Praktikumsbericht. SEP SynergyEuropaPartner

Transkript

1 Praktikumsbericht SEP SynergyEuropaPartner

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 3 2. Bewerbungsverfahren.3 3. SEP SynergyEuropaPartner allgemein Die Struktur von SEP SynergyEuropaPartner 5 5. Die Arbeitsweise von SEP SynergyEuropaPartner.5 6. Meine Tätigkeiten bei SEP SynergyEuropaPartner 7 7. Gewonnene Erfahrungen und Bewertung des Praktikums.9 2

3 1. Einleitung Ich habe von Anfang August bis Ende September 2010 mein 8-wöchiges Pflichtpraktikum in Hamburg bei SEP SynergyEuropaPartner Ltd. absolviert. Ich wollte mein Praktikum nutzen, um die Arbeitsweise der Europäischen Union näher kennen zu lernen, sei es direkt bei der EU oder bei Organisationen, die in Verbindung zur EU stehen. Außerdem war es mir wichtig, während des Praktikums in den Arbeitsalltag mit einbezogen zu werden und nicht nur ein Zuschauer zu sein. In dem folgenden Praktikumsbericht werde ich mein Bewerbungsverfahren darstellen. Danach werde ich die Struktur und die Arbeitsweise von SEP SynergyEuropaPartner Ltd. vorstellen. Des Weiteren werde ich von meinen Aufgaben, Tätigkeiten und Erfahrungen berichten. Den Bericht beenden möchte ich mit einer Bewertung meines Praktikums. 2. Bewerbungsverfahren Anfang Juni 2010 habe ich begonnen, mir Gedanken über das Pflichtpraktikum im Rahmen des Studiums Integrierte Europastudien zu machen. Mir war klar, dass ich dort ein Praktikum machen möchte, wo ich einen engen Bezug zur Europäischen Union haben werde. Also versuchte ich zuerst einen Praktikumsplatz bei einem Konsulat zu finden. Das Problem war, dass es sich als äußerst schwierig herausstellte in Bremen oder Hamburg ein Praktikum bei einem Konsulat zu absolvieren, da in Bremen und Hamburg fast nur Honorarkonsulate sind. Dort bekam ich leider nur Absagen, da die Honorarkonsulate häufig nur von zwei Personen geleitet werden und diese nicht die Möglichkeit haben Praktikanten aufzunehmen. Ich überlegte auch ein Praktikum beim Auswärtigen Amt zu machen, jedoch ist es dort sehr schwierig einen Praktikumsplatz zu bekommen, da die Plätze sehr begrenzt sind und die Nachfrage ausgesprochen hoch. Außerdem wäre es ein hoher organisatorischer sowie auch finanzieller Aufwand gewesen, in Berlin oder gar im Ausland das Praktikum zu absolvieren. Also recherchierte ich im Internet nach Alternativen. Dabei stieß ich auf eine Anzeige von SEP SynergyEuropaPartner Ltd.. Nachdem ich mir die Homepage 1 angesehen hatte, entschied ich mich dafür, es dort mit einer Bewerbung zu versuchen, da SEP SynergyEuropaPartner Ltd. ein Unternehmen ist, das Antragstellern für Fördergelder der EU 1 partner hamburg.eu 3

4 hilft, die Projekte und den Antrag für die EU zu entwickeln. Somit konnte ich zwar nicht direkt bei der EU ein Praktikum machen, aber ich konnte lernen, wie Anträge an die EU erstellt werden und was alles zu so einem Antrag dazugehört. Zuerst trat ich telefonisch mit dem Unternehmen in Kontakt und erklärte, was ich studiere und warum ich gerne ein Praktikum bei SEP SynergyEuropaPartner Ltd. machen würde. Daraufhin sollte ich meine Bewerbungsunterlagen zusenden und ich wurde außerdem zu einem Gespräch eingeladen. Am fand das zuvor telefonisch vereinbarte Gespräch in Hamburg statt. Das Gespräch führte Herr K. mit mir, der der Direktor von SEP ist. Er erklärte mir die Arbeitsweise des Unternehmens und erzählte mir von einigen Projekten, an denen sie gerade arbeiteten und an welchen ich während meines Praktikums mitarbeiten würde. Besonders wichtig wäre, dass ich mich schnell in neue Themen einarbeiten könne und das ich für alle Themengebiete offen sein müsste. Genauso wichtig wäre es, dass ich Dinge gleichzeitig machen kann und dabei nicht den Überblick verliere oder Sachen vergesse. Außerdem teilte mir Herr K. mit, dass innerhalb des Zeitraums, in dem ich mein Praktikum absolvieren wollte, eine Kollegin im Urlaub wäre und ich somit alle ihre Aufgaben übernehmen würde. Damit war direkt sicher gestellt, dass ich vollkommen in die Arbeitsabläufe mit integriert werden würde. Nach dem Gespräch war sicher, dass ich das Praktikum dort mache vom bis zum Ich war froh, dort das Praktikum zu machen, da mir versichert wurde, dass ich in allen Arbeitsbereichen mitarbeiten würde, da das Unternehmen nur aus fünf Personen besteht und fast jeder für alle Aufgabenbereiche verantwortlich ist. Außerdem war es mir sehr wichtig gewesen einen Praktikumsplatz zu finden, der einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag bietet und dies war durch die vielen verschiedenen Projekte gewährleistet. 3. SEP SynergyEuropaPartner allgemein SEP SynergyEuropaPartner ist ein Institut, das Pilotprojekte mit europäischer Dimension entwickelt. Diese Projekte entstehen im Auftrag bzw. zusammen mit verschiedensten Partnern. Die unter anderem europäisch geförderten Projekte laufen mit Beteiligung von Partnerorganisationen aus bis zu 10 EU-Mitgliedsstaaten beziehungsweise EU- Kandidatenländern ab. Partner der Projekte mit unterschiedlichen thematischen 4

5 Schwerpunkten sind Behörden, die Europäische Kommission, NGOs, Gewerkschaften, Arbeitgeberorganisationen und Stiftungen. SEP übernimmt bei den Projekten in der Regel die Projekt-Umsetzung und Administration. Darüber hinaus erarbeitet SEP wissenschaftliche Studien, entwickelt nationale Programme und Entwicklungsagenturen. 4. Die Struktur von SEP SynergyEuropaPartner Das Institut SEP ist ein sehr kleines Unternehmen. Insgesamt arbeiten dort fünf Menschen zusammen. Die Leitung von SEP haben die beiden Direktoren Herr K und Frau M, die das Institut gegründet haben. Desweiteren ist eine Halbtagskraft Frau W eingestellt, um die Buchführung zu machen. Frau P ist ebenfalls eine Angestellte, die als Projektassistenz fungiert. Außerdem ist fast immer ein Praktikant da, die alle zwei bis drei Monate wechseln und teilweise auch nach dem Praktikum noch Kontakt zu SEP halten und eventuell an manchen Projekten noch mitarbeiten. Wie schon erwähnt arbeiten alle eng zusammen und sind vertraut mit allen Aufgabenbereichen. Trotzdem gibt es eine gewisse Arbeitsteilung. So kümmert sich die Direktorin Frau M auch mit um die Buchführung und dafür etwas weniger um die Projekt- Umsetzung, ist aber trotzdem mit den verschiedenen Projekten vertraut. Der Direktor Herr K kümmert sich fast ausschließlich um die Projekt-Umsetzung und arbeitet an den Anträgen für die EU-Förderung. Außerdem arbeitet er hauptsächlich mit der Projektassistenz Frau P zusammen und betreut mit ihr zusammen den Praktikanten. Außerdem besucht Herr K die meisten Meetings und hält Kontakt zu den Projektpartnern. Die Projektassistenz Frau P arbeitet wie schon gesagt eng mit Herrn K zusammen. Sie arbeitet mit an den Anträgen für die EU-Förderung und hält ebenfalls Kontakt zu den Projektpartnern. Außerdem erstellt sie den monatlichen Newsletter für Kunden und Interessierte von SEP. Passend dazu aktualisiert und gestaltet sie die Homepage von SEP. 5

6 5. Die Arbeitsweise von SEP SynergyEuropaPartner Am Anfang jedes Projektes steht eine Ausschreibung der Europäischen Kommission, beispielsweise eine Ausschreibung zum Sozialen Dialog. Dann wird überlegt, zu welchem Thema ein Pilot-Projekt entwickelt werden könnte, dass zum Sozialen Dialog passt. Dementsprechend muss dann ein Antragssteller gefunden werden. Wer Antragssteller sein kann, ist in der Ausschreibung der EU festgelegt. Meistens können Gewerkschaften, Arbeitgeberorganisationen oder NGOs Antragsteller werden. Wenn dann ein Antragsteller gefunden wurde, der ein Projekt mit entwickeln möchte zu dieser Ausschreibung, geht es an die Planung des Projektes. Es muss zuerst überlegt werden, warum das Projekt wichtig und notwendig ist, so dass es von der EU gefördert werden sollte. Dabei ist natürlich auch das Ziel des Projektes wichtig: Was soll verbessert oder verändert werden durch das Projekt? Kann das Projekt eine nachhaltige Wirkung oder Veränderung schaffen? Desweiteren muss man Partnerorganisationen aus den Mitglieds- oder Kandidatenländern der EU finden, die sich an dem Projekt beteiligen wollen. Dann wird die Durchführung des Projektes geplant, zum Beispiel wie viele Workshops werden notwendig sein und wie sollen diese Workshops ablaufen, wer soll daran teilnehmen? Da die Kommission in ihrer Ausschreibung ein gewisses Budget angibt, das sie zur Verfügung stellt für Projekte, muss natürlich eine Kalkulation erstellt werden. Dies ist manchmal nicht so einfach, da man am Anfang des Projektes nur grob schätzen kann, wie kostenintensiv die einzelnen Workshops beispielsweise werden. Es ist aber klar, dass innerhalb der drei Jahre (die meisten Projekte laufen über drei Jahre) sich das Projekt individuell entwickelt und deswegen nicht unbedingt die vorherige Planung ganz genau eingehalten werden kann. Zu so einem Antrag auf EU-Förderung gehört aber noch mehr. Es muss eine Bilanz des Antragstellerunternehmens vorgelegt werden. Und es müssen Teilnahmebestätigungen der Partnerorganisationen vorgelegt und weitere Formalien beachtet werden. Um diese Dokumente kümmert sich SEP. Sie leiten alles in die Wege und kontaktieren alle notwendigen Personen. Wenn der Antrag dann komplett ist, wird er in einer Online-Version und in Papier-Version an die EU geschickt, die zwischen vielen verschiedenen Anträgen entscheidet, welche Projekte die Fördergelder erhalten. 6

7 Wenn der Antrag erfolgreich war, geht die Arbeit für SEP mit den Projektpartnern weiter. Es müssen nun die Workshops organisiert werden. Es muss eine Agenda für den ersten Workshop entwickelt werden. Die Themen für den jeweiligen Workshop wurden schon im Antrag festgelegt. Außerdem müssen Räumlichkeiten organisiert und Einladungen an die Partnerorganisationen verschickt werden. Nebenbei betreibt SEP noch Akquise für den Antragsteller, mit dem er besonders eng zusammenarbeitet. So werden zum Beispiel Flyer entworfen oder passende Kontakte hergestellt. Generell sind Kontakte besonders wichtig, da man auf die Mitarbeit der Projektmitglieder angewiesen ist. Somit ist die Arbeit in diesem Institut sehr abwechslungsreich, da immer mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Es ist wichtig dabei den Überblick zu behalten und nebenbei immer die Augen und Ohren offen zu halten für mögliche neue Projektideen. 6. Meine Tätigkeiten In den 8 Wochen meines Praktikums wurde ich in alle anfallenden Aufgaben mit einbezogen. So durfte ich mitarbeiten an einem EU-Antragsverfahren im Rahmen des Förderprogramms Sozialer Dialog. Dieses ínternationale Projekt befasst sich mit der geplanten Zusammenarbeit von Hafen-Arbeitgeber-Organisationen aus fünf EU-Partnerländern. Konkret mitgearbeitet habe ich dabei an den Formalitäten, ich habe beispielsweise die benötigten Kontaktdaten zusammengetragen oder die entsprechenden Ordner fortlaufend aktualisiert. Außerdem durfte ich mit an den Inhalten arbeiten. So war ich daran beteiligt mit zu planen, welche Themen in den geplanten Workshops behandelt werden sollen. Eine weitere Aufgabe war dabei zu helfen, die Kalkulation für das Projekt zu erstellen, was sehr interessant war, da ich so die finanziellen Dimensionen eines Projektes kennen lernen konnte. Leider konnte der Antrag letztendlich nicht eingereicht werden, da diverse Dokumente von den Partnern nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt wurden. Allerdings wird daran gearbeitet, den Antrag bis zum nächsten Einreichungstermin fertigzustellen. Dies zeigte mir, wie machtlos man ist, wenn die Zusammenarbeit nicht bis ins letzte funktioniert. 7

8 Ich war aber auch an der Arbeit für ein sich bereits in der Durchführung befindendes Projekt beteiligt. Dieses Projekt nennt sich TransBaltic 2 und wird durch Interreg gefördert. Das Programm umfasst 20 Partner aus 9 Ländern der Ostsee-Region und befasst sich unter anderem mit der Infrastruktur- und Logistik-Entwicklung des Sektors Transport. SEP koordiniert in diesem Zusammenhang den Projektpartner ma-co (Maritimes Competenzcentrum, Hamburg) 3, der zuständig ist für die Verbreitung seines CMS (Competence Management System) sowie für Capacity building in transport operations. Hierzu habe ich Vorschläge zur Gestaltung verschiedener Informationsblätter (bzw. Flyer) ausgearbeitet, was eine spannende und kreative Aufgabe war. Außerdem war ich an der Kommunikation und Koordinierung mit dem Projektpartner beteiligt. Generell war ich die ganzen 8 Wochen zuständig für die Archivierung beziehungsweise für die Fortschreibung von projektbezogenen Kommunikations-, Kontakt- und Terminlisten. Ebenso habe ich mitgewirkt am monatlichen SEP-Newsletter, der die SEP-Kunden über die aktuellen europäischen Calls, Konsultationen und Wettbewerbe informiert. Dafür habe ich die entsprechenden Calls für den Newsletter herausgesucht und beschrieben. Danach habe ich die s für den Versand vorbereitet. Mir wurde auch gezeigt, wie der aktuelle Newsletter auf der Homepage von SEP hochgestellt wird. Eine Abwechslung zum Büroalltag war die Teilnahme an einem Meeting. Das Meeting wurde von der BSU (Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt, Hamburg) veranstaltet. Ziel des Meetings war es, den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Interreg-Projekten (Region Nordsee/Region Ostsee), die das Thema Hafen und Hamburg-Beteiligung betreffen, zu fördern und zu erleichtern. Um dem Zweck Synergien näher zu kommen und diese Kommunikation fortzuführen, hat SEP eine Kommunikationsmatrix vorgeschlagen. In dieser Matrix sollen Schritt für Schritt Informationen der verschiedenen Projekte zusammengetragen und fortgeschrieben werden. Mir wurde vorgeschlagen auch nach Beendigung meines Praktikums die Aktualisierung dieser Matrix, in der sich Termine, Ideen und Kontakte der einzelnen Projekte wiederfinden, in Zusammenarbeit mit SEP zu betreuen. Außerdem habe ich projektbezogene Übersetzungsarbeiten übernommen, wodurch ich mein Englisch nutzen und auffrischen konnte co.de 8

9 Natürlich habe ich auch viele kleine Aufgaben übernommen, die gerne an die Praktikanten vergeben werden, wie kleine Druckaufträge oder die Betreuung des Telefons. Und ich habe auch Kaffee gekocht und abgewaschen. Diese Tätigkeiten habe ich aber wirklich nur nebenbei erledigt, sie gehörten nicht zu meiner Haupttätigkeit. Zum Abschluss meines Praktikums durfte ich an der Official opening conference / European Ports and EU Policies (Interreg-IVC-Projekt PORTINTEGRATION) teilnehmen. Dies war eine tolle Gelegenheit Menschen kennenzulernen, die entweder direkt für die europäische Union arbeiten oder zumindest sehr eng mit ihr kooperieren. Nachdem ich den ganzen Tag der Konferenz beigewohnt hatte und dabei sein durfte, wie nützliche Kontakte geknüpft wurden, habe ich am nächsten Tag einen Kurzbericht über die Konferenz angefertigt. Ebenso durfte ich am nächsten Tag mit zu einem Informationsbesuch, der sich auf der Konferenz ergeben hat. Dieses Treffen zwischen einem Manager der Tallin Ports und einem SEP-Vertreter sowie dem ma-co-leiter fand bei ma-co statt. Ma-co informierte über das Kooperationsinteresse im Zusammenhang des TransBaltic-Projekts und die bereits bestehende Kooperation. Anschließend besichtigten wir das Trainingsgelände von ma-co, was einen interessanten Einblick in das praktische Hafenarbeits-Training vermittelte. 7. Gewonnene Erfahrungen und Bewertung des Praktikums Insgesamt habe ich durch das Praktikum viele neue Eindrücke bekommen. Ich habe gelernt, wie der Arbeitsalltag in diesem Berufsfeld aussehen kann. Es war interessant zu erfahren, welche Entscheidungsrichtlinien die EU für die Vergabe von Fördergeldern hat. Gut gefallen hat mir auch, dass die Projekte ganz unterschiedliche Themenbereiche bearbeiten. So lernt man unheimlich viel über Bereiche, für die man sich sonst vielleicht nicht interessieren würde. Somit erweitert diese Arbeit den eigenen Horizont und lehrt einen flexibel zu sein. Außerdem trägt man zur Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten der EU bei, daher hat die Arbeit auch einen sozialen Wert, was mir persönlich wichtig ist bei der Berufswahl. Außerdem wollte ich nicht ein Praktikum machen, bei dem ich kaum Kontakt mit Menschen habe. Während des Praktikums habe ich gesehen, wie wichtig die kontinuierliche Kommunikation zwischen den am Projekt beteiligten Personen ist. Diese Kommunikation funktioniert leider nicht immer reibungslos, weil nicht alle Partner hundertprozentig kooperativ mitarbeiten. 9

10 Was mir an der Arbeit nicht gefällt ist, dass sie von Zeit zu Zeit ein wenig unstrukturiert ist. Da man oft zwischen den Projekten hin und her springen muss, ist es schwer den Überblick zu behalten und man kann sich oft nur oberflächlich mit einem Thema oder einer Aufgabe auseinandersetzen. Außerdem ist man abhängig von der Kooperation der Projektmitglieder oder des Antragstellers. Es ist frustrierend, wenn man an einem Antrag arbeitet und diesen letztendlich nicht einreichen kann, weil noch Dokumente vom Antragsteller oder den möglichen Projektmitgliedern fehlen. Rückblickend war das Praktikum aber eine tolle Erfahrung. Besonders froh bin ich, dass ich Praktikantin in einem Institut war, das mich freundlich empfangen hat und mir richtige Aufgaben gegeben hat. Ich durfte von Anfang an bei allem dabei sein. Dies ermöglichte mir, eine realistische Entscheidung für mich zu treffen, ob ich später in dem Bereich arbeiten möchte. Obwohl mir die Arbeit gefallen hat, werde ich mich wahrscheinlich doch für eine Arbeit entscheiden, in der der sozialwissenschaftliche Aspekt stärker ausgeprägt ist als der politische Aspekt. 10