Kalkulationsbeispiel für eine Projektarbeit

Transkript

1 Worum es hier geht? In der Projektarbeit Gesamtplanung, die zum Abschluss Ihrer Weiterbildung anzufertigen ist, wird auch verlangt, dass Sie das vorgegebene Budget in professioneller Weise planen und verwalten. Sie arbeiten also genauso wie eine Werbe-/Kommunikationsagentur in der Praxis. Das nachfolgende Beispiel, das auch mit der Aufgabe Nr. 22 identisch ist, soll aufzeigen, wie diese Methode der Kostenrechnung umgesetzt wird: nämlich nach dem Prinzip der Zielkostenrechnung, oder auch Target Costing genannt. Der Grund für diese Bezeichnung ist ganz einfach: alle Kosten und Leistungen leiten sich vom vorgegebenen Ziel des Budgetrahmens ab. In unserem Beispiel ist das ein Betrag von , den Ihnen der Kunde übergibt. Davon finanzieren Sie alle Fremd- und Eigenleistungen. Außerdem sollte für Sie als Agentur auch noch ein Gewinn übrig bleiben. Am Ende dieses Arbeitsvorgangs tragen Sie alle Zahlen in das Kalkulationsformular ein. Die TeilnehmerInnen digital kennen dieses Formular, das auch in der Medienkalkulation digital angewandt wird. Die Vorgehensweise ist hier in Einzelschritten erläutert. Deshalb habe ich das Kalkulationsformular in einzelne Arbeitsschritte auseinander geschnitten. Sie können diese in der Aufgabe Nr. 22 mitrechnen und in der Lösung Nr. 22 ebenso nachvollziehen. Grundsätzliche Vorgehensweise Ermittlung der Honorarsätze der Agentur: Stundenhonorare der Mitarbeiter Ermittlung des Betrages, der für die Selbstkosten (Fremdleistungen + Eigenleistungen) zur Verfügung steht Ggf. unterschiedliche Stundenhonorare für Mitarbeitergruppen nach Komplexität oder Hierarchie Kalkulation der Fremdleistungen. Der verfügbare Restbetrag steht für die Eigenleistungen zur Verfügung Ermittlung der Eigenleistungen Insgesamt gilt: Eigenleistungen + Fremdleistungen = Selbstkosten Eigenleistungen = Selbstkosten Fremdleistungen, 2014, urheberrechtlich geschützt, soweit nicht auf andere Seite 1

2 Ermittlung der Honorarsätze Die berechneten Honorarsätze der eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen natürlich den gesamten anteiligen Kostenaufwand der Agentur tragen. Dabei kann die Agentur von einem für alle Mitarbeiter gleichen Stunden- bzw. Tagessatz ausgehen, oder diese Honorarsätze modifizieren. In unserem Beispiel berechnen wir Stundenhonorare und modifizieren diese nach bestimmten Mitarbeitergruppen. Tabelle 1: Ermittlung der Honorarsätze in der Agentur Kostenart % Jahrespersonalkosten Agenturgemeinkosten-Zuschlagssatz 85,6% = Agenturkosten : Kundenkapazität Std. je Mitarbeiter 980 : Anzahl Mitarbeiter (MA) 12 = Durchschnittlicher Honorarstundensatz je Mitarbeiter 85,00 Diese Position umfasst alle in einem Jahr gezahlten Löhne und Gehälter zzgl. aller Sozialkosten an die Mitarbeiter. Hinzu geschlagen werden die in einem Prozentsatz ermittelten Gemeinkosten der Agentur, ähnlich der diff. Zuschlagskalkulation Das ist die tatsächlich für Kundenaufträge geleistete Kapazität, durchschnittlich je Mitarbeiter in Stunden. In der Maschinenstundensatzrechnung entspricht dieser Wert den Fertigungsstunden. Die gesamten Agenturkosten müssen jetzt durch die gesamte geleistete Kapazität der Agentur dividiert werden, nach der Formel: In unserem Fall ergibt das also einen Stundensatz von 85 je Std. und Mitarbeiter. Umgekehrt: wenn alle 12 Mitarbeiter jeweils an 980 Stunden im Jahr an berechneten Kundenaufträgen arbeiten, wird ein Rechnungsvolumen von erwirtschaftet und die Agenturkosten sind damit gedeckt. Achtung: es ist aber noch kein Gewinn erzielt worden. Viele Agenturen wollen nicht mit einem einheitlichen Stunden-Honorarsatz im Markt auftreten. Sie möchten gerne berücksichtigen, dass die zu erledigenden Jobs nach unterschiedlichen Graden der Anforderungen, unterschiedlicher Komplexität und Zugehörigkeit zur Hierarchie zu beurteilen sind. Außerdem möchten sie eine zuverlässige Kostendeckung sicherstellen, wenn Mitarbeiter ins Spiel kommen, die mehr verdienen, als der Durchschnitt. Dies kann z.b. so geschehen: Tabelle 2: Aufgliederung der Honorare nach Hierarchie-Ebenen und Komplexität der Aufgaben Mitarbeiter der Produktionsabschnitte Gewichtung Honorarsatz je Std./MA Akquisition 85,00 1,3 110,50 Konzeptphase 85,00 1,3 110,50 Projektmanagement 85,00 1,1 93,50 Produktion 85,00 0,8 68,00 Testphase 85,00 0,8 68,00, 2014, urheberrechtlich geschützt, soweit nicht auf andere Seite 2

3 Die Zahlen für die Gewichtung sind hier beispielhaft eingefügt. Man kann diese in der Praxis zusätzlich mit Methoden ermitteln, wie sie z.b. auch in der Äquivalenzziffernkalkulation angewandt werden. Dies soll aber in unserem Beispiel jetzt nicht weiter vertieft werden. Jedenfalls stehen jetzt Honorarsätze zur Verfügung, mit denen dann zu einem späteren Zeitpunkt die Eigenleistungen ermittelt werden können. Da in der Zielkostenrechnung zuvor aber die Fremdleistungen zu kalkulieren sind, kommen die Honorare erst wieder später zum Zug. Ermittlung der Selbstkosten An dieser Stelle machen wir uns über unseren Gewinn sowie die zu erwartenden Erlösschmälerungen Gedanken. Tabelle 3: Ermittlung der Selbstkosten Position Inhalte % Betrag Zielkosten Budgetvorgabe Hier wird das vom Kunden vorgegebene Budget eingesetzt und davon ,00 dann zurück kalkuliert. - Erlösschmälerungen Skonti % Nachlässe % 2% 5% ,00 Skonti und Rabatte sind Erlösschmälerungen, die Auftraggebern ,00 gewährt werden müssen. In diesem Fall ist es unser Kunde. - Gewinn Gewinnzuschlag % 5% Der Gewinnzuschlag der Agentur kann entweder nach eigener Kalkulation eingesetzt oder vorher mit ,00 dem Kunden verhandelt werden. = Summe Selbstkosten Dieser Betrag bleibt jetzt übrig, um ,00 davon die Fremd- und Eigenleistungen zu bestreiten. Auch wenn Skonti und Nachlässe nicht direkt anfallen und vom Auftraggeber nicht eingefordert werden, sollte hier ein bestimmter Prozentsatz in der Kalkulation berücksichtigt werden. Generell wird es immer auf den Einzelfall und die Frage der Verhandlungsführung mit dem Kunden ankommen, wie man diesen Kalkulationsteil gestaltet und ob man dies dem Kunden gegenüber offenlegt bzw. offenlegen muss. Für die interne Kalkulation sollte er aber unbedingt durchgeführt werden. Ermittlung der Fremdleistungen Die nachfolgenden Fremdleistungen sind von der Agentur vollständig aus dem vom Kunden zur Verfügung gestellten Budget zu finanzieren. Zu diesem Zweck werden in der Praxis mit den Auftraggebern entsprechende Zahlungsvereinbarungen getroffen, damit die Agentur nicht über Gebühr in Vorleistungen treten muss. Denn sonst müsste die Agentur dafür auch entsprechende Zinsen in die Agenturgemeinkosten einstellen. Meist sind die Kunden jedoch bereit, für überschaubare Zeiträume, z.b. Monate oder Quartale, entsprechende Vorauszahlungen pauschal an die Agentur zu leisten. Diese werden dann nach Durchführung unter Vorlage der entsprechenden Rechnungsbelege mit dem Kunden abgerechnet. Die Werbeträger und Werbemittel sind in der nachfolgenden Tabelle als Beispiele zu betrachten:, 2014, urheberrechtlich geschützt, soweit nicht auf andere Seite 3

4 Tabelle 4: Ermittlung der Fremdleistungen Fremdleistung Kosten je Kosten Menge Einheit Gesamt Schaltung von Werbeanzeigen 7.400, ,00 Druck von Plakaten (je Ex.) 2, ,00 Druck von Flyern (je Ex.) 0, ,00 Druck von Broschüren (je Ex.) 2, ,00 Programmierung Website (je Std.)* 95, ,00 Programmierung Apps (je Std.)* 95, ,00 Administrationskosten Internet 2.500,00 Fotografie (je Std.)* 120, ,00 Produktion Werbespots Funk (je Spot)* 650, ,00 Schaltung Funk-Werbespots 250, ,00 Zwischensumme Fremdleistung ,00 + Zuschlag (gerundet volle ) 5% Zuschläge sind als Reserve üblich um 5% ,50 Summe Fremdleistung ,50 Ermittlung der Eigenleistungen Inzwischen hat sich das verfügbare Budget bereits reduziert, und zwar: Budgetvorgabe ,00 - Erlösschmälerungen und Gewinn (Tabelle 3) ,00 = verbleiben als Selbstkosten ,00 - Fremdleistungen (Tabelle 4) ,50 = verbleiben für Eigenleistungen ,50 Mit dieser Restsumme kann nun zur Ermittlung der Eigenleistungen weiter gerechnet werden. Dieser Betrag bleibt also übrig, mit dem die Agentur ihren Personal- und Beratungseinsatz realisieren und damit ihre Kosten (siehe Tabelle 1) decken muss. Der Geschäftsführer der Agentur weiss nun, wieviele Stunden er seine MitarbeiterInnen für dieses Projekt arbeiten lassen kann. Dabei fallen jedoch mehrere Arbeitsschritte an: Die Verteilung des Budgets auf die einzelnen Produktionsabschnitte. Damit steht dann fest, wieviel Honorar insgesamt in die einzelnen Produktionsabschnitte fließen kann. Die Ermittlung des Zeitaufwandes je Mitarbeiter in den einzelnen Produktionsabschnittes mithilfe der entsprechenden Honorarsätze. Zur besseren Übersichtlichkeit wird diese Arbeit nachfolgend auch in Stufen dargestellt., 2014, urheberrechtlich geschützt, soweit nicht auf andere Seite 4

5 Tabelle 5: Ermittlung der Eigenleistungen/Produktionskosten Produktionsabschnitte Prozentanteil (Durchschnitt aus den Produkten) Budgetanteil in Akquisition 12,8% ,56 Konzeptphase 11,1% ,64 Projektmanagement 9,5% ,94 Produktion 34,5% ,68 Testphase 29,6% ,36 Rechte/Lizenzen 2,5% 5.130,77 Produktionskosten 100,0% ,95 Reserve Produktion 5,0% ,55 Eigenleistungen: Produktionskosten inkl. Reserve 105,0% ,50 Die Tabelle wird rückwärts gerechnet. Die Prozentanteile der einzelnen Produktionsabschnitte kalkuliert die Agentur aus vorliegenden Durchschnittswerten vergleichbarer Projekte. Da auch in diesem Fall eine marktübliche Reserve von 5% einkalkuliert wird, entspricht der übernommene Wert von ,50 105,0%. Damit werden die Produktionskosten ermittelt und der Betrag von ,95 nach den Prozentsätzen entsprechend aufgeteilt. Ggf. können die -Beträge hier auch auf volle Zahlen gerundet werden. Jetzt kommen in der nächsten Stufe die Honorarsätze zum Zug. Denn der Geschäftsführer möchte ja z.b. wissen, wieviel Zeit er beispielsweise für die MitarbeiterInnen in der Produktion für einen Budgetanteil von ,68 einsetzen kann, usw. Er muss also den jeweiligen Budgetanteil durch das Produkt Stundenhonorarsatz mal Arbeitsstunden je Tag mal eingesetzte MA = Kosten Personentage in dividieren. In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass jeder MA 7 Stunden pro Tag an diesem Projekt arbeiten kann. 8 Stunden sind insofern nicht realistisch, weil es auch Zeiten für andere Arbeiten, Verwaltungstätigkeiten etc. gibt. Produktion und Testphase haben eine Stundensatz von 70,00. Es werden 7 Mitarbeiter eingesetzt, sodass sich pro Tag ein Kostensatz von 70 7 MA 7 Std. = 3.430,00 je Tag ergibt. Die Produktion kann demnach für das Projekt mit insgesamt 20,6 Tagen eingesetzt werden. Nebenrechnungen Stunden- und Tagessätze: Stundensatz Anzahl MA Kosten Personentage Akquisition 110, ,00 Konzeptphase 110, ,00 Projektmanagement 90, ,00 Produktion und Testphase 70, ,00 Die Stundensätze wurden gerundet aus der Tabelle 2 übernommen. Sie werden jeweils in 5-er Schritten auf den nächsthöheren bzw. nächstniedrigeren Betrag gerundet, um den Kunden nicht mit ungeraden Beträgen zu konfrontieren. Rechte/Lizenzen werden pauschal berechnet., 2014, urheberrechtlich geschützt, soweit nicht auf andere Seite 5

6 Produktionsabschnitte Prozentanteil (Durchschnitt aus den Produkten) (auf volle runden) Budgetanteil in Personentage (auf 0,1, Tage runden) Akquisition 12,8% ,56 11,4 Konzeptphase 11,1% ,64 5,9 Projektmanagement 9,5% ,94 6,2 Produktion 34,5% ,68 20,6 Testphase 29,6% ,36 17,7 Rechte/Lizenzen 2,5% 5.130,77 Produktionskosten 100,0% ,95 61,8 Reserve Produktion 5,0% ,55 3,0 Eigenleistungen: Produktionskosten inkl. Reserve 105,0% ,50 64,8 Damit ist die Kalkulation fertig gestellt und die Daten können im Formular auf der nachfolgenden Seite eingetragen werden. Zuvor nochmals die Übersicht: Tabelle 6: Zusammenfassung Position Position % Betrag Zielkosten Budgetvorgabe ,00 - Erlösschmälerungen Skonti % 2% ,00 Nachlässe % 5% ,00 - Gewinn Gewinnzuschlag % 5% ,00 = Summe Selbstkosten ,00 Siehe Tabelle 3 - Fremdleistungen ,50 Siehe Tabelle 4 = Eigenleistungen Siehe Tabelle 5 mit Nebenrechnungen ,50 Frankfurt am Main, den Betriebswirt (VWA), 2014, urheberrechtlich geschützt, soweit nicht auf andere Seite 6

7 Kalkulationsformular Zeile Produktionsabschnitte Prozentanteil (Durchschnitt aus den Produkten) Berechnungen Angaben (auf volle runden) Budgetanteil in Tagen (auf 0,1, Tage runden) 1 Akquisition 2 Konzeptphase 3 Projektmanagement 4 Produktion 5 Testphase 6 Rechte/Lizenzen 7 Produktionskosten 8 Reserve Produktion 9 Produktionskosten inkl. Reserve Fremdleistung Kosten je Einheit Menge Zwischensumme Fremdleistung 20 + Zuschlag 21 Summe Fremdleistung 22 Summe Selbstkosten 23 + Gewinn % 24 Provision % (im Hundert) 25 Skonti % (im Hundert) 26 Gesamtbudget, 2014, urheberrechtlich geschützt, soweit nicht auf andere Seite 7