ADVOLINE GmbH & Co. KG. ADVOSaldo Erste Schritte

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1 ADVOLINE GmbH & Co. KG ADVOSaldo Erste Schritte August 2003

2 Inhalt VORWORT 1 EINRICHTUNG 2 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 2 DATENSICHERUNG 3 MICROSOFT SICHERHEITSRICHTLINIEN 4 AUSWIRKUNGEN AUF DIE INSTALLATION 4 AUSWIRKUNGEN AUF DIE BENUTZUNG 4 INSTALLATION 5 TESTVERSION 5 Einzelplatzinstallation 6 Netzwerkinstallation 7 UPDATE 11 NETZWERK- UND MULTIUSERFÄHIGKEIT 11 PROGRAMMSTART 12 LIZENZIERUNG 12 PRODUKTAKTIVIERUNG & LIZENZIERUNG 12 Einzelplatzlizenz freischalten 13 Bürolizenz freischalten 13 BESTELLFORMULAR 14 HOTLINE & SUPPORT 15 SERVICECENTER VERTRIEB 15 SERVICECENTER TECHNIK 15 BEDIENUNG 17 TEST- UND ECHTBETRIEB 17 BENUTZERVERWALTUNG 17 BENUTZERVERWALTUNG 18 NETZWERKKONFIGURATION 19 START- UND INFOFENSTER 20 ARBEITEN MIT AKTEN 21 AKTEN ANLEGEN 21 DATENIMPORT AUS ADVOAKTE 23 BUCHUNGEN ERFASSEN 25 BASISANGABEN 25 BUCHUNGSSATZ 29 Ein- und Ausgabebuchungen 29 Rechnen in Betragsfeldern 31 Zahlungsverteilung 32 Offene Posten verrechnen 34 ZUORDNUNG (BELEGNUMMER) 38 BUCHUNGEN ÄNDERN 41 BUCHUNGEN LÖSCHEN 41 Offene Posten eingeben 47 ADVOLine ADVOSaldo Inhalt i

3 Offene Posten löschen 50 Nur echte Offene Posten anzeigen 50 Stapelbuchungen erfassen 50 BERICHTE ERSTELLEN 52 TAGESJOURNAL 52 OFFENE-POSTEN-LISTE 52 SALDENLISTE 52 FREMDGELDLISTE 52 STEUERFREIE AUSLAGEN 52 MANDANTENKONTO (E/A) 52 MANDANTENKONTO 53 PROGRAMMEINSTELLUNGEN 54 WAHL DER WÄHRUNG (DM/EUR) 54 VORGABEWERTE FÜR BEMERKUNGSTEXTE 54 FINANZKONTEN DEFINIEREN UND ÄNDERN 55 MEHRWERTSTEUER 56 BELEGNUMMER 56 DATENEXPORT IN EXTERNE BUCHHALTUNGSPROGRAMME 57 ERLÄUTERUNG DES BEGRIFFS SHAREWARE 57 INFORMATIONEN ZUR FIRMA GANDKE & SCHUBERT 57 WOHER BEKOMME ICH GS-EAR ODER GS-FIBU? 57 WIE UND WO BESTELLE ICH ICH GS-EAR ODER GS-FIBU? 58 WAS MUSS ICH IN ADVOSALDO EINSTELLEN? 59 WAS MUSS ICH IN GS-EAR ODER GS-FIBU EINSTELLEN? 59 EXPORTLAUF STARTEN 61 IMPORTLAUF IN GS-EAR ODER GS-FIBU 63 HINWEISE FÜR SYSTEMADMINISTRATOREN 65 BENUTZER BEIM PROGRAMMSTART AUTOMATISCH VORGEBEN 65 ANLAGE NEUER BENUTZER 65 HINWEISE ZUR BETRIEBSSICHERHEIT 65 LIZENZBEDINGUNGEN 66 ADVOLine ADVOSaldo Inhalt ii

4 Vorwort ADVOSaldo ist ein leistungsfähiges Programm zur Akten- und Mandantenbuchhaltung in einer Anwaltskanzlei. Es ersetzt keine Buchhaltungssoftware sondern ergänzt diese! Sollen Gehälter oder Büromaterialien gebucht werden, wird zudem ein Buchhaltungsprogramm benötigt. Möchten Sie aber den Überblick über alle Zahlungsein- und ausgänge in Ihren Mandantenakten behalten oder auf einen Blick sehen, ob Fremdgelder auszukehren sind oder Kostenvorschüsse angefordert werden sollten, brauchen Sie ADVOSaldo. Mit ADVOSaldo bieten wir Rechtsanwälten, kleinen und mittelständischen Unternehmen, Rechtsabteilungen und Inkassobüros ein Programm an, das folgende Leistungsmerkmale bietet: ADVOSaldo verschafft Überblick über den Finanzstatus aller Mandantenakten Abbildung des bekannten Einnahmen-/Ausgabenblattes Zahlungsein- und ausgänge werden als Honorar, Auslagen und Fremdgeld erfasst ADVOWord erzeugt OP s automatisch Kontoauszüge werden als Splittbuchung zur Akte gebucht offene Posten dabei verrechnet Mit Fremdgeld-, Salden- und OP-Liste sowie Buchungsjournal Mit Mahnlauf und der Möglichkeit, Serien-Mahnschreiben über ADVOWord auszudrucken Datenexport, getrennt nach Anwalt/Notar, in GS-EAR/GS-Fibu und Lexware Buchhalter Das Programm arbeitet mit den Programmen GS-EAR (Einnahme-Überschuss-Rechnung) und GS-FIBU (Finanzbuchhaltung) der Firma Gandke & Schubert, Mönchengladbach ( sowie dem Lexware Buchhalter ( zusammen. Die Programme gehören nicht zum Lieferumfang von ADVOSaldo. ADVOLine ADVOSaldo Vorwort 1

5 Einrichtung Systemvoraussetzungen Prozessor 586 (z.b. Intel Pentium) mit 266 MHz oder höher; Betriebssystem Windows 98, 98SE, ME, 2000 Prof. oder XP Prof., Microsoft Internet Explorer 5.5 oder höher; Arbeitsspeicher 64/128 MB (98/98SE/ME) oder 128/256 MB (W2K/XP) erforderlich/empfohlen; am Arbeitsplatz 40 MB freier Festplattenspeicher; Bildschirm mit SVGA-Auflösung (ab 800x600), 256 Farben; Maus; CD-ROM Laufwerk; Microsoft Word 97, 2000, XP (optional für Berichte); Adobe Acrobat Reader (optional für Handbuch) im Verzeichnis "..\SUPPORT\ADOBE\" auf der Testversion-CD oder unter Systemvoraussetzungen können sich ändern. Die aktuellen Angaben finden Sie unter im Internet. ADVOLine Software wird in Unternehmen eingesetzt. Dort ist der Produktlebenszyklus ein wichtiges Kriterium für die Investitionsentscheidung. ADVOLine Software wird mit Microsoft Produkten entwickelt und ist eng mit diesen verbunden. Deshalb knüpfen unsere Produktlebenszyklen an die von Microsoft an. Wir richten uns nach dem Ende des Mainstream Supports, dem Ablauf des no-charge supports oder dem Ende des Mainstream hotfix supports. Endet einer dieser Microsoft Supportlevel, wird das Produkt deshalb grundsätzlich aus den ADVOLine Systemvoraussetzungen gestrichen, unabhängig davon, ob dies tatsächliche Auswirkungen auf die Nutzung mit der ADVOLine Software hat. ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 2

6 Nähere Informationen zum Produktlebenszyklus von Microsoft Produkten erhalten Sie (Stand ) im Internet unter Software enthält Fehler. Wir beheben diese mit Servicepacks für die jeweils aktuelle Programmversion. Diese stellen wir im Internet kostenlos zum Download zur Verfügung. Dabei bemühen wir uns, die Dateigröße gering zu halten um die Downloadzeit zu minimieren und die Möglichkeit zu bieten, das Servicepack auf eine Diskette zu kopieren. Damit Sie kein Servicepack verpassen, sollten Sie unseren kostenlosen Internet- Newsletter abonnieren, mit dem wir Sie unter auf dem Laufenden halten. Datensicherung Wir empfehlen dringend, in regelmäßigen Abständen eine Datensicherung durchzuführen! Bitte beachten Sie, dass Datensicherung und Datenarchivierung verschiedene Dinge sind: Datensicherung ist die kurz- bis mittelfristig verfügbare Kopie von Daten. Typische Datensicherungsmedien sind CD-R, CD-RW, Zip-Drive oder Magnetbänder, die große Kapazitäten bieten, aber wenig Langzeitstabilität aufweisen. Datenarchivierung soll sicherstellen, dass wichtige Daten auch noch nach Jahren verfügbar sind. Die hier verwandten Medien reichen von Papier (konventionelles Archiv!) bis zur CD-ROM. Die von Ihnen erfassten Daten werden grundsätzlich im Programmverzeichnis gespeichert. Dieses befindet sich standardmäßig unter C:\Programme\ADVOLine\<Programmname>. Bitte denken Sie auch daran, dass Sie Ihre Daten unter Umständen auf einen Server gelegt haben (Netzwerkinstallation) und die Daten dort liegen können. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren EDV-Berater. Für weiterführende Informationen zur Datensicherung empfehlen wir folgende Artikel: Harald Bögeholz: Datensicherung - Leben am Abgrund, in: c t 11/99, S. 138; Alexander von Obert: Datensicherung und Archivierung, ADVOSaldo speichert seine Informationen in einer Microsoft Access Datenbank. (advosaldo.mdb). Werden Daten an die Buchhaltung übergeben, finden sich diese (z.b. Earw.sta, Earw.stx) in der Regel im Verzeichnis ADVOSALDO\EXPORT. ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 3

7 Zur Datensicherung kopieren Sie auf jeden Fall die Datenbank und die Exportdateien auf eine Diskette oder einen anderen externen Datenträger. Nähere Informationen zum Kopieren und Umbenennen von Dateien entnehmen Sie bitte Ihrem Windows Handbuch. Microsoft Sicherheitsrichtlinien Die Microsoft Betriebssysteme Windows 2000 Professional und Windows XP Professional verfügen über eine Benutzer- und Kennwortverwaltung (Start > Systemsteuerung > Benutzer und Kennwörter). Benutzer und Gruppen sind für die Betriebssystem-Sicherheit wichtig, da man die Ausführung bestimmter Aktionen seitens der Benutzer und Gruppen durch Zuweisen von Rechten und Berechtigungen einschränken kann. Diese Möglichkeit hat wesentliche Konsequenzen für die Installation und die Benutzung der Programme, insbesondere in Netzwerken. Auswirkungen auf die Installation Die Person, die Software installiert, muss auf dem Installationsrechner (Arbeitsstation) Mitglied der Gruppe Administratoren sein. Mitglieder dieser Gruppe besitzen für den Computer Vollzugriff, d. h. alle Rechte. Standardmäßig ist der Benutzer Administrator Mitglied dieser Gruppe. Weitere Informationen zu Benutzern und Gruppen erhalten Sie in der Windows-Hilfe oder von Ihrem Netzwerkadministrator. Auswirkungen auf die Benutzung Jeder Person, die mit der Software arbeitet, muss im Betriebssystem die Zugriffstufe Standardbenutzer (Mitglied der Hauptbenutzergruppe) zugewiesen werden. Es genügt also nicht, ihr nur die Zugriffstufe Benutzer mit eingeschränktem Zugriff (Mitglied der Benutzergruppe) zuzuweisen. Wenn Daten im Verzeichnis eines Netzwerks gespeichert werden, muss der zugreifende Benutzer auf jeden Fall über Schreib-/Leserechte für dieses Netzwerk-Verzeichnis verfügen. ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 4

8 Installation Testversion Installieren Sie ADVOSaldo zum ersten Mal auf einem PC, brauchen Sie einen aktuellen Installationssatz. Diesen finden Sie auf der ADVOLine Testversion-CD, die Sie von Ihrem Händler oder von ADVOLINE, Postfach , Köln (Fax: ) bekommen oder unter zum Download im Internet. Haben Sie die Autostart-Funktion unter Windows aktiviert (nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Windows Hilfe), startet die Installation nach Einlegen der Testversion CD und Schließen des Laufwerkes automatisch. ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 5

9 Einzelplatzinstallation Um das Programm auf einem Einzelplatz zu installieren, wählen Sie Einzel-Installation > ADVOSaldo> Installieren Falls die Installation nicht startet, wählen Sie Start > Ausführen. Geben Sie an der Eingabeaufforderung D:\ADVOSald\Setup.exe ein und kklicken auf Weiter. Hinweis: Der Buchstabe D:\ steht für den Laufwerksbuchstaben Ihres CD-ROM Laufwerkes, der eine andere Bezeichnung haben kann. Hinweis: Die in Abbildungen verwandten Versionsnummern müssen nicht mit der aktuellen Version übereinstimmen! Abbildungen im Handbuch werden nur aktualisiert, wenn dies erforderlich ist. Findet sich ein Hinweis auf eine ältere Edition, wurde die Abbildung nicht aktualisiert, da sich bis auf die Versionsangabe nichts geändert hat. ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 6

10 Die Zustimmung zu unseren Lizenzbedingungen ist Voraussetzung, damit die Installation fortgesetzt wird. Zum Ausdrucken der Lizenzbedingungen, markieren Sie den Text im Fenster mit der Maus und kopieren ihn über die Zwischenablage (Strg-C) in ein Textverarbeitungsprogramm, z. B. Word, wo Sie ihn einfügen (Strg-V) und ausdrucken können. Im Verlauf der weiteren Installation empfehlen wir, das vom Programm vorgeschlagene Installations-Verzeichnis C:\Programme\ADVOLine\ADVOSado sowie die anderen Voreinstellungen zu übernehmen. Netzwerkinstallation Arbeiten Sie in einem Netzwerk und möchten mit anderen Usern gemeinsam auf einen Datenbestand zugreifen? Dann installieren Sie das Programm zuerst auf jedem Arbeitsplatz Haben Sie lokal Daten an einem Arbeitsplatz eingegeben, die Sie im Netzwerk übernehmen möchten, wählen Sie auf diesem Arbeitsplatz Extras > Netzwerkeinstellungen ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 7

11 Klicken Sie auf Netzwerk: Zugriff auf anderen Rechner Vergewissern Sie sich, das auf allen Rechnern die gleiche Programmversion installiert ist (Hilfe > Info) Klicken Sie auf die Schaltfläche [Auswahl] hinter dem eingeblendeten Datenbankverzeichnis. Wählen Sie das Netzwerk-Verzeichnis, das Sie zuvor angelegt haben, z.b. R:\DATABASE\ADS ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 8

12 Achten Sie darauf, das der Laufwerksbuchstabe (hier R:\) auf jedem Client gleich lautet. Diesen stellen Sie z.b. im Windows Explorer über Extras > Netzwerkverbindungen ein. Das neue Datenverzeichnis wird angezeigt und mit einem Klick auf die Schaltfläche [Ok] übernommen. ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 9

13 Wenn Sie die Umstellung mit einem Klick auf die Schaltfläche [Ok] bestätigen, wird die lokal gespeicherte Datenbank C:\Programme\ADVOLine\ADVOSaldo\Advosaldo.mdb in das neue Netzwerkverzeichnis kopiert. Die lokale Datei ADVOSaldo.mdb wird nicht gelöscht und bleibt erhalten! Zum Schluss müssen Sie ADVOSaldo beenden und neu starten, um die geänderten Einstellungen zu übernehmen. Wiederholen Sie diesen Vorgang auf jedem Arbeitsplatz, der auf die Netzwerkdaten zugreifen soll. Das Programm erkennt automatisch, das sich in dem Verzeichnis schon eine Datenbank Advosaldo.mdb befindet und wird diese deshalb nicht überschreiben! ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 10

14 Update Möchten Sie ein Update installieren, legen Sie die Update-CD in das Laufwerk. Die Installation startet automatisch. Andernfalls wählen Sie Start > Ausführen. Geben Sie an der Eingabeaufforderung den Befehl D:\Setup.exe ein, wobei D:\ für den Laufwerksbuchstaben Ihres CD-ROM Laufwerkes steht, der eine andere Bezeichnung haben kann. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Bezug von Updates zu kündigen. Möchten Sie Ihr Programm zu einem späteren Zeitpunkt auf die dann aktuelle Version aktualisieren, benötigen Sie neben der aktuellen Update-CD für jede ausgelassene Version einen Update-Key (Ziffernkombination). Diesen erhalten Sie gegen Bezahlung von Ihrem Händler oder bei ADVOLine (Fax ). Haben Sie lediglich vergessen, ein Update zu installieren, sollten Sie dies nachholen. In dem Fall ist kein Updatekey nötig. Beachten Sie, das der Nacherwerb ausgelassener Updates nicht möglich ist und wir Ihnen den Preis des aktuellen Grundwerks berechnen. Netzwerk- und Multiuserfähigkeit Wir unterscheiden zwischen Netzwerkfähigkeit und Multiuserfähigkeit von Software. Bei einer Installation im Netzwerk greifen verschiedene Computer (Arbeitsstationen) auf einen gemeinsamen Datenbestand zu, der auf einem Serverarbeitsplatz (Peer-to-Peer) oder auf einem Server liegt. Bei der Multiuserfähigkeit teilen sich verschiedene Benutzer einen PC. So könnten vormittags Frau Müller und nachmittags Frau Meier an dem PC sitzen. Wenn sich beide als unterschiedliche Windows-Benutzer am Computer anmelden, muss der Netzwerkadministrator wissen, welcher Benutzer auf welche Programme zugreifen kann oder nicht zugreifen darf. Wir haben uns entschieden, alle Programme so zu installieren, dass jeder Benutzer auf diese zugreifen kann. An die Netzwerkadministratoren gerichtet sei gesagt, dass ADVOLine die benutzerunabhängigen Einträge unter HKEY_LOCAL_MACHINE und die benutzerspezifischen Einträge, z. B. Spaltenbreite etc. unter HKEY_CURRENT_USER speichert. ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 11

15 Programmstart Wählen Sie Start, Programme, ADVOLine, ADVOSaldo und starten Sie das Programm ADVOSado. Es erscheint das Lizenzierungsfenster. Zum Testen des Programms können Sie auf Kostenlos testen klicken. Bitte lesen Sie auch den folgenden Abschnitt.. Lizenzierung ADVOLine Programme können nach der Installation 30 Tage ohne Einschränkung als Vollversion getestet werden. Danach müssen sie freigeschaltet werden (Produktaktivierung). Produktaktivierung & Lizenzierung Die Produktaktivierung beruht auf der Eingabe einer Lizenznummer. Diese bekommen Sie von Ihrem Händler oder bei ADVOLine (Tel , Fax ). Jede Lizenznummer ist eindeutig. Sie kann auf keinem anderen Computer benutzt werden. Um ihre persönliche Lizenznummer zu erzeugen, wird die Produkt-ID ihres Programms benötigt. Diese wird bei der Installation automatisch generiert. Sie finden sie beim Programmstart im Fenster Lizenzierung. ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 12

16 Die Produkt-ID wird in der Fenstermitte blau unterlegt dargestellt. Einzelplatzlizenz freischalten Um eine 1-Platz-Lizenz zu erwerben, brauchen Sie die Produkt-ID des Computers, auf dem das Programm dauerhaft freigeschaltet werden soll. Tragen Sie diese Produkt-ID in das Bestellformular ein, dass Sie mit einem Klick auf [JETZT KAUFEN] ausdrucken. Das aktuell gültige Bestellformular finden Sie unter im Internet. Bitte beachten Sie, das mit Erscheinen eines neuen Bestellformulars alte Preise und Informationen Ihre Gültigkeit verlieren! Zusammen mit der Rechnung erhalten eine Lizenznummer. Geben Sie diese im unteren Teil des Formulars ein und Klicken Sie danach auf [Freischalten]. Das Ausfüllen der Einträge Vor- und Nachname sowie Kanzlei und Firma ist optional. Bürolizenz freischalten Zur Nutzung einer Bürolizenz installieren Sie Programm auf bis zu 5 Computern. Starten Sie die Software auf jedem PC und lesen Sie die auf jedem PC anders ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 13

17 lautende Produkt-ID ab. Übertragen Sie die 5 Produkt-IDs auf Seite 2 des Bestellformulars, dass Sie mit einem Klick auf [JETZT KAUFEN] ausdrucken. Das aktuell gültige Bestellformular finden Sie unter im Internet. Bitte beachten Sie, das mit Erscheinen eines neuen Bestellformulars alte Preise und Informationen Ihre Gültigkeit verlieren! Zusammen mit der Rechnung erhalten 5 Lizenznummern. Geben Sie diese auf dem jeweiligen Computer im unteren Teil des Formulars ein und Klicken Sie danach auf [Freischalten]. Das Ausfüllen der Einträge Vor- und Nachname sowie Kanzlei und Firma ist optional. Bestellformular Zur Bestellung haben wir ein Formular vorbereitet. Klicken Sie im Formular Registrierung und Lizenzierung auf die Schaltfläche [JETZT KAUFEN]. Das Formular wird in Word geöffnet und kann ausgedruckt werden. Hinweis: Preisangaben können sich ändern. Das aktuell gültige Bestellformular finden Sie unter im Internet. Bitte beachten Sie, das mit Erscheinen eines neuen Bestellformulars / einer neuen Preisliste alte Preise und Informationen Ihre Gültigkeit verlieren. Denken Sie bei einer Bürolizenz (fünf Arbeitsplätze) daran, für jeden Computer eine Lizenznummer anzufordern! Geben Sie deshalb auf Seite 2 des Formulars die Produkt-IDs (max. fünf Produkt-IDs) der Arbeitsplätze ein, auf denen das Programm dauerhaft freigeschaltet werden soll. Senden Sie das ausgefüllte Dokument an Ihren Händler oder per Fax an die ADVOLINE GmbH & Co. KG (01805) Sie finden das Bestellformular unter im Internet. ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 14

18 Hotline & Support Wir helfen Ihnen gern weiter. Bitte wenden Sie sich an das zuständige ServiceCenter*. ServiceCenter Vertrieb Haben Sie Fragen zu Preisen und Lieferzeiten, möchten Sie eine kostenlose Testversion anfordern oder brauchen Sie eine Lizenznummer? Unser ServiceCenter Vertrieb hilft weiter. ADVOLINE GmbH & Co. KG ServiceCenter Vertrieb Postfach Köln Tel: (01805) (0,12 / Min) Wir sind Montag bis Donnerstag von 9:00 bis 15:30 Uhr und Freitag von 9:00 bis 14:00 Uhr für Sie da. Fax: (01805) (0,12 / Min) Mail: vertrieb@advoline.de ServiceCenter Technik Haben Sie Schwierigkeiten bei der Installation oder Fragen zur Programmbedienung? Unser ServiceCenter Technik hilft weiter. ADVOLINE GmbH & Co. KG ServiceCenter Technik Postfach Köln Tel: (01805) (0,12 / Min) Wir sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 13:00 Uhr für Sie da. *) Die Erfahrung hat gezeigt, das Fragen zur Installation oder Bedienung von Software am besten telefonisch gestellt und beantwortet werden. Das Service Center Technik ist in der Lage, die üblichen, im Zusammenhang mit der Einzelplatzinstallation und Bedienung ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 15

19 unserer Produkte auftretenden Fragen, zu beantworten. Sollte dies nicht möglich sein, wird Ihre Frage von unserem 2nd-Level Support weiterbearbeitet, der im Kontakt zur Entwicklungsabteilung steht und bei Rückfragen ggfls. mit Ihnen Kontakt aufnehmen wird. Bei schwierigeren, technischen Fragen, etwa wenn es um die Konfiguration der Datenbanksoftware Pervasive.SQL V8, die Netzwerkeinrichtung (TCP/IP Protokolle) oder um Fragen zur Rechtevergabe in ihrem Netzwerk geht, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder an die technische Hotline der Firma AnNoText, die Sie unter (0190) (1,86 /min) erreichen. Um Anrufzeiten kurz zu halten, sollten Sie sich auf Ihr Hotlinetelefonat vorbereiten. Dazu können Sie einen Fragebogen ausfüllen und ihn per Fax oder an unser ServiceCenter Technik schicken. Wir stellen das Formular unter zur Verfügung. Fax: (01805) (0,12 / Min) Mail: hotline@advoline.de Keine Rückrufe und keine Beantwortung schriftlicher Anfragen Wir bitten um Verständnis, dass unser ServiceCenter Technik Sie nicht zurückrufen kann. Die Kosten für diesen Service müssten wir, etwa über Wartungsverträge, refinanzieren. Aus Kundengesprächen wissen wir aber, dass dies derzeit nicht gewünscht wird. Aus dem gleichen Grund können auch schriftliche Anfragen nicht beantwortet werden. Wir bitten deshalb, uns bei technischen Fragen unter der Servicerufnummer (12 ct/min) anzurufen. *) Wir behalten uns vor, Rufnummern und Anrufzeiten kurzfristig zu ändern! ADVOLine ADVOSaldo Einrichtung 16

20 Bedienung Test- und Echtbetrieb Aus Erfahrung wissen wir, das viele Kunden vor der Einführung einer Aktenbuchhaltung die Bedienung zuerst mit Testdaten üben möchten. Wenn Sie sich dann in der Bedienung sicher fühlen, können Sie in den Echtbetrieb wechseln. Damit Sie das Programm dann nicht neu installieren müssen, sollten Sie unmittelbar nach der Erstinstallation die leere Datenbank (ADVOSaldo.mdb) an geeigneter Stelle sichern. Bei Wechsel vom Test- in den Echtbetrieb brauchen Sie diese dann nur zurückzukopieren. Benutzerverwaltung Wenn Sie im Lizenzierungsfenster ohne Eingabe einer Lizenznummer auf [Kostenlos testen] klicken oder eine Lizenznummer eintragen und auf [Freischalten] klicken, erscheint folgender Anmeldedialog: Bei der Installation werden drei Benutzer angelegt: Admin = Schreib- und Lesezugriff, kann Benutzer hinzufügen und entfernen Benutzer = Schreib- und Lesezugriff Gast = nur Lesezugriff Wählen Sie beim ersten Programmstart Admin und melden sich an. Mit Admin wird der ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 17

21 Administrator bezeichnet, der die meisten Rechte besitzt und als einziger neue Benutzer anlegen kann (Benutzerverwaltung). Klicken Sie auf Ok, damit sich das Hauptfenster öffnet. Benutzerverwaltung Wenn Sie als Admin angemeldet sind, können Sie unter Extras > Benutzerverwaltung neue Benutzer einrichten, vorhandene Benutzer löschen oder deren Berechtigung (Schreibund Leserechte) verändern. Ein paar Worte zur Benutzerverwaltung. Sie können ADVOSaldo in Netzwerken installieren. In diesem Fall muß nachvollziehbar bleiben, welcher Anwender welche Buchungen ändert. Desweiteren muß sicher gestellt werden, dass ein Datensatz zeitgleich immer nur von einem Anwender geändert werden kann und ein Überschreiben von Daten verhindert wird. Der in ADVOSaldo vorhandene Mechanismus für den Einsatz auf mehreren Arbeitsplätzen wurde einfach gestaltet, um die Komplexität der Software zu begrenzen. Nur der Administrator (Admin) hat die Möglichkeit, über Extras > Benutzerverwaltung neue Benutzer einzutragen und festzulegen, ob diese einen Nur-Lesezugriff oder einen Schreib-/Lesezugriff auf die Datenbank erhalten. Die ADVOSaldo Benutzerverwaltung basiert auf dem Prinzip einer vertrauensvollen Zusammenarbeit und führt, im Gegensatz zur Benutzerverwaltung eines Windows- Netzwerkes, keine Passwort-Authorisierung durch. Prinzipiell kann sich also jeder Benutzer unter jedem Benutzernamen am System anmelden. Das Programm merkt sich aber in der Datenbank, welcher Benutzer welche Buchungssätze erstellt hat. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 18

22 Möchten Sie verhindern, dass Mitarbeiter Buchungen ändern oder neu anlegen können, müssen Sie über die Sicherheitsmechanismen ihres Betriebssystems (Windows 98/ME oder 2000/XP) den Zugriff auf die Datenbank (ADVOSaldo.mdb) sperren und/oder einschränken. Netzwerkkonfiguration Die Buchhaltung ist ein sensibeler Bereich. Wir gehen davon aus, dass in einer Anwaltskanzlei an einem Arbeitsplatz gebucht wird. Hierzu werden Schreib- und Leserechte Read/Write) benötigt. Wird ADVOSaldo lokal auf einem PC installiert, ist das unproblematisch. Schwieriger wird es bei einer Netzwerkinstallation. Hier liegt der Datenbestand auf einem Server. Da macht es Sinn, dass auch von anderen Arbeitsplätzen ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Etwa wenn die Urlaubsvertretung Buchungen eingeben soll oder wenn der Anwalt sehen möchte, welche Aussenstände in einer Sache noch offen sind. Hier gilt folgendes. In ADVOSaldo kann immer nur ein Benutzer zeitgleich Lesen und Schreiben um Buchungen vorzunehmen. Ist ein Benutzer mit Lese- und Schreibrechten angemeldet, können sich aber immer noch beliebig viele zusätzliche Benutzer mit Nur Lesezugriff anmelden. Diesen stehen alle Informationen zur Verfügung. Sie können nur nicht in ADVOSaldo buchen! So kann sich der Anwalt folglich als Benutzer mit Nur Lesezugriff anmelden. Und die Urlaubsvertretung kann ohne Schwierigkeiten buchen, da der sonst buchende Benutzer im Urlaub weilt und nicht angemeldet ist. Und noch etwas geht. Wenn Sie an mehreren Arbeitsplätzen mit ADVOWord arbeiten, können Sie seit ADVOWord 5 ihre Gebührenrechnungen gleich als offenen Posten in ADVOSaldo eintragen. Das geht auch dann, wenn Sie ADVOSaldo gar nicht geöffnet oder zwar geöffnet und nur Lesezugriff haben. Noch ein Hinweis zur Freigabe von Benutzerrechten. Wenn Sie sich als Benutzer mit Schreib- und Lesezugriff bei ADVOSaldo abmelden, können sich andere Benutzer mit Schreibrechten anmelden. Kommt es bei der Abmeldung zu Schwierigkeiten, etwa weil Ihr Computer abstürzt oder das Programm wegen eines Fehlers ungewollt beendet wird, so werden die Benutzerrechte erst nach etwa einer Minute wieder freigegeben. In der Zwischenzeit erhalten Sie die Meldung: Ein anderer Benutzer arbeitet bereits mit dem Datenbestand. Das Programm wird im schreibgeschützten Modus gestartet In diesem Fall sollten Sie, falls Ihnen der Nur Lesezugriff nicht reicht, die Anmeldung in etwa ein bis zwei Minuten wiederholen oder überprüfen, ob nicht vielleicht ein anderer Benutzer schneller war und bereits mit Schreibrechten in der Datenbank arbeitet. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 19

23 Start- und Infofenster Das Start- und Infofenster von ADVOSaldo teilt sich in vier Bereiche: Menüleiste Symbolleiste Hauptbereich Statuszeile Die wichtigsten Programmfunktionen sind über die Menü- und über die Symbolleiste zu erreichen. Während die Menüleiste Programmbefehle systematisch in Kategorien unter- ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 20

24 teilt, stehen in der Symbolleiste die wichtigsten Funktionen auf einen Klick bereit. Der Hauptbereich des Programms besteht im Buchungsbereich aus zwei einander gegenüber gestellen Fenstern, während auf der Registerkarte Offene Posten die Positionen in einem Fenster darstellt werden. Über die Reiter oberhalb der Listen können Sie zwischen Buchungen und Offenen Posten hin und her schalten. Die Statuszeile am unteren Bildschirmrand informiert über die Einzelsaldi für die jeweiligen Honorare, Fremdgelder, Auslagen, Offene Posten sowie den Gesamtsaldo. Arbeiten mit Akten Bevor Sie zum ersten Mal in ADVOSaldo buchen, kurz ein paar Hinweise, wie Buchungen verwaltet werden, und was es mit der aktenbezogenen Buchhaltung auf sich hat. Bei gewöhnlichen Buchhaltungsprogrammen stehen die Buchungskonten im Mittelpunkt. Die Programme bieten die Möglichkeit, für Kunden und Lieferanten einzelne Debitoren- und Kreditorenkonten anzulegen. Diese werden der anwaltlichen Sichtweise jedoch nicht gerecht, die sich im Regelfall an einzelnen Akten orientiert. ADVOSaldo ermöglicht deshalb einen aktenbezogene Blick auf die Buchungsinformationen. In dieser Ansicht werden sämtliche Geldbewegungen und offen Posten zusammengefasst, unabhängig davon, ob sie Honorare, Fremdgelder oder Auslagen betreffen und über welche Konten (Kasse, Bank etc.) die Zahlungsflüsse laufen. Akten anlegen Bevor Sie eine Aktenbuchung durchführen, müssen Sie die zugehörige Akte angelegt haben. Im Buchungsfenster legen Sie nämlich später fest, für welche Akte die Buchung gilt. Wählen Sie Datei > Akte anlegen, um eine neue Akte zu erfassen. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 21

25 Sie können Akten über den Menüpunkt Datei > Akte öffnen wieder laden. Dabei gilt, das immer nur eine Akte zeitgleich in ADVOSaldo geöffnet und dargestellt werden kann. Zur besseren Orientierung finden Sie sowohl das Aktenzeichen als auch das Rubrum der geöffneten Akte am oberen Fensterrand in der blauen Titelzeile des Programms. Hinweis: Würden Sie Ihr Systemdatum auf ein Datum vor dem (Eurostichtag) ändern, könnten Sie eine Akte in DM nacherfassen. Wir empfehlen aber dringend, alle Akten in EURO zu führen. Das gemischte Anlegen von Akten in unterschiedlichen Währungen führt mathematisch zu Rundungsfehlern, die bei der Erstellung von aktenübergreifenden Auswertungen oder bei der Nachbearbeitung in der Buchhaltung (GS-EAR, GS-FIBU, Lexware Buchhalter) zu Tage treten. Zudem ist das Ändern der Aktenwährung nicht möglich. Durch die Zuordnung eines Sachbearbeiters ist es möglich, Akten für verschiedene Anwälte / Notare zu führen. Beim Datenexport in die Buchhaltungsprogramme wird nach Sachbearbeitern differenziert, so das die Aktenbuchungen individuell zuordbar sind. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 22

26 Datenimport aus ADVOAkte Erfassen Sie Ihre Daten in der Aktenverwaltung ADVOAkte, können Sie die wichtigsten Akteninformationen einlesen. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Import ]. Die Eingabe des ADVOAkte Aktenzeichens erfolgt ohne führende Nullen. Statt reicht es 3-03 einzugeben. Klicken Sie auf [Ok], werden diese Informationen ausgelesen: Aktenanlagedatum > Datum Bezeichnung > Rubrum Gerichtsaktenzeichen > Gerichtsaktenzeichen Mandanten > Mandanten Gegner > Gegner ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 23

27 Überprüfen Sie die Angaben. Korrigieren Sie bei Bedarf den Sachbearbeiter. Hinweis: Wurden mehrere Sachbearbeiter erfasst, legen Sie über Extras > Optionen fest, welcher Sachbearbeiter voreingestellt werden soll. Wurden die Stammdaten korrekt erfasst, schliessen Sie die Eingabe mit Ok ab. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 24

28 Zur Orientierung erscheinen Aktennummer und Rubrum in der blauen Titelleiste des Fensters. Buchungen erfassen In Anlehnung an die in der Buchhaltung übliche T-Konten Darstellung unterteilt sich die Buchungsübersicht von ADVOSaldo in zwei nebeneinander angeordnete Fenster / Listen mit Einnahmen und Ausgaben. Die Eingabe einer neuen Buchung erfolgt über den Menüpunkt Bearbeiten > Neue Einnahmenbuchung bzw. über Bearbeiten > Neue Ausgabenbuchung. Alternativ können Sie mit der linken Maustaste einen Doppelklick im Fenster Einnahmen oder im Fenster Ausgaben machen. Es öffnet sich das entsprechende Buchungsformular. Basisangaben Jede Buchung wird mit dem Tagesdatum vorbelegt, das Sie überschreiben können. Hinter der Schaltfläche [ ] verbirgt sich eine Kalenderfunktion, die nützlich sein kann. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 25

29 Haben Sie eine Akte geöffnet, ist das Feld Akte mit den Angaben für diese Akte (Aktenzeichen, Rubrum) vorbelegt. Im Feld Konto geben Sie das Finanzkonto an, auf das sich die Buchung bezieht. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 26

30 Drei Finanzkonten sind im Programm voreingestellt: 1000 = Kasse 1100 = Postbank 1200 = Bank Sie können die Kontonummer, zum Beispiel 1000 für das Kassenkonto oder den Namen des Kontos eintragen. Geben Sie Kasse ein, erscheint rechts daneben automatisch die Kontonummer So brauchen Sie sich die Kontonummern nicht zu merken. Haben Sie das Konto eingegeben, so führt Sie die Tabulator- oder die Eingabetaste in das Betragsfeld für die Buchung. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 27

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32 Buchungssatz In diesem Bereich geben Sie den zu buchenden Betrag ein und legen das Einnahme- oder Ausgabe-Gegenkonto (Honorar, Auslagen, Fremdgeld) fest. Beachten Sie, das bei Ausgabebuchungen nur ein Gegenkonto zur Auswahl steht. Ein- und Ausgabebuchungen Wenn Sie einen Kontoauszug zur Hand nehmen und die Buchungspositionen betrachten, werden sich Einnahmen und Ausgaben abwechseln. ADVOSaldo trägt dem Rechnung, indem es in ein und derselben Buchungsmaske sowohl Einnahme- als auch Ausgabebuchungen zulässt. Geben Sie z.b ein behandelt ADVOSaldo die positive Zahl als Einnahme. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 29

33 Stellen Sie der Zahl ein Minuszeichen voran (z.b ), weiss ADVOSaldo, dass es sich um eine Ausgabe handelt. Das Symbol [ A ] wird aktiviert und die Buchungsmaske umgestellt, damit keine unzulässigen Ausgabensplittbuchungen durchgeführt werden. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 30

34 Durch einen Klick auf die [E] bzw. [A] Schaltfläche können sie zwischen den Ein- und Ausgabebuchungen wechseln. Rechnen in Betragsfeldern Der Umschaltmechanismus ist nicht der einzige Trick, mit dem Ihnen der Buchungsdialog die Eingabe von Zahlen erleichtert. Sie können in den Betragsfeldern auch rechnen. So lassen sich Zahlen addieren oder subtrahieren. Geben Sie in das Betragsfeld ein und wechseln dann per Tabulator- oder Eingabetaste in das nächste Feld. Sobald Sie das Feld verlassen, führt ADVOSaldo die Rechenoperation aus und übernimmt das Ergebnis, in diesem Fall 300. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 31

35 Zahlungsverteilung Bei einer Einnahmebuchung erscheinen unterhalb des Betragsfeldes drei Felder für Honorare Auslagen und Fremdgelder. Hier legen Sie fest, welcher Betrag auf welches Gegenkonto in welcher Höhe verteilt wird. Überweist Ihr Mandant Euro, davon Euro für einen angeforderten Honorarvorschuss und 800 Euro Gerichtskostenvorschuss, verteilen Sie den Gesamtbetrag auf die Konten Honorare und Auslagen (Splittbuchung). Geben Sie Euro als Buchungsbetrag ein. ADVOSaldo übernimmt diesen Betrag in das Honorarfeld. Mindern oder löschen Sie dort den Betrag, wird der Restbetrag in die Zeile Auslagen übertragen. Überschreiben Sie die mit erscheinen 800 Euro im Betragsfeld bei den Auslagen. Mindern oder löschen Sie den Wert bei den Auslagen, wird der verbleibende Rest in die Zeile Fremdgeld übernommen. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 32

36 Hinweis: Das Programm überprüft, dass nicht zuviel oder zuwenig verteilt wird. Im folgenden Beispiel wurde versucht, 100,00 zuviel zu verteilen. Dieser Betrag steht deshalb in roter Schrift am unteren Ende der Spalte. Es ist nicht möglich, die Buchungsmaske mit dieser unzulässigen Eingabe über die Schaltfläche [Ok] zu verlassen! Am Ende der Kontozeile können Sie einen vorgeschlagenen Bemerkungstext auswählen: Honorar: Gegner, Mandant, Sonstiges Auslagen: Auskunft u. Anfragen, Gerichtskosten, Vollstreckung u. GV, Sonstiges Fremdgeld: Haftpflichtversicherung, Rechtsschutzversicherung, Sonstiges Sie können einen neuen Buchungstext über den Textvorschlag schreiben. Über Extras > Bemerkungstexte werden die Bemerkungstexte dauerhaft geändert. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 33

37 Offene Posten verrechnen ADVOSaldo verfügt über eine Offene Posten (OP) Verwaltung. Informationen zur Anlage offener Posten erhalten Sie im nächsten Abschnitt. Haben Sie offene Posten in einer Akte erfasst, werden bei jeder Buchung im rechten Bereich des Buchungsfensters unter Offene Posten deren Saldi eingeblendet: Öffnen Sie den Dialog zur Erfassung einer neuen Einnahmebuchung. Wählen Sie ein Geldkonto, z.b Bank und geben Sie einen Einnahmebetrag, z.b. 500 ein. In der Spalte Offene Posten erscheint die Summe der in dieser Akte vorhandenen offenen Forderungen (offene Posten), hier: Honorar = 76,75 Auslagen = 11,25 Fremdgeld = 170,26 Hinweis: Im Honorarbereich wird wegen der Mehrwertsteuer eine getrennte offene Postenliste für Forderungen mit und ohne Mehrwertsteuer geführt. Haben sie einen offenen Honorarposten mit 16 Prozent Mehrwertsteuer erfasst, erscheint er nur dann am rechten Rand im Buchungsdialog, wenn Sie den Mehrwertsteuersatz 16 Prozent gewählt haben. Wählen Sie 0% Mehrwertsteuer ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 34

38 fehlt der offene Posten, es wird ein Betrag von 0,00 angezeigt: Um die Buchung einem offenen Posten zuzuordnen, klicken Sie rechts neben der Spalte Offene Posten auf den Schalter mit dem gelben Notizzettel. Hinweis: ADVOSaldo verrechnet Zahlungseingänge ausschließlich manuell. Klicken Sie also nicht auf den Notizzettel, wird der Geldeingang nicht mit einem offenen Posten verrechnet! ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 35

39 Klicken Sie auf den Notizzettel hinter 76,75, öffnet sich der Dialog zur Verteilung der Buchung auf die vorhandenen offenen Posten. In diesem Beispiel sind in dieser Akte im Honorarkonto zwei offene Posten vorhanden. Reicht der Zahlungseingang aus, bietet ADVOSaldo an, den Betrag vollständig zu verrechnen. Der nicht zuzuordnende Rest (hier 423,25 ) wird ausgewiesen. Ein anderes Beispiel. Wollen Sie einen Geldeingang über 80,- buchen, dem 3 offene Posten (100,- / 40,- / 36,75 ) gegenüber stehen, können Sie ihn beliebig verteilen. Klicken Sie eine Position an und geben Sie in das untere Eingabefeld (Zuordnen) einen Betrag ein oder doppelklicken Sie (linke Maustaste) auf der Zeile mit dem zu verrechnenden offenen Posten. ADVOSaldo übernimmt den zuzuordnenden Betrag in die Spalte Zugeordnet. Der noch nicht verteilte Betrag (hier: 3,25 ) wird bei Rest angezeigt und kann dem letzten OP (100,- ) zugeordnet werden. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 36

40 Nach Bestätigung mit [Ok] wird die Buchung ausgeführt und im Start- und Infofenster dokumentiert. Auch auf der Registerkarte Offene Posten wird die Buchung in der Spalte letzte Buchung dokumentiert, wenn das Symbol [Nur echte offene Posten anzeigen] deaktiviert wird. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 37

41 Zuordnung (Belegnummer) Wurde die Zahlung wunschgemäß verteilt, bleibt die Zuordnung über die Belegnummer. Die Belegnummer wird vom Programm vorgeschlagen. Sie beginnt mit dem Kürzel ADS für ADVOSaldo, gefolgt von einer fünfstelligen Ziffer, die fortlaufend durchnummeriert wird. Sie können die Belegnummer überschreiben oder über Extras / Optionen verändern. Hat Ihr Buchhaltungsprogramm (z.b. Lexware Buchhalter) Schwierigkeiten mit dem vorangestellten Kürzel, können Sie es löschen oder durch einen anderen Buchstaben ersetzen. So könnten Sie für Einnahmebuchungen ein E und für Ausgabebuchungen ein A voranstellen. Außerdem können Sie die als nächstes vorzuschlagende Belegnummer vorbelegen. Da die Mehrfacheingabe einer Belegnummer möglich (ein Kontoauszug enthält mehrere Positionen), prüft das Programm nicht, ob die neue Nummer schon vergeben wurde. Möchten Sie wissen, ob eine Belegnummer bereits (mehrfach) vergeben wurde, ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 38

42 wählen Sie Bearbeiten > Buchung suchen, markieren das Feld Belegnummer und wählen aus der Liste den Eintrag (mehrfach vorhanden). Beim Klick auf Suche starten wird nach mehrfach vergebenen Belegnummern gesucht. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 39

43 Die Treffer werden im unteren Fensterbereich eingeblendet und können über die Schaltfläche Drucken ausgegeben werden. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 40

44 Buchungen ändern Buchungen löschen Sie können Buchungen löschen. Markieren Sie den zu löschenden Eintrag und klicken in der Symbolleiste auf das rote Kreuz oder wählen Bearbeiten > Löschen (Strg + Z) aus der Menüzeile oder klicken mit der rechten Maustaste auf dem Eintrag und wählen Löschen. Es erscheint folgende Sicherheitsabfrage: Grundsätzlich können Sie jede Buchung beliebig löschen, neu eingeben und wieder löschen. Der Löschvorgang entfernt die Buchung restlos und macht die entsprechenden Vorgänge quasi ungeschehen. Da ADVOSaldo nur eine Aktenbuchhaltung ist, braucht sie auch nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Speicherbuchführung zu entsprechen. Wenn Sie einen Teilbetrag aus einer Splittbuchung löschen, wird der Gesamtbuchungsbetrag automatisch korrigiert. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 41

45 Ein Beispiel. Angenommen, Sie buchen einen Betrag in Höhe von Euro, von denen 300 Euro auf Honorar, 100 Euro auf Auslagen und 600 Euro auf Fremdgelder verteilt werden. Jetzt löschen Sie 100 Euro Auslagen. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 42

46 Dazu klicken Sie auf die entsprehende Buchungszeile und danach auf das Löschsymbol (rotes Kreuz) in der Symbolleiste: Das Programm weist mit einer Meldung darauf hin, das die Aktion nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Nun beträgt der Gesamtbuchungsbetrag nicht Euro sondern nur noch 900 Euro. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 43

47 Das Löschen einer Buchung ist nicht möglich, wenn Sie diese an ein externes Buchhaltungsprogramm exportiert haben. Exportierte Buchungen erkennen Sie an einem kleinen Schloss, dass innerhalb des Icons in der Buchungszeile erscheint. Beim Löschversuch erhalten Sie folgenden Hinweis: ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 44

48 Eine andere Vorgehensweise würde zu fehlerhaften Datenbeständen in ADVOSaldo und ihrer Buchhaltungssoftware führen. ADVOSaldo erzeugt deshalb beim Löschen exportierter Buchungen eine Stornobuchung in ADVOSaldo, die beim nächsten Exportlauf ebenfalls exportiert wird. Der Buchungsvorgang wird damit zwar rückgängig gemacht, bleibt aber nachvollziehbar. Sie erkennen eine Stornobuchung an einem roten Kreuz am Anfang der Buchungszeile. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 45

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50 Offene Posten eingeben ADVOSaldo verfügt über eine leistungsfähige Offene-Postenverwaltung. Offene Posten helfen bei der Verfolgung der Zahlungsflüsse und können massiven Einfluss auf Ihren Cash-Flow haben. Für den Bereich offene Posten steht eine eigene Registerkarte zur Verfügung. Wählen Sie diese um eine Übersicht zu erhalten. Sie haben mehrere Möglichkeiten, offene Posten zu erfassen: Wählen Sie aus der Menüzeile Bearbeiten > Neuer offener Posten (Strg + F) Ein Doppelklick mit der linken Maustaste im Fenster Offene Posten ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 47

51 Klicken Sie in der Symbolleiste auf das 6. Symbol von links Schreiben Sie in ADVOWord eine Gebührenrechnung ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 48

52 Im Erfassungsdialog, geben Sie das Datum sowie die üblichen Informationen zu Forderung, Gegenkonto und Bemerkungstext ein. Wichtig ist der Mehrwertsteuersatz. Wird dieser falsch eingetragen, ist es unmöglich, den offenen Posten über die Buchungsmaske zu tilgen, da ein korrekter Ausgleich von Honorar und Steuerkonto unmöglich ist. Wenn Sie also einen offenen Posten von ohne Mehrwertsteuer erfassen, kann ein Zahlungseingang von inkl. MwSt. nicht auf den offenen Posten verrechnet werden. Sie haben zudem die Möglichkeit weitere Informationen zum Offenen Posten zu hinterlegen. Das macht Sinn. In Verbindung mit ADVOWord wird ADVOSaldo nämlich zu einem mächtigen Tool. Es ermöglicht Ihnen, fällige offene Posten an ADVOWord zu übergeben um dort automatisierte Mahnschreiben zu erstellen. Damit das möglich ist, müssen Sie dem offenen Posten einen Kostenschuldner zuordnen. Standardmäßig lautet der Listeneintrag hinter Kostenschuldner : [kein]. In der Auswahlliste stehen die bei der Aktenanlage hinterlegten Adressen von Mandant und Gegner zur Auswahl. Außerdem müssen Sie festlegen, wann die Zahlung fällig ist [Zahlbar bis]. Über Extras > Optionen stellen Sie ein, auf wieviel Tage das Zahlungsziel vorbelegt wird. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 49

53 Arbeiten Sie zudem mit der Anwaltssoftware ADVOWord, können Sie dort bereits offene Posten in ADVOSaldo anlegen. Nähere Angaben entnehmen Sie dem ADVOWord Handbuch. Offene Posten löschen Offene Posten können sie löschen. Da es sich bei den offenen Posten quasi um Merkzettel handelt, können diese jederzeit problemlos gelöscht werden. Eine Stornobuchung wird nicht erzeugt. Ansonsten wird auf die Beschreibung zum Löschen von Buchungen verwiesen. Nur echte Offene Posten anzeigen Haben Sie einen offen Posten zu 100% getilgt, indem Sie eine Buchung in voller Höhe verrechnet haben, verschwindet der offene Posten aus der Anzeigeliste bei den offenen Posten. Dort werden nur echte offene Posten aufgeführt. Möchten Sie aber auch getilgte offene Posten sehen, können Sie diese durch Deaktivieren des dazugehörigen Symbols in der Symbolleiste (die rot durchgestrichene Null ganz rechts) wieder einblenden. Stapelbuchungen erfassen Erfahrungsgemäß werden Kontoauszüge in der Praxis hintereinander weg gebucht. Dazu nimmt sich die Sachbearbeiterin mehrere Kontoauszüge und bucht die Beträge ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 50

54 nacheinander. Damit nicht jedesmal der Buchungsdialog neu gestartet werden muss, gibt es das Kontrollkästchen Stapelbuchung. Rufen Sie einen Buchungsdialog auf, ohne zuvor eine Akte zu öffnen. Im Feld Akte können sie die gewünschte Aktennummer oder alternativ das zugehörige Rubrum eingeben. Fahren Sie mit der Eingabe der Buchung fort. Bevor Sie aber ihre Eingaben mit Ok speichern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stapelbuchung. Dies führt dazu, dass beim Klick auf [Ok] die Buchung übernommen wird und der Buchungsdialog geöffnet bleibt. Jetzt können Sie gleich die nächste Buchung erfassen. Dabei ist es unerheblich, ob sich die Buchungen auf verschiedene Akten (Regelfall) oder auf eine einzige beziehen. Wurde die letzte Buchung mit Ok gespeichert, beenden Sie den Buchungsdialog mit einem Klick auf die Schaltfläche [Abbrechen]. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 51

55 Berichte erstellen xxx Niemand erfasst die Daten um Ihrer selbst willen. Ziel der Arbeit ist, die Daten in strukturierter Form in Berichten auszugeben. So lassen sich die in den Daten steckenden Informationen sinnvoll verwerten. ADVOSaldo bietet Ihnen eine Reihe verschiedener, in der anwaltlichen Praxis benötigte Berichte an: Tagesjournal Ein aktenübergreifender Bericht, der sämtliche Buchungen im angegebenen Zeitraum detailliert aufschlüsselt. Offene-Posten-Liste Ein aktenübergreifender Bericht, der aller offenen Posten in allen Akten darstellt. Saldenliste Ein weiterer, aktenübergreifender Bericht, der die Stände jedes Kontos für jede Akte auflistet. Fremdgeldliste Noch ein aktenübergreifender Bericht, der Geldbewegungen im Fremdgeldkonto für jede Akte darstellt. Steuerfreie Auslagen Dieser aktenübergreifende Bericht stellt die Geldbewegungen im Konto steuerfreie Auslagen für jede Akte dar. Mandantenkonto (E/A) Ein wichtiger, aktenbezogener Bericht, der alle Geldbewegungen mit den dazugehörigen Salden sämtlicher Buchungen der geöffneten Akte darstellt. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 52

56 Mandantenkonto Dieser aktenbezogene Bericht, stellt die Geldbewegungen mit den zugehörigen Salden sämtlicher Buchungen der ausgewählten Akte darstellt. Er enthält auch die Angabe der saldierten Umsätze. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 53

57 Programmeinstellungen Haben Sie erste Erfahrungen mit ADVOSaldo gesammelt und sich mit dem Konzept des Programms vertraut gemacht, möchten wir Ihnen an dieser Stelle weitergehende Hinweise für Ihre tägliche Arbeit geben. Mit diesen Informationen können Sie Ihr Programm an Ihre Wünsche und Anforderungen anpassen. Wahl der Währung (DM/EUR) ADVOSaldo ist eurofähig und kann grundsätzlich bereits ab Programmstand der Edition 1 nach dem weiter verwendet werden. Alternativ kann ADVOSaldo die angelegten Akten übergangsweise auch in DM führen. Sogar eine gemischte Verwaltung, die teilweise in DM und teilweise in Euro erfolgt, ist möglich. Wir raten von einer gemischten Aktenführung aber dringend ab! Wir empfehlen, alle Akten in ein und derselben Währung zu führen. Diese sollte im übrigen der Währung ihres Buchhaltungsprogramms entsprechen. Sonst wird es beim Übertragen der Daten (Datenexport) in das Buchhaltungsprogramm sicherlich zu Rundungsfehlern kommen. Diese kann man zwar korrigieren, das bedeutet aber einen vermeidbaren Aufwand. Unabhängig von der in den Akten festgelegten Währung haben Sie die Möglichkeit, eine Display-Währung festzulegen. Diese wird zur Anzeige der Daten in den Übersichtslisten im Hauptfenster verwendet und für die Berichte benutzt. Die Umschaltung der Display-Währung erfolgt über den Menüpunkt Ansicht / Währung oder die entsprechenden Buttons (DM/EUR) in der Symbolleiste. Auch hier gilt es aber auf Rundungsfehler zu achten. Führen Sie ihre Akten in Euro, möchten aber einen Bericht in DM erstellen, so werden die Einzelbeträge und die Summen unabhängig voneinander umgerechnet. Dass kann bei Rundungsfehlern dazu führen, dass die ausgewiesene Summe von der tatsächlichen, rechnerischen Summe der aufgeführten Teilpositionen abweicht! Diese Abweichung ist systembedingt und bei der Arbeit mit verschiedenen Währungen mathematisch unvermeidlich. Es handelt sich also nicht um einen Programmfehler. Vorgabewerte für Bemerkungstexte Sowohl bei der Eingabe von Buchungen als auch beim Erfassen offener Posten bietet ADVOSaldo die Möglichkeit, Bemerkungstexte einzugeben. Das entsprechende Textfeld enthält eine Vorgabeliste, in der Sie vorformulierte Bemerkungstexte aus dem anwaltlichen Arbeitsalltag finden. Wir haben uns bei der Auswahl danach gerichtet, an wen bzw. von wem eine Zahlung erfolgt. So finden Sie Mandant, Gegner, Rechtsschutzversicherung. Die aufgeführten Texte können Sie natürlich entsprechend Ihrer Anforderungen ändern. Rufen Sie dazu den Menüpunkt Extras / Bemerkungstexte auf. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 54

58 Finanzkonten definieren und ändern Zur Einstellung gehört auch die Anlage und Bezeichnung der Finanz- oder Geldkonten. Hierzu zählen klassischerweise die Konten Kasse, Bank und Postbank aber auch ein eventuell geführtes Gerichtsvollzieherverrechnungskonto. Sie können jederzeit über den Menüpunkt Extras / Finanzkonten neue Konten erfassen und vorhandene Konten ändern oder löschen. Letzteres geht allerdings nur, solange die Konten noch nicht bebucht wurden! ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 55

59 Möchten Sie die Bezeichnung eines Kontos ändern, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag und tragen Sie den neuen Namen bei Beschreibung ein. Analog dazu haben Sie die Möglichkeit, die Kontonummer zu ändern. Alle Änderungsmöglichkeiten stehen auch zur Verfügung, wenn Sie bereits Daten eingegeben haben. Sie wirken sich dann jedoch nicht nur auf die neuen, sondern auch auf alle bereits vorhandenen Buchungen aus. Haben Sie bereits Daten exportiert, so sollten Sie unbedingt auf eine Änderung der Nummern vorhandener Konten verzichten, da ein Teil ihrer Buchungen bereits unter den alten Nummern in Ihr Buchhaltungsprogramm übernommen würde. Des weiteren ist bei Änderungen der vorhandenen Finanzkonten darauf zu achten, dass diese exakt unter den gleichen Nummern in ihrem eigentlichen Buchhaltungsprogramm definiert sind. Mehrwertsteuer Mit ADVOSaldo erfassen Sie sowohl Honorare mit als auch ohne Mehrwertsteuer. Letzteres trifft für Kanzleien zu, die ihre Einnahmen nach 19 IV EStG (Kleinunternehmer) versteuern. Daher sieht ADVOSaldo die Möglichkeit vor, über den Menüpunkt Extras / Optionen den gewünschten Vorgabewert (mit / ohne MwSt) auszuwählen. Belegnummer Die Belegnummer wird in der Standardeinstellung automatisch vorgeschlagen. Sie beginnt stets mit dem Kürzel ADS für ADVOSaldo, gefolgt von einer fünfstelligen Ziffer, die fortlaufend durchnummeriert wird. Sie können die voreingestellte Belegnummer jederzeit überschreiben oder unter Extras / Optionen ausblenden. Eine eigene Definition des Belegnummernkreises ist derzeit nicht vorgesehen. ADVOLine ADVOSaldo Bedienung 56