabe einer neuen Buchung erfolgt über den Menüpunkt Bearbeiten > Neue Einnahmenbuchung bzw. über Bearbeiten > Neue Ausgabenbuchung. Alternativ können Sie mit der linken Maustaste einen Doppelklick im Fenster Einnahmen oder im Fenster Ausgaben machen. Es öffnet sich das entsprechende Buchungsformular. a) Basisangaben Jede Buchung wird mit dem Tagesdatum vorbelegt, das Sie überschreiben können. Hinter der Schaltfläche [ ] verbirgt sich eine Kalenderfunktion, die nützlich sein kann. Haben Sie eine Akte geöffnet, ist das Feld Akte mit den Angaben für diese Akte (Aktenzeichen, Rubrum) vorbelegt. Im Feld Konto geben Sie das Finanzkonto an, auf das sich die Buchung bezieht. Drei Finanzkonten sind im Programm voreingestellt: 1000 = Kasse 1100 = Postbank 1200 = Bank Sie können die Kontonummer, z.b für das Kassenkonto oder den Namen des Kontos eintragen. Geben Sie Kasse ein, erscheint rechts da- 25

25 II. Einrichtung neben automatisch die Kontonummer So brauchen Sie sich die Kontonummern nicht zu merken. Haben Sie das Konto (hier: 1200) eingegeben, führt Sie die Tabulatoroder die Eingabetaste in das Betragsfeld für die Buchung. b) Buchungssatz In diesem Bereich geben Sie den zu buchenden Betrag ein und legen das Einnahme- oder Ausgabe-Gegenkonto (Honorar, Auslagen, Fremdgeld) fest. Beachten Sie, dass bei Ausgabebuchungen nur ein Gegenkonto zur Auswahl steht. aa) Ein- und Ausgabebuchungen Wenn Sie einen Kontoauszug zur Hand nehmen und die Buchungspositionen betrachten, werden sich Einnahmen und Ausgaben abwechseln. AdvoSaldo trägt dem Rechnung, indem es in ein und derselben Buchungsmaske sowohl Einnahme- als auch Ausgabebuchungen zulässt. Geben Sie z.b ein, behandelt AdvoSaldo die positive Zahl als Einnahme. 26

26 5. Buchungen erfassen Stellen Sie der Zahl ein Minuszeichen voran (z.b. 1400), weiß Advo- Saldo, dass es sich um eine Ausgabe handelt. Das Symbol [A] wird aktiviert und die Buchungsmaske umgestellt, damit keine unzulässigen Ausgabensplittbuchungen durchgeführt werden. 27

27 II. Einrichtung Durch einen Klick auf die [E]- bzw. [A]-Schaltfläche können Sie zwischen den Ein- und Ausgabebuchungen wechseln. bb) Rechnen in Betragsfeldern Der Umschaltmechanismus ist nicht der einzige Trick, mit dem Ihnen der Buchungsdialog die Eingabe von Zahlen erleichtert. Sie können in den Betragsfeldern auch rechnen. Dies gilt nicht nur für Buchungen, sondern auch für offene Posten - dazu später mehr. So lassen sich Zahlen addieren oder subtrahieren. Geben Sie in das Betragsfeld ein und wechseln dann per Tabulator- oder Eingabetaste in das nächste Feld. Sobald Sie das Feld verlassen, führt AdvoSaldo die Rechenoperation aus und übernimmt das Ergebnis, in diesem Fall 300. Das Programm beachtet auch Punkt- vor Strichrechnung und beherrscht die Klammerrechnung. cc) Zahlungsverteilung Bei einer Einnahmebuchung erscheinen unterhalb des Betragsfeldes drei Felder für Honorare, Auslagen und Fremdgelder. 28

28 5. Buchungen erfassen Hier legen Sie fest, welcher Betrag auf welches Gegenkonto in welcher Höhe verteilt wird. Überweist Ihr Mandant 1.800,00, davon 1.000,00 für einen angeforderten Honorarvorschuss und 800,00 Gerichtskostenvorschuss, verteilen Sie den Gesamtbetrag auf die Konten Honorare und Auslagen (Splittbuchung). Geben Sie 1.800,00 als Buchungsbetrag ein. AdvoSaldo übernimmt diesen Betrag in das Honorarfeld. Mindern oder löschen Sie dort den Betrag, wird der Restbetrag in die Zeile Auslagen übertragen. Überschreiben Sie die mit 1.000, erscheinen 800,00 im Betragsfeld bei den Auslagen. Mindern oder löschen Sie den Wert bei den Auslagen, wird der verbleibende Rest in die Zeile Fremdgeld übernommen. Hinweis: Das Programm überprüft, dass nicht zu viel oder zu wenig verteilt wird. Im folgenden Beispiel wurde versucht, 100,00 zu viel zu verteilen. Dieser Betrag steht deshalb in roter Schrift am unteren Ende der Spalte. Es ist nicht möglich, die Buchungsmaske mit dieser unzulässigen Eingabe über die Schaltfläche Ok zu verlassen! 29

29 II. Einrichtung Am Ende der Kontozeile können Sie einen vorgeschlagenen Bemerkungstext auswählen: Honorar: Gegner, Mandant, Sonstiges; Auslagen: Auskunft u. Anfragen, Gerichtskosten, Vollstreckung u. GV, Sonstiges; Fremdgeld: Haftpflichtversicherung, Rechtsschutzversicherung, Sonstiges. Sie können einen neuen Buchungstext über den Textvorschlag schreiben. Über Extras > Bemerkungstexte werden die Bemerkungstexte dauerhaft geändert. dd) Offene Posten verrechnen AdvoSaldo verfügt über eine Offene Posten (OP) -Verwaltung. Informationen zur Anlage offener Posten erhalten Sie im nächsten Abschnitt. Haben Sie offene Posten in einer Akte erfasst, werden bei jeder Buchung im rechten Bereich des Buchungsfensters unter Offene Posten deren Einzelsalden und unter Summe der Gesamtsaldo eingeblendet: 30

30 5. Buchungen erfassen Öffnen Sie den Dialog zur Erfassung einer neuen Einnahmebuchung. Wählen Sie ein Geldkonto, z.b Bank und geben Sie einen Einnahmebetrag, z.b. 500,00 ein. In der Spalte Offene Posten erscheint die Summe der in dieser Akte vorhandenen offenen Forderungen (offene Posten), hier: Honorar = 76,75 Auslagen = 11,25 Fremdgeld = 170,26 Hinweis: Im Honorarbereich wird wegen der Mehrwertsteuer eine getrennte offene Postenliste für Forderungen mit und ohne Mehrwertsteuer geführt. Haben sie einen offenen Honorarposten mit 16 Prozent Mehrwertsteuer erfasst, erscheint er nur dann am rechten Rand im Buchungsdialog, wenn Sie den Mehrwertsteuersatz 16 Prozent gewählt haben. Wählen Sie 0 % Mehrwertsteuer, fehlt der offene Posten, es wird ein Betrag von 0,00 angezeigt: 31

31 II. Einrichtung Um die Buchung einem offenen Posten zuzuordnen, klicken Sie rechts neben der Spalte Offene Posten auf den Schalter mit dem gelben Notizzettel. Hinweis: AdvoSaldo verrechnet Zahlungseingänge ausschließlich manuell. Klicken Sie nicht auf den Notizzettel, wird der Geldeingang nicht mit einem offenen Posten verrechnet! Klicken Sie auf den Notizzettel hinter 76,75, öffnet sich der Dialog zur Verteilung der Buchung auf die vorhandenen offenen Posten. 32

32 5. Buchungen erfassen In diesem Beispiel sind in dieser Akte im Honorarkonto zwei offene Posten vorhanden. Reicht der Zahlungseingang aus, bietet AdvoSaldo an, den Betrag vollständig zu verrechnen. Der nicht zuzuordnende Rest (hier 423,25 ) wird ausgewiesen. Ein anderes Beispiel. Wollen Sie einen Geldeingang über 80,00 buchen, dem 3 offene Posten (100,00 /40,00 /36,75 ) gegenüberstehen, können Sie ihn beliebig verteilen. Klicken Sie eine Position an und geben Sie in das untere Eingabefeld (Zuordnen) einen Betrag ein oder doppelklicken Sie (linke Maustaste) auf der Zeile mit dem zu verrechnenden offenen Posten. AdvoSaldo übernimmt den zuzuordnenden Betrag in die Spalte Zugeordnet. Der noch nicht verteilte Betrag (hier: 3,25 ) wird bei Rest angezeigt und kann dem letzten OP (100,00 ) zugeordnet werden. 33

33 II. Einrichtung Nach Bestätigung mit Ok wird die Buchung ausgeführt und im Start- und Infofenster dokumentiert. Auch auf der Registerkarte Offene Posten wird die Buchung in der Spalte letzte Buchung dokumentiert, wenn das Symbol Nur echte offene Posten anzeigen deaktiviert wird. 34

34 c) Zuordnung (Belegnummer) 6. Buchungen suchen Wurde die Zahlung wunschgemäß verteilt, bleibt die Zuordnung über die Belegnummer. Die Belegnummer wird vom Programm vorgeschlagen. Sie beginnt mit dem Kürzel ADS für AdvoSaldo, gefolgt von einer fünfstelligen Ziffer, die fortlaufend durchnummeriert wird. Sie können die Belegnummer überschreiben oder über Extras/Optionen verändern. Hat Ihr Buchhaltungsprogramm (z.b. Lexware Buchhalter) Schwierigkeiten mit dem vorangestellten Kürzel, können Sie es löschen oder durch einen anderen Buchstaben ersetzen. So könnten Sie beispielsweise für Einnahmebuchungen ein E und für Ausgabebuchungen ein A voranstellen. Außerdem können Sie die als nächstes vorzuschlagende Belegnummer vorbelegen. Da die Mehrfacheingabe einer Belegnummer möglich ist (ein Kontoauszug enthält mehrere Positionen), prüft das Programm nicht, ob die neue Nummer schon vergeben wurde. 6. Buchungen suchen AdvoSaldo verfügt über eine leistungsfähige Suchfunktion. Mit deren Hilfe finden Sie jede beliebige Buchung schnell und sicher wieder. Dies kann sehr wichtig sein, wenn Sie etwa einen Betrag von ihrem Kontoauszug gebucht haben, aber nicht mehr wissen, auf welche Akte. 35

35 II. Einrichtung Auch lässt sich schnell feststellen, ob eine Belegnummer mehrfach vergeben wurde: Wählen Sie Bearbeiten > Buchung suchen, markieren das Feld Belegnummer und wählen aus der Liste den Eintrag (mehrfach vorhanden). Beim Klick auf Suche starten wird nach mehrfach vergebenen Belegnummern gesucht. Die Treffer werden im unteren Fensterbereich eingeblendet. Mit einem Doppelklick oder einem Klick auf die Schaltfläche gehe zu wechselt 36

36 6. Buchungen suchen AdvoSaldo zur Buchung. Über die Schaltfläche Drucken kann die Trefferliste ausgegeben werden. Auf den Registerkarten Erweitert und Optionen stehen darüber hinaus weitere Selektionskriterien zur Auswahl, die beliebig miteinander kombiniert werden können: Registerkarte > Erweitert 37

37 II. Einrichtung Registerkarte > Optionen 7. Dubiose Buchungen Es kommt vor, dass sich eine Buchung nicht sofort zuordnen lässt. Angenommen, Sie finden auf Ihrem Kontoauszug einen Eingang über 1.350,10 von Mandant Meier GmbH. Da für den Mandanten mehrere Akten angelegt wurden, müssen Sie erst nachfragen, für welche Akte die Zahlung erfolgt ist. In einer Buchhaltung würden Sie Dubiose Buchung (Konto 9999)' an Bank buchen. AdvoSaldo greift diese Kontobezeichnung auf. Das Programm enthält die Akte Dubiose Buchungen (Kontonummer 9999). Wir schlagen vor, diese Kontonummer einzugeben und den Betrag bis auf weiteres auf Fremdgeld zu buchen. 38

38 8. Buchungen umbuchen Die Buchung erscheint im Buchungsfenster. Um die Akte 9999 (dubiose Buchungen) zu öffnen, wählen Sie Datei > Akte öffnen und aktivieren das Kontrollkästchen vor Akte Buchungen umbuchen Wie schnell kommt es in der täglichen Praxis vor, dass eine Zahlung falsch gebucht wird. Mit AdvoSaldo können Sie das schnell und einfach 39

39 II. Einrichtung korrigieren. Solange die Buchung noch nicht exportiert wurde, brauchen Sie noch nicht einmal eine Stornobuchung durchzuführen; das übernimmt AdvoSaldo im Hintergrund. Zuerst müssen Sie die umzubuchende Buchung finden (eventuell über Bearbeiten > Buchung suchen) und mit dem Cursor markieren. Vorab müssen Sie natürlich ermitteln, in welche Akte der Zahlungsein- oder -ausgang tatsächlich gebucht werden muss. Danach haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder wählen Sie aus der Menüzeile Bearbeiten > Umbuchen oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Buchung und wählen Umbuchen. Geben Sie das Aktenzeichen der Akte ein, die bebucht werden soll. Teilen Sie den Zahlungsbetrag entsprechend auf und bestätigen Sie die Umbuchung mit Ok. 40

40 10. Buchungen löschen 9. Buchungen ändern Ein Wunsch, den wir bei der Entwicklung von AdvoSaldo besonders oft gehört haben, war es, fehlerhafte Buchungen möglichst schnell und einfach korrigieren zu können. Das ist in AdvoSaldo möglich. Solange Sie eine Buchung nicht an ein Buchhaltungsprogramm exportiert haben, können Sie diese einfach bearbeiten oder löschen. Es genügt ein Doppelklick auf der Buchung, um die Angaben zu verändern. 10. Buchungen löschen Sie können Buchungen auch löschen (stornieren). Markieren Sie den zu löschenden Eintrag und klicken in der Symbolleiste auf das rote Kreuz oder wählen Bearbeiten > Löschen ([Strg]+[Z]) aus der Menüzeile oder klicken mit der rechten Maustaste auf dem Eintrag und wählen Löschen. 41

41 II. Einrichtung Es erscheint folgende Sicherheitsabfrage: Grundsätzlich können Sie jede Buchung beliebig löschen, neu eingeben und wieder löschen. Der Löschvorgang entfernt die Buchung restlos und macht die entsprechenden Vorgänge quasi ungeschehen. Wenn Sie einen Teilbetrag aus einer Splittbuchung löschen, wird der Gesamtbuchungsbetrag automatisch korrigiert. Angenommen, Sie buchen einen Betrag in Höhe von 1.000,00, von denen 300,00 auf Honorar, 100,00 auf Auslagen und 600,00 auf Fremdgelder verteilt werden. Jetzt löschen Sie 100,00 Auslagen. Klicken Sie auf die entsprechende Buchungszeile und danach auf das Löschsymbol (rotes Kreuz) in der Symbolleiste: 42

42 10. Buchungen löschen Das Programm weist mit einer Meldung darauf hin, dass die Aktion nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Nun beträgt der Gesamtbuchungsbetrag nicht 1.000,00, sondern nur noch 900,00. 43

43 II. Einrichtung Das Löschen einer Buchung ist nicht möglich, wenn Sie diese an ein externes Buchhaltungsprogramm exportiert haben. Exportierte Buchungen erkennen Sie an einem kleinen Schloss, das innerhalb des Icons in der Buchungszeile erscheint. Beim Löschversuch erhalten Sie folgenden Hinweis: 44

44 11. Offene Posten eingeben Eine andere Vorgehensweise würde zu fehlerhaften Datenbeständen in AdvoSaldo und ihrer Buchhaltungssoftware führen. AdvoSaldo erzeugt deshalb beim Löschen exportierter Buchungen eine Stornobuchung in AdvoSaldo, die beim nächsten Exportlauf ebenfalls exportiert wird. Der Buchungsvorgang wird damit zwar rückgängig gemacht, bleibt aber nachvollziehbar. Sie erkennen eine Stornobuchung an einem roten Kreuz am Anfang der Buchungszeile. 11. Offene Posten eingeben AdvoSaldo verfügt über eine leistungsfähige Offene-Posten-Verwaltung. Offene Posten helfen bei der Verfolgung der Zahlungsflüsse. Diese Pro- 45

45 II. Einrichtung grammfunktion hat richtig eingesetzt einen erheblichen Einfluss auf Ihre Liquidität. Für den Bereich offene Posten steht eine eigene Registerkarte zur Verfügung. Wählen Sie diese, um eine Übersicht zu erhalten. Sie haben mehrere Möglichkeiten, offene Posten zu erfassen: Wählen Sie aus der Menüzeile Bearbeiten > Neuer offener Posten ([Strg]+[F]); Ein Doppelklick mit der linken Maustaste im Fenster Offene Posten; Klicken Sie in der Symbolleiste auf das 6. Symbol von links; Schreiben Sie in AdvoWord eine Gebührenrechnung. Im Erfassungsdialog geben Sie das Datum sowie die üblichen Informationen zu Forderung, Gegenkonto und Bemerkungstext ein. Wichtig ist der Mehrwertsteuersatz. Wird dieser falsch eingetragen, ist es unmöglich, den offenen Posten über die Buchungsmaske zu tilgen, da ein korrekter Ausgleich von Honorar und Steuerkonto unmöglich ist. Wenn Sie also einen offenen Posten von 1.000,00 ohne Mehrwertsteuer erfassen, kann ein Zahlungseingang von 1.116,00 inkl. MwSt. nicht auf den offenen Posten verrechnet werden. 46

46 11. Offene Posten eingeben Sie haben zudem die Möglichkeit weitere Informationen zum offenen Posten zu hinterlegen. Das hat folgenden Zweck: In Verbindung mit AdvoWord wird AdvoSaldo zu einem mächtigen Tool. Es ermöglicht Ihnen fällige offene Posten an AdvoWord zu übergeben um dort automatisierte Mahnschreiben zu erstellen. Damit das möglich ist, müssen Sie dem offenen Posten einen Kostenschuldner zuordnen. Standardmäßig lautet der Listeneintrag hinter Kostenschuldner : kein. In der Auswahlliste stehen die bei der Aktenanlage hinterlegten Adressen von Mandant und Gegner zur Auswahl. Außerdem müssen Sie festlegen, wann die Zahlung fällig ist (Zahlbar bis). Über Extras > Optionen stellen Sie ein, auf wie viele Tage das Zahlungsziel vorbelegt wird. Arbeiten Sie zudem mit der Anwaltssoftware AdvoWord, können Sie dort bereits offene Posten in AdvoSaldo anlegen. Nähere Angaben entnehmen Sie dem AdvoWord Handbuch. 47

47 a) Offene Posten löschen II. Einrichtung Offene Posten können sie löschen. Da es sich bei den offenen Posten quasi um Merkzettel handelt, können diese jederzeit problemlos gelöscht werden. Eine Stornobuchung wird nicht erzeugt. Ansonsten wird auf die Beschreibung zum Löschen von Buchungen verwiesen. b) Nur echte offene Posten anzeigen Haben Sie einen offen Posten zu 100% getilgt, indem Sie eine Buchung in voller Höhe verrechnet haben, verschwindet der offene Posten aus der Anzeigeliste bei den offenen Posten. Dort werden nur echte offene Posten aufgeführt. Möchten Sie aber auch getilgte offene Posten sehen, können Sie diese durch Deaktivieren des dazugehörigen Symbols in der Symbolleiste (die rot durchgestrichene Null ganz rechts) wieder einblenden. c) Stapelbuchungen erfassen Erfahrungsgemäß werden Kontoauszüge in der Praxis hintereinanderweg gebucht. Dazu nimmt sich die Sachbearbeiterin mehrere Kontoauszüge und bucht die Beträge nacheinander. Damit nicht jedes Mal der Buchungsdialog neu gestartet werden muss, gibt es das Kontrollkästchen Stapelbuchung. Rufen Sie einen Buchungsdialog auf, ohne zuvor eine Akte zu öffnen. Im Feld Akte können Sie die gewünschte Aktennummer oder alternativ das zugehörige Rubrum eingeben. Fahren Sie mit der Eingabe der Buchung fort. Bevor Sie aber ihre Eingaben mit Ok speichern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stapelbuchung. Dies führt dazu, dass beim Klick auf Ok die Buchung übernommen wird und der Buchungsdialog geöffnet bleibt. Jetzt können Sie gleich die nächste Buchung erfassen. Dabei ist es unerheblich, ob sich die Buchungen auf verschiedene Akten (Regelfall) oder auf eine einzige beziehen. Wurde die letzte Buchung mit Ok gespeichert, beenden Sie den Buchungsdialog mit einem Klick auf die Schaltfläche Abbrechen. 48

48 12. OP-/Mahncenter 12. OP-/Mahncenter AdvoSaldo versetzt Sie in die Lage, jederzeit den Stand aller eigenen Forderungen gegen Ihre Kunden/Mandanten zu kennen. Dazu verfügt das Programm über ein professionelles OP-/Mahncenter (Bearbeiten/OP-/Mahncenter). Dort definieren Sie die Kriterien, nach denen Ihre offenen Posten ermittelt und dargestellt werden. Bezug nehmend auf das zu jedem OP erfasste Zahlungsdatum können Sie feststellen, welche Forderungen bis zum Stichtag zahlbar sind. Beachten Sie, dass Ihre Forderungen i.d.r. sofort fällig, aber u.u. nicht sofort zahlbar sind. Wählen Sie dann aus, für welchen Sachbearbeiter (Anwalt) Sie die OPs angezeigt bekommen möchten. Die Einstellungen bei Kostenschuldner sind sehr wichtig. Es werden drei Fallgruppen unterschieden: (1 Alle) offene Posten, egal ob Kostenschuldner zugewiesen oder nicht; (2 Zugeordnet) offene Posten, denen Kostenschuldner zugewiesen sind; (3 NICHT zugeordnet) offene Posten, denen KEINE Kostenschuldner zugewiesen sind. Hinzu kommt die Möglichkeit, sich alle offenen Posten eines bestimmten Kostenschuldners (hier: Hose, Hannelore) anzeigen zu lassen. 49

49 II. Einrichtung Weiteres Selektionskriterium ist die Mahnstufe. Bei jedem Mahnlauf wird die Mahnstufe um den Wert 1 erhöht. Zur Auswahl stehen die in der Grafik abgebildeten Kriterien: Hinweis: Bei Auswahl von nicht mahnen werden nur die offenen Posten angezeigt, die bewusst auf nicht mahnen gesetzt wurden: 50

50 12. OP-/Mahncenter Wählen Sie als Mahnstufe nicht mahnen, so können Sie ausgelassenen Buchungen auf einen Schlag in die Mahnliste aufnehmen, indem Sie die entsprechende Aktion wählen: Je nach Selektion stehen unterschiedliche Ausgabemöglichkeiten zur Verfügung. Nur wenn Sie nach offenen Posten selektiert haben, die Kostenschuldner enthalten, können Sie die Daten an AdvoWord exportieren und die Mahnstufe um 1 erhöhen oder reduzieren. 51

51 II. Einrichtung Haben Sie nach offenen Posten gesucht, die auf nicht mahnen gesetzt waren, können Sie diese in einem Schritt wieder in die Mahnliste aufnehmen. Andernfalls bleiben die unten abgebildeten Möglichkeiten: Um eine Aktion auszuführen, müssen Sie zuerst die entsprechenden offenen Posten markieren. Um alle Kontrollkästchen in einem Schritt zu markieren, steht das Kontrollkästchen Alle zur Verfügung. a) Mahnschreiben erstellen Um Daten zu exportieren und Mahnschreiben in AdvoWord zu erstellen, wählen Sie Datenexport an AdvoWord. Angenommen, Sie möchten die Kostenschuldnerin Hannelore Hose mahnen. Dann treffen Sie folgende Auswahl: Nach Klick auf die Schaltfläche Ok erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung. 52

52 12. OP-/Mahncenter AdvoSaldo erzeugt eine Datenübergabedatei unter C:\Dokumente und Einstellungen\ [BENUTZERNAME]\Lokale Einstellungen\Temp. Um die Mahnschreiben zu erstellen, starten Sie AdvoWord. Wählen Sie aus der Menüzeile Advoline > Mahnung oder klicken Sie auf das Symbol mit dem Buchstaben M. AdvoWord liest die Angaben aus der Datenübergabedatei aus und informiert, wie viele Mahnschreiben erstellt werden. Um überflüssige Seitenausdrucke zu vermeiden, sollten Sie den Programmvorschlag, das Mahnschreiben in Word zu öffnen, bejahen. Jetzt erstellt AdvoWord, auf Basis des voreingestellten Briefbogens, das Mahnschreiben: 53

53 II. Einrichtung 13. Berichte erstellen Niemand erfasst Daten um ihrer selbst willen. Ziel der Arbeit ist, die Daten in strukturierter Form in Berichten auszugeben. Nur so lassen sich die in den Daten steckenden Informationen sinnvoll verwerten. 54

54 13. Berichte erstellen AdvoSaldo bietet Ihnen eine Reihe verschiedener, in der anwaltlichen Praxis benötigte Berichte an: a) Tagesjournal Ein Akten übergreifender Bericht, der alle Buchungen des Zeitraums detailliert aufschlüsselt. b) Saldenliste Ein Akten übergreifender Bericht, der die Stände jedes Kontos für jede Akte auflistet. c) Fremdgeldliste Noch ein Akten übergreifender Bericht, der Geldbewegungen im Fremdgeldkonto für jede Akte darstellt. 55

55 II. Einrichtung d) Steuerfreie Auslagen Dieser Akten übergreifende Bericht stellt die Geldbewegungen im Konto steuerfreie Auslagen für jede Akte dar. e) Offene Postenliste Ein Akten übergreifender Bericht, der alle offenen Posten in allen Akten darstellt. Offene Postenliste nach Sachbearbeitern, wobei die übergreifende Darstellung aller Sachbearbeiter möglich ist: 56

56 13. Berichte erstellen Offene Postenliste nach Kostenschuldnern in einer übersichtlichen Zusammenfassung: Offene Postenliste nach Kostenschuldnern mit allen Akten und Einzelpositionen: 57

57 II. Einrichtung f) Mandantenkonto (E/A) Ein wichtiger, aktenbezogener Bericht, der alle Geldbewegungen mit den dazugehörigen Salden sämtlicher Buchungen der geöffneten Akte darstellt: g) Mandantenkonto Dieser aktenbezogene Bericht stellt die Geldbewegungen mit den zugehörigen Salden sämtlicher Buchungen der ausgewählten Akte dar. Er enthält auch die Angabe der saldierten Umsätze: 58

58 14. Programmeinstellungen 14. Programmeinstellungen Haben Sie erste Erfahrungen mit AdvoSaldo gesammelt und sich mit dem Konzept des Programms vertraut gemacht, möchten wir Ihnen an dieser Stelle weitergehende Hinweise für Ihre tägliche Arbeit geben. Mit diesen Informationen können Sie Ihr Programm an Ihre Wünsche und Anforderungen anpassen. a) Vorgabewerte für Bemerkungstexte Sowohl bei der Eingabe von Buchungen als auch beim Erfassen offener Posten bietet AdvoSaldo die Möglichkeit, Bemerkungstexte einzugeben. Das entsprechende Textfeld enthält eine Vorgabeliste, in der Sie vorformulierte Bemerkungstexte aus dem anwaltlichen Arbeitsalltag finden. Wir haben uns bei der Auswahl danach gerichtet, an wen bzw. von wem eine Zahlung erfolgt. So finden Sie Mandant, Gegner, Rechtsschutzversicherung. Die Vorschläge können Sie über Extras > Bemerkungstexte ändern. 59

59 II. Einrichtung b) Finanzkonten definieren und ändern Zur Einstellung gehört auch die Anlage und Bezeichnung der Finanzoder Geldkonten. Hierzu zählen klassischerweise die Konten Kasse, Bank und Postbank, aber auch ein eventuell geführtes Gerichtsvollzieherverrechnungskonto. Über den Menüpunkt Extras > Finanzkonten lassen sich neue Konten erfassen und vorhandene Konten ändern oder löschen. Letzteres allerdings nur, solange die Konten noch nicht bebucht wurden! 60

60 14. Programmeinstellungen Möchten Sie die Bezeichnung eines Kontos ändern, klicken Sie auf den Eintrag und tragen Sie den neuen Namen bei Beschreibung ein. Analog dazu haben Sie die Möglichkeit, die Kontonummer zu ändern. Bitte beachten Sie, dass sich Änderungen der Beschreibung oder der Kontonummer auf alle vorhandenen Buchungen auswirken! Haben Sie Daten exportiert, sollten Sie auf eine Kontoänderung verzichten, da ein Teil ihrer Buchungen unter der alten Kontonummer in Ihr Buchhaltungsprogramm übernommen wurde. Weiter ist zu beachten, dass die Finanzkonten unter genau den gleichen Nummern in ihrem Buchhaltungsprogramm definiert sind. c) Mehrwertsteuer und Belegnummern Mit AdvoSaldo erfassen Sie sowohl Honorare mit als auch ohne Mehrwertsteuer. Letzteres trifft für Kanzleien zu, die als Kleinunternehmer ( 19 UStG) keine Umsatzsteuer bezahlen, da ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als ,00 (bis : ,00 DM), im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als ,00 (bis : ,00 DM) beträgt und die Umsatzsteuer nicht offen ausgewiesen wird. AdvoSaldo sieht deshalb die Möglichkeit vor, über den Menüpunkt Extras > Optionen den gewünschten Vorgabewert (mit/ohne MwSt.) einzustellen. 61

61 II. Einrichtung Weiter besteht die Möglichkeit der Anlage individueller Belegnummernkreise (Extras > Optionen) mit unterschiedlichen Präfixen für Ein- und Ausgabebuchungen. d) Sachbearbeiter Über den Menüpunkt Extras > Optionen stellen Sie ein, welcher Sachbearbeiter beim Programmstart voreingestellt sein soll. e) Offene Posten Bei der Anlage offener Posten weist AdvoSaldo diesen automatisch ein Zahlungsziel zu. Im Auslieferungszustand sind 21 Tage voreingestellt. Sie können den Wert über den Menüpunkt Extras > Optionen ändern. f) Belegnummer AdvoSaldo schlägt bei jeder Buchung eine fortlaufende Belegnummer vor. Sie beginnt mit dem Kürzel ADS für AdvoSaldo, gefolgt von einer fünfstelligen Ziffer, die durchnummeriert wird. Sie können die im Buchungsfenster vorgeschlagene Belegnummer (hier: ADS00015) überschreiben. 62