Office 365. Überall und jederzeit arbeiten in der Cloud MICHAEL KOLBERG

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4 Office 365 Überall und jederzeit arbeiten in der Cloud MICHAEL KOLBERG

5 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben, die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt. Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das Symbol in diesem Buch nicht verwendet ISBN by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10 12, D München/Germany Alle Rechte vorbehalten Covergestaltung: Thomas Arlt, tarlt@adesso21.net Lektorat: Brigitte Bauer-Schiewek, bbauer@pearson.de Fachlektorat: Rainer G. Haselier, Amsterdam, Haselier IT Services Amsterdam Korrektorat: Petra Kienle Herstellung: Elisabeth Prümm, epruemm@pearson.de Satz: Reemers Publishing Services GmbH, Krefeld Druck und Verarbeitung: Drukarnia Dimograf, Bielsko-Biala Printed in Poland

6 Inhalt Kapitel 3 Die Rechner konfigurieren Im vorherigen Kapitel haben wir Ihnen die Aufgaben beschrieben, die ein Administrator durchführen muss, um die Infrastruktur festzulegen. Die wohl wesentlichste Tätigkeit bestand dabei darin, Konten für die weiteren Benutzer festzulegen. Auf dieser Basis können sich diese Benutzer am Office 365-Portal anmelden. Um aber mit den Werkzeugen von Office 365 arbeiten zu können, sind zusätzliche Vorarbeiten notwendig. die auf allen Rechnern durchgeführt werden müssen, auf denen Sie mit Office 365 in Verbindung treten wollen. Dazu gehören die Installation und Einrichtung der Clientprogramme für Outlook Online, Lync Online und SharePoint Online und die Konfiguration der vorhandenen Office- Desktopprogramme für die Zusammenarbeit mit Office Die nachfolgend beschriebenen Arbeiten müssen von allen Teilnehmern dem ersten und den weiteren Administratoren sowie allen anderen Benutzern ausgeführt werden: Dazu muss sich der Benutzer zunächst einmal anmelden. Wie sich der Administrator anmeldet, wissen Sie bereits ( Kapitel 2). Die Anmeldung für einen normalen Benutzer unterscheidet sich kaum. Dazu muss er natürlich seine eigenen Zugangsdaten verwenden ( Abschnitt 3.1). Nach der ersten Anmeldung kann jeder Benutzer seinen Rechner für Office 365 einrichten. Dazu gibt es im Prinzip zwei Möglichkeiten: Entweder Sie lassen die Benutzer ihre Desktopcomputer selbst aktualisieren und konfigurieren. Oder Sie installieren die erforderlichen Updates für Ihre Benutzer manuell. Wir wollen uns hier auf die erste Möglichkeit konzentrieren ( Abschnitt 3.2) Index

7 Kapitel 3 Die Rechner konfigurieren Abbildung 3.1: Die Bestätigung mit den vorläufigen Zugangsdaten 3.1 Die Anmeldung normaler Benutzer Wenn ein Administrator ein Benutzerkonto erstellt, wird bei Erfolg eine Nachricht mit den vorläufigen Zugangsdaten erstellt ( Abbildung 3.1). Diese Nachricht wird standardmäßig an den verantwortlichen Administrator gesendet. Er sollte diese an ein bereits vorhandenes -Konto des neuen Benutzers natürlich eines außerhalb des Office 365-Systems weiterleiten oder die Zugangsdaten dem Benutzer auf eine andere Weise zukommen lassen. Dann muss sich der Benutzer zunächst am Portal anmelden. Er kann sich über den Browser mit am Portal anmelden und diese ID auch direkt auf der Willkommensseite eingeben. Das funktioniert im Prinzip nicht anders als bei einem Administratorkonto ( Kapitel 2). Als Anmeldedaten fungieren die in der Nachricht angegebenen Daten also der Benutzername und das Temporäre Kennwort: 58

8 Die Anmeldung normaler Benutzer Achten Sie darauf, dass ein Klick auf den unterhalb von Benutzername angegebenen Link in dieser Nachricht nur dazu dient, dem Benutzer eine -Nachricht an sein Outlook Online-Konto zukommen zu lassen. Icon TIPP Die erste Anmeldung Bei der ersten Anmeldung wird der Benutzer aufgefordert, das vorhandene temporäre Kennwort durch ein eigenes Kennwort zu ersetzen ( Abbildung 3.2): TIPP Abbildung 3.2: Das Kennwort aktualisieren Der Benutzer muss im Feld Altes Kennwort das bisher gültige eingeben. Unter Neues Kennwort erstellen gibt er dann das neue Kennwort für die Anmeldung ein. Dieses muss aus mindestens acht und höchstens aus 16 Zeichen bestehen. Zwischen großen und kleinen Buchstaben wird wie üblich unterschieden. Die Qualität des Kennworts wird gemeldet. Anschließend muss die Eingabe des Kennworts im Feld Neues Kennwort bestätigen wiederholt werden. Abschließend muss der neue Benutzer die Änderungen durch einen Klick auf Absenden bestätigen Spätere Anmeldungen Danach muss sich der Benutzer mit dem neuen Kennwort anmelden. Anschließend meldet sich die Startseite des Benutzers. Beachten Sie, dass für einen normalen Benutzer der Eintrag Administrator oben in der Kopfzeile des Portals fehlt ( Abbildung 3.3) A 59

9 Kapitel 3 Die Rechner konfigurieren Abbildung 3.3: Die Startseite eines Benutzers In Hauptbereich des Fensters finden Sie unter der Überschrift Hier starten Links zu den anschließend durchzuführenden Schritten. Ein neuer Benutzer sollte zunächst einmal die Daten seines Profils kontrollieren und gegebenenfalls ergänzen oder korrigieren. Das funktioniert genauso wie bei einem Administratorkonto ( Kapitel 4). Klicken Sie im Office 365-Portal oben rechts auf Mein Profil. Die Seite Mein Profil wird angezeigt. Führen Sie bei Bedarf darin Änderungen durch und klicken Sie auf Speichern. 60

10 Die Konfigurationsaufgaben 3.2 Die Konfigurationsaufgaben In der Einleitung zu diesem Kapitel haben wir es schon angesprochen: Es gibt bestimmte Aufgaben, die jeder Benutzer ob Administrator oder nicht auf seinem Rechner durchführen muss, bevor er in den Genuss der Vorteile kommen kann, die Office 365 bietet. Dazu gehören zunächst einmal die Installation und Einrichtung der Clientprogramme für Outlook Online, Lync Online und SharePoint Online. Außerdem besteht einer der Vorteile bei der Verwendung von Office 365 darin, dass Sie über Ihre Office-Desktopanwendungen darauf zugreifen. Sie können beispielsweise mit Outlook direkt Ihr -Konto bei Office 365 ansprechen. Mit anderen Office-Desktopanwendungen beispielsweise Word oder Excel können Sie Dateien direkt in Ihrer Teamwebsite in SharePoint speichern und so mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten. Auch dafür sind einige Konfigurationsaufgaben notwendig Der Einstieg Zunächst sind an jedem Rechner, der Office-Desktopanwendungen enthält, einige kurze Vorarbeiten notwendig. Melden Sie sich auf dem jeweiligen Rechner bei Office 365 an. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Administratorkonto oder ein anderes Konto benutzen. Klicken Sie in der Kopfzeile des Portals auf Startseite und dann rechts unter Ressourcen auf Downloads. Die gleichnamige Seite wird angezeigt ( Abbildung 3.4). Sie können dafür auch den Link Jetzt einrichten unterhalb der Überschrift Hier starten im Hauptbereich der Startseite benutzen Abbildung 3.4: Die Seite Downloads A 61

11 Kapitel 3 Die Rechner konfigurieren Microsoft Lync 2010 installieren Mit der Kommunikationssoftware Lync 2010 können Sie über Instant Messaging, Audio, Video und Onlinebesprechungen mit Kollegen kommunizieren ( Kapitel 5). Zum Installieren dieser Software dient der obere Abschnitt im Fenster Downloads ( Abbildung 3.4). Diesen Konfigurationsschritt müssen Sie für alle Rechner durchführen, auf denen Sie über Lync kommunizieren möchten. 32-Bit- oder 64-Bit-Version Sie müssen je nach Betriebssystem des Computers die 32-Bit- oder die 64-Bit-Version des Installationsprogramms verwenden. Bei Windows 7 oder Windows Vista können Sie schnell die für Sie benötigte Version ermitteln. Öffnen Sie über das Windows-Menü Start die Systemsteuerung und wählen Sie wenn noch notwendig über die Liste zur Schaltfläche Anzeige eine der Ansichten Große Symbole oder Kleine Symbole. Klicken Sie dann auf System. In der Zeile Systemtyp finden Sie die benötigte Information. Bei einer 32-Bit-Version des Betriebssystems wird unter System als Systemtyp der Eintrag 32-Bit-Betriebssystem angezeigt. Installation durchführen Um die Installation vorzunehmen, wählen Sie im Fenster Downloads die gewünschte Version und stellen die gewünschte Sprache ein ( Abbildung 3.4). Sorgen Sie dafür, dass alle Microsoft Office-Programme geschlossen sind. Klicken Sie im Fenster Downloads unter Microsoft Lync 2010 installieren auf Installieren. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie das Installationsprogramm ausführen oder speichern möchten, klicken Sie auf Ausführen. Abhängig von den Sicherheitseinstellungen der Benutzerkontensteuerung müssen Sie dann noch den Zugriff auf den Rechner zulassen. Wenn das Dialogfeld Microsoft Lync 2010-Setup angezeigt wird, schließen Sie außerdem das Fenster Ihres Browsers. Starten Sie dann die Installation über das Dialogfeld Microsoft Lync 2010-Setup durch einen Klick auf Installieren. Die Voraussetzungen werden überprüft. Dann wird Lync installiert. Der Erfolg wird gemeldet. Beenden Sie den Vorgang durch einen Klick auf Schließen. In der Standardeinstellung wird Lync auch gleich gestartet. Das erkennen Sie an einem Symbol im Info-Bereich der Windows-Taskleiste ( Abbildung 3.5). Abbildung 3.5: Der Infobereich der Taskleiste mit einem Symbol für Lync Zu dieser Installation gleich noch eine Bemerkung. Standardmäßig ist Lync danach bereits geöffnet und meldet sich auch bei jedem Start des Rechners erneut. Unter Umständen werden Sie bei weiteren Konfigurationseinstellungen dazu aufgefordert, Lync zu schließen. Der schnellste Weg dazu besteht darin, mit der rechten Maustaste auf das Lync-Symbol in Info-Bereich der Taskleiste zu klicken und im Kontextmenü den Befehl Beenden zu wählen ( Abbildung 3.6). 62

12 Die Konfigurationsaufgaben Abbildung 3.6: Das Kontextmenü zum Lync-Symbol Die Konteneinstellungen für Lync ändern Es gibt hinsichtlich der Arbeit mit Lync innerhalb von Office 365 noch einige Einstellungen, die nur ein Administrator festlegen darf. Dazu gehört die Frage, ob eine Kommunikation mit Benutzern außerhalb von Office 365 zulässig sein soll und welche Dienste die einzelnen Office 365-Benutzer in Lync nutzen dürfen. Die externe Kommunikation festlegen Melden Sie sich als Administrator bei Office 365 an. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Administrator und dann auf der Seite Übersicht unterhalb von Lync auf Allgemeinen Einstellungen. Die Lync Online-Systemsteuerung wird geöffnet ( Abbildung 3.7). Abbildung 3.7: Die Lync Online- Systemsteuerung, Übersicht A 63

13 Kapitel 3 Die Rechner konfigurieren Abbildung 3.8: Die Lync Online- Systemsteuerung, Benutzerinformationen Die externe Kommunikation ist standardmäßig aktiviert. Sofern Sie sie nicht deaktivieren, können Benutzer in Ihrem Unternehmen mit Benutzern in anderen Unternehmen kommunizieren, in denen ebenfalls die externe Kommunikation aktiviert ist. Einwahlkonferenzen Durch Einwahlkonferenzen haben Benutzer die Möglichkeit, die Audioübertragung einer Konferenz mitzuverfolgen. Bevor Einwahlkonferenzen aktiviert werden können, muss zuerst ein Vertrag mit einem Lync Online-Partner geschlossen werden, der dann als Anbieter für die Einwahlkonferenzen dient. Klicken Sie dann auf der Seite Übersicht der Lync Online-Systemsteuerung unter Einwahlkonferenzen auf Verwalten und legen Sie die Einstellungen für die einzelnen Benutzer fest. Ändern der Benutzereinstellungen von Lync Online Sie können die Lync Online-Benutzer in Ihrer Organisation anzeigen und Lync Online-Einstellungen für einzelne oder mehrere Benutzer ändern. Klicken Sie dazu in der Lync Online-Systemsteuerung auf Benutzerinformationen. Die Liste der Lync Online-Benutzer in Ihrem Unternehmen wird angezeigt ( Abbildung 3.8). Legen Sie dann die Einstellungen für jeden Benutzer einzeln fest: Klicken Sie zuerst auf den Anzeigenamen des Benutzers und nehmen Sie dann auf der Seite Einstellungen bearbeiten die für den Benutzer gewünschten Änderungen vor ( Abbildung 3.9): Dateiübertragung ermöglicht einem Benutzer die Dateiübertragung mit Lync Audio und Video aktiviert oder deaktiviert die Audio- und Videofunktion für den Benutzer. Die Verfügbarkeit dieser Funktion hängt vom Standort des Benutzers ab. 64

14 Die Konfigurationsaufgaben Externe Kommunikation ermöglicht dem Benutzer die Kommunikation mit Personen außerhalb des Unternehmens. Abbildung 3.9: Benutzereinstellungen für Lync, Einstellungen bearbeiten Klicken Sie dann auf Weiter und überprüfen Sie auf der Seite Zusammenfassung die gewählten Optionen. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen. Sie können die Benutzereinstellungen für mehrere Benutzer in einem Durchgang ändern, indem Sie das Kontrollkästchen neben jedem Benutzer, dessen Einstellungen Sie ändern möchten, aktivieren. Klicken Sie dann auf Benutzer bearbeiten. Icon TIPP Desktopanwendungen konfigurieren Als Administrator für Microsoft Office 365 für Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass die Desktopcomputer der Benutzer auf dem neuesten Stand sind und für die Verwendung mit Office 365 konfiguriert wurden. Das Einrichten der Desktopcomputer der Benutzer ermöglicht diesen, Dateien in Office 365 von ihren Microsoft Office-Desktopanwendungen aus zu öffnen und zu speichern. Außerdem können sie sich mit ihrer Microsoft Online Services-ID von ihren Desktopanwendungen aus bei Office 365 anmelden. Sie haben zwei Möglichkeiten, die Desktopcomputer der Benutzer für Office 365 einzurichten: Lassen Sie die Benutzer ihre Desktopcomputer selbst aktualisieren und konfigurieren. Oder installieren Sie die erforderlichen Updates für Ihre Benutzer manuell. Automatisches Aktualisieren und Konfigurieren Zur automatischen Durchführung dieser Konfigurationsaufgaben dient der untere Abschnitt im Fenster Downloads ( Abbildung 3.4 auf Seite 61). Klicken Sie dort unter Office-Desktopanwendungen einrichten und konfigurieren auf Einrichten. Das startet die Installationsroutine. TIPP A 65

15 Kapitel 3 Die Rechner konfigurieren Abbildung 3.10: Desktopanwendungen konfigurieren Bestätigen Sie die Nachfragen. Anschließend müssen Sie sich auch wenn Sie bereits Kontakt zum Portal haben erneut mit Ihrer Microsoft Online Services ID anmelden. Die Konfiguration Ihres Rechners wird überprüft. Anschließend werden die durchzuführenden Aufgaben angezeigt ( Abbildung 3.10). Wird die Überprüfung abgeschlossen, ohne dass Probleme erkannt wurden, werden Ihnen Optionen zur Konfiguration Ihrer Desktopanwendungen angezeigt, und Sie erhalten weitere Informationen zu den wichtigen Updates, die von Office 365- Desktopsetup installiert werden. Wird ein Problem erkannt, finden Sie weitere Informationen unter Behandeln von Update- und Konfigurationsproblemen für Office 365. Wenn hier eine der Aufgaben nicht aktiviert und auch anwählbar ist, heißt das nur, dass die Aufgabe bereits erfolgreich erledigt wurde. Bei einigen Anwendungen sind möglicherweise Kontrollkästchen grau eingefärbt. Dies kann vorkommen, wenn Ihr Konto diese Anwendung nicht mit Office 365 verwenden kann oder wenn die erforderliche Anwendung auf Ihrem Computer nicht installiert ist. Klicken Sie auf Weiter. Wenn Anwendungen geöffnet sind, werden Sie aufgefordert, diese zu schließen. Je nach Einstellung der Benutzerkontensteuerung müssen Sie dann den Zugriff auf Ihren Rechner zulassen. Lesen Sie die Lizenzbedingungen und klicken Sie auf Zustimmen. Anschließend werden die Updates installiert und konfiguriert. Der Erfolg wird gemeldet. Nach einem Klick auf Weitere Details anzeigen können Sie den Fortschritt kontrollieren. 66

16 Die Konfigurationsaufgaben Nach Abschluss dieses Vorgangs werden Sie meist aufgefordert, den Rechner neu zu starten. Klicken Sie in diesem Fall auf Jetzt neu starten. Manuelles Konfigurieren von Desktopanwendungen Wir haben es einleitend erwähnt. Sie können die Desktopanwendungen auch manuell konfigurieren. Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zu Office 365: Klicken Sie rechts oben im Fenster auf die Schaltfläche mit dem Fragezeichen. Das zeigt die Übersichtsseite zur Programmhilfe an. Wählen Sie darin den Link Aktualisieren und Konfigurieren von Desktopcomputern und dann Manuelles Aktualisieren und Konfigurieren von Desktopcomputern für Office 365. Verknüpfung im Startmenü Nach der Ausführung von Microsoft Office 365-Desktopsetup wird dem Start- Menü auf dem Desktop eine Verknüpfung zum Office 365-Portal hinzugefügt. Diese finden Sie zunächst unter Alle Programme im Ordner Microsoft Office 365. In den meisten Fällen empfiehlt es sich, diese so im Start-Menü anzusiedeln, dass Sie schnell auf sie zugreifen können ( Abbildung 3.11). Dazu öffnen Sie den Ordner, klicken mit der rechten Maustaste auf Microsoft Office 365-Portal und wählen im Kontextmenü den Befehl An Startmenü anheften Abbildung 3.11: Eine Verknüpfung zum Office 365- Portal im Menü Start A 67

17 Copyright Daten, Texte, Design und Grafiken dieses ebooks, sowie die eventuell angebotenen ebook-zusatzdaten sind urheberrechtlich geschützt. Dieses ebook stellen wir lediglich als persönliche Einzelplatz-Lizenz zur Verfügung! Jede andere Verwendung dieses ebooks oder zugehöriger Materialien und Informationen, einschließlich der Reproduktion, der Weitergabe, des Weitervertriebs, der Platzierung im Internet, in Intranets, in Extranets, der Veränderung, des Weiterverkaufs und der Veröffentlichung bedarf der schriftlichen Genehmigung des Verlags. Insbesondere ist die Entfernung oder Änderung des vom Verlag vergebenen Passwortschutzes ausdrücklich untersagt! Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an: Zusatzdaten Möglicherweise liegt dem gedruckten Buch eine CD-ROM mit Zusatzdaten bei. Die Zurverfügungstellung dieser Daten auf unseren Websites ist eine freiwillige Leistung des Verlags. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Hinweis Dieses und viele weitere ebooks können Sie rund um die Uhr und legal auf unserer Website herunterladen: