Aufgaben der Gemeinde Die Gemeinde Horgen umfasst die politische Gemeinde und die Schulgemeinde (Einheitsgemeinde).

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1 Präsidialamt 12. November 2012 mn b Aufgaben der Gemeinde Die Gemeinde Horgen umfasst die politische Gemeinde und die Schulgemeinde (Einheitsgemeinde). Die Aufgaben der Gemeinde Horgen stützen sich auf die entsprechenden gesetzlichen Grundlagen; sie basieren insbesondere auf dem Gemeindegesetz des Kantons Zürich. Die Gemeinde Horgen hat sich zur Wahrnehmung einiger Gemeindeaufgaben mit anderen Gemeinden zusammengeschlossen. Bei den nachfolgenden Bereichen bzw. Aufgaben besitzt Horgen die Federführung. Die entsprechenden Akten sind deshalb bei der Gemeinde Horgen archiviert. Dies betrifft folgende Bereiche/Aufgaben: Asylbetreuung für die Gemeinden Oberrieden, Hirzel, Hütten und Schönenberg ARA Horgen-Oberrieden Betreuung der Sozialhilfeklientinnen/-klienten der Gemeinde Oberrieden BWS Zweckverband Berufswahlschule Bezirk Horgen Feuerwehr-Aufgaben Polizeiliche Aufgaben für die Gemeinde Hirzel Seerettungsdienst für die Gemeinden Horgen, Oberrieden und Herrliberg Zivilschutzorganisation für die Gemeinde Hirzel Zweckverband Seewasserwerk Hirsacker-Appital Zivilstandsakten für die Gemeinden Hirzel und Oberrieden Weiter sind verschiedene Aufgaben an Zweckverbände delegiert. Bei dieser Aufgabendelegation ist die Archivierung der Akten bei den Zweckverbänden. Es sind dies: Standortförderung Zimmerberg-Sihltal (Zurich Park Side) Zweckverband Heilpädagogische Schule Waidhöchi Zweckverband Schulpsychologischer Dienst Bezirk Horgen Zweckverband Soziales Netz Bezirk Horgen Zweckverband Abfallverwertung Zweckverband Kehrichtverwertungsanlage (KVA) Horgen Wasserversorgung HTRK Die Gemeinde Horgen betreibt zusammen mit den Gemeinden Oberrieden und Thalwil die Zimmerberg Informatik AG, Horgen (ZI AG). Diese Aktiengesellschaft erbringt sämtliche Dienstleistungen im Bereich der Informatik (Hard-/Software). Ausgenommen davon sind die Fachapplikationen der VRSG (Verwaltungsrechenzentrum St. Gallen). Die polizeilichen Aufgaben werden von der Gemeindepolizei Horgen bzw. von der Kantonspolizei Zürich wahrgenommen. Informationsverwaltung Die Gemeinde Horgen arbeitet mit einem Registraturplan. Laufende Geschäfte werden in den jeweiligen Sachbearbeiter- bzw. in den Abteilungsablagen aufbewahrt, bevor sie im Vorarchiv abgelegt werden. 1

2 Insbesondere den Bereichen Einwohnerkontrolle, Steuerverwaltung, Buchhaltung, Sozialhilfe, Amtsvormundschaft, Zusatzleistungen, Zivilstandsamt sind Fachapplikationen im Einsatz. Die Akten in diesen Bereichen werden elektronisch geführt. Archivrelevante Dokumente werden ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt. Aktuelle Bestände (gemäss Registraturplan) In der Gemeinde Horgen werden pro Jahr folgende durchschnittliche Anzahl Geschäfte erledigt: Gemeinderat rund 510 Geschäfte (inkl. ordentliche Baubewilligungen) Sozialbehörde rund 900 Geschäfte (Sozialhilfe- und Vormundschaftsgeschäfte) Schulpflege rund 250 Geschäfte Baubewilligungsverfahren rund 230 Geschäfte (inkl. Bewilligungen im Anzeigeverfahren) In folgenden Aktengruppen sind Personendaten enthalten: Personalakten Sozialversicherungsakten Akten zur AHV/IV Akten zu Ergänzungsleistungen Akten zum Krankenversicherungsgesetz Akten zum Gesetz über die Pflegekosten Akten der Einwohnerkontrolle Akten von Militär und Zivilschutz Steuerakten Einbürgerungsakten Asylgesuche Sozialhilfegesuche Akten des Vormundschaftsbereichs (Kinder- und Erwachsenenbetreuung) bis 31. Dezember 2012 Akten der Amtsvormundschaft bzw. ab 1. Januar 2013 Akten der Fachstelle für Erwachsenenschutz Akten der Sozialhilfebezügerinnen/-bezüger Akten der familienexternen Betreuungsorganisationen (insbesondere Hort, Kinderkrippen) Arbeitslosenakten bis 1997 (Übergang RAV) Akten des Zivilstandsamts Akten des Bestattungsamts Akten des Betreibungs-/Gemeindeammannamts Akten des Friedensrichters (Archivierung beim Gericht) Schülerakten (inkl. Kindergarten/Sonderschulung) Die Auswahlprinzipien von Akten für die dauernde Archivierung im Archiv der Gemeinde Horgen basieren auf den entsprechenden gesetzlichen Grundlagen sowie auf Empfehlungen des Staatsarchivs Zürich (insbesondere Musterregistraturplan für die Gemeinden mit Aufbewahrungsfristen). Daneben gilt das inhaltliche Kriterium: Was die Gemeinde Horgen betrifft, und das Typische und Besondere der Gemeinde dokumentiert, wird aufbewahrt. Seite 2 von 5

3 Angaben zum Gemeindearchiv Alle Gemeinden des Kantons Zürich führen von Gesetzes wegen ein Endarchiv (Archivgesetz des Kantons Zürich). Darin wird die dauernd überlieferungswürdige Teilmenge der produzierten Akten der Gemeindeverwaltung Horgen aufbewahrt. Neben dem historischen Kern existiert ein Archivteil, in dem weitere Unterlagen aufbewahrt werden. Die dauernd aufbewahrten Akten werden verzeichnet und archivgerecht gelagert. Die befristet aufzubewahrenden Akten (bspw. Rechnungsbelege und ähnliches) werden thematisch aufgestellt und nach Ablauf der gesetzlichen Frist geordnet der Vernichtung zugeführt. Exkurs Die Gemeinde pflegt zudem ein Bilderarchiv. Dieses Archiv existiert seit 1950 und umfasst eine grosse Auswahl digitalisierter Bilder über Bauvorhaben, typische oder ausserordentliche Ereignisse der Gemeinde Horgen. Die Betreuung dieses Archiv erfolgt seit 2008 durch Hans Erdin. Das Ortsbildarchiv steht in Absprache mit dem Archivar zur Verfügung. Gemeindearchiv Das Archiv existiert seit dem Beginn des 19. Jahrhunderts. Bis 1901 erfolgte die Archivierung nach Zeit, seither ist es nach Themen organisiert. Seit Sommer 2000 ist die Nachführung des Archivs an Firma fokus AG für Wissen und Organisation, Zürich, übertragen worden. Eine Periodizität ist im Grundsatz festgelegt (ein Arbeitstag pro 1,5 Monate). Bei Bedarf erfolgt die Einarbeitung der Neuzugänge zusätzlich zum festgelegten Rhythmus. In den früheren Jahren erfolgte die Archivierung durch einen Mitarbeitenden der Gemeinderatskanzlei bzw. in den 1980 Jahren kurzzeitig durch Firma Artmar, H. Tanner, Archivar. Nach Anmeldung und Absprache mit der Archivverantwortlichen der Gemeinde Horgen ist eine Benutzung des Archivs vor Ort möglich. Der Zugang (Schlüssel) erfolgt via Präsidialamt. Das Aktenverzeichnis finden Sie nachfolgend. Seite 3 von 5

4 b Aktenverzeichnis Abteilung I.A (Urkunden) Diverse Urkunden der Jahre 1457 bis 1796 Abteilung II.A (Akten vor 1798) Abteilung II.B (Akten nach 1798) Abstimmungen und Wahlen AHV / IV / EO / FAK / EL / AHIB Arbeitswesen Bauplanung Baupolizei Bürgerrecht Einwohnerkontrolle Elektrizitätsversorgung, Energie, Gasversorgung Feuerwehr, Ölwehr Finanzen Forstwirtschaft Friedhof, Bestattungen Fürsorge Gebäudeversicherung Gemeindebehörden Gemeindeorganisation Gemeindepersonal Gesundheitswesen Gewässer Gewerbe, Industrie Grundbuchwesen Jagd, Fischerei, Tierschutz Kanalisationen Kirchliches Kriegswirtschaft Kulturelles Landwirtschaftswesen Liegenschaften Militär, Schiesswesen Polizeiwesen Schule Steuern Strassen Umweltschutz Vereine, Parteien, Feste Verkehr, Rundfunk, Touristik Versicherungen Vormundschaftswesen Wasserversorgung Wohnungsbau, Mieterschutz Zivilschutz Seite 4 von 5

5 Abteilung III.A (Rechnungen vor 1798) Abteilung III.B (Rechnungen nach 1798) Abteilung IV.A (Bände und Protokolle vor 1798) Abteilung IV.B (Bände und Protokolle nach 1798) Abteilung V (Pläne) Abteilung VI (Drucksachen, Bibliothek) Das detaillierte Archivverzeichnis kann auf dem Präsidialamt nach Voranmeldung eingesehen werden. Seite 5 von 5