Bericht und Antrag des Gemeinderates an den Einwohnerrat für die Aufbereitung des Gemeindearchivs

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1 Vorlage des Gemeinderates Beringen vom 22. September 2014 Bericht und Antrag des Gemeinderates an den Einwohnerrat für die Aufbereitung des Gemeindearchivs Sehr geehrter Herr Präsident Sehr geehrte Damen und Herren Hiermit unterbreiten wir Ihnen Bericht und Antrag betreffend der Aufbereitung des Gemeindearchivs. Unseren Anträgen schicken wir folgende Ausführungen voraus. 1. Ausgangslage Das Gemeindearchiv Beringen besteht aus a. der Kompaktusanlage mit Urkunden, Akten, Rechnungen, Bänden, Protokollen und Drucksachen, welche aufgeteilt sind in Unterlagen vor 1798 und nach 1798, sowie einigen noch nicht bewerteter Akten aus den Bereichen Gemeinderatskanzlei, Zentral- und Steuerverwaltung b. dem separaten Archivraum für Akten der Bauverwaltung c. dem separaten Archivraum für Akten des Sozialamtes d. einem separaten Archivraum für die Zentralverwaltung (früherer Tankraum) e. einem separaten Archivraum für die Steuerverwaltung (früherer Tankraum) f. Regalen mit Akten der Einwohnerkontrolle g. dem Gemeindearchiv von Guntmadingen im alten Schulhaus Guntmadingen Das Archiv wurde Mitte der Neunzigerjahre reorganisiert. Im Zusammenhang mit der Archivvisitation vom 11. Juni 2012 durch den Staatsarchivar des Kantons Schaffhausen hat sich gezeigt, dass im Gemeindearchiv von Beringen Handlungsbedarf besteht in Bezug auf die Zusammenführung der Archive von Beringen und Guntmadingen, die Entfernung schädlichen Archivmaterials aus früheren Zeiten, die Bewertung einzelner Bestände und die Bereinigung der Plansammlung. Das Staatsarchiv stellte unter anderem in seinem daraus resultierenden Bericht vom 28. Juni 2012 fest, dass punktuell noch Nacherschliessungen nötig sind für das Gemeindearchiv von Beringen. Das Endarchiv darf sich zudem nicht mit dem Alltagsarchiv vermischen. Auch wird auf das zu übernehmende Archiv von Guntmadingen verwiesen. Auch genüge das Endarchiv in konservatorischer Hinsicht nicht den Ansprüchen hinsichtlich Verpackungsmaterial, mangelhaft verpackter Akten, fehlender konservatorischer Behandlung und unnötiger Etikettierung von Bänden. Weiter ergab sich auch im Zusammenhang mit der Gebäudesanierung Zentrum Zelg und dem damit verbundenen Umzug ein grosser Bestand an zu bewertendem Material aus verschiedenen Abteilungen. 2. Handlungsbedarf Aufgrund des Archiv-Visitationsberichts vom 28. Juni 2012 und der Einführungskurse des Staatsarchivs für die Gemeindearchivare im Jahre 2010 wurde der genaue Hand- Vorlage Aufbereitung des Gemeindearchivs 1/7

2 lungsbedarf im Gemeindearchiv evaluiert. Es ergab sich folgender Massnahmenkatalog: - Optimierung Archivaufbau Um die Archivierungstätigkeit zu vereinfachen soll im Rahmen dieses Archivprojekts das Archiv so gestaltet werden, dass parallel ein Langzeitarchiv und ein zeitlich befristetes Archiv geführt wird. Im Moment ist es so, dass die Akten, wenn sie in der Ablage der Gemeinderatskanzlei keinen Platz mehr finden, gesichtet werden müssen. Akten, welche ohne Belang sind, werden direkt entsorgt, die anderen Akten werden ins Archiv gegeben. An sich müssen diese Akten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen alle noch einmal gesichtet werden um die eigentlichen Archivalien, welche dauerhaft aufbewahrt werden müssen, zu bewerten und die anderen Akten zu entsorgen. Dieses System ist zeitaufwändig und kann daher kaum richtig umgesetzt werden. Es soll daher ein System realisiert werden, bei welchem zum Zeitpunkt der Überführung der Akten von der Ablage ins Archiv bereits die notwendige Sondierung der Langzeitakten und der befristet aufzubewahrenden Akten einmalig vorgenommen wird und die Archivalien sofort ins Langzeitarchiv überführt werden. Die anderen Akten sind mit dem zeitlichen Ablaufdatum beschriftet in einem separaten, befristeten Archiv zu lagern und dann nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unbesehen zu entsorgen. Somit besteht der Bewertungsaufwand nur einmal. Weiter werden die Digitalisierung des Registraturplans und die Erfassung der Archivalien angestrebt um die Suche nach Archivalien auf elektronischer Basis zu ermöglichen. - Bewertung einzelner Bestände: Akten, welche dauerhaft aufbewahrt werden müssten, sollten in das Langzeitarchiv im Kompaktus überführt werden. Es ist daher notwendig die Bestände in den separaten Archiven von Bauverwaltung, Einwohnerkontrolle, sowie die noch zu bewertenden Akten von Gemeinderatskanzlei, Sozialamt sowie Zentral- und Steuerverwaltung aus dem Kompaktus zu bewerten. Weiter hat sich im Zusammenhang mit dem Auszug aus dem alten Verwaltungsgebäude ein grosser Bestand an zu bewertenden Akten angesammelt aus den Bereichen Gemeinderatskanzlei und Zentralverwaltung. Zudem ist festzustellen, dass im jetzigen Langzeitarchiv auch Aktenbestände vorhanden sein dürften, bei denen es Sinn macht zu hinterfragen, ob diese tatsächlich für immer aufbewahrt werden müssen. Im Sinne des haushälterischen Umgangs mit der Raumkapazität, sollte in diesem Zusammenhang auch eine fachmännische Ausdünnung dieser Akten vorgenommen werden. - Bereinigung der Plansammlung: Die Pläne der Gemeinde Beringen sind ebenfalls noch nicht bewertet worden und liegen lose, gerollt, in einem Abteil des Gemeindearchivs. Im Planbestand sind vermutlich diverse Exemplare enthalten, welche keiner Aufbewahrung bedürfen. Für die Pläne, welche jedoch archiviert werden müssen, ist eine fachmännisch korrekte Aufbewahrungsart zu definieren. Vorlage Aufbereitung des Gemeindearchivs 2/7

3 - Entfernung schädlichen Archivmaterials: Im Archiv befindliche metallische Gegenstände (Büroklammern), aber auch Sichtmäppchen, sollten nach heutigem Wissensstand aus dem Langzeitarchiv entfernt werden. Ebenso sind teilweise Verpackungsmaterialien vorhanden, welche so weit nötig durch säurefreies Material ersetzt werden sollten. Die ausgemusterten Materialien können im zeitlich befristeten Archivbereich weiterhin eingesetzt werden. - Fusion der Gemeindearchive: Die Archive von Guntmadingen und Beringen sollten auf längere Frist gesehen in ein Archiv überführt werden. - Regelung zur Aktenablieferung: Durch klare Vorgaben für die Aktenproduzenten bezüglich der zu archivierenden Dokumente und Akten soll die Archivierungsarbeit vereinfacht und mehr Klarheit darüber geschaffen werden, welche Akten von den Aktenproduzenten zwingend in das Langzeitarchiv zu übergeben sind. 3. Projekt Um dieses Archivierungsprojekt selber in Angriff zu nehmen fehlen in der Gemeinderatskanzlei die zeitlichen Ressourcen. Zudem ist es ratsam, dass solche Bewertungen und Beurteilungen von Fachleuten vorgenommen werden, welche diese kompetenter und effizienter vorzunehmen in der Lage sind. Aus dem obgenannten Handlungsbedarf ergab sich das folgende Projekt: Modul A: Erarbeiten eines Archivreglementes Das Archivreglement regelt die Bewirtschaftung und Benutzung des Archivs. Es liefert die Grundlagen der Archivierung, Verantwortlichkeiten, Schutz- und Sperrfristen von Akten sowie die Modalitäten der Archivbenützung. Es ermöglicht bei Akteneinsichtsgesuchen reglementbasiert zu handeln und verhindert den Eindruck der Willkür. Modul B: Nacherfassung des Registraturplans (Aufbau Stichwortverzeichnis) Der jetzige Registraturplan basiert auf dem Musterregistraturplan der Zürcher Gemeinden. Dieser Plan enthält zwar Aufbewahrungsfristen, welche jedoch auf Zürcher Verhältnisse abgestimmt sind. Die in der später entstandenen Gemeindearchivverordnung des Kantons Schaffhausen wiedergegebene Liste von zu archivierenden Dokumenten sind darin nicht berücksichtigt. Daher sollte der Registraturplan hinsichtlich Aufbewahrungsfristen den Schaffhauser Verhältnissen angepasst werden. Zusätzlich werden die Verantwortlichkeiten für die Dossierführung und der Archivierungsturnus klar geregelt. Modul C: Transfer des Guntmadinger Archivs nach Beringen Das Guntmadinger Gemeinderarchiv wird nach Beringen transferiert und in der Kompaktusanlage der Gemeinde Beringen neu aufgestellt. Vorlage Aufbereitung des Gemeindearchivs 3/7

4 Modul D: Digitalisierung des Archivverzeichnisses, Überführung der Daten in die Access-Datenbank Die schon digitalisierten Archivverzeichnisse sind nicht sauber in Tabellenform dargestellt. Die noch nicht elektronisch vorhandenen Verzeichnisse werden digitalisiert. Ein Teil der Verzeichnisse kann gescannt, ein Teil muss erfasst werden. Anschliessend werden die Daten in eine Access-Datenbank überführt. Die Datenbank ermöglicht dann - eine einfache Handhabung und übersichtliche Gestaltung - vollständige Trennung zwischen Erfassungsmodus und Suchmodus - verschiedene Recherchemöglichkeiten (Suche nach Archivplan, Volltextsuche, Formularbasierte Suche) Modul E: Nacherschliessung des Archivs Das Archiv wir überprüft, nicht archivwürdiges Material wird ausgeschieden und in die befristete Ablage eingelagert oder zur Vernichtung bereitgestellt. Archivwürdige Bestände werden in der Datenbank nacherfasst. Wenn immer möglich werden abgrenzbare Dossiers einzeln ausgewiesen. Dossiers mit der gleichen Registraturplanposition werden mit Laufnummern voneinander abgegrenzt. Erfasst bzw. kontrolliert werden die Signatur, der Dossiertitel, die Laufzeit der Unterlagen sowie die Verzeichnungsstufe Modul F: Bearbeitung der unerschlossenen Bestände Die noch nicht integrierten Bestände aus den Separatarchiven sowie aus den im Rahmen des Umzuges zusammengetragenen Umzugskartons werden analog dem Modul E bewertet, in der Datenbank erfasst und ins Archiv bzw. die Hochbauablage eingearbeitet, in die befristete Anlage integriert oder zur Vernichtung bereitgestellt. Modul G: Dokumentation und Schulung Die Arbeiten werden in einem Reorganisationsbericht dokumentiert. Zusätzlich werden der Gemeindeverwaltung eine Anleitung zur Bewirtschaftung des Archivs und eine Dokumentation zur erstellten Access- Datenbank zur Verfügung gestellt. Das Personal wird in der Bewirtschaftung des Archivs geschult. 4. Kosten Für das vorliegende Projekt wurden die folgenden Projektkosten ermittelt: Modul A: Erarbeiten eines Archivreglementes CHF Modul B: Metadatieren des Registraturplans CHF Modul C: Transfer des Guntmadinger Archivs nach Beringen CHF Modul D: Digitalisierung des Archivverzeichnisses, Überführung der Daten in die Access-Datenbank CHF Modul E: Nacherschliessung des Archivs CHF Modul F: Bearbeitung der unerschlossenen Bestände CHF Modul G: Dokumentation und Schulung CHF Vorlage Aufbereitung des Gemeindearchivs 4/7

5 Material: Modul E CHF Modul F: CHF Mehrwertsteuer CHF Total CHF Somit ergeben sich Projektkosten von rund CHF Das erarbeitete Projekt und die dafür angesetzten Kosten wurden auch den Fachpersonen des Staatsarchivs vorgelegt und es wurde attestiert, dass das Konzept einen seriösen und realistischen Eindruck macht und dass die Preise fair sind. 5. Möglichkeiten zur Reduktion des Projektes Der Gemeinderat hat sich aufgrund der hohen Kosten auch eingehend mit den möglichen Einsparpotenzialen des Projektes befasst. Schlussendlich ist der Gemeinderat jedoch bei allen geprüften Einsparmöglichkeiten zum Schluss gekommen, dass diese auf längere Frist gesehen mit Mehrkosten verbunden wären, weshalb er schlussendlich das Projekt wie vorgeschlagen realisieren möchte. Es wurden die folgenden Sparpotenziale überprüft: - Verzicht auf Archivreglement Dadurch würden die Rahmenbedingungen der Archivbewirtschaftung und - benutzung nicht definiert. Dieser Arbeitsschritt könnte aber problemlos später nachgeholt werden. Sparpotenzial CHF Der Gemeinderat stellt jedoch fest, dass das bestehende Archivreglement der Gemeinde Beringen im Moment über keine Grundlagen zur Archivierung, Definition der Verantwortlichkeiten, Schutz- und Sperrfristen von Akten etc. verfügt. Die Ergänzung des Reglements erscheint zweckmässig und sinnvoll, weshalb sich die verhältnismässig geringen Kosten rechtfertigen. - Wiederverwertung der bestehenden Archivschachteln Die vorhandenen Archivschachteln beinhalten säurehaltiges Material, welches dem heutigen Standard nicht mehr entspricht. Es besteht die Möglichkeit diese Schachteln dennoch wiederzuverwenden und lediglich die Einschlagmappen auszutauschen, welche direkten Kontakt zum Archivgut haben. Der Austausch der Archivschachteln kann später nachgeholt werden, geht aber mit einem Mehraufwand einher, da das Material schlussendlich zweimal in die Hand genommen wird. Sparpotenzial CHF Es erscheint dem Gemeinderat sinnvoll diese Auflage aus der Archivvisitation gleich im selben Arbeitsgang zu erledigen. Die zu entfernenden Archivschachteln sollen nicht entsorgt, sondern im Bereich der zeitlich befristeten Ablage eingesetzt werden. Vorlage Aufbereitung des Gemeindearchivs 5/7

6 - Verzicht auf die Nacherschliessung und das Umpacken des bestehenden Archivs Das in den Neunzigerjahren bearbeitete Archiv wird unbesehen als Basis für die Nachführung von Modul F genommen. Das ist möglich weil der Beginn der Dossierlaufzeit erfasst wurde und so ersichtlich wird, bei welchen Positionen Unterlagen vorhanden sind. Die so identifizierten Erfassungseinheiten können auf Datenbankebene als Sammeldossiers ausgewiesen werden. Hierbei würde allerdings die Qualität der Erschliessung leiden und es entstehen höhere Kosten wenn später das ganze Archiv auf den selben Standard gebracht werden soll, da das Material zweimal in die Hand genommen werden muss. Sparpotenzial: CHF zuzüglich Material von CHF Hier wäre das grösste Einsparpotenzial vorhanden. Es ist aus Sicht des Gemeinderates jedoch sinnvoll den vorgesehenen Systemwechsel mit einer sauberen Trennung des Langzeitarchivs vom befristeten Archiv konsequent und umfassend vorzunehmen damit nachher das ganze Archiv auf dem selben Stand ist. Würde das bestehende Archiv bei diesem Systemwechsel ausgespart, müsste dieser Arbeitsschritt entweder später zu erhöhten Kosten nachgeholt werden oder es würden danach dauerhaft zwei Archivsysteme geführt, was die Handhabung nicht erleichtern, sondern verkomplizieren würde. Aus diesem Grund macht auch diese Einsparung aus Sicht des Gemeinderates langfristig gesehen keinen Sinn. 6. Umsetzung Aufgrund der finanziellen Belastung soll das Projekt in zwei Teilprojekte unterteilt werden. Die Module A - E zum Preis von rund CHF sollten aus organisatorischen Gründen am Stück in einem Jahr behandelt werden. Die Module F und G im Gesamtwert von rund CHF können in einem Jahr oder aufgeteilt auf zwei Jahre vorgenommen werden. Bei einer Aufteilung würde die Arbeit am Modul F für ein Jahr unterbrochen, was grundsätzlich aber möglich wäre. Aus Sicht des Gemeinderates macht die Aufteilung in zwei in sich abgeschlossene Phasen mehr Sinn als dass das Modul F noch einmal unterteilt werden sollte. Aus diesem Grund soll das Projekt in zwei Etappen in den Jahren 2015 und 2016 realisiert werden. 7. Zusammenfassung Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass die vorgeschlagene Erneuerung der Archivstruktur die Arbeit des Archivars erleichtern wird. Es ist das Ziel, dass die Pflege des Archivs nach Abschluss des Projektes von der Gemeinde selbst umgesetzt werden kann. Der momentane Kostenaufwand ist zwar gross, doch gilt auch zu beachten, dass die Gemeinde Beringen in den vergangenen 10 Jahren kaum wesentliche Kosten für das Gemeindearchiv aufzubringen hatte. Die Bewertung der Akten aus den unterschiedlichen Archivbeständen (Bauverwaltung, Einwohnerkontrolle, Zentral- und Steuerverwaltung) sowie der im Rahmen der Umbauarbeiten zur Archivierung übergebenen Bestände, die Zusammenführung der Archive von Beringen und Guntmadingen und die Überführung des Archivs in das neue System kann nicht im Rahmen der ordentlichen Arbeitszeit bewerkstelligt werden. Vorlage Aufbereitung des Gemeindearchivs 6/7

7 8. Antrag Gestützt auf die vorstehenden Ausführungen beantragt Ihnen der Gemeinderat, auf die Vorlage einzutreten und folgende Beschlüsse zu fällen: 1. Der Aufbereitung des Gemeindearchivs von Beringen in den Jahren 2015 und 2016 wird zugestimmt. 2. Für dieses Projekt werden die folgenden Kredite bewilligt (Kto , Gemeindearchiv - Unterhalt, Reorganisation): a) laufende Rechnung 2015: CHF b) laufende Rechnung 2016: CHF Namens des Gemeinderates Beringen Der Präsident: Der Schreiber: Hansruedi Schuler Florian Casura Vorlage Aufbereitung des Gemeindearchivs 7/7